Hovedudvalget Referat Mødedato: Tirsdag den 26-04-2011 Starttidspunkt for møde: Mødelokale: Deltagere: 13:00 Rådhussalen Jørgen Christiansen, Thomas Rosenqvist, Anne-Lene Haveløkke, Kurt Habekost, Jens Kortermann Jauch, Peter Slifsgaard, Mie Pedersen, René Nielsen, Susanne Clausen, Lene Pryds Andersen, Else Müller, Iben Lauritzen, Else Wolsgård, Kurt Karlsson, Josephine Hansen Bemærkninger: René Nielsen deltog ikke i punkterne 13-17 Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i punkterne 16-29 Kurt Habekost deltog ikke i punkterne 21-29 Fraværende: Afbud: Finn Riis, John Kristensen, Alice Nielsen, Ulla Egemose
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 13. Det sociale kapitel i Langeland Kommune 11 14. Ansættelse af personer i stillinger med løntilskud 11 15. Godkendelse af referat fra seneste møde 11 16. Orientering 12 17. Budget 2012 12 18. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 13 19. Arbejdsskadeforsikring - dækningsomfang 13 20. Oplæg til ny organisation fra maj 2012 14 21. Trivselsundersøgelse - rapporter og udarbejdelse af handleplan 15 22. Trivselsundersøgelse - rapporter 17 23. Drøftelse vedr. lokal løndannelse i overenskomstperioden 2011-2013 18 24. Valg af nyt medlem til bestyrelsen for Feriefonden for Langeland og Ærø kommuner 18 25. Stillingsopslag - handicapområdet 19 26. Projekt Din Stifinder 20 27. Kompetenceudviklingsskema 20 28. Gaveregulativ 21 29. Eventuelt 21 Bilagsoversigt 23 Underskriftsside 24
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 11 13. Det sociale kapitel i Langeland Kommune 09/9400 15.20.00P15 Åben sag Orientering om det forpligtende samarbejde med Svendborg Kommune på beskæftigelsesområdet. Desuden orienteres om Langeland Kommunes konkrete indsats i forhold til beskæftigelse på særlige vilkår. Johannes Hansen deltager i punktet. Til efterretning. René Nielsen deltog ikke i dette punkt. 14. Ansættelse af personer i stillinger med løntilskud 11/5533 15.20.03A26 Åben sag Medarbejdersiden vil gerne stille forslag om, at det altid er en tillidsrepræsentant, som skriver under på, at der bliver ansat en person i en stilling med løntilskud. På ansættelsesblanketten står der, at det er en medarbejderrepræsentant, som skal skrive under men da tillidsrepræsentanten skal være orienteret om hvem der bliver ansat vil det være mest hensigtsmæssigt, at det er tillidsrepræsentanten, som skriver under. Det er væsentligt, at det er repræsentanter for den konkrete arbejdsplads, der deltager i drøftelser af oprettelse af job med løntilskud og underskriver ansøgningsblanketten. Er der ikke lokalt en tillidsmand, skal den konkrete tillidsmand inddrages. Det er ledelsens pligt at sørge for denne orientering. René Nielsen deltog ikke i dette punkt. 15. Godkendelse af referat fra seneste møde 11/1954 81.38.04P35 Åben sag
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 12 Bemærkninger til referat fra mødet den 15. februar 2011. Bilag - 327225 Åben Referat 15-02-2011 Referatet blev godkendt. René Nielsen deltog ikke i dette punkt. 16. Orientering 11/2141 81.38.04G01 Åben sag Orientering om: Udviklingsaftale Samarbejdssituationen på Ørstedskolen Jørgen Christiansen orienterede om møde med Indenrigs- og Sundhedsministeriet vedrørende udviklingsaftale. Ministeriet har mundtligt bekræftet, at der i 2011 kan forventes et samlet særtilskud på 43 mio. kr. Samtidig er der taget de første spæde spadestik i forhold til dannelsen af en udviklingsaftale for år 2012 og fremover. Langeland Kommunes forudsætning for denne fremadrettede udviklingsaftale er fortsat et særtilskud på 56 mio. kr. om året. Jørgen Christiansen orienterede om, at Thomas Rosenqvist deltager i MED-møder på Ørstedskolen. Thomas deltager også, når der er møder mellem lærernes TR og skolelederen omkring dannelsen af dagsordener til MED m.v. Denne løsning vil blive evalueret ved udgangen af maj måned. René Nielsen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 17. Budget 2012 11/5539 00.30.04G01 Åben sag Foreløbig orientering om budgetforudsætninger 2012.