Bilag 4: Dokumentation Udbud om levering, installation, implementering, support, drift og vedligehold af Borger Administrativt system (BAS)
Indhold bilag 4 4.1 Indledning... 3 4.2 Overordnede dokumentationskrav... 3 4.3 Dokumentation af leverance... 4 4.4 Levering af dokumentation... 4 4.4.1 Dokumentationstyper som leveres ved tilbudsafgivelse... 4 4.4.2 Dokumentationstyper som leveres i afklaringsfasen... 8 4.4.3 Dokumentationstyper som leveres før overtagelsesprøven... 9 4.5 Kravsbesvarelse... 11
Bilag 4 Dokumentation Bilaget indeholder ordregivers krav til tilbuddet. Krav er opdelt i mindstekrav og konkurrencekrav. Tilbudsgiver skal i sit tilbud besvare kravene i henhold til anvisningerne i bilaget. Besvarelserne skal ske i Bilag 20 Løsningsbeskrivelse. Det kan være anført at besvarelser yderligere skal ske i seperate underbilag. Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring mindstekrav og konkurrencekrav: Krav, som skal opfyldes for, at et tilbud kan deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav (MK) Såfremt ét eller flere mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Leverandøren garanterer ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Der er ingen konkurrencekrav i Bilag 4. 4.1 Indledning Kundens formål med at tilvejebringe Dokumentationen er at blive tilført viden, der gør Kunden i stand til at anvende, idriftsætte, drifte, vedligeholde og videreudvikle Leverancen - enten på egen hånd eller gennem tredjepart - samt at tilfredsstille revisionsmæssige krav. 4.2 Overordnede dokumentationskrav Kravskema: Overordnede dokumentationskrav ID Beskrivelse af krav 4.2.1 MK 4.2.2 MK Dokumentationen skal overdrages til Kunden i søg- og redigerbar elektronisk kopi samt på papir. Som følge af initiativet med at implementere åbne standarder inden for det offentlige, skal Dokumentationen fra den 1. januar 2008 også foreligge i de anbefalede åbne standarder. Der forventes anvendt UML modelleringssprog i forbindelse med Dokumentationen. Supplerende kan E/R diagrammer benyttes til dokumentation af datastrukturer. 4.2.3 MK Sprog i dokumentation: Alle vejledninger skal leveres på dansk. Al øvrig dokumentation skal leveres på dansk eller engelsk.
4.3 Dokumentation af leverance Kravskema: Dokumentation af leverance ID Beskrivelse af krav 4.3.1 MK Dokumentationen udarbejdes af Leverandøren med inddragelse af Kunden i det omfang, det er beskrevet afsnit 4.4. 4.4 Levering af dokumentation Kravskema: ID Beskrivelse af krav 4.4.1 MK 4.4.2 MK Det er et krav at den dokumentation, som bekrives under afsnit 4.4, leveres som en del af tilbuddet, og i de angivne underbilag: - 4A. Løsningsbeskrivelse - 4.B Arkitektur beskrivelse - 4.C Brugermateriale - 4.D Installation og driftsprocesser - 4.E Implementering og udrulning - 4.F Releaseplaner og Releasenotes Leverandøren skal ændre ovennævnte dokumentation på baggrund af Kundens rimelige ønsker. Forud for overtagelsesprøven skal Leverandøren i nødvendigt omfang opdatere ovenstående dokumentation. Dokumentationen er en del af overtagelsesprøven. Dokumentation, der ikke fremgår ovenfor under krav 4.4.1 ovenfor skal leveres og være skriftligt godkendt senest på Overtagelsesdagen. Dokumentationen er således en del af overtagelsesprøven. Nedenfor fremgår således, hvilket materiale der skal leveres i afklaringsfasen, og hvilket der skal leveres senest før overtagelsesprøven. 4.4.3 MK Det er et krav, at der sker en løbende opdatering af dokumentation. 4.4.1 Dokumentationstyper som leveres ved tilbudsafgivelse I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres i sammen med tilbuddet. Doku menttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svar
Arkitekturbeskrivelse 4 B Arkitekturbeskrivelse Løsningsbeskrivelse 4 A Løsningsbeskrivelse Løsningsbeskrivelsen omfatter en samlet beskrivelse af den tilbudte løsning incl. eventuelle optioner Løsningsbeskrivelse skal have en logisk sammenhæng med kravene til den efterspurgte løsning jf. Bilag 3, Leverancebeskrivelse og kravspecifikation. Gerne understøttet af aktørdiagrammer eller lignende.. Løsningsbeskrivelsen skal desuden beskrive den overordnede tilgang til og strategi for, hvordan funktionaliteten kan aftestes i den tilbudte løsning. Indgår i grudlaget for Tilbudsevaluering af tilbudet. Skal beskrive Leverancens overordnede strukturer samt sætte rammerne for design af den komplette Leverance, samt dokumentation af arkitekturovervejelser og beslutninger Dokumentation skal indeholde Topologitegning f.eks ved hjælp af Visio- tegning. Formålet er at komme fra forretningsgangsbeskrivelsen til design af systemet ved at dokumentere arkitekturovervejelser og arkitekturbeslutninger. Arbejdet med arkitektur kan ske på mange måder. En metode er at anvende forskellige EA Metoder som fx OIO Metode på http://ea.oio.dk/arkitekturmetode/oio-arkitekturprocesmodel Skal beskrive Leverancens komplette arkitektur, så det kan fungere som grundlag for design.
