Kvalitetsmanual For luftfart Side 1 af 15
Kvalitetssystemets formål Kvalitetssystemet for luftfart danner grundlag og forudsætninger for, at alle medarbejdere i gennem en systematisk indsats kan arbejde mod, at Trafikstyrelsens overordnede kvalitetspolitik bliver indfriet. Formålet med kvalitetssystemet er blandt andet: - At sikre planlægning og gennemførelse af vores tilsynsaktiviteter således, at industrien får en ensartet oplevelse af høj kvalitetsmæssig standard. - At fastlægge ansvar og kompetence i forbindelse med de aktiviteter, der kan påvirke kvaliteten samt allokere de nødvendige ressourcer. - At sikre planlægning og gennemførelse af de nødvendige kvalitetsledelsesaktiviteter. - At igangsætte korrigerende og forebyggende handlinger for til stadighed at forbedre systemet. - At efterleve alle relevante nationale som internationale krav til kvalitetsledelse. Kvalitetssystemet gælder for alle luftfartsaktiviteter i forbindelse vores hovedprocesser Luftfartsregulering, Tiltrædelseskontrol, Funktionstilsyn og Analyse. Kvalitetssystemet efterprøves gennem interne audits, som gennemføres efter fastlagte planer. Resultaterne af disse audit indgå sammen med andre oplysninger i den interne rapportering omkring kvalitet og kvalitetsledelse. Rapporteringen danner grundlag for ledelsens evaluering af systemets effektivitet og fortsatte egnethed og derigennem for igangsættelse af nødvendige forebyggende aktiviteter og forbedringer. Kvalitetssystemet er vores alles fælles værktøj til brug i det daglige arbejde og vi er alle forpligtiget til at efterleve dette. Side 2 af 15
Indholdsfortegnelse Kvalitetssystemets formål... 2 Indholdsfortegnelse... 3 Trafikstyrelsen.... 4 Mission for Trafikstyrelsen... 4 Vision for Trafikstyrelsen... 4 Trafikstyrelsens strategiske grundlag... 4 Myndighedsområder for luftfart... 4 Andre ansvarsområder i relation til luftfart... 4 Trafikstyrelsens kvalitetssystem... 5 Kvalitetssystemets ledelse og ansvarsområder... 5 Kvalitetssystemets omfang... 6 Kvalitetssystemets område:... 6 Kvalitetsmanualen... 6 Organisationen vedrørende kvalitetssystemets område... 6 Kvalitetssystemets sammenhænge til organisationsenheder.... 7 Kvalitetspolitik... 8 Kvalitetssystemets opbygning og dokumentation... 9 Lov- og myndighedskrav, samt supplerende standarder... 9 Processtruktur og styring af procesdokumentation... 9 Hovedprocesser og deres sammenhænge... 10 Procesbeskrivelse... 10 Luftfartsregulering:... 11 Tiltrædelseskontrol:... 11 Funktionstilsyn:... 12 Analyse:... 13 Støtteprocesser:... 14 Kvalitetsstyring... 14 Kompetencestyring... 14 IT-sikkerhed... 14 Øvrige støtteprocesser:... 14 Forvaltning og sagsbehandling... 14 Kommunikation... 14 Økonomistyring... 14 Hjælpefunktioner (fx service, rejser og øvrige infrastrukturer m.v.)... 14 Øvrig dokumentation og henvisninger... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Forbedringer og afvigelser... 15 Evaluering af kvalitetsmanualen... 15 Side 3 af 15
Trafikstyrelsen. Trafikstyrelsen er en styrelse under Transportministeriet med ansvar og opgaver på tværs af transportformerne jernbane, vej og luftfart. Vi dækker en bred vifte af opgaver på områderne jernbane, færge og øvrig kollektiv trafik samt indenfor vejtransport, bilteknik og i tilknytning til postlovgivning. Trafikstyrelsen bidrager til understøttelse og opfyldelse af Transportministeriets koncernstrategi Mobilitet, der skaber værdi. Mission for Trafikstyrelsen At skabe rammer for attraktiv transport på vej, bane og i luften Vision for Trafikstyrelsen Sikkert og grønt fremad Trafikstyrelsens strategiske grundlag Trafikstyrelsens strategiske indsatsområder, fremgår af resultatkontrakt mellem Trafikstyrelsen og Transportministeriets departement. Det strategiske grundlag omfatter Trafikstyrelsens mission, vision, strategiske indsatsområder og en række strategier og politikker. Det strategiske grundlag understøttes af en række overordnede processer fastsat af Trafikstyrelsens direktion. Myndighedsområder for luftfart Trafikstyrelsen er udpeget som kompetent