DOKUMENTATION OG VEJLEDNING VERSION 1 27. SEPTEMBER 2016 Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Denne vejledning med eksempler beskriver bl. a, hvorledes udtræk af data fra ODIN kan vises i Redningsberedskabets Statistikbank fremover RS. Indhold Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank... 1 Offentligt tilgængeligt statistik... 1 Vejledning til tilgængelig statistik ved Log-in... 1 Tips og fælder:... 6 Skift af beregningsmetoden i værdiindstillinger... 6 Mine pivotbokse er forsvundet... 7 Relevant filtrering... 9 Eksempler på brug af PIVOT... 9 Blinde ABA-alarmer med og uden fakturering fordelt på måneder.... 9 Vandforbrug ved brand... 10 Vandforbrug ved brand... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Offentligt tilgængeligt statistik For at få adgang til den offentligt tilgængelige statistik. Skriv Statistikbank.brs.dk i din browser I den offentligt tilgængelige adgang er der bl.a. mulighed for at finde statistik over udrykninger til brand, redning, miljøuheld og statistik over alarmmeldingerne til redningsberedskaberne. Det er muligt selv at sammensætte statistikker ved at vælge egne kriterier for fremsøgning. Tallene kan f.eks. præsenteres på landsplan, på regional eller på lokal plan (beredskab og kommune). I RS er der også adgang til statistik over dødsbrande og omkomne i brand samt 112- pulsen. Vejledning til tilgængelig statistik ved Log-in 1. Skriv Statistikbank.brs.dk i din browser 2. Vælg LOG PÅ i højre hjørne (se pil til højre) og indtast dit brugernavn og din adgangskode og Log på. Kontakt ODIN Hotline, hvis du ikke har fået Log-In oplysninger. Beredskabsstyrelsen Datavej 16, 3460 Birkerød Tel. 45 90 60 00 brs@brs.dk www.brs.dk
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 2
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 3 3. Vælg 2016 i højre hjørne (se pil til højre i skærmprint nedenfor) Tjek/Klik evt. rundt i statistikbanken ved hjælp af venstremenuen (se pil til venstre) i skærmprint ovenfor. Ligesom i den tidligere version af RS, er der mulighed for at finde statistik over sit eget beredskabs udrykninger i de tilknyttede kommuner nu med de nye parametre fra det nye ODIN. 4. Klik på fanen Udrykningsaktivitet for at få yderligere udtræk af dine data i ODIN (se pil til venstre ovenfor) 5. Nu fremkommer der er liste med tre emner, som der kan trækkes ODIN data ud af. Den første Udrykningsaktivitet (Beredskab) viser beredskabets aktiviteter dvs. udrykninger fordelt på en række udvalgte dataparametre. Den næste Udrykningsaktivitet (Stationer) viser det samme, nu blot fordelt på de enkelte stationers aktiviteter, som hører under beredskabet. Det sidste emne Opgaveaktivitet viser hvilke opgaver, der er løst på udrykninger, hvor der har været en reel alarm. Som eksempel Klikkes på Udrykningsaktivitet (Stationer) (se pil til højre ovenfor)
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 4 6. Vælg fra listerne øverst f.eks. År 2016 og Tryk på Excel (se cirkler ovenfor) for at tabellen åbnes i Excel. Bemærk: Visningen før du trykker på Excel ikonet, er ikke det korrekte antal rækker i dit regneark. 7. Tryk Ctrl A for at markere cellerne i det fremkomne regneark 8. Vælg efterfølgende Indsæt Pivottabel og tryk Ok Se skærmprint ovenfor. Nu åbnes et nyt ark med pivottabellen.
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 5 9. I pivottabellen vises alle parametre, som regnearket indeholder Se skærmprint nedenfor. 10. Ved hjælp af musen kan de enkelte parametre vælges og indsættes firkanterne i skærmprintet, som efterfølgende danner en tabel på baggrund af de valgte parametre. 11. Firkanterne I-IV anvendes til opsætning og beregning af indholdet i tabellen I II III IV
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 6 I eksemplet er valgt parameteren Årsag til alarmering som række (III) og parameteren Alarmtype, som kolonne i tabellen (II). I firkant IV indsættes den parameter, som skal anvendes som til tal i midten af tabellen. I eksemplet er valgt alarmtype. Tabellen viser således antal alarmer fordelt på Årsag til alarmering Firkant 1 anvendes til filtrering. Hvis man eksempelvis udelukkende ønsker at se årsag til alarmering for alarmer, hvor meldingsadressen er i Næstved kommune, kan man indsætte Meldingskommune i firkant I. Ved tryk på alle, kan man da vælge Næstved kommune ud. Tips og fælder: Skift af beregningsmetoden i værdiindstillinger Som udgangspunkt indsættes værdiparameteren (IV) som antal af., hvilket betyder at pivottabellen tæller antallet af gange en række i datatabellen har en record (uanset hvilken værdi record har). Det betyder, at excel i princippet tæller antallet af linjer i datatabellen, som opfylder kriterierne i filtret. Man kan dermed kontrollere sin tabel ved at 0-stille filtrene og kontrollere at datatabel har lige mange rækker som hovedtotalen i pivottabellen.
