Sekretær for menighedsrådet Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse Undervisningsministeriet.11. december 2014. Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Inger Merete Pedersen, AMU- Fyn Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af Sekretær for menighedsrådet, 11. december 2014 udviklet for Undervisnings-ministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Inger Merete Pedersen, AMU-Fyn 1
Undervisningsmateriale Inspiration til AMU-uddannelsens praktiske gennemførelse Omhandlende AMU-uddannelsen 44366, Sekretær for menighedsrådet Materialet har til formål at give inspiration til, hvordan AMU-uddannelsens mål kan nås, herunder en synliggørelse af centrale temaer og emner, som kan indgå i undervisningen. Desuden en beskrivelse af det udviklede undervisningsmateriale, og hvorledes dette kan anvendes og omsættes pædagogisk til brug i undervisningen. Materialet giver således konkrete forslag til undervisningens gennemførelse i form af en beskrivelse af uddannelsesstruktur, forløb, indhold og de rammer, undervisningen kan gennemføres på baggrund af. 2
Nr. og titel på AMU-uddannelsen 44366 Sekretær for menighedsrådet 1. Uddannelsesmålets sammenhæng til FKB Uddannelsesmålet findes i FKB 2676 Praktisk kirketjeneste 2. Uddannelsesmål Deltageren kan varetage opgaven som sekretær for menighedsrådet og nedsatte udvalg. Deltageren kan herunder medvirke til mødeplanlægning i forhold til tidsterminer samt mødeforberedelse, -afholdelse og -opfølgning ved brug af blandt andet digitale hjælpemidler. Deltageren kan bistå med rådgivning om menighedsrådets opgaver og kompetencer ud fra et grundlæggende kendskab til gældende lovgivning og aftaler m.v. Deltageren har viden om ansvarsfordeling i menighedsrådet, forretningsorden, mødeoffentlighed, tavshedspligt, habilitet, m.v Deltageren kan arkivere menighedsrådets sagsakter, beslutningsprotokol og andre dokumenter efter gældende regler ved brug af relevante værktøjer. 3. Målgruppe, jobfunktion og deltagerforudsætninger Kordegne og lignende, som fungerer eller skal fungere som sekretær for menighedsrådet. 4. Uddannelsesstruktur Uddannelsen indgår i grunduddannelsen for kordegne, herunder Tilrettelæggelse af det praktiske arbejde i kirken, hvor folkekirkens styringsstruktur gennemgås. Uddannelsen kan med fordel suppleres med Sekretær for menighedsrådet 2. 5. Holdsammensætning Deltagerantal 14 18. Deltagerne kan med fordel have kendskab til menighedsrådet arbejdsbetingelser og folkekirkens styringsstruktur som erhvervet ved deltagelse i Tilrettelæggelse af det praktiske arbejde i kirken. 6. Øvrige anbefalinger Sammenhængende undervisning i 3 dage. Kan afvikles som split. 7. Udviklerinstitution og personer AMU-FYN, Petersmindevej 50, 5000 Odense c tlf. 66136670 Inger Merete Pedersen, imp@amu-fyn.dk 8. Øvrige ressourcepersoner 9. Lærerprofil Underviseren skal have en grundig viden om de emner, som indgår i undervisningen, herunder de love, bekendtgørelser og cirkulærer, som regulerer menighedsrådets arbejde 3
samt kendskab til menighedsrådets arbejde, arbejdsbetingelser og sammensætning. Praktisk erfaring med menighedsrådsarbejde vil være en fordel. 10. Centrale temaer og emner i uddannelsen Tema 1: Menighedsrådendes historik Tema 2: Kirkelig lovgivning og praksis som menighedsrådet er berørt af Tema 3: Praktisk sekretær for menighedsrådet Tema 4: Arkivering af menighedsrådets sagsakter 11. Undervisningsmateriale Anbefalet undervisningsmateriale til deltageren: Diverse love og bekendtgørelse, som indgår i undervisningen, uddeles Anbefalet baggrundsmateriale til undervisen: Diverse kirkeretsligt litteratur Diverse blade fra faglige organisationer, herunder Landsforeningen af Menighedsråds medlemsblad 12. Ideer til pædagogisk tilrettelæggelse og gennemførelse af undervisningen Tema/emne Mål Aktivitet undervisningsmateriale og pædagogisk metode Tema 1 Menighedsrådets historik Tema 2 Menighedsrådsloven Deltageren har en forståelse fo,r hvorfor der er menighedsråd og har et kendskab til historien Deltageren har kendskab til gældende menighedsrådslov Bygningslove Deltageren har kendskab til bygningslovenes betydning for menighedsrådet Forvaltningslove Deltageren har kendskab til de forvaltningsretlige begreber, som et menighedsråd bør kende. Folkekirkens forsikring Deltageren har en viden om, hvordan forsikringssager håndteres Tema 3 Tidsterminer Deltageren har forståelse for, at der er allerede fastlagte terminer, som skal overholdes PP 1-14 Dialog Opgave 1 Opgave 2 Opsamling i plenum PP 15-32 PP 33-49 Dialog PP 50-55 Dialog PP 56-61 Dialog Årets gang PP 96 Dialog 4
Digitale verden Vedtæger og roller Afholdelse af møde Deltageren er opmærksom på nogle af de digitale tjenester og internetsider, menighedsrådet benytter sig af Deltageren kender til vedtægter for menighedsrådets arbejde og til funktionerne som formand, kasserer, kirkeværge og kontaktperson. Deltageren har forståelse for et menighedsrådsmødes struktur og kender til referatskrivning PP 62-72 Øvelse: Ansøge VEU godtgørelse Finde relevante ting på hjemmesider PP 72-80 Øvelse med vedtægter Praktisk øvelse Øvelse Referat 1 Øvelse referat 2 Opsamling i plenum PP 81-91 Tema 4 Arkivalier Deltagerens har forståelse for vigtigheden af at menighedsrådet har et arkiv, og hvordan det kan opbygges. PP 92-95 Dialog, fremvisning af DAP / eller øvelser Afsluttende Case 5
