Serviceeftersyn af sundhedsaftaler: Tværsektorielle meddelelser TSM Indhold: Baggrund og ramme for serviceeftersyn af sundhedsaftaler: tværsektorielle meddelelser Koncern IT Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg SØ Tlf.: 96351000 Fax: 98152009 www.rn.dk Journalnr.: 2013 010914 Resume Materiale til serviceeftersyn Del 1: Hvad har regionen lovet at levere i sundhedsaftalerne? Del 2: Hvad har regionen reelt leveret af it-understøttelse? Del 3: I hvor høj grad bliver regionens it-løsning anvendt på sygehusene? Bilag 12. august 2013 Baggrund og ramme for serviceeftersyn af sundhedsaftaler: tværsektorielle meddelelser I forbindelse med vedtagelsen af regionens budget for 2013, har Regionsrådet ønsket, at der som led i forberedelser af 3. generations sundhedsaftaler, gennemføres et serviceeftersyn af regionens egen efterlevelse af krav og målsætninger i den nuværende sundhedsaftale. Programstyregruppen besluttede i april, at der laves en særskilt status på implementering af TSM Tværsektorielle meddelelser. Opgavebeskrivelse I forbindelse med serviceeftersynet af sundhedsaftalerne skal der kigges nærmere på de tværsektorielle meddelelser (TSM) der sendes mellem sygehusene og kommunerne. Beskederne sendes mellem et modul i Region Nordjyllands elektroniske patientjournal (TSM) og de enkelte kommuners omsorgssystemer (EOJ). Der sendes flere forskellige typer meddelelser mellem disse systemer, men i forbindelse med serviceeftersynet af sundhedsaftalerne er det kun relevant at se på de meddelelser som er indeholdt i den nuværende sundhedsaftale dvs. anvendelse af de nyeste hjemmepleje-sygehus-standarder (MedCom 7 standarder) inden for indlæggelses- og udskrivningsområdet.
De relevante standarder dækker: A) Indlæggelsesrapport B) Plejeforløbsplan C) Melding om færdigbehandling D) Udskrivelsesrapport. Serviceeftersynet vil fokusere ind på tre parametre: 1) Hvad har regionen lovet at levere i sundhedsaftalerne? 2) Hvad har regionen reelt leveret af it-understøttelse? 3) I hvor høj grad bliver regionens it-løsning anvendt på sygehusene? Serviceeftersynet vil ikke fokusere på de mange udviklingsønsker der er ifht. den eksisterende TSM-løsning, da disse ønsker ligger ud over indholdet i sundhedsaftalerne, ligesom serviceeftersynet ikke går ind i en nærmere analyse af kvaliteten af de oplysninger som bliver sendt mellem sygehusene og kommunerne. Tidsramme: Der skal sigtes mod politisk behandling 17. september 2013. It-løsning og sammenhæng med sundhedsaftale Anvendelsen af it-løsningen hjemmepleje sygehusstandarderne er forankret i sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning. Af sundhedsaftalen fremgår det i hvilke forløb meddelelserne skal sendes og inden for hvilke tidsfrister, ligesom det fremgår, hvilke oplysninger der skal sendes i meddelelserne. Sundhedsaftalen bygger dels på, at der skal kommunikeres vedr. borgere, der er kendte hos kommunerne samt borgere der efter indlæggelse har behov for hjælp fra kommunen Målgruppen for sundhedsaftalen er: alle borgere/patienter, der ved indlæggelse eller ambulant besøg allerede modtager kommunale ydelser efter Sundhedsloven eller Serviceloven eller som vurderes, at skulle modtage sådanne ydelser efter udskrivning eller det ambulante besøg. IT-løsningen benyttes ved indlæggelsesforløb over 24 timer. Resume Den politiske målsætning for sundhedsaftalen er: at der inden 2012 skal eksistere en velfungerende elektronisk kommunikation mellem parterne Denne er konkretiseret ved implementeringen af hjemmepleje-sygehusstarderne og vurderes til at være nået. Regionen og de Nordjyske kommuner var de første til at tage standarderne i brug bredt på alle sygehus og alle kommuner. Ligeledes det første sted hvor også psykiatrien benytter standarderne. Standarderne er implementeret, taget i brug og der er kendskab til aftalerne. Der er dog fortsat behov for fokus på anvendelsen, samt de oplysninger der sendes med standarderne. Selve systemet og standarderne udvikles og forbedres løbende dels i det nationale samarbejde og dels med regionens