Fysiske helhedsplaner i fsb

Fysiske helhedsplaner i fsb

Indhold Intro fsb s udvælgelse Helhedsplaner generelt Forløbets faser Status og forberedelse Idéudvikling Projektforslag Godkendelse Helhedsplanens temaer Vision Nærområde Udearealer Bygninger Boliger Det boligsociale Finansiering og husleje Aktører og organisering Støttemuligheder Opretning Sammenlægninger Tilgængelighed Miljøarbejder Finansiering Organisering 2

Intro Udarbejdelsen af en helhedsplan for en boligafdeling er et langvarigt og komplekst forløb med mange involverede parter. Dette notat er udarbejdet for at give alle i boligorganisationen et indblik i forløbet, så der opnås en fælles forståelse internt i organisationen. Det er desuden et redskab til at sikre en entydig formidling i forhold til boligafdelingerne. fsb s udvælgelse For særligt belastede boligafdelinger, der ikke for egne midler kan udføre de nødvendige tiltag for at genoprette afdelingen, kan der være hjælp at hente i Landsbyggefonden. Hjælpen gives via den såkaldte renoveringsstøtteordning, der giver mulighed for at søge om billige lån til renovering og modernisering af en afdeling for at sikre afdelingens konkurrenceevne i det lokale boligmarked. I fsb bliver der årligt udført en screening af samtlige afdelinger. Screeningen er en overordnet vurdering af afdelingens tilstand med udgangspunkt i fem fokusområder, der vurderes på en scala fra 1-10. Pointene vægtes herefter som vist nedenfor: Afdelingens bygningsfysiske tilstand (vægtes med 30%) Boligernes brugsværdi (vægtes med 20%) Den generelle udlejningssituation (vægtes med 15%) Afdelingens økonomiske forhold (vægtes med 10%) Boligsociale forhold (vægtes med 25%) På basis af den samlede score vurderes afdelingens tilstand og sammenlignes med de øvrige afdelinger i organisationen. På den baggrund besluttes det, hvilke afdelinger, der har brug for en ekstraordinær indsats for at imødekomme fremtidige problemer. 3

Helhedsplaner generelt For at komme i betragtning til renoveringsstøtten stiller Landsbyggefonden krav om, at der udarbejdes en helhedsplan for afdelingen. En helhedsplan er en samlet, helhedsbetonet løsning af en afdelings konkurrencemæssige og bygningsmæssige problemer. Helhedsplanen skal udover de byggeteknisk nødvendige arbejder også have fokus på de sociale forhold, de økonomiske forhold samt en generel fremtidssikring af boligerne. Kort sagt skal helhedsplanen tage højde for alle de aspekter, der sikrer, at afdelingen forbliver attraktiv, også om 10-20 år. Udarbejdelsen af en helhedsplan indeholder mange beslutninger og aktiviteter og genereres i en beboerproces. Beboerprocessen kan variere i omfang alt efter hvilke udfordringer, afdelingen står overfor, afdelingens størrelse, beboernes engagement m.m. I nogle afdelinger vil det være relevant at inddrage alle beboere tidligt i forløbet, i andre vil kun afdelingsbestyrelsen, eller endog kun dele af den, indgå i processen. Det er under alle omstændigheder i sidste ende beboerne, der skal beslutte, om helhedsplanen skal gennemføres. En helhedsplan indeholder otte temaer, der samlet belyser afdelingens situation og beskriver et helhedsorienteret løsningsforslag. De fysiske arbejder opdeles på udearealer, bygninger og boliger. De øvrige temaer skal sikre, at helhedsplanen har en klar målsætning, at der er fokus på såvel det fysiske miljø som det sociale, og at projektet er økonomisk gennemtænkt og er funderet i en fornuftig organisation. Temaerne er gennemgående i den samlede udvikling af helhedsplanen med skiftende fokus, afhængigt af faserne. Det er Landsbyggefonden, der løbende prioriterer sagerne, hvilket gør det svært at sige noget sikkert om tidsplanen og økonomien før sent i forløbet. Det er derfor vigtigt at starte dialogen med Landsbyggefonden så tidligt som muligt for, på baggrund af deres tilbagemeldinger, at kunne arbejde hen mod en realistisk løsning. Opstarten til denne dialog vil være indsendelsen af en foreløbig helhedsplan, der fungerer som den egentlige ansøgning til Landsbyggefonden. 4