Øvelser til Sekretær for menighedsråd Øvelse 1 Menighedsrådsloven Øvelse 2 Menighedsrådsloven Øvelse 3 Referatskrivning 1 Øvelse 4 Referatskrivning 2 Øvelse 5 Gruppeopgave: Vedtægter Afsluttende Case 6
Øvelse 1 Søren Hansen er blevet spurgt, om han kunne tænke sig at gå ind i menighedsrådet. For at danne sig et overblik over opgavens omfang læser han i menighedsrådsloven. 1. Hvad er menighedsrådets hovedansvarsområde? Søren er også blevet spurgt, om han måske kunne tænke sig at blive formand. 2. Hvad er formandens ansvarsområder? Søren deltager som tilhører i et menighedsrådsmøde 3. Kan han det? Søren har nu tænkt over sagen og er blevet valgt til menighedsrådet. Søren har også læst på Sogn.dk, at der er 2097 folkekirkemedlemmer i sognet. 4. Hvor mange kollegaer har Søren i Rådet? Søren ved, at han er det første valgte medlem og derfor skal indkalde til det første møde. Han indkalder til møde den 15. december. 5. Hvad skal der ske på det første møde? Søren bliver valgt til formand. Han følte sig lidt ilde tilpasm fordi valget var foregået ved håndsoprækning 6. Hvorfor det? Søren leder konstitutions mødet og øvrige poster bliver valgt, kirkeværge, sekretær, kasserer, og kontaktperson. Det er svært at finde en, der vil være kontaktperson. Løsningen bliver, at Præsten og Kirketjeneren (medarbejderrepræsentanten ) deler jobbet mellem sig. 7. Må de det? Da rådet skal til at konstituere et kirke- og kirkegårdsudvalg, vil kirkeværgen som en selvfølgelighed med. Det er jo hans område. 8. Kan han det? Præsten vil gerne have et arrangementsudvalg, så han ikke sidder med hele ansvaret for kirkelige aktiviteter, og han vil meget gerne have sin kone med i det udvalg. Præsten vil også meget gerne have den valgte sekretær til at være sekretær for dette udvalg. 9. Er det muligt at få præstens kone og den valgte sekretær med? 7
Under mødet fortæller rådsmedlem Ole Andersen, at han skal have nye knæ den 2. januar og derfor skal være sygemeldt i 4 måneder. Da mødet er slut aftaler Søren og sognepræsten, at Søren hænger en seddel op i brugsen med den nye konstituering. 10. Er det i orden? 8
Øvelse 2 Søren er ved at indkalde til næste møde og sidder og spekulerer på, om ikke det er en god ide med at få fælles holdninger til afvikling af mødet. Søren møder i sit civile arbejde kl. 4 om morgenen og vil gerne, at alle møder stopper senest kl. 21. Kan rådet sætte tidsforbrug på et møde? Søren har fået et brev fra nabosognet om, at deres graver har et ønske om en løvsuger. Det er en meget dyr maskine, og nabosognet foreslå,r at man køber en løvsuger og deler den. Kan samarbejdet lade sig gøre, og hvad kræver sådan et samarbejde? Søren fik af rådsmedlem Ole Andersen at vide, at menighedsrådet ikke havde afholdt menighedsmøde sidste år, og det var han meget ked af. Søren gjorde sig en note om, at det må han finde ud af, og skal det møde afholdes, skal det selvfølgelig afholdes. Søren tænker på, om det næste møde kan blive til menighedsmøde. Kan Søren ændre et menighedsrådsmøde til et menighedsmøde? Præsten har foreslået Søren, at hver anden gudstjeneste om sommeren lægges til 08.00 og hver anden til kl. 20. Samtidig vil han gerne have lov til at indsamle til kirkens korshær hver eneste søndag. Søren undrede sig over, at præsten spurgte og læser igen i menighedsrådsloven. Hvorfor spurgte præsten? I dette råd er kirketjeneren medarbejderrepræsentant. Kirketjenerens mand er graveren. De har lige købt et lille husmandssted, hvor de dyrker frilandsgartneri. De har en hel del stedmoderplanter til salg og synes, at deres planter er bedre end dem, de plejer at købe til brug på kirkegården. Graveren sender et tilbud til kirkeværgen om køb af stedmoderplanter. Prisen på stedmoderplanter er noget lavere, end hvad de plejer at betale. Kirkeværgen vil gerne have dette tilbud med på mødet. Hvad er det, der gør Søren betænkelig ved den sag 9
Øvelse 3 1. møde i november,. 2. år efter valg Godkendelse af dagsorden Til Beslutning: Konstitution Kopimaskine beregning, køb og priser v/ Per Hansen Fremlæggelse af kvartalsrapport Konto kirkelige aktiviteter er overskredet med 50000 hvad gør vi. Referat af visionsseminar Følgende punkter skal prioriteres: Sognemedhjælper stilling Mandeklub ( mænd kan mødes og snakke uden damer) Tema gudstjenester 4. klasse-pensionist dage Børnekor Syng som du har lyst kor ( voksne der synger sammen) Formel kirkekunst klub pilgrimsvandring Ansøgning fra graver om M-råd vil være vært ved lokal grandæknings-kursus ca. 2000 kr. Klage over gravsted E14, som ikke renholdt godt nok. Ansøgning om babysalmesang Til Drøftelse Forslag om at lukke for kirkelige handlinger mandag og tirsdag da personalet afvikler fridage 4 kl og pensionister mødes og lærer af hinanden SMS, strik, Fortællinger, syng sammen el..lign Referatskrivning 1 10
