Viborg Byråd Rødevej 3 8800 Viborg 27-10- 2008 TILSYNET Vedr. Viborg Kommunes j. nr. 2003/03322 A rettede ved brev af 3. maj 2004 henvendelse til Statsamtet Nordjylland, vedrørende anvendelsen af den af Viborg Kommune ydede støtte til Viborg Erhvervsråd 1. Til henvendelsen var vedlagt Viborg-Tjele Erhvervsråds årsregnskab for 2003. Statsamtet Nordjylland indledte på den baggrund en sag, idet statsamtet fandt, at de oplysninger om anvendelsen af de kommunale tilskud som fremgik af regnskabet for 2003, var utilstrækkelige til, at det kunne afgøres, om de kommunale tilskud var anvendt efter formålet. Statsamtet Nordjylland udtalte herefter ved brev af 14. april 2005 til Viborg Kommune, at det regnskabsmateriale, som Viborg Kommune havde forelagt for statsamtet, ikke levede op til de krav, der måtte stilles, for at kommunens støtte til erhvervsrådet var lovlig, idet det på det da foreliggende ikke var muligt at se, hvor stor nettoudgiften var til de aktiviteter, som kommunen lovligt kunne støtte. Statsamtet fandt på det foreliggende grundlag, at kommunens støtte til erhvervsrådet var ulovlig og anmodede i den forbindelse Viborg Kommune om at oplyse, hvad kommunen agtede at foretage i den anledning. Samtidig anmodedes Møldrup, Bjerringbro og Tjele Kommuner om at oplyse, hvad disse kommuner agtede at gøre i anledning af statsamtets udtalelse. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2007-613/107 SAGSBEHANDLER: MKLAAR DIREKTE TELEFON: 7256 8555 TELEFON: 7256 8300 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN- NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 1 Viborg Erhvervsråd ændrede navn til Viborg-Tjele Erhvervsråd i 2001. I 2004 ændredes navnet til ViborgEgnens Erhvervsråd. I 2007 blev stavemåden ændret til VI- BORGegnens Erhvervsråd.
Sagen overgik pr. 1. januar 2007 til Statsforvaltningen Midtjylland. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Sammenfattende bemærker statsforvaltningen, at en kommune, der vil yde tilskud til fx et erhvervsråd, for det første kun må yde sådanne tilskud til udførelse af opgaver, kommunen selv lovligt kunne have udført. For det andet er kommunen forpligtet til ved regnskabstilsyn mv. at kontrollere, at den kommunale støtte også i praksis alene anvendes til udførelse af sådanne opgaver og ikke sammenblandes med erhvervsrådets øvrige midler, som anvendes til ikke-kommunale formål. Det er kommunalbestyrelsens politiske og retlige ansvar - under kontrol af bl.a. revisionen og tilsynsmyndigheden - at overholde disse regler. Statsforvaltningen finder ikke i den foreliggende sag grundlag for at antage, at tilskud er ydet til andre formål end lovlige, kommunale. Statsforvaltningen finder endvidere ikke grundlag for at antage, at den kontrol, Viborg Kommune hidtil har udført med midlernes anvendelse, er utilstrækkelig til at sikre de kommunale midlers kun lovlige anvendelse. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Viborg Kommune afgav, på foranledning af Statsamtet Nordjyllands udtalelse af 14. april 2005, på vegne af Møldrup, Bjerringbro Tjele og Viborg Kommuner den 22. september 2005 en udtalelse til Statsamtet Nordjylland. Heraf fremgår blandt andet følgende: 1. Forudsætninger. Jf. aftale mellem Viborg-Tjele Erhvervsråd og Viborg Kommune dateret 15. november 2001 fremgår bl.a. følgende forudsætninger, jf. 2, stk. 4: Erhvervsrådets bestyrelse skal ved sin indsats søge at realisere den fælles erhvervspolitik for Viborg Byråd, Viborg-Tjele Erhvervsråd, Viborg Handelsstandsforening og Turistforeningen for Viborg og Omegn tillige med den erhvervspolitisk/-udvikling, som er beskrevet i kommuneplan for Viborg Kommune Endvidere fremgår følgende af 3: SIDE 2