leverandør. Implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne har medført en stigende efterspørgsel efter elektronisk kommunikation mellem parterne. Der er foretaget en del indsatser for afdække og understøtte en udbredelse af den elektroniske kommunikation. Der er således leveret yderligere indsatser end det der er beskrevet i sundhedsaftalen. Elementer er af sundhedsaftalen har ikke været muligt at levere da der ikke er teknisk understøttelse af fagområderne i kommunerne samt at der nationalt har været fokus andre steder. Ibrugtagning og anvendelsen af et it-system i det tværsektorielle samarbejde er ikke en isoleret implementering af et it-system, men i lige så høj grad en organisatorisk og kulturelopgave, hvor itsystemet er et værktøj til at understøtte samarbejdet. Dette er også årsagen til, at ibrugtagningen har krævet mange ressourcer og fortsat gør det, da ikke kun it-systemet skal implementeres men også sundhedsaftalen og det tværsektorielle patientforløb skal implementeres. It-understøttelse, asynkronkommunikation, samt dokumentation er ønsket i det tværsektorielle samarbejde og der efterspørges mere elektronisk understøttelse inden for andre områder af samarbejdet. Side 2 af 14
Som det også fremgår er fortsat udbredelse af den elektroniske understøttelse et indsatsområde i samarbejdet med kommunerne. Ligeledes forventes sundheds-it at blive et selvstændigt indsatsområde i den kommende vejledning til sundhedsaftaler. Materiale til serviceeftersynet. Anvendelsen af it-løsningen kan ikke vurderes alene ud fra statistisk materiale. Da anvendelsen af it-løsningen er knyttet op på en fagligvurdering af i hvilke forløb, der skal sendes elektroniske beskeder, samt en fagligvurdering af, hvor mange beskeder der skal sendes i det enkelte forløb. Undersøgelsen er derfor udover antal afsendte beskeder, understøttet af: En LEAN undersøgelse i to afdelinger To afdelinger blev udvalgt til at gennemgå deres flow i forhold til kommunikationen med kommunerne og deres kendskab til sundhedsaftalerne. I denne forbindelse blev der spurgt ind til relevante områder i forhold til at få et indtryk af anvendelsen af TSM. Vurderinger fra implementeringsgruppen vedr. TSM Ved implementeringen af TSM blev nedsat en regionalimplementeringsgruppe. Gruppen bestod primært af repræsentanter fra sygehusenes IT-bruger- og implementeringsorganisationer. Gruppen blev indkaldt til at deltage i serviceeftersyn med henblik på at få gruppens vurdering af anvendelsen i klinikken. Administrativt status på sundhedsaftalerne. Som led i serviceeftersynnet blev den årlige status på sundhedsaftalen suppleret med sygehusledelsernes vurdering af området. Denne status indeholder et punkt om IT, input herfra er medtaget. Del 1: Hvad har regionen lovet at levere i sundhedsaftalerne? I sundhedsaftalen er det Politiske mål for indlæggelse og udskrivning: at der inden 2012 skal eksistere en velfungerende elektronisk kommunikation mellem parterne. Med det mål at understøtte den politiske målsætning er der endvidere aftalt: At de nationalt vedtagne kommunikationsstandarder udviklet af MedCom anvendes, hvor disse foreligger. At alle kommuner, alle sygehusafdelinger og almen praksis deltager, således at systemerne bliver en integreret del af arbejdsgangene. At alle parter forpligter sig til at følge de opstillede og aftalte tidsplaner. At den indflydelse implementeringen kan have på organiseringen efterleves, således at parterne lokalt tilpasser organisationen de ændrede arbejdsgange som følge af den elektroniske understøttelse af samarbejdet. At det sikres, at brugerne er motiveret til at bruge systemerne, således at disse tages i brug, samt at brugerne til stadighed skal være underviste i og opdaterede på at kunne bruge de meddelelser, der indgår i udvekslingsstandarderne. Der er således både fokus på, at systemerne implementeres teknisk, men også at de tages i brug, ligesom at der foretages den organisationstilpasning der er behov for. Sundhedsaftalens målsætning om at etablere en velfungerende elektronisk understøttelse har primært haft fokus på at implementere hjemmepleje-sygehusstandarderne: Indlæggelsesrapporten Plejeforløbsplanen Melding om færdigbehandling Side 3 af 14
