1
Indholdsfortegnelse Forord 4 Plan og tidsramme for første del af udarbejdelse af en fælles personalepolitik 5 1 Ledelsesfunktionen ved Skagen kirke 7 1.1 Overordnet ledelse 7 1.2 Daglig ledelse 7 2 Overordnet kerneopgave 11 3 Skagen kirkes værdier 12 3.1 Troværdighed 12 3.2 Anerkendelse 12 3.3 Kommunikation 13 3.4 Arbejdsglæde 13 4 Samarbejde og god omgangstone. 14 4.1 Forventningsafstemning 14 4.2 Omgangstone 14 4.3 Gensidig respekt 15 4.4 Tillid 15 4.5 Mobbepolitik 16 4.6 Konflikthåndtering 16 5 Ansættelse 19 5.1 Nyansættelse 19 5.2 Ansættelse af elever og praktikanter m.fl. 20 5.3 Ansættelsesbrev 20 5.4 Introduktion af nye medarbejdere 20 6 Medarbejderudvikling 20 6.1 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) 20 6.2 Kurser 21 7 Arbejdsmiljø 21 7.1 Arbejdsmiljøorganisationen AMO 22 7.2 Arbejdspladsvurdering (APV) 22 7.3 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse 23 7.4 Psykisk arbejdsmiljø 23 7.5 Vold, trusler, chikane mv. 24 8 Mobbepolitik 24 9 Stresspolitik 25 9.1 Følelsesmæssige krav i arbejdet 25 2
10 Ferie 26 11 Sygdom 26 11.1 Kroniske og/eller livstruende sygdomme 27 11.2 Helbredsudvalg 27 12 Arbejde og familieliv 28 13 Alkohol m.v. 28 14 Rygning 29 15 Seniorer 29 15.1 Seniorsamtaler 29 16 Afskedigelse 29 17 Modtagelse af gaver, vederlag e.l. 30 18 Fri uden løn, orlov 30 18.1 Fri med løn 30 19 Ytringsfrihed/tavshedspligt 30 3
Forord På baggrund af nogle afsluttede personalemæssige problemer og et ønske om at komme videre, blev der på menighedsrådsmødet i maj 2014 nedsat et udvalg, der fik til opgave `at udarbejde et oplæg til menighedsrådet om, hvordan vi får genoprettet et godt samarbejde i sognet. Hvis man anså det for formålstjenstligt kunne udvalget rekvirere ekstern assistance. Denne mulighed benyttede udvalget sig af, og i begyndelsen af 2015 blev der afholdt 2 temadage for hele personalet og menighedsrådet under overskriften `Fælles værdier og styrket samarbejde. Evalueringen af temadagene pegede på behovet for udarbejdelsen af en fælles, overordnet personalepolitik for alle medarbejdergrupper ved Skagen kirke, hvor både ansatte, præster og menighedsråd skulle inddrages i processen. Arbejdsplanen, som kan læses i næste afsnit, blev iværksat efter at være godkendt af menighedsrådet i august 2015 og er nu gennemført i efteråret 2016. Det har undervejs i forløbet været vigtigt for udvalget at understrege, at der ikke er tale om en, én gang for alle, færdiggjort personalepolitik, men derimod om en fortløbende proces, hvor indholdet med jævne mellemrum skal redigeres og nye afsnit tilføjes. Det anbefales derfor, at AMO-udvalget bør tage initiativ til, at den første revidering finder sted i 2018. Udvalget for samarbejde og miljø, september 2016. 4
Plan og tidsramme for første del af udarbejdelse af en fælles personalepolitik Der er tre hovedtemaer, som vi vil tage fat på først. Det vil vi gøre på den måde, at temaerne/emnerne i første omgang skal drøftes af alle fordelt på tre grupper: Gruppe 1: Alle ansatte på kirkegården (tovholder: Karin Trbola). Gruppe 2: Alle øvrige ansatte minus præsterne (tovholder: Anne Klarskov). Gruppe 3: Menighedsrådet herunder også præsterne (tovholder: Per Rasmussen). Disse tre hovedgrupper gerne opdelt i mindre grupper skal alle ud fra oplæg og spørgsmål drøfte de tre nedenstående temaer. Derforuden skal de tre hovedgrupper hver udvælge 2 personer, som skal udgøre en tværfaglig gruppe suppleret op med medlemmer fra udvalget for samarbejde og miljø. Denne tværfaglige gruppe skal samle de besvarelser, som kommer ind fra de tre grupper. Derefter gør udvalget for samarbejde og miljø materialet parat til fremlæggelse i menighedsrådet. Det første tema/emne er: Kirkens kerneopgave, værdier, visioner og mål. Grupperne skal samles i 2-3 timer på et tidspunkt i september for at drøfte disse emner. Den tværfaglige gruppe og dernæst udvalget for samarbejde og miljø skal have færdigdrøftet dette tema inden udgangen af oktober, så det kan fremlægges på menighedsrådsmødet i november. Det næste tema/emne er: Samarbejde og god omgangstone. Grupperne skal samles i 2-3 timer på et tidspunkt i november for at drøfte dette Den tværfaglige gruppe og dernæst udvalget for samarbejde og miljø skal have færdigdrøftet dette inden udgangen af december, så det kan fremlægges på menighedsrådsmødet i januar 2016. Det tredje emne er: Kommunikation, information og mødestruktur. Grupperne skal samles i 2-3 timer på et tidspunkt i januar 2016 for at drøfte disse emner. Den tværfaglige gruppe og dernæst udvalget for samarbejde og miljø skal have færdigdrøftet dette inden udgangen af februar, så det kan fremlægges på menighedsrådsmødet i marts. Andre temaer/emner i personalepolitikken vil alene blive drøftet i det tværfaglige udvalg og udvalget for samarbejde og miljø, før det fremlægges i menighedsrådet Det er emner som: Menighedsrådets kompetence, Arbejdsmiljø, Medarbejderudvikling, Mobbepolitik, Stresspolitik, Ansættelser, Alkohol, Ferie, Sygdom mm. 5
Vi forventer at arbejdet med personalepolitikken færdiggøres før november 2016, hvor der er valg til menighedsrådet derefter er det målet at lave en personalehåndbog, som tager udgangspunkt i den udarbejdede personalepolitik. Godkendt på menighedsrådsmøde, 18. august 2015. 6
