Bilag 1 Kravspecifikation Udbud af Konsulentassistance til NordCrawl-projektet
Indhold 1. Introduktion... 2 2. Baggrund... 2 3. Formål... 3 4. Leverancer... 3 6. Organisation... 6 7. Tidsplan... 7 8. Budget... 8 9. Sprog... 8 10. Udformning af tilbud... 8 11. Tildeling af opgaven... 9 11. Modtagelse af tilbud... 10 1. Introduktion Dette bilag beskriver kravene til den ønskede konsulentassistance til Energistyrelsen ifm. NordCrawl-projektet. Energistyrelsen udbyder projektet på vegne af Nordisk Ministerråd. 2. Baggrund Baggrunden for udbuddet om konsulentassistance er, at energimyndighederne fra Danmark, Sverige, Norge, Finland og Island gennemfører projektet NordCrawl med støtte fra Nordisk Ministerråd. Energistyrelsen i Danmark er agent for projektet. Projektet gennemføres frem til 30. juni 2017. Nordisk Ministerråd og de deltagende energimyndigheder ønsker at gennemføre projektet ved hjælp af ekstern konsulentassistance. Energimyndighederne vil deltage i en styregruppe og referencegruppe. Baggrund for projektet er, at flere og flere energirelaterede produkter bliver omfattet af EU s ecodesign- og energimærkningsregler. Med energirelaterede produkter menes energiforbrugende produkter og produkter, som ikke bruger energi, men som har direkte indflydelse på et energiforbrug. Yderligere informationer om de to direktiver og de forordninger, som er gennemført i henhold til direktiverne kan ses her: http://ec.europa.eu/energy/en/topics/energyefficiency/energy-efficient-products Det voksende internetsalg af produkter, som er omfattet af enten ecodesign- og/eller energimærkningskrav giver myndighederne i de nordiske lande nye udfordringer med henblik på at gennemføre et effektivt markedstilsyn, men giver også muligheder for at myndighederne kan få et bedre overblik over de energiprodukter, som markedsføres i Norden, og disse produkters energiforbrug :
Energimyndighederne har behov for data for produkter på markedet ved indførelse af nye krav for at kunne vurdere behovet og niveauet for kravene. Energimyndigheder har behov for at kunne dokumentere det bidrag, som produkter med højere energieffektivitet yder til den samlede udvikling i samfundets energieffektivitet. Energimyndigheten, Sveriges energimyndighed, gennemfører frem til midt i 2015 forprojektet MAPLE (Market Analysis and Product Legislation Evaluation), som fokuserer på analyse og prognoser af effekten af energieffektivisering af forskellige energirelaterede produkter. Relevante dele af resultaterne skal inddrages i det nuværende projekt. For nærmere information om Maple se bilag A til denne kravspecifikation 3. Formål Formålet er, at konsulentassistancen skal: gennemføre projektet inden for rammerne af kravspecifikationen og i øvrigt i henhold til projektbeskrivelsen til Nordisk Ministerråd varetage projektledelsen for NordCrawl-projektet, herunder at stå for kontakten med styregruppe og referencegruppe og med projektets forvaltningsorgan Energistyrelsen assistere ved kommunikation om projektet og øvrige, mindre opgaver ifm. projektet Formålet med og indholdet af NordCrawl-projektet er: 1. at udvikle og implementere et pålideligt it-baseret redskab en webcrawler med tilhørende database til støtte for markedsovervågning ved overvågning af og indsamling af data fra internettet om energirelaterede produkter i forbindelse med håndhævelse af energi- og miljøkrav udstedt i medfør af ecodesigndirektivet og energimærkningsdirektivet. analyser af energieffektivitet og prisdannelse for produkter på markedet og fremskrivninger til brug for at vurdere effekten af gældende lovgivning og overvejelser om indførelse af nye krav. analyser af energieffektivitet og prisdannelse for produkter mht. historisk udvikling i form af tidsserier for at kunne dokumentere energibesparelsesbidraget fra produkters højere energieffektivitet. 2. at give instruktion og undervisning i værktøjets anvendelse for personalet i de nordiske energimyndigheder. 3. at formidle resultaterne gennem en slutrapport og en workshop. 4. at benytte værktøjet på 3 specifikke produktgrupper med indsamling af data og gennemførelse af dataanalyser for at demonstrere, hvordan webcrawleren virker i praksis. 4. Leverancer Leverance 1. Opsamling af erfaringer fra forprojektet Konsulenten skal opsamle og vurdere erfaringer fra det igangværende projekt MAPLE under Energimyndigheten i det omfang, at erfaringerne er relevante for NordCrawl-projektet. Leverance 2. Webcrawler med database
