Virksomhedsberetning for Louise Mariehjemmet 2009 Med luft under vingerne -
Forord I virksomhedsberetningen beskrives hvordan vi klarede at nå de mål vi satte os i virksomhedsplanen for 2009. Efter 3 år med virksomhedsplaner som har favnet bredt, var det et tydeligt ønske fra personalegruppen, at fokusere mere på enkelte emner end på større områder. Personalegruppen har i løbet af genhusningen udvist en stor fleksibilitet og været meget omstillingsparate i forhold til det daglige arbejde og de rammer Louise Mariehjemmet haft som lejer. Men informationer kan gå tabt og beslutninger bliver ikke altid effektueret efter hensigten. 2009 skulle bruges til at dygtiggøre alle organisationens medlemmer til både at give og modtage information. I marts måned 2009 vende Louise Mariehjemmet tilbage til Svenskelejren. Efter halvandet års genhusning skulle Louise Mariehjemmet tilbage på egen matrikel. Nu skulle alle idéer og rutiner som var udarbejdet under genhusningen føres ud i livet. Alle var meget forventningsfulde, med undtagelse af enkelte beboere, som på gamle mennesker vis har det bedst med at være i det gamle hjemvante. Indflytningen og de første måneder trak søm ud. Det kom bag på mange at den lystfyldte tilbageflytning ikke gik gnidningsfrit. At det var problemer med at finde rundt og at give alle ting et hjem, dvs. en plads til opbevaring. Alle spørgsmål havde heller ikke et svar i den første tid. Hvordan gør vi? Hvordan skal vi takle dette? Vi har brugt mange timer på at løbende diskutere og evaluere vores tiltag. Flytning, genhusning, ombygning og tilbageflytning har rystet os sammen og vi har i dag en arbejdsplads som vover stille spørgsmålstegn til rutiner (Kan det gøres anderledes, bedre?), vover diskutere grænseoverskridende emner og ikke ser problemer men i stedet udfordringer. Særligt det sidste skaber et godt arbejdsklima, da man søger løsninger og udvikling i stedet for at ynke og beklage sig. 1000 tak alle kompetente, morsomme, fleksible, stabile og pligtopfyldende kollegaer. Vi får det hjem vi fortjener, vi har gjort det selv og vi har gjort det godt! Tak også til bestyrelsen som med sparring og støtte har hjulpet os. Forstandergruppen som altid står parat at give en god kommentar, råd og vejledning det er uvurderligt at have kollegaer som jer. 1000 tak! Hovedkontoret bistår med ekspertviden og vi havde brugt flere timer og med flere fejl uden Sabina, Anne, Rienette, Debbie, Kristian, Per & Arne. TAK! Maria Hedin Marts 2010
FORORD...1 VIRKSOMHEDSBERETNING...3 Vision...3 Virksomhedsplan...3 Proces...3 En ide fra Sverige...4 Selskabet i selskabet...4 Virksomhedsplan for 2009...4 Resultater...6 1. Information...6 2. Kommunikation...7 3. Kommunikation & Information...7 4. Øvrigt...8 2009...8 Lejligheder til ægtepar...8 Tilbageflytning...8 Reklame...9 Fester...9 Indvielse...9 Emilie og Peter Lunds fond...9 Sælen...9 Seniorsamtaler...9 Kurser...10 Økologi...10 Udsmykning...10 Beboerråd...10 SI/SU...10 BILAG 1...12 2
Virksomhedsberetning Vision Louise Mariehjemmet har siden 2003 haft som vision at skabe en indholdsrig hverdag for den enkelte beboer så Louise Mariehjemmet bliver et godt og trygt hjem, et attraktivt sted at bo, gæste og arbejde. Virksomhedsplan Proces Vi begyndte som sædvanlig at arbejde med 2009 års virksomhedsplan i oktober måned 2007. Alle medarbejdere besvarede en kulturanalyse bilag 1. Analysens formål var at se hvordan vi trives sammen, hvor samarbejdet fungerer, og ikke mindst hvor vores svage sider ligger. At begynde arbejdet med virksomhedsplanen med en diskussion omkring psykisk arbejdsmiljø er et godt ståsted når man skal