Udskrivningsrapport Disse standarder er udviklet i et nationalt samarbejde i regi af MedCom. Det er i det nationale samarbejde indholdet af standarderne udvikles samt i det nationale samarbejde standarderne revideres. Da der i standarderne benyttes strukturerede data, afkrydsninger og felter er der meget lidt plads til lokale tiltag og indsatser. Fordelen er, at standarderne er ens i hele landet, hvilket muliggør kommunikation på tværs af regionsgrænser. Standarderne er udviklet til kommunikation med hjemmeplejen inden for somatikken. I Region Nordjylland har ønsket været at etablere elektronisk understøttelse inden for somatikken og psykiatrien. Da standarderne er udviklet til kommunikation inden for somatikken og hjemmeplejen har de begrænset anvendelse inden for psykiatrien, ligesom der er tekniske udfordringer ved, at samarbejdsparterne i kommunerne ikke anvender det samme system som hjemmeplejen anvender og ofte ikke er teknisk understøttet og derfor ikke kan modtage standarderne indenfor relevant fagområde. Ud over implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne indeholder sundhedsaftalen følgende indsatser: Følge udviklingen i implementeringen af resterende MedCom standarder At kortlægge kommunikationsveje mellem psykiatrien og kommunernes systemer Kommunikationsløsninger for ambulante psykiatriske og ukendte patienter Kortlægge og udarbejde muligheder for Privathospitaler og andre regioner Kommunikation på det somatiske børneområde Se: http://www.rn.dk/sundhedoge/sundhedsaftaler/tvaergaaendeindsatser/forum+for+elektr onisk+kommunikation.htm http://www.rn.dk/sundhedoge/sundhedsaftaler/ Del 2: Hvad har regionen reelt leveret af it-understøttelse? Hjemmepleje-sygehusstandarderne: Regionen og samtlige kommuner tog hjemmepleje-sygehusstandarderne i brug den 6. februar 2012. Dette er med en forsinkelse på 2 måneder i forhold til det politiske mål. Regionernes itorganisation (RSI) acceptere en forsinkelse på tre måneder som værende indenfor den aftalte tidsramme. Regionen og de nordjyske kommuner var de første i landet og de eneste til at tage standarderne i brug bredt på alle sygehuse og i alle kommuner. Regionen er den første region der har taget standarderne i brug inden for psykiatriens kommunikation med hjemmeplejen. Resten af landet er fortsat ved at implementere standarderne. Når alle regioner og alle kommuner benytter standarderne kan fx kommuner modtage meddelelser på borger indlagt på fx Rigshospitalet. Antallet af beskeder der sendes mellem sygehusene og kommunerne stiger fortsat, dog forventes det, at vi er ved at nå niveauet for afsendte beskeder. Implementeringen af standarderne giver nye ønsker om tilpasning af standarderne samt ønske om at udvide den elektroniske kommunikation til andre områder og andre faggrupper. Standarderne har gennemgået den første tilpasning som tages i brug i efteråret 2013. Denne version indeholder blandt andet mere plads til at skrive på. Implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne er mere end en implementering af et itsystem, da systemet i høj grad er knyttet op på sundhedsaftaler og aftaler om kommunikation i indlæggelses- og udskrivningsforløb. Når der kommer elektronisk understøttelse og oplysninger sendes mellem parterne kommer der i høj grad fokus på, om der sendes de oplysninger, der er aftalt, samt til den aftalte tid. Før implementeringen var kommunikationen understøttet telefonisk, dette Side 4 af 14