Konsulenten skal udvikle og levere en fuld funktionel webcrawler med tilhørende database (NordCrawl), som opfylder formål 1 beskrevet ovenover for NordCrawl-projektet, i det det forudsættes, at et grundsystem, gøres tilgængeligt for energimyndighederne. Grundsystemet skal omfatte: Læsning og udtræk af relevante informationer fra websider, hvor energirelaterede produkter annonceres til salg (internetannoncering og internetbutikker) eller præsenteres og beskrives, som i producenters og importørers produktkataloger. Data omfatter blandt andet: Websted, URL for hvor data er indsamlet fra, leverandør, præcis identifikation af produktet, produkttype, relevante karakteristika af produktet, energieffektivitets- og energiforbrugsdata (kan være en række data afhængig af produktet), produktpris og dato for dataindsamlingen. De energirelaterede produkter, som systemet skal kunne indsamle data for, omfatter som udgangspunkt alle produkter omfattet af ecodesignkrav og af energimærkekrav, f.eks. hvidevarer, belysning, tv-apparater, varmepumper [ se linkene: https://ec.europa.eu/energy/sites/ener/files/documents/list_of_enegy_labelling_measures.pdf og https://ec.europa.eu/energy/sites/ener/files/documents/list_of_ecodesign_measures.pdf. Derudover skal grundsystemet være forberedt på at kunne udvides af f.eks. en administrator hos energimyndighederne til at omfatte flere produkter. Automatisk indsamling ud fra angivne webkilder som en URL til en indgangside for hjemmeside, hvor data skal indsamles fra. Heri skal også kunne indsamles data fra undersider og fra dokumenter med direkte adgang til data som Excel, Word og PDF. Systemet, NordCrawl, som konsulenten skal udvikle, skal omfatte: NordCrawl skal indeholde en webservice og en databaseintegration med grundsystemet, således, at der sikres fremtidig mulighed for at hver af de nordiske energimyndigheder kan vælge engen leverandør af grundsystemet. Nordcrawl skal kunne udføre automatisk læsning af billedfiler, der rummer energiinformationer om produkter ved hjælp OCR (Optical Character Recognition) teknologi. Data på f.eks. et hovedkontors hjemmeside, som der er link til fra et lokalt kontor, skal også være omfattet af indsamlingen. Automatisk indlægning af data fra webcrawleren til en database i et format, hvor data kan eksporteres til Excel og Access. Analyser og rapportering gennem tabeller og grafer. Som minimum skal der vises: Tabeller med de indsamlede data med rækker med de enkelte produkter og med produkttype, relevante karakteristika af produktet, energieffektivitets- og energiforbrugsdata herunder energimærkedata, produktpris, webstedskilde og dato for dataindsamlingen som søjler. Tabeller med de indsamlede data som ovenover, men med visning udelukkende af de data, som er en del af lovkravene i medfør af ecodesigndirektivet og energimærkningsdirektivet, så det er let at sammenligne med oplyste og målte produktdata. Tabeller og grafer med produkterne grupperet i produktkategorier med gennemsnitstal og %-fraktiler for energieffektivitets- og energiforbrugsdata herunder energimærkedata og produktpris. Tabeller og grafer med historiske tidsserier, hvor der er mulighed for valg af tidsintervaller for visningen og med visning af produkterne grupperet i produktkategorier
med gennemsnitstal og %-fraktiler for energieffektivitets- og energiforbrugsdata herunder energimærkedata og produktpris. Tabeller med gennemsnitstal for historiske data før en ikrafttrædelsesdato for ecodesignog/eller energimærkekrav og fremskrivninger for efter ikrafttrædelsesdatoen. Vurdere muligheden for samarbejde med større databesiddere (eksempelvis Elgiganten, Whiteaway) på det nordiske marked med henblik på at undgå eventuelle fremtidige barrierer for dataindsamling Adgang til kontekstafhængig brugerhjælp påengelsk. Adgang til letforståelig manual på engelsk. Kravene til systemet er: En brugerflade, som er brugervenlig ift. målgruppen, der er primært energimyndigheder, og sekundært konsulenter tilknyttet myndighederne. Det kræver bl.a. overholdelse af almene konventioner for brugerinteraktion, herunder kategorisering, filtrering, sammenligning, søgning mv. Administration af webcrawleren, herunder indlægning af nye produkter og sider for søgningen, skal ske efter login Adgang til at foretage analyser og rapportering gennem tabeller og grafer mv. skal ske enten fra en offentlig webside eller efter login. Det skal afklares i samråd med styregruppen. Tilgang til webcrawleren gennem et webinterface Systemet