UCSJ DIGITAL
Table of Contents Intro til Google Apps for Education...4 Om Google Apps for Education... 5 Google Drev (Drive)...6 Hvad er Google Drev... 7 Hvordan ændrer jeg Google Drev til dansk sprog?... 12 Tekstbehandling - Google Docs... 15 Google Sheets... 19 Google Slides... 20 Lav formularer med Google Analyse... 21 Filer delt med mig i Google Drev... 22 Google Drev kan vise mange forskellige filformater... 23 Google Drev på en windowscomputer... 25 Google Drev på en Mac... 26 Google Drev - en fantastisk videoplatform... 27 Deling af video fra Google Drev... 31 Del video optaget på ipad, iphone ell. Android - på Google Drev... 40 Tips, tricks og smarte funktioner med Google Drev...50 Andre services...51 Google Sites...52 Google Sites... 53 Sådan opretter du et Google Sites... 54 Brug Google Sites sammen med Google Drev... 55 Sådan kan du slette et Google Sites... 56
Google Chrome browseren...60 Hvorfor Google Chrome?... 61 Sådan får du indhold ud fra Google s tjenester...62 Download filer og mapper fra Google Drev... 63 Google Takeout... 64
Intro til Google Apps for Education Page 4
Om Google Apps for Education Google Apps for Education er en samling af webservices som alle ansatte og studerende i UCSJ har adgang til. Ud over Google Drive, så er det også Youtube, Google+, Google Fotos, Blogger, Google Sites mm. Så længe du er ansat eller studerende i UCSJ har du denne adgang. Du er selv ansvarlig for at tage dit materiale ud fra Google s webtjenester, hvis du skal forlade UCSJ. Det finder du udførlige vejledninger senere i dette materiale. Page 5
Google Drev (Drive) Page 6
Hvad er Google Drev Google Drev er flere programmer og services der arbejder sammen. Google Drev er en webbaseret tjeneste, som alle ansatte og studerende i UCSJ har fuld adgang til. Google Drev bliver løbende forbedret og opdateret. Dels af sikkerhedsmæssige grunde, men der kommer også hele tiden forbedringer. Som regel er der virkelig tale om forbedringer, men det hænder dog at en funktion man var glad for kan forsvinde. I det følgende vil vi gennemgå de vigtigste muligheder og funktioner - to timer giver ikke mulighed for at vi kan nå at gennemgå det hele. Vær ikke frustreret over at du ikke får fat i det hele - ingen kan rumme så mange funktioner i hovedet, når det lige er blevet forklaret. Hold fast i det der er vigtigt for dig og dine nærmeste kollegaer. Google Drev i browseren Log ind på Google Drev via UCSJ s SingleSignOn. net.ucsj.dk - brug din ucsj mailadresse og sædvanlige password. Det bringer dig til intranettet - herfra er der link til Google Drev. 1. Klik her og så kommer du til selve Google Drev Page 7
Inde i Google Drev Her kan der være filer og mapper. Mapper bruges til at organisere indholdet med - som på en computer\l Filer - kan være alle slags dokumenter, video, billeder ol - der er ubegrænset plads\l Google dokumenter - dokumenter lavet med Google s særlige værktøjer som også findes i Google Drev - tekst - regneark - præsentationer - formularer og tegninger\l Hvis du uploader Microsoft Office dokumenter, så kan du konvertere dem og bruge dem som Google dokumenter. Vær opmærksom på navigationsmulighederne (menupunkterne i venstre side) NY - her kan du oprette mapper - uploade filer ell. mapper og oprette diverse google dokumenter\l Mit drev - her er alle mapper og filer/dokumenter (husk at du har ubegrænset plads)\l Delt med mig - Her kan du se de mapper og dokumenter der er delt med dig. Det er også her du kan tilføje delt materiale til dit eget GD\L Google Fotos - Hvis du bruger Google Fotos, så kan du også se dem her\l Page 8
Seneste - en oversigt over de seneste mapper og dokumenter du har arbejdet med. Det er en meget praktisk funktion, hvis du bruger GD meget\l Stjernemarkeret - alle mapper ell. dokumenter kan stjernemarkeres. Det kan gøres med de dokumenter du arbejder meget med. Stjernemarkeringen kan fjernes igen når den ikke længere er vigtig\l Papirkurv - alt hvad du sletter ryger i papirkurven og kan let søges frem igen. Hvis du sletter dokumenter der allerede er i papirkurven (permanent slet) så kan du aldrig mere få fat i dem Programmerne i Google Drev (tekst - regneark - formular - præsentation) Officeprogrammerne i GD er rigtig smarte. Der er dog ikke helt så mange funktioner som der er i Microsoft Office, men til gengæld er det muligt at arbejde sammen med andre i disse programmer. Dokumenter udarbejdet i Google-programmerne kan eksporteres i flere formater f.eks. Microsoft Office ell. PDF. Page 9