Afbud: Gitte Kjeldsen Bjørn, Lasse Lauesen og Preben Berg Mødet åbnes med en sang. 1. Godkendelse af dagsorden. Punkt 3.6 klage over gravsted 3. Til drøftelse: 3.1 Dato for kirkesyn, synsudskrifter skal være provstiet i hænde senest 1. okt. Godkendt der er kaffe og kage graverhuset. 3.2 Kopimaskine Overtagelsespris 95.103,00 kr. + moms Per Hansen ser på hvad der kan betale sig til næste møde. 3.3 Regnskabsrapport fra Kirkekassen Regnskabsrapport fra Kirkegården Undersøges omkring tjenestemandspension konto.0850, konto 3680 er køkkengulv i præstegården, beløbet, er udlignet med 5 midler. Det merforbrug som vi har på kirkegården, ændres ikke fra provstiets side. Kirkegården skal opmåles, så hurtigt som muligt, menda kirkegårdslederen ønsker barselsorlov i 14 dage udskydes det til uge 41. Kirkegårdsmedhjælperen på Korup kirkegård er syg i mindst 4 uger. 3.4 Orientering fra Budgetsamråd i Hjallese Provsti 19. august. Vi kan gøre brug af de præster, som er financeret af provstiet. Messehagler, det bliver med budgettering af 1 af gangen, hvor reelt er behovet? Vi skal have opmålt kirkegården hurtigst muligt. Der mangler ca. 8 mill. i ligningen fra fællesfonden,til Hjallese og Skt. Knuds provsti. Der er fra præsterne udtalt tvivl om behovet for nye Messehagler 3.5 Visionsseminar 12. sept. 2013, Vissenbjerg storkro Orientering ved Jens Rønn Sørensen Spørgsmål sendes ud sammen med referatet 11
3.6 Klage over gravsted Kirkegårdsudvalget sætter et stykke i næste kirkeblad, samt laver en skrivelse til gravstedsindehaverne, ved fornyelse. Menighedsrådsformanden svarer klager. 4. Beslutningssager: 4.1 Udvalg Birgit Didriksen Hun vil gerne i enten Kirkeudvalget, eller Kirkegårdsudvalget Birgit Didriksen er valgt ind i kirkegårdsudvalget. 4.2 Ansøgning Jytte Bjerner søger om 2.300 kr. til Uddannelse til kordegn FU indstiller Indstemmigt vedtaget. 4.3 Ansøgning Nørklerne Pris på bus med fører til deres tur til Middelfart 2.400 kr. alt incl. FU indstiller Godkendt 4.4 Maria Jeppesen Knudsen økonomisk hjælp til rejse til Bangladesh. Forslag fra Jens Rønn Sørensen, Indsamling i kirken den xx november hvor der også BUSK gudstjeneste om eftermiddagen FU indstiller Kan man ikke gøre det over 2 søndage? Vi benytter den xx november, samt en søndag senere efter at Maria har skrevet til kirkebladet. 4.5 Anmodning om tilskud til Driftsstyringsprojekt på kirkegårde, bidrag mellem 2.000 kr og 20. 000 kr Fu foreslår at kirkegården selv finder mulighed på deres budget, men at MR. bestemmer beløbets størelse Kirkegårdsudvalget vil gerne støtte med 2.000 kr. Af kirkegårdens drift. Vedtaget. 12
5. Meddelelser: Meddelelse fra udvalgene: 6.1 Kirkeudvalget. Der kan købes et nyt flygel til 240.000 kr. Men vi har ikke pengene. 6.2 Kirkegårdsudvalget. Se referat. Der skalvære møde mellem Korup mr. og Preben Holm, Per Hansen, Kirsten Jørgensen, og Aage Hajhøj den 3. Sept. 6.3 Bygningsudvalget. Ny vaskemaskine til Lene Jensen 6.4 Aktivitetsudvalget. Referat udsendes 6.5 Kirkebladsudvalget. Det er stadig skoleeleverne der deler bladet ud. 6.6 "Folkekirkens Tværkulturelle Samarbejde i Odense". Intet. 6.7 Kirkeværgen. Tak for hilsenen efter uheldet. Afventer budget, for at få malet graverhuset. 6.8 Kontaktpersonen. MUS samtaler i løbet af efteråret. Personalemøder ønskes ikke længere at være 4 gange men 1 gang om året. Søgt om hjertestarter hos Trykfonden. 6.9 Meddelelse fra præsterne 7. Eventuelt. 13
Bilag1 Mødregrupperne i Kirkeby Kirkeby menighedsråd Vi har observeret, at der mangler udfordringer til de nybagte mødre her i Kirkeby. Vi kan fra andre sogne fået anbefalet babysalmesang og vil forhøre os, om det ikke også kunne lade sig gøre her i Kirkeby? Vi kan selv evenuelt medbringe en musikpædagog, som vil være behjælpelig om nødvendigt Vi ser frem til at høre fra jer. Sundhedsplejerske i Kirkeby og omegn 14
Øvelse 4 Referatskrivning 2 Beslutningsreferat Møde i Grønby kirke Referat af menighedsrådsmøde Afbud: Andreas og Lene Sørensen Den 14.oktober 2014 kl. 18.00 i Graverboligen Dagsorden 1. Godkendelse af Arbejder på Søvej 78 tilføjet under pkt. 7 dagsorden 2. Meddelelser fra formanden og næstformanden SHS mindedes Sv. E. Haase Kaffelisten: 19/10 LS; 26/10 Kirken; 2/11 Allehelgen; 9/11 SWH. Skumringsliste: LKI 3. Præster - GT orienterede om minikonfirmandundervisning. Anordning blev omdelt. - Evaluering af kirkens ny liturgi blev drøftet 4. Gudstj. nytårsaftensdag & Ekstragudstj. juleaftensdag kl.11.00 - Præsterne kan gå videre med idéen om at flytte gudstjeneste fra nytårsdag til nytårsaftensdag og idéen om en ekstra gudstjeneste juleaftensdag kl. 11.00. 5. Nyt lydanlæg - Spørgsmål om nyt lydanlæg i kirken blev drøftet - 6. Økonomi - Revisionsprotokollat af 12/9 2014 blev godkendt med bemærkning om manglende bogføring af hævdet indbetaling fra en debitor. 7. Forpagtningsjord - Forpagtningsaftalerne blev drøftet. MR besluttede, at indhente udtalelse hos Kirkeministeriet angående mulighed for genforpagtning uden forudgående udbud. 8. Kirkeværge og KKU 9. Kontaktperson - Intet at bemærke 10. Meddelelser til presse og hjemmeside Nelly Søndergaard forlod mødet kl. 20.00 MR besluttede at investere i en ny opvaskemaskine i graverboligen. Pris incl. montering samt el-arb. Ca. 40.000 kr. MR besluttede at købe en 3. pers sofa til præstekontoret ca. 18.000 kr. og inventar til bryggers på Søvej 78 pris 17.062,75 kr. MR besluttede at godkende arbejder vedrørende fældning af Mirabelletræ og renovering af eksisterende bede langs huset på søvej 78. Tilbud foreligger incl. moms 11.875. MR besluttede at anskaffe mobilpakke og sikkerhedspakke til Kirkeweb i alt 1. år 8.520,00 kr. 15
11. Eventuelt Intet 16