fokusere på hvor man vi lægge sine kræfter. Denne diskussion fortsatte på personalemøder i løbet af vinter og forår. I slutningen af foråret 2008 valgte vi at lægge kræfter på at i 2009 videreudvikle kommunikation og information. Genhusningsåret var kendetegnet af at adskillige beslutninger var blevet tagne og talrige informationer videregivet. Plejehjemmet havde mange indgroede vaner som lige pludselig fik anderledes rammer. Der skulle tages hurtige beslutninger, hvor af nogle viste sig ikke at være efter hensigten. Resultatet blev nye beslutninger og det betød ændringer som hurtigt skulle informeres ud til alle medarbejdere. Det gjaldt arbejdsrutiner, depotplaceringer, opgaver som blev flyttet mellem aften- og dagvagterne og meget mere. Alle områder som havde stor indflydelse på det daglige arbejde. Vi var på det rene med at de oplevelser vi havde under genhusning også skulle gentages under den første tid ved hjemflytningen. Vi diskuterede de mekanismer som styrer information, f.eks.: Jeg kan fortælle dig men ikke tvinge dig til at lytte. Eksempler på at alle gode intentioner falder pladask til jorden når tilhørerne ikke opfylder deres del af aftalen, at lytte. Efter 3 år med virksomhedsplaner som havde favnet bredt, var det et tydeligt ønske fra personalegruppen, at fokusere mere på enkelte emner end på større områder. Det var et enstemmigt ønske fra personalegruppen at erfaringer fra genhusningsåret, på godt og ondt, skulle bruges til læring. Kommunikation og Information er to emner som går hånd i hånd. Hvis informationen skal nå frem må kommunikationen være i orden. Der er mange ting at lære, opdage og erfare i forhold til disse 2 emner. 2009 skulle bruges til at dygtiggøre alle organisationens medlemmer til både at give og modtage information. 3
At arbejde med en personlig virksomhedsplan er ikke svært, men det kan føles stort og mærkeligt når man skal begynde med opgaven den første gang. Det var vigtigt at de som havde erfaring skulle være rollemodeller for de nye. En ide fra Sverige Ideen kommer fra bogen PAOU 1 hvor Sveriges Bostads finansierings aktiebolags (SBAB) model det personlige selskab er beskrevet. Dette er et alternativ til medarbejdersamtaler, og baseres på en model for at opbygge en medarbejderværdi som kaldes Selskabet i selskabet. Formålet er at hver enkelt medarbejder skal se sig selv som en offensiv leverandør der tager sin del af ansvaret, og er en del i virksomhedens udvikling. Idéen skulle forandres til et værktøj, der kunne bruges på en heterogen gruppe med vidt forskellig baggrund. Hvordan kan man sælge denne opgave? Som med de fleste forandringsarbejder kræver det tålmodighed og Rom blev ikke bygget på en dag. Satsninger som berører alle i en organisation er nemmere i små organisationer. Personalegruppen består af 39 personer, som alle kender hinanden. Selskabet i selskabet Konceptet kan enkelt beskrives med at hver enkelt medarbejder skal se sig selv som en underleverandør til Louise Mariehjemmet. Medarbejderen er en vigtig del i virksomhedens udvikling. Mere konkret drejer det sig om at hver ansat skal se sig selv som et selskab i selskabet. Medarbejderen bidrager med løsning på et problem eller udvikling af et interessereområde. Louise Mariehjemmet har arbejdet med konceptet i et par år og opgaven for ledelsen er at afgrænse projekterne så opgaven ikke bliver før stor. Store projekter er sværere at følge til dørs end hvad de små er. Ledelsen står til rådighed så snart det mindste problematik opstår. Selskabet i selskabet har som sidegevinst bevirket en kraftig udvikling af det tværfaglige samarbejde på Louise Mariehjemmet. Virksomhedsplan for 2009 Kommunikation og information Nedenfor følger begrebsbeskrivelse og målsætning for de to emner. Kommunikation Begrebet kommunikation er afgrænset til den menneskelige kommunikation (mundtligt og skriftligt) og baseres på forståelsen af, at det er grundlæggende for alle relationer og samspil mellem mennesker. 1 PAOU Personaladministration och organisationsutveckling. Otto Granberg. Side 395-403. Natur och Kultur ISBN 91-27-07393-9 4