Samarbejde om dokumenter (fælles skrivning - kommentarer - chat og underretninger) Det rigtig smarte ved at arbejde med Google Drev er muligheden for at samarbejde om mapper og dokumenter. Der er flere niveauer i delingsindstillingerne. På den måde kan du vælge at dele et dokument/mappe med andre på følgende måder: En meget brugt metode er at dele med personer via mailadresse - så kan du vælge om den/dem du deler med kan læse - skrive og måske bare kan se/kommentere. En anden måde er at dele via et link og så sætte nogle begrænsninger. Når du deler via et link, så vær opmærksom på at dokumentet ikke umiddelbart kommer Ind i folks GD - de har dermed ikke så let ved at finde dokumenterne igen - kun hvis de har gemt linket, som de fik tilsendt. Når du har valgt én af mulighederne, så kan du igen bestemme om dem med linket kan læse eller skrive i dokumentet. Page 10
Det er helt oplagt at det er smart at kunne arbejde sammen om det samme dokument. På den måde undgår man at skulle sende dokumenter frem og tilbage - det har alle sikkert prøvet og haft problemer med. Dokumenterne i GD har ubegrænset revision - dvs. at man kan vende tilbage til tidligere versioner af dokumentet og evt se hvem der har ændret noget. En anden ting er at dem med adgang til et dokument kan kommentere dele af dokumentet. Det er også muligt at chatte inde fra et dokument. Google Drev på mobile enheder En meget stor fordel ved GD er at der findes apps til mobile enheder. ios og Android apps fungerer rigtig godt. Der findes også en app til Windows phone, men den er noget begrænset. Med GD apps til ios og Android har du næsten samme muligheder som når du arbejder på en computer. Page 11
Hvordan ændrer jeg Google Drev til dansk sprog? Google Drev kan være på engelsk fra begyndelsen. Det er let at ændre. Mit drev - Google Drev Inde i selve Google Drev, skal du blot klikke på det lille tandhjul. Når du har klikket på tandhjulet Vælg nu indstillinger. Page 12
Flere indstilinger Klik på Rediger sprogindstillinger og vælg det du ønsker (jeg har valgt dansk). Page 13
Næsten færdig Når du har valgt sprog, så klik på den lille pil til venstre - så er du klar til at arbejde med Google Drev på dit foretrukne sprog. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 14
Tekstbehandling - Google Docs Den nok mest anvendte funktion i Google Drev er nok tekstbehandlingsprogrammet. Der er tale om en webservice der leverer et rigtig godt tekstbehandlingsprogram, med mange gode funktioner. Jeg har her lavet en lille vejledning til hvordan du kan komme i gang med at lave tekst dokumenter i Google Docs. Det er ikke alle funktionerne der vil blive gennemgået, bare de mest almindelige. Inde i Google Drev Du kommer ind til Google Drev ved at skrive net.ucsj.dk i en webbrowser. Studerende lander i Fronter og ansatte kommer til intranettet. Begge steder findes der link til Google Drev (Google Docs). Klik så på den store røde knap. NY Page 15
Vi skal oprette et tekstbehandlingsdokument Da det er et tekstbehandlingsdokument vi skal lave - så klikker vi på Google Docs. Page 16
Så er der oprettet et dokument Dokumentet er oprettet, men har endnu ikke noget ordentligt navn. Dobbeltklik på Ikke-navngivet dokument. Søndagsdokument - Google Docs Ved at dobbeltklikke på navnet, er det muligt at skrive et nyt navn - jeg kaldte dokumentet Søndagsdokument. Page 17
Google Docs Prøv selv nogle af de mange muligheder. Systemet gemmer hele tiden de ændringer der sker. Video om Google Docs Video er på vej Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 18
Google Sheets Google Sheets er Google s udgave af regneark. Sheets er på ingen måde lige så avanceret som Excel, men skal man arbejde sammen om tal, beregninger eller andre data - så kig lidt nærmere på Google Sheets. Regneark med muligheder - Google Sheets Regneark med masser af funktioner. Det helt smarte ved Google Sheets er at man kan samarbejde om et regneark. Video om Google Sheets Videoen er på vej Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 19
