Referat. Bilag 2.1 Bestyrelsesmøde i Fredensborg Spildevand A/S, Fredensborg Vand A/S, Fredensborg Affald A/S og Fredensborg Forsyning A/S. Den 19. februar 2013, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 23, Fredensborg Medlemmer: Ole Bergmann Thomas Elgaard Charlotte Rønhave Bestyrelsesformand Næstformand Thomas Lykke Pedersen Lars Simonsen Eivind Blakø Jan Kristensen Christian de Jonquiéres Peter Amstrup Flemming Rømer Finn Heino Jensen Carsten Nielsen Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Thomas Lykke Petersen har meldt afbud til mødet, Finn Heino Jensen - syg, Som suppleant deltager: Fra direktion deltager: Henrik Hansen (direktør) Fra Fredensborg Kommune deltager: direktør Trine Holmberg Syg. Referent: Heidi Lysen Side 1 af 10
1. Godkendelse af dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Bilag: Bilag nr. 2.1: Referat af sidste bestyrelsesmøde 14/11-2012. Bestyrelsen godkendte referatet. 3. Meddelelser fra formanden. Formanden har inviteret direktør for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering med til bestyrelsesmødet. Afholdelse af Åbent hus for Byrådet lørdag den 11. maj 2013 Der afholdes afskedsreception for driftsleder Ole Lerby torsdag den 28. februar 2013, kl. 13:00 15:00. 4. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. Igangværende større anlægsarbejder mv. spildevand. EU-udbud af slambortskaffelse. o Fredensborg Spildevand A/S har udbudt opgaven vedr. bortskaffelse af spildevandsslam fra Fredensborg og Nivå renseanlæg for perioden 1/5-2013 31/12-2015 med option på forlængelse af aftalen på 2x1 år. EU-udbud af tømningsordning for bundfældningstanke og fedtudskillere. o Fredensborg Spildevand A/S har efter EU-udbud af opgaven vedr. tømning af private bundfældningstanke og fedtudskillere tildelt opgaven til lavestbydende firma FKSSlamson. Aftaleperioden er 1/3-2013 29/2-2016 med option på forlængelse på 2x1 år. EU-udbud vedr. indkøb af slamsuger. o Fredensborg Spildevand A/S har haft EU-udbud vedr. indkøb af ny slamsuger. Det forventes, at der til bestyrelsesmødet foreligger et Side 2 af 10
licitationsresultat. EU-udbud vedr. levering og installation af 36 nye spildevandspumper. o Fredensborg Spildevand A/S forventer at udbyde opgaven i EU ultimo februar 2013. Status vedr. etablering af nye pumpestationer i Fasanvænget, Jellerød, Egedalsvænge og Skovengen. o Projektet vedr. etablering af fire nye pumpestationer forventes afsluttet ultimo marts 2013. Projektet har forløbet meget tilfredsstillende idet der bl.a. har været et godt samarbejde mellem entreprenør, rådgiver, grundejerforeninger og beboere i området. Status vedr. kloakering af Danstrup. o Efter Fredensborg kommune har truffet ekspropriationsbeslutning vedr. de berørte arealer forventes kloakeringen påbegyndt i det tidlige forår 2013. Status vedr. etablering af slammineraliseringsanlæg på Vandtårnsvej. o Det forventes, at der til mødet kan oplyses om planarbejdets stade. Igangværende større anlægsarbejder mv. vand. Implementering af nyt ledningsregistreringssystem. o Fredensborg Forsyning har anskaffet et nyt ledningsregistreringssystem efter udbud. Baggrunden for at anskaffe et nyt ledningsregistreringssystem skyldes bl.a. ønsket om lettere at kunne værdiopgøre forsyningens aktiver, udarbejdelse af UR-planer (Udbygnings- og Renoveringsplaner), AQUISmodellering (program til bl.a. simulering af hydrauliske og vandkvalitetsmæssige forhold i hele ledningsnettet) mv. Affald. Fælleskoncept for genbrugspladser. o Fredensborg kommunes byråd besluttede på mødet den 17/12-2013 at indtræde i Nordforbrændings fælleskoncept for driften af genbrugspladser. Efterfølgende har Fredensborg kommune bedt Kammeradvokaten vurdere om Fredensborg Affald A/S, Fredensborg Vand A/S samt Fredensborg Spildevand A/S fortsat kan eje de grunde som genbrugspladserne ligger på og udleje disse til Nordforbrænding IS. Kammeradvokaten har pr. 8/2-2013 ikke besvaret henvendelsen Administration Udbud af forsikringer. Side 3 af 10
