Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 1 af 6 Bilag 10 Kvalitetsstyring Leverandøren skal anvende og dokumentere sit kvalitetssikringssystem. Hvis kvalitetssikringen ikke indeholder de nedenfor beskrevne opgaver, udføres disse specielt for nærværende projekt. Leverandørens beskrivelse af indholdet af det anvendte kvalitetsstyringssystem, og de nærmere retningslinier for dets brug i relation til opgaverne omfattet af denne kontrakt, skal derfor beskrives nedenfor. Beskrivelsen ønskes udformet således, at nedenstående forhold er indarbejdet som en integreret del af leverandørens beskrivelse af sit kvalitetsstyringssystem. 1 Formål Formålet med kvalitetsstyring er, at kunne dokumentere, at en aftalt leverance med et aftalt kvalitetsniveau minimum er opfyldt som beskrevet. Dokumentationen kan eventuelt senere blive anvendt som dokumentation over for myndighederne. I det følgende er kvalitetsstyringen beskrevet med stigende detaljeringsgrad, for herved at sikre den af Fyns Amt ønskede kvalitet - både med hensyn til forebyggende aktiviteter kontrol- og dokumentationsomfang. 2 Definitioner 2.1 Kvalitetsstyresystem Ved kvalitetsstyresystem forstås et overordnet materiale, der beskriver leverandørens administrative og projektrelaterede arbejdsrutiner og hans kontrol heraf. Kvalitetsstyresystemet skal være af en sådan beskaffenhed, at der opnås et ensartet kvalitetsoutput. Kvalitetsstyringen skal udføres successivt i projektet. Så længe kvalitetsaktiviteter ikke er dokumenteret, betragtes de som ikke udført. Kvalitetsstyresystemet indeholder en plan for kvalitetsaktiviteter - i det følgende benævnt kvalitetsaktivitetsplan. Kvalitetsaktivitetsplanen er beskrevet i punkt 2.2 2.2 Kvalitetsaktivitetsplan.
Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 2 af 6 2.2 Kvalitetsaktivitetsplan Kvalitetsaktivitetsplanen skal indeholde en beskrivelse af, og en oversigt over, de kvalitetsaktiviteter der udføres af leverandøren. Kvalitetsaktivitetsplanen skal bl.a. indeholde en beskrivelse af de planer for kontrol - i det følgende benævnt som kontrolplaner, der er nødvendige for at gennemføre de kvalitetsaktiviteter, der er nævnt i kvalitetsaktivitetsplanen. 2.3 Kontrolplan Kontrolplanen/instruktionen er en beskrivelse af en given kontrol - fx en kontrolplan for funktionsafprøvning af enkelt komponenter. Kontrolplanen beskriver hvad der kontrolleres, hvordan det kontrolleres samt omfanget af dokumentationen for kontrollen. Den enkelte kontrolplan kan have et separat skema for resultaterne for kontrollen - i det følgende benævnt kontrolskema - hvori kontrolresultaterne noteres. Kontrolskemaet kan også være en del af den enkelte kontrolplan. Kontrolplaner med tilhørende kontrolprocedurer, skal være en del af leverandørens kvalitetsstyresystem. 3 Krav til kvalitetsstyring 3.1 Hvad skal kvalitetsstyres Leverandøren skal kvalitetsstyre egne ydelser - herunder også underleverandører til ham. Leverandøren har det fulde ansvar for gennemførelsen af kvalitetsstyringen, samt for udfærdigelsen og aflevering af dokumentation herfor. Dokumentationen er nærmere beskrevet i andet afsnit. 3.2 Kundens tilsyn Uafhængigt af leverandørens kontrol vil kunden lade udføre tilsyn. Tilsynet skal have adgang til leverandørens produktionssteder, og have lejlighed til at foretage det ønskede tilsyn og gennemgå leverandørens kontroldokumentation.
Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 3 af 6 Tilsynet udføres i henhold til en tilsynsplan, som fastlægger tilsynsomfanget for de respektive arbejder. Tilsynsplanen indeholder forventningsafstemnings- og kontrolaktiviteter, der indarbejdes som en integreret del af den samlede plan for kontraktens realisering. Leverandøren må ikke forudsætte, at tilsynsaktiviteter kan træde i stedet for leverandørens egne kontrolaktiviteter. 3.3 Godkendelse af leverandørens kvalitetsstyresystem Leverandørens kvalitetsstyresystem, som skal indeholde kvalitetsaktivitetsplan, kontrolplaner og kontrolskemaer mv., skal fremlægges for Leverancestyregruppen til godkendelse på førstkommende møde i gruppen efter aftaleunderskrivelse i overensstemmelse med hovedtidsplanen. Leverandøren er pligtig til at dokumentere overfor kundens tilsyn, at kvalitetsstyresystemet er egnet og tilstrækkeligt til at opfylde kravene til kvalitetssikring. Hvis leverandøren allerede har et system, som på tilfredsstillende måde kan bringes i anvendelse, kan dette efter tilsynets vurdering erstatte det beskrevne system. 3.4 Udførelse af kvalitetsstyringsdokumentation Kontrollen skal udføres og dokumenteres successivt - d.v.s. under selve udførelsen af kontrollen, skrives kontrolresultaterne direkte i kontrolskemaerne straks ved udførelsen. For hver kontrol konkluderes, om kontrolresultatet opfylder acceptkriterierne, der er beskrevet i kontrolplanerne, og der anføres dato, signatur og eventuelt kommentarer. Kontrolresultaterne (kontrolskemaer, printerudskrifter, skærmbilleder m.v.) dateres og signeres enkeltvis, eller således, at kontrol i sammenhørende blokke på samme side, udført på samme tidspunkt og af samme person, dateres og signeres sammen. Når alle oplysninger er verificeret i henhold til de anførte acceptkriterier, underskrives kontrolskemaet. Hver side skal være påført dato og underskrift. Hvis der er fundet forhold, der ikke kan verificeres/accepteres, udfyldes et afvigelsesrapport med redegørelse for afvigelsen, samt forslag til korrigerende handlinger. Afvigelsesrapporten dateres og signeres. Dette gælder både, hvis afvigelsen skyldes fejl i dokumentationen og fejl i leverancens genstand. Kvalitetsstyringsdokumentationens originalmateriale skal samles i en kvalitetsstyringsjournal, som skal opbevares hos leverandøren og være tilgængelig for projektledelsen. Kvalitetsstyringsjournalen skal føres samlet og i systematisk form, og skal afleveres successivt til tilsynet i kopi.
Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 4 af 6 Originalen af kvalitetsstyrejournalen skal indgå som bilag til afleveringsprotokollen og skal opbevares i kopi hos leverandøren i mindst fem år fra aflevering. 4. Generelle krav til kvalitetsstyresystemet Ved arbejdsudførelsen har leverandøren frihed i sit valg af metoder, men systemet skal være tilrettelagt og opbygget som et opgaveorienteret system, der samler sig omkring hovedforholdene nævnt i nærværende betingelser for kvalitetssikring. 4.1 Organisation / medarbejderkvalifikationer Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere hvorledes leverandørens organisation er opbygget, hvem der har ansvaret for leverancen, hvem der er kvalitetsansvarlig samt hvorledes opgaverne fordeles og hvorledes ressourcer allokeres. Endvidere skal det fremgå, hvem kundens tilsyn skal kommunikere med hos leverandøren. 4.2 Underleverandører Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere hvordan leverandøren udvælger og styrer underleverandører, samt hvordan deres ydelser kvalitetssikres. 4.3 Produktionskontrol Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere, hvordan leverandøren sikrer, at leverancens genstand bliver produceret efter de specifikationer, som ligger til grund for den aktuelle genstand. 4.4 Afvigelseskontrol Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere, hvordan leverandøren løbende sikrer, at der følges op på afvigelser fundet under kontrollen. 4.5 Arbejdsprocesser Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere, til hvilke arbejdsprocesser der kræves særlig faglig uddannelse. 4.6 Dokumentation Leverandørens kvalitetsstyresystem skal dokumentere, hvordan leverandøren dokumentstyrer og arkiverer dokumenter. Leverandørens kvalitetsstyresystem skal endvidere dokumentere hvordan
Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 5 af 6 dokumentationsomfanget planlægges og udføres - herunder kontrolplaner, kontrollister og kontrolniveau. Alle udfyldte kontrol- og checklister, skal være dateret og signeret. 4.7 Generelle krav til kontrolplanen De krav som er nævnt i nærværende bilag, er de minimumskrav kunden har til leverandørens kvalitetsstyresystem. 5 Projektgennemgang Gennemgang af projektet og tilhørende dokumenter foretages umiddelbart efter aftaleindgåelsen. Kontrolmetode Gennemgang af aftalegrundlag og andre relevante dokumenter. Udarbejdelse af rapport over evt. uklarheder, der skal afklares med kunden. Dokumentation Kontrolskemaer (dateret og signeret) Rapport over projektgennemgang Liste over punkter til afklaring Mødeplan 5.1 Kontrol af skærmbilleder Gennemgang af skærmbilleder for fejl og mangler. Kontrolmetode: Samtlige skærmbilleder gennemgås for fejl og mangler. Når alle oplysninger er verificeret på et skærmbillede, versionsnummereres, dateres og signeres skærmbilledet. Dokumentation: kontrolplan (dateret og signeret) kontrolskema (dateret og signeret) skærmbilleder (dateret og signeret) 5.2 Kontrol af og udarbejdelse af dokumentation Al dokumentation skal udarbejdes og udleveres på dansk. Dokumentationen skal som minimum kontrolleres for nedenstående forhold:
Bilag 10 Kvalitetsstyring Side 6 af 6 Kontrolmetode: Kontrol af at specifikationer og diagrammer mv. er opdateret med dato og revisionsnummer Kontrol af specifikationer og diagrammer mv. generelt for fejl og mangler Kontrol af at specifikationer og diagrammer mv. er underskrevet af projektleder 6 Aflevering 6.1 Forberedelse Senest seks uger før den aftalte hovedleverance eller eventuelle delleverancer skal afprøves af kunden skal leverandøren aflevere følgende: Alle relevante specifikationer for leverancen Drejebog for gennemførelse af afprøvning Drejebog for gennemførelse af idriftsættelsesprøve Estimat for kundens involvering Dokumentation for at leverandøren har gennemført system- og funktionstest Alt materiale skal udfærdiges på dansk. Det færdige materiale skal leveres i fire eksemplarer (ringbind A4 format) hard copy, samt i to eksemplar i software copy. 6.2 Prøver I forlængelse af afleveringer gennemføres prøver jf. bilag 12