Dagsorden den xx november 1. Godkendelse af dagsorden 2. Konstitution af rådet 3. Meddelelser fra formanden og næstformanden 4. Præster 5. Godkendelse af kvartalsregnskab (se bilag) 6. Forpagtningsjord. Efter forespørgsel hos kirkeministeriets konsulent skal aftalen i udbud. Hvad gør vi. 7. Ældreklubben har bedt om en ældregudstjeneste 1. torsdag i måneden kl. 10:30 (se bilag) 8. Præsterne: Gudstjeneste nytårsaftensdag. Vil menighedsrådet vil være vært ved en nytårsskål efter gudstjenesten 9. Tilbud fra: Teatergruppen Swantewit tilbyder at afholde 2 forestillinger ved børnegudstjenester i februar. Pris 7.550,-. tillæg for aftengudstjeneste samme dag 3.500 kr. 10. Kontaktperson: Personalet har ansøgt om følgende kurser Graver: Træfældningskursus på AMU i januar KR: 610 og VEU refusion. Kirkesanger: Stemmetræningskursus i januar kr: 4000. 11. Meddelelser fra personale Øvelse 17
Bilag Til Menighedsrådet og præster i Grønby kirke Ansøgning Mange af vores medlemmer har transport og tidsproblemer med at deltage i søndagens gudstjenester derfor kunne vi godt tænke os en gudstjeneste den 1. torsdag hver måned. Vi vil synes at kl 10:30 er passende og så en gudstjeneste af ca. 45 min varighed. Medlemmerne af ældreforeningen går derefter i sognehuset og spiser frokost og har andet socialt samvær. Venlig hilsen Hans Andersen, Formand 18
Øvelse 5 Gruppeopgave Vedtægter: Den udleverede vedtægt skal læses nøje igennem og gennemdrøftes i gruppen. Vedtægten skal fremlægges i plenum. Husk at det kun er jer, der har læst denne vedtægt ordentligt igennem og skal fortælle indholdet til de andre i klassen. 19
Afsluttende case Sekretær for menighedsrådet Som sekretær for menighedsrådet skal du forberede dig til menighedsrådsmøde. Grønbykirke er fra 1930 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning af beslutninger 3. Fældning af gammel lind på kirkegården tilbud vedlægges 4. Mulig ændring af døbefond ( den er for høj) (bilag) 5. Langtidssygemelding fra medlem Jens Andersen 6. Resultat af provstesyn a. Alliker i skorsten på præstegården b. Provst påpeger at Muren mellem parkeringsplads og kirkegård er ved at vælte er en akutsag der skal tages en beslutning 7. Graveren ønsker tilladelse til at bruge Roundup til bekæmpelse af mælkebøtter i plænerne 8. Brev fra Blåby og Rødby sogne ang. samarbejde om køb af fælles plæneklipper (bilag) 9. Plads mangel i arkiv. Muligheder: Makulere alle regnskaber op til 2012. Ligeledes er der tegninger og byggepapir fra restaurering af præstegården i 1960 som kunne bortkaffes. Dette vil løse et arkivpladsproblem 10. Nyt fra personalet 11. Meddelelser fra Formand, præst, kirkeværge, kontaktperson. 12. Eventuelt 20
- 53 - Til stede var Fraværende: Punkt 1 Møde den 14-10-14 i konfirmandstuen for - Grønby pastoratsråd Torben Hansen,(formand) Inger Merete Pedersen Pedersen,(sekretær), Leif Nielsen, Hanne Grene, Niels Erik Jensen,(kirkeværge) Jonna Stenbæk Sjøgaard (graver),søren Ratzer ( præst), Anne Marie Mortensen,(Kontaktperson) Inge Merete G. Pedersen; Jens Andersen Annie Jensen, Godkendelse af dagsorden: Godkendt Punkt 2 Punkt 3. Opfølgning af beslutninger og synsprotokol Niels Erik Jensen om tilbud. Kirkegårdsrenovering. Tilbud 1 43375,0 kr Inkl. Thujahæk. og Tilbud 2: 46968 kr. Inkl. Thujahæk. Begge priser Inkl. moms. Anlægsbudget 30.000 kr. skal skubbes til senere. Vi tager tilbud 1. Tilbuddet er sendt over til Provst. Kirkegårdskonsulent anbefales og Niels Erik Jensen kontakter ham og aftaler møde. 1. Personale / menighedsråd. Kirkegårdsvedtægter i. Pastoratsrådet godkender ordensreglerne. Inger Merete Pedersen sender til provstiudvalg Medhjælper til Grønby i. Jonna har ansat Trine Sørensen fra Vester Hæsinge Anne Marie Mortensen sørger for papirer Referat fra ekstraordinært kirkesyn (forpagterbolig) i. Provsten og Morten arkitekt var på syn i forpagterboligen. Huset trænger til en grundig renovering og det bliver meget dyrt. Vi har ikke penge til det. ii. Niels Erik Jensen laver en køreplan for event hussalg, og så laves der en endelig beslutning. Bygningsudvalget: Anne Marie Mortensen og Hanne Nielsen og Niels Erik Jensen går i gang. Kirkemurs renovering Grønby i. Kirkemuren kan rokkes med et let skub- er ikke holdbart. Provst sætter det til akutsag. ii. Enten kan der laves stendige eller sætte støttepiller til, eller bygge muren op fra grunden. Tilbud på helt ny mur: Brd.. Møller. pris på ny mur 30.5 m, mellem gårdsplads og kirkegård, med 16 piller. Pris 185.625 incl. Moms. dette er meget dyrt. Rådet beder kirkeværge komme med pris på kun støtteben. Økonomi vedr. kirkegård og forpagterbolig renovering i. Intet nyt at bemærke 21
Diverse arrangementer frem til og med hellig tre konger i. Torsdag den 6. december. Kl. 19.30 med Lusangi koret. Niels Erik Jensen sørger for praktiske ii. Fin koncert med Hanne Bramsen og Christina Bjørkøe. Ca. 60 deltagere. Punkt 4 Punkt 5 Punkt 6 Økonomi Inger Merete Pedersen gennemgik regnskab. Regnskabet ser ok ud. Meddelelser fra Formand Kirkeværger Kontaktperson og Præst Formanden er indbudt til Vester Hæsinge menighedsråd og for at fortælle om sammenlægning af menighedsråd. Præst Mødedatoer: 30. januar kl. 19.00 27. februar. Præsten har problemer med omdeling af kirkebladet. IMP undersøger ved idrætsforening Kirkeværge: Niels Erik Jensen: Brandsyn har været i begge kirker. Ellers Alt OK Jonna Sjøgaard har haft problem med hvor mange gange en urne kan flyttes- og leder efter reglerne. Inger Merete Pedersen prøver at undersøge hvilke regler der gælder. Eventuelt. 22