giver en anden måde at tale om tingene på end den elektroniske understøttelse. Ved elektronisk understøttelse skal der etableres en kultur omkring det skrevne sprog på tværs af sektorer. Implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne har i høj grad sat fokus på sundhedsaftalen på udfører niveau. Det er blevet tydeligt om aftalen er kendt og efterleves. Der har i ligeså høj grad været tale om implementeringen af et it-system som implementeringen af sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning og dermed en organisatorisk tilpasning til et tværsektorielt patientforløb. Organisatorisk er sundhedsaftalen om indlæggelse og udskrivning forankret i Sundhed, Plan og Kvalitet. Implementeringen af sundhedsaftalen er forankret i sygehusledelserne. Den elektroniske del af sundhedsaftalen er forankret i Koncern IT, mens sygehusenes it-bruger og implementeringsorganisationer har varetaget implementeringen og forsat anvendelse af hjemmeplejesygehusstandarderne på sygehusene. Implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne var en af it-bruger og implementeringsorganisationer første opgaver. Andre indsatser i sundhedsaftalen: Følge udviklingen i implementeringen af resterende MedCom standarder MedCom standarderne består af flere standarder end hjemmepleje-sygehusstandarderne. De nordjyske kommuner, Almen Praksis og regionen er langt med implementeringen af MedCom Standarderne og generelt længere end resten af landet. (se bilag) Fælles Medicin Kort (FMK) er tidsmæssigt udsat i alle kommuner. Aalborg Kommune er pilot og der arbejdes på en tværsetorielorganisering til at understøtte implementeringen i kommuner og på tværs af sektorerne. FMK følges i den tværsektorielle gruppe Forum for elektronisk kommunikation under sundhedsaftalerne. At kortlægge kommunikationsveje mellem psykiatrien og kommunernes systemer I efteråret 2011 udarbejdede Koncern IT en kortlægning af kommunikationen mellem psykiatrien og kommunerne. Udfordringen består i, at psykiatri/handicap området i kommunerne er forankret i mange forvaltninger med varierende it-understøttelse, det vil i mange kommuner ikke være muligt at modtage standarderne i relevante forvaltninger. Endvidere er de standarder der eksistere i dag udviklet til sommatikken, således at der mangler plads til væsentlige oplysninger om den psykiatriske patient. Der er i MedCom lavet et udredningsarbejde inden for området. MedCom følger området i 2013. Der er nedsat en gruppe med to kommuner, regionens Koncern IT og psykiatrien til at følge Med- Coms arbejde, it-understøttelsen i kommunerne samt vurdere om der er muligheder for at understøtte delområder. I september opstartes pilot mellem ambulantforløb i ældrepsykiatrien og Brønderslev Kommune. Området er kompleks og afventer nationale udspil. Kommunikationsløsninger for ambulante psykiatriske og ukendte patienter Ambulante psykiatriske forløb er i lighed med indlagte afhængige af, at der er elektronisk understøttelse i kommunerne. Der er ikke en enkelt standard der dækker området, men der startes i september op med en pilot mellem ambulantforløb i ældrepsykiatrien og Brønderslev Kommune. Der er ikke lavet en udbredelsesplan for hele det ambulante område, da det afhænger af piloten samt udviklingen i den elektroniske understøttelse i kommunerne. Der er en løbende udvikling i understøttelsen i kommunerne. Ukendte patienter, er patienter der inden indlæggelse ikke modtager hjælp fra kommunen, men som efter en indlæggelse vil have behov for hjælp. Det er sikret, at der kan kommunikeres med kommunerne om ukendte patienter ved at plejeforløbsplanen kan modtages i kommunen uden borgeren i forvejen er kendt i kommunens system. Kortlægge og udarbejde muligheder for Privathospitaler og andre regioner. Side 5 af 14
Elektronisk kommunikation med privathospitalerne er sikret via sundhedsaftalen og standardkontrakten med privathospitalerne. Der eksisterer dog i dag kun en begrænset elektronisk kommunikation og denne er primært centreret om genoptræningsplanen. I takt med at andre regioner implementerer standarderne vil det være muligt for kommunerne at modtage meddelelser fra sygehuse uden for regionen fx rigshospitalet. Da brugen af standarderne er knyttet op på aftaler om kommunikation sundhedsaftalerne vil der være forskellige måder at benytte standarderne på samt forskellige tidsfrister i de forskellige sundhedsaftaler og dermed forskelle regionerne i mellem. Kommunikation på det somatiske børneområde I efteråret 2011 udarbejdede Koncern IT en kortlægning af