Beretning 2011/2012 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Indledning: 10. april 2012 Ejerforeningen Fortbo afholder i år sin 34. ordinære generalforsamling, idet foreningen blev stiftet d. 31. december 1978. Det er igen tid til at gøre status over den forgangne tid, og samtidig prøve at se på den kommende periodes mange udfordringer og muligheder. Vi afholder igen i år generalforsamlingen på Tinderhøjskolen fordi det er det mest praktiske sted i omegnen. Lokalerne her er det mest praktiske sted i omegnen, og så længe vi kan være her synes valget af Tinderhøjskolen at være den bedste mulighed. For bestyrelsen handler det stadigvæk om at være motiveret og engageret, men også at demonstrere en kraft og fremdrift der kan mærkes i hele foreningen. Det betyder bl.a. at bestyrelsens initiativer skal være fremadrettet, og der skal udvises rettidig omhu. Ingen bestyrelser kan tillade sig at sidde stille og håbe på at uheldet udebliver, eller at opgaver løser sig selv, for det sker stort set aldrig. Bestyrelsen tilstræber fortsat, at beretningerne skal bibringe medlemmerne en opdatering af de mange hændelser, der har påvirket de beslutninger, som har skullet tages, og beretningen i år er i den henseende ingen undtagelse. Vi har imidlertid igen i år et stort program foran os, og jeg skal derfor forsøge at tilpasse årets beretning lidt, så der bliver tid til det hele. Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd sammen med referatet af generalforsamlingen, og bringes endvidere på foreningens hjemmeside. Der gives dermed mulighed for, at alle med interesse for et eller flere punkter kan nærlæse teksten, og evt. efterfølgende stille afklarende spørgsmål til bestyrelsen. Årets beretning vil således også i år omfatte en grundig gennemgang af de vigtigste aktiviteter indenfor foreningens forskellige hovedområder med en naturlig fremhævelse af særlige forhold. Bestyrelsen fremlagde på generalforsamlingen sidste år planer for den kommende periodes udvikling, og resultatet af de fremlagte planer vil være omfattet af dette års beretning. Gennemgangen heraf er for overskuelighedens skyld opdelt i de hovedområder, hvor foreningens aktiviteter har fundet sted. Disse hovedområder er: Foreningen Tekniske anlæg Kommende opgaver Sammenfatning Afslutning 1
Foreningen: Umiddelbart efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig med genvalg af undertegnede som foreningens formand, og som medunderskriver af foreningens udbetalinger genvalgtes Mette Florin. Mette har således blandt andet til opgave at vogte foreningens aktiver, og naturligvis passe på formandens udbetalinger. Begge valgene var enstemmige, hvilket jeg noterer med tilfredshed. Et hidtil ukendt begreb i Fortbo er de såkaldte tricktyverier som desværre har fundet vej til vores ellers så fredelige forening. Tricktyvene skaffer sig adgang til lejligheder under forskellige påskud, og inden man har set sig om er man blevet lænset for værdier, hvilket ville være undgået hvis alle vore medlemmer ville være agtpågivende og ikke lade sig overtale til at lukke fremmede ind i den tro at alle besøger Fortbo i lovligt ærinde. Jeg skal derfor på det kraftigst bede om alles hjælp til ikke at lukke nogen ind man ikke kender heller ikke pizzabude og avisomdelere. Vi finder stadigvæk personer, som opholder sig i vore kælderskakter og elevatortårne, og bestyrelsen har overvejet at lade et vagtfirma foretage runderinger på de tidspunkter vi ofte oplever problemer. Vi finder desværre også blandt vore medlemmer nogle stykker der ikke helt har forstået ordensreglernes bestemmelser vedr. husfred. Gang på gang har foreningen, medlemmer og varmemester været nødt til at påtale nattestøj, men i flere tilfælde uden resultat. I 2 tilfælde har det været nødvendigt at udsende advarsel gennem Dan-Ejendomme. Det burde være ganske overflødigt at bruge så megen tid på at påtale