Målet er at blive bedre til at videregive budskaber medarbejder, pårørende og beboere i mellem. at blive bedre til at forstå hinanden, og lære hvordan identitet og relationer farves af kommunikation. Ved at arbejde med denne opgave fokuseres der på den måde vi taler med og til hinanden. at øge den enkeltes bevidsthed om hvordan man opfatter og opfattes af andre. At få indsigt i hvordan følelser og vurderinger har indvirkning i et møde mellem mennesker. Information Informationsbegrebet er afgrænset til at betyde meddelelse. Hvordan sikres at meddelelser når ud til alle berørte? Hvordan sikres at informationerne vil blive forstået? Målet er at sikre et højt informationsniveau. at indarbejde et ejerskab, hvor information bliver en fælles opgave. at udarbejde klare aftaler om hvem der gør hvad. Klargøre hvad man kan forvente og hvad som bliver forventet af den enkelte medarbejder. at skabe en interesse for at bruge en given information i en kundskabs/udviklings/spiral. Personalets opgave De aktiviteter/projekter som er startet op i 2008, fortsætter. Disse findes beskrevet i virksomhedsberetningen fra januar 2009. Hver enkelt medarbejder bidrager årligt til virksomhedsplanen med et projekt. Mål At alle faste medarbejdere har gennemført deres projekt. At alle medarbejdere oplever succes med deres projekt Metode Se virksomhedsplan for 2009 Resultat At forandringer initieres og udarbejdes af personalegruppen. 5
Succeskriterium At Louise Mariehjemmet kendetegnes ved at der pågår mange små projekter At medarbejderne føler sig betydningsfulde, at man gør en forskel. I kulturanalysen i oktober stilles et spørgsmål omkring succesoplevelsen af årets virksomhedsplan Ansvarlige Den enkelte medarbejder for det enkelte projekt Forstander og Afdelingsleder for processen Resultater Gode intentioner skal følges til døren og i bakspejlet er det tydeligt at virksomhedsplanen ikke er selvgående og at ambitionen for 2009 ikke har givet ønsket resultat. Louise Mariehjemmet har mange ildsjæle som arbejder bredt med forskellige opgaver. Her er virksomhedsplan integreret og resultater findes. Men i huset findes også en gruppe dygtige medarbejdere som har brug for støtte, vejledning og heppe-kor. Her har virksomhedsplanen mange gange, dog ikke altid, druknet i hverdagens opgaver. Jeg finder at Louise Mariehjemmet ikke har opnået virksomhedsplanens mål, da ikke alle medarbejdere har arbejdet og færdiggjort sin virksomhedsplan. Konsekvensen af dette indarbejdes i virksomhedsplanen for 2011, som pt. er under udarbejdelse. 1. Information Bleomkostninger for huset er store. At vælge ret ble til ret tilfælde er vigtig ikke kun i forhold til økonomi, men også for beboerens velvære og integritet. I huset findes en bleansvarlig som beslutter hvilke bleer som skal bruges til den enkelte beboer. Hun har under året udarbejdet en pjece omkring urininkontines som bruges ved information til medarbejdere og elever. Diabetes er et område som lokker mange. Køkkenet har søgt middel fra Bayer i en konkurrence. Desværre kom vi kun ind på anden plads, af tre kandidater. Men vi har efterfølgende fået en glædelig besked: Da førstepris vinderen ikke havde brug for alle penge får vi 17.000 kr. at bruge til undervisning i 2010. Køkkenet arbejder også med at forbedre den mad som serveres til husets diabetikere. Det er naturligvis den enkelte beboer som bestemmer hvad han/hun vil spise. Men om maden som tilbydes husets diabetikere er lækker og interessant, vælger man det helbredsmæssigt fornuftige. Arbejdet omkring dette skal udføres tværfagligt mellem køkken og plejepersonale. Der har også været arbejdet på en diabetespjece 6