kommunikationen mellem det somatiske børneområder og kommunerne. Kortlægningen viste dels, at der manglede en konkret sundhedsaftale for området, herunder en aftale om hvilke oplysninger der udvikles mellem parterne i hvilke sammenhænge. Endvidere viste kortlægningen, at der var mulighed for at kommunikere med sundhedsplejen ud over den fødselsanmeldelse som regionen sender til kommunerne ved fødslen. Elektronisk kommunikation til familieafdelingerne i kommunerne vil være begrænset af manglende elektronisk understøttelse i kommunerne. Det er forsøgt at løfte området i MedCom, men det har vist sig, at der ikke er modenhed nationalt for at udvikle standarder på området, da der er fokus primært på implementeringen af hjemmepleje sygehusstandarderne. En sundhedsaftale for området er under udvikling og forventes godkendt i efteråret 2013. Elektronisk understøttelse efterspørges: Som følge af implementeringen af hjemmepleje-sygehusstandarderne har der vist sig et stort ønske om mere elektronisk kommunikation på andre områder end de lange forløb der er dækket af hjemmepleje sygehusstandarderne. Udviklingen af nye standarder tager lang tid, da de skal aftales nationalt samt udvikles lokalt af leverandørerne. Arbejdet med andre indsatsområder er i opstartsfasen og benytter ofte eksisterende teknologi. Hjælpemidler Et stort ønske fra den fagligfølgegruppe for hjælpemidler er elektronisk at formidler mål og specifikationer for hjælpemidler mellem terapeuter og visitatorer/terapeuter i kommuner. Der er udviklet et skema, som i dag afprøves mellem Vesthimmerlands Kommune og Himmerland. Målet er dokumentation, videndeling samt at blive uafhængige af telefontider. Videokonferencer Der er sat fokus på videokonferencer for at understøtte mødeaktivitet herunder udskrivningskonferencer. Status på genoptræning Der er et ønske om, at genoptræningsplanen bliver understøttet af status før og efter ambulant kontrol/besøg på sygehuset. Området tages op i efteråret 2013. Lægevisiteret genoptræning MedComs Refhost har gjort det muligt for sygehusene at henvise til lægevisiteret tilbud i kommunerne. KRAM tilbud orientering af kommuner Faglig følgegruppe for forebyggelse ønsker at opstarte et projekt, der skal give sygehuset mulighed for at orientere om, at borgere kan have gavn af eller ønsker at blive kontaktet i forhold til at deltage i et KRAM tilbud i kommunerne. Ernæringsplaner Side 6 af 14
Regionens ernæringsudvalg ønsker at sende ernæringsplaner til kommunerne for at understøtte det tværsektorielle patientforløb. Der arbejdes med et oplæg til indhold og pilot forventes opstartet i efteråret 2013. Ambulatorier, korte indlæggelser Den elektroniske understøttelse ved hjemmepleje-sygehusstandarder har fokus på de lange indlæggelser på over 24 timer, men i takt med udbredelsen af den elektroniske understøttelse, er efterspørgelsen steget og understøttelse af de korte og ambulante forløb er kommet i fokus. En del af oplysningerne i disse forløb overdrages i dag per fax, brev eller mundtligt via patienten. I regi af MedCom er de ambulante forløb til drøftelse i forhold til at udvikle en særlig standard til understøttelse af området. Regionalt arbejdes der på at opstarte pilotforsøg i efteråret 2013 med eksisterende standarder (korrespondance). Det nationale arbejde vil blive fuldt og inddraget i forhold til beslutning om fuld udbredelse. Ny version af TSM efterår 2013 Tilpasning af hjemmepleje sygehusstandarder skal aftales nationalt, herefter lokalt med de enkelte leverandører. Ibrugtagning skal koordineres, da der kun kan sendes i en version. Tilpasningen er en lang national proces samt en efterfølgende lang udviklingsproces hos leverandørerne. Nationalt er en ny version blevet aftalt og ibrugtages i efteråret 2013. De primære ændringer er mere skriveplads i felterne. Den efterfølgende version er under planlægning. LÆ-blanketter LÆ-blanketter eller lægeblanketter anvendes primært mellem kommuner og lægepraksis til anmodning om lægeudtalelser eller journaluddrag til fx jobvurdering. De fleste nordjyske kommuner er