DIGITALISERING AF BYGNINGSFREDNINGSARKIVET BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Opgaven...2 2 Krav til klargøring og håndtering...2 3 Gennemsyn for personoplysninger...4 4 Filformater og opløsning...5 5 Mappestruktur og navngivning af filer...6 6 Metadata...7 7 Kvalitetssikring...8 8 Praktisk tilrettelæggelse og levering...8 9 Tidsplan...9 10 Adgang til arkivalierne mens de er i Leverandørens varetægt...9 11 Sikkerhed og korrekt behandling af arkivalierne...9 12 Optioner...10 27. SEPTEMBER 2012 KULTURSTYRELSEN CENTER FOR BIBLIOTEK, MEDIER OG DIGITALISERING H.C. ANDERSENS BOULEVARD 2 1553 KØBENHAVN V TELEFON 33 73 33 73 WWW.KULTURSTYRELSEN.DK CVR 26489865 EAN DRIFT 5798000792999 EAN TILSKUD 5798000792982 DIREKTE 33 74 51 74 KHM@KULTURSTYRELSEN.DK
1 Opgaven Bygningsfredningsarkivet ejes af Kulturstyrelsen og opbevares på H. C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V. Arkivet dækker perioden 1918 hvor den første lov om bygningsfredning trådte i kraft til og med 2007. I 2008 overgik Kulturstyrelsen til digital journalisering. Arkivet er ordnet efter følgende principper: Gamle amter > Gamle kommuner > Adresser > Sager Arkivets indhold er primært tekstdokumenter, fotos, enkelte dias, og tegninger, som kan være i store formater. Der er i 2011-2012 gennemført et pilotprojekt i samarbejde med Statens Arkiver med henblik på fastlæggelse af metoder og principper for digitaliseringen. En mindre del af arkivet er således allerede digitaliseret. 280 hyldemeter mangler at blive digitaliseret. Den herværende opgave består i at digitalisere så mange hyldemeter som muligt for 3 millioner kr. Hvis dette beløb ikke rækker til all 280 hyldemeter ønsker Kulturstyrelsen at kunne bestille resten som optioner, såfremt der opnås yderligere bevillinger. De formater, som skal leveres er en opbevaringsversion i jpeg2000 og to brugsversioner i multipage PDF. Det er Kulturstyrelsens ambition, at de digitaliserede arkivalier skal kunne offentliggøres på internettet via styrelsens database Fredede og Bevaringsværdige Bygninger www.kulturarv.dk/fbb. For at kunne dette, er det nødvendigt at udelade arkivalier, der indeholder oplysninger om rent private forhold, og hvor tilgængelighedsfristen på 75 år ikke er udløbet. Det er derfor en central del af opgaven at gennemlæse arkivalierne og undtage dokumenter med oplysninger af rent privat karakter fra offentliggørelse. 2 Krav til klargøring og håndtering Før scanning af en sag skal Leverandøren rense sagen. Dvs. følgende fjernes og kasseres: Papirclips Hæfteklammer Spiralrygge og anden form for indbinding Elastikker Plastomslag Fotolommer Dubletter indenfor samme sag Tape Post-it SIDE 2
Hæfteklammer, spiralrygge og anden form for indbinding kan klippes af i det omfang det er muligt uden at der går oplysninger tabt. Syrefri omslag, for eksempel på orginale fredningsdokumenter, må ikke klippes op. Efter scanning lægges alle sagens dokumenter tilbage i omslaget, men indbindinger og sammenhæftninger mm. skal ikke reetableres. Fotografier og tegninger kan lægges bagest, hvis det er mest praktisk. 2.1 Publiceret materiale Publiceret materiale som brochurer, kataloger, lokalplaner og bøger, der er vedlagt sagerne skal ikke scannes, men fjernes og returneres samlet til Kulturstyrelsen. Mindre udvalg, udklip og fotokopier fra publiceret materiale skal ikke fjernes fra sagerne, da det er udvalgt af ansøger eller sagsbehandler, og betragtes som indgået i sagsbehandlingen. 2.2 Tekstdokumenter Arkivet indeholder mange forskellige formater papir, håndskrevet og med maskinskrift. Papirark, som er foldet og/eller beskrevet på for- og bagsider, skal scannes, så læseretningen bibeholdes. 2.3 Fotografier og dias Hvis der er oplysninger på bagsiden af fotografier, skal disse bagsider scannes. Sammenhængen mellem den digitale for- og bagside skal sikres. Leverandøren scanner ikke bagsider af fotografer hvor der ikke står noget, eller hvor der kun står adressen på ejendommen eller tilsvarende oplysning som er tydeligt redundant med eks. titellinjen i databasen. Leverandøren kan scanne fotografier, der er klæbet op på papir, sammen - altså til en fil. Hvis der er oplysninger på fotolommerne, for eksempel nummerering, skal Leverandøren overføre disse til fotografiernes bagside, sammen med stempel eller påskrift, der oplyser at påskriften er sket i forbindelse med digitaliseringen. Dias skal scannes. Negativer skal ikke scannes. 