skal udvikles på en softwareplatform uden licensomkostninger Systemet skal være fuldt dokumenteret, så det efter projektets afslutning let kan videreudbygges Systemets sprog skal være engelsk for brugerfladen, dokumentation, programmeringen (kommentarer, feltnavne mv.), brugermanunal og brugerhjælp. It-udviklingen af systemet skal foregå agilt i interaktion med styregruppen og bruger- referencegruppen (Nordsyn) i et omfang, som er relevant og effektivt for dette projekt. Arbejdsprocessen forudsætter godkendelse af hvert trin før næste trin igangsættes. It-udviklingen skal ske i dialog med brugerne, dvs. brugerne i Nordsyngruppen under energimyndighederne i de nordiske lande. Konsulenten skal således være indstillet på en høj grad af brugerinvolvering i udviklingen af NordCrawl. Systemet skal være gennemtestet for funktionalitet og brugervenlighed Parterne i projektet og andre nordiske energimyndigheder skal have fri og ubegrænset adgang til brug af systemet inden for dette projekts formål, men også efter afslutning af projektet uden øvrig betaling og uden nogen form for rettighedskrænkelser hos konsulenten eller tredjepart. Dog forudsættes det, at omkostninger til undervisning udover den afsluttende workshop og udvikling af specielle programfaciliteter påhviler den eller de nordiske energimyndigheder, som foretager sådanne ekstrabestillinger. Konsulenten skal foretage den endelige aflevering af software og dokumentation senest 30. juni 2017. Leverance 3. Instruktion og undervisning Efter webcrawleren er færdigudviklet, skal konsulenten gennemføre en heldags workshop med instruktion og undervisning for at sikre implementeringen hos energimyndighederne fra Danmark, Sverige, Norge, Finland og Island. Workshoppen holdes i København. Udgifter til lokale og ejseog opholdsudgifter for deltagere fra de nordiske tilsynsmyndigheder skal konsulenten ikke dække.
Workshoppen forventes at være en endags-workshop, 8 timer inkl. frokost, med præsentationer fra konsulenten og med praktiske øvelser i brugen for tilsynsmyndighedernes repræsentnater. Desuden skal hver af de 5 nordiske tilsynsmyndigheder efter workshoppens afholdelse have mulighed for gratis at trække på telefonassistance ifm. anvendelse af webrawleren i op til 5 timer pr. myndighed. Øvrig instruktion af medarbejdere i de nordiske tilsynsmyndigheder skal kunne tilkøbes. Prisen for en sådan heldagsundervisning skal fremgå af tilbuddet jf. punktet Tildeling af Opgaven. Leverance 4. Projektkommunikation Konsulenten skal udarbejde en kommunikationsplan, hvori indgår løbende information om projektets fremdrift til styregruppen Konsulenten skal mindste én gang årligt gennem styregruppen informere EK-E (Nordisk Embedsmandskomité for Energipolitik) og Nordisk Ministerråds sekretariat om projektets delresultater og om det endelig projektresultat ved afslutning i 2017. Konsulenten skal levere udkast til slutrapport senest 30. april 2017. Styregruppen leverer kommentarer inden en måned. Konsulenten leverer den endelige slutrapport tilrettet ift. kommentarer senest 30. juni 2017. Konsulenten skal derudover hvert kvartal udarbejde en status (1 side) over fremdriften i projektet med henblik på, at styregruppen kan benytte disse kvartalsrapporter i dens information udadtil, fx. til udsendelse af nyhedsbreve. Leverance 5. Projektledelse Konsulenten skal varetage projektets projektledelse med alt hvad indgå deri, herunder udformning af tidsplan, overholdelse af tidsplan og milepæle, kvalitet af leverancer og planlægning, indkaldelse og styring af møder med styregruppen og referencegruppen. Konsulenten skal sikre projektets fremdrift over hele perioden. Ved udefrakommende begivenheder, som kan besværliggøre overholdelse af tidsplan og leverancer, skal konsulenten omgående give besked til styregruppen. Konsulenten forventes at afholde 2 årlige møder med styregruppen og maksimalt 2 årlige møder med referencegruppen. Styregruppe- og referencegruppemøderne tænktes afholdt i umiddelbar forlængelse af hinanden og om muligt i tilknytning til Nordsyn-arbejdsgruppens (se efterfølgende organisationsdiagram) møder. Møderne bliver afholdt enten i København, Stockholm eller Helsinki. Der stiles efter et møde i hver by. Den endelige beslutning om placering træffes af styregruppen. Derudover kan der efter behov afholdes telefon- og/eller videomøder. 6. Organisation Energistyrelsen er forvaltningsorgan for projektet over for Nordisk Ministerråd. Se organisationsdiagram herunder.