myndighed i forbindelse med sikring af civil luftfart i Danmark. Transportministeriet har delegeret ansvar og kompetencer til Trafikstyrelsen, og omfanget af de delegerede beføjelser fremgår af Delegationsbekendtgørelsen senest ved Bekendtgørelse nr. 17 af 14. januar 2015 om Trafikstyrelsens opgaver og beføjelser, klageadgang og kundgørelse af visse af Trafikstyrelsens forskrifter. Trafikstyrelsens hovedopgaver i tilknytning til luftfartsområdet vedrører primært følgende myndighedsområder: Flyvesikkerhed (Safety) Security ATM-regulering Økonomi og Performance Ud over de nævnte myndighedsområder og driften af Bornholms Lufthavn løser Trafikstyrelsen en række øvrige sagsbehandlingsmæssige opgaver i relation til luftfartsområdet, herunder bl.a.: miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø, eftersøgnings- og redningstjeneste, facilitation, rettighedsregistrering af luftfartøjer, offentlig planlægning, registrering af private flyvepladser, frekvensadministration og groundhandling på lufthavne, samt udarbejdelse af statistik over luftfart i Danmark. Side 4 af 15
Andre ansvarsområder i relation til luftfart Udover ovenstående myndighedsområder varetager Trafikstyrelsen også andre luftfartsrelaterede opgaver, eksempelvis er et antal luftfartsinspektører autoriserede af EASA til, at bistå EASA med akkrediterede opgaver. Trafikstyrelsens kvalitetssystem for luftfartsområdet omfatter også opgaver som varetages på vegne af andre myndigheder m.v. Trafikstyrelsens kvalitetssystem Kvalitetssystemet har fokus på hovedprocesserne for civil luftfart, men kan omfatte procesdokumentation for understøttelse af styrelsens øvrige opgaver i relation til luftfartsområdet. Der kan tillige være etableret processer og procesdokumentation i systemet omfattende aktiviteter, der ikke vedrører luftfartsområdet. På luftfartsområdet skaber vi forudsætninger for sikker civil luftfart i Danmark og dansk luftfart i udlandet i forhold til luftfartsbranchen og flypassagerer. Ansvarsområder og kerneopgaver i forhold til civil Luftfart varetages efter processtrukturen som beskrevet i denne kvalitetsmanual. Kvalitetssystemets ledelse og ansvarsområder Direktøren. Hvor betegnelsen Direktøren er anvendt i denne kvalitetsmanual, eller i kvalitetssystemets dokumentation i øvrigt, menes direktøren for Trafikstyrelsen. Topledelsen / ledelsen. Hvor betegnelserne topledelsen eller ledelsen er anvendt i denne kvalitetsmanual, eller i kvalitetssystemet i øvrigt, henvises til den til enhver tid fastsatte ledelsesstruktur for Trafikstyrelsen, med mindre andet specifikt er angivet. Topledelsen udgøres i Trafikstyrelsen af en direktion. Det overordnede ansvar for kvalitetssystemet påhviler vicedirektøren og kontorcheferne. Den daglige drift af systemet varetages af funktionen Kvalitet Kontorcheferne i Center for Luftfart sikrer at de fornødne auditorer er til rådighed i forbindelse med afviklingen af de interne audits. Kontorchefen for Center for Luftfart Security m.v. er ansvarlig for at sikre koordinering mellem ledelsen og kvalitetskoordinatoren, samt sikring af systemets løbende overensstemmelse med det strategiske grundlag og evaluering på relevant ledelsesniveau. Kvalitetskoordinatoren refererer til kontorchefen for Center for Luftfart Luftdygtighed i sager, der kræver rapportering og/eller afklaring i ledelsesgruppen. Kvalitetskoordinatoren har - uden hensyn til andre ansvarsområder - ansvar og beføjelser til at sikre implementering og vedligeholdelse af processer og procedurer, der er nødvendige for sikring af kvalitetssystemets integritet, effektivitet og opfyldelse af krav i relation til systemets område. Side 5 af 15