støjgener. Når en påtale fremsættes forventes det at man retter sig efter de gældende regler, men da det oftest er de samme husstande det drejer sig om vil bestyrelsen om nødvendigt gribe til det sidste middel der er til rådighed, nemlig krav om fraflytning. Dette kan retligt gennemføres, når de nødvendige betingelser er opfyldt. Løsgående hunde er fortsat til betydelig gene for vore medlemmer, og bestyrelsen har igen i år modtaget flere klager over utrygge forhold. Det er lykkedes at identificere de fleste hundeejere, og bestyrelsen har efterfølgende tilskrevet de pågældende. Resultatet er stadig ikke tilfredsstillende, idet påbuddet om at holde hunde i snor på foreningens område ikke følges konsekvent af såvel medlemmer som hundeejere udefra. Der er altså ikke sket nogen mærkbar ændring af forholdene siden sidste generalforsamling. Generalforsamlingen vedtog på baggrund af disse konstateringer en tilføjelse til ordensreglementet vedr. husdyrhold. Dette indebærer, at alle beboere er blevet bedt om at aflevere et spørgeskema til registrering af husdyrhold. Desværre har ikke alle efterkommet beslutningen om at aflevere skemaet en enkelt har ligefrem nægtet at aflevere skemaet. Som bekendt er samtlige medlemmer forpligtet til at følge generalforsamlingens flertalsbeslutninger, og jeg skal herfra kraftigt opfordre de sidste til at aflevere det udsendte skema uanset om man har husdyr eller ej. I alt er 65 skemaer modtaget retur, hvilket giver anledning til at rykke de ejere, som ikke har returneret skemaet. 2
Fortbo`s hjemmeside er desværre blevet noget forsømt i årets løb. Bestyrelsen har drøftet hjemmesidens fremtid, og hvis den skal bestå vil en vurdering af omkostningerne til hjemmesiden blive tilpasset det arbejdsmæssige niveau, der er knyttet til det fremtidige omfang. For dem, som ikke er bekendt med hjemmesidens eksistens, kan jeg oplyse at adressen er: www.fortbo.dk. Som nogle måske har bemærket, har hjemmesiden nu fået et helt nyt design, og en omfattende opdatering er undervejs. På nuværende tidspunkt er indsat flere års regnskaber, budgetter og beretninger, og mere er undervejs Jeg håber at mange af vore medlemmer og forretningsforbindelser vil besøge hjemmesiden, og jeg skal nævne, at kommentarer og evt. forslag til forbedringer vil være særdeles velkomne. I år har indkaldelsen til generalforsamlingen med dagsorden længe ligget på hjemmesiden, og årets beretning ligger der allerede. Hver måned er der 60-70 individuelle IP-adresser der besøger hjemmesiden, hvilket forhåbentlig kommer til at betyde en fortsat udvikling af hjemmesiden. Parkeringssituationen skal også i år finde sin plads i beretningen, men kort: - der parkeres fortsat ulovligt udenfor de afmærkede felter - der hensættes fortsat erhvervskøretøjer i strid med ordensreglementet - bestyrelsens henstillinger ignoreres fortsat Det kan som følge af ovennævnte forhold blive nødvendigt at bringe Ordensreglementets sanktioner i anvendelse, hvis overtrædelserne fortsætter. I forbindelse med den afsluttede retssag med VVS-rådgiveren har Fortbo et beløb til gode på momsandelen af kr. 480.000,- som foreningen blev tilkendt ved retssagens afslutning. Momsdelen kan først komme til udbetaling, når der foreligger regninger med en momsandel på det nævnte beløb. Bestyrelsen har fremsat et tilbud til rådgiveren med et forligsbeløb, idet der vil gå mange år inden beløbet er tilbagebetalt. Vi afventer fortsat rådgiverens beslutning. Perioden siden sidste generalforsamling har været præget af de nødvendige besparelser, der er en følge af den for tiden lidt stramme økonomi. Det betyder dog ikke at bestyrelsen så har taget på ferie og ladet alt forfalde. Tværtimod. Der er desværre en del af vore medlemmer, der næsten konstant er i restance til foreningen. Det er både dyrt og tidskrævende at skulle rykke disse medlemmer, og ofte udebliver de efterfølgende betalinger og vi må