Forløbets faser Udarbejdelsen af en helhedsplan kan overordnet opdeles i fire faser. Aktører og indhold i de enkelte faser kan variere fra afdeling til afdeling, og det er vigtigt i hvert enkelt tilfælde at tilpasse forløbet, så det passer til afdelingen. Mængden og typen af udfordringer, beboergruppens sammensætning og afdelingens størrelse og historie kan have betydning i forhold til planlægningen af forløbet. Nedenstående diagram skal derfor betragtes som retningsgivende. Aktører Faser Indhold Fase 1 Fase 2 styregruppe rådgivere styregruppe rådgivere beboere styregruppe rådgivere arbejdsgruppe Idéudvikling Projektforslag Status og forberedelse overblik og beboerproces planlægning udarbejdelse af udarbejdelse idékatalog af foreløbig helhedsplan Foreløbig helhedsplan Fase 3 udarbejdelse af endelig helhedsplan Fase 4 styregruppe rådgivere arbejdsgruppe beboere Videreudvikling og godkendelse Skema A afstemning og godkendelse af endelig helhedsplan Endelig helhedsplan 5

Status og forberedelse I fase 1 skabes det overordnede overblik over afdelingens situation. Det vil sige, at der laves faktuel status på afdelingens bygningsfysiske og boligsociale profil. Eksempelvis indhentes KÅS-statistik, og der udarbejdes byggeteknisk redegørelse og energimærke. Oplysninger vedrørende lejeniveau, fraflytningsprocent etc. samles. I nogle afdelinger vil det være relevant, på baggrund af eksisterende tegninger, at danne sig et overblik over lejlighedsplaner og -indretning for at vurdere omkostninger ved eventuelle omdannelser af lejligheder. I denne fase vil det, udover styregruppen, typisk være repræsentanter for boligorganisationen og afdelingsbestyrelsen, der eventuelt i samarbejde med eksterne rådgivere, er involveret i processen. Beboerne skal, også hvor de ikke inddrages, informeres om at processen pågår, og det er vigtigt tidligt i denne fase at planlægge en informationsstrategi i forhold til beboerne. Resultatet af fase 1 samles i en foreløbig helhedsplan. En foreløbig helhedsplan er i princippet en helhedsplan, men i en mindre bearbejdet udgave. Den omhandler, på et mere overordnet niveau, alle de temaer, som den endelige helhedsplan vil indeholde, og fungerer som selve ansøgningen til Landsbyggefonden. Inden den sendes til Landsbyggefonden, skal den godkendes blandt beboerne på et afdelingsmøde. Når Landsbyggefonden påbegynder sagsbehandlingen, er første skridt en besigtigelse af afdelingen. Formålet med besigtigelsen er at give Landsbyggefonden et generelt indtryk af afdelingen og skabe en dialog omkring det videre forløb. 6

Idéudvikling I fase 2 konkretiseres idéerne i den foreløbige helhedsplan i samarbejde med beboerne. De temaer, der blev gennemgået i fase 1, går igen, nu er der blot nye og flere øjne til at se på afdelingen. I idéudviklingsfasen kan der arbejdes med mange forskellige metoder til at engagere og motivere beboerne, så de oplever at de har en reel indflydelse på helhedsplanen. Der kan etableres workshops og drømmeværksteder, der kan arrangeres inspirationsture til andre boligafdelinger eller nedsættes arbejdsgrupper omkring helhedsplanens forskellige temaer. Fasen er præget af mange tanker og idéer omkring afdelingen. Nogle af idéerne kan virke vilde og uopnåelige, men det er vigtigt for processen, at fasen giver plads til at alle, store som små, idéer kommer frem i lyset og bliver behandlet, og at ingen af idéerne bliver kasseret på grund af økonomi eller lignende. Idéerne samles i et idékatalog, der, sammen med en konkretiseret vision for helhedsplanen, danner basis for det videre arbejde. Ofte vil overgangen til projektforslagsfasen foregå flydende, så idéerne i stadig højere grad vurderes og prioriteres. Projektforslag I projektforslagsfasen udarbejdes den endelige helhedsplan. Det er styregruppen, der, i samarbejde med rådgiverteamet og eventuelle arbejdsgrupper blandt beboerne, prioriterer elementerne i helhedsplanen. Økonomien er det vigtigste parameter i denne fase, og inden man går i gang med at udarbejde det endelig projektforslag, skal styregruppen have et overblik over, hvor mange penge der er til rådighed. Dette overblik skabes i en dialog med Landsbyggefonden og på baggrund af en grundigere prissætning af de forskellige arbejder. 7