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 13 Fælles MED Børn og Kultur har på møde den 12. april 2011 fremsat følgende ønske: Udvalget ønsker en drøftelse af budgettet i MED-organisationen i perioden fra afviklingen af budgetseminaret og frem til udvalgsbehandlingen. Ønsket fremsættes i Hovedudvalget. Forslaget ønskes indarbejdet i tidsplanen for budgetlægningen. Regnskabet for 2010 viser umiddelbart et driftsmæssigt overskud på 23 mio. kr. Langeland Kommune har en årlig afdragsbyrde på optagne lån på ca. 10 mio. kr. Samtidig bør der årligt være et anlægsprogram på ca. 15 mio. kr. Endelig bør der være en kassebeholdning på 30 mio. kr. En kassebeholdning af denne størrelse søges opnået indenfor en tidshorisont på 6 år. Forslaget fra fælles MED Børn og Kultur blev godkendt. René Nielsen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 18. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 11/1967 87.00.00G01 Åben sag Der foreligger arbejdsskadestatistik for perioden 1. februar 2011 til 31. marts 2011. Bilag - 340480 Åben Arbejdsskadestatistik februar-marts 2011 Til efterretning. Til efterretning. Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 19. Arbejdsskadeforsikring - dækningsomfang 11/5537 81.29.00S37 Åben sag darbejdersiden fremsat ønske om en afklaring af arbejdsskadeforsikringens dækningsomfang. som afgør om der er tale om en arbejdsskade eller ej.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 14 ide og på frivillighed.dk jf. nedenstående link: jdsskadeloven? tion%20til%20forsikringsselskaber/hvad%20kan%20anerkendes/hvilke%20situationer%20kan%2 oven? tion%20til%20forsikringsselskaber/hvad%20kan%20anerkendes/hvilke%20personer%20er%20o ing+af+frivillige/693 ge skal undersøges nærmere. 20. Oplæg til ny organisation fra maj 2012 10/13042 00.15.01A21 Åben sag Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 13. september 2010 at indføre en ny administrativ struktur fra maj 2012. Kommunalbestyrelsens beslutning vedrørte den overordnede administrative struktur - men således, at den endelige ressortfordeling mellem direktørerne skulle afvente et oplæg fra kommunaldirektøren og de kommende direktører. På den baggrund er vedlagte oplæg til ny administrativ struktur udarbejdet. Oplægget er drøftet på møder i MED-udvalg i løbet af marts og april 2011, og vil blive forelagt til politisk behandling i maj 2011. Det skal understreges, at der er tale om et oplæg til drøftelse, hvor det er vigtigt, at det endelige oplæg udformes således at den enkelte medarbejder tydeligt kan se sin egen placering i den fremtidige struktur, desuden er de anførte navne på direktørområderne forslag/arbejdstitler, men ikke nødvendigvis de endelige betegnelser. Bilag - 331756 Åben Oplæg til ny organisation fra maj 2012.pdf - 342179 Åben Sammendrag af høringssvar - 332538 Åben Oplæg til ny organisation fra maj 2012 Til drøftelse.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 15 Der er indkommet høringssvar fra: - Handicapområdet - Biblioteket - Ældreområdet - Fælles MED Børn og Kultur - Fælles MED Administrationen Disse høringssvar vedlægges materialet, der fremsendes til det politiske niveau. Materialet behandles i Økonomiudvalget i maj måned 2011. Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 21. Trivselsundersøgelse - rapporter og udarbejdelse af handleplan 11/824 81.04.00P05 Åben sag Trivselsundersøgelsen blev gennemført i perioden 28. februar 2011 til 16. marts 2011. Den samlede svarprocent er på 75, hvilket er et flot resultat. Interresearch har efterfølgende hjulpet med at udarbejde rapporter over besvarelserne. Det videre forløb vedr. rapporterne er: Der er via HR udsendt rapporter for de enkelte institutioner/afdelinger, så lederen kan se resultater fra egen afdeling og arbejde decentralt med resultaterne. For afdelinger hvor der er færre end 5 besvarelser kan der ikke udarbejdes rapporter, men besvarelser fra disse afdelinger vil indgå i rapporter på niveauet over. Hver enkelt leder er ansvarlig for i samarbejde med tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant at drøfte rapporten og finde forslag til fokuspunkter, der skal arbejdes videre med. Det anbefales, at finde både meget positive fokuspunkter og fokuspunkter, der er mindre positive. Hver enkelt leder er ansvarlig for, gerne i samarbejde med tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant, at præsentere undersøgelsens resultater for medarbejderne. Derefter begynder det afgørende arbejde med at beskrive relevante initiativer, der skal føres ud i livet. Lederen er ansvarlig for at igangsætte processen med at udarbejde handleplaner. Handlingsplanerne synliggøres i afdelingerne.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 16 Forslag til arbejdet med rapporterne: Præsentation af resultater kan foregå på personalemøder, hvor der efterfølgende igangsættes en proces, som giver medarbejderne mulighed for at komme med input og løsningsmodeller til de udvalgte fokusområder og således bidrage til handleplanerne. Arbejdet med handleplanerne sker ud fra en skabelon i trivselsmeter.dk og indeholder nedenstående punkter: o Udfordring/problem og mål (beskrivelse af udfordring/problem samt målsætning for løsning) o o o o o o Aktivitet (hvilke aktiviteter kan sættes i gang for at nå målet) Opfølgning på mål (hvordan vil man evaluere om målet er opnået) Økonomi (hvad forventes aktiviteten at koste) Tidsplan Det besluttes, hvem der er ansvarlig for gennemførelsen af handleplaner Hvis deadline overskrides, sendes en ugentlig reminder via e-mail til den ansvarlige Det er vigtigt at være opmærksom på, om kravene til APV overholdes. Ved udformningen af handlingsplanerne, er det vigtigt at være opmærksom på følgende punkter: Prioritere mellem initiativerne Initiativerne er så konkrete som muligt For hvert initiativ kan der sættes effektmål Tidsfrister skal være ambitiøse og dog realistiske Det fremgår hvilke ressourcer der er nødvendige for at udføre initiativer Det fastlægges hvordan der følges op på initiativerne Lederne har ansvaret for løbende at evaluere arbejdet med handleplanerne og evt. justere planerne efter behov. Lederen har ansvaret for, i samarbejde med tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, at handlingsplanerne skrives ind i Trivselmeter. Vejledninger omkring dette udsendes snarest. Når handlingsplanerne er udarbejdet i Trivselmeter, drøftes de i MED-systemet. Den samlede rapport for Langeland Kommune vedlægges som bilag. Bilag - 337860 Åben Total Langeland Kommune.pdf
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 17 Det indstilles, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde handleplan til drøftelse i Hovedudvalget i juni. Det foreslås, at arbejdsgruppen kan bestå af to lederrepræsentanter samt to medarbejderrepræsentanter. Der blev nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde en handleplan til drøftelse i Hovedudvalget i juni - arbejdsgruppen består af: - Kurt Habekost - Jørgen Christiansen - Lene Pryds Andersen - Susanne Clausen 22. Trivselsundersøgelse - rapporter 11/824 81.04.00P05 Åben sag Den nyligt gennemførte trivselsundersøgelse er afviklet efter samme procedure som