elektronisk understøttet i forhold til LÆ-blanketter. Ingen regioner er understøttet. Region Nordjylland er ved at undersøge mulighederne for elektronisk understøttelse. Del 3: I hvor høj grad bliver regionens it-løsning anvendt på sygehusene? Siden implementeringen af standarderne i foråret 2012 der lavet en optælling af, hvor mange beskeder der sendes. Disse tal kan kun give en indikation af om antallet af beskeder er stabilt eller fortsat voksende, da anvendelsen af standarderne afhænger af en fagligvurdering i det enkelte patientforløb. Statistikken viser, at der løbende er sket en udvikling i antal sendte beskeder og at forholdet mellem sygehusene svarer til sygehusenes størrelse. Statistikken giver udslag i forhold til måneder med mange arbejdsdage samt at der fx i januar 2013 er sendt mange beskeder, hvilket måske skyldes, at der var flere udskrivninger efter julen. De enkelte sygehuse udtrykker, at det niveau de har ligget på den seneste måned eller de seneste måneder er et udtryk for, hvor de skal ligge. Overordnet set vurderer sygehusene, at der: Afsendes de beskeder, der skal til, At brugerne kender systemet og sundhedsaftalerne At brugerne har tillid til at sende elektroniske beskeder til kommunen. At der generelt er opbakning blandt brugerne til, at kommunikere elektronisk med kommunerne At brugerne ønsker at udbrede den elektroniske kommunikation til at andre områder også. Brugen af systemet understøttes på alle sygehusene løbende med implementeringsaktiviteter eller tilbud om supplerende undervisning. Tilbagemeldingen fra det administrative status er, at der fortsat er behov for ledelsesforankring samt implementeringsaktiviteter for at sikre den optimale anvendelse. Der er under hvert sygehus i samarbejde med kommunerne fokus på samarbejde om meddelelserne. Der er på alle sygehuse et arbejde i gang med journalaudit, fokus på kvalitet af indhold, eller Side 7 af 14
afsendte meddelelser. Dette arbejde kan med fordel deles sygehusene imellem, så der sikres læring på tværs, samt at undgå at der laves lokale aftaler om anvendelsen. Overordnet set er der kendskab til den ramme, hvor indenfor meddelelserne sendes sundhedsaftalen dog opleves det, at der er variationer i tolkningen af sundhedsaftalen og i hvilke sammenhænge de enkelte beskeder skal sendes/ kan benyttes. Konkretisering i forhold til anvendelsen af de enkelte meddelelser Ved at fokusere på de enkelte meddelelser kan der gives et indblik i om sundhedsaftalen overholdes og et mere detaljeret billede af anvendelsen. Indlæggelsesrapporten modtages fra kommunen: Indlæggelsesrapporten skulle give et indblik i den patient, der er kommet til afdelingen. De oplysninger som mange kommuner medsender indlæggelsesrapporten opleves som mangelfulde. Dette skyldes den automatik som udløser rapporten samt registreringspraksis i kommunerne. De mangelfulde oplysninger gør, at sygehuset ofte ikke læser indlæggelsesrapporten, men vurderer, at hvis rapporten indeholdt de oplysninger som var tiltænkt, ville den være relevant for sygehuset. Plejeforløbsplanen: Plejeforløbsplanen skal sendes fra sygehuset, hvis patienten er kendt i kommunens system eller hvis borgere, der ikke er kendte og har behov for hjælp efter udskrivelse (forløb over 24 timer). Plejeforløbsplanen bliver i nogle tilfælde afsendt ud fra en faglig vurdering og ikke ud fra om borgeren er registreret hos kommunen. Hvis der er travlt benyttes det faglige skøn og der sendes kun på de mest relevante patienter. Enkelte afdelinger vurderer udelukkende ud fra det faglige skøn, og således sendes ikke på alle de borgere der er kendte hos kommunen. Generelt er vurderingen, at der mangler plads og felter til at skrive relevante oplysninger i plejeforløbsplanen. Der kommer en ny version til efteråret med mere plads, men der mangler fortsat et felt til sygeplejeoplysninger som ifølge standarderne er planlagt til at sendes i udskrivningsrapporten, hvilket vurderes er for sent samt ikke passer i flowet på afdelingerne. Det opleves, at det er vanskeligt at stille spørgsmål til kommunerne, da