Af tilskud, som Viborg Byråd yder, betaler Viborg-Tjele Erhvervsråd: Stk. 1. Udgifter til løn og evt. pensionsforsikring for erhvervsdirektør og yderligere nødvendig medhjælp. Stk. 2. Udgifter til leje af de nødvendige lokaler til erhvervskontoret inkl. el- og varmeudgifter. Stk. 3. Udgifter, som i øvrigt er forbundet med erhvervskontorets drift og erhvervsrådets arbejde. 2. Erhvervsrådets aktiviteter 2003. 3. Anvendelse af den kommunale medfinansiering. Som det fremgår af regnskabet for 2003, har Erhvervsrådet anvendt den kommunale medfinansiering på kr. 2.091.425 til delvis dækning af de under pkt. 1 nævnte områder, idet erhvervsrådets aktiviteter i forbindelse med servicecenter er skilt ud, da visse dele omfatter udlejning af lokaler. Efterfølgende sammenfattes de aktiviteter, som gennemføres med kommunal medfinansiering, idet de personalemæssige ressourcer og omkostninger fremgår af 4. pkt. i denne redegørelse. Aktiviteter 2003: 4. Økonomisk oversigt Den kommunale medfinansiering andrager: 2.091.425 kr. Anvendes til delvis dækning af følgende omkostninger: Erhvervsrådets lønomkostninger (2.487.027-294.479) kr. 2.192.548* Erhvervsrådets driftomkostninger: (opgjort efter ændret metode i efteråret 2004, efter aftale med Viborg Kommune, hvor Servicecenteret ikke medtages) Husleje, varme, el, andel af fællesomkostninger, rengøring, husleje lokaleafdelinger kr. 294.530 Markedsføring: Annoncering, web-redaktør, Erhvervsnyt, brochurer m.v kr. 193.352 Administrationsomkostninger: Kontingenter, forsikringer, kontorartikler, telefon, internet, o.s.v. kr. 398.061 SIDE 3
Støtteberittiget omkostninger i alt kr. 3.078.491 *Beregningsmetode Lønomkostninger, jf. regnskab kr. 2.487.027 Løn-servicemedarbejder inkl. pension kr. 192.247 Fradrag - 75% andrager servicering af lejere kr.144.185 Løn sekretær ansat til specifik opgave kr. 83.254 Medgået tid vedr. projekter (erhvervsdirektør, chefkonsulent, økonomiassistent, administrationschef) kr. 51.132 Ungarbejder ansat til servicering af lejere kr. 15.908 Fradrag i alt kr. 294.479 Lønomkostninger, erhvervsrådsaktiviteter kr. 2.192.548 I året 2003 har Erhvervskontoret haft følgende ansatte for gennemførelse af de under pkt. 3 nævnte aktiviteter: - en erhvervsdirektør - en administrationschef - en chefkonsulent - en erhvervskonsulent (1/3 årsværk) - en økonomiassistent - en erhvervsassistent - en elev. Som det fremgår af noten, er der fradraget kr. 51.132 i ovennævntes løn som følge af skønnet medgået tid til projekter. I servicecentret har der i 2003 været ansat følgende: - en receptionsleder - en ungarbejder Som det fremgår af noten, er der for receptionslederen fradraget 75% af den udbetalte løn som følge af servicering af lejere i Erhvervenes Hus. Endvidere er hele den udbetalte løn til ungarbejder samt projektansat sekretær fradraget. For god ordens skyld skal det oplyses, at erhvervsrådet har indgået aftale med to private konsulenter vedr. etableringsvejledning og virksomhedsbesøg. Disse omkostninger er medtaget under projektudgifter som køb af konsulentydelser, idet erhvervskontoret ikke har mu- SIDE 4
lighed for, at gennemføre alle de under pkt. 3 nævnte aktiviteter med de fastansatte medarbejdere.. A kommenterede i brev af 6. oktober 2005 Viborg Kommunes udtalelse. Statsamtet Nordjylland skrev herefter den 31. oktober 2005 blandt andet følgende til Viborg Kommune: Statsamtet finder, at støtte til de aktiviteter, der er angivet i kommunens brev af 22. september 2005, er omfattet af kommunens hjemmel til at kunne støtte erhvervsudviklingsprojekter i 2 i lov om kommuners og amtskommuners deltagelse i erhvervsudviklingsaktiviteter. Statsamtet finder ikke tilstrækkelig grundlag for at erklære, at det forhold, at aktiviteterne sker i en vis konkurrence med Deres firma, bevirker, at støtten må anses for ulovlig. Såfremt man lægger de oplysninger til grund, som kommunerne nu er fremkommet med, vedrørende omkostninger til støtteberettigede aktiviteter, finder statsamtet ikke grundlag for at antage, at støtten materielt er anvendt ulovligt. Som anført i bl. a. statsamtets udtalelse af 26. maj 2004 gælder, at da Viborg-Tjele Erhvervsråd arbejder dels med opgaver, der kan opnå kommunal støtte og dels med opgaver, der ikke kan opnå en sådan støtte, er det en betingelse for, at den kommunale støtte er lovlig, at kommunen gør støtten betinget af, at den