Fraværs- og fastholdelsespolitik

Fraværs- og fastholdelsespolitik

Indledning/målsætning Norddjurs Kommune ønsker med fraværs- og fastholdelsespolitikken at understøtte Norddjurs Kommunes overordnede personalepolitik om at fastholde ansatte med gode faglige og menneskelige egenskaber, således at kommunen kan løse sine opgaver. Fraværs- og fastholdelsespolitikken skal medvirke til at skabe og vedligeholde et godt og attraktivt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, hvor medarbejdernes behov for udvikling og tryghed tilgodeses, hvor fraværet minimeres og hvor medarbejdere, der er afskedigelsestruede på grund af sygefravær søges fastholdt. Ved at forebygge og korrigere arbejdsmiljøbelastende forhold vil man optimere medarbejdernes engagement og velvære, samt formindske udgifterne til arbejdsskader og sygefravær. Der lægges vægt på: forebyggelse af fravær fastholdelse tryghed i ansættelsen Forebyggelse Formålet med den forebyggende indsats er at understøtte Norddjurs Kommunes målsætning om, at medarbejdere så vidt det er muligt, skal søges fastholdt som ansat i Norddjurs Kommune. En forebyggende indsats handler om at flytte holdninger, f.eks. om: at få medarbejderne til at erkende, at deres helbred bl.a. afhænger af, om de vil stille krav til sig selv og de fysiske rammer, som de arbejder i, herunder at respektere nødvendige sikkerhedsforanstaltninger. at sikre den ledelsesmæssige opbakning hertil, at få ændret arbejdspladskulturer (normer og værdier), så medarbejderne ser et aktiv i at gøre noget ved at ændre situationer, som fremkalder et dårligt arbejdsmiljø og dermed sygefravær. at erkende, at sygefravær også kan hænge sammen med forhold som manglende kontakt mellem medarbejdere, uklare arbejdsopgaver, manglende indflydelsesmuligheder på arbejdstilrettelæggelsen m.v. at erkende, at også personlige/familiemæssige forhold kan være medvirkende til dårlig trivsel og sygefravær Den forebyggende indsats retter sig mod de faktorer, der på den enkelte arbejdsplads kan være (medvirkende) årsag til sygefravær.

Såvel ledelsen som den enkelte medarbejder har et medansvar for udmøntningen af den forebyggende indsats. Dette indebærer bl.a. at hjælpemidler/værktøjer, der er stillet til rådighed for at forebygge skader, skal anvendes. Tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter medvirker ved udmøntningen af den forebyggende indsats. Der indgår bl.a. følgende elementer: Det fysiske arbejdsmiljø arbejdspladsvurdering indeklimaproblemer ensidigt gentaget arbejde tunge løft anvendelse af arbejdsredskaber og hjælpemidler arbejdstilrettelæggelse sikkerhed Det psykiske arbejdsmiljø ansvar og indflydelse på egen arbejdssituation krav til den enkelte medarbejder. Kvalifikationer og job krav skal matche hinanden gode samarbejdsrelationer i forhold til bl.a. ledelse og kolleger informationsniveauet viden om planer for fremtiden/tryghed sikkerhed Sundhedspolitik Norddjurs Kommune lægger vægt på, at arbejdet i Norddjurs kommune tilrettelægges på en sådan måde, at nedslidning, arbejdsskader og sundhedsskadelige arbejdsmetoder undgås. Medarbejdernes sociale og personlige forhold Det er Norddjurs Kommunes holdning, at ledere/mellemledere og kolleger så vidt muligt bør tage særlige hensyn til medarbejdere, f.eks. i forbindelse med skilsmisse alvorlig sygdom/dødsfald i medarbejdernes nærmeste familie særlige ansættelsesvilkår det sociale kapitel ændret funktion andre personlige forhold Fastholdelse Norddjurs Kommune har som målsætning, at medarbejderne så vidt det er muligt, skal søges fastholdt som ansat i Norddjurs Kommune. I opfyldelsen af denne målsætning kan et eller flere af følgende elementer anvendes:

Fraværssamtaler Nøgleordenen er tryghed, åbenhed, motivation, selvværd Formålet med fraværssamtaler er bl.a. at afdække årsagen til fraværet at søge medarbejderen fastholdt som ansat i Norddjurs Kommune, primært på ordinære vilkår at medvirke til at sygefraværet minimeres Det understreges, at fraværssamtaler ikke er en disciplinær samtale. Såvel leder/mellemleder som medarbejderen kan tage initiativ til afholdelse af fraværssamtalen, men leder/mellemleder er ansvarlig for, at der ved længerevarende sygefravær, og når en medarbejder har mange kortvarige sygefravær/fraværsmønstret tilsiger det, tages initiativ til afholdelse af fraværssamtaler. Fraværssamtaler skal normalt afholdes, når den ansatte inden for de seneste 6 måneder har været sygemeldt i tilsammen 15 (kalender)-dage, Hvis fraværet har et særligt mønster, afholdes fraværssamtale(r), når situationen tilsiger det. Ved længerevarende sygefravær skal fraværssamtale normalt afholdes efter 2 ugers fravær. Fortsætter sygefraværet skal der afholdes fraværssamtaler således at der igennem fraværsperioden er tæt kontakt mellem medarbejderen og arbejdspladsen. Retningslinier for gennemførelse af fraværssamtaler vedlægges som bilag 1) Foranstaltninger vedrørende det fysiske og psykiske arbejdsmiljø Eksempler på elementer/foranstaltninger, der kan anvendes, hvis forholdet tilsiger det: ændret arbejdspladsindretning, hjælpemidler m.v. ændret arbejdstilrettelæggelse ændring af den fysiske placering jobrotation etablering af job på ordinære vilkår med et arbejdsindhold, der tager hensyn til en medarbejders fysiske eller psykiske begrænsninger uddannelse fysisk træning kostvejledning o.l. Delvis sygemelding Norddjurs Kommune er positiv overfor, at en medarbejder i forbindelse med et sygefraværsforløb genoptager arbejdet på deltid (delvis sygemelding) 56 -aftaler For medarbejdere, der har væsentligt forøget sygefravær på grund af langvarig eller kronisk lidelse samt visse indlæggelses. Og behandlingssituationer, kan der efter dagpengelovens 56 indgås aftaler, der betyder, at arbejdsgiver kan få refunderet beløb fra sygesikringen fra 1. fraværsdag.

Orlov Norddjurs Kommune er positiv overfor ansøgninger om orlov/tjenestefrihed uden løn, der er begrundet med fysiske eller psykiske helbredsproblemer eller sociale forhold. Denne mulighed skal betragtes som et tilbud til den ansatte. Nedsat arbejdstid Norddjurs Kommune er positiv overfor ønsker om nedsat arbejdstid, der er begrundet med fysiske eller psykiske helbredsproblemer eller sociale forhold. Denne mulighed skal betragtes som et tilbud til den ansatte. Seniorordninger Rammeaftale om seniorpolitik kan finde anvendelse, ligesom der henvises til Norddjurs Kommunes Seniorpolitik. Ansættelse på særlige vilkår Der kan for medarbejdere, der har en varig nedsættelse af arbejdsevnen oprettes job på særlige vilkår (fleksjob) jfr. Lov om aktiv socialpolitik). Oprettelse af sådanne jobs sker under medvirken af Socialområdet. Disse medarbejdere er omfattet af samme overenskomstforhold, politikker og retningslinier som ordinært ansatte. Afsked. Sygefravær kan være en begrundelse for at opsige en medarbejder, Alle uansøgte afskedigelser skal ske ud fra en konkret vurdering, hvori bl.a. indgår driftsmæssige vurderinger, og afhænger ikke af et bestemt antal sygedage. Godkendt af Kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune, marts 2007

Bilag 1) Retningslinier for gennemførelse af fraværssamtaler Kontakt/dialog Det forudsættes, at der ved sygemeldinger, der fra start forventes at være af længere varighed er løbende kontakt mellem den syge og arbejdspladsen. Hvis den syge ikke selv tager initiativ hertil er det ledelsens ansvar, at der skabes en sådan dialog. Hvis den syge er i bedring med udsigt til snarlig tilbagevenden, vil der oftest ikke være grund til at gennemføre en senere fraværssamtale. Med det formål at sikre en hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen og imødegå en evt. permanent udstødning fra arbejdsmarkedet, gennemføres fraværssamtaler ved længerevarende sygdom. Længerevarende sygdom Ved længerevarende sygdom forstås sygdom, der varer udover 2 uger. Sygefraværssamtale Der skal således afholdes sygefraværssamtale senest efter de første 2 ugers sygefravær, såfremt der ikke ved den løbende dialog mellem ledelsen og den syge er skabt fuld klarhed over medarbejderens tilbagevenden på normale vilkår. Stedet for samtalen er ikke nødvendigvis arbejdspladsen, men må aftales med udgangspunkt i den syge medarbejders muligheder og ønsker. Det kan f.eks. være hjemmet eller sygehuset. I samtalen kan udover medarbejderen og lederen også deltage en bisidder - f.eks. pågældendes tillidsrepræsentant - såfremt medarbejderen ønsker det. Dette synliggøres ved indkaldelsen. Sygefraværssamtalens formål er at bidrage til en afklaring af situationen med henblik på tilbagevenden. Samtalens indhold og elementer må altid tilpasses situationen. Ved samtalen skal der ske en afklaring af f.eks. forventet varighed, arbejdsopgavernes midlertidige løsninger og udsigten til at vende tilbage til stillingen. Hvis der er udsigt til, at den syge snart er rask, kan det aftales, at man blot afventer tilbagevenden. Eventuelt kan der aftales noget om arbejdspladsindretning eller ændret arbejdstilrettelæggelse - herunder muligheden for tilbagevenden i stillingen på nedsat tid i en periode og/eller mulighed for overførsel til andre arbejdsopgaver. midlertidigt eller permanent.