der skal sendes en ny plejeforløbsplan. Oprettelsen af FAM har betydet, at det kan være svært for afdelingerne at udarbejde plejeforløbsplanen inden for den aftalte tidsperiode. ene melder, at der er tale om nye arbejdsgange, der skal indarbejdes. Det opleves, at der i nogle tilfælde benyttes korrespondancer til plejeforløbsplaner for at svare på spørgsmål fra kommunen. Disse oplysninger, som burde sendes i en plejeforløbsplan. Funktionsevnevurderingen er et gennemgåede element i meddelelsesflowet. Funktionsevnevurderingen skulle komme med ind fra kommunerne i indlæggelsesrapporten og opdateres på sygehuset inden udskrivelse, således at kommunen kender sygehusets vurdering af borgeren efter indlæggelse. I mange tilfælde kommer den ikke med i indlæggelsesrapporten, således skal sygehuset udarbejde den uden forudgående kendskab til patienten. ene oplever det som spild af tid at udarbejde den, når der ikke er sket ændringer på sygehuset. Undersøgelsen har vist at flere undlader at udarbejde funktionsevnevurderingen, når den ikke er modtaget fra kommunen. Enhver udskrivelse skal være aftalt på forhånd, hvilket betyder, at kommunen skal kvittere for, at de kan tage patienten hjem, når denne er færdigbehandlet. Kvitteringen skal være sendt af en medarbejder i kommunen, nogle steder benyttes den tekniske kvittering som systemet sender og ikke den organisatoriske kvittering. Det vurderes, at den aftalte tidsfrist om, at den første plejeforløsbplan afsendes inden for 24 timer kan være vanskelig at overholde og at der kan gå mellem 1-3 dage før afsendelsen. Det vurderes, at det kan være vanskeligt at sende den sidste plejeforløbsplan inden kl. 12.00, da stuegangen slutter senere. Udskrivningsrapporten: Side 8 af 14
Generelt har tilbagemeldingen været, at udskrivningsrapporten er en gentagelse af de informationer, der er sendt i plejeforløbsplanen. Det kan være tidskrævende at udarbejde en udskrivningsrapport på patienter, man ikke har fulgt under indlæggelsen. Tilbagemeldingen er generelt, at det forventes, at den ikke sendes hver gang, da den vurderes som en gentagelse. Melding om færdigbehandling: Det opleves, at der her sendes en melding om færdigbehandling er kommunen hurtig til at tage borgeren hjem. Melding om færdigbehandling forventes at blive sendt flere gange end den skal sendes. Dette skyldes dels, at den opleves som en del af meddelelsesflowet - som en meddelelse der skal sendes hver gang og dels manglende kendskab til hvornår den skal afsendes. Vendsyssel har lavet audit der viser at meddelelsen sendes 43 gange, hvor kun 11 er rigtig afsendt. Korrespondancemeddelelsen: Denne meddelelse bruges af kommunerne til at stille spørgsmål til sygehuset eller bekræfte aftaler med sygehuset. et skal benytte plejeforløbsplanen. Det er blandet, hvorledes denne arbejdsgang håndteres, nogle steder sendes der ikke korrespondancer til kommunerne, mens andre steder sendes plejeoplysninger, der skulle have ligget i en plejeforløbsplan i en korrespondancemeddelelse. Psykiatrien Psykiatrien er udfordret i brugen af TSM, da dels mange af deres borgere har kontakt til andre områder i kommunen end hjemmeplejen og dels oplever, at der mangler felter til det faglige behov, de har for at kommunikere med kommunen. Meddelelserne er primært aftalt til at benyttes i de afdelinger, der har kontakt med hjemmeplejen. Psykiatrien mener godt, at der kan sendes flere beskeder, men er udfordret af, at standarderne ikke er udviklet til psykiatrien, ønsker at kommunikere mere elektronisk med kommunerne. Brug af telefon og fax: Brug af fax er meget begrænset efter implementeringen af standarderne. Generelt er brugen af telefon ændret til primært at blive benyttet til de kortere hurtige forløb. Der hænges ikke længere i telefon køer for at komme igennem til kommunen og der ventes ikke på kommunernes telefontider. Nu sendes der elektroniske beskeder i stedet for. Afdelingerne er blevet mere uafhængige af telefontider i kommunen. Telefonen benyttes også hvor indholdet ikke kan skrives eller til de komplekse forløb. Generelt er der fokus på, at dokumenterer telefonsamtalen i elektroniske meddelelser. Det opleves, at kommunerne benytter telefonen meget også til at ringe og spørge til det der er sendt. Side 9 af 14
