Udbud efter tilbudsloven (nationalt udbud) Anmodningsmateriale til prækvalifikation på levering af Webløsning til Skive Kommune Februar 2013
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Skive Kommune ønsker en ny tidssvarende hjemmeside, der er brugervenlig, søgbar, tilgængelig og mobil. Samtidig er kommunens CMS, Synkron via, ved at blive udfaset, så behov for en ny webløsning gælder derfor både ny teknisk platform, funktionalitet og nyt design. Udbuddet omfatter hovedsitet skive.dk og subsites inkl. design. Design kan varetages af leverandøren selv eller af underleverandør. Der ønskes forslag til hosting, men udgifter til hosting er ikke indbefattet i tilbuddet. Udvikling og implementering af løsningen udføres i 2013 og har følgende delfaser: 1. skive.dk Skive Kommune forventer at kunne lægge indhold på fra begyndelsen af oktober 2013 2. opgaven med institutions-, kampagne-, specialsites følger efter skive.dk I Skive Kommune har vi ikke lagt os fast på et bestemt CMS, men vil lade det være op til tilbudsgiverne at foreslå den tekniske platform, der bedst matcher behovene. skive.dk skal: - gennem information og selvbetjening være med til at sikre et højt serviceniveau og samtidig effektivisere Skive Kommunes borger- og virksomhedsbetjening og sagsbehandling - være den første indgang til service og selvbetjening, kontakt med kommunen, politik og demokrati samt egnens liv og aktiviteter. Langt de fleste borgere skal kunne løse deres behov fuld ud på skive.dk, så de ikke behøver at henvende sig yderligere til kommunen - være et vigtigt medie for markedsføring af Skive Kommune og Skiveegnen Pejlemærker: - Løsningen skal være fleksibel og nem at bruge, og muligheder for løbende optimering skal være i fokus - Strukturen skal tilgodese de vigtigste målgrupper og samspil med fællesoffentlige portaler - Der skal skabes fuld integration til eksterne og interne systemer så vidt det er muligt - Design skal tage udgangspunkt i mobile platforme - Udviklingsprocessen skal være agil, og samarbejdet mellem leverandør og Skive Kommune baseres på kontinuerlig åben dialog 1.2 Om Skive Kommune og den nuværende webløsning Skive Kommune Skive Kommune har ca. 48.000 indbyggere. Der er ca. 4000 ansatte i kommunen, som er sammensat af tre forvaltninger, en række stabsfunktioner og ca. 200 kommunale og selvejende institutioner. Befolkningstallet i Skive Kommune er faldende, og der er stor fokus på indsatsen for at tiltrække nye borgere og virksomheder. Samtidig skal der arbejdes på at fastholde den nuværende befolkning og få de unge til at flytte tilbage efter endt uddannelse. Den kommunale virksomhed skal desuden opfylde kravene om omfattende effektiviseringer og besparelser. Skive Kommune Prækvalifikation på udbud af webløsning Side 2
Nuværende webløsning Kommunens nuværende webløsning, som er baseret på Synkron Via, består af kommuneportalen skive.dk samt ca. 100 institutions-/kampagne-/specialsites. Løsningen hostes eksternt. I dag rummer skive.dk ca. 5500 sider. Der er ca. 25 aktive redaktører på skive.dk og 150 på institutionssiderne. Weborganisation Herunder er den nuværende weborganisation skitseret. Det vil blive nødvendigt med en ændring af weborganisationen, både i forhold til behovet for mere tværgående redaktionsgrupper, og i forhold til de redaktionelle retningslinier, der skal tilpasses de mobile platforme. INTRANET HR og kommunikation SITES/SYSTEM Markedsføring og erhvervsudvikling Markedsføring og erhvervsudvikling: overordnet ansvar for hjemmesider og system WEB KOORDINATIONS GRUPPEN Webadmini- Strationsgruppen HR og Kommunikation: ditto vedr. intranet Webkoordinationsgruppen: styring, koordinering er (organisatorisk tilknyttet): ansvar for eget område Webadministrationsgruppen: Superbrugerne fra lokalredaktionerne Åbenhed og vidensdeling Skive Kommune indgår i diverse webfora med andre kommuner nogle på eget initiativ, nogle under offentlige instanser som KL eller Indenrigsministeriet og nogle faciliteret af CMS bureauer. Vi forventer at fortsætte i disse fora uanset hvilken webleverandør, vi vælger. Det skal pointeres, at deltagelse i de fora, der er startet af webleverandører, ikke er et udtryk for præferencer fra Skive Kommunes side og er nærværende udbud fuldstændig uvedkommende. 