derfor begynde forfra. Restancerne betyder en manglende likviditet for foreningen og risikoen for at foreningen lider tab er naturligvis til stede især hvis restancen overskrider ejerpantet. Bestyrelsen har på baggrund af den negative udvikling af restancer anmodet administrator om at skærpe kursen, og at indlede inkassoforretning ved restancer over 2 mdr. Der har i årets løb været sendt 3 sager til inkasso, og en enkelt er sendt på tvangsauktion ved foreningens foranstaltning. Årets varmeregnskab forelå igen rimeligt tidligt i år. Varmeregnskabet har i perioden ikke givet anledning til bemærkninger, bortset fra at det har vist sig nødvendigt med et kontrolbesøg som følge af sjusk. 3
Spørgsmålet om fjernaflæsning af forbrugsmålere vil blive behandlet under tekniske anlæg senere i denne beretning. I 2011 afholdt foreningen som bekendt en ekstraordinær generalforsamling alene med det formål at behandle et forslag fra medlemskredsen vedr. etablering af et nyt antenneanlæg. Alle har nok læst referatet, så jeg skal blot oplyse, at spørgsmålet om den ekstra byrde lagt på medlemmerne i denne anledning blev behandlet efter reglerne for kvalificeret flertal, og her vedtaget med et overbevisende flertal af stemmer for forslaget. En status på projektet vil blive gennemgået under tekniske anlæg. Og det er vi så nået til nu. Tekniske anlæg: Antenneprojektet har været et mønsterprojekt for bestyrelsen, fordi: - projektet blev gennemført på baggrund af en solid beslutning fra medlemmerne - finansieringen var på plads - den valgte rådgiver fungerede perfekt - den valgte entreprenør var særdeles ordholdende og professionel - problemerne blev undervejs løst uden nævneværdige ekstraudgifter - afleveringen af anlægget skete i overensstemmelse med kontrakten - samarbejdet med varmemesteren og bestyrelsen var upåklageligt Under arbejdet med etableringen af antennesignaler til taglejlighederne opstor der desværre uforudsete problemer med kabelføringen, fordi føringsvejene i det eksisterende anlæg ikke kunne udnyttes som planlagt. Ud over dette har taglejlighedernes eksisterende anlæg vist sig at volde en del problemer, idet der i samtlige lejligheder er forskellige placeringer og endvidere er der konstateret fejlmontager og afbrændte forstærkere flere steder. Som udgangspunkt er der leveret tilfredsstillende signalet til alle taglejligheder i indgangskablerne, men distributionen internt har mange steder ikke fungeret. Bestyrelsen har derfor tilbudt en individuel gennemgang af lejlighederne udført af Dansk Kabel-TV. Ca. 18 lejligheder to imod dette tilbud, og fik derved stillet den aktuelle diagnose. Der respektive ejere modtog samtidig et tilbud på fejlretning. På tidspunktet for årets generalforsamling forventes det at alle anlæg er i drift, at alle har fået den nødvendige instruktion og at alle har fået tegnet de abonnementer, de har behov for. Skulle nogen mangle noget eller er der problemer med anlægget nu eller senere, ja så har vi både afhjælpningsmuligheder og selvfølgelig også garantiordninger og servicekontrakter. Rengøringen af Fortbo s ejendomme har i 2011 været udført af en ny entreprenør, og arbejdet har været nøje overvåget af varmemester, bestyrelse og af mange medlemmer. Vi har med skiftet primært opnået en besparelse med den samme kvalitet. Vi følger fortsat denne nye leverandør nøje, og er selvfølgelig indstillet på endnu en udskiftning hvis vore forventninger ikke bliver indfriet. 4