alene anvendes til formål, som kan opnå kommunal støtte. Det er endvidere en betingelse, at kommunen fører tilsyn med, at støtten alene anvendes til de nævnte formål. Et sådant tilsyn kan alene føres, hvis det af regnskabsmaterialet fremgår, hvad støtten er anvendt til. På det foreliggende grundlag finder statsamtet, at den indsendte aftale med Viborg-Tjele Erhvervsråd, og regnskabet for 2003 og 2004 ikke lever op til disse krav. Aftalen mellem Viborg-Tjele Erhvervsråd og Viborg Byråd betinger således ikke modtagelsen af støtten af, at støtten kun anvendes til nærmere angivne formål, som kommunen lovligt kan støtte. Regnskabet indeholder i en note en opgørelse over de aktiviteter, som den kommunale støtte efter det oplyste delvist dækker. Imidlertid fremgår det ikke af noten, at den udelukkende vedrører formål, som kommunen må støtte. Dertil kommer, at revisionspåtegningen omfatter Viborg-Egnens Erhvervsråds samlede økonomiske forvalt- SIDE 5
ning. Det står således uklart, om revisionen også omfatter den opdeling af udgifterne og grundlaget herfor, der har fundet udtryk i noten. Sammenfattende må statsamtet således konstatere, at støtten for 2003 og 2004 har været udbetalt uden at kommunen har opfyldt de krav, som stilles efter den kommunale lovgivning og den faste praksis, der knytter sig hertil. Statsamtet gav Viborg Kommune meddelelse om de regler der gælder for støtte af den foreliggende art ved skrivelse af 26. maj 2004, hvorfor vi skal anmode om indsendelse af regnskabet for 2005, når dette foreligger samt kopi af det retsgrundlag, der ligger til grund for støttens udbetaling for 2005 og 2006.. Statsamtet Nordjylland modtog d. 14. juni 2006 ViborgEgnens Erhvervsråds interne årsregnskab for 2005 fra Viborg Kommune. Regnskabet viser, at der i året 2005 har været en omsætning på i alt 9.339.713 kr., heraf udgør den kommunale medfinansiering i alt 3.328.850 kr. Der har samtidig været omkostninger på i alt 9.168.465 kr., hvilket giver et bruttoresultat på 171.248 kr. Til regnskabet er udarbejdet en supplerende redegørelse, hvori der redegøres for anvendelsen af den kommunale medfinansiering af erhvervsrådets aktiviteter. Heraf fremgår blandt andet følgende: Redegørelsens indhold: 1. Forudsætninger. 2. Erhvervsrådets aktiviteter. 3. Anvendelsen af den kommunale medfinansiering. 1. Forudsætninger. I forhold til tidligere redegørelser er lovgrundlaget for kommuners gennemførelse og finansiering af erhvervsserviceaktiviteter bestemt ved Lov nr. 602 af 24. juni 2005 (bilag 1). Hertil kommer KL s anbefaling jf. bilag 2, hvoraf det bl.a. fremgår at kommunerne placerer driftsopgaven erhvervsservice uden for den kommunale forvaltning. I aftalen med kommunerne [aftalen mellem de deltagende kommuner og Viborg Erhvervsråd] (bilag 3) fremgår jf. 3 følgende: 1. Udgifter til løn og evt. pensionsforsikring for erhvervsdirektøren og yderligere nødvendig medhjælp. 2. Udgifter til leje af de nødvendige lokaler til erhvervskontoret incl. el og varmeudgifter. 3. Udgifter, der er forbundet med erhvervskontorets drift og erhvervsrådets arbejde. SIDE 6
4. Kontingent for kommunernes medlemskab af Erhvervsrådet og Erhvervsklub inden for den gældende kontingentsats for organisationer. Erhvervsrådet har endvidere, som aftalt, startet implementering af time- og sagsstyringssystem, således vi i endnu højere grad kan dokumentere hvorledes den kommunale medfinansiering anvendes. 2. Erhvervsrådets aktiviteter 2005. Som det fremgår af bilag 4 og 5, udarbejdes der en handlingsplan der fastlægger de overordnede og detaljerede aktiviteter. For hver af de 50 indsatsområder, er der endvidere beskrevet aktivitetens formål, indhold samt forventet tidsforbrug. 