Lindetræ 1 Anlægsgartner Grøn Grønby Tilbud til Grønby Kirke Vedrørende af fældning af Gl. Lindetræ ved kirkegård Fældning 5000,00 bortskaffelse af træ 1500,00 Stubfræsning 3 timer à 350 kr. 1050,00 Ialt 7550,00 Alle priser er Excl. Moms Tilbud gældende 6 mdr. Venlig hilsen Gunnar Grøn Lindetræ 2 Grenes ejendomsservice Grønby Tilbud til Grønby kirke Vedrørende af fældning af Gl. Lindetræ ved kirkegård Fældning og bortskaffelse af træ 8000kr incl. moms Ved ønske om stubfræsning kan jeg tilbyde følgende afregnet på timetakst. Indlejning stubfræser til 250 kr. i timen og dertil en mand 180 kr. i timen. Anslået timetal 3 timer. Venlig hilsen Jens Grene 23
Grønby døbefond l Forslag afskæring her Grønby sogns menighedsråd Vi vil invitere jer til et møde i Sognegården hvor vi gerne vil drøfte muligheden for et eventuelt maskinsamarbejde i første omgang står både Rødby og Blåbys plæneklippere for udskiftning og vi er bekendt med at det samme gælder for Grønbys plæneklipper. Vi vil kunne købe en mere effektiv plæneklipper hvis vi slår os sammen og samtidig, med det resultat at slå græs udgifterne vil falde for os alle sammen.. Venlig hilsen Marius pedersen 24
Velkommen til Sekretær for menighedsrådet
Mål: Deltageren kan varetage opgaven som sekretær for menighedsrådet og nedsatte udvalg. Deltageren kan herunder medvirke til mødeplanlægning i forhold til tidsterminer samt mødeforberedelse, -afholdelse og -opfølgning ved brug af blandt andet digitale hjælpemidler. Deltageren kan bistå med rådgivning om menighedsrådets opgaver og kompetencer ud fra et grundlæggende kendskab til gældende lovgivning og aftaler m.v. Deltageren har viden om ansvarsfordeling i menighedsrådet, forretningsorden, mødeoffentlighed, tavshedspligt, habilitet, m.v Deltageren kan arkivere menighedsrådets sagsakter, beslutningsprotokol og andre dokumenter efter gældende regler ved brug af relevante værktøjer.
Menighedsråds historik
Grundlovens bestemmelser om folkekirke og religion Danmarks Riges Grundlov af 5. juni 1953 indeholder følgende 7 bestemmelser om den danske folkekirke og om religionsforhold i øvrigt. 4. Den evangelisk-lutherske kirke er den danske folkekirke og understøttes som sådan af staten. 6. Kongen skal høre til den evangelisk-lutherske kirke. 66. Folkekirkens forfatning ordnes ved lov.
67. Borgerne har ret til at forene sig i samfund for at dyrke Gud på den måde, der stemmer med deres overbevisning, dog at intet læres eller foretages, som strider mod sædeligheden eller den offentlige orden. 68. Ingen er pligtig at yde personlige bidrag til nogen anden gudsdyrkelse end den, som er hans egen. 69. De fra folkekirken afvigende trossamfunds forhold ordnes nærmere ved lov. 70. Ingen kan på grund af sin trosbekendelse eller afstamning berøves adgang til den fulde nydelse af borgerlige og politiske rettigheder eller unddrage sig opfyldelsen af nogen almindelig borgerpligt.
Hvornår 1856 Første menighedsråd - blev ikke succes 1903 første menighedsrådslov af I. C. Christensen 86 af 15. maj 1903 1903 Første menighedsrådsvalg december Kvinder og tjenestefolk havde valgret Ikke mange administrative opgaver, men tæt samarbejde med præst Loven løb i 6 år. 1912 Ny lov. Præsten uafhængig af menighedsrådet. 96 af 10. maj 1912 1922 Biskopperne skal vælges ved afstemning af præster og menighedsråd. 1920 Landsforeningen af menighedsrådslemmer? oprettedes. ( ændrede navn i 2005 til Landsforeningen af menighedsråd)
Hvordan kommer menighedsråd til 1912, valg hver fjerde år 1912 kampvalg 66 % - 2012 kampvalg 4,9 % Stemme % ca. 15
Fakta om folkekirken ( fra landsforeningens hjemmeside)
Hvad er menighedsrådets arbejdsopgaver? Tavleøvelse
Hvad er menighedsrådets arbejdsopgaver Har ansvaret for at lede det kirkelige liv At virke for gode vilkår for evangeliets forkyndelse Administration af kirke og kirkegård Administration af kirkens og præsteembedets indtægter og udgifter Medvirken ved præsteansættelser Deltagelse i valg af provstiudvalg, stiftsudvalg og biskop
Hvad er menighedsrådets arbejdsopgaver 2 Være arbejdsgiver Være økonomiske ansvarlig At give mulighed for godt kirkeliv At passe på og vedligeholde kulturelle bygninger- kirkegård At være medbestemmende i valg af præst, provstiudvalg, stiftsråd, biskop
Hvor kommer pengene fra Bliver betalt af medlemmer. ca 0,88% af indtægt for alle. Ca. 7,8 mia. om året Lokal ligning ca.: 77% Landskirkeskat ca.: 13% Statens øremærkede tilskud Egne indtægter kirkegård gravstedskapitaler, lejeindtægter
Hvad går pengene til Løn ca. 49% Øvrig drift ca. 34% Kirkeligt arbejde Vedligeholdelse af bygninger og kirkegårde Anlæg ca. 17% Kilde: KM. hjemmeside
Menighedsrådsloven
Menighedsrådets hovedansvarsområde (1) 1. Sognets kirkelige og administrative anliggender styres af menighedsrådet, medmindre andet er særligt hjemlet i lovgivningen. Stk. 2. Det påhviler menighedsrådet at virke for gode vilkår for evangeliets forkyndelse.
Formandens ansvarsområder (2) Forbereder menighedsrådets møder og indkalder medlemmerne og præst og medarbejder repræsentant. Udsender forslag dagsorden med tilhørende bilag Leder menighedsrådets forhandlinger Sørger for at menighedsrådets beslutninger udføres Dokumenter vedrørende salg o.s.v underskrives af formanden Har (i meget begrænset) ret til at træffe beslutninger udenom møder.
