Webindskrivning til skoleåret 2016-17 Tabulex TEA
TEA Hotline 4676 1892 eller support@tabulex.dk INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 2 Introduktion til Tabulex Webindskrivning... 3 Opsætning af webformularen... 3 Kolonneindstillinger... 4 Andre indstillinger...7 Indsamling af skoleønsker... 8 Indskrivningsfanen... 10 Sammentælling... 10 Farvemarkering... 11 Sortering... 11 Filtrering... 11 Tilvalg af kolonner... 11 Bearbejdning af indkomne skoleønsker... 13 Særhændelser...14 Etablering... 15 2
INTRODUKTION TIL TABULEX WEBINDSKRIVNING Tabulex Webindskrivning er et modul til Tabulex TEA. Modulet indeholder 2 elementer: - Et webinterface (en webformular) der kan placeres på kommunens hjemmeside, og som kan benyttes af forældrene til at afgive skoleønsker for deres kommende børnehaveklassebørn. Forældrene bliver også bedt om at aflevere telefonnumre, børnehaveoplysninger, og andre relevante forhold. - En funktionalitet i TEA, Etableringslisten, hvor man kan foretage opsætningen af webformularen og arbejde med de skoleønsker, der kommer ind fra forældrene. Herunder hvad det betyder for klassekvotienter o. lign., hvis elever der har benyttet frit skolevalg får deres ønsker opfyldt. Etableringslisten kan ses og betjenes, på lige fod, af forvaltning og alle skoler i kommunen. Etableringslisten tilgås via menupunktet Forvaltning eller for skolerne Skole og det underliggende punkt Etablering OPSÆTNING AF WEBFORMULAREN Opsætningen af webformularen vil kun kunne foretages via TEA Forvaltning, mens skolerne kan se opsætningsindstillingerne, men ikke redigere. Indstillinger til opsætningen findes i Forvaltning I Etablering I Indstillinger. Webformularen er en standardformular, hvor det er muligt at til-/fravælge muligheder, angive indskrivningsperioden, samt skrive informationstekster, som forældrene skal se inden og efter at have udfyldt formularen. 3
KOLONNEINDSTILLINGER I tabellen ses et antal kolonner. De to kolonner længst til venstre viser kommunens egne skoler med henholdsvis skolekode og skolenavn. AKTIVE SKOLER Det er muligt i kolonnen Aktiv at markere om skolen skal vises som en ønskemulighed på webformularen. Fjernes en fluebensmarkering på en skole vil forældrene ikke kunne ønske den pågældende skole. 4
I kolonnen Distrikt kan du angive det distrikt, som passer til den enkelte skole. Det betyder at forældrene bliver præsenteret for en distriktsskole i webformularen og så bliver det nemmere at sortere og filtrere i overbliksvinduet. SFO Skal forældrene kunne ønske en SFO, kan du i kolonnen SFO ønsker sætte flueben ud for de skoler, hvor det skal være muligt at ønske SFO. Du opretter SFO er ved at klikke på knappen SFO er under tabeloversigten. Her tilføjer du de SFO er der er behov for, og på fanen Tilknyt til skole vælger du, hvilke SFO er der skal tilknyttes de enkelte skoler. OBS! Vores anbefaling er dog, hvis kommunen har en separat digital inskrivning til institutioner/sfo, at bede forældrene benytte den mulighed, idet der ikke sker nogen automatisk overførsel til SFOsystemer via TEA. Du har mulighed for at indsætte link til den digitale pladsanvisning i kvitteringsteksten for skoleindskrivning, således at forældrene dirigeres direkte videre fra skoleindskrivning tiol SFO-indskrivning. Eks. som vist til højre. AFDELINGER Er der skoler i kommunen som er opbygget administrativt som hovedskole, med underliggende afdelingsskoler, kan du angive om forældrene skal kunne ønske en afdeling på webformularen. TEA ved på forhånd, hvilke skoler der er hovedskoler og hvilke afdelinger, der hører til hovedskolen. Du kan i kolonnen Afdelinger se hvis der er afdelinger knyttet til en hovedskole. Sætter du flueben i kolonnen Afdelingsønsker ud for en skole med 5