til information og undervisning, men medarbejderen, som ejer sit eget materiale, har stoppet. En demenspjece til information og undervisning er udarbejdet under 2008. I 2009 har undervisning ud fra denne pjece for elever, afløsere og andre ansatte begyndt. Den er med succes gentaget flere gange. 2. Kommunikation Det som ikke er skrevet er heller ikke sket! Så klart kan dokumentationskravet udtrykkes. En medarbejder i aktiviteten er oplært i at læse og dokumentere i Rambøll Care. Plejepersonalet har en vane at skrive da det indgår i arbejdsopgaverne. Men den optræning som foregik i huset, blev ikke dokumenteret i Rambøll Care, da dokumentation ikke var en naturlig del af arbejdet for aktivitetsmedarbejderne. Den store gevinst er at plejepersonalet nu er informeret om hvad der trænes i, og kan fortsætte optræningsarbejde både eftermiddag, aften og weekend. Plejepersonalet får også information til at forklare for beboere og pårørende om målet med træningen. Det ene aftenhold arbejder med at skabe fredagshygge med beboerne. De serverer hjemmebag = bagt af aftenvagterne under vagten, ser film eller fjernsyn og samtaler sammen med beboerne. Hyggen er velbesøgt om fredagen, men det er sværere at få beboerne til at komme til hygge i hverdagene. Målet med hyggen er at få kendskab til hinanden, lære hinanden at kende. Et kendskab til beboerne forøger forståelsen for forskellige reaktioner og skaber tillid mellem hjælper og beboer. Et projekt som udviklet sig gennem årene er en medarbejder fra rengøringen som for et par år siden begyndte med selv at lære computer. Hun har videreudviklet sig og sin virksomhedsplan fra at lære sig selv til at videregive kundskab. Så i år har en gruppe medarbejdere fra rengøring, køkken og aktivitet lært sig at læse og skrive i den elektroniske informationsbog. 3. Kommunikation & Information I et nyt hus med avanceret teknik er det vigtig at alle ved hvad som forventes af den enkelte og at alle har kendskab til alarmer etc. Varmemesteren har arbejdet med at få alle rutiner omkring brandtester, alarmer og håndværkerbehov til at fungere. Huset har brandrunde en gang månedligt for ny personale + de som har brug for en opfriskning af sin viden. En gang pr. uge laves en brandtest af alarmeringsapparturen samtidig skal personalet øve sig i at lukke døren som om det var brand på rigtig. Hvad gør man om elevatoren ikke fungerer? Hvordan kontakter man varmemesteren? Kim har brugt informationsbog og opsøgt personalegrupperne for at give en personlig information. 7
4. Øvrigt Ud over kommunikation og information har enkelte medarbejdere valgt at arbejde med praktiske løsninger på problemer i dagligdagen. Som eks. kan nævnes at vaskeriet har fået en computer og printer nu vaskemærker til alt beboer tøj. 2009 Året begyndte med informationsmøder omkring tilbageflytning og om de nye rammer og regler som ville gælde. Det er en balancegang at give information som giver tryghed. Informationen må ikke starte spekulationer og søvnløse nætter. De økonomiske spørgsmål var mange og 2 beboere valgte at flytte til andre hjem i stedet for at følge med til Brønshøj. Lejligheder