2. Udbudsbetingelser Det kommende udbud gennemføres som et begrænset udbud efter tilbudsloven (nationalt udbud) i henhold til 15 a 15 d. Nærværende materiale tjener alene som prækvalifikation for afklaring af egnede leverandører. Der skal således ikke afgives tilbud på nuværende tidspunkt, men udelukkende gives de oplysninger, der fremgår af punkt 3. Prækvalifikation. Den samlede anmodning med bilag skal sendes pr. email til projektlederen (jf. punkt 4.). Anmoder bærer selv ansvaret for at anmodningsmaterialet når rettidigt frem. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnit 3. Prækvalifikation gives for hver deltager i sammenslutningen. Skive Kommune Prækvalifikation på udbud af webløsning Side 3
I forbindelse med selve udbuddet gælder følgende: Ved evaluering af de kommende tilbud medtages samtlige etableringsudgifter og løbende ydelser (undtagen ydelser til hosting) i 4 år eksklusiv moms. Migrering af indhold er ikke en del af udbuddet. Kriteriet for tildeling er: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud i forhold til Skive Kommunes behov. Underkriterier fremgår af udbudsmaterialet. Det forudsættes, at Skive Kommune indgår kontrakt med en hovedleverandør, som har det overordnede ansvar for den samlede levering inkl. evt. underleverandørers opgaver. 3. Prækvalifikation Skive Kommune foretager en prækvalifikation baseret på følgende parametre: 1. Gæld Der må ikke være ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Udfyld fortrykt tro og love erklæring - Bilag 1 2. Leverandørens erfaring og referencer med kontaktoplysninger Der ønskes mindst to referencer til kunder med løsninger, der er sammenlignelige med Skive Kommunes behov for en webløsning i forhold til omfang, funktionalitet og integration f.eks. til borger.dk. Udfyld fortrykt formular - Bilag 2 Skive Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for spørgsmål til kvaliteten af løsning af opgaverne. Kommunes egne erfaringer med potentielle tilbudsgivere indgår i vurderingen på lige fod med oplyste referencer. 3. Beskrivelse af leverandørs virksomhed Beskrivelsen skal som minimum indeholder: a. antal medarbejdere, herunder interne udviklingsressourcer og kompetencer b. Antal elever, praktikanter eller øvrige ansatte under de sociale klausuler eller det rummelige arbejdsmarked c. virksomhedens kerneopgave, vision og mission eller lignende d. Om muligt oplyses nøgletal i form af overskudsgrad, soliditetsgrad og egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Udfyld fortrykt formular Bilag 3. Har virksomheden ikke mulighed for at oplyse disse nøgletal f.eks. hvis virksomheden er nyetableret - angives årsag. På baggrund af ovenstående forventer vi den 6. marts at prækvalificere fem leverandører, som samme dag vil få tilsendt udbudsmateriale. Hvis flere end 5 leverandører opfylder betingelserne for prækvalifikation, vil antallet af deltagere blive reduceret ud fra leverandørernes erfaring og referencer. Skive Kommune Prækvalifikation på udbud af webløsning Side 4
4. Tidsfrister, kontaktoplysninger og spørgsmål Anmodning med bilag skal være Skive Kommune i hænde senest 28. februar 2013 kl. 12.00. Materialet sendes elektronisk i pdf-format til projektleder Lis Hansen på liha@skivekommune.dk Spørgsmål til anmodningsmaterialet sendes til projektleder Lis Hansen på liha@skivekommune.dk En liste over alle spørgsmål (anonymiseret) med tilhørende svar offentliggøres på skive.dk. Sidste frist for spørgsmål er 21. februar 2013. Skive Kommune Prækvalifikation på udbud af webløsning Side 5