Google Slides Googles bud på en præsentationsprogram. Der er mange ligheder med Microsoft Powerpoint - dog ikke nær så avanceret. Der er dog nogle rigtig smarte funktioner som nok er værd at kigge nærmere på. Præsentation om Google Slides Her har jeg så oprettet en ny - tom præsentation. Det gør jeg inde fra Google Drev klikker på den røde knap Ny og vælger Google Slides. Så kommer der en side som er lige til at gå i gang med. Der er mange muligheder for layouts, indsætning af billeder video ol. Prøv selv at klikke dig igennem præsentationen Video om Google Slids Videoen er på vej Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 20
Lav formularer med Google Analyse Det er ofte en god idé at lave en webformular hvis man skal indsamle nogle oplysninger eller afholde en afstemning. En funktion i Google Docs, som ikke er så kendt, er meget nem at anvende, til formularer der ikke skal være for komplicerede. Se den lille instruktionsvideo så er du hurtigt i gang med formularer. Video om Google Formular (Google Analyse) Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2016 Page 21
Filer delt med mig i Google Drev Der er lidt usikkerhed om hvordan man kan organisere dokumenter der er delt i Google Drev. I videoen her kan du se hvordan, du selv kan tilføje dokumenter der er delt med dig, i dit eget drev. Screencast om Google Drev Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 22
Google Drev kan vise mange forskellige filformater Du kender sikkert den situation at en eller anden har sendt dig én eller flere filer, sm du ikke kan se. Normalt kan man ikke åbne filer (dokumenter) uden at have det rigtige program installeret på sin computer. Google Drev har en viewerfremviser som gør det muligt at åbne mange forskellige filformater. Du kan se/læse dokumenterne og nogle af dem kan du også redigere. Page 23
Se/læs filer i Google Drev Google Drev fremviser på nettet gør det muligt at få vist følgende filformater : Google Docs Google Sheets Google Slides Google Forms Google Drawings Image files (.JPEG,.PNG,.GIF,.TIFF,.BMP) Video files (WebM,.MPEG4,.3GPP,.MOV,.AVI,.MPEGPS,.WMV,.FLV,.OGG) Text files (.TXT) Markup/Code (.CSS,.HTML,.PHP,.C,.CPP,.H,.HPP,.JS) Microsoft Word (.DOC and.docx) Microsoft Excel (.XLS and.xlsx) Microsoft PowerPoint (.PPT and.pptx) Adobe Portable Document Format (.PDF) Apple Pages (.PAGES) Adobe Illustrator (.AI) Adobe Photoshop (.PSD) Autodesk AutoCad (.DXF) Scalable Vector Graphics (.SVG) PostScript (.EPS,.PS) Fonts (.TTF,.OTF) XML Paper Specification (.XPS) Archive file types (.ZIP and.rar).mts Files Filer i andre formater kan også håndteres via tredjeparts apps, der arbejder med Google Drev, tilgængelig fra Chrome Web Store. Google Drev- apps til Android og ios kan bruge andre apps, der er installeret på enheden for at åbne ikke-understøttede filtyper. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 24
Google Drev på en windowscomputer Du kan installere et program på computeren som synkronoserer dit Google Drev til computeren Page 25
Google Drev på en Mac Du kan installere et program på computeren som synkronoserer dit Google Drev til computeren Page 26
Google Drev - en fantastisk videoplatform Google Drev kan jo håndtere næsten alle slags filformater. Video i Google Drev giver rigtig god mening da man kan uploade så mange videoer man vil og længden på disse videoer er heller ikke noget problem. Du bestemmer selv hvordan og med hvem du vil dele videoerne. Det er lige så fleksibelt som det er med Google Docs. Når det drejer sig om video, så kan det være ganske tidskrævende. Videofiler er ret store og lange videoer fylder enormt meget. Det betyder at upload af video til Google Drev kan tage lang tid. Når videoen er uploaded, så skal den behandles og det tager også lang tid. Det er dog hele besværet værd. Upload fra Computer Her er en video uploaded i en mappe i Google Drev. For at uploade en video fra computeren kan du bare klikke på den røde knap - Ny og vælge upload fil. Så finder du din video på computeren og uploader. En anden mulighed er at trække videofilen ind i mappen - så begyder den at uploade. Page 27
Upload via Google Drev app fra mobil enhed Her er jeg i den samme mappe - bare med Drev appén på min iphone. Ved at klikke på den røde + knap kan jeg optage video eller uploade en video fra kamerarullen. Se mere om det i denne vejledning Page 28