Kvalitetskoordinatoren har ansvar for at udvikle og gennemføre relevant uddannelse af medarbejdere i Center for Luftfart med henblik på en korrekt og effektiv anvendelse, vedligeholdelse og forbedring af kvalitetssystemet. Kvalitetskoordinatoren har ansvar og beføjelser til at sikre gennemførelse af interne audits inden for luftfartsområdet i overensstemmelse med fastlagte auditplaner, og efter retningslinjer fastsat i procesdokumentationen for interne audits. Kvalitetssystemets omfang Kvalitetssystemet for luftfart skal sikre, at styrelsens aktiviteter i tilknytning til luftfartsområdet ledes og styres på en måde, så opgaverne løses bedst muligt, i henhold til gældende nationale og internationale regler, fastsatte processer og procedurer, og i overensstemmelse med styrelsens strategiske grundlag. Kvalitetssystemets område: Udøvelse af myndighedsopgaver inden for civil luftfart, herunder o o o o o o o Godkendelses- og tilsynsaktiviteter National og international regeludarbejdelse i forbindelse med civil luftfart Analyse og registrering af data om luftfarten Publicering af aeronautiske informationer Andre opgaver vedrørende luftfarten i Danmark og for dansk luftfart i udlandet Styring og registrering af menneskelige ressourcer i tilknytning til systemets kerneområder Styring af procesdokumentation vedrørende informationssikkerhed i overensstemmelse med nationale krav Kvalitetsmanualen Denne Kvalitetsmanual er udarbejdet som et overordnet dokument for kvalitetssystemet. Manualen er tilgængelig for relevante medarbejdere via den interne mappestruktur på og opdateringer meddeles relevante medarbejdere af de til enhver tid mest hensigtsmæssige kanaler. Organisationen vedrørende kvalitetssystemets område Ansvaret for organisationen vedrørende kvalitetssystemets område påhviler vicedirektøren og kontorcheferne på luftfartsområdet. Organisationen er fastsat med henblik på en sikker og effektiv udførelse af styrelsens opgaver på luftfartsområdet med fokus på en samtidig effektiv og tværfaglige udførelse af Trafikstyrelsens samlede opgaver. I organisationsdiagrammet på side 7 er vist anvendelsesområdet for kvalitetssystemet for civil luftfart, i forhold til den samlede organisation i Trafikstyrelsen. I det efterfølgende afsnit beskrives kort de enkelte organisatoriske enheders opgaver i tilknytning til kvalitetssystemet. Side 6 af 15
Organisationsdiagram Direktør Vicedirektør Vicedirektør Vicedirektør Center for jernbane Center for luftfart Center for biler og grøn transport Center for transportmarkeder Center for kollektiv trafik Kundecenter Center for ressourcestyring Analyse Kvalitet Luftfartsregulering Flyvepladser og luftfartstjenester Kvalitetssystemets område i relation til organisationen Fleste aktiviteter Luftfartøjscertificering Operative tilladelse Udvalgte aktiviteter Security I tilknytning til fagprocesserne udføres visse støttefunktioner af andre organisatoriske enheder. Procesdokumentation for sådanne opgaver kan være implementeret og styret i kvalitetssystemet uden at dette afspejles i ovenstående organisationsdiagram. Kvalitetssystemets sammenhænge til organisationsenheder. Direktionen. Den overordnede ledelse af organisationen varetages af Direktøren. Direktionen består af Direktøren og de 3 Vicedirektører. Direktionen varetager den strategiske ledelse og udvikling af styrelsen, og har det overordnede koordinerende ansvar i organisationen. Direktionen og direktionens ansvarlige for kvalitetssystemet assisteres af enheden Kvalitet i sager vedrørende kvalitetssystemets område. Luftfartens fagområder De luftfartsrelaterede opgaver varetages primært i enheden Center for Luftfart under ledelse af Vicedirektøren. Side 7 af 15
Kvalitet Enheden Kvalitet er ansvarlig for den daglige drift af Trafikstyrelsens kvalitetssystem for civil luftfart. Kvalitet er desuden ansvarlig for koordinering med ledelsen og de faglige enheder vedrørende vedligeholdelse og udvikling af procesdokumentationen. Kvalitet har desuden ansvar for koordinering med øvrige enheder i Trafikstyrelsen for relevant intern kommunikation og uddannelse vedrørende systemets områder. Administration af kvalitetssystemets procesdokumentation og tilhørende dokumenter varetages af enheden Kvalitet. Center for Ressourcestyring Trafikstyrelsens Center for Ressourcestyring varetager en række opgaver i relation til styring af organisationens ressourcer herunder menneskelige ressourcer og