Til Medlemmerne Grundejerforeningen Salvig Orø Orø, d. 15. marts 2015 Indkaldelse til generalforsamling og sammenfatning af bestyrelsens forslag: Vedlagt finder I indkaldelsen til den ordinære generalforsamling i grundejerforeningen samt bestyrelsens forslag til behandling på mødet. Vi ved godt, at materielet er meget omfattende, og at det kan virke uoverskueligt, men dels har vi lovet at komme med et forslag til nye vedtægter, og dels er foreningens økonomi alvorligt udfordret, og derfor er det desværre nødvendigt med så meget på en gang. Hvis vi skal sammenfatte de stillede forslag, så ser det ud som følger: Forslag om nye vedtægter inklusive grundige forklaringer og uddybninger 4 forslag, som tilsammen ændre den årlige betaling fra et kontingent på 1.200kr til i alt 1.500kr årligt fordelt på 500 kr. i kontingent til foreningens drift, 500kr. til veje og 500kr. til dræn At der skal indbetales ekstra 200kr. i 2015, ekstra 500kr. i 2016 og yderligere 500kr. i 2017, for at rette op på de sidste års udhuling af foreningens økonomi. Hvis alle bestyrelses forslag vedtages, hvilket vi meget håber, så går foreningen efter vores klare opfattelse lyse tider i møde, hvor der er styr på udgifter og økonomi, hvor tillid, ro og tryghed kan genskabes, og hvor den tid der bruges på konflikter og problemløsning minimeres. Da vedtagelsen af det nye vedtægtsforslag, som er en forudsætning for at den nuværende bestyrelses mulighed for at arbejde videre i det positive spor, kræver at mindst 2/3 af de repræsenterede medlemmer stemmer for forslaget, er det umådeligt vigtigt, at I enten møder op til generalforsamlingen og støtter vores arbejde ved at stemme for forslaget, eller at I hurtigst muligt kontakter bestyrelsen for at aftale at give fuldmagt til en anden. Bestyrelsens telefonnumre og mailadresser finder på vores hjemmeside www.gf-salvig.nu På bestyrelsens vegne Susanne Nielsen Formand
Indkaldelse og dagsorden til ordinær generalforsamling 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af stemmetællere Søndag d. 19. april 2015 kl. 10 i Orø Forsamlingshus 4. Bestyrelsens beretning (herunder beskrivelse af opstarten for den nye bestyrelse, afbrændingsplads, veje, dræn, hjemmeside, fællesarealer, vintertilsyn, orientering om Salvigvej osv.) 5. Godkendelse af regnskab for år 2014 (vedlagt) 6. Indkomne forslag a. Fastsættelse af kontingent samt bestyrelsens forslag om hensættelseskonti vedr. vej og dræn samt nedlæggelse af Salvigvej-kontoen (4 forslag, som udgør en helhed, vedlagt) b. Fra Bestyrelsen forslag til ændring af vedtægter (forslaget og begrundelse vedlægt) Bemærk: hvis dette vedtages med mindst 2/3 for, så bliver der ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 16. maj kl 10 (ikke søndag, som der ellers står i folderen) 7. Orientering om og vedtagelse af budget for 2015 (Vedlagt) 8. Valg af Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter a. Valg af formand for 2 år - Susanne Nielsen (modtager genvalg) b. Valg af kasserer for 1 år - Bent Åkerlund (modtager genvalg) c. Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer Per Grøhn Nielsen (modtager genvalg) Conny Rasmussen (modtager genvalg) Jonna Dehn (modtager genvalg) Linda Bønnelycke (modtager ikke genvalg) Kristen Thomsen (modtager ikke genvalg) d. Valg af 2 suppleanter Henriette Bieber (modtager genvalg) Bent Laursen (modtager genvalg) 9. Valg af 1 revisorer og 1 revisorsuppleant a. Valg af revisor Kurt Vagner b. Valg af revisorsuppleant Ib Ballisager (modtager genvalg - for 2 år) 10. Fastsættelse af årligt honorar til formand og kasserer bestyrelsen foreslår uændret 3000 kr.til hver. 11. Evt.