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 7 Man kan skifte, hvordan værdiindstillingerne skal håndteres ved at tykke på den lille pil ud for værdiparameteren og vælge værdiindstillinger. Det er også under værdiindstillinger i værdiparametren, man kan vælge talformatet for visningen eksempelvis med Nedenstående eksempel viser forskellen på antal af antal tilskadekomne og sum af antal tilskadekomne : Antal af Sum af Her tælles antal af rækker med godkendte rapporter, der har en værdi (også 0) for antal tilskadekomne. Her summes over værdierne af antal tilskadekomne i de godkendte rapporter Forskellen er tydelig og det skal derfor sikres, at man har anmodet tabellen om at vise det man gerne vil se. Eksempelvis er antal af antal husnumre en ok måde at tælle records på, mens sum af antal husnumre er noget vrøvl. Mine pivotbokse er forsvundet Når pivottabellen er dannet og curseren er placeret på en celle i pivottabellen, er boksene til ændring synlig. Hvis curseren er placeret uden for tabellen er den væk: Curser i A3 ( i tabellen) Curser i A16 (uden for tabellen)
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 8
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 9 Relevant filtrering Det kan godt betale sig, at tillægge sig en god filtervane, dvs. vælge nogle filtreringskriterier ud, som der altid tages stilling til om er relevante. Eksempler på dette er år, alarmtype, rapportstatus og øvelse. Eksempler på brug af PIVOT Blinde ABA-alarmer med og uden fakturering fordelt på måneder. Eksemplet anvender udtræk fra statistikbanken for Slagelse Beredskab Alarmtype viser om en udrykning, er reel, falsk eller blind. Da der udelukkende er interesse for de blinde alarmer, sættes alarmtype i rapportfiltret (I), og der vælges blinde alarmer vhj. af filtret. Samtidig indsættes rapportstatus også i rapportfiltret, så der udelukkende vises godkendte rapporter. Om alarmen er blevet faktureret kan findes i værdien fakturering, som sættes ind som kolonne (II), mens parametren alarm modtaget fra indsættes som rækker (III). Som tabellens indhold vælges antal af rapportnummer, og tabellen viser således, hvor mange forskellige rapportnumre som findes med blinde ABAalarmer med og uden fakturering. Dermed fås følgende tabel:
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 10 Vandforbrug ved brand Eksemplet anvender udtræk fra statistikbanken for Slagelse Beredskab BEMÆRK at her anvendes sum af brandvandforbrug For at gøre tabellen lidt mere læsbar er valgt at indstille talformatet med tusindtalsseparator. Det gøres ved tryk på den lille pil ved værdiparameteret (IV) og derefter værdiindstillinger og talformat:
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 11
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 12 Analyse af et Køretøjs anvendelse Eksemplet anvender udtræk fra ODIN- excelark (udrykningsrapporter) filtreret på Nordjyllands beredskab Inden indsætning af pivottabel er endvidere gennemført eksemplerne for påsætning af hændelsestype, alarmtype og melding fra vejledningen LOPSLAG. Kolonne A-Y markeres i regnearket Koeretoejsrepeater - indsæt pivottabel Hændelsestype Et køretøjudvælges til analyse fra kolonne C KoeretoejsName f.eks. 1023 HSE Mercedes Sprinter. Herefter vælges at fordele anvendelsen af køretøjte på alarmtype og hændelsestype. HSE en har altså været ude 16 gange, heraf til 6 reelle brande.
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 13 Køretøjer med en afgangstid på mere end 5 minutter. Vurdering af hvilke køretøjer, som har en afgangtid på over 5 minutter, kan gøres på flere måder. Den hurtige- men besværlige- måde er enten filter funktionen i selve arket koeretoejsrepeater eller at lave en meget lang liste i en pivottabel med filter: I filtret skal alle afgangstider under 5 minutter klikkes væk.
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 14 Lidt mere elegant kan det gøres, hvis man beregner en ny kolonne i kolonne Z, der har et 1 for alle de indsatser som har en afgangstid på mere end 5 minutter. Det kan gøres med indsættelse af formlen =HVIS(MINUT(Table110[[#Denne række];[koeretoejafgangstid]])>5;1;0) Med indførsel af en ny kolonne kan afgangstiden nu anvendes i filtret på samme måde som før (husk at start forfra med markering af tabellen, som skal bruges i pivot, så alle kolonner indgår):
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 15 Tabellen viser, at køretøj 0020 Volvo TAV 4 har været ude 102 gange og de 99 gange har den været ude på under 5 min, mens den 3 gange har været længere tid om det. Hvis man sætter curseren på de 3 gange og dobbeltklikker, åbnes et nyt ark, som viser de 3 gange, hvor køretøjet har været længere tid om det.
Udtræk af data ved hjælp af Redningsberedskabets Statistikbank Version 1 27. september 2016 16 Analyse af personelanvendelse Rækkerne A-M markeres i personelrepeater, og der indsættes en pivottabel. For ikke at få genkendelige navne i vejledningen er valgt variablen personid i tabellen. Denne kan erstattes med f.eks. variablen Personnavn Det ses, at personid 236 optræder i 18 gange i rapporterne. I teorien kan det dække over mindre end 18 indatser, hvis en indsats har været så lang, at 236 har været indsat flere gange i samme indsats. Vælges personid i stedet i filtret, kan eksempelvis udformes en tabel, med fokus på denne medarbejders opgavefunktion på de indsatser, hvor han har deltaget: Ledelse 10000 Skadestedsleder 10050 Indsatsleder 10100 Holdleder 10150 Brandmand 11000 Chauffør 11050 Røgdykker 11100 Vanddykker 11150 Kemikaliedykker 11200 Andet 11250