uddannelse. Center for Ressourcestyrings opgaver i relation til luftfartsområdet, og til de medarbejdere der i øvrigt varetager opgaver i tilknytning til primære fagområder inden for luftfartsområdet, er omfattet af kvalitetssystemet for civil luftfart. Center for Ressourcestyring ledes af en kontorchef som refererer til Vicedirektøren. Kundecentret Styring og udvikling af Trafikstyrelsens IT infrastruktur varetages af en enhed under Kundecentret. Enhedens opgaver i relation til IT-sikkerheden inden for luftfartsområdet, er omfattet af kvalitetssystemet for civil luftfart. Kundecentret ledes af en kontorchef som referer til Vicedirektøren. Kvalitetspolitik Kvalitetspolitik: Med udgangspunkt i Trafikstyrelsens strategiske grundlag, skal styrelsen såvel som den enkelte medarbejder, arbejde målrettet og tværfagligt for at opretholde et højt flyvesikkerhedsmæssigt niveau for civil luftfart. Kvalitetspolitikken har følgende dimensioner: Organisatoriske kvalitet, der omfatter en hensigtsmæssig tværfaglig udnyttelse af vores ressourcer, med fokus på arbejdsrutiner, organisering og samarbejdsrelationer for at bidrage til effektivitet og produktivitet i opgaveløsningen. Faglige kvalitet, hvor der er fokus på høj faglighed, faglige udvikling og kvalitetssikring, så arbejdet udføres korrekt. Brugeroplevet kvalitet, hvor brugerne oplever Trafikstyrelsens arbejde som værende i overensstemmelse med den fastlagte kvalitetspolitik. Side 8 af 15
Kvalitetssystemets opbygning og dokumentation Kvalitetssystemet for civil luftfart er baseret på nationale og internationale krav til kvalitetsog/eller processtyring. Systemet har fokus på at skabe en effektiv styring og hensigtsmæssig brug af systemets processer og procesdokumentationer, der fortrinsvis er tilgængelige i elektronisk format. Kvalitetssystemet for civil luftfart skal understøtte Trafikstyrelsens aktiviteter inden for luftfartsområdet i dagligdagen, og sikre at Trafikstyrelsen lever op til nationale og internationale krav. Kvalitetssystemet er opdelt i en ledelsesprocesdel og en støtteprocesdel, hvor ledelsesprocesdelen bl.a. omfatter ledelsens evaluering af systemet, og støtteprocesdelen udgøres af funktionen Kvalitet, som til dagligt er en støttefunktion, som skal understøtte Trafikstyrelsens aktiviteter inden for luftfartsområdet. Systemet skal samtidigt understøtte en effektiv tværfaglig opgaveløsning og udvikling af Trafikstyrelsens samlede opgaver, uden at gå på kompromis med sikkerheden for dansk luftfart. Systemet er derfor sammensat med henblik på, at sikre evaluering og forbedring af systemets struktur og styringsmetodik samt den tilhørende procesdokumentation. Center for Luftfarts kvalitetssystem har ikke en specifik Compliance Monitoring Function i henhold til eksempelvis Part ARA.GEN.200, men de forskellige kontrolelementer er inkluderet i kvalitetssystemet. Lov- og myndighedskrav, samt supplerende standarder Kvalitetssystemets procesdokumentation skal understøtte en korrekt og effektiv efterlevelse af nationale og internationale krav til Trafikstyrelsen som offentlig myndighed inden for luftfartsområdet. På luftfartsområdet lever Trafikstyrelsen bl.a. op til krav fastsat gennem: Dansk lovning om offentlig forvaltning og arbejdsmiljø Luftfartsloven og bestemmelser der følger heraf EU Regler vedrørende luftfarten ICAO Konventionen og tilhørende annekser samt anbefalinger Processtruktur og styring af procesdokumentation Alle systemets dokumenter er styret i henhold til fastlagte procedurer. Procesdokumentationen er primært tilgængelig via Trafikstyrelsens intranet, Trafikstyrelsens filserver hvor dette er angivet i overliggende dokumentation. Ansvaret for den løbende administration af kvalitetssystemet påhviler kvalitetskoordinatoren, mens ansvaret for indholdet i systemets dokumentationer fremgår af de respektive procesdokumentationer, eller ved dokumentationens placering. Dokumentationsstrukturen for kvalitetssystemet for civil luftfart tager udgangspunkt i en række hovedprocesser. Hovedprocesserne og deres sammenhænge er beskrevet i denne kvalitetsmanual. Hver hovedproces er opbygget i 3 niveauer: Procedureniveau Side 9 af 15
