Fra spørgsmål til arkivalier

Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet

Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål til arkivalie. Søgning efter arkivalier går nemlig gerne gennem flere led. Inden man sidder med arkivaliet foran sig, skal man først præcist bestemme, hvor i Rigsarkivets samlinger svaret på ens spørgsmål muligvis kan findes. Derefter kan arkivalierne identificeres, og til sidst kan bestillingssedlen udfyldes. For at finde arkivalier må man kende til Daisy, guider, registraturer og afleveringsfortegnelser. Det første, der skal afklares, når man søger oplysninger om et emne, person eller lokalitet er: Hvilken myndighed har haft med emnet eller sagen at gøre? Dette er nødvendigt, fordi arkivet er ordnet efter det såkaldte proveniensprincip. Det kan til tider være lidt af et detektivarbejde at finde den rigtige myndighed. Men der findes nogle gode håndbøger, som er tilgængelige på læsesalen: Proveniensprincippet - Arkiverne er organiseret efter hvem, der har skabt eller tilvejebragt arkivalierne. - Arkiverne opbevares i deres oprindelige form, altså som de var organiseret hos myndigheden. For at kunne finde og benytte arkivalier om et bestemt emne, er det derfor nødvendigt at vide, hvordan forskellige opgaver har været fordelt mellem myndighederne. Alle arkivskabere er af Rigsarkivet forsynet med et proveniensnummer, også kaldet arkivnummer. Fra spørgsmål til arkivalier n side

Administrationshistorie Forvaltningshistorie Håndbog for lokalhistorikere Håndbøger i slægtsforskning Kulturhistorisk opslagsværk Lovsamlinger Hof- og Statskalenderen Lovleksika Fælles for disse meget forskellige værker er, at man her igennem kan få oplysninger om, hvordan man kommer videre med emnet og i hvilke arkiver, der findes relevant materiale. Det er generelt en god ide at læse og orientere sig i, hvad der tidligere er skrevet om emnet. Herigennem kan man nemlig få mange værdifulde oplysninger, fx om hvilke arkivskabere, man skal koncentrere sig om. Dermed kan der spares meget tid i søgningen efter arkivalier. Daisy Statens Arkivers online registratur Daisy, der findes på www. daisy.sa.dk, er det bedste sted at starte en søgning efter arkivalier. Selvom Daisy endnu ikke indeholder oplysninger om alle arkivalier i Statens Arkiver, er meget allerede søgbart. Der kommer hele tiden nye oplysninger til, for databasen opdateres dagligt. Fra spørgsmål til arkivalier n side

Målet med Daisy er at gøre søgningen i arkivernes store samlinger lettere og mere overskuelig. Da registraturen samtidig er tilgængelig over internettet, øger Daisy tilgængeligheden til arkiverne. I løbet af 2007 vil det blive muligt at bestille arkivalier gennem Daisy. For at kunne gennemføre dette, skal alle samlinger i Statens Arkiver nyregistreres. På Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm er mellem 60-70 % af samlingerne nu registreret og dermed søgbare via internettet. På de øvrige landsarkiver ventes man at nå 65 % inden 2009. Når myndigheden er fundet, vil en typisk søgning gå gennem følgende led: Rigsarkivets guider Elektronsisk registratur Daisy Registraturer Afleveringsfortegnelser Arkivskaberens egne søgemidler Arkivalier Fra spørgsmål til arkivalier n side

