REFERAT Dialogmøde 2014 Gørlev Boligselskab Dato: 16. oktober 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Lillian Pedersen Forretningsfører Jens Philip Jensen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. Gørlev Boligselskab sikrer, at kommunen inddrages så tidligt som muligt og inden endelig udarbejdelse af helhedsplan vedrørende støttesagen til LBF, og såfremt LBF kommer på besigtigelse, at kommunen ligeledes bliver inviteret. 2. Begge parter er enige om at lukke sagen vedrørende ommærkning af 18 ældreboliger i afd. 6 (Præsteengen 1-35). 3. Kommunens sagsbehandler-afdeling sender fremover kvittering til Gørlev Boligselskab for modtagelsen af underretning om restance fremsendt til fogedretten med henblik på udsættelse. 4. Kommunen (Teknik og Miljø) genovervejer afgørelse om affaldsgebyr. (Dette er sket efter mødet, hvor Teknik og Miljø har fastholdt afgørelsen). 5. Til brug for dialogmøde 2014 indberetter Gørlev Boligselskab styringsrapporten senest 1/7-2014. Ad 1) - se punkt 5. Ad 4) Kommunen har senest ved mail af 22-09-2014 meddelt, at der fremover ikke skal betales. Herudover er parterne enige om, at der er fulgt op på sidste års aftaler. 3. FUSION MED GØRLEV BOLIGFORENING OG HØNG BOLIGFORENING Gørlev Boligforening, Høng Boligforening og Gørlev Boligselskab har fusioneret pr. 01-01-2015 og med Gørlev Boligselskab som den fortsættende boligorganisation. 27-08-2014: Gørlev Boligselskab godkender fusionen på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. 23-09-2014: Høng Boligforening godkender fusionen på et ekstraordinær generalforsamling. 02-10-2014: Gørlev Boligforening godkender fusionen på et ekstraordinær generalforsamling. Referater og fusionsaftaler er sendt til orientering i kommunen. Kommunen skal ikke godkende en fusion mellem to almene boligorganisationer, men boligorganisationerne skal orientere kommunen herom, hvilket er sket ved fremsendelse af fusionsaftale og referater. Gørlev Boligforening og Høng Boligforening administreres allerede af Gørlev Boligselskab. 4. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN Begge parter var enige om, at det ikke var nødvendigt at gennemgå rapport og afdelingsskemaer på mødet. Kommunen havde forinden gennemgået dem, og nedenstående oplysninger her i punkt 4 er således et udtryk for boligforeningens' s besvarelse fra disse. Herudover henvises til punkt 5, hvor støttesagerne ved LBF blev drøftet. Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 1/6
A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : ja - støtteansøgninger til LBF - se punkt 5. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: At sikre at budgetter ikke overskrides. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: At bestyrelsen følger budgettet. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.457 4.033 5.008 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 9.808 4.361 7.547 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 1.547 2.078 533 Der har ikke været sager ved Beboerklagenævnet i regnskabsåret. Pæne nøgletal. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At skabe større interesse for bestyrelsesarbejdet. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der tilbydes relevante kurser. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 2/6
Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2013 % Regnskabsår 2012 % Venteliste 84,21 82,81 Kommunal anvisning 15,79 17,19 Fleksibel udlejning 0 0 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 0 0 Ledige boliger ultimo året 0,39 0 4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At sikre at lejlighederne har en høj standard, og at huslejen ikke bliver for høj. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer Afd.010-10 : påtænkt / besluttet helhedsplan til LBF-sag (i regnskabsåret): - Se punkt 5. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende ledige boliger: afd. 013-13 - rød markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende fraflytning: afd. 004-4 - gul markering afd. 010-10 - rød markering afd. 013-13 - rød markering Der er iflg. styringsrapporten kritiske nøgletal vedrørende opsamlet underskud: afd. 010-10 - rød markering 5. STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN Afd.004-4 Bjerge I (Solsiden 5A-N) : påtænkt /besluttet LBF-sag (renoveringsstøtte og kapitaltilførsel) Afd. 010-10: Bjerge II (Solsiden 3A-M) : påtænkt/besluttet LBF-sag (renoveringsstøtte og kapitaltilførsel) Ansøgning til Landsbyggefonden er under udarbejdelse. Der er foreløbig "kun" ansøgt om kapitaltilførsel i begge afdelinger. Boligforeningen har allieret sig med Kuben Management til projektet /helhedsplan, og det forventes at omhandle renovering både indvendigt og udvendigt, herunder isolering/klimaskrærme m.v. Boligselskabet oplyser, at de muligvis "kun" vil gennemføre en ansøgning i denne omgang i afd. 010-10, dog kan det tænkes, at LBF vil kræve en sammenlægning af de to afdelinger for at medvirke til en støtte. Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 3/6