Bilagsniveau (underliggende proceduredokumentation) Støttedokumentation (anden støttedokumentation til hovedprocessen) Hovedprocesser og deres sammenhænge Kvalitetssystemet for civil luftfart omfatter nedenstående hovedprocesser Luftfartsregulering, Tiltrædelseskontrol, Funktionstilsyn og Analyse. Hovedprocesserne er fastsat i overensstemmelse med Trafikstyrelsens strategiske grundlag og de af topledelsen fastlagte overordnede processer. Hovedprocesserne i kvalitetssystemet for civil luftfart understøttes af 3 primære støtteprocesser Kvalitetsstyring, der omfatter den centrale styring, evaluering og udvikling af kvalitetssystemet for civil luftfartfart, Kompetencestyring, der omfatter den centrale styring af menneskelige ressourcer i relation til kvalitetssystemets område, samt IT-sikkerhed, der omfatter de centrale krav og styringsprocesser for IT-sikkerheden i relation til kvalitetssystemets område. Opgaveløsningerne inden for støtteprocesserne kompetencestyring og IT-sikkerhed varetages af de tværfaglige stabsfunktioner i Trafikstyrelsens Center for ressourcestyring og Kundecentret. Koordineringen med andre områder inden for de centrale stabs- og støttefunktioner, og evt. integrering af procesdokumentation for disse områder i kvalitetssystemet for civil luftfart, varetages af Kvalitet. Procesbeskrivelse Kvalitetsledelsen er det centrale led i styringen af alle processer og procesdokumentationer i tilknytning til systemets område og skal desuden sikre relevant integration til såvel det strategiske niveau, som øvrige centrale stabs- og støttefunktioner i Trafikstyrelsen. De 4 hovedprocesser omfatter Luftfartsregulering, Tiltrædelseskontrol, Funktionstilsyn og Analyse. Den normale cyklus for hovedaktiviteterne går fra Luftfartsregulering, via Tiltrædelseskontrol, over Funktionstilsyn til Analyse tilbage til Luftfartsregulering i alle faser med tværfaglighed som et centralt bindeled. I tilknytning til systems processtruktur kan der være fastlagt en række støtteprocesser/- procedurer bl.a. omfattende forvaltning & sagsbehandling, krisestyring og kommunikation. Integrering af disse støtteprocesser i kvalitetssystemet for civil luftfart koordineres af Kvalitet. Alle processer kan igangsættes på basis af henvendelser fra brugere/interessenter, eller fra andre processer i organisationen (input), ligesom alle processer kan levere resultater til brugere og/eller til andre hovedprocesser (output). Side 10 af 15
Luftfartsregulering: INPUT: Konstateret behov for ændring i nuværende regler Konstaterede behov for fastsættelse af nye regler Konstateret behov for ophævelse af eksisterende regel Konstateret behov for publicering, høring mv. AKTIVITETER: Pågældende fagkontor udarbejder udkast til ændret eller ny regel Styrelsens jurister udarbejder endeligt forslag til ny regel Der udarbejdes beslutningsgrundlag for ophævelse af eksisterende regel Der gennemføres evt. høringer e.a. i overensstemmelse med generel procedurer for Regelfastsætte OUTPUT: Ny eller ændret regel Eksisterende regel ophæves Der publiceres/opdateres regler på Styrelsens webportaler/dokumentservere INPUT til Luftfartsregulering modtages oftest på baggrund af nye eller ændrede internationale regler, eller ved output fra en af de øvrige hovedprocesser eller styrelsens ledelsesniveau. AKTIVITETERNE for processen er defineret i kvalitetssystemets dokumentationer under hovedproces for Luftfartsregulering. OUTPUT fra hovedprocessen Luftfartsregulering vil primært være en ny eller ændret regel, eller ophævelse af en eksisterende regel og oftest være input til alle øvrige hovedprocesser. Tiltrædelseskontrol: INPUT: Ansøgning om godkendelse/tilladelse eller fornyet godkendelse Ansøgning om dispensation AKTIVITETER: Ansøgningen gennemgås for eventuelle manglende oplysninger. Hvis der er mangler indhentes supplerende dokumentation hos ansøger Ansøgningen sammenholdes og vurderes med gældende regler Dispensationsansøgninger behandles konkret og behov for eventuelle kompenserende foranstaltninger vurderes Fysisk kontrol i forbindelse med godkendelsen foretages hvis krævet, eller nødvendigt Endelig stillingtagen til ansøgningen OUTPUT: Ny godkendelse/tilladelse Dispensation Afslag Side 11 af 15