o Fredensborg Forsyning har haft hele koncernens forsikringsprogram i udbud ultimo 2012. Resultatet af forsikringsudbuddet har medført en samlet reduktion af præmierne på ca. 200.000 kr. om året. Den samlede præmiesum for år 2013 udgør 540.000 kr. Status vedr. prisloft 2013. o Forsyningssekretariatet under Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har pr. 8/2 ikke udmeldt prislofter for vand og spildevandområdet. Jf. gældende lovgivning skulle prisloftet været udmeldt senest den 15. oktober 2012. Procesbenchmarking 2012 for vand- og spildevandsområdet. o Fredensborg Forsyning deltager hvert år i DANVA s procesbenchmarking. Benchmarking er et redskab til at identificere og optimere arbejdsprocesser og metoder ved at lære af best pratice I alt har 135 drikke- og spildevandsselskaber gennemført DANVAS benchmarking 2012 med data fra 2011. De dækker 54 % af Danmarks befolkning mht. rent drikkevand og renser spildevandet fra ca. 78 % af befolkningen. Pjecen Vand i tal, DANVA benchmarking 2012 procesbenchmarking og statistik er vedlagt dagsordenen ligesom undersøgelsens resultater er offentliggjort på Fredensborg Forsynings hjemmeside. Status vedr. forbrugervalg. o Sidste år trådte en ny bekendtgørelse i kraft om forbrugerindflydelse i vandog spildevandsselskaber. Forbrugerindflydelsen i vandselskaber skal jf. bekendtgørelsen sikres ved, at selskabets forbrugere vælger mindst to medlemmer til bestyrelsen. Der er ikke krav om forbrugerrepræsentation i affaldsselskaber eller holdingselskaber. Forbrugervalget skal være gennemført senest den 31. december 2013. Forbrugerrepræsentanterne skal senest indtræde i bestyrelsen på den førstkommende ordinære generalforsamling efter valget. Forslag til tidsplan, valgregulativ, vedtægtsændringer vil blive forelagt på bestyrelsesmødet den 24. april 2013. Ny lov om betalingsregler for spildevand. o Spildevandsselskaberne får nu mulighed for at medfinansiere kommunale og private klimatilpasningsprojekter, der har til formål at håndtere tag- og overfladevand. Dette følger af ændringen af betalingsloven i januar 2013 samt Naturstyrelsens udmøntende bekendtgørelse hertil, Medfinansieringsbekendtgørelsen, der trådte i kraft den 1. februar 2013. Formålet med de nye regler er at give mulighed for gennemførelse af flere klimatilpasningsaktiviteter på spildevandsområdet. Reglerne åbner op for, at spildevandsselskaberne nu kan bidrage økonomisk til kommunale og private projekter, der har til formål at styrke afledningen og håndteringen af tag- og overfladevand til gavn for både selskaberne og kommunerne eller private aktører. Dette indebærer en udvidelse af de aktiviteter, som Side 4 af 10
spildevandsselskaber lovligt kan takstfinansiere. Det er frivilligt for spildevandselskaberne, om de vil benytte sig af reglerne. 