Samarbejdet med kommunen omkring boligselskabets udarbejdelse af helhedsplanen blev drøftet, herunder vigtigheden i, at kommunens Teknik og Miljø, Team Plan og Byg involveres i helhedsplanen, således at den er afstemt med dem inden fremsendelse til Landsbyggefonden og ansøgning om skema A til kommunen. - Dette er således generelt i forbindelse med enhver helhedsplan til LBF. - Kommunen meddeler kontaktperson. - Kommunen har efter mødet sendt mail til Gørlev Boligselskab med oplysning om kontaktperson i Teknik og Miljø, Team Plan og Byg (teamleder Jesper Handberg), og forventer herefter at boligselskabet retter henvendelse omkring helhedsplanen. - Såfremt der bliver besigtigelse med Landsbyggefonden, ønsker kommunen desuden at deltage. 6. REGNSKAB 2013 (01.01.2013-31.12.2013) Regnskab 2013 (01.01.2013 31.12.2013) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 34.160 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen, som udgør 504.106 kr. Disponibel dispositionsfond udgør 3.011.065 kr. - svarende til 9.808 kr. pr. lejemål Disponibel arbejdskapital udgør 474.944 kr. - svarende til 1.547 kr. pr. lejemål Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet Leje/m2/pr.år Leje/m2/pr.år resultat 2013 2012 Pr. 31.12.2013 Pr. 31.12.2012 001 1, Tornager / Solager -31.383-7.061 608,78 002 2, Kalundborgvej / Tværstien -14.441-14.441 720,05 003 3, Engstien -29.432-36.122 709,38 004 4, Bjerge I 30.873 51.669 764,80 006 6, Kløverengen / Præsteengen 106.545 127.640 827,42 007 7, Rørmosevej 14.133 23.102 812,64 008 8, Bøgetoften 10.958 105.743 771,10 010 10, Bjerge II 47-114.111 801,95 011 11, Bytorvet / Algade -47.965 194.819 725,92 013 13, Engstien 38.661 173.968 800,25 015 15, Smedeparken 10.543 37.267 785,07 016 16, Kløverengen -68.196 38.699 646,00 021 21, Lærketoften 8.532 127.597 735,27 022 22, Æblehaven 20.796 254.891 718,00 Revisor bemærker, at driftsoverskud /driftsunderskud afvikles efter reglerne, dvs. over 3 år. anbefaler, at der ved budgetlægning vurderes, om der skal ske en omfordeling fra henlæggelser til planlagt vedligeholdelse til istandsættelse ved fraflytning. har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Tilsynet bemærker, at lejen på balancetidspunktet mangler på alle afdelingsregnskaberne. Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 4/6
at henlæggelserne til planlagt vedligeholdelse i de fleste afdelinger er væsentlige større en benchmark. Dette behøver dog ikke at være forkert, hvis de er i overensstemmelse med de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner. - Vi har noteret os, at det fremgår af beretningen, at henlæggelser til vedligeholdelser nedsættes med 20 % i budget 2015. at spørgeskema er forkert idet der er svaret NEJ til spørgsmål 9B om afdelinger med underskudssaldi og/eller underfinansiering. Der er 5 afdelinger med et driftsunderskud og 4 afdelinger med opsamlet underskud. Der mangler noter til spørgeskema. Kommunen tager herefter regnskab 2013 til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har noteret os, at henlæggelser til vedligeholdelse stadig er meget store i forhold til benchmark. Vi har samtidig noteret os, at Gørlev Boligselskab nedsætter hensættelser til vedligeholdelse med 20 % i budgettet for 2015. At spørgeskema fremadrettet udfyldes korrekt, og at de obligatoriske noter til spørgeskema ligeledes udfyldes. 7. EVALUERING AF UDLEJNINGSAFTALEN / NY UDLEJNINGSAFTALE Kommunen har rettet henvendelse til Gørlev Boligselskab med et ønske om at ændre den nuværende udlejningsaftale, således at der sker en udvidelse af den fleksible udlejning i alle/flere afdelinger for at tilgodese og give fortrinsret til "pendlere" med ansættelse i en virksomhed i Kalundborg Kommune. Parterne har nu indgået ny udlejningsaftale vedrørende fleksibel udlejning gældende pr. 01-10-2014. Aftalen vil blive sat på kommunen hjemmeside. Kommunen konstaterer at udlejningsaftalen pr. 1. januar 2013 har haft en for kommunen positiv effekt, idet udlejning med kommunal anvisning er faldet fra 17,19 % til 15,79 %. 8. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN Gørlev Boligselskab har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 31. maj 2015, hvorefter indberetning vil være mulig. AFTALE: Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. juli 2015. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 9. EVENTUELT Gørlev Boligselskab havde ingen emner til eventuelt. Kommunen roste Gørlev Boligselskabs nye hjemmeside, men der mangler referater. Gørlev Boligselskab er bekendt hermed og disse vil på sigt også komme på hjemmesiden. Kommunen orienterer om, at www.almenstyringsdialog.dk nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 5/6
10. AFTALER 1. Gørlev Boligselskab retter stamoplysninger, således at regnskabsoplysningerne og LBF-stamoplysninger er identiske. 2. Gørlev Boligselskab kontakter snarest Teknik og Miljø, Team Plan og Byg v/teamleder Jesper Handberg vedrørende helhedsplan. 3. Lejen pr. m2 bruttoetageareal på balancetidspunktet anføres fremover på afdelingsregnskaberne. 4. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 1. juli 2015. Gørlev Boligselskab Kalundborg Kommune den 4 / 11-2014 den 29 / 10-2014 Bestyrelsesmedlem Lillian Pedersen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Gørlev Boligselskab 6/6