INPUT til Tiltrædelseskontrol modtages oftest som ansøgninger fra luftfartens brugere. AKTIVITETERNE for processen er defineret i kvalitetssystemets dokumentationer under hovedproces for Tiltrædelseskontrol. OUTPUT fra denne hovedproces er normalt målrettet luftfartens brugere. Ofte vil resultaterne af processen i form af en tiltrædelse (godkendelse/dispensation) samtidig være input til hovedprocessen for Funktionstilsyn, eller input til en gentagelsesproces under hovedprocessen Tiltrædelseskontrol. De øvrige hovedprocesser inddrages fortrinsvis som delprocesser. Resultater af en tiltrædelseskontrol er kun i helt særlige tilfælde initierende for hovedprocessen for Luftfartsregulering. Funktionstilsyn: INPUT: Planlagte tilsyn / Tilsynsplan. Beslutning om ekstraordinært tilsyn. AKTIVITETER: Forberedelse. - indledende forberedelse på basis af indhentede analyser, rapporter og valgte fokusområder. - forberedelse efter gældende procedure. - Evt. kontakt med objektet for aftale om tilsynets gennemførelse, samt indhentning af relevant forberedelsesmateriale. Gennemførelse af tilsynet. Konstatering af graden af overensstemmelse med myndighedskrav. Inspektionsresultatet sammenfattes og forelægges med henblik på evt. kommentarer. Udarbejdelse og fremsendelse af skriftlig rapport, der registreres internt i organisationen for analyse. Opfølgning på konstaterede afvigelse og aftalte handlinger. OUTPUT: Udarbejdelse af tilsynsrapport. Eventuelle reaktioner/sanktioner. Registrering af findings til analyseformål. Udstedelse af fornyet tilladelser hvor relevant. INPUT til funktionstilsyn er oftest baseret på planlagte tilsyn som følge af forudgående tiltrædelser (eller fornyet tiltrædelse) under hovedproces for Tiltrædelseskontrol - eller en Side 12 af 15
gentagelsesproces baseret på tidligere funktionstilsyn. Desuden er funktionstilsyn baseret på output fra hovedprocesserne Analyse og Luftfartsregulering. AKTIVITETERNE for processen er defineret i kvalitetssystemets dokumentationer under hovedprocessen for Funktionstilsyn. OUTPUT fra denne hovedproces er normalt altid målrettet luftfartens brugere, men fungerer også som input til bl.a. analyse og Luftfartsregulering. Desuden er resultater af hovedprocessen input til en gentagelsesproces for funktionstilsyn. Analyse: Hovedprocessen Analyse er en selvstændig del af den samlede udførelse af aktiviteterne inden for de 4 primære myndighedsområder på luftfartsområdet. Såvel input til, som output fra denne hovedproces, er således i stort omfang direkte sammenhængende med hovedprocesserne for Luftfartsregulering, Tiltrædelseskontrol og Funktionstilsyn med tværfaglighed som et væsentligt forbindelsesled mellem de respektive processer (output til input). INPUT: Behovet for løbende at monitorerer udviklingen inden for luftfarten. Input hertil kommer oftest fra interne og eksterne rapporter fra og om luftfartens sikkerhed og udvikling herunder tilsynsrapporter udarbejdet på baggrund af processen for funktionstilsyn Organisationens behov for analytiske rapporter og statistikker inden for udvalgte områder af luftfarten herunder årsrapporter, statistikker og nyhedsbreve Anmodninger fra luftfartens brugere AKTIVITETER: Registreringer samt udarbejdelse af analyser og statistikker efter reglerne fastsat i tilhørende procedurer med fokus på flyvesikkerhedsdata Risikovurderinger udarbejdes på baggrund af data om luftfartens sikkerhed eller i overensstemmelse med den specifikke anmodning OUTPUT: Analyser om udviklingen inden for luftfarten Publicering af rapporter i overensstemmelse med de specificerede krav eller fremsatte anmodninger INPUT til processen Analyse er først og fremmest indrapporterede flysikkerhedsrelaterede data BL 8.10 rapporter, HCLJ-rapporter, rapporter fra gennemførte tilsyn, eller oplysninger fra internationale kilder. Input til processen kan være direkte initieret af output fra en eller flere af de øvrige hovedprocesser. AKTIVITETERNE for processen er defineret i kvalitetssystemets dokumentationer under hovedprocessen for Analyse. Disse aktiviteter er fortrinsvis målrettet flyvesikkerhedsmæssige aspekter herunder statistiske registreringer og opgørelser, samt risikovurderinger på basis af de gennemførte analyseaktiviteter. Side 13 af 15