Til Beboerne Grundejerforeningen Salvig Orø Orø, d.. 15. marts 2015 Bestyrelsens forslag om omlægning af kontingentet: Bestyrelsen fremsætter hermed forslag om omlægning af kontingentet til behandling på den ordinære generalforsamling d. 19. april 2015. Nedsættelsen af kontingentet forudsætter, at bestyrelsens forslag om Vejkonto og Drænkonto samtidig vedtages. Gennem de senest årer foreningens økonomi reelt blevet helt udhulet, og vi står nu i en situation, hvor foreningen sandsynligvis kan løbe tør for penge inden for ganske kort tid, hvis der ikke gøres noget. Nedenfor har vi derfor regnet os frem til hvordan vi kan genopbygge foreningens økonomi, uden at det bliver alt for voldsomt. Foreningen har opkrævet et kontingent på 1.200kr årligt, men reelt har udgifterne over de sidste 5 år varet til kr. 1.400 pr. medlem årligt (1.200 kr plus ca. 340.000kr. fra Salvigvej-kontoen, som nu er brugt svarende til ca. 200kr. pr medlem over 5 år). Foreningen kan selvfølgelig ikke køre videre med for lavt kontingent, og derfor skal der allerede her opkræves 1.400 om året. Hertil kommer så, som det fremgår af forslaget om drænkonto, at der skulle have været brugt hvad der svarer til 50kr. ekstra årligt pr. medlem, bare for at holde drænet i ordentlig stand. Desuden er det beskrevet hvordan en opsparing på 200kr. årligt til dræn er et minimum. Dermed er behovet for kontingent oppe på 1.650kr pr. medlem pr. år Endelig er der så i forslaget om vejkonto beskrevet hvorfor det er nødvendigt at opspare yderliere 200kr. årligt til Salvigvej, hvilket ikke gøres i dag. Hermed er det samlede behov for kontingent altså oppe på 1.850 kr. om året pr. medlem, hvilket bestyrelsen dog synes er alt for meget. Derfor har bestyrelsen kigget på hvordan vi kan spare på administration, advokatbistand, mødegodtgørelse til bestyrelsen, drift af området osv., og vi er nået frem til, at vi ved en effektiv og vedvarende indsats kan nedbringe udgifterne med ca. 125.000 kr. årligt, hvorved hvert medlem kan spare 350kr årligt i kontingent. Hermed mener bestyrelsen altså, at en samlet indtægt fra medlemmerne på 1.500kr. årligt er hvad der skal til for at sikre den løbende drift fremover. Forudsat at generalforsamlingen vedtager bestyrelsens forslag om vejkonto og drænkonto med indbetaling af 500kr. årligt til hver, foreslår bestyrelsen derfor at kontingentet fra 2016 nedsættes til 500kr. pr. medlem. Side 1
Dette bringer foreningens økonomi i balance fremover, men desværre er kassebeholdningen efter de seneste år nu meget lav. Dette skyldes bl.a., at der var vedtaget et budget på 30.000 kr. til ændring af grenpladsen, men at der, når arbejdet er fuldført, ender med at være brugt i størrelsesordenen 100.000kr. på dette. Samtidig har det været ekstrahøje udgifter på flere andre områder, svarende til i alt i størrelsesordenen 35.000 kr. en del af denne udgift er bl.a. til advokatbistand og til den ekstraordinære generalforsamling. Alt i alt er der altså ekstraordinært brugt hvad der svarer til ca. 300 kr. pr. medlem, ud over hvad der er budgetteret med. Det er klart, at det vil være meget svært at have penge til foreningens daglige drift, når kassebeholdningen er faldet så meget, men bestyrelsen er blevet enige om, at de vil forsøge at spare lidt ekstra, og at de derfor kun vil bede medlemmerne vedtage, at de i år, senest 1. juli skal indbetale et ekstraordinært engangskontingent på 200kr. pr. medlem, hvilket derfor også er en del af dette forslag. På bestyrelsens vegne Susanne Nielsen Formand Side 2