Der har i årets løb været rejst spørgsmål om hvorvidt de såkaldte rulleskodder kunne anvendes lovligt på taglejlighederne. Spørgsmålet drejer sig om hvorvidt disse skodder vil være en overtrædelse af påbuddet om et ensartet udseende. Bestyrelsen har sendt spørgsmålet videre til kommunen, og afventer svaret herfra. I årets løb er bestyrelsen blevet opmærksom på, at elevatorernes sikkerhedsgodkendelse var udløbet. Normalt skulle sikkerhedsgodkendelsen fornys automatisk, hvilket er påtalt hos Kone Elevator. Der er lovet bod og bedring. Jeg lovede indledningsvis at vende tilbage til spørgsmålet om fjernaflæsning af varmemålere. Hidtil har det været for dyrt at etablere trådløs aflæsning af målerne, men da det er forbundet med store besparelser for aflæsningsfirmaet ikke at skulle have adgang til samtlige lejligheder er det stillet os i udsigt, at prisen på nye varmemålere vil blive meget lav. Vi afventer derfor et konkret tilbud på de nye målere, og håber på at selve aflæsningen af varmemålere og den dermed forbundne nøjagtighed vil blive til virkelighed inden for overskuelig fremtid. På VVS siden har vi som det fremgår af oversigten af kommende projekter stadigvæk en tikkende bombe under os med hensyn til tærede faldstammer og skjulte rør. Faldstemmerne har vi talt om tidligere, men de skjulte rør beg badekarrene har i årets løb givet vandskader, og fra forsikringen kan vi kun hente ca. 40 % til dækning som følge af tæringer, manglende vedligeholdelse og bygningens alder. Der har i alt været 3 skader, som har medført reparation af følgeskader Varmemesteren indhenter i denne tid tilbud på udskiftning af rørene bag badekarrene. Som det fremgår af budget 2012 og 2013 skal Juelsmindevej nyasfalteres i meget nær fremtid. Vore naboer er allerede klar, men da en væsentlig del af udgiften til asfaltering påhviler Fortbo, er der ikke truffet endelig beslutning om arbejdets udførelse. De betydelige vandmængder har også igen forårsaget opstigning af vand i kloakerne. En udskiftning af kloakernes vandlåse er højt prioriteret således at vi kan undgå ubehageligt slam i kældrene. Den gamle containergård er nu udskiftet, da den gamle var rådden og på det nærmeste faldefærdig. Opsætning af en ny containergård foregik umiddelbart efter den sidste ordinære generalforsamling, og udgår således fra listen over kommende opgaver. Kommende opgaver: Nødvendige større vedligeholdelsesarbejder: 5
Prioritet Blok A 1 Udskiftning af stige strenge varm v. kold v. til 3 sal 815.000 2 Renovering af Varmeanlæg / for bedre afkøling 115.000 3 Fliser + Chikane 159.000 2 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 75.000 2 Rep af murkroner 25.000 2 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 32.000 2 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 60.000 3 Vandmåler i lejligheder 81.000 Blok B 1 Udskiftning af VV rør i kældergang og til 3 sal 1.080.000 2 Renovering af Varmeanlæg 175.000 3 Fliser + Chikane 370.000 2 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 150.000 2 Rep af murkroner 25.000 2 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 38.000 2 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 86.000 1 Ingeniør bistand vedr. varmeanlæg 20.000 1 Ingeniør bistand vedr. brugsvand 20.000 3 Renovering af vaskeri 250.000 3 Vandmåler i lejligheder 135.000 Blok C 1 Udskiftning af VV rør i kældergang og til 3sal 945.000 3 Fliser + Chikane 248.000 2 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 120.000 2 Rep af murkroner 30.000 2 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 35.000 2 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 78.000 3 Vandmåler i lejligheder 108.000 3 Lys p.plads 130.000 2 Ny Parkerings Plads 373.000 1 Asfalt Juelsmindevej 100.000 3 Efterisolering af træfacade 1.112.000 1 samlet ca. 2.900.000 Kr. 2 samlet ca. 1.500.000 Kr. 3 samlet ca. 2.600.000 Kr. 6.990.000 6