De nordiske energimyndigheder nedsætter en styregruppe, som vil være ansvarlig for styring af projektet. Styregruppen består af: En repræsentant for Energistyrelsen (Danmark har Nordisk formandskab i 2015) En repræsentant for Finland (Finland har Nordisk formandskab i 2016) En repræsentant for Energimyndigheten (Sverige har gennemført forprojektet) En ekstern sagkyndig tilknyttet styregruppen deltager i styregruppens møder og kvalitetssikrer i det omfang, som styregruppen beslutter, kvaliteten i leverancerne. Det friholder dog ikke konsulenten for at foretage egen kvalitetssikring. Konsulenten skal være den daglige projektleder, som refererer til styregruppen. Desuden bliver der nedsat en referencegruppe, som består af deltagere i de nordiske energimyndigheders Nordsynarbejdsgruppe. Derudover skal der være en brugergruppe, som inkluderer en række medarbejdere, der kommer til at arbejde med systemet til hverdag. De skal inddrages på relevante tidspunkter under itudviklingen. Konsulenten skal være bemandet med personer, som dækker alle kvalifikationsområder, der er nødvendige for at gennemføre projektet og levere de ønskede leverancer. Konsulenten kan være en sammensætning af flere firmaer som konsortium, hovedleverandør med underleverandører mv. Antallet af firmaer (med eget CVR-nr.) må maksimalt være 3 inkl. hovedleverandøren. Ét firma skal være hovedansvarlig for leverancen og skal være hovedkontakt over for Energistyrelsen. Der skal ved begyndelse af opgaveudførsel defineres én kontaktperson hos konsulenten, hvortil kommunikation mellem konsulent, styregruppe, brugergruppe og Energistyrelsen foregår. 7. Tidsplan Konsulenten skal starte arbejdet umiddelbart efter kontraktindgåelse og afslutte projektet senest 30. juni 2017. Den overordnede tidsplan er: 1. kvartal 2015: Kontraktindgåelse 2. kvartal 2015: Projektstart
Start / medio 2. kvartal 2015: Kickoff-møde styregruppe og referencegruppe med konsulent 3. 4. kvartal 2015: Fase 1: Leverance 1 og start leverance 2. Medio 4. kvartal 2015: Afrapportering af projektets fase 1, møde med styregruppe og referencegruppe 1. 2. kvartal 2016: Fase 2: Færdigudvikling af webcrawleren. Det forventes, at webcrawleren er færdigudviklet i en version, som partnerne kan tage i brug. Medio / udgang 2. kvartal 2016: Afrapportering af projektets fase 2, møde med styregruppe 3. 4. kvartal 2016: Fase 3: Test af webcrawleren og dataindsamling med dataanalyse. Gennemførelse af leverance 3. 4. kvartal 2016: Afrapportering af projektets fase 3 og møde med styregruppen 1. 2. kvartal 2017: Fase 4: Tilpasninger af webcrawleren ud fra erfaringer ved brugen af den. 2. kvartal 2017: Afrapportering af det samlede projekt og møde med styregruppen og referencegruppen. Leverance 4 og 5 leveres over hele projektforløbet. 8. Budget Det samlede maksimale budget for opgaven inkl. alle omkostninger er 1,85 millioner danske kr. Konsulenten kan medtage følgende i budgettet: Honorar fordelt på medarbejderkategorier Rejseomkostninger for konsulenten til møder mv. Rejseomkostninger godtgøres efter gældende regler for Nordisk Ministerråd, dvs. ved flyrejser benyttes billigst mulige turistklasse. Ved anden transport benyttes offentlige transportmidler 9. Sprog Projektlederen, den ansvarlige for instruktion og undervisning, og den ansvarlige for kommunikation skal fuldt ud beherske engelsk og mindst ét af de skandinaviske sprog (dansk, norsk, svensk). Al brugerhjælp og dokumentationssprog i NordCrawl skal være engelsk. Rapportering af projektet til styregruppe mv. skal udformes på et af de skandinaviske sprog. Kommunikation i øvrigt mellem styregruppe, brugergruppe og konsulent skal kunne foregå på engelsk og mindst ét af de skandinaviske sprog. 10. Udformning af tilbud Tilbud skal afleveres i 1 elektronisk eksemplar i PDF-format og i underskrevet (skannet underskrift) tilstand. Tilbuddet skal udformes på et af de skandinaviske sprog (dansk, svensk eller norsk), dog kan referencer, CV og bilag være på engelsk. Tilbuddet skal som minimum indeholde: Tilbudsgivers (hovedansvarlig) kontaktoplysninger herunder CVR-nummer Beskrivelse af opgavens løsning, herunder Beskrivelse af, hvordan konsulenten vil gennemføre opgaven, herunder en detaljeret beskrivelse af leverancerne