Visning af videoer Google Drev har en rigtig fin videoafspiller. På den måde vil folk man deler videoen med kunne afspille videoen direkte fra linket - uden at skulle downloade - på samme måde som i Youtube bare uden reklamer. Nogle muligheder 1. Videoens filnavn (kan omdøbes) 2. Her kan du vælge at åbne videoen i andre programmer (ikke særlig anvendelig) 3. Her kan du downloade videoen til egen computer 4. Flere muligheder - her kan du b,la, omdåbe videofilen 5. På knappen kan du ændre delingsindstillinger 6. Her finder du informationer om videoen 7. Her kan du poppe videoen ud i et nyt vindue - det giver b.la. nogle flere indstillinger f.eks. for at indlejre videoen på andre sider 8. Lukker videoafspilleren og er tilbage i Google Drev mappen Deling af videoer Der er egentlig ikke så meget at sige om deling af videoer - det er det samme man kan gøre med andre dokumenter i Google Drev. Det er beskrevet andetsteds i itvejledningerne. Page 29
Video om videoer i Google Drev Den er på vej Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 30
Deling af video fra Google Drev Google Drev er rigtig god til at håndtere videofiler. Både i forhold til at afspille dem, men især når det kommer til at dele videoer med andre. Der er mange måder at dele filer på i Google Drive. Her viser jeg nogle muligheder der hvor du kan dele med én eller flere navngivne personer og også en måde hvoor du kan dele med mange unavngivne personer. Her deler jeg en video med en navngiven person Find videoen i dit Google Drev 1. Højreklik på videoen 2. Klik så på delingsikonet Page 31
Del videoen 1. Skriv den eller personer du ønsker at dele videoen med 2. Angiv her om de skal kunne redigere eller bare se (når det er video anbefaler at at de blot kan se) 3. Skriv eventuelt en besked 4. Afslut med at klikke på Send Page 32
Hos modtageres (den der deles med) Her er det så hos den videoen er delt med 1. Klik på Delt med mig 2. Højreklik på videoen 3. Klik så på Føj til mit drev Page 33
Når der er klikket på Føj til mit drev 1. Klik så på Mit drev 2. Det er også muligt at klikke på en mappe der var oprettet i forvejen 3. Eller oprette en mappe samtidig 4. Slut med at klikke på Flyt Page 34
Så er videoen synlig i "mit Drev" Bemærk at videoen ikke ligger der fysisk. Den er delt med brugeren vatest1 - Da vatest1 kun har kiggeadgang, kan han ikke dele videoen med andre. Det er der en løsning på. Page 35
Kopier videoen Det er let at lave en kopi - kopien kan du selv råde over mht. deling ol. Page 36
Så er der en kopi Det tager mange øjeblikke at lave en kopi. Navnet på kopien kan altid ændres. Kopien er ikke klar til afspilning endnu. Så længe der har et rødt ikon er den under klargøring. Først når den ligner originalen kan den bruges. Page 37
Fjern den originale video fra Mit Drev Du har nu ikke mere brug for originalen. Du sletter den ikke - det er jo ikke din. Du fjerner den bare fra Mit Drev. Page 38
Så er videoen klar Nu kan du ændre navnet på videoen og lave forskellige delingsindstillinger og evt. flytte den i en anden mappe. Video om deling fra Google Drev Page 39
Del video optaget på ipad, iphone ell. Android - på Google Drev Rigtig mange tager video med mobile enheder. Her viser jeg en smart måde at dele videoer på ved hjælp af appén Drev (Google Drev). Appén findes til både ios og Android. Hent appén Drev I appstore kan du gratis hente appén Drev. På en Android enhed så skal du i Google Play store. Page 40
Her er Google Drev på en app Jeg har riggtig mange mapper i mit Google Drev. For at lægge videoen, så den er tl at finde åbner jeg en mappe. Page 41
Mappen -a-a Her er jeg i en mappe jeg har oprettet - den hedder -a-a. Nu klikker jeg på den røde + knap nederst til højre. Flere muligheder Her kan jeg så: 1. Oprette en mappe (evt. inde i en anden mappe 2. Uploade en fil (det er den funktion vi vil bruge til at få videoen til Google Drev) 3. Bruge kameraet. Man kan tage et billede eller en video og få det uploaded direkte til Google Drev 4. Oprette tre slags Google dokumenter Page 42
Jeg vælger her at klikke på Upload (2) Hvad skal uploades Da det er en video fra min ipad jeg vil uploade, så klikker jeg på Billeder og videoer Page 43
Giv tilladelse Klik på OK for at lade Google Drev se billeder og videoer p åipadén. Page 44
Vælg video 1. Her har jeg valgt en video 2. klikker herefter på fluebenet Page 45
Upload begynder Så starter upload processen. Det kan tage lang tid afhængig af videoens størrelse. Når videoen er uploaded, så skal den behandles på serveren. Det kan også tage noget tid. Når den er klar, kan den ses på ipadén men også deles men andre. Delingen kan gøres på flere måder. Page 46