Godkendelse Den endelige helhedsplan indeholdende projekt, budget, finansiering og huslejekonsekvens skal godkendes af afdelingens beboere, inden den skal bringes videre til kommunen og Landsbyggefonden. Det kan fx ske på et afdelingsmøde, hvor helhedsplanen fremlægges, og beboerne stemmer om den. Kommunalbestyrelsen skal herefter overfor Landsbyggefonden godkende helhedsplanen for en boligafdeling. Kommunen indestår ved sin godkendelse for, at kommunen finder, at den foreslåede løsning/helhedsplan kan afhjælpe afdelingens problemer. Her er kommunen med andre ord, på grund af sit lokalkendskab, tillagt en vigtig opgave, og det er derfor meget vigtigt, at kommunen sikrer en kvalitativ sagsbehandling, uanset om kommunen skal bidrage økonomisk. Kommunen sender helhedsplanen videre til Landsbyggefonden sammen med kommunalbestyrelsens godkendelse. Da Landsbyggefonden har været dybt involveret i udviklingen af planen, vil dens godkendelse på dette tidspunkt være en formalitet. 8

Helhedsplanens temaer For at sikre en helhedsorienteret løsning er det et krav, at en helhedsplan indeholder følgende otte temaer. Alle elementer indgår allerede i den foreløbige helhedsplan og uddybes gennem processen hen mod den endelige helhedsplan. Vision Planen skal indeholde en fremadrettet vision for afdelingen. Visionen udarbejdes som udgangspunkt af styregruppen og bliver i fase to yderligere konkretiseret i samarbejde med beboerne. Et eksempel på en vision kan være, at afdelingen skal fremtidssikres, så den kan tiltrække og fastholde mange forskellige beboergrupper, heriblandt unge, børnefamilier, enlige og ældre. Nærområde Afdelingens udfordringer skal vurderes i en større sammenhæng og i forhold til nærområdet. Det vil sige, at der stilles skarpt på forholdet mellem afdelingen og den omgivende by. Her kigger man for eksempel på trafikale forhold, på afdelingens image, og på efterspørgsel, flyttemønstre, etc. Formålet er at analysere afdelingens potentielle konkurrencedygtighed og at få udpeget og afdækket udfordringerne til det videre arbejde med helhedsplanen. I idéforslagsfasen vil beboerne kunne komme med væsentlige indspark i forhold til afdelingens status i lokalområdet. 9

Udearealer Udearealernes kvalitet og brugsværdi i forhold til nuværende og fremtidige beboere skal analyseres. Hvordan fremtræder området, hvordan er vedligeholdelsesstanden, og er funktionerne tidssvarende. Udearealerne skal vurderes i sammenhæng med nærmiljøet, fx om der i lokalområdet findes rekreative områder og lignende. Landsbyggefonden har særligt fokus på miljøarbejder forstået som, øget tilgængelighed, bedre fællesområder og kriminalpræventive tiltag som fx bedre belysning og stiforløb. Det er desuden vigtigt, at udearealernes oprindelige kvaliteter respekteres, og at ændringer forsøges indpasset i de eksisterende forhold. Ved idéudviklingen i fase 2 er det afgørende, at både beboere og driftspersonale er repræsenterede. Det er dem, der ved, hvad de kan lide, og hvordan arealerne skal drives og vedligeholdes efterfølgende. Udearealet er også et område, som de fleste har en holdning til og ved inddragelse fra starten sikres ejerskab for projektet. Bygninger Bygningernes generelle fremtræden skal vurderes, den byggetekniske tilstand skal registreres og omfanget af nødvendige tiltag beskrives. Samtidig skal energiforbruget undersøges og eventuelle forbedringer og aktive tiltag tænkes ind i det samlede forslag. I bearbejdningen af bygningen er det, som i arbejdet med udearealerne, vigtigt at respektere den oprindelige identitet og at synliggøre afdelingens oprindelige kvaliteter. Eksempelvis kan god arkitektur være blevet negativt påvirket af efterfølgende renoveringer. Landsbyggefonden har stort fokus på kvalitet både bygningsfysisk og arkitektonisk, og der skal tages hensyn til bevaringsværdien og kulturarven. Der skal også tages hensyn til godt indeklima, til brandforhold, til særlige byggetekniske forhold og til tilgængelighed. 10