Deltage i et møde (3) Ja, som tilhører 23. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt eller ønskeligt på grund af sagens beskaffenhed
Hvor mange i rådet (4) 5 er mindste antal valgte medlemmer 2. Menighedsrådet består af mindst fem medlemmer. Antallet udgør fem for det første tusinde og yderligere et medlem for hvert påbegyndt tusinde, dog ikke over femten i alt. 2097 medlemmer =5+2 = 7 medlemmer
Hvad skal der ske på første møde (5) Møde indkaldt for sent ( står i valgloven 1)/ menighedsloven 6 Først vælges formand og derefter næstformand, Kirkeværge Kontaktperson Kasserer sekretær Underskriftsberettiget Kirke og kirkegårdsudvalg Bygningskyndig Præstegårdsudvalg _valgbestyrelse Kalender
Søren føler sig ilde til mode (6) Skal ske ved hemmelig, skriftlig afstemning ( 8)
Præst og kirketjener deler kontaktperson ( 7) 9 stk 5. Menighedsrådet vælger af sin midte 1 person til kontaktperson. Menighedsrådet kan beslutte at en af sognets præster og et valgt medlem kan dele jobbet.
Kirkeværge i kirkegårdsudvalg ( 8) Nej 17 mindst 3 medlemmer og kirkeværgen kan ikke være med. Ved små menighedsråd (5) kan man beslutte at der ikke skal være noget kirkegårdsudvalg, men at alle skal deltage.
Arrangementsudvalg (9) Ja, 20.
Sygemelding (10) Ved sygemelding mindst 2 mdr. indkaldes stedfortræder. 13 Stk. 2
Offentliggørelse af konstitution (11) Beslutninger træffes på møder og ikke som eftersnak 12 Præsten bekendtgør fra prædikestolen hvem der er valgt til rådet og hvem der er blevet formand 12 stk 2 husk formand
Tidsforbrug på møde (12) 22 stk. 3 Menighedsrådet kan fastsætte regler om varigheden af rådets møder.
Samarbejde (13) 42a. To eller flere menighedsråd kan indgår aftale om samarbejde og løsning af opgaver der financierens af kirkekassen. Der skal udarbejdes en vedtægt Vedtægt offentliggøres på stiftets hjemmeside 43 Skal der dispensation til loven skal godkendes og efter god samarbejdet offentliggøres på Kirkeministeriets hjemmeside- og
Menighedsrådsmøde Menighedsmøde (14) For menighedsrådet Vekslende dagsordner Møder aftales på et af de første møder arbejdsåret. For hele menigheden Generalforsamling med fast dagsorden En gang årligt eller efter skriftlig anmodning af 25 af menigheden eller kirkelige tilsynsmyndigheder eller flertal af menighedsrådet medlemmer eller formand eller en præst sammen med 1 valgt medlem 41 Et allerede varslet menighedsrådsmøde, kan være svært at ændre. Der kan tilføjes et menighedsmøde før eller efter. Et allerede varslet menighedsrådsmøde, kan være svært at ændre. Der kan tilføjes et menighedsmøde før eller efter.
Ændring af gudstjeneste tider (15) 35 menighedsrådet beslutter: Tidspunkt for faste gudstjenester Forhold vedrørende konfirmation ( efterårskonfirmation) AND nr 1027 af 24/09/2014 Indførelse af nye autoriserede salmebøger/tillæg. ------samtykke til ( 38)At der ved faste gudstjeneste indsamles Indsamlingscirkulære: CIR nr 21 af 26/03/2007 Kirkeministeriet www.indsamling.folkekirken.dk
Ændring af gudstjeneste tider (15) - 2 38 Præsten skal have menighedsrådets samtykke til: 1) at der ved de faste gudstjenester foretages indsamlinger, 2) at der ved de faste gudstjenester eller kirkelige handlinger anvendes en anden autoriseret liturgi eller andre autoriserede ritualer end dem, der hidtil er anvendt i menigheden, og 3) at der ved de faste gudstjenester eller kirkelige handlinger foretages mindre ændringer i liturgi og ritualer eller benyttes andre salmebøger og salmebogstillæg end de autoriserede.* *Kræver også biskoppens samtykke
Habilitet ( 16) Kirketjeneren er inhabil da manden vil sende tilbud Graver må ikke privat dyrke planter og sælge til egen kirkegård.
Kirkebygninger og kirkegårde
LBK 329 af 29-03-2014: Bekendtgørelse af lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde Bek 338 af 29-03-2014: Bekendtgørelse om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde
Ny kirke Ny kirke godkendes af kirkeministeriet Afleveringssyn afholdes af provst og sagkyndig arkitekt efter KM regler Udvidelse, ændring og ombygning af kirkebygning skal godkendes af stiftsøvrighed
Istandsættelse af kirkebygninger Over 100 år gamle eller undergivet særligt tilsyn i henhold til lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde kapitel VI, skal godkendes af stiftsøvrigheden. Inventar og tilbehør Ændring eller istandsættelse af inventar, der er over 100 år gammelt, må kun ske i henhold til et forslag, der er tilvejebragt gennem Nationalmuseet og godkendt af stiftsøvrigheden.
Inventar generelt Anskaffelse, ændring, istandsættelse af Alter Døbefont Prædikestol Varmeanlæg Tårnure Orgler Klokker Undtaget ( mindre flytbare orgler og automatiske ringeanlæg) Altid stiftøvrighed
Inventar fortsat Inventar som ikke benyttes mere, må ikke fjernes uden provstesyn -Inventar og prydelser af kunstnerisk historisk værdi - Stiftsøvrigheden 26 i LBK 329
Kunstnerisk udsmykning Skal passe til kirken løse kunstgenstande til kirken er menighedsrådets opgave. Forslag til anskaffelse af anden kunstnerisk udsmykning skal godkendes af stiftsøvrigheden Akademirådet for kirkekunst ( 1895) Sdr. Broby kirke Nr. Felding kirke Nyker kirke Sneslev kirke
I kirken skal være: Kalk, disk, særkalke, alterkande, æske til oblater Dåbsfad /dåbskande Bibel, alterbog, ritualbog Koralbøger samt bøger med præ- og postludier til brug for organisten. Salmebøger Bekendtgørelsesbog Indsamlingsbøsser 2 lysestager til levende lys sygeberettelses udstyr Fornødne brandredskaber
Kirkeprotokol Udførlig beskrivelse af kirken og kirkegården Fortegnelse over kirkens løsøre og andet tilbehør Fortegnelse kirkens faste ejendomme Forsikringsforhold Synsforretningerne over kirken
Kirkegårde Køb og salg skal godkendes af provstiudvalg/stiftsøvrighed Anlæggelse/udvidelse godkendes - stiftsøvrighed Indhegnes forsvarligt Hegn, indgangspartier må ikke ændres omsættes eller nedrives uden tilladelse fra stiftøvrigheden Pesticider må ikke anvendes på kirkegården - kommunal kirkegård- følger kommunen Pesticider må ej anvendes på diger og digefod
Kirkegårdens indretning Ændring og regulering af kirkegårdens indretning skal godkendes af provstiudvalget. Træer må ikke fjernes - provstiudvalget Dræning - godkendes af provstiudvalget Kirke over 100 år - omfangsdræn godkendes af stiftsøvrighed Kirkegårdens indhegning og indgangspartier må ikke ændres, omsættes eller nedrives uden tilladelse fra stiftsøvrigheden.