3. Økonomisk oversigt. Den kommunale medfinansiering andrager:kr. 3.328.850 Anvendes til delvis dækning af følgende driftsomkostninger: Lønninger til erhvervskontorets personale: kr. 2.755.527 Driftsomkostninger: kr. 304.323 Markedsføring: kr. 299.180 Administrationsomkostninger: kr. 523.253 Støtteberettigede omkostninger i alt: kr. 3.882.283 Lønninger til erhvervsrådets personale fremkommer således: Samlet timeforbrug: 11.977 timer Heraf anvendt til sekretariat Erhv. hus 1.881 timer Forhold: 1.881:11.977X100= 15,71 % Fradrag i lønninger 15,71 % af 3.269.103= kr. 512.576 Medregnet lønninger: 3.269.103-513.576= kr. 2.755.527 I året 2005 har Erhvervskontoret haft følgende ansatte for gennemførelse af de under pkt. 3 nævnte aktiviteter: - en erhvervsdirektør - en administrationschef - en bogholder - en chefkonsulent - en erhvervskonsulent (273 årsværk) - en erhvervskonsulent (KT) ikke medgået i løn - en erhvervsassistent (2/3 årsværk) - en receptionsleder - en kontorassistent Endvidere har Erhvervsrådet som tidligere år indgået aftale med to private konsulenter vedr. etableringsvejledning og virksomhedsbesøg. Disse omkostninger er medtaget som køb af konsulentydelser under projektudgifter. SIDE 7
Af vedlagte bilag 3, aftalen mellem kommunerne og erhvervsrådet, 3 og 4 fremgår følgende: Af den medfinansiering, som Bjerringbro Byråd, Møldrup Byråd, Tjele Byråd og Viborg Byråd yder, betaler ViborgEgnens Erhvervsråd: 1. Udgifter til løn og evt. pensionsforsikring for erhvervsdirektøren og yderligere nødvendig medhjælp. 2. Udgifter til leje af de nødvendige lokaler til erhvervskontoret incl. el- og varmeudgifter. 3. Udgifter, som i øvrigt er forbundet med erhvervskontorets drift og erhvervsrådets arbejde. 4. Kontingent for kommunernes medlemskab af Erhvervsråd og Erhvervsklub inden for den gældende kontingentsats for organisationer. Efter aftale med kommunerne i hvert enkelt tilfælde kan forsendelser i relation til nærmere aftale projekter ske via kommunerne, der dermed afholder de med forsendelsen forbundne portoudgifter. Kommunernes økonomiudvalg modtager, efter hvert bestyrelsesmøde, mødereferat (excl. bilag). Hvert år i april/maj udarbejder erhvervsrådets bestyrelse et skriftligt oplæg til en drøftelse mellem bestyrelsen og Økonomiudvalgene om planerne for det kommende års aktiviteter. 4 Erhvervsrådets bestyrelse udarbejder hvert år - også i april/maj måned et specificeret forslag til budget med bemærkninger for det kommende regnskabsår, der skal svare til kommunens regnskabsår. Budgetforslaget fremsendes til økonomiudvalgene efter forudgående forhandling med Erhvervsrådet. Samtidig udarbejder erhvervsrådets bestyrelse et specificeret regnskab med bemærkninger for det forløbne regnskabsår og sender det til de respektive byråd til godkendelse. Kommunernes Revision reviderer for kommunernes regning erhvervsrådets regnskab. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i styrelsesloven (lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). SIDE 8
Efter de almindelige kommunalretlige grundsætninger om kommunernes opgavevaretagelse er det ikke en lovlig kommunal opgave at yde støtte til private erhvervsvirksomheder, idet kommunernes direkte indblanding i markedsforholdene kan virke konkurrenceforvridende. Uden lovhjemmel har kommuner efter kommunalfuldmagtsreglerne adgang til at yde generel erhvervsstøtte. Generel erhvervsstøtte er for eksempel udførelse af en række opgaver vedrørende infrastruktur m.v. Herudover kan kommuner som generel erhvervsstøtte udføre informationsopgaver af betydning for det lokale erhvervsliv. Kommuner kan herunder for eksempel oprette et erhvervskontor, hvorfra der formidles kontakt til myndigheder mv., udbyde kurser for iværksættere eller kurser der er specielt tilpasset det lokale arbejdskraftbehov, formidle viden af produktionsmæssig karakter (af almen betydning) samt yde bistand ved kontaktformidling. Støtten skal afspejle det lokale fællesbehov og ikke enkelte virksomheders individuelle behov. Kommunen må ikke påtage sig rådgivningsopgaver, der er forbeholdt private erhvervsvirksomheder, for eksempel revision. Kommunen må heller ikke overtage virksomheders naturlige produktionsomkostninger. Det er endvidere en betingelse, at den service og støtte som kommunen yder, skal stå åben for alle virksomheder som kan have en interesse deri. En kommune kan som hovedregel ikke uden lovhjemmel yde økonomisk individuel støtte til private erhvervsvirksomheder. Anden støtte kan kommuner kun yde i henhold til lov. I perioden for aflæggelse af regnskabet for 2005 gjaldt lov nr. 126 af 6. marts 1996 om kommuners og amtskommuners deltagelse i erhvervsudviklingsaktiviteter (kaldet 383-loven). 