Boliger Et centralt mål med helhedsplanen er at sikre afdelingens konkurrenceevne på boligmarkedet, også i fremtiden. Boligernes stand, funktionalitet og generelle attraktionsværdi på det nuværende og fremtidige boligmarked er derfor et bærende element i helhedsplanen. Styregruppen skal i fase 1 overvejende vurdere boligernes vedligeholdelsesstand, arkitektoniske kvaliteter og signalværdi. Det er også vigtigt at se på, om funktioner og lejlighedsstørrelser er tidssvarende og på muligheder for ombygninger og sammenlægninger og etablering af tilgængelige boliger. Med udgangspunkt i registreringen skal beboerne i idéudviklingen i fase 2 inddrages i fremtidssikringen af boligerne. Der kan i mange afdelinger være en naturlig modvilje mod forandringer i boligernes indretning og størrelse og de huslejeforhøjelser, der vil komme i forlængelse af ombygningerne. Det kan derfor være vigtigt at fokusere på den øgede boligkomfort og indeklima i forbindelse med renoveringen, og at overveje en differentieret indsats i forskellige lejligheder. I boligerne har man også den mulighed, at man kan lave trinvis renovering. Det betyder, at man renoverer lejlighederne efterhånden som det bliver muligt. Det kan fx være ved fraflytning, eller når en lejer selv henvender sig for at få det gjort. Det kan blandt andet komme på tale, når den samlede økonomi ikke rækker til alle ønsker her og nu. I stedet kan hver enkelt lejer selv vurdere, om de ønsker at få renoveringen gennemført og dermed stige i husleje. 11

Det boligsociale Som en del af fremtidssikringen og for at imødegå udlejningsvanskeligheder er der nogle konkurrenceforbedrende indsatser i form af socialopretning, som Landsbyggefonden kan støtte. Det boligsociale område beskrives faktuelt i KÅS-statistikkerne, som altid skal vedlægges en foreløbig helhedsplan. I den foreløbige helhedsplan skal statistikkerne analyseres og udfordres med kendskabet til de faktiske forhold i afdelingen. Det kan anbefales, at beboerne også inddrages i den boligsociale del af helhedsplanen for at sikre en sammenhæng med den fysiske helhedsplan. Hvordan oplever beboerne i dagligdagen det område, de bor i, hvilke kvaliteter og problemer findes i afdelingen, og hvad skal der gøres for at skabe en god udvikling. I projektforslagsfasen konkretiseres behovene og ønskerne til den sociale indsats. Finansiering og husleje Den enkelte boligafdelings økonomi afhænger af en lang række forhold. Det er afgørende, at der i forbindelse med helhedsplanen skabes et økonomisk bæredygtigt grundlag for den fremtidige drift, og at det sikres, at yderligere tilførsel af eksterne midler ikke bliver nødvendigt. Det er en forudsætning for støtte fra Landsbyggefonden, at arbejderne i det omfang det er muligt finansieres gennem lejeforhøjelser eller af afdelingens henlagte midler. Derfor skal styregruppen allerede i fase 1 forsøge at klarlægge hvilket huslejeniveau der realistisk kan forventes i afdelingen, og hvad der skal tilføres af støtte, for at få skabt balance i afdelingens økonomi. Det vil oftest være nødvendigt at få eksterne rådgivere til at vurdere økonomien i projektet. Renoveringsarbejderne og de øvrige tiltag skal prissættes, og det skal i samarbejde med Landsbyggefonden afklares, hvordan og hvor meget de forskellige tiltag støttes. Budget, finansiering og huslejekonsekvens skal være fuldstændig afklaret, før helhedsplanen kan bringes til afstemning blandt afdelingens beboere. 12

Aktører og organisering Det er et grundlæggende kriterium for såvel en god proces omkring helhedsplanen som en positiv udvikling i boligområdet, at interessenter og aktører inddrages aktivt i projektet og klædes på til at være ambassadører for en positiv udvikling. Derfor skal det allerede i fase 1 overvejes, hvem der er de relevante interessenter, ligesom der skal udarbejdes en strategi for hvordan de mobiliseres og inddrages. Det er desuden vigtigt, at de reelle beslutningstagere, dvs. kommunen, afdelingsbestyrelsen, Landsbyggefonden og boligorganisationen, har en aktiv og veldefineret rolle i projektet. Betydningen af, at få skabt en solid samarbejdsplatform for beslutningstagerne, kan ikke betones stærkt nok. Hvis der tages hånd om det fra starten, vil meget være vundet senere hen i processen. Det er på samme måde vigtigt, at man i projektforslagsfasen sikrer, at alle de interessenter, der har været involveret, informeres om hvilke beslutninger der træffes i den endelige helhedsplan. 13