Beskrivelse af organisationen og bemanding Tidsplan med uddybning af faserne, milepæle, frister for leverancer, møder mv. Detaljeret budget herunder med fordeling af timer på personalekategori og leverancer, timesatser, samlet honorar og rejseomkostninger Organisations- og bemandingsplan med beskrivelse af ansvar og rollefordeling og angivelse af de pågældende medarbejderes erfaringer, kompetencer og brugen af dem i forhold til udførelse af projektet. Desuden skal medarbejdernes sprogkundskaber fremgå af planen. o CVer på samtlige medarbejdere, der indgår i bemandingsplanen, skal vedlægges. En medarbejders CV må maksimalt fylde 2 sider. CV er, som ikke overholder dette krav tages ikke i betragtning. Referencer: Konsulenten skal inkludere i tilbuddet maksimalt 5 relevante referencer af maksimalt 2 sider for hver reference gennemført inden for de sidste 5 år. Mindst 1 af referencer skal vedrøre automatisk indsamling af data fra websider, og mindst 1 reference (kan være den samme som foregående reference) skal vedrøre udformning af en webbrugerflade. Referencerne skal angive konsulentens andel af arbejdet. Samlet pris på opgaven i danske kroner ekskl. moms. 11. Tildeling af opgaven Valg af tilbudsgiver vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige bud udvælges på grundlag af følgende underkriterier: 1: Opgavens løsning: 45 % Bedømt på grundlag af følgende elementer: Tilbudsgiveres forståelse af den udbudte opgave og beskrivelse af, hvordan tilbudsgivers arbejde tilrettelægges på baggrund af løsningsbeskrivelsen og faglige kompetencer, som oplyst i tilbuddet. 2: Kompetencer: 45 % Ved vurdering af kompetencer lægges der vægt på: Tilbudsgivers kendskab til og erfaring med udvikling af websoftware og webbrugerflader, dataindsamling og dataanalyser samt energiforbrugende og energirelaterede produkter. Dette skal dokumenteres med referencer fra tilsvarende opgaver. Denne faktor udgør en tredjedel af kompetencekriteriets samlede vægt. Der lægges ved vurdering af de tilbudte kompetencer hos projektlederen og teamet i øvrigt blandt andet vægt på: At der er en klar og entydig ansvarsfordeling blandt projektleder og øvrige medarbejdere. Denne faktor udgør en sjettedel af det samlede kompetencekriteriums vægt. At det er dokumenteret, at der ledelsesmæssigt er de it- og energifaglige kvalifikationer til at sikre en koordinering af arbejdet og faglig indsigt i opgaven og gennemførelse af arbejdet kvalitetsmæssigt og tidsmæssigt inden for kravene. Dette vil blive vurderet på grundlag af projektlederens og centrale medarbejderes erfaringer fra tidligere tilsvarende opgaver. Denne faktor vil udgøre en tredjedel af det samlede kompetecekriteriums vægt At bemandingsplanen demonstrerer, at tilbudsgiver samlet set råder over den nødvendige viden for udførelse af projektet
o At teamet vil allokere tekniske kompetencer for it-udviklingen, databehandling mv. o At teamet vil allokere kompetencer inden for webbaserede brugergrænseflader, brugervenlighed, brugergruppedialog og interview og funktionalitets- og brugertest. o At teamet vil allokere energifaglige kompetencer inden for fagområdet energiforbrugende og energirelaterede produkters energiforbrug Denne faktor udgør en sjettedel af kompetencekriteriets samlede vægt. 4: Samlet pris: 10 % Bedømt på grundlag af følgende elementer: Samlet pris inkl. transportomkostninger 200 projekttimer En ekstra undervisningsdag ekskl. transportomkostninger De nævnte prisfaktorer tillægges lige stor vægt. 11. Modtagelse af tilbud Frist for modtagelse af tilbud er 27. april 2015 kl. 24.00. Tilbud som modtages efter fristens udløb tages ikke i betragtning. Tilbuddet sendes i PDF-format på mail til: Energistyrelsen Signe Friis Christensen sfc@ens.dk Af it-praktiske grunde bør tilbud sendes som Zip ed mail