tilhørende afdelinger vil forældrene på webformularen kunne ønske, ikke kun skole, men også afdeling. RULLENDE SKOLESTART Har du skoler med rullende skolestart, kan du oprette et antal terminer (startdatoer), hvor der er skolestart på skolen. For at oprette skal du klikke på knappen Terminer Marker en skole i oversigten og klik på knappen Tilføj termin... Skriv den dato der er behov for og tilføj flere datoer efter behov. Når du har tilføjet de datoer du har behov for, klikker på på Luk. Sæt flueben i kolonnen Rullende skolestart ud for den eller de skoler, hvor forældrene, i webformularen, skal kunne vælge en af de oprettede datoer. BØRNEHAVE I webformularen bliver forældrene bedt om at oplyse barnets børnehave, såfremt barnet har gået i børnehave. Hvis du klikker på knappen Børnehaver kan du tilføje Kommunens Børnehaver. Klik på tilføj og skriv navn på en af børnehaverne i kommunen. Tilføj så mange som der er behov for og klik OK, når du har tilføjet dem. Nu kan forældrene, på webformaren, vælge mellem de børnehaver du har tilføjet. 6
TEKSTER Vigtigt og Kvittering Du har mulighed for at skrive en Vigtig -tekst til forældrene. Det kan være om udmeldelse af daginstitution eller f.eks. at de skal angive særlige oplysninger om barnet i kommentarfeltet på webformularen. Du kan differentiere Vigtigt -teksterne for Distriktsskole, Anden skole end distriktsskole, Privatskoler og Udsat skolestart. Marker hvilken teksttype du vil skrive og skriv din tekst i det hvide felt til højre. Du har samme sted mulighed for at tilføje din egen kvitteringstekst, dvs. den tekst forældrene ser og kan printe ud når de har afsluttet indskrivningen. Du kan differentiere på samme typer som for informationsteksterne. Du kan også tilføje et link i teksterne. Det kan eks. være et link til den digitale pladsanvisning. Skriv linket eks. www.tabulex.dk. Hvis du vil have linket skjult bag en tekst (hyperlink) kan bag url en sætte mellemrum og så den tekst der skal stå omgivet af < >. Eks: www.tabulex.dk <Klik her> ANDRE INDSTILLINGER Nederst på fanen Indstillinger, sætter du datointervallet for indskrivningen. Det vil være i det tidsinterval, at webformularen er åben for forældrene. Derudover kan du vælge om forældrene skal spørges til fototilladelse og transporttilladelse. Webformularen tilbyder, at forældrene kan angive et 1. prioritetsønske og et 2. prioritetsønske. I Indstillinger kan du sætte flueben i Indhent altid 2. prioritet, som betyder, at forældrene ikke kan indsende formularen uden at have udfyldt 2. prioritet. Du kan også vælge, at forældrene kan angive et 3. prioritetsønske. Det vil være frivilligt for forældrene at udfylde. Du kan opsætte at forældre SKAL udfylde afdelingsønske, hvis der er hovedskoler med afdelinger i din kommune. 7
Derudover kan du angive om forældre, der ønsker udsat skolestart, skal kunne angive en begrundelse for udsat skolestart og om du ønsker at bede forældre angive hvorvidt de tillader, at skolen indhenter oplysninger om barnet fra børnehaven. Vil du forhindre skolerne i selv at etablere eleverne, eller vil have kontrol over hvornår, kan du sætte flueben i Kun forvaltning kan indskrive elever Klik OK når du er færdig med dine tekster LINKS TIL WEBFORMULAREN I nederste højre halvdel kan du se links til webformularen for din kommune. Det øverste link er det, der skal lægges på kommunens hjemmeside, mens det nederste er et demo-link som kan benyttes til at se, hvad det er forældrene præsenteres for efterhånden som du angiver de forskellige valgmuligheder. Personerne i demo-linkets formular er fiktive, mens opsætningen i øvrigt er som i vælger at sætte op. Du kan sagtens køre demo-linkets webformular helt igennem med ønsker. Oplysninger bliver ikke gemt nogen steder. INDSAMLING AF SKOLEØNSKER Når der skal webindskrives i din kommune er arbejdsgangen således: 1) Arbejd altid på dags dato etableringslisten ser selv frem i tiden. Sæt det relevante fødselsdatointerval i toppen af listen. Du skal indstille intervallet sådan, at du kan se alle de børn der skal tilbydes indskrivning i det nye skoleår. Listen sorterer selv børn fra, der allerede går i skole. Typisk vælger du altså 2 årgange, den primære og den der kan indeholde oversiddere. 2) De børn du kan se på listen, er som udganspunkt markeret med farven rød. Børnene, eller deres forældre, skal have et brev, hvor de orienteres om indskrivningen. Din kommune kan selv vælge om det er skoler eller forvaltning, der skal sende indskrivningsbrevet. Du kan udskrive forældreadresserede etiketter ved at markere 8