MedCom 7: Hjemmeplejesygehusstandarder Genoptræningsplan DGOPblanket Genoptræningsplan korrespondacneformat Fødselsanmeldelse Modtage korrespondancebrev Sende korrespondancebrev Modtage sygehushenvisning - Henvisning til forebyggelse Sende sygehushenvisning - Henvisning til forebyggelse FMK WebReq Rekvisition - Blodprøve KMA Blodbank Receptfornyelse LÆ-blanket Bilag 1 Samlet status over implementeringen af MedCom standarder i sundhedsaftalen. Udviklingsplan Sundhedsaftalerne - Juni 2013 Aalborg Hjørring Mariagerfjord Rebild Vesthimmerland Frederikshavn Læsø Thisted Morsø Brønderslev Jammerbugt Papir Pilot Regionen Sende ** Almen praksis Modtage? * *LÆ-blanket: nogle henter den direkte hos EG ** kun værdi RN, da kommunerne modtager dem elektronisk Kan ikke På vej mod at kunne Kan ej relevant Side 10 af 14
Bilag 2 Optælling af afsendt meddelelser. Aalborg Vendsyssel Thy-Mors Psykiatrien Himmerland 2012 April 1613 736 404 72 26 Maj 1711 916 477 85 40 Juni 2100 1048 548 103 119 Juli 2065 1031 531 135 174 August 2246 1033 485 105 226 September 2658 1080 511 146 177 Oktober 3046 1310 662 92 261 November 3071 1216 459 119 288 December 2618 1151 525 95 258 2013 Januar 3316 1606 549 129 429 Februar 2710 1442 481 99 416 Marts 2813 1311 535 99 432 April 3151 1384 550 103 482 Maj 3465 1258 559 112 565 Juni 3076 1136 515 97 516 Juli 3237 1480 585 130 546 Optællingen er rå tal uden filter, så der kan forekomme en del, som er afsendt mere end en gang. 4000 April 3500 Maj Juni 3000 Juli August 2500 September Oktober 2000 November December 1500 Januar Februar 1000 Marts April 500 Maj Juni 0 Aalborg Vendsyssel Thy- Mors Psykiatrien Himmerland Juli Side 11 af 14
Optælling Melding om færdigbehandling Aalborg Vendsyssel Thy-Mors Psykiatrien Himmerland 2012 April 67 29 11 3 0 Maj 81 40 26 14 0 Juni 123 53 22 15 4 Juli 102 29 24 6 6 August 117 43 14 5 8 September 128 45 31 15 3 Oktober 180 46 50 7 4 November 154 49 29 8 8 December 120 33 19 9 2 2013 Januar 162 41 18 8 7 Februar 113 33 14 5 12 Marts 132 35 16 8 12 April 134 43 16 12 8 Maj 153 36 17 12 4 Juni 153 25 17 6 13 Juli 146 58 23 9 8 Optællingen er rå tal uden filter, så der kan forekomme en del, som er afsendt mere end en gang. 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Aalborg Vendsyssel Thy-Mors April Maj Juni Juli August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni Juli Psykiatrien Himmerland Side 12 af 14
Bilag 3: Oversigt over administrativ status - tilbagemeldinger fra sygehusene. Thy-Mors Det fungerer hos os i forhold til kommunikation med kommunerne. Vi har en undergruppe under kontaktudvalget hvor konkrete problemstillinger vedr. indlæggelser og udskrivelser drøftes, der ses der på disse parametre, og vi har ikke nogle problemer. Vil vil fremadrettet gerne have en mere fleksibel udskrivelses mulighed fra vores akutafdeling. Vendsyssel: Hjemmepleje-sygehusstandarderen i daglig tale benævnt TSM er implementeret og taget i brug i alle sengeafsnit på Vendsyssel. Det kræver dog fortsat vedligehold og ledelsesmæssig opbakning i hverdagen at fastholde brugen af TSM. Aalborg Universitets Hospital: Der arbejdes løbende med implementering af den elektroniske kommunikation. Vores sygeplejersker syntes ikke at udskrivelsesrapporten altid er dækkende for hvad de har behov for at formidle og sikrer ikke altid den rette hjælp, behandling uden telefonisk kontakt. Statistikkerne bliver drøftet på kontaktudvalgsmøderne. Fremafrettet vil der også gennem audit blive set på kvaliteten af de fremsendte meddelelser i et samarbejde mellem kommuner og hospital Himmerland: Vi bruger i sygehus Himmerland TSM. Der er muligheder for forbedringer, hvilket vi arbejder med. Psykiatrien Ikke yderligere bemærkninger. Der mangler fortsat udbredelse af it-understøttelse til kommunernes omsorgssystem. Side 13 af 14
Bilag 4 skema fra Lean undersøgelse vedhæftet. Side 14 af 14