Så er videoen klar i Gogle Drev Så snart videoen ser sådan ud er den klar til at blive afspillet eller delt med andre. Klik på det lille I i nederste højre hjrne. Indstillinger Der er flere måder at dele på: Page 47
1. Slå linkdelng til - så kan alle med linket se videoen - det er det jeg oftest bruger - jeg klikker på Slå til 2. Du kan også tilføje bestemte personer - at de har en Google konto. Page 48
Så er linkdeling slået til Her kan du se at linkdeling er slået til Lnket kan hentes her Her er videoen Her har jeg integreret videoen - den ligger på Google Drev, men vises på siden her. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 49
Tips, tricks og smarte funktioner med Google Drev Page 50
Andre services Page 51
Google Sites Page 52
Google Sites Google Sites er et system som kan lave hjemmesider (webstes. Det er sider der hænger sammen og der kan laves menuer, så det er let at navigere i. Google Sites har mange anvendelsesmuligheder. Det er ikke særlig svært at oprette og vedligeholde et Google Site. Google Sites kan benytte sig af mange forskellige former for indhold. Problemer på Google Sites Der er rigtig mange der har oprettet Google Sites. Et system med mange muligheder. Desværre er der meget begrænset plads til rådighed og vi kan ikke skaffe mere plads. Derfor kan der ikke uploades flere filer til Google før der er slettet filer. Det er aldrig en god idé at uploade mange filer til en hjemmeside og det er trist at denne funktion er sat til som standard. På Google Drev har vi ubegrænset plads og det er let at bruge Google Drev sammen med Google Sites - vejledning er på vej - kommer herunder så snart den er færdig. Video om Google Sites Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 53
Sådan opretter du et Google Sites Opret et Google Sites fra en tom skabelon Opret et Google Sites fra en UCSJ skabelon Page 54
Brug Google Sites sammen med Google Drev Brug dokumenter fra Google Drev på siderne i Google Sites Page 55
Sådan kan du slette et Google Sites Der kan være flere årsager til at slette et Google Sites. Det er let gjort. Følg denne lille vejledning. Indstillingerne 1. Klik på tandhjulet for at komme ind til indstillingerne 2. Herefter Administrer website Page 56
Administrer website Her er der mange muligheder. Hvis det drejer sig om at slette et site - så find knappen: Slet dette website. Så går der et par sekunder og sitet er helt væk. Bemærk - hvis du har delt websitet med andre - så skal de lige fjernes først - de det følgende. Page 57
Delingsindstillinger Klik på den blå knap: Del - for at se hvem der er delt med. Page 58
Fjern deling Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland - 2015 Page 59
Google Chrome browseren Page 60
Hvorfor Google Chrome? Der findes ganske mange browsere på markedet. De har hver især noget de er gode til og andet er de ikke så gode til. Hvis man arbejder meget med Google s produkter, så giver det rigtig god mening med Google Chrome browseren. Ingen kan klare sig med bare én webbrowser. Jeg anbefaler at du har Google Chrome på din computer. Google Chrome findes til både Windows PC, Mac og så selvfølgelig Chromebooks (Google Chrome computere). Hent Google Chrome (Windows) Her har jeg søgt på Google - sågeordet var "Google Chrome" - bare klik på det første link. Page 61
Sådan får du indhold ud fra Google s tjenester Page 62
Download filer og mapper fra Google Drev Page 63
Google Takeout Her kan du se hvordan du kan få dine dokumenter, billeder, videoer mm. ud af Gooogle. Det kan være for at have en backup lokalt eller fordi du forlader dit studie ell.. arbejde og gerne vil sikre dig materialet. Det er ganske simpelt - følg vejledningen her. Din Google konto Log ind på din Google konto. Det kan du gøre ved at gå på adressen: google.dk og vælge logind. Page 64
Kontoinformationer 1. Klik på den blå knap 2. Klik herefter på Min konto Page 65
Mange muligheder Du kommer nu til en side hvor der er mange oplysninger og muligheder for indstillinger. Klik nu på Administrer indhold. Page 66
Opret et backup arkiv Klik på Opret arkiv. Page 67
Vælg de data du ønsker at hente Nu kan du vælge de data du ønsker at downloade til din computer. Page 68
Næste Jeg har valgt Google Drev - Fotos og Youtube - og klikke så på Næste. Page 69
Næsten klar Her kan jeg se at jeg har valgt tre produkter. Klik så på Opret arkiv. Page 70
Data klargøres Page 71
Nu kan du downloade dine data Page 72