Arkitekturbeskrivelse 4 B Arkitekturbeskrivelse Arkitekturbeskrivelse 4 B Arkitekturbeskrivelse Tilbudsgiveren skal dokumentere krav til dimensionering af infrastrukturen med henblik på at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance. Leverandøren skal beskrive følgende for test, produktion og uddannelse miljøet: Mindstekrav til RAM og CPU for alle servere, der indgår i Løsningen. En liste med samtlige softwareprodukter og eventuelle tillægskomponenter og 3. partsprodukter. Disse beskrives ved produktnavn, eventuel minimumsversion, eventuel anbefalet version osv. Dokumentation af eventuelt Cluster konfiguration af servere. Skal beskrive Leverancen så servere kan bestilles og klargøres i kundes it-miljø Så leverandøren efterfølgende kan færdiggøre installationen. Krav til sizing af servere I Løsningen Angiv hvilke produkter, herunder software og hardware der indgår i løsningen. Dokumentation af typen af database, og en beskrivelse af hvordan databasen anvendes, herunder om der afvikles processer specifikt på databasen, såsom stored procedures eller der anvendes og implementeres views og statistik logs. Den forventede datatilvækst inden for kontraktperioden. Beskrivelse af en 5 årig kapacitetsprognose (el, rack, diskspace og netværk) Dokumentering af skalering på Systemet ved flere brugere, udvidet anvendelse og kapacitet eller lignende. Tilbudsgiveren skal dokumentere krav til dimensionering af infrastrukturen (Netværk) med henblik på at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance. Dokumentation af netværksopsætning for at leverance fungere som beskrevet. Dokumentation for hvilke minimus krav til netværk båndbrede og tolerancer løsningen kræver for at fungere som beskrevet Skal beskrive Leverancen, så netværksopsætning kan bestilles og klargøres i Kundens it-miljø, og Leverandøren efterfølgende kan færdiggøre installationen.
Installation og driftsprocesser 4 D Installation og driftsprocesser Arkitekturbeskrivelse 4 B Arkitekturbeskrivelse Tilbudsgiveren skal dokumentere hvilke typer af enheder (pc, mobil, tablet ) løsning kan afvikles på samt krav til enheder i den forbindelse Mindstekrav til RAM og CPU for pc der skal afvikle klienten i Løsningen. Dokumentation for hvilke pc styresystemer, løsningen kan afvikles på. Dokumentation for hvilke browsere, løsningen kan afvikles på. Dokumentation for hvilke mobile styresystem løsninger kan afvikles på. Skal beskrive Leverancen så kunde kan afgøre hvilke enheder løsningen kan afvikles på. Dokumentation af driftsoperationer og logning Detaljeret redegørelse for, hvorledes der skal tages Backup, for at Systemet kan genetableres ved restore /genetablering med data efter disaster. Beskrivelse af procedure for genetablering ved restore af data. Detaljeret redegørelse for hvorledes det tilbudte System kan driftsafvikles og overvåges. Detaljeret redegørelse for Systemets logning ud over standard server logning.
Udrulningsplan for test og produktionsmiljø Implementeringsplan 4E Implementering og udrulning Brugervejledning 4C Brugermateriale Arkitekturbeskrivelse 4.B Arkitekturbeskrivelse Overblik over leverancens komponenter (komponentdiagr am) Skal give overblik over Systemets tekniske dele og deres indbyrdes samspil og afhængigheder. Dokumentation for de i Leverancebeskrivelsen beskrevne tekniske snitflader i Leverancen Tekniske grænseflader/ snitflader Skal beskrive komponenter, moduler og deres interfaces ud fra en teknisk synsvinkel, herunder grænseflader, applikationslag med dertil hørende Application Program Interface(s) API. Skal beskriv bruger- og programmeringsinterfaces. Vejledning, der beskriver hvordan Leverancen bruges, og som skal kunne læses af slutbrugere. Vejledningen skal give brugeren den fornødne viden til at kunne betjene de dele af Leverancen, der er rettet mod brugeren. Brugervejledningen kan supplere undervisning og online-hjælp. Udformningen af brugervejledning afhænger af den specifikke målgruppe den retter sig mod. Brugervejledning, undervisning og online-hjælp skal kunne guide brugeren i at udføre bestemte opgaver inden for en bestemt tidsramme og fejlmargin. 4.4.2 Dokumentationstyper som leveres i afklaringsfasen I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres i afklaringsfasen. Doku menttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svar Plan for, hvordan Leverancen skal implementeres i forretningsområ det. Plan for hvordan Leverancen skal implementeres i forretningsområdet. Heri kan indgå plan for fx undervisningsforløb, forandringsinitiativer, fejlhåndtering og support. Hele implementeringen er planlagt og beskrevet. Plan for, hvordan Leverancen skal implementeres i test og produktionsmiljø et. Plan for hvordan Leverancen skal implementeres i test og i produktionsmiljøet. Det er vigtigt at udrulningsplan for henholdsvis test og produktionsmiljø er adskilt. Hele implementeringen i relevante miljøer er planlagt og beskrevet.