trivselsundersøgelsen, der blev gennemført på ældreområdet i 2010. Som følge heraf er rapporter udleveret til ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter i to forskellige udgaver. Udgaven til ledere indeholder kommentarer angivet under åbne besvarelser. Udgaven til tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter indeholder ikke disse kommentarer. På møde i Fælles MED Børn og Kultur den 12. april 2011 undrede man sig over, at parterne i et samarbejde møder med forskellige forudsætninger, hvilket er tilfældet, når der ikke udleveres ens rapporter. Der ønskes en drøftelse af hensigtsmæssigheden i, at der udleveres forskellige rapporter til henholdsvis leder og til tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant. Den nedsatte arbejdsgruppe (jfr. pkt. 21) vurderer på muligheden for at også arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant bekendtgøres med de kommentarer, der er angivet under åbne besvarelser.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 18 23. Drøftelse vedr. lokal løndannelse i overenskomstperioden 2011-2013 11/5508 81.15.00G01 Åben sag Der er netop indgået overenskomst-forlig for det meste af det kommunale område, hvor der er fastsat generelle lønstigninger for overenskomstperioden 2011 2013. Der er tale om mindre stigninger, men dog med fastholdelse af nuværende lønniveau og videreførelse af flere ordninger aftalt ved sidste overenskomst, bl.a. seniorordninger og dage. Herudover skal der mindst én gang årligt hvis én af parterne ønsker det føres lokale lønforhandlinger. Hovedudvalget skal i denne forbindelse tage en drøftelse af de overordnede retningslinjer for den lokale løndannelse i Langeland Kommune. Der er ikke i den nye overenskomst reserveret midler til lokal løndannelse. Med udgangspunkt i budgetsituationen i Langeland Kommune, må det stå klart, at der generelt ikke er overskydende midler til rådighed i Langeland Kommune. Der er således ikke afsat særskilte midler til lønforhandling i budgettet for 2011 eller for overslagsårene 2012-14. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis direktionen opfordrer til, at organisationerne viser forståelse for kommunens situation også i denne sammenhæng. Der vil som udgangspunkt ikke fra kommunens side blive taget initiativ til årlige lønforhandlinger i overenskomstperioden 2011-2013. Hvis en organisation beder om en generel forhandling, er kommunen naturligvis indstillet på dette, jf. den vedtagne lønpolitik og de indgåede procedureaftaler, men forventningerne til resultatet af sådanne forhandlinger skal ses i lyset af ovenstående. Der sker naturligvis fortsat lønforhandling i forbindelse med nyansættelse, ved stillingsskift eller ved væsentlige ændringer i stillingsindhold. Direktionen indstiller, at der som udgangspunkt ikke fra kommunens side vil blive taget initiativ til årlige lønforhandlinger i overenskomstperioden 2011-2013. Der vil alene blive taget initiativ til lønforhandlinger, hvis der er tilbageløbsmidler. 24. Valg af nyt medlem til bestyrelsen for Feriefonden for Langeland og Ærø kommuner 11/5496 81.16.00A08 Åben sag
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 19 Der skal vælges et nyt medlem til bestyrelsen for Feriefonden for Langeland og Ærø kommuner i stedet for Bjarne Nielsen. Bestyrelsen er orienteret om, at Sanne Kold Knudsen fra Infrastruktur- og Udviklingsafdelingen er interesseret i at indtræde i bestyrelsen, hvilket bestyrelsen hermed indstiller til Hovedudvalget. På baggrund af flere års erfaring anbefaler bestyrelsen for Feriefonden af praktiske grunde, at bestyrelsen består af personer ansat i administrationen. Dette af hensyn til opdatering i bookingsystemet, udlevering af nøgler og brochuremateriale og lejernes mulighed for at kontakte bestyrelsesmedlemmerne personligt og telefonisk for oplysning om regler, fejl og mangler på husene m.v. Det præciseres, at man som medlem af bestyrelsen ikke på nogen måde nyder fordele af sit medlemskab. Sanne Kold Knudsen blev valgt som medlem af bestyrelsen. 