Rønnede Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 29. marts 2012, kl. 16.00 på Hotel Bregnen, Vordingborg 425, Dalby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Rønnede Boligselskab... 2 3.1 Bestyrelseshonorar... 2 3.2 Boligselskabets årsregnskab... 2 3.3 Revisionsprotokol... 3 3.4 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.5 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.6 Boligselskabets budget... 4 3.7 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår... 4 3.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 3.9 Udlejningsforhold... 5 3.10 Personaleforhold Generel orientering... 6 4 Boligselskabets afdelinger... 6 4.1 Årsregnskaber... 6 4.2 Driftsbudgetter... 6 4.3 Orientering om driftsforhold... 7 4.4 Tagsagen i etape 2... 8 5 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Jonna Tuborg Nielsen, formand Morten Petersen, næstformand Arne Skovby Jens Hansen Øvrige deltagere: Birgitte Werngreen-Nielsen, Domea Henning Porsild, Domea Domea Boligcenter Nykøbing F., den 11. april 2012
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 29. marts 2011. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligselskabet Rønnede Boligselskab 3.1 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 2/3 til formanden og 1/3 ligeligt mellem øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Det blev besluttet at fastholde den nuværende fordeling i kommende regnskabår, og at honoraret fastsættes til dt lovlige maksimumniveau. 3.2 Boligselskabets årsregnskab Side 2 af 8
Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 2.658,- Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. 3.3 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisioneprotokollen blev godkendt. 3.4 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 11 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Jonna Tuborg oplyste at hun har deltaget i Domeas repræsentantskabsmøde og BL konference, som var meget givtig. Jonna Tuborg har i året løb deltaget i styregruppemøderne vedr. byggeriet af pleje og hancicapboliger i Haslev, samt været med i ansættelsesforløbet af den nye ejendomsmester til de nye boliger. Side 3 af 8
Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte beretningen. 3.5 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporterne blev nøje gennemgået og tilrettet i forhold til det forgangne år. 3.6 Boligselskabets budget Forslag til budget for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet. Bestyrelsen godkendte budgettet. 3.7 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Budgettet er vedlagt som bilag. Arbejdskapitalen og brugen heraf blev drøftet. Arbejdskapitalen fungerer som en økonomisk stødepude for selskabet og afdelingerne. Orienteringen blev taget til efteretning. Side 4 af 8
3.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Bestyrelsen godkendte at fortsætte de fastsatte målsætninger. 3.9 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 124 personer. Heraf har 68 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 8 personer. Heraf har 3 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig 31-25 familieboliger 2 20 31 20 51 2,55 3 25 35 49 84 3,36 4 10 15 37 52 5,2 31-25 Ungdomsboliger 1 4 5 3 8 2 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er tilfredsstillende, men vi skal være opmærksomme på udviklingen, da der i flere andre selskaber er dalende opnotering til boliger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 5 af 8
3.10 Personaleforhold Generel orientering For at kunne servicere beboerne fredag indenfor almindelig arbejdstid, efter endt kontortid, er det aftalt, at kontortiden flyttes fredag til kl. 9 9.30. Der vil blive udsendt meddelelse herom til beboerne. Jørgen Jørgensen er varslet en ændring i sit ansættelsesforhold med hensyn til vinterberedskab. Dette er varslet til ophør pr. 1. november 2012. Opgaven udliciteres til ekstern leverandør på lørdage, søndage og helligdage. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingens årsregnskab godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen. Afdelingernes årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 vedlægges som bilag. Afdelingens regnskab udviser et overskud på kr. 306.468,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 13. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. Regnskabet blev godkendt. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmødet. Afdelingens driftsbudget for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 vedlægges som bilag. Afdeling 3125: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 5.477.000 og indebærer ingen lejeregulering. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 23. februar 2012. Side 6 af 8
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afdelingens budget blev godkendt. 4.3 Orientering om driftsforhold Byggesagen 3107 og 3108 i Haslev: Henning Porsild orienterede om byggesagen. Første etape bestående af 40 plejeboliger og 21 handicapboliger med servicearealer er af entreprenøren lovet klar til indflytning henholdsvis 15. maj 2012 og 15. juni 2012. Der har desværre været en række problemer i forbindelse med opførelsen af boligerne, dels er indflytningsdatoen forskudt ca. to en halv måned p.ga. utilstrækkelig ledelse på byggepladsen, og dels er der konstateret skimmelsvamp i den udvendige facadekonstruktion, også som følge af dårlig byggelogistik. I den forbindelse er det er vigtigt at oplyse, at der på intet tidspunkt er konstateret skimmelsvamp indvendigt. Vi har med hensyn til forsinkelsen via byggeledelsen gjort krav på dagbodsudløsende terminer, der skønsmæssigt løber op i kr. 1,5 mio. hvilket totalentreprenøren foreløbig har accepteret. Endvidere har vi med hensyn til den konstaterede skimmelsvamp været meget opmærksomme på, at det ikke bliver en fejl, der senere i driften vil give problemer. Vi har derfor i samarbejde med Faxe kommune lavet en aftale med et Danmarks førende rådgivningsfirmaer på området, Bygge-og Miljøteknik A/S, der har påtaget sig opgaven, med at føre kontrol og tilsyn med udførelsen af klimaskærmen. Den nye ejendomsfunktionær Jan Pedersen, er ansat og følger ligeledes byggeriet, og vil være til stor hjælp ifm. afleveringen. Som i sikkert har læst i lokalavisen, har der tilsyneladende været ansat uautoriseret arbejdskraft på byggepladsen, vi har indskærpet overfor entreprenøren, at det er hans ansvar, at alle håndværkere på pladsen, har opholdstilladelse samt skattekort. 2. etape, der indeholder 20 handicapboliger er opstartet og forventes afleveret 1. jan 2013. Sammen med Faxe Kommune er der aftalt et åbent hus arrangement for interesserede borgere og pårørende, datoen er endnu ikke fastlagt. men foreslås til enten den 28. april eller 10. maj. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 7 af 8
4.4 Tagsagen i etape 2 I foråret 2011 anmeldte Rønnede Boligselskab en sag til Byggeskadefonden vedr. smuldrende tagplader på etape 2 i Spurvemosegård. I august modtager afdelingen tilsagn om dækning af de smuldrende tagplader. Der regnes med en levetid på 30 år for tagplader og da taget er 20 år gammelt modtages derfor kun erstatning for de sidste 10 år af levetiden. Alt dette beregnes med en fordelingsnøgle ud fra de priser, som kendes efter afholdt licitation. Rønnede Boligselskab godkendte afgørelsen fra Byggeskadefonden, som blev returneret i underskrevet stand i september 2011. I november 2011 modtages meddelelse om, at Skude og Jacobsen er udpeget af Byggeskadefonden som rådgiver på sagen. Skude og Jacobsen styrer projektet og udbedringsarbejderne, som er anderkendt af Byggeskadefonden. Projektet blev forelagt på afdelingsmøde i februar 2012. Der var udarbejdet et budget ud fra listepriser, som beboerne stemte ud fra. Det blev besluttet, at der udskiftes tagbeklædning på lejlighedsblokkene 2,3,4,5 og 6 i etape 2 med tilføjelse af udskiftning af tagrender og nye nedløbsrør samt efterisolering på de berørte blokke. Forslaget blev vedtaget med 18 stemmer for og 6 imod. Bestyrelsen skal nu arbejde videre med sagen. Der afholdes licitation fredag den 30. marts 2012 kl. 10.00. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Eventuelt Da der ikke forelå flere sager til behandling, blev mødet hævet. Side 8 af 8