OUTPUT fra denne hovedproces er primært målrettet som input til hovedprocesserne for de enkelte hovedaktiviteter, med det formål at målrette Trafikstyrelsens luftfartsrelaterede indsatsområder mod de områder, hvor det har størst effekt med henblik på opfyldelse af de fastlagte strategier. Støtteprocesser: Støtteprocesserne har til formål at understøtte de 4 hovedprocesser på luftfartområdet. Støtteprocesområdet kan desuden omfatte generelle processer, procedurer eller andre retningslinjer og vejledninger inden for andre funktioner herunder procedurer for intern og ekstern kommunikation, procedurer for overholdelse af de forvaltningsretlige regler, m.v. De 3 primære støtteprocesser er: Kvalitetstyring Kvalitetsstyringen omfatter som minimum de styringsmæssige værktøjer for kvalitetssystemets dokumentationer og registreringer, samt fastsatte retningslinjer for den kvalitetsmæssige udvikling af systemet herunder fastsatte krav til intern og eksterne audit, samt håndtering af afvigelser etc. Kompetencestyring Processen for styring af kompetencer sætter fokus på menneskelige ressourcer i organisationen. Styringen omfatter tilvejebringelse, udvikling og brug af kompetencer, samt sikring af at gældende regler i denne forbindelse overholdes. Kompetencestyring er en væsentlig støtteproces for en effektiv og ansvarlig udførelse af Trafikstyrelsens opgaver i relation til luftfartsområdet. Inden for alle fagområder for luftfart, følger der en række specifikke krav til kompetencestyring på baggrund af internationale regler bl.a. registrering af kompetencekrav, styring af kompetence vedligeholdelse og udvikling. Procesdokumentationen kan omfatte generelle processer på HR-området gældende for hele Trafikstyrelsen. IT-sikkerhed Procesdokumentationen inden for IT-sikkerhed omfattet som minimum de overordnede krav til IT-sikkerhed i Trafikstyrelsen for så vidt angår hovedprocesserne for civil luftfart. Procesområdet kan omfatte generelle processer på IT-området gældende for hele Trafikstyrelsen Øvrige støtteprocesser: Nedenstående procesområder fungerer som støtteområde til kvalitetssystemet for civil luftfart og kan omfatte generelle processer gældende for hele Trafikstyrelsen Forvaltning og sagsbehandling Kommunikation Økonomistyring Hjælpefunktioner (fx service, rejser og øvrige infrastrukturer m.v.) Støtteprocesserne er beskrevet i relevant omfang og i øvrigt styret i overensstemmelse med den struktur, der til enhver tid er fastlagt for støtteprocesserne. Side 14 af 15
Forbedringer og afvigelser Kvalitetssystemet og de tilhørende processer og dokumentationer evalueres i overensstemmelse med den til enhver tid internt fastsatte procedure for evaluering af systemet og gældende internationale krav, med henblik på at sikre en løbende udvikling og forbedring af kvalitetssystemet for civil luftfart. Procesdokumentationen valideres efter nærmere fastsatte terminer, i henhold til interne valideringskrav. Alle medarbejdere, der beskæftiges med luftfartsområdet, har medansvar for at sikre en løbende forbedring af kvalitetssystemet for civil luftfart og forbedring af de tilhørende beskrivelser af aktiviteterne. Systemets processer med tilhørende dokumentationer gennemgås desuden ved interne audit, efter en fastlagt intern auditplan og resultater heraf indgår i evalueringer af systemet. Evaluering af kvalitetsmanualen Denne kvalitetsmanual evalueres løbende af kvalitetskoordinatoren. Manualen evalueres desuden minimum én gang årligt som et led i ledelsesevalueringen af systemets effektivitet og anvendelighed. Side 15 af 15