25. Stillingsopslag - handicapområdet 11/1196 81.02.00G01 Åben sag Der foreligger henvendelse fra MED-udvalget på handicapområdet vedr. stillingsopslag i forbindelse med ansættelse af vikarer. Handicapområdet ønsker at få samme mulighed som ældreområdet i forbindelse med ansættelse af vikarer til brug ved langtidssygemeldinger m.v. Henvendelsen fra MED-udvalget på handicapområdet samt intern vejledning om opslag af stillinger i ældreafdelingen vedlægges som bilag. Bilag - Åben Henvendelse fra MED-udvalget på handicapområdet samt 340502 vejledning om opslag af stillinger i ældreafdelingen Til drøftelse. Udsat.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 20 26. Projekt Din Stifinder 11/1624 81.28.00P27 Åben sag Kommunalbestyrelsen har på møde den 14. februar 2011 godkendt, at Langeland Kommune deltager i et projekt kaldet Din Stifinder. Projektet er et samarbejde mellem Willis I/S og PenSam, og formålet med projektet er at fastholde FOA-medarbejdere på arbejdsmarkedet og dermed udskyde førtidspensionering. Projektet indeholder følgende elementer: Tidligere indsats - skal være med til at sikre hurtig indsats og hurtigere tilbagevenden til arbejdsmarkedet Øget koordinering - samspil mellem jobcenter, sundhedsvæsen, kommunen og fagforbund Sikring af rettigheder Lægefagligt netværk Den faglige bistand i forbindelse med ovenstående leveres af fagpersonale fra Willis og PenSam. Det er forventningen, at projektet kan nedbringe sygefraværet med 15 %. Langeland Kommune skal bidrage med en engangsydelse på kr. 75.000 samt kr. 3.000 pr. sag, som optages i projektet. Bilag - 323564 Åben Din Stifinder Til orientering. Hovedudvalget er positivt indstillet over for projektet. 27. Kompetenceudviklingsskema 10/4011 81.04.00P21 Åben sag På baggrund af drøftelser i Hovedudvalget i foråret 2010 om evt. indarbejdelse af kompetenceudviklingsskema i MUS-skema foreslås det, at kompetenceudviklingsskemaet fremadrettet skal anvendes/udfyldes i forbindelse med MUS-samtaler.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 21 Indstilles godkendt. Godkendt. 28. Gaveregulativ 07/3987 81.16.00G01 Åben sag Drøftelse vedr. gaveregulativ, herunder om der fortsat skal gives gave i anledning af 65 års fødselsdag, eller om gaver i forbindelse med fødselsdage skal afskaffes helt. I øjeblikket gives en gave fra Kommunalbestyrelsen ved 50, 60, 65 og 70 års fødselsdage samt en buket fra afdelingen. Til drøftelse. Udsat. 29. Eventuelt 11/1956 81.38.04P35 Åben sag Intet.
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 22
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 23 Bilagsoversigt Punkt Tilgang Titel nr. 15 Åben Referat 15-02-2011 18 Åben Arbejdsskadestatistik februar-marts 2011 20 Åben Oplæg til ny organisation fra maj 2012.pdf 20 Åben Sammendrag af høringssvar 20 Åben Oplæg til ny organisation fra maj 2012 21 Åben Total Langeland Kommune.pdf 25 Åben Henvendelse fra MED-udvalget på handicapområdet samt vejledning om opslag af stillinger i ældreafdelingen 26 Åben Din Stifinder
Hovedudvalget, Tirsdag den 26-04-2011 24 Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Else Müller - Medlem Thomas Rosenqvist - Medlem Iben Lauritzen - Medlem Anne-Lene Haveløkke - Medlem Else Wolsgård - Medlem Kurt Habekost - Medlem Kurt Karlsson - Medlem Jens Kortermann Jauch - Medlem Josephine Hansen - Medlem Peter Slifsgaard - Medlem Mie Pedersen - Medlem René Nielsen - Medlem Susanne Clausen - Medlem Lene Pryds Andersen - Medlem