1 Ledelsesfunktionen ved Skagen kirke 1.1 Overordnet ledelse Menighedsrådet er arbejdsgiver for kirkefunktionærerne, og det er menighedsrådet, der fastlægger de overordnede rammer for personaleledelsen. Det er menighedsrådet der, i samarbejde med den daglige leder, afskediger og ansætter kirkefunktionærer. Det er menighedsrådet der, i samarbejde med den daglige leder, beslutter, om der skal iværksættes tjenstlige tiltag i forhold til kirkefunktionærerne. 1.2 Daglig ledelse Den daglige leder er Jørgen Steen. I den daglige leders fravær kontaktes menighedsrådets kontaktperson Alice Petersen. Den daglige leder har et tæt samarbejde med menighedsrådets kontaktperson og fungerer i det daglige med kontaktpersonens beføjelser over for de ansatte. Den daglige leder har det daglige driftsansvar. 1.2.1 Den daglige leders opgaver Den daglige leder skal fremme og vedligeholde gode samarbejdsforhold mellem menighedsråd og medarbejdere, mellem medarbejdere indbyrdes og mellem præster, menighedsråd og medarbejdere. Det er den daglige leders opgave at holde sig orienteret om medarbejdernes arbejdsforhold. Den daglige leder modtager henvendelser fra medarbejdere. Den daglige leder orienterer løbende om sit arbejde på menighedsrådets møder. Den daglige leder sørger for, at der i overensstemmelse med menighedsrådets beslutning herom udfærdiges regulativer eller arbejdsbeskrivelser for samtlige medarbejdere. 1.2.2 Den daglige leders instruktionsbeføjelser Alle instrukser vedrørende en medarbejders arbejde, opgavefordeling og samarbejde mellem medarbejderne gives af den daglige leder. Såfremt medlemmer af menighedsrådet finder, at en medarbejders arbejde ikke er tilfredsstillende, skal henvendelse herom ske til den daglige leder. 7
Såfremt kirkeværgen ved det løbende tilsyn bliver opmærksom på mangler ved medarbejderes arbejde, skal henvendelse herom ske til den daglige leder. 1.2.3 I følgende tilfælde gives instrukser dog af andre: Af præsten Til den kirkebogsførende kordegn vedrørende kirkebøgernes førelse. Til de kirkefunktionærer der medvirker ved gudstjenester og kirkelige handlinger. Til kirkefunktionærer og konfirmandmedhjælp, der medvirker ved forberedelse og gennemførelse af konfirmandundervisning og indledende konfirmationsforberedelse. Af organisten Til organistassistent, sangere og kirkens kor. Af kirkegårdslederen/kirkegårdsassistenten Til personale på kirkegård og kirkegårdskontor. Af kordegnen Til medarbejdere der afløser kordegnen i kontorfunktionen. Af øvrige kirkefunktionærer Til andre medarbejdere som kirkefunktionæren har fået bemyndigelse til at give instrukser. Godkendt på menighedsrådsmødet, 21. oktober 2014. 8
9
10
2 Overordnet kerneopgave Kirkens overordnede kerneopgave er forkyndelsen af det kristne budskab - evangeliet. Det betyder, at det er den primære opgave for kirken - det er ganske enkelt kirkens eksistensberettigelse. Det er præsterne der i samarbejde med menighedsråd og Kirke- og Kulturmedarbejder har ansvaret for denne kerneopgave. Men det er ikke den eneste opgave kirken har. Personalegrupper ved kirken har derfor forskellige opgaver, som dog alle må være underlagt den overordnede kerneopgave og ikke stride imod denne. Nogle er knyttet til forkyndelsen gennem opgaver og ansvar i forbindelse med de kirkelige handlinger. Dette gælder eksempelvis kordegne, organister, kirketjenere og kirkegårdsledere. Andre har en mere perifer tilknytning til den overordnede kerneopgave, hvilket gælder for kirkegårdsmedarbejderne. Men fælles for såvel menighedsråd som for alle medarbejdere må det gælde, at man er bevidst om, hvad der er kirkens kerneopgave, at man som menighedsrådsmedlem eller medarbejder altid repræsenterer kirken, hvilket betyder, at ens opgaver, ens omgangstone både internt og eksternt, samt den måde hvorpå man møder de mennesker, der kommer til kirken eller til kirkegården, ikke må være i modstrid med det kristne budskab. Godkendt på menighedsrådsmødet 17. november 2015. 11
3 Skagen kirkes værdier Fundamentet i personalepolitikken er vores sæt af værdier. Værdierne udtrykker, hvad der ved Skagen kirke opleves som værdifuldt og ønskværdigt. Arbejdet i en værdibaseret ledet virksomhed indebærer, at alle har en opfattelses af et fælles formål og et personligt ansvar for arbejdets udførelse. Det betyder, at der både skal ledes og handles ud fra en fælles målsætning samt nogle grundlæggende værdier, som medarbejderne kan identificere sig med og forpligte sig på. De personalepolitiske værdier ved Skagen kirke bygger på: 1. Troværdighed 2. Anerkendelse 3. Kommunikation 4. Arbejdsglæde 3.1 Troværdighed Vi indgår alle i et forpligtende og professionelt arbejdsfællesskab, hvor vi på mange måder er afhængige af hinanden og hvor andre er afhængige af os. Derfor er det vigtigt: At holde indgåede aftaler At man kan stole på hinanden At der er sammenhæng mellem ord og handling At man møder omgivelserne med respekt og værdighed, hvor man er bevidst om sin rolle som `kirkens ansigt 3.2 Anerkendelse Vi udviser hensyn og forståelse for hinanden som mennesker. Vi tror på, at alle har et grundlæggende ønske om at tage aktivt del i arbejdet, i opgaverne og i samarbejdet på arbejdspladsen. Derfor er det vigtigt: At alle udviser respekt for hinanden At alle lytter til hinandens synspunkter og søger at bøje sig mod hinanden At alle giver plads til forskellighed og at forskellighed kan opfattes som en styrke At alle udviser tolerance og en inkluderende rummelighed, inden for vores fælles rammer og retningslinjer 12