Forslag om oprettelse af hensættelseskonto Forslagsstiller(e)s navn(e): GF Salvigs bestyrelse Dato: 15. marts 2015 Forslag til kontoens navn: Bestyrelsen forslår at denne konto kaldes Drænkontoen Begrundelse for forslaget og Beskrivelse af det foreslåede formål: Dræn har tidligere været betalt direkte over foreningens drift, men da beløbet svinger meget (mellem ca. 37.000 og ca. 210.000 over de sidste 10 år), er det klart mere hensigtsmæssigt at dække udgifterne over en hensættelseskonto, på samme måde som man privat ville have en budgetkonto. Økonomisk overslag for opgaven: I gennemsnit har der de sidste 10 år været brugt ca. 89.500 kr om året til dræn, men desværre har en ny gennemgang af drænene vist, at dette ikke har været tilstrækkeligt til at holde drænene i god stand, og der skal derfor i 2015 bruges et større beløb til genopretning af drænene. Ud fra den seneste gennemgang skønnes det, at der burde have været brugt i snit 15.000-20.000 kr. ekstra om året på vedligehold. Dette betyder, at der årligt skal hensættes 300 kr. pr. medlem alene til vedligehold. Som alle vist er klar over, så er klimaet dog ved at ændre sig, så både storme og skybrud er mere hyppige og voldsomme. Det betyder, at vi inden for kort fremtid må forvente at skulle lægge væsentligt større dræn, og det koster rigtig mange penge (et skøn kunne være ca. 2.000kr pr meter, og vi har mange km dræn, så det kan løbe op i flere millioner på sigt). Hvis der årligt opspares 200 kr. pr. medlem, så sparer man op til udvidelse af ca. 100 meter dræn hvert 3. år, så det er kun en meget spæd start på opsparingen, som må forventes at skulle sættes op inden for få år. Det foreslås derfor, at generalforsamlingen vedtager, at medlemmerne årligt, første gang sammen med kontingentbetalingen i 2016, indbetaler 500 kr. til vejkontoen. Plan for opsparingen på og brug af kontoen: Bestyrelsen disponerer over denne konto på en sådan måde, at der årligt opspares ca. kr. 35.000 til større renoveringer, mens det øvrige beløb benyttes til almindelig vedligeholdelse. Vedtaget (Ja/Nej)? Dato for behandling på generalforsamling:
Forslag om oprettelse af hensættelseskonto Forslagsstiller(e)s navn(e): GF Salvigs bestyrelse Dato: 15. marts 2015 Forslag til kontoens navn: Bestyrelsen foreslår at denne konto kaldes Vejkontoen Begrundelse for forslaget og Beskrivelse af det foreslåede formål: Der har tidligere været den såkaldte Salvigvej-Konto, som bl.a. havde til formål at spare op til en kommende ny-asfaltering af Salvigvej samt til større renoveringer. Denne konto har bestyrelsen foreslået blev nedlagt og erstattet af denne nye vejkonto (se forslag om nedlæggelse af Salvigvej-kontoen). Da renovering eller ny-asfaltering af Salvigvej er voldsomt dyrt i forhold til foreningens øvrige udgifter, er det dog stadig nødvendigt at spare op til dette formål. Økonomisk overslag for opgaven: Det skønnes, at en ny-asfaltering let løber op i i størrelsesordenen 1.500.000-2.000.000 og skal gennemføres inden for en overskuelig årrække. Selv hvis vi kan nøjes med at få et nyt slidlag lagt på, så skønnes det ifølge Asfaltindustriens vejledning at koste ca. 1.200.000 kr. Desuden bruges der ca. hvert 5. år renoveringer i størrelsesordenen 50.000 kr. Hertil kommer så snerydning og løbende vedligeholdelse for ca. 15.000-20.000 pr år. Alt i alt betyder det, at der skal buges og opspares i alt omkring 85.000-90.000 kr. om året til Salvigvej, hvilket svarer til 250kr. årligt pr. medlem. Vedligeholdelsen af sidevejene (grusvejene) varierer meget fra år til år, bl.a. andet afhængigt at vejret. Således har omkostningerne over de sidste 10 år varieret mellem ca. 14.000 og ca. 150.000 kr. men over de sidste 5 år har den årlige udgift ligget på i snit ca. 86.000 kr., hvilket