5. Selskabernes økonomiske status foreløbig budgetopfølgning/perioderegnskab pr. 31. december 2012. Sagsbeskrivelse: Fredensborg Forsyning har udarbejdet driftsprognoser pr. 31. december 2012 for Fredensborg Forsyning Holdning A/S s selskaber. Bemærkninger til de enkelte selskabers foreløbige perioderegnskab: Fredensborg Forsyning A/S: Fredensborg Forsyning har i år 2012 solgt serviceydelser til andre forsyningsvirksomheder jf. Fredensborg Kommunes ejerstrategi. Fredensborg Forsyning har bl.a. samarbejdet med Hillerød Forsyning, Ballerup Forsyning, Halsnæs Forsyning samt Egedal Forsyning. Samarbejdet har primært bestået i at yde specialistbistand på afregningsområdet. Baggrunden for det forventede overskud i Fredensborg Forsyning A/S kan derfor primært henføres til arbejder for andre forsyningsvirksomheder samt en ekstraordinær indsats for at reducere omkostningerne til konsulentbistand til revision og personaleadministration. Det skal desuden bemærkes, at der i år 2012 har været ekstraordinært meget sygdom og orlov hvilket har resulteret i en væsentligt lavere fakturering til de underliggende selskaber. Fredensborg Spildevand A/S: Fredensborg Spildevand A/S har i perioden reduceret driftsomkostningerne væsentligt. Baggrunden for det forventede overskud kan primært henføres til en mere korrekt tidsregistrering samt en af reduktion af udgifterne til vagtordning. Fredensborg Vand A/S: Fredensborg Vand A/S har i perioden reduceret driftsomkostningerne væsentligt. Baggrunden for det forventede overskud kan primært henføres til en mere korrekt tidsregistrering samt reduktion af udgifter til vagtordning. Side 5 af 10
Fredensborg Affald A/S. Efter EU-udbud af alle affaldsordninger er der opnået en besparelse i år 2012 på ca. 1,6 mio. Indstilling: Direktionen indstiller, at bestyrelsen tager prognoserne for selskaber i Fredensborg Forsyning Holding A/S til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog prognoser for selskabet til efterretning. Bilag: Bilag nr. 5.1: Prognose pr. 31/12 2012, Fredensborg Forsyning Holdning A/S s selskaber. 6. EU-Life projekt om Usserød Å Sagsbeskrivelse: Fredensborg kommunes byråd besluttede den 28/1-2013 at anmode Fredensborg Forsynings bestyrelse om at udpege en repræsentant til styregruppen for det fælleskommunale EU-Life projekt om Usserød Å. Rudersdal, Hørsholm og Fredensborg Kommuner modtog i juni 2012 knap 1 mio. Euro fra EU-Life til at videreudvikle det fælleskommunale klimatilpasningsprojekt på tværs af Usserød å. Med et samlet budget på næsten 19 millioner kroner er LIFE+ projektet Danmarks pt. største tværkommunale klimatilpasningsprojekt og vejen er banet for et projekt der vil få stor betydning, ikke mindst for Usserød å, men også for generering af viden og erfaring til brug i fremtidens tværkommunale samarbejder i hele Europa. I de kommende år skal Usserød å gennemanalyseres og der skal implementeres hydraulisk systemer og styringsredskaber, så oversvømmelser kan undgås i fremtiden. Derudover skal der i Hørsholm anlægges to nye vådenge omkring Blårenden og Svenstrupgård, der skal virke som bufferzoner ved ekstremregn og samtidig øge de naturmæssige værdier. Side 6 af 10
Siden d. 1. november 2012 har kommunerne ansat en fælles projektleder, som skal styre projektet frem til sin officielle afslutning i 2016. Et vigtigt element i LIFE+ projektet er, at der skal udvikles og implementeres en officiel fælles organisation (en komite) omkring Usserød å. Denne "politiske" komité (The stream of Usserød Political Commitee (SUPC)), skal består af politikere fra de tre kommunalbestyrelser og bestyrelsesmedlemmer fra de tre forsyningsselskaber. Komitéen (SUPC) har ansvaret for den overordnede styring og ledelse af de projekter, som igangsættes på tværs af kommunerne og skal fremlægge årlige handleplaner og strategidokumenter, som udvikles i det tværorganisatoriske samarbejde. Medlemmerne af SUPC vil blive samarbejdets repræsentanter i de enkelte organisationer og vil fungere som ambassadører for de fælles projekter. Sammenfattende er SUPC opgaver: - Diskutere og vedtage årlige handlingsplaner indenfor de økonomiske rammer, som er stillet til