Der skal endvidere altid aftales noget om den løbende kontakt med arbejdspladsen i sygeperioden Bliver det under samtalen klarlagt, at den syge ved tilbagevenden midlertidigt eller permanent vil have nedsat erhvervsevne, gives der tilbud om en uddybende samtale med henblik på en vurdering af de fremtidige muligheder. Der skal udarbejdes et skriftligt notat, der underskrives af såvel leder som medarbejder. Det er lederens ansvar at følge op på sygefraværssamtalen - men såvel leder som medarbejder har pligt til at følge op på eventuelle aftalte foranstaltninger. Statussamtale Senest efter 4-6 ugers sygefravær vurderes behovet for en statussamtale med den sygemeldte. Ved statussamtalen skal sygdommens arbejdsmæssige konsekvenser klarlægges så godt som muligt. Tidsperspektivet for eventuel tilbagevenden til jobbet skal klarlægges. Det skal klarlægges, om der er behov for tilpasninger i jobbet - evt. overførsel til andre opgaver, samt tages stilling til, hvorvidt det er muligt at indfri disse behov. Ved statussamtalen udarbejdes skriftligt notat, der underskrives af leder og medarbejder. Det kan evt. aftales, at statussamtalen følges op af yderligere en statussamtale indenfor en periode på f.eks. yderligere 4-6 uger. Deltagerkredsen i statussamtaler må ofte være bredere end ved sygefraværssamtalen. I statussamtaler kan der - udover den syge medarbejder deltage: Tillidsrepræsentanten og en eller flere ledelsesrepræsentanter. Det vil ofte være hensigtsmæssigt, at en sagsbehandler fra bopælskommunens socialforvaltning deltager - eksempelvis en person fra sygedagpengekontoret - som led i opfølgningsarbejdet derfra. I denne sammenhæng er det vigtigt, at den syge også har drøftet sine fremtidige muligheder med egen læge. Hvis det er muligt er det ønskeligt at egen læge, fysioterapeut eller andre relevante personer deltager. Den sygemeldte godkender deltagerkredsen. Råd og vejledning I forbindelse med iværksættelse af særlige tiltag for medarbejderen, kan råd og vejledning indhentes hos: HR-afdelingen, vedr. arbejdsmiljøspørgsmål og ansættelsesretlige spørgsmål.

Socialområdet m.v. vedr. støttemuligheder samt fastholdelse af medarbejderen på særlige vilkår. I øvrigt inddrages tillidsvalgte og evt. de faglige organisationer efter behov i problemløsningen. Notatpligt Som det fremgår af afsnittene ovenfor er der notatpligt i forbindelse med de sygefraværssamtaler, der gennemføres. Disse notater opbevares på betryggende vis af den ansvarlige leder. Såfremt forløbet resulterer i en opsigelsessag tilgår alene det sidste notat, hvori denne konklusion drages HR-afdelingen som dokumentation for opsigelsen. På evt. forlangende HR-afdelingen eller medarbejderens organisation vil eventuelle øvrige notater kunne rekvireres. Opbevaring af notater Notater fra status- og opfølgningssamtaler opbevares af den ansvarlige leder. Der henvises til Persondataloven og til regler omkring ESDH. Opsigelse Opsigelse på grund af sygdom anvendes kun, såfremt det efter statussamtalen og eventuel senere opfølgning må konkluderes, at det ikke er muligt for medarbejderen at vende tilbage til jobbet på normale eller evt. ændrede vilkår, idet årsagen dels kan være sygdommens karakter, dels manglende mulighed for arbejdspladsen med hensyn til at ændre de arbejdsmæssige vilkår. Opsigelse kan endvidere finde sted, såfremt tidsperspektivet for den syges tilbagevenden til arbejdet er uvist og/eller så langt, at det af hensyn til arbejdspladsens tarv kan være nødvendigt at opsige. Det er den ansættelsesbemyndigede, der på baggrund af ovenstående tager stilling til eventuel opsigelse. Opsigelse vil i givet fald ske efter de overenskomster/aftalemæssige regler og procedurer herfor.