til ægtepar I februar afholdt Louise Mariehjemmet et møde med Københavns kommune. Det var fondens direktør, bestyrelsesformand for Louise og forstander som, sammen med repræsentanter fra kommunen aftalte at Louises boliger skulle godkendes til ægtepar. Det er en beslutning som betyder meget for samfundets ældste. Louise Mariehjemmet kan tilbyde ægtefæller at blive sammen i én lejlighed på trods af at den ene part har brug for mere hjælp end hvad som er muligt eller praktiskt derhjemme. Tilbageflytning I marts måned 2009 vende Louise Mariehjemmet tilbage til Svenskelejren. Efter halvandet års genhusning skulle Louise Mariehjemmet tilbage på egen matrikel. Nu skulle alle idéer og rutiner som var udarbejdet under genhusningen føres ud i livet. Alle var meget forventningsfulde, med undtagelse af enkelte beboere, som på gamle mennesker vis har det bedst med at være i det gamle hjemvante. Indflytningen og de første måneder trak søm ud. Det kom bag på mange at den lystfyldte tilbageflytning ikke gik gnidningsfrit. At det var problemer med at finde rundt og at give alle ting et hjem, dvs. en plads til opbevaring. Alle spørgsmål havde heller ikke et svar i den første tid. Hvordan gør vi? Hvordan skal vi takle dette? Vi har brugt mange timer på at løbende diskutere og evaluere vores tiltag. Flytning, genhusning, ombygning og tilbageflytning har rystet os sammen og vi har i dag en arbejdsplads som vover stille spørgsmålstegn til rutiner (Kan det gøres anderledes, bedre?), vover diskutere grænseoverskridende emner og ikke ser problemer men i stedet udfordringer. Særligt det sidste skaber et godt arbejdsklima, da man søger løsninger og udvikling i stedet for at ynke og beklage sig. 8
Reklame Under året har 2 repræsentanter fra huset, Lilian og Tove, været ude og promoveret Louise. Det har været til ældremøder i Bellahøj kirke. I september fik vi besøg fra Japan, da man fra det danske brandvæsen var interesseret at vise det moderne brandalarmeringssystem som Louise Mariehjemmet har. Det var det andet besøg fra Japan i løbet af året. Det første besøg gjaldt den elektroniske sæl som findes på hjemmet. En af udviklerne Takanori Shibata kom sammen med to kollegaer for at se sælen i aktion på hjemmet. Fester Vi har vores tradition tro holdt fester i det nye hus. Vi har lært at fester kan holdes på flere steder i huset og ikke mindst hallen i kælderen bliver jævnligt brugt. Påskefrokosten var den første fest i det nye hus. Sankt Hans fest blev afholdt på tagterrassen den 24. juni. Høstfesten blev afholdt i aktiviteten den 10. september. Alle var dybt imponerede over den smukke udpyntning som de kreative medarbejdere havde gjort. Julefrokosten blev afholdt med traditionel langdans af personalet og god musik. Indvielse Den 12. juni var det blæsevejr, ja nærmest storm. Huset havde planlagt indvielsen på terrassen, men blot halvanden time inden begivenhedens start stod det klart at det var umulig at afholde noget som helst på taget. Talerstol, møbler og fadølsanlæg blev flyttet med en febrilsk aktivitet til hallen i kælderen. Eftermiddagen blev en hyggelig stund med besøg fra nær og fjern, dejlige taler og hyggeligt samvær. Emilie og Peter Lunds fond Louise Mariehjemmet har i flere år haft glæden af at få penge fra Emilie og Peter Lunds fond. Vi er meget taknemlige for at have fået penge som uafkortet har gået til forskellige aktiviteter til beboerne. At få en sum penge udenom budgettet som er øremærket til glæde er et stor aktiv. Sælen Rikke Mariehjemmet uddeler en sum penge hvert år. I 2009 søgte Louise Mariehjemmet om at få et bidrag til en elektronisk sæl. Vi fik pengene og med et eget bidrag kunne vi sende to medarbejdere af sted på kursus for at lære sælpædagogik og sæl-pleje. Sælen blev døbt til Luffe af en beboer. Luffe har sin dagligdag i aktiviteten, men bliver derudover brugt når en beboer har brug for adspredelse. Seniorsamtaler I løbet af året var alle seniorer, dvs. alle over 54, til en samtale med forstander. Formålet med samtalen var at tage hul på den enkeltes ønsker når pension/efterløn begynder at nærme sig. 9