2.4 Tegninger Målfastheden skal bevares ved alle tegninger, som har en målestok påtegnet. Målfasthed defineres ved, at der ikke er sket en forstørrelse eller formindskelse af den elektroniske fil i forhold til den oprindelige tegning. Altså hvis man printer den scannede tegning ud i 100 % får man en tegning i samme størrelse og med samme højde-bredde-forhold som originalen. SIDE 3
2.5 Vareprøver Vareprøver, som er vedlagt sagerne, kan kasseres. 3 Gennemsyn for personoplysninger Leverandøren har ansvar for, at de Digitale Kopier beregnet til offentliggørelse opfylder kravene i kontraktens punkt 2.3.3. Det nedenstående modsvarer Statens Arkivers retningslinjer for at tilgængeliggjorte arkivalier overholder Arkivloven. Sager med oplysninger om rent private forhold er beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år uanset hvilken sammenhæng, oplysningerne optræder i. Reglen findes for at beskytte privatlivets fred. Leverandøren skal gennemse alle Arkivalier i sager, der er afsluttet for mindre end 75 år siden og notere i metadata, hvis de opfylder en af nedenstående betingelser: 1. Fotografier, hvis de: Viser privat indbo Viser genkendelige personer fotograferet indendørs eller på privat grund. Hvis fotografiet er optaget på offentlig skal de ikke undtages. 2. Dokumenter, der indeholder oplysninger om navngivne personers: økonomi race religion politiske og foreningsmæssige forhold strafbare forhold helbredsforhold seksuelle forhold sociale forhold Bankkonto nr. CPR nr. De dokumenter, som indeholder oplysninger om rent private forhold, skal fjernes fra PDF filer beregnet til offentliggørelse, se. Afsnit 3. SIDE 4
4 Filformater og opløsning 4.1 Krav til scanningen Med mindre andet aftales parterne imellem scannes i følgende formater: Dokumenter og sort/hvid fotografier scannes i gråtoner (8 bit) og med en opløsning på 300 dpi. Sort/hvid tegninger scannes i gråtoner (8 bit) og med en opløsning på 300 dpi. Farvefotografier eller tegninger med farvekoder scannes i farver (24 bit) og med en opløsning på mindst 400 dpi. Alle maskinskrevne tekstdokumenter fra arkivet OCR scannes. OCRscanning er ren ocr-scanning - dvs. ingen korrekturlæsning. Leverandøren kan vælge at scanne i højere opløsning, hvis det findes passende, efter aftale med Kulturstyrelsen. 4.2 Filformater som skal leveres De enkelte sider i arkivet scannes til én fil. Meget store formater (i udgangspunktet større end A1) kan opdeles i flere filer. Formatet skal være tabsfrit jpeg2000. Filerne komprimeres til et passende niveau efter aftale med Kulturarvsstyrelsen. Alle filer i en sag samles desuden i multipage PDF filer, hvor hver jpg2000 fil svarer til en side i PDF dokumentet. Via OCR scanningerne gøres PDF filerne søgbare. Dvs. at den søgbare tekst overlejres som et usynligt lag over det oprindelige dokument. Omslaget på sagen udgør altid side et. Der laves to PDF filer per sag; en til Kulturstyrelsens interne sagsbehandling, som indeholder alle dokumenter på sagen, og en beregnet til offentliggørelse. Begge filer skal komprimeres til et niveau, hvor de bliver anvendelige til brug online. PDF filen beregnet til offentliggørelse skal overholde følgende: Filen indeholder kun de dokumenter, som må offentliggøres Filen indledes med en standard side om, at dokumenter indeholdende oplysninger om rent private forhold er fjernet fra sagen. Den internt tilgængelige fil skal overholde følgende: Filen indledes med en standard side om, at dokumenter indeholdende oplysninger om rent private forhold er fjernet fra sagen SIDE 5