igen svarer til ca. 250kr. årligt pr. medlem. Det foreslås derfor, at generalforsamlingen vedtager, at medlemmerne årligt, første gang sammen med kontingentbetalingen i 2016 indbetaler kr. 500 til vejkontoen. Plan for opsparingen på og brug af kontoen: Bestyrelsen disponerer over denne konto på en sådan måde, at der årligt opspares ca. kr. 70.000 til større renoveringer og ny-asfaltering, mens det øvrige beløb benyttes til snerydning og almindelig vedligeholdelse i det omfang, det er skønnes formålstjenligt eller nødvendigt. Vedtaget (Ja/Nej)? Dato for behandling på generalforsamling:
Til Beboerne Grundejerforeningen Salvig Orø Orø, d.. 15. marts 2015 Bestyrelsens forslag om nedlæggelse af Salvigvej-kontoen: Bestyrelsen fremsætter hermed forslag om nedlæggelse af Salvigvej-kontoen til behandling på den ordinære generalforsamling d. 19. april 2015. Salvigvej-Kontoen blev i sin tid oprettet med det formål at være buffer for større udgifter til vedligeholdelse af Salvigvej, og pengene var indsat på en særlig konto. Dette formål er stadig meget fornuftigt, og derfor har bestyrelsen også fremsat et andet forsalg om oprettelsen af en vejkonto i form af en regnskabsmæssig hensættelse (se dette forslag). Problemet er, at foreningen for nogle år siden besluttede, at låne pengene fra Salvigvej-kontoen til andre formål, og der står nu kun 180 kr. på kontoen, mens foreningen skylder 342.481 kr., og vi er gået glip af renter på omkring 25.000 kr. på kontoen (der er dog sparet mindst tilsvarende i renter til foreningens almindelige drift). Da der dels med nogle år mellemrum er større udgifter til vedligeholdelse og der dels må forudses en ny-asfaltering af Salvigvej inden for en ikke for fjern fremtid, så er det vigtigt, at denne opsparing er til rådighed. Reelt er der to muligheder: Vi kan vedtage at medlemmerne skal indbetale de manglende penge i ekstra kontingent i år, hvilket svarer til ca. 1.000 kr, som så kunne betales f.eks. 1. juli 2015. Herefter kan foreningen så tilbagebetale det lånte beløb til Salvigvej-kontoen, og så kan opsparingen på denne konto videreføres som starten på den nye vejkonto. Alternativ kan generalforsamlingen vedtage at nedlægge Salvigvej-kontoen og overføre de sidste 180kr. til foreningens almindelige konto. Dette betyder dog, at der bør opbygges en tilsvarende opsparing på den nye vejkonto gennem ekstra indbetalinger de næste par år. Ellers ender det sandsynligvis med, at medlemmerne pludselig bliver nødt til at indbetale et ekstrabeløb med meget kort varsel, når Salvigvej skal renoveres næste gang. Bestyrelsen foreslår derfor, at Salvigvej-kontoen nedlægges og restbeløbet overføres til den almindelige konto, og at det samtidig vedtages, at der indbetales ekstra 500kr. om året i 2016 og 2017 til den nyetablerede vejkonto samtidig med betaling af kontingentet og de foreslåede årlige indbetalinger. På bestyrelsens vegne Susanne Nielsen Formand
Til Beboerne Grundejerforeningen Salvig Orø Orø, d.. 15. marts 2015 Bestyrelsens forslag til nye vedtægter: Bestyrelsen fremsætter hermed forslag til nye vedtægter for Grundejerforeningen Salvig (se vedlagte forslag) til behandling på den ordinære generalforsamling d. 19. april 2015. Et sæt vedtægter er en relativt kompleks størrelse, hvor ændringer et sted kan få store og utilsigtede konsekvenser andre steder, og forslaget skal derfor behandles som et hele og enten vedtages eller forkastes i sin helhed. I det vedlagte hæfte findes først en gennemgang af baggrunden samt uddybninger, fortolkninger og forklaringer på struktur og indhold af de foreslåede vedtægter. På bestyrelsens vegne Susanne Nielsen Formand