Kurser Kursusaktiviteten har under året været høj. Vi har afholdt et brandkursus for al personale hvor vi også praktisk fik prøve at slukke forskellige slags brænder. Brandslukningen blev afholdt ude på parkeringspladsen til naboen børnehaven Slottets store glæde. Al personale har også været tilbudt at deltage i et kursus i psykisk første hjælp kaldt Hvor galt kan det gå. Kurset indgik som en del i implementering af den voldspolitik som godkendtes i september 2009. Medarbejderne har ud over dette været på kurser omkring: demens, alzheimer, aggressive demente afasi inkontinenshjælpemidler, drift og vedligeholdelse af tekniske anlæg, uhelbredelig sygdom, død og lindring, praktikvejlederuddannelse velfærdsteknologi sårinformation Fødevarehygiejne Det dyrbare kød Mellemmåltider, Måltider til ældre Økologi Køkkenet arbejder med at overgå til økologi. Under 2009 steg økologiprocenten til omkring de 70. Ikke blot har de arbejdet med økologi, men også med at lave mere og mere hjemmelavet mad. Bage brød og kager, lave pålæg er nogle af de opgaver som er lykkes i 2009. Der skal findes tid til hver opgave som skal udføres. Københavns madhus giver hjælp, råd og undervisning under projektet. Udsmykning Til indvielsen fik Louise penge til udsmykning af entreen. I september begynde et samarbejde med kunstner Leif Sylvester. Opgaven afsluttes i 2010. Beboerråd Louise Mariehjemmet har et meget aktivt beboer råd. De udgiver bl.a. Beboerbladet en gang månedligt. Den 23. december afholdte de julehygge med glögg og æbleskiver. SI/SU Under året besluttedes at vi i stedet for at gå sikkerhedsrunder skulle sætte fokus på et område i arbejdsmiljøet under en tremåneders periode. De fire områder er 1. psykisk arbejdsmiljø, 2. løft og arbejdsstillinger, 3. hygiejne og 4. indeklima. 10
Men da vi vurderede psykisk arbejdsmiljø som et område som altid skulle holdes i fokus dannedes en gruppe Psykisk Arbejdsmilø Team kort kaldt PAT. Der er udarbejdet en standardudtalelse: Louise Mariehjemmet skal være et godt sted at arbejde, og man skal som medarbejder respekteres uanset forskellighed. Gruppen består af 3 medlemmer som løbende skiftes ud, så at alt personale på et eller andet tidspunkt vil deltage i arbejdet. Samtidig som gruppen blev til, sattes en postkasse op, så det blev mulig for personalet anonymt eller med navn komme med problemer eller ønsker omkring det psykiske arbejdsmiljø. Så med luft under vingerne arbejder vi videre med udviklingen til at blive et hjem hvor du gerne ville bo, den dag du har brug for hjælp i din dagligdag. 11
Bilag 1 En kulturanalyse Hvilken karakter vil du give? 1 Jeg vover at sige hvad jeg mener 2 Alle idéer er velkomne og diskuteres forudsætningsløst 3 Alle ved hvem som har ansvaret for hvad 4 Kollegaer og chefer lytter til mig 5 Jeg får den information jeg har brug for 6 Jeg føler at jeg har støtte fra min chef 7 Vi løser konflikter direkte 8 Jeg får ærlig feedback fra min chef og fra mine kollegaer 9 Vi taler ikke bag ryggen på hinanden 10 Det er OK at fejle 11 Nye medarbejdere får en god modtagelse af gruppen. 12 Vi hjælper hinanden når vi får brug for det Helt Helt uenig enig 1 2 3 4 5 12