Indeholder en side med teksten Utilgængeligt start før det udtagne materiale, og en side med teksten utilgængeligt slut efter det udtagne materiale. Formålet er, at sagsbehandlerne kan se hvilke sider, der ikke er offentliggjort, og evt. besvare spørgsmål fra offentligheden. Filnavnene skal gøre det muligt at skelne mellem de to PDF filer. Se afsnit 4. Leverandøren kan levere jpeg2000 filerne i samme orden som papirerne dvs. først dokumenter, så fotos, så kort/tegninger. Ordningen af siderne i PDF filerne kan foregå efter samme princip. Det er altså ikke vigtigt, at den orden, som papirerne ligger i i sagsomslaget, afspejles i ordning af filerne. 5 Mappestruktur og navngivning af filer Der oprettes følgende mappestruktur, hvor filerne gemmes: Kommunenr. Kommunenavn Adresse Journalnr. Enkelte sager stammer fra Det særlige bygninssyn, og har ikke noget journalnummer. I disse tilfælde navngives mappen med Det særlige Byggesyn byggesager De nye kommuner skal anvendes. Ved navngivning af mapper erstattes / i journalnumre med _. Eksempel: Mapper med journalnumre indeholder den scannede forside af omslaget samt alle dokumenter i den pågældende journalsag. Leverandøren navngiver de enkelte scannede jpg2000 filer med et løbenummer. Multipage PDF filer navngives med sagsnummeret efterfulgt af endelsen int eller off. For eksempel: 1996-911_101-0027off.pdf 1996-911_101-0027int.pdf Yderligere detaljer kan aftales mellem Kulturstyrelsen og Leverandøren. SIDE 6
6 Metadata Kulturstyrelsen leverer udtræk fra Fredede og Bevaringsværdige Bygninger www.kulturarv.dk/fbb i Excelformat, som Leverandøren skal anvende til at indtaste metadata til hver fil. Databasen skal indeholde følgende felter: Kommune: Udfyldt på forhånd af Kulturstyrelsen Adresse (vej, nr.): Udfyldt på forhånd af Kulturstyrelsen Betegnelse: Udfyldt på forhånd af Kulturstyrelsen Nummer på fredningssag i FBB: Udfyldt på forhånd af Kulturstyrelsen Journalnummer: Udfyldes af Leverandøren Årtal: Udfyldes af Leverandøren Må filen offentliggøres? (Ja/Nej): Udfyldes af Leverandøren Filnavn: Udfyldes af Leverandøren Unikt fil-id: Udfyldes af Leverandøren Det er Leverandørens opgave at indtaste disse metadata for hver jpg2000 og PDF fil. Hver enkelt fil skal have tilknyttet metadata. Journalnummer fremgår af omlægget, og vil være de samme for alle filerne på en sag, så oplysningerne skal kun indtastes en gang for hver sag. Årstal skal ikke være årstal for hvert enkelt dokument, men årstal for sagens oprettelse. Dette fremgår af journalnummeret eller sagens omslag. Det unikke fil-id skal anvendes ved overførsel af filerne til styrelsens Digital Asset Management system, Cumulus. Kulturstyrelsen er selv ansvarlig for denne opgave, men for at den kan gennemføres, skal der genereres et unikt ID for hver fil, således at vi kan identificere sammenhæng mellem filer og metadata. Hvis filnavnet er unikt kan dette evt. erstatte fil-id. Leverandøren kan foreslå hvordan dette krav opfyldes. 6.1 Metadata på sager omhandlende ikke-fredede bygninger I arkivet findes sager på bygninger, som ikke er fredede. Det drejer sig for eksempel om fredningsforslag. Disse sager klargøres og scannes på samme måde som de øvrige sager. Adressen på disse bygninger vil dog ikke fremgå af det dataudtræk, som Kulturstyrelsen leverer, da den baseres på et udtræk af de fredede bygninger. I disse tilfælde skal Leverandøren selv udfylde alle felter i Excelarket. SIDE 7
7 Kvalitetssikring Det er et krav, at de enkelte færdige scanninger er skarpe og læselige og at belysning og andre regulerbare parametre er optimeret med henblik på at opnå den bedst mulige afbildning af de originale arkivalier. Leverandøren skal tilsikre, at scanningen og produktionen af metadata er underlagt kvalitetskontrol. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af Leverandørens kvalitetssikringprocedurer. Kvalitetskontrollen skal som minimum kontrollere, at: De Digitale Kopier er skarpe og læselige og roteret til almindelig læseretning Der er produceret PDF filer for hver sag Metadata er i overensstemmelse med kravene Alle personoplysninger er undtaget fra PDF filer beregnet til offentliggørelse I de tilfælde hvor leverandøren finder, at det er teknisk umuligt at opnå den fornødne kvalitet vælges den efter forholdene bedste optageindstilling og efterfølgende gøres der notat om dette med angivelse af det pågældende billedes nummer samt forklaring i en kvalitetslog. Loggen udleveres til Kulturstyrelsen i forbindelse med tilbageleveringen af hver enkelt Delleverance. Kulturstyrelsen vil foretage stikprøver af alle Delleverancer. Ved aflevering af Arkivalier i arkivet vil Kulturstyrelsens medarbejdere foretage stikprøver for at sikre, at arkivet returneres i samme stand og orden, som da det blev udlånt. Hvis orden ikke kan godkendes er Leverandøren forpligtet til at tage arkivalierne med sig igen og ordne før ny aflevering kan aftales. Hvis en Delleverance ikke kan godkendes, skal Leverandøren snarest rette forholdene og lave en ny leverance. 8 Praktisk tilrettelæggelse og levering Arkivalierne tænkes delt i et antal leverancer, som afhentes og tilbageleveres successivt af Leverandøren. Arkivalierne udtages fra reoler efter anvisning fra Kulturstyrelsens medarbejdere. Arkivalierne afleveres på samme adresse. Arkivalierne afleveres opstillet på reoler, samme sted hvor de er udtaget og i samme rækkefølge/orden som ved afhentningen, og i øvrigt efter Kulturstyrelsens personales anvisninger. Ved afhentningen kvitterer Leverandøren for modtagelsen af arkivalierne. Ved tilbageleveringen kvitterer Kulturstyrelsen for modtagelsen. Nærmere detaljer vedrø- SIDE 8
rende afhentning og tilbagelevering aftales i øvrigt løbende i samarbejde mellem Kulturstyrelsen og Leverandøren. Filerne og tilhørende metadata kan afleveres på en harddisk til Kulturstyrelsen eller anden metode kan aftales parterne imellem. Harddiske returneres til Leverandøren efter endt stikprøvekontrol og godkendelse af Leverancen. Det er vigtigt for Kulturstyrelsen at der hurtigst muligt etableres adgang til de digitaliserede sager, ifald de er nødvendige for sagsbehandlingen. Der ønskes derfor en løbende aflevering af det digitaliserede materiale. 9 Tidsplan Leverandøren udformer en overordnet tidsplan i forbindelse med deres tilbud, bilag 3. Denne overordnede tidsplan skal uddybes ved opstartsmøde mellem Leverandøren og Kulturstyrelsen. Tidsplanen skal oplyse, hvornår Leverandøren kan påbegynde opgaven, med hvilken kadence den kan gennemføres, og hvornår den forventes afsluttet. Det er et krav, at opgaven skal påbegyndes senest 1. februar 2013. 10 Adgang til arkivalierne mens de er i Leverandørens varetægt Hvis der opstår akut behov for adgang til en bestemt sag, som er afleveret til digitalisering, skal Leverandøren indenfor 3 arbejdsdage foretage en scanning-on-demand af den pågældende sag, og levere denne til Kulturstyrelsen. Kulturstyrelsen betaler et fast beløb per scanning-on-demand. Prisen fremgår af Leverandørens tilbud, bilag 3. 11 Sikkerhed og korrekt behandling af arkivalierne Der er tale om unikt kulturhistorisk materiale, som ikke kan genfremskaffes ved bortkomst eller beskadigelse. Det er et krav, at der udvises den størst mulige agtpågivenhed, i alle tilfælde hvor Leverandøren og dennes personale håndterer arkivalierne, således at skader og tab af arkivalier undgås. Dette gælder både under transport, opbevaring, fremtagning og tilbagelægning samt under selve scanningen og i øvrigt i alle tilfælde og uafbrudt medens arkivalierne er i Leverandørens varetægt. Leverandøren skal forsikre materialet i forbindelse med transport og brand jævnfør kontraktens afsnit 19. Værdien af materialet er estimeret til 20.000 kr. per hyldemeter, hvilket svarer til prisen for konservering af materialet i tilfælde af at det bliver gennemvædet ved oversvømmelse eller lign. Leverandøren skal tilsikre at de har en forsikring der dækker værdien af det antal hyldemeter, de har i deres varetægt på et givent tidspunkt. SIDE 9
Leverandøren bør have en beredskabsplan, for hvordan de håndterer brand, vandskade osv. 12 Optioner Efter kontraktens underskrift kan Kunden bestille optioner, i tilfælde af at der opnås bevillinger ud over de 3 millioner kr. Leverandøren skal i sit tilbud anføre, såfremt optioner skal omfatte et mindste antal hyldemeter. SIDE 10