3.3 Kommunikation Vi arbejder ofte enkeltvis eller i mindre, adskilte grupper fordelt på et større geografisk område, hvorfor relevante informationer er en ret og pligt for alle. Derfor er det vigtigt: At al vores kommunikation er ærlig, troværdig og forståelig At al relevant kommunikation formidles rettidigt til alle relevante parter At kommunikationen sikrer gennemskuelighed i de beslutninger der træffes At alle tager medansvar for at relevante informationer og beslutninger bliver formidlet og efterlevet hos de enkelte medarbejdere 3.4 Arbejdsglæde Vi sætter fokus på arbejdsglæde, da vores humør og engagement har stor betydning for vores produktivitet og opgaveløsning. Derfor er det vigtigt: At alle sikres størst mulig indflydelse på eget arbejde. Blandt andet ved uddelegering af ansvar og ved at vise tillid At alle bidrager til, at man sammen med kolleger i et ligeværdigt samarbejde oplever, at man arbejder på en god og spændende arbejdsplads At alle har et meningsfuldt arbejde, hvor hver enkelt får påskønnelse for indsatsen og for veludført arbejde At alle løser opgaverne i en positiv ånd, så arbejdsglæde og stolthed ved arbejdspladsen fremmes At alle har de nødvendige arbejdsredskaber til rådighed, som skal medvirke til at fremme et arbejdsmiljø, som bygger på tillid og opbakning, med gode arbejdsforhold, sundhed og sikkerhed At alle er tilfredse og trygge i jobbet, hvor der er god sammenhæng mellem den enkeltes opgaver og kompetencer 13
4 Samarbejde og god omgangstone. 4.1 Forventningsafstemning En vigtig forudsætning for et vellykket samarbejde er, at hver især har en klar forståelse af, hvad der forventes af én - at man véd, hvem der gør hvad, så man ikke skal gætte sig til, hvad der skal gøres. Denne nødvendige afstemning gælder både for forholdet mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejdere indbyrdes. For at få kendskab til, hvad der på et mere overordnet plan kan forventes af ens kolleger, bør man læse de arbejdsbeskrivelser, der hører til de enkelte funktioner i organisationen. Men især er det kommunikationen mellem de involverede parter, der er vigtig. At man i åben og ærlig dialog drøfter arbejdsfordelingen, og hvor der i tilfælde af uoverensstemmelser skal være mulighed for at tale sig til enighed om opgavernes udførelse og fordeling. Der skal laves faste aftaler for hvor hyppigt relevante grupper af medarbej dere bør mødes for at afstemme forventningerne i forbindelse med konkrete opgaver, men også de mere overordnede, generelle forhold, ligesom der skal være klare aftaler om, hvem der har ansvaret for at indkalde til disse møder. I forbindelse med nyansættelser er det den daglige leders ansvar, at der hurtigt bliver holdt en forventningsafstemnings-samtale mellem den nyansaffe og dennes nærmestes foresatte, samt et møde mellem den nyansatte og de nærmeste medarbejdere til den nyansatte, for at fa afstemt forventningerne til samarbejdet. Den daglige leder bør efter nogen tid følge op på disse samtaler. Som et led i forventningsafstemningen må man ikke glemme betydningen af en opfølgning i form af ros og konstruktiv kritik - både fra ledelsen men også fra kollega til kollega. 4.2 Omgangstone Omgangstonen handler om, hvordan vi kommunikerer med hinanden - både kommunikationen mellem medarbejdere indbyrdes, men også ledelsens kommunikation til medarbejderne. Den måde vi på arbejdspladsen taler til hinanden på handler også om tillid og respekt og siger noget om, hvordan vi ser på hinandens arbejde og status. Med omgangstone menes der ikke kun de sagte eller skrevne ord, men også kropssprog og fremtoning som eksempelvis tavshed eller afstandtagen. Generelt vidner en god omgangstone om, at der er et godt samarbejde på arbejdspladsen, og at man respekterer hinanden. Gode råd til omgangstonen kunne være: 14
Alle har pligt til at opføre sig ordentligt og medvirke til den gode tone Tal aldrig dårligt om kolleger og ledere Sig godmorgen og farvel Sig tak for hjælpen, hvis du har fået hjælp Vis opmærksomhed til det, dine kolleger går og laver Anerkend dine kollegers indsats Hold faglig uenighed adskilt fra personlige uenigheder Lyt til hvad din kollega siger og undgå at afbryde Spørg ind til det den anden fortæller, så du er sikker på at have forstået, hvad den anden siger. Brug jeg-sprog, fx jeg synes..." og "jeg oplever...". På den måde bliver man på sin egen banehalvdel og har fokus på egne oplevelser og behov fremfor at bruge du-sprog, fx "du gør aldrig...", som let kan få karakter af beskyldning og kritik. Erkend hvis du har taget fejl eller har skiftet mening 4.3 Gensidig respekt Som udgangspunkt skal vi møde hinanden med respekt. Det gælder ikke kun på arbejdspladsen, det gælder i mødet med alle mennesker. Gensidig respekt handler blandt andet om: at man giver plads til forskellige meninger og holdninger at man anerkender kollegernes personlighed at man taler ordentligt til hinanden, selv om man ikke er enige at man hjælper hinanden med at nå målet at man sætter sig ind i, hvad ens kolleger arbejder med at man respekterer hinandens faglighed at man siger sin mening og at der er plads til at sige både til og fra at man aktivt bekæmper uformelle strukturer, der modarbejder ovenstående punkter 4.4 Tillid Når man udviser tillid til en anden person, skaber det almindeligvis en følelse af forpligtigelse hos den, der modtager tilliden og selv forventer man en bestemt adfærd af den, man viser tillid. Man har på en måde gjort sig selv sårbar - for hvad nu, hvis den anden ikke opfører sig, sådan som man havde forventet? Der er mange følelser på spil, og tillidsbrud er derfor svære at hele. Omvendt kan gode tillidsforhold være særdeles berigende og tryghedsskabende på en arbejdsplads. 15