børnene, højre-klikke og udskrive etiketter. Du har også mulighed for at brevflette til word. Brevfletningen giver dig mulighed for at indsætte Doc2mail-koder, som betyder, at brevene kan sendes til forældrenes E-Boks, hvis I har Doc2mail i kommunen. I så fald markerer du børnene, højre-klikker og vælger Brev-flet. Der findes en vejledning Brevflet til Doc2mail, som du kan finde via TEA s Hjælp Vejledninger, opdateringer, m.v. Når du har sendt breve til børnene på listen, skal du markere dem, højre-klikke, og vælge Åbn indskrivning. Børnenes markeringsfarve skifter nu til orange. Skulle der dukke nye børn op i din kommune i det relevante aldersinterval, medens indskrivningen står på, vil du kunne skelne disse ved at de fremstår med rød baggrund på listen. Forældrene kan ikke logge ind på webdelen sålænge børnene er rødmarkerede. De skal gøres orange. 3) Næste trin i indskrivning er berigelse af etableringslisten med børnenes skoleønsker. Disse bliver indberettet af forældrene i webformularen på kommunens hjemmeside, og du kan løbende følge udviklingen ved at kigge på etableringslisten. Du må nok forvente, at enkelte forældre ikke kan benytte den digitale indberetning. Disse vil i stedet henvende sig på kommunens skoler eller i forvaltningen for at få indberettet deres skoleønsker. På etableringslisten findes en knap, Nyt skoleønske, som du skal bruge, hvis du vil indberette et skoleønske for en bestemt elev. Samme funktion findes via højre-klik på de enkelte børn. Hvis et barn ønsker udsat skolestart, skal du vælge Skoleforvaltningen som skoleønske og i øvrigt henvise forældrene til den dispensationsprocedure din kommune benytter. Forældre, der ansøger om udsat skolestart via webformularen på kommunens hjemmeside, kan henvises til samme dispensationsprocedure vha. informationsteksten som du skriver. 4) Når der er indsamlet skoleønsker, eller ønske om udsat skolestart, for alle børnene på listen, er det tid til at bearbejde de indkomne ønsker. Når ønskerne er behandlet sker den endelige etablering af skolegang i det nye skolår. Herom i afsnittet Bearbejdning af indkomne skoleønsker. 9
INDSKRIVNINGSFANEN På indskrivningsfanen ser du som udgangspunkt alle kommunens indskrivningsklare børn. Du kan sortere og filtrere (udsøge) på de forskellige kolonner, så du f.eks. kun ser dine egne distriktselever. Sæt datointerval på børn der skal tilbydes indskrivning her. Accepterede skoleønsker er grønne. TEA autoaccepterer skoleønsket, hvis det er barnets distriktsskole eller en privatskole. Skoleønsker der ikke autoaccepteres, er gule indtil du har accepteret ønsket, eller tildelt en anden skole end den ønskede. Disse gule børn kan du se og behandle på topfanen Fordeling. SAMMENTÆLLING I bunden vises en sammentælling af de børn du har stående i overbliksvinduet. Totaler retter sig til alt efter din filtrering. 10
FARVEMARKERING Farverne letter overblikket i vinduet, så det er muligt at se, hvor i processen det enkelte barn er. SORTERING Ved at klikke på en kolonneoverskrift kan du sortere på indholdet i den enkelte kolonne. FILTRERING Indskrivningsvinduet viser alle kommunens skoler. Hvis man kun vil have vist ens egne distriktsbørn, kan man vælge at filtrere på kolonnen Distriktsskole. Klik på den lille trekant og vælg skole ved at sætte flueben. Du kan god sætte flere flueben. Man kan også være interesseret i at se, hvilke børn, der ønsker ens skole. Så skal der filtreres på kolonnen Skoleønske i stedet. Når der filtreres, vises dette at ophæve filtret. i bunden af vinduet. Klik på krydset for TILVALG AF KOLONNER Både i overbliksvinduet og på fordelingsfanen er der som standard vist et antal kolonner. Du kan imidlertid selv til- og fravælge de datakolonner, du har behov for at se og kunne sortere på. Vi anbefaler dog, at du ikke bare slår alle kolonner til, da det kan give noget længere svartider. 11
Har du forældre fra anden kommune, som ønsker at indskrive deres barn i din kommune, kan du via knappen Nyt skoleønske skrive barnets cpr-nummer og dermed få barnet på din etableringsliste. Det giver forældrene adgang til at skoleønske via den digitale indskrivning i jeres kommune. Ved højre-klik får du mulighed for at bl.a. at udskrive lister, acceptere eleverne på skole, etablere eleverne på skole m.m.. Nulstil indskrivning fjerner alle indskrivningsoplysninger (tastet via webformularen eller i TEA) på barnet. Er barnet fra anden kommune (evt. fraflyttet i løbet af indskrivningsperioden), kan du fjerne barnet fra etableringslisten ved at vælge Nulstil indskrivning. 12