Sammenfatning: Som det ses af regnskaberne, er der god overensstemmelse mellem de budgetterede og de afholdte udgifter for driftsforholdene, men det ses også, at den generelle vedligeholdelse har været lidt mere behersket end tidligere år. Som det fremgår af indkaldelsen til dette års generalforsamling, er der i 2013 lagt op til uændrede fællesudgifter, og betalingen for antenneanlægget og TV-programmerne bortfalder. Dette betyder en reel reduktion af udgifterne pr. medlem på ca. kr. 750,- pr.md, men der kommer så en mindre udgift til udligning af antenneunderskuddet. Denne udgift skal vi drøfte under bestyrelsens forslag på dagsordens pkt. 5. Budgetforslaget betyder også, at mange af de tiltrængte forbedringer og renoveringer vil kunne udføres inden for en rimelig tidshorisont, men det vil stadig være nødvendigt at prioritere opgaverne efter bedste skøn, og bestyrelsen håber naturligvis på medlemmernes forståelse herfor. Afslutning: Det grundlag for foreningens drift, der blev udarbejdet i 2011, er blevet fulgt, idet der dog har været løbende justeringer. Det sker som bekendt ikke så sjældent, at forholdene ændrer sig fra en beslutning er truffet og til det tidspunkt, hvor tingene skal føres ud i livet. Bestyrelsen oplever med glæde, at der stadig fra mange medlemmer udtrykkes stor tilfredshed med den måde, foreningen drives på, men der er naturligvis også eksempler på, at noget kunne ønskes anderledes. Det er vigtigt, at sådanne ønsker når bestyrelsen, og ikke kun drøftes på parkeringspladsen om lørdagen. Det handler derfor stadig om at være fælles om at opbygge et positivt miljø, hvor vi finder nye og bedre måder at arbejde sammen med medlemmerne på, mens vi samtidig bevarer en sund omgangstone. Og lad mig gentage en vigtig ting fra indledningen: Ingen bestyrelser kan tillade sig at sidde stille og håbe på at uheldet udebliver, eller at opgaver løser sig selv, for det sker stort set aldrig. Vi skal i dag som sædvanligt vælge bestyrelse. Lad mig i den anledning udtrykke et stort og velment ønske om, at de fremmødte til årets generalforsamling vil lade fornuften råde, og vælge eller genvælge de bestyrelsesmedlemmer, som et flertal anser for kvalificeret til at løfte den kommende tids opgaver, men som også kan fungere som aktivt medlem af foreningens bestyrelse. 2012/2013 forventes på alle områder at blive et godt år for Ejerlejlighedsforeningen Fortbo. Vi får betalt antenneanlægget og vi vil være overgået til individuel afregning for telefoni, bredbånd og TV. 7
Finanskrisen er ikke slut, og vil uden tvivl sætte sit præg på foreningens medlemmer på forskellig vis, men lad os håbe, at vi alle overlever den kommende tids udfordringer uden for mange skrammer. Jeg vil slutte min beretning med at rette en stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for den smidighed, mødedisciplin og indlevelse, der er udvist i året der gik. Som bekendt forlader Mette Florin bestyrelsen på dette års generalforsamling efter 7 år i bestyrelsen. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke Mette for hendes store indsats i bestyrelsesarbejdet, og for de mange særopgaver hun har påtaget sig i årenes løb. Mette har været et særdeles inspirerende bekendtskab, og jeg håber hun stadig vil være til rådighed på sidelinjen, både af egen drift og når bestyrelsen efterlyser tilkendegivelser og saglig kritik af bestyrelsens arbejde. Jeg vil også tvunget af omstændighederne rette en dybfølt tak til vores nye administrator, Helle, som på meget kort tid var i stand til at sætte sig grundigt ind i Fortbo`s særheder, og dermed fungere som en yderst kompetent samarbejdspartner for foreningens bestyrelse. Ligeledes vil jeg rette en varm tak for en god indsats til foreningens varmemester, som altid er parat til at tage nye initiativer, når det drejer sig om ejendommens vedligeholdelse. Hvad sne angår, tror jeg, at varmemesteren helt har glemt hvordan det ser ud. Jeg vil på bestyrelsens vegne også rette en stor tak til vore forretningsforbindelser samt sende en venlig tanke til Fortbos lejere, som ikke er til stede i dag. Antallet af lejere er med det seneste salg reduceret til 20, og endnu en lejlighed er til salg. En særlig varm velkomst skal rettes til vore nye medlemmer, som jeg håber hurtigt må komme til at føle sig godt til rette i Fortbo. På bestyrelsens vegne Allan Kirkestrup 8