Og man skal selv være med til at fastholde og opbygge en tillid - blandt andet ved: at være troværdig at være ordholdende at man er ærlig at man tør sige til og fra at man opretholder en god dialog at man holder sig fra personlige angreb at man undlader at komme med destruktiv kritik at man afviser at deltage i og viderebringe sladder 4.5 Mobbepolitik Der er nul-tolerance overfor mobning blandt ansatte ved Skagen kirke. Mere herom i kapitel 8. 4.6 Konflikthåndtering Vi undgår ikke konflikter, men vi kan lære at opdage dem i tide og håndtere dem, så de ikke bliver værre. Konflikter kan have udgangspunkt i misforståelser, i at vi er forskellige som mennesker, i at vi er uenige om noget eller i at vi har modsat rettede interesser. I de fleste tilfælde taler de involverede sig til rette, men i andre tilfælde vokser problemerne og bliver uoverskuelige, hvilket tærer på energien, går ud over humør og arbejdsindsats. Jo større kendskab man har til forskellige konflikttyper, deres opståen og nedtrapning, des større mulighed har man for at håndtere konflikten. 16
Kilde: detdumaerker.dk 17
Generelt gælder det, at et tidligt indgreb i en optrappende konflikt forbedrer sandsynligheden for at få bilagt stridigheden. Kilde: detdumaerker.dk Godkendt på menighedsrådsmødet, 19. januar 2016 18
5 Ansættelse For at menighedsrådet skal kunne løse kirkens opgaver på den bedst mulige måde, er det afgørende, at samtlige medarbejdere er velkvalificerede, motiverede, parat til at udvikle sig med de opgaver, der stilles, trives med deres arbejde og er indstillet på at samarbejde indbyrdes og med ledelsen. Ansættelse af nye medarbejdere er derfor en vigtig beslutning. Menighedsrådet skal sikre, at det er de rigtige nye medarbejdere, med de rigtige personlige og faglige kvalifikationer, der ansættes. For at sikre dette bedst muligt kan medarbejdere inddrages i ansættelsesproceduren. 5.1 Nyansættelse Nye medarbejdere på kirkegården ansættes efter behandling i kirkegårdens ansættelsesudvalg bestående af kirkegårdslederen, kirkegårdsassistenten, samt tillidsrepræsentanten og mindst en repræsentant fra medarbejderne på kirkegården. Blandt det øvrige personale ved et ansættelsesudvalg, der består af menighedsrådets formand, kontaktperson og den daglige leder. Derudover indkaldes der ad hoc, alt efter hvilken faggruppe, det drejer sig om. Præster ansættes af Kirkeministeriet efter indstilling fra menighedsrådet. Ved præsteansættelse følges Kirkeministeriets vejledning for præsteansættelse og her er hele menighedsrådet indstillingsudvalg. Løse vikarer ansættes alene af hhv. den daglige leder og for kirkegårdens vedkommende af kirkegårdslederen. Ansættelsesudvalget, har ansvaret for at gennemføre ansættelsesproceduren således: analysere det ledige job og opgaverne, heriblandt: o vurdere jobbet og opgaverne, herunder i forhold til andre stillinger ved Skagen kirke. o beskrive de faglige kvalifikationskrav o beskrive de personlige kvalifikationskrav udforme stillingsannonce valg af medie, afhængig af den personalegruppe, der søges en medarbejder til vurdere indkomne ansøgninger indhentning af eventuelle referencer. indkalde et passende antal relevante ansøgere gennemføre samtaler 19
foretage indstilling til menighedsrådet om ansættelse ud fra en samlet vurdering af ansøgernes faglige og personlige kvalifikationer begrunde afslag til ansøgere, der ikke fik stillingen. 5.2 Ansættelse af elever og praktikanter m.fl. Lærlinge på kirkegården og kontorelever ansættes efter de relevante overenskomsters principper herom og er i øvrigt omfattet af de samme regler på arbejdspladsen, som gælder for øvrige ansatte. 5.3 Ansættelsesbrev Alle medarbejdere får senest 1 måned efter ansættelsen udleveret et ansættelsesbrev. Under ansættelsen skal der ved væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet udarbejdes et tillæg til ansættelsesbrevet eller et nyt ansættelsesbrev. 5.4 Introduktion af nye medarbejdere Alle medarbejdere skal tage godt imod nye medarbejdere og hjælpe med at sikre, at nye kolleger hurtigt finder sig til rette. Nyansatte medarbejdere ansættes som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Sammen med ansættelsesbrevet udleveres en kopi af personalepolitikken og en eventuel arbejdsbeskrivelse, eller personalepolitikken gøres tilgængelig for medarbejderen på anden måde. 6 Medarbejderudvikling En del af personaleudviklingen finder sted i hverdagen gennem udførelsen af det daglige arbejde, tilrettelæggelsen af arbejdet og ansvaret for eget arbejde. Denne udvikling understøttes af medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og eventuelle kurser med fagligt eller personligt indhold. 6.1 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Menighedsrådet tilbyder i henhold til reglerne om MUS mv. årlige MUS. I praksis er det hhv. den daglige leder og kirkegårdslederen der afholder MUS. Det er menighedsrådets formand og kontaktperson, der afholder MUS med den daglige leder. Formålet med samtalen er at: udvikle medarbejderens faglige og personlige kompetencer i relation til jobbet afstemme forventninger til job og udviklingsmuligheder 20