Kirkegårdsprotokol 2 eksemplarer også kirkegårdskort Gravstedets betegnelse, Nummer for hver enkelt gravplads i gravstedet Navn, stilling, CPR og dødsdag Tidspunkt for gravnedsættelse Gravstedsbrev udstedt til Tidspunkt for brugsperiodens udløb Registrering af gravminder https://www.retsinformation.dk/forms/r0900.aspx?s19=12085&s20=1990 &s22=%7c10%7c&s113=0
Protokol og kort skal forevises ved det årlige syn over kirkegården
Miljø 29 Menighedsrådet skal søge at forhindre, at kirkegårdens nærmeste omgivelser bebygges eller bruges på skæmmende måde. Bygninger Ledninger
Kirkesyn Menighedsrådet har det daglige tilsyn (kirkeværge) Årligt kirkesyn inden 1/10 Kirkebygningens ydre stand Indre tilstand incl. Lofts og tårnrum Kirkens inventar og tilbehør Behov for tiltag til forebyggelse af indbrud, tyveri, brand, vandskade o.s.v. Kirkegården med tilbehør og bygninger til brug for kirken og kirkegården Handicap venlig http://www.ebst.dk/tilgaengelighedspulje Miljø og energihensyn
kirkesyn fortsat Synet ledes af menighedsrådets formand Skrives i kirkens protokol Skriver under og inden 14 dage til provstiudvalget. Provstesyn provsten eller provstiudvalgets bygningskyndige leder synet Mindst hver 4 år provstesyn med bygningskyndig Provsten kan vælge at deltage i synet Kirkens protokol skal være tilgængelig ved synet Synet indføres i provstiets synsprotokol
Tjenestebolig Syn over tjenestebolig mindst hvert 2. år inden 1. oktober Synet ledes af et valgt medlem af menighedsrådet - deltagere er: op til 2 valgte medlemmer af menighedsrådet/-ene, menighedsrådets bygningskyndige og sognepræsten - indføres i synsprotokollen (DAP)
Aktindsigt, habilitet, tavshedspligt
Tavshedspligt Omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold Hvad er private forhold? - helbredsoplysninger, herunder misbrug af nydelsesmidler - oplysninger om medlemskab af en fagforening - oplysninger om strafbare forhold - racemæssig eller etnisk baggrund - politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning - seksuelle forhold - væsentlige sociale problemer
Aktindsigt Efter forvaltningsloven (parter) - omfang - behandling af aktindsigtssager - udsættelse af sagen Efter offentlighedsloven (enhver) - personalesager
Habilitet -1 26. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen. Det pågældende medlem er ikke udelukket fra at deltage i forhandling og afstemning om sin inhabilitet. Beslutningen kan indbringes for biskoppen. Stk. 2. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. M-rådslov 26
Habilitet-2 (Forvaltningsloven 433 22-04-2014 kap 2) Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis 1) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 2) vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien så nær som søskendebørn eller andre nærstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, 3) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald, 4) sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndighed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstaltninger, sagen angår, eller 5) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed M-lov 26
Habilitet - 3 Den, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.
Forsikring 2014
Kirkens (selv)forsikring Ordningen omfatter: Selvforsikring for folkekirkens bygninger og løsøre m.v. (tingskadesforsikring). Selvforsikringen virker som en traditionel forsikring i relation til de af ordningen omfattede deltagere. Selvforsikring af folkekirkens bygge- og anlægsarbejder inkl. ansvarsforsikring. En ansvarsforsikring for hele folkekirken og de i folkekirkens tjeneste værende personer. - selv En arbejdsulykkesforsikring for alle folkekirkens ansatte. - selv
Tingskader Folkekirkens Forsikringsenhed Postboks 109 3000 Helsingør Telefon: 70 20 19 91 Elektronisk post kan sendes til: FE@km.dk
Ansvarsforsikring https://www.gjensi dige.dk/erhverv/sel vbetjening/anmeld #ansvarsskade Police nr.: 5810747
Arbejdsskader https://easy.ask.dk /easy/ Hvilket password logger man ind med???? SOGNET ALENE????
Nyhedsbrev
Digitale verden Efteruddannelse.dk
Opgaver Du har fået besked på at du skal hjælpe med at ansøge Veu godtgørelse. Hvilke hjemmesider skal du benytte. Forklar kort proceduren
Bestil Medarbejder signatur www.medarbejdersignatur.dk
Virk.dk Tildel medarbejder rettigheder
Efteruddannelse.dk Vejledning til ansøgning om VEU og Befordringsgodtgørelse. http://www.admsys.unic.dk/~/media/admsys/efteruddannelse/billeder/virksomheder/doku menter/vejledninger/112051%204%20brugerguide%20veu%20ansoe gning.pdf http://virkguiden.virk.dk/kurser/kursussoegning-og-tilmelding-paaefteruddannelsedk
Kirkeuddannelse
Landsforeningen af menighedsråd
Kirkeministeriet
DAP Enten øvelse eller demonstration
www.kirketrivsel.dk - arbejdsmiljø www.retsinformation.dk love og regler www.altomkirkegaarde.dk kirkegårdsdrift www.tilgaengelighed.km.dk tilgængelighed for alle www.indsamling.folkekirken.dk forslag til indsamlinger www.kroghsretsregler.dk love og regler samlet af Krogh
Rollefordeling ekstern
Provstiudvalg laver bl.a Koordinere lokal folkekirkelige økonomi Fastsættelse af drift og anlægsramme Godkendelse af årsregnskaber Menighedsrådets nærmeste tilsynsmyndighed i forhold til forvaltning bevilligede midler og administration Godkendelse af kirkegårdstakster og vedtægter Godkendelse af sager vedrørende ejendomme, ( salg, nedrivning, forpagtning o.s.v.)