Driftsplan Installations-vejledning Underbilag 4 D Installation og driftsprocesser Undervisningsmateriale Underbilag 4C Brugermateriale Materiale til undervisning af slutbrugere Diverse undervisningsmateriale, der understøtter brugernes indlæring af brugen af Leverancen. Leverandørens undervisningsmateriale skal være målrettet systemfunktionalitet, og Socialområdet vil sandsynligvis med ønske at berige materialet med praksisanvisninger. Fx således at man i gennemgangen af funktionalitet omkring magtanvendelse, også får at vide hvad der er konkret systempraksis iht. Socialområdets kvalitetsstandarder mv. Dvs. at beskrivelsen af hvad systemet kan udbygges så det beskriver hvordan medarbejderne på socialområdet skal agere i systemet. Undervisningsmaterialet skal guide brugeren i at udføre bestemte opgaver inden for en bestemt tidsramme og fejlmargin. 4.4.3 Dokumentationstyper som leveres før overtagelsesprøven I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres senest før overtagelsesprøven. Doku menttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svar Vejledning der beskriver, hvordan Leverancen installeres, flyttes og ændres. Vejledningen skal give læseren den fornødne viden til at kunne installere Leverancen. Leverancen skal kunne installeres hos nuværende eller ny driftsleverandør, helst uden hjælp fra Leverandøren. Oversigt og tidspunkt for alle kørsler, som vedrører Leverancen. En oversigt over de kørsler, der kører på bestemte tidspunkter. Det kan fx være back-upkørsler, afsendelse af breve mv. Det skal af planen fremgå, hvornår kørslerne sættes i gang, og hvad der sker ved et evt. output. Driftsplanen vil ofte blive bygget ind i driftsorganisationens samlede driftsplan. Alle kørsler skal være beskrevet og planlagte. Ansvar for aktiviteterne skal være placeret. Kørsler skal kunne afvikles hos nuværende eller ny driftsleverandør.
Vejledning til administratorer Underbilag 4 D Installation og driftsprocesser Driftshåndbog Underbilag 4 D Installation og driftsprocesser Beskrivelse af teknisk opsætning som f.eks. konfigurationsfile r og skabeloner og beskrivelse af organisering af systemets drift og vedligeholdelse. Driftshåndbogen bør indeholde beskrivelse af den tekniske opsætning, fx konfigurationsfiler og skabeloner. Dokumentationen rettes mod it-arkitekter, udviklere, supportere, driftspersonale og andre medarbejdergrupper, der har behov for indsigt i Løsningen med henblik på at kunne skabe sammenhæng i it-infrastruktur, supportere, ændre parametre, rette, vedligeholde og/eller driftsafvikle Programmellet. Leverancen skal kunne driftes hos nuværende eller ny driftsleverandør. Vejledning, der beskriver, hvordan Leverancen administreres af super brugere. Vejledningen skal give læseren den fornødne viden til at kunne administrere den del af Leverancen, som administratoren er ansvarlig for. Det kan fx være brugeradministration eller konfigurationsændringer. Leverandøren skal i tilbuddet angive, hvilke dele af Systemet, der kan konfigureres af Kunden, og hvilke dele der kræver konfiguration fra Leverandøren efter den initielle opsætning. Leverancen skal kunne administreres af administratorer, der ikke kender systemet. Konfigurabilitet relaterer sig f.eks. til grafisk udtryk, redaktionelle tekster, fejlbeskeder, samt værdilister, tidsfrister, og andre parametre styrende for forretningslogikken, valideringslogik, schedulerings- og datakommunikationslogikken. Dokumentation for bruger/rolle/rettighedsmodel i systemet skal være indeholdt.
4.F Releaseplaner og Releasenotes Releaseplaner og Releasenotes Leverandøren skal løbende foreligge en beskrivelse af planer om fremtidige Versioner og Releases. Releaseplanerne overdrages løbende til Kunden, under iagttagelse af gældende fortrolighedsaftaler. Der skal foreligge Releasenotes ved alle nye Versioner, Releases og patches, som overdrages Kunden, inden udførelse af vedligeholdsopgaven. Dokumentation skal have give detaljeret indsigt i hvilke konsekvenser nye Versioner, releases og Patches har for kundens brugere fx i form af ændringer i brugergrænseflader, funktionalitet, teknologi m.m.