fremme medarbejderens tilfredshed i jobbet og støtte medarbejderens udvikling ved så vidt muligt at sikre, at opgaverne svarer til, hvad den enkelte har lyst og evner til. MUS er en drøftelse mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder om hans/hendes arbejdssituation. Lederen får her oplysninger om, hvordan medarbejderen oplever arbejdspladsen og hvilke forventninger medarbejderen har til den. Tilsvarende kan lederen give medarbejderen respons på, hvordan lederen oplever medarbejderen, og hvilke forventninger lederen og menighedsrådet har til den pågældende. MUS er en forberedt, systematiseret samtale om medarbejderens nuværende og kommende arbejdssituation, herunder uddannelsesforløb. Det er vigtigt, at begge parter afsætter god tid til både forberedelse og gennemførelse af MUS. Der tilbydes MUS for hver medarbejder en gang om året. Metodevalg for MUS drøftes en gang om året på medarbejdermødet, hvor det er et fast punkt på dagsordenen. Der har de senere år været stemning for Musskema.dk. På www.folkekirkenspersonale.dk findes et forslag til et forberedelsesskema, et konklusionsskema og et forslag til hvordan man kan udforme den skriftlige udviklingsplan, som MUS skal resultere i. 6.2 Kurser Menighedsrådet og medarbejderen har et fælles ansvar for at sikre en relevant kompetenceudvikling og efteruddannelse af medarbejderen. Menighedsrådet vil som udgangspunkt sikre, at alle har reelle muligheder for at få efterkommet relevante ønsker om efteruddannelse. Kurser bør drøftes under MUS og kan være en del af den skriftlige udviklingsplan. Kursusdeltagelse er relevant, når den understøtter det daglige arbejde, den udvikling, der er enighed om at fremme i arbejdet og/eller den faglige eller personlige udvikling. For nogle personalegrupper er der mellem Kirkeministeriet og de faglige organisationer aftalt obligatorisk uddannelse/efteruddannelse. Kirkeministeriet administrerer en overenskomstbestemt Kompetencefond, hvis formål er at støtte medarbejdernes individuelle kompetenceudvikling. Kompetencefonden er et supplement til de økonomiske midler, der anvendes i menighedsrådenes arbejde med kompetenceudvikling. Midlerne fra Kompetencefonden kan bl.a. anvendes til dækning af kursusafgifter, vikardækning m.v. 7 Arbejdsmiljø Det overordnede ansvar for arbejdsmiljøet ligger hos arbejdsgiveren. Menighedsrådet har ansvaret for at arbejdsmiljøopgaverne løses og at der er et sikkert og sundt arbejdsmiljø på 21
arbejdspladsen. Med et "sikkert og sundt arbejdsmiljø" menes der, at arbejdspladserne og arbejdsforholdene skal være udformet således, at medarbejderne ikke kommer ud for arbejdsulykker og at de heller ikke bliver syge af at gå på arbejde altså at de undgår erhvervssygdomme og psykiske belastninger. 7.1 Arbejdsmiljøorganisationen AMO Arbejdsmiljøorganisationen (AMO, før Sikkerhedsudvalg) er et lovpligtigt udvalg under Skagen Menighedsråd. 7.1.1 Organisationen Kontaktpersonen, den daglige leder, kirkegårdslederen (formand), kirkegårdens arbejdsmiljørepræsentant, samt to ansatte der ikke er ansat på kirkegården. Organisationen holder mindst et lovpligtigt møde pr. kvartal, samt mindst et årligt fælles medarbejdermøde sammen med Menighedsrådet, hvor eventuelle problemstillinger bliver drøftet. Da der på de folkekirkelige arbejdspladser ofte er flere arbejdsgivere og personalegrupper involveret, er der i henhold til arbejdsmiljøloven pligt til, at menighedsråd, provst og biskop samarbejder om at sikre sunde arbejdsmiljøforhold. Menighedsrådet har det overordnede daglige ansvar for arbejdsmiljøet på de folkekirkelige arbejdspladser, men hvis også præster er involveret, skal der samarbejdes med de gejstlige myndigheder. I øvrigt har biskoppen via sin tilsynsforpligtelse overfor de kirkelige myndigheder en pligt til at sikre, at menighedsrådene agerer som påkrævet i relation til arbejdsmiljøet. Alle skal overholde sikkerhedsbestemmelserne på arbejdspladsen, bære påkrævede, udleverede værnemidler og anvende redskaber og værktøj på en måde, så der ikke sker skader eller overbelastning. Yderligere oplysninger findes bl.a. på www.folkekirkenspersonale.dk og www.kirketrivsel.dk. 7.2 Arbejdspladsvurdering (APV) Alle menighedsråd har pligt til at gennemføre en arbejdspladsvurdering i samarbejde med de ansatte. En APV skal være skriftlig og indeholde en kortlægning, vurdering, prioritering, inddragelse af sygefravær samt en handlingsplan for opfølgning. Til denne kortlægning benyttes samme leverandør som til MUS, nemlig Musskema.dk Identifikation og kortlægning: Hvad er godt ved arbejdsmiljøet og er der nogle arbejdsmiljøproblemer? 22