Provstiudvalg og personale Menighedsrådet bestemmer kirkebetjening Provstiudvalgets overordnede styring af personaleforbrug styres af økonomisk hensyn. Budgetsamråd kan beslutte at provstiudvalg fastlægger personalenormering
Stiftøvrighed bl.a Godkender efter: bygningsbekendtgørelse 338 og bygningsloven 329 Ombygning af fredede bygninger- tjenesteboliger Fredningssager, landzone, nybygning i nærheden af kirker
Stiftsøvrighed personale Generel rådgivning på det personaleadministrative område Serviceopgaver, FLØS, forslag til praktisk ansættelsesprocedure
Kirkeministeriet bl.a Udsteder administrative forskrifter i folkekirken Opførelse og nedrivning af kirker godkendes (bygningslov) Specielle samarbejdsaftaler godkendes ( m-lov) Overenskomstforhandlinger med organisationer
Landsforeningen af menighedsråd laver bl.a meget andet: Interesseorganisation Rådgiver om de problemstillinger som menighedsrådene kan komme ud for. Personaleområde Samarbejde mellem menighedsråd, visionsarbejde Arbejdsmiljø Kursusvirksomhed
Rollefordeling Intern Opgave: Gruppearbejde: læs udleverede vedtægt igennem og fremlæg den for klassen Formand Næstformand Sekretær Kontaktperson Kirkeværge Kasserer Forretningsorden
Møder
Beslutninger og protokol Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede Menighedsrådets beslutninger - træffes i møder - træffes ved stemmeflertal - indføres i en beslutningsprotokol M-medlem har ret til at få indført særstandpunkter ( 25) Protokollen underskrives ved slutningen af mødet af tilstedeværende medlemmer 25
Medarbejderrepræsentanten Har ret til at deltage i menighedsrådets møder, herunder i sager, der behandles for lukkede døre Har ikke stemmeret Kan ikke deltage i forhandling i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken og kirkegården Har adgang til at stille forslag Har taleret
Præsten Har ikke stemmeret ved valget til formand og næstformand Kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager, der vedrører præsteboliger eller en anden præst i pastoratet Kan ikke deltage i afstemning i sager, der - er omfattet af menighedsrådslovens 38, - vedrører opførelse, nedbrydning eller lukning af kirker eller at - tage en kirke delvis ud af brug Kan ikke deltage i afstemning om indstilling i sager om sogne-og pastoratsinddeling
Formanden Indkalder medlemmerne og medarbejderrepræsentanten til menighedsrådsmøderne Udsender forslag til dagsorden Leder menighedsrådets forhandlinger Drager omsorg for, at rådets beslutninger indføres i beslutningsprotokollen
Stedfortræderen Skal og må kun indkaldes, når betingelserne i menighedsrådslovens 13 er opfyldt Formanden har i så fald pligt til at indkalde stedfortræderen I andre tilfælde er stedfortræderen tilhører
Udvalg Stående (altså lovpligtige) udvalg er - kirke- og kirkegårdsudvalg, jf. menighedsrådslovens 17 - præstegårdsudvalg, når der er flere menighedsråd i et pastorat, jf. menighedsrådslovens 18 Alle andre udvalg er såkaldt særlige udvalg nedsat efter menighedsrådslovens 20
Mødeoffentlighed Menighedsrådets møder er offentlige Der er adgang til at behandle enkelte sager for lukkede døre Hver sag kræver en konkret beslutning om dørlukning
Dagsorden: En dagsorden skal danne grundlag for en beslutning - skriv præcist hvad der skal besluttes på punktet. En dagsorden skal være forståelig for modtageren. - Er du sikker på, at deltageren ved hvad punktet går ud på? En dagsorden er et arbejdsredskab. - Hvis din dagsorden er præcis, bliver den redskab på mødet som gør, at alle ved hvilke punkter der behandles hvornår, og hvad formålet er med det. En dagsorden er en informationskilde. - her får de andre mødedeltagere den forhåndsviden om et punkt, som gør at de kan stille gode spørgsmål og bidrage aktivt til punktet. http://www.spejdernet.dk/ledere/inspiration_vaerktoejer/dagsorden.aspx
Beslutningsprotokol Menighedsrådets beslutninger indføres i en beslutningsprotokol. Det der skal med i referat/beslutningsprotokol. Alt med kr ører ( købsaftaler, budgetændring m.m.) Alle aftaler officielle og uofficielle Ting der har indflydelse på menighedsrådets arbejde i fremtiden En beslutningsprotokol er et arbejdsredskab- Hvem ser beslutningsprotokol: Revision, offentligheden
Gode mødeforudsætninger Skal tage højde for: Hvor mange deltagere Akustik Afstand mellem mødedeltagere Kan der flyttes rundt? Alle er velkomne Begynd til tiden
Arkivalier
Hvorfor arkiv Offentlighedsloven trådte i kraft 12-6-2013 og i lovens 7, stk. 1 hedder det: (606 af 12-06-2013) 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i 19-35 nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Stk. 3. Retten til aktindsigt efter stk. 2, nr. 1, i et dokument, der er afsendt af myndigheden m.v., gælder først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet.
Arkivloven 1035 af 21-08-2007 8. Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på betryggende måde Hele arkivloven sidder i mappen
Hvad skal i arkivet: 3. Følgende arkivalier bevares: 1) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsråd og fælles menighedsråd. 2) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsrådenes forretningsudvalg. 3) Synsprotokoller for kirker. 4) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for kirkegårdsudvalg. 5) Planer og tegninger over kirkegårde. 6) Begravelsesprotokoller, kirkegårdsprotokoller og gravstedsprotokoller. 7) Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater, som administreres af menighedsrådet. 8) Forhandlingsprotokoller og mødereferater for menighedsplejens bestyrelse. 9) Sager vedrørende menighedsplejen. 10) Andre arkivalier, som efter menighedsrådets skøn er af særlig historisk interesse BEK nr. 129 24/02/2003
Årets gang. Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Konstitution Kons inden 1. søndag i advent Kvartalsregnskab 1. kvartal fremlægges 2. kvartal fremlægges 3. kvartal fremlægges Årsregnskab 31.01 lukning af bogføring Årsregnskab fremlægges/go dkendes af M- råd 1. 4 Indberette godkendt regnskab Sende samlet regnskabsmater iale til provsti revision 15.9 revision færdig senest 15.10 behandle revisionsprotok olat 15.11 Provstiudvalg godkender Budget 15.4 Modtager foreløbig drift ramme til budget 15.6 Foreløbigt budget 31.7 Modtager udkast til budgetramme Budgetsamråd 15.9 Modtager endelig budgetramme Specificeret budget 15.11 Kirkesyn Senest 1.10 Menighedsmøde Een gang årligt Obligatorisk medarbejdermøde En gang årligt