Søgning i Daisy I Daisy kan man søge på samtlige arkivskabere, der har afleveret arkivalier til Statens Arkiver. Det fremgår også hvilket arkiv, der opbevarer arkivalierne. Man kan også søge på omkring 70 % af arkivserierne i Rigsarkivet og se præcis hvilke pakker, bind eller protokoller serien indeholder, Når man ved, hvilken myndighed eller arkivskaber, der har behandlet emnet, kan Daisy dermed give et overblik over, hvilke arkivalier arkivet rummer. Søger man efter en bestemt arkivserie, kan man tilsvarende finde information om den relevante arkivskaber. Når oplysninger om hele Rigsarkivets samling i løbet af 2008 bliver tilgængelig i Daisy, vil søgeprocessen blive betydelig mere enkel og overskuelig. Men selv efter at dette er sket, vil det være et nyttigt supplement at kende til guider, registraturer og afleveringsfortegnelser. Man vil nemlig altid med fordel kunne bruge flere metoder i søgningen. Ord og begreber Afleveringsfortegnelse En slags indholdsfortegnelse over det enkelte arkivs pakker. Fortegnelsen er typisk lavet af den afleverende myndighed. Arkivserie En logisk sammenhængende gruppe af arkivalier. Kan enten være meget lille, f.eks. registret bag i en regnskabsprotokol, eller meget stor, f.eks. 30 meter journalsager. Arkivskaber Den myndighed, virksomhed, forening eller person, som har skabt eller tilvejebragt et arkiv. Registratur Fortegnelser over protokoller og arkivpakker, som de enkelte arkiver indeholder. Registraturerne er typisk lavet af Rigsarkivet efter at arkivet er afleveret. Fra spørgsmål til arkivalier n side 5

Foreløbig er der udkommet følgende guider: I: Indtil 1848, bind 1-2 (1983) II: 1848-1990, bind 1-4 (1991) III: Forsvarets Arkiver, bind 1: Hæren 1660-1980 (1984) IV: bind 1: Større private personarkiver (1984) IV: bind 2: Små private personarkiver (1989) IV: bind 3: Private institutionsarkiver (1999) Guiderne I og II findes også på Rigsarkivets hjemmeside. Rigsarkivets guider Rigsarkivet og hjælpemidlerne til dets benyttelse i daglig tale kaldet Guiderne er oversigter over Rigsarkivets arkiver, samlinger og hjælpemidler. Guiderne er opstillet i vejledningsområdet og kan også benyttes på Rigsarkivets hjemmeside. Guiderne dækker Rigsarkivets samlinger fra de centrale statslige myndigheder fra middelalderen til guidernes udgivelsesår (ca. 1980 erne). Det er ofte også nødvendigt at vide noget om, hvordan arkiverne er opbygget. Artiklerne i guiderne giver overblik over det enkelte arkiv gennem: 1) en kort introduktion til myndigheden og dens arkiv. Fx hvilke områder og emner som myndigheden har behandlet 2) en vejledning i brug af arkivet 3) en overordnet beskrivelse af arkivets indhold 4) henvisninger til registraturer og afleveringsfortegnelser over det enkelte arkiv 5) henvisninger til trykt litteratur og andre hjælpemidler, der kan lette arbejdet med arkivet. Mange af guidernes artikler kan man også se i Daisy under de forskellige arkivskabere. Fra spørgsmål til arkivalier n side 6

Registraturer - arkivalier før 1848 Registraturer er fortegnelser over de protokoller og arkivpakker, som de enkelte arkivgrupper indeholder. De bruges primært til centraladministrationens arkivalier fra før 1848. Registraturerne er udarbejdet løbende gennem Rigsarkivets flere hundredeårige eksistens og er meget forskellige. Nogle er grundige trykte oversigter med registre og mange uddybende forklaringer. Hovedparten af registraturerne findes kun opstillet i vejledningsområdet på Rigsarkivets læsesal. Afleveringsfortegnelser - arkivalier efter 1848 Arkiverne efter 1848 er anderledes registreret end de tidligere arkiver. Arkivalierne er for hovedpartens vedkommende registreret i rækken af afleveringsfortegnelser, som er en slags indholdsfortegnelse over hver enkelt aflevering, som er sket til Rigsarkivet. Fortegnelserne er typisk lavet af den afleverende myndighed og ikke af Rigsarkivet. De beskriver, hvad der befinder sig i hver enkel pakke. Man skal derfor være opmærksom på, at der for den samme arkivskaber kan være mange afleveringsfortegnelser - afhængigt af, hvor mange gange myndigheden har afleveret til Rigsarkivet. Fra spørgsmål til arkivalier n side 7 Afleveringsfortegnelserne er opstillet efter arkivnummer i registraturværelset i vejledningsområdet på Rigsarkivets læsesal. Arkivskaberens egne søgemidler Ofte vil det være nødvendigt at bruge arkivskaberens egne søgemidler for at finde frem til den præcise sag, brev, pakke eller protokol, man søger. Dette gælder især for arkivalierne efter 1848, hvor journalsystemerne for alvor blev udbredt.