Beskrivelse og vurdering: Hvad er årsagerne til problemerne og hvordan kan problemerne løses? Inddragelse af sygefravær: Kan sygefraværet, eller dele heraf, henføres til virksomhedens arbejdsmiljø? Prioritering af løsninger og udarbejdelse af handlingsplan: Hvilke problemer skal løses først og hvordan, hvornår og af hvem? Retningslinjer for opfølgning på handlingsplan: Har løsningen afhjulpet problemet? En APV skal ajourføres mindst hvert tredje år(der er sidst udarbejdet APV i 2015) og der er metodefrihed ved gennemførelsen. Man kan f.eks. bruge spørgeskemaer/tjeklister eller gennemføre interview, gruppemøder eller lignende. Det vigtigste er, at man kommer rundt om de problemer, der måtte være og at der findes løsninger herpå. Alle skal vide hvor APV en fysisk er placeret. Arbejdstilsynet har krav på at få APV en udleveret, hvis de ønsker det. Det er en god ide at tage APV på dagsordenen til den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Dette drøftes under det faste punkt på dagsordenen på årets medarbejdermøde. 7.3 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Der skal afholdes en årlig arbejdsmiljødrøftelse. Det er menighedsrådet, som skal sørge for at den årlige arbejdsmiljødrøftelse finder sted. Man kan selv vælge hvordan drøftelsen skal foregå, f.eks. det årlige medarbejdermøde eller et selvstændigt møde. Det anbefales at der på forhånd er fastlagt en dagsorden for mødet, så alle deltagere kan være godt forberedte. Menighedsrådet skal overfor Arbejdstilsynet kunne dokumentere skriftligt, at man har afholdt den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Man kan f.eks. notere i virksomhedens APV, eller blot på et stykke papir, hvornår drøftelsen fandt sted og hvem som deltog, eller det kan fremgå af et evt. referat. 7.4 Psykisk arbejdsmiljø Menighedsrådet har ansvaret for, at indholdet i og betingelserne for arbejdet giver de bedste muligheder for et godt psykisk arbejdsmiljø. Alle ansatte såvel som arbejdsgivere har dog pligt til at medvirke aktivt til, at der er et godt psykisk arbejdsmiljø ved kirken, uanset om man selv er direkte involveret i eventuelle problemer. 23
7.5 Vold, trusler, chikane mv. Medarbejderne må ikke udsættes for fysiske eller psykiske overgreb, f.eks. vold, trusler, misbrug, chikane eller mobning. Et godt psykisk arbejdsmiljø er alles ansvar. Vold og trusler og chikane er hele arbejdspladsens anliggende og ikke kun den enkelte medarbejders problem. Det vil sige, at hele arbejdspladsen skal forholde sig til, hvordan man kan undgå, begrænse og forebygge problemet. Vold kan karakteriseres som et fysisk eller psykisk overgreb eller en trussel om dette. Det forekommer blandt andet, hvis en medarbejder udsættes for fysisk overlast som slag, spark, spyt m.v. eller psykisk overlast som trusler om vold mod sig selv eller familien, grove verbale krænkelser, systematisk fornedrelse m.v. Sexchikane er et arbejdsmiljøproblem, som arbejdspladsen skal løse. Det er ikke den chikaneredes eget personlige ansvar at løse problemet. Sexchikane handler ikke om seksuel tiltrækning men om manifestation af magt. Sexchikane er en form for mobning, der i lighed med andre former for mobning er meget belastende for den, det går ud over. Grænsen for sexchikane er flydende, fordi opfattelsen af hvad der er sexchikane er forskellige. Sexchikane defineres som en seksuel handling, som er uønsket og derfor ubehagelig. Det er vigtigt at gøre udøveren opmærksom på, at handlingen er uønsket og ubehagelig. Hvis udøveren ikke respekterer dette, vil der være tale om sexchikane. Det er først og fremmest ledelsens ansvar at sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø, hvilket indebærer en handlepligt, hvis ledelsen bliver bekendt med, at der foregår seksuel chikane. Alle former for overgreb er uacceptable. Den daglige omgang med hinanden skal være præget af respekt og tolerance både verbalt, fysisk, psykisk og kulturelt. 8 Mobbepolitik Mobning tolereres under ingen omstændigheder på de kirkelige arbejdspladser. Der er tale om mobning, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid eller gentagne gange på grov vis, udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger og hvis disse handlinger opfattes som sårende eller nedværdigende og den krænkede ikke er i stand til at forsvare sig imod dem. Mobning er et arbejdsmiljøproblem, som arbejdspladsen skal forholde sig til og løse. Alle der bliver bekendt med, at der foregår mobning bør handle. Ledelsen har, via deres overordnede ansvar for 24