Støttemuligheder Landsbyggefonden har med renoveringsstøtteordningen mulighed for at støtte en række tiltag for at fastholde/øge konkurrenceevnen og boligkvaliteten i eksisterende almene boligafdelinger. Støtten kan gives til følgende indsatsområder, men Landsbyggefonden foretager en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde. Opretning Det grundlæggende udgangspunkt er, at der skal foreligge et oprindeligt svigt. Svigt skal tolkes som projekt- eller udførelsesmæssige fejl, herunder også afvigelse fra fælles teknisk fælleseje på udførelsestidspunktet. Hvis senere renoveringer og opretninger af bygningsdele er væsentligt fejlbehæftede, vil sådanne svigt ligeledes være støtteberettigede. Almindelig ælde, slitage og manglende vedligehold betragtes ikke som svigt og er derfor afskåret fra støtte. Sammenlægninger Sammenlægning kan være små boliger, der sammenlægges for at skabe en bedre spredning af boligtyper i afdelingen og/eller minimere antallet af meget små boliger. Støtte kan også gives til ombygninger, som typisk kan være i forbindelse med etablering af større og bedre bade -og køkkenfaciliteter. 14

Tilgængelighed Tilgængelighed er i Landsbyggefondens regi at forstå som arbejder/foranstaltninger, der kan give adgang til boligen for gangbesværede og kørestolsbrugere. Badeværelser og køkkener skal kunne anvendes af kørestolsbrugere, og lejligheden skal generelt indrettes med henblik på tilgængelighed. Miljøarbejder Miljøarbejder er arbejder på afdelingens udearealer eller fællesfaciliteter, og er typisk argumenteret i øget tilgængelighed og tryghedsfremmende foranstaltninger som bedre belysning, adgangskontrol etc. Derudover kan forbedring af legepladser og beboerlokaler i nogle tilfælde støttes. 15

Finansiering Landbyggefonden kan yde flere forskellige former for støtte, og det vil først være i den fase, hvor man udarbejder den endelige helhedsplan, i tæt samarbejde med Landsbyggefonden, at finansieringen af helhedsplanens initiativer forhandles på plads. Derfor er det svært at give beboerne et konkret bud på huslejekonsekvensen før sent i processen. Landsbyggefonden kan gøre støtten betinget af, at boligorganisationen i videst muligt omfang medvirker til at løfte den pågældende afdelings økonomi. Det vil sige, at Landsbyggefonden kan stille krav om, at boligorganisationen egenfinansierer dele af arbejderne ved anvendelse af fx trækningsretten, tilskud fra selskabets dispositionsfond, reduktion af henlæggelser og lignende. Organisering Da organiseringen er en del af fundamentet i skabelsen af en dynamisk og effektiv forandringsproces, er det nødvendigt med en entydig og enkel organisering af projektet, der klart afspejler de forskellige interessenters rolle i projektet. Organisationsdiagrammet på næste side viser, hvilke aktører der typisk inddrages i helhedsplansarbejdet. 16

Organisationsbestyrelse Afdelingsmøde Afdelingsbestyrelse Styregruppe: Repr. for afd.bestyrelsen Repr. for kommunen Rådgiver Projektchef i fsb Beboerproceskonsulent i fsb Myndigheder: Kommunen Landsbyggefonden fsb: byg kommunikation og ledelsessekretariat økonomi drift kundeservice Boligsocial konsulent Rådgivere: Proces Teknik Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema 4 17

Gennemførelsen af helhedsplanen vil, som vist i figuren, finde sted med afdelingsmødet, afdelingsbestyrelsen og organisationsbestyrelsen som overordnede beslutningstagere. Styregruppen har som ansvarsområde at sikre et optimalt samspil mellem de involverede aktører i udviklingsarbejdets mange faser. Det er ligeledes styregruppens ansvarsområde at overvåge opfyldelsen af helhedsplanens overordnede vision. fsb har dannet et internt team, der har til opgave at sikre gennemførelsen af den fysiske helhedsplan og koordineringen med projektorganisationen i den boligsociale helhedsplan i et samspil med beboerdemokratiet, temagrupper med beboerrepræsentanter, rådgiverne og myndigheder. Teamet sikrer, at intern viden og kompetencer i fsb inddrages på tværs af sektioner. Teamet består i hovedtræk af byg, kommunikation, økonomi og drift. Hvordan det praktiske arbejde omkring udviklingen af de forskellige delprojekter skal foregå vil være forskelligt fra projekt til projekt. Ofte vil det være aktuelt med nedsættelse af en række temagrupper, med deltagelse fra afdelingens beboere og andre interessenter. Projektorganisationen er ikke statisk og kan forandres efterhånden som processen skrider frem og der kommer nye fokusområder og aktører til. Der bør dog altid være en gennemgående styregruppe, der har den overordnede beslutningskompetence til at godkende projekter og planer, og som sikrer projektets fremdrift. 18

Rådhuspladsen 59 1550 København V tel 3313 2144 www.fsb.dk september 2012