BEARBEJDNING AF INDKOMNE SKOLEØNSKER Bearbejdningen af indkomne skoleønsker skal føre til, at alle børn har et accepteret skoleønske. Et barn med et accepteret skoleønske bliver grønt på etableringslisten. Et barn med et ikke-accepteret skoleønske er gult på etableringslisten. Målet er altså at gøre alle børn på listen grønne. TEA tillader sig at auto-acceptere skoleønsker på børnenes egne distriktsskoler. TEA auto-accepterer også privatskoleønsker. Alle de børn, der har skoleønsker som TEA ikke har auto-accepteret har ønsket at benytte frit skolevalg eller udsat skolestart. Disse skoleønsker skal din kommune enten acceptere eller henvise til en anden skole i kommunen. Du kan på Indskrivningsfanen til- og fravælge kolonner, og du kan sortere og filtrere så du kun får vist de elever du er interesseret i at arbejde med. Hvis du eks. kun vil have vist de elever som mangler en accepteret skole, men har afgivet ønske kan du tilvælge kolonnen Farvestatus og filtrere på kode 3, så får du kun vist alle de elever med gul baggrundsfarve. Du kan også tilvælge kolonnen Søskende på skoleønske eller andre relevante kolonner når du skal behandle ønskerne. For at acceperet skal du højre-klikke og enten kan du acceptere 1. skoleønske eller du kan vælge at acceptere børn på en anden skole end det der er ønsket ved at vælge Accepter på anden skole. Skriv navnet på skolen og klik OK. Når du behandler de indkomne ønsker kan du benytte prognoseværktøjet, nederst på indskrivningsfanen. Den kan du slå til og fra efter behov vha. flueben. 13
Angiv det antal børnehaveklasser, I skal have på din skole. Det gør du ved at klikke med musen ude i højre side af kassen med Antal klasser og ved hjælp af de små pile regulere antal klasser. Du kan i kolonnen Resultat se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i det antal accepterede/etablerede skoleønsker der er på din skole. Du kan i kolonnen prognose se hvordan klassekvotienterne ser ud i disse børnehaveklasser med udgangspunkt i antallet af BÅDE accepterede og ikke-accepterede skoleønsker på din skole. Du kan indstille et antal børnehaveklasser på en skole og følge udviklingen i klassekvotient med udgangspunkt i accepterede skoleønsker på skolen. SÆRHÆNDELSER Børn fra andre kommuner, der søger din skole, kan du tilføje til listen ved at klikke på knappen Nyt skoleønske i nederste venstre hjørne. Tast elevens cpr-nummer og du har nu åbnet for at forældrene kan webindskrive barnet i jeres kommune. Barnet vil først blive vist på listen i det øjeblik forældrene angiver et skoleønske via web. FDu kan også manuelt angive et ønske og barnet vil derefter være synligt på listen. Du vil altid kunne skelne mellem elever fra egen kommune og fremmed kommune ved at se om der er distrikt på eleven. Børn, der er yngre end aldersintervallet på din etableringsliste, kan du få adgang til ved enten at udvide aldersintervallet eller ved at klikke på knappen Nyt skoleønske og taste elevens cpr. Nyt skoleønske knappen åbner pr. automatik for indskrivning på barnet. Stiller du aldersintervallet tilbage til de to relevante årgange vil visningen af yngre elever forsvinde igen, men så snart forældre har afgivet skoleønske, vil elever uden for indstillet aldersinterval blive vist i overbliksvinduet. 14
ETABLERING Sidste trin i forbindelse med indskrivning af de kommende børnehaveklassebørn er etableringen af børnene på de valgte og accepterede skoler. Når du markerer et antal elever, højre-klikker og vælger Etabler eller knappen Etabler vil TEA indskrive de markerede børn på de accepterede skoler i det nye skoleår. Du kan ikke etablere børn, som ikke har fået accepteret et skoleønske. Får du markeret et barn som står med gul baggrund (ikke accepteret) og forsøger at etablere vil TEA ikke etablere barnet. Skolerne kan efter etableringen se de kommende børnehaveklassebørn i kategorien Ingen i elevvinduet i kommende skoleår. Herfra kan de flytte eleverne ud i de klasser, de skal gå i. God indskrivning! 15