rådighed, - Diskutere og indstille til bestyrelserne fælles strategi og vision for området omkring Usserød Å, - Træffe overordnede beslutninger i forhold til igangsatte projekter, - Udbrede kendskabet til samarbejdet, - Fungere som ambassadører i de enkelte bestyrelser, - Prioritere og vælge de aktiviteter og projekter, som skal gennemføres, - Kommunikere med politikere, borgere og andre interesserede parter Det er vigtigt, at komitéen ikke bliver for stor, men har en operationel størrelse. På den baggrund foreslår administrationen i alle kommuner en sammensætning af repræsentanter fra hver kommune bestående af: 1 repræsentant fra kommunalbestyrelsen (f.eks. formanden for MTU) og 1 repræsentant fra bestyrelsen i vandselskabet. Foruden repræsentanterne, skal direktørerne med ansvar for det tekniske område fra de tre kommuner deltager i SUPC s møder, der afholdes 2 gange årligt. Indstilling: Direktionen indstiller, Side 7 af 10
at at bestyrelsen vælger en repræsentant til SUPC bestyrelsen vælger en stedfortræder for Fredensborg Forsynings repræsentant til SUPC. Beslutning: Bestyrelsen valgte Ole Bergmann som repræsentant til SUPC og Thomas Elgaard som stedfortræder for Ole Bergmann. 7. Økonomisk støtte til organisationer mv. Sagsbeskrivelse: Bestyrelsen besluttede på møde den 14/11 2012, at bede direktionen om et oplæg til en sponsorpolitik. Indstilling: Direktionen indstiller, at at at der som udgangspunkt ikke indgås sponsoraftaler idet Fredensborg Forsyning Holding A/S s selskaber drives på monopollignende vilkår. bestyrelsen bemyndiger direktøren til at indgå aftaler om økonomisk støtte til aktiviteter hvor der sættes fokus på Fredensborg Forsynings kerneydelser. der for år 2013 afsættes 50.000 kr. til formålet. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at følge indstillingen. Side 8 af 10
8. Direktør for Miljø, Kommunale Arealer og Digitaliserings deltagelse i bestyrelsesmøder. Sagsbeskrivelse: Bestyrelsesformanden foreslår, at bestyrelsen diskuterer det hensigtsmæssige i, at direktøren for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering deltager i bestyrelsesmøder. Det kan i denne sammenhæng oplyses, at direktøren for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering jf. Fredensborg kommunes ejerstrategi deltager i formøder til bestyrelsesmøder i Fredensborg Forsyning samt afholder månedlige møder med direktionen i Fredensborg Forsyning jf. samarbejdsaftalen med Fredensborg Kommune. Indstilling: - Beslutning: Bestyrelsen er enig om at det ikke er en god ide, at Direktøren for Miljø, Kommunale Arealer og Digitalisering (MKAD) deltager i bestyrelsesmøder for Fredensborg Forsyning A/S. Grundlaget for dannelse af Fredensborg Forsyning Holding A/S var at følge vandsektorloven og etablere en klar adskillelse mellem myndighed og drift, hvilket ejerkreds og bestyrelse er opmærksom på. Hvis der er sager af fælles interesse tager den etablerede styregruppe for koordinering af opgaver mellem Fredensborg Kommune og Fredensborg Forsyning dette op på deres møder. Derudover deltager direktøren for MKAD i formøder til bestyrelsesmøder, hvor der tages stilling til punkter der skal til behandling på Fredensborg Forsyning A/S bestyrelsesmøder. En enig bestyrelse besluttede derfor, at direktøren for MKAD ikke deltager i bestyrelsesmøder i Fredensborg Forsyning A/S. 9. LUKKET SAG. Evt. køb af ejendommen Højvangen 23. 10. LUKKET SAG. Resultataftale 2013 for direktøren. 11. LUKKET SAG. Regulering af direktørens vederlag. Side 9 af 10
Eventuelt. Næste møde. Næste ordinære bestyrelsesmøde den 24. april 2013 kl. 18:00, Fredensborg Forsyning Højvangen 23, 3480 Fredensborg. Side 10 af 10