2 En kommune kan lovligt kanalisere sin støtte til erhvervslivet gennem f. eks. et erhvervsråd. I det omfang erhvervsrådet både varetager opgaver, som kommunen lovligt kan støtte, og opgaver, en kommune ikke kan støtte, må kommunen sikre sig, at den kommunale støtte udelukkende anvendes til varetagelse af lovlige kommunale opgaver. ViborgEgnens Erhvervsråd arbejder både med opgaver, der kan opnå kommunal støtte og med opgaver, der ikke kan opnå kommunal støtte. Det er derfor en betingelse for 2 Nu gælder lov om erhvervsfremme, lov nr. 602 af 24. juni 2005 med senere ændringer. SIDE 9
lovligheden af den af kommunerne ydede støtte, at støtten gøres betinget af, at den alene anvendes til formål, som kan opnå kommunal støtte. Kommunerne skal endvidere føre tilsyn med, at støtten anvendes til de nævnte formål. ViborgEgnens Erhvervsråd har for året 2005 til årsregnskabet udarbejdet en redegørelse. Det fremgår af redegørelsen, hvad den kommunale medfinansiering er anvendt til. I forhold til årsregnskabet for 2003 fremgår det mere specifikt af redegørelsen, hvorledes lønninger til Erhvervskontorets personale er beregnet. Det fremgår ligeledes af redegørelse til regnskab 2005, at den kommunale medfinansiering er anvendt til lønninger (2.755.527 kr.), driftsudgifter (304.323 kr.; fordelt på husleje, varme, el, andel af fællesomkostninger, rengøring og husleje for lokalafdelinger), markedsføring (299.180 kr.) samt administrationsomkostninger (523.253 kr.), i alt 3.882.283 kr. Statsforvaltningen kan ikke generelt udtale sig om, hvilke nærmere vilkår om tilsyn og kontrol, der bør knyttes til en kommunalbestyrelses tilsagn om støtte til en virksomhed, der både arbejder med opgaver, der kan opnå kommunal støtte og med opgaver, der ikke kan opnå kommunal støtte. Dette må afhænge af en konkret vurdering af behovet for tilsyn. Det fremgår forudsætningsvist af aftalen mellem kommunerne og Erhvervsrådet, at den kommunale medfinansiering bruges til at betale udgifter til løn, leje af lokaler incl. el- og varme, øvrige udgifter forbundet med kontorets drift og erhvervsrådets arbejde samt kontingent for kommunernes medlemskab af Erhvervsråd og Erhvervsklub. Det fremgår videre af aftalens 4, at specificeret forslag til budget med bemærkninger for det kommende regnskabsår sendes til økonomiudvalgene ligesom det fremgår, at et specificeret regnskab med bemærkninger for det forløbne regnskabsår sendes til byrådene til godkendelse. Sammenfattende bemærker statsforvaltningen, at en kommune, der vil yde tilskud til fx et erhvervsråd, for det første kun må yde sådanne tilskud til udførelse af opgaver, kommunen selv lovligt kunne have udført. For det andet er kommunen forpligtet til ved regnskabstilsyn mv. at kontrollere, at den kommunale støtte også i praksis alene anvendes til udførelse af sådanne opgaver og ikke sammenblandes med erhvervsrådets øvrige midler, som anvendes til ikke-kommunale formål. Det er kommunalbestyrelsens politiske og retlige ansvar - under kontrol af bl.a. revisionen og tilsynsmyndigheden - at overholde disse regler. Statsforvaltningen finder ikke i den foreliggende sag grundlag for at antage, at tilskud er ydet til andre formål SIDE 10
end lovlige, kommunale. Statsforvaltningen finder endvidere ikke grundlag for at antage, at den kontrol, Viborg Kommune hidtil har udført med midlernes anvendelse, er utilstrækkelig til at sikre de kommunale midlers kun lovlige anvendelse. Statsforvaltningen finder således ikke grundlag for at foretage videre i anledning af sagen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til A. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Martin Basse kontorchef /Malene Kleist specialkonsulent SIDE 11