Et journalsystem er en systematisk organisering af arkivet efter et bestemt princip. Søgning i arkiverne vil derfor ofte foregå ved hjælp af arkivets egne søgemidler som forestillingsprotokoller, registranter, kopibøger, journaler og journalregistre og fra ca. 1970 også journalplaner. For en nærmere introduktion til denne form for arkivsøgning, se afsnittet i Guide II, bind 1: Arkivsøgning og arkivsystemer, s. 33. På Rigsarkivets hjemmeside kan man også læse mere om de forskellige arkivsystemer og få vejledning i, hvordan de bruges. Emnesøgning Guidernes registre er ikke emneoversigter, men er alligevel et godt søgemiddel i jagten på den relevante arkivskaber: Registret i Guide I, bind 2 omfatter personnavne, arkiver og arkivgrupper, der er nævnt i overskrifterne. Lokaliteter og emneområder er kun undtagelsesvis taget med. Registret i Guide II, bind 4 omfatter institutionernes navne. Surf i Daisy Jo mere præcist man kender den eftersøgte arkivskaber, des mere præcist kan man lave sin søgning i Daisy. Især hvis man husker at begrænse sin søgning til en bestemt tidsperiode. Er man i tvivl om, hvilken arkivskaber man søger, giver Daisy alligevel nogle muligheder, selvom det på nuværende tidspunkt ikke er muligt at søge på emner. Fra spørgsmål til arkivalier n side 8

Daisy kan nemlig bruges til en form for tværgående søgning, da man kan søge på ord, der indgår i navnene for både arkivskabere og arkivserier. Man får, når man søger på et vilkårligt ord, mange resultater eller poster, der fremstår ganske rodede og uden umiddelbar sammenhæng. Nogle poster er måske irrelevante for ens spørgsmål! Men kigger man nærmere efter, kan posterne ofte give nye ideer og anderledes indgange til, hvilken myndighed, der har behandlet det emne, man vil undersøge. Bestilling af arkivalier I løbet af 2007 vil det blive muligt at bestille arkivalier direkte gennem Daisy. Indtil dette sker, må bestillingen stadig foretages ved at udfylde en traditionel bestillingsseddel. De oplysninger, der er nødvendige, for at udfylde bestillingssedlen kan man finde i Daisy. Er den ønskede arkivskabers arkiv ikke færdigregistreret, må man dog supplere med oplysninger fra registraturer eller afleveringsfortegnelser. Fra spørgsmål til arkivalier n side 9

Adresser og telefonnumre Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K e-mail: mailbox@ra.sa.dk Tlf.: 33 92 33 10 Landsarkivet for Sjælland m.v. Jagtvej 10 Postboks 661 2200 København N e-mail: mailbox@lak.sa.dk Tlf.: 35 24 82 00 Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 5000 Odense C e-mail: mailbox@lao.sa.dk Tlf.: 66 12 58 85 Landsarkivet for Nørrejylland Lille Skt. Hans Gade 5 8800 Viborg e-mail: mailbox@lav.sa.dk Tlf.: 86 62 17 88 Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Åbenrå e-mail: mailbox@laa.sa.dk Tlf.:74 62 58 58 Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C e-mail: mailbox@ea.sa.dk Tlf: 86 12 85 33 www.sa.dk Statens Arkiver 2006 Tekst: Signe Trolle Gronemann Layout: Signe Trolle Gronemann