trivslen på arbejdspladsen, en særlig pligt til at handle, hvis de bliver bekendt med at der foregår mobning. 9 Stresspolitik Alle kan i løbet af et arbejdsliv opleve en periode med udbrændthed eller stress. Stress er således noget, vi skal kunne forholde os til på arbejdspladsen. Den langvarige og sundhedsskadelige stress ikke at forveksle med den stress, som kan opleves kortvarigt i forbindelse med en udvalgt opgave er ikke en acceptabel tilstand og skal som sådan bekæmpes forebyggende og håndteres, når den opstår. Da stress kan være en reaktion på et belastet psykisk arbejdsmiljø og et godt psykisk arbejdsmiljø omvendt kan begrænse stress, er arbejdet med de ansattes trivsel på arbejdspladsen afgørende for forebyggelsen af stress. Alle på arbejdspladsen - menighedsråd såvel som ansatte - har hver især et ansvar for at drage omsorg, hvis en medarbejders arbejdsindsats eller samarbejdsevne er præget af stress. Menighedsrådet er forpligtet til at begrænse den langvarige arbejdsrelaterede stress ved at: kortlægge, forebygge og håndtere stress på arbejdspladsen. Kortlægningen af stress vil ofte finde sted i forbindelse med en arbejdspladsvurdering eller trivselsundersøgelse. Forebyggelse og håndtering kan være med til at fjerne de tabuer, der kan være omkring stress og gøre det lettere at forebygge stress og håndtere situationen og reagere hensigtsmæssigt over for den, der er ramt af stress. 9.1 Følelsesmæssige krav i arbejdet Høje følelsesmæssige krav i arbejdet er et vilkår, når man arbejder med mennesker. Det gælder i særlig grad, når man har at gøre med mennesker i følelsesmæssige situationer, som det er tilfældet med det kirkelige arbejde. For de fleste er et sådant arbejde meget meningsfuldt, men det kan også være kilden til stress og udbrændthed. Menighedsrådet arbejder aktivt for at sikre rammerne for, at det kirkelige arbejde kan løses tilfredsstillende herunder for at minimere de negative konsekvenser, som de høje følelsesmæssige krav det kirkelige arbejde kan have for medarbejdernes trivsel og helbred. De negative konsekvenser af de høje følelsesmæssige krav i det kirkelige arbejde minimeres ved en prioritering af følgende: 25
Positive arbejdsmiljøfaktorer som god ledelse, social støtte, indflydelse i arbejdet og udviklingsmuligheder. Alle disse elementer er vigtige forudsætninger for, at medarbejderne kan trives med høje følelsesmæssige krav i arbejdet. God social støtte fra kollegaerne hvor det er naturligt og legalt, at tale om episoder, man har oplevet i sit daglige arbejde, som berører en og at man som kollega altid prioriterer den nødvendige samtale med sin berørte kollega. Uddannelse af medarbejderne hvor de forberedes og klædes på til at håndtere de følelsesmæssige krav. Præster såvel som andre ansatte ved kirken og på kirkegården oplever mennesker i sorg, som gerne vil tale med dem. Præsterne er uddannede til at forholde sig til andre menneskers sorg og derfor giver det god mening, at det netop er præsterne, der udfører dette arbejde; men det er vigtigt, at andre ansatte også klædes på til at håndtere og yde støtte i det omfang, det må forventes at være nødvendigt. Den daglige leder har kompetence til i enkeltstående tilfælde, at rekvirere psykologhjælp betalt af menighedsrådets kasse. 10 Ferie Menighedsrådet ønsker at planlægge ferien, så medarbejderne så vidt muligt får ferie som de ønsker, herunder at tage hensyn til tidspunktet for sommerferien for medarbejdere med skolesøgende børn. Ved ferieplanlægningen skal der tages hensyn til alle medarbejdere. Man kan således ikke forvente at få accept af sin ferie, uden at andre medarbejdere også har haft lejlighed til at komme med deres ferieønsker. Det er menighedsrådets ønske, at ferie og eventuelle særlige feriedage afvikles i ferie-året. Er man sygemeldt, når ferien skulle påbegyndes, har man krav på at kunne aflyse ferien. Opstår sygdom under ferien, har de medarbejdere, der har optjent fuld ferie, ret til erstatningsferie fra den 6. sygedag inden for et givent ferie-år. Der gælder følgende: Medarbejderen har først ret til erstatningsferie efter i alt 5 sygedage. Der skal ske sygemelding efter de sædvanlige regler herfor. Medarbejderen skal fremvise lægelig dokumentation og selv afholde udgiften hertil. 11 Sygdom Sygdom kan ramme alle og er lovligt forfald. Sygdom er naturligvis værst for den, der er syg, men berører også alle andre med tilknytning til arbejdspladsen. 26
Menighedsrådet ønsker et lavt sygefravær og det er en målsætning, at arbejdsmiljørelateret sygefravær undgås eller reduceres mest muligt. Det er vigtigt med en tidlig indsats i forhold til syge medarbejdere, da det kan være med til at mindske sygefraværet og sikre en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen. Der kan læses mere om rettigheder og pligter i forbindelse med sygdom på www.folkekirkenspersonale.dk, hvor der bl.a. oplyses om sygefraværssamtaler, fastholdelsesplaner, mulighedserklæringer m.v. 11.1 Kroniske og/eller livstruende sygdomme Hvis en medarbejder lider af en kronisk og/eller livstruende sygdom, vil menighedsrådet arbejde for at fastholde medarbejderen, hvis vedkommende selv ønsker dette og sygdommens karakter giver mulighed for det. Menighedsrådet vil derfor i videst muligt omfang imødekomme og støtte medarbejderens mulighed for at følge fastlagte behandlingsforløb, lægebesøg m.v, bestræbe sig på at tage øvrige, nødvendige hensyn til medarbejderens situation, såsom delvis omlægning af medarbejderens ansvarsområde, nedsættelse af arbejdstiden eller anskaffelse af særlige hjælpemidler. I tilfælde af egen sygdom eller barnets 1. og 2. sygedag, kontaktes arbejdspladsen senest 1 time efter normal mødetid. Medarbejderen skal så vidt muligt gøre opmærksom på igangværende arbejdsopgaver, der ikke kan vente, og derfor kræver afløsning. Ved længerevarende sygdom (senest 4 uger fra 1. fraværsdag) vil lederen indkalde medarbejderen til en personlig samtale med henblik på en mulig fastholdelse. Se ligeledes Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomst), bilag 1. 11.2 Helbredsudvalg Under arbejdsmiljøorganisationen (AMO) er der nedsat et Helbredsudvalg. Beløb til fordeling pr. år (pr. medarbejder): Skæringsdato for udbetaling: 1.000,00 kr. inkl. moms 30. november Hvis man kommer for sent med en kvittering, kan den rent undtagelsesvis udbetales af næste års pulje. Perioden/puljen løber fra 01/12 30/11. 27
Der ydes tilskud til: Rygstyrkelse og/eller rygestop-kurser. Ved fremvisning af kvittering. Kiropraktor, fysioterapeut, zoneterapeut Ved fremvisning af kvittering. Svømme-kort, motions-kort (ex. abonnement til Loop) F.eks. ved 10-turskort brugt indenfor 3 mdr. refunderes prisen ved fremvisning af det benyttede kort. Fordeling af tilskud: Der reserveres 1.000,- kr. til hver medarbejder, som kan bruges som tilskud til behandling, svømmekort, o.lign. Af hensyn til fællesskabet appelleres der til, at man kun får sine udgifter dækket et sted. Hvert år i december opgør AMO puljen for tilskud, og såfremt der er penge tilbage deles disse ligeligt mellem de medarbejdere, som har opbrugt deres tilskud og haft yderlige udgifter. Anmodning om tilskud til ovenstående eller andre helbredsfremmende tiltag sendes til AMO. 12 Arbejde og familieliv Medarbejderne er hele mennesker, og menighedsrådet finder det vigtigt, at arbejdsliv og familieliv kan hænge sammen. Dette gælder uanset om familielivet er et liv med småbørn, med sygdom i den nærmeste familie, borgerlige ombud eller andet. Ændringer af arbejdet kunne være ønsker om ændret arbejdstid, nedsat arbejdstid (også midlertidigt) og fleksibel arbejdstid. Menighedsrådet er indstillet på at imødekomme sådanne ønsker under skyldig hensyntagen til arbejdspladsen. 13 Alkohol m.v. Som udgangspunkt hører alkohol ikke til på folkekirkens arbejdspladser. Ved receptioner, runde fødselsdage, jubilæer, o. lign. kan menighedsrådet godkende, at der serveres f.eks. øl eller vin. Hvis en medarbejder har alkoholproblemer eller andre misbrugsproblemer er det vigtigt, at medarbejderen hjælpes så tidligt i forløbet som muligt. 28
Alle medarbejdere har et medansvar for, at der tages initiativ til hjælp og støtte til en kollega med et begyndende misbrugsproblem. Men menighedsrådet har et særligt ansvar for, at der bliver taget hånd om misbrugsproblemer. 14 Rygning Folkekirken er underlagt de almindelige regler om rygning på offentlige arbejdspladser. Reglerne betyder, at man ikke må ryge indendørs på arbejdspladsen - heller ikke i enkeltmandskontorer. Det er menighedsrådets ansvar at sørge for, at de ansatte overholder reglerne og at der er udarbejdet en skriftlig rygepolitik, hvoraf det fremgår, hvor der må ryges og hvilke konsekvenser overtrædelse af rygepolitikken medfører. Lov om røgfri miljøer skal sikre, at ingen medarbejdere udsættes for passiv rygning på arbejdspladsen. Kap. 14 er også gældende for E-cigaretter. 15 Seniorer Menighedsrådet er indstillet på at bruge statens rammeaftale om senior- og fratrædelsesordninger. Se moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk 15.1 Seniorsamtaler I forbindelse med MUS tilbydes ældre medarbejdere en seniorsamtale, som har fokus på fastholdelse på arbejdspladsen og medarbejderens ønsker og forventninger til sit arbejdsliv på kortere eller længere sigt. 16 Afskedigelse Menighedsrådet ønsker som udgangspunkt at fastholde gode medarbejdere. Menighedsrådet vil derfor kun gribe til uansøgt afsked, hvis andre mulige løsningsmodeller er overvejet, eventuelt afprøvet og ikke fundet tilstrækkelige til at løse problemet. Ved uansøgt afsked sker opsigelse skriftligt og begrundet i enten medarbejderens eller menighedsrådets/arbejdspladsens forhold. Afsked sker med gældende varsel og efter forudgående høring i henhold til gældende regler. 29
17 Modtagelse af gaver, vederlag e.l. Modtagelse af gaver er reguleret af almindelige forvaltningsretlige principper og af straffeloven. De ansatte må ikke modtage gaver eller andre fordele, der har karakter af bestikkelse og medarbejderne bør under alle omstændigheder være yderst tilbageholdende med at modtage gaver eller andre fordele fra borgere og virksomheder. Der skal ikke kunne rejses tvivl om de ansattes habilitet, saglighed og upartiskhed. 18 Fri uden løn, orlov Ved ønske om fri med eller uden løn kan medarbejderen søge menighedsrådet om tjenestefri. En sådan ansøgning vil blive konkret vurderet efter saglige kriterier. 18.1 Fri med løn Medarbejderne har en hel fridag med løn på særlige mærkedage som: 50 og 60 års fødselsdag, eget bryllup, kobber- og sølvbryllupsdag, samt 25+30+35+40 års jubilæumsdag. 19 Ytringsfrihed/tavshedspligt Menighedsrådet finder, at åbenhed fra medarbejdernes side over for omgivelserne vil kunne bidrage til offentlighedens kendskab til folkekirken. Medarbejderne må gerne i almindelighed fortælle andre om deres arbejde og om forholdene på arbejdspladsen. Alle, der virker i den offentlige forvaltning, har imidlertid tavshedspligt i henhold til straffeloven, når en oplysning f.eks. ved lov er betegnet som fortrolig. I personalesager er der f.eks. hensyn at tage til enkeltpersoners personlige, herunder økonomiske og helbredsmæssige, forhold. I andre sager er det f.eks. oplysninger om brugeres private forhold. 30