Fra kalkulation til produktionskort Torben Klitgaard, LinKS Advice 2011-02-17
Fra kalkulation til produktionskort Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 3 2. Forløb... 3 2.1 Kalkulation... 3 2.2 Overførsel... 4 3. Produktionskort-site... 6 3.1 Byggesag... 7 3.1.1 Stamdata... 8 3.1.2 Eksterne systemer... 8 3.1.3 Personer... 9 3.1.4 Møder... 9 3.1.5 Godkendelser... 9 3.1.6 Hensyn... 10 3.1.7 Planlægning... 11 3.1.8 Byggeplads... 12 3.2 Produktionskort... 12 3.2.1 Stamdata... 14 3.2.2 Byggeplads... 14 3.2.3 Planlægning... 14 3.2.3.1 Vis... 15 3.2.3.2 Rediger... 15 3.2.4 Aktivitet... 15 3.2.4.1 Vis... 16 3.2.4.2 Rediger... 17 3.2.5 Arbejdsmetode... 17 3.2.5.1 Vis... 18 3.2.5.2 Rediger... 19 3.2.6 Materiel... 19 3.2.6.1 Vis... 20 3.2.6.2 Rediger... 20 3.2.7 Materialer... 20 3.2.7.1 Vis... 21 3.2.7.2 Rediger... 22 3.2.8 Mandskab... 22 3.2.8.1 Vis... 23 3.2.8.2 Rediger... 24 3.3 Download... 25 3.3.1 Download produktionskort... 26 3.3.2 Udskrift... 27 2
1. Introduktion En af de grundlæggende forudsætninger for arbejdet med produktionskort er, at kortet skal opsamle data vedr. en produktionsproces fra mange forskellige kilder. En central kilde er entreprenørens tilbudskalkulation, da der her samles en lang række væsentlige oplysninger om produktionen med henblik på at kunne udregne en tilbudspris. Samtidig er det vigtigt, at skabe en sammenkobling mellem tilbudsberegning og produktion med henblik på opfølgning og efterkalkulation. Dette notat beskriver, hvordan denne sammenkobling mellem tilbudskalkulation er gennemført i afprøvningsprojektet hos Jakon. 2. Forløb Det praktiske forløb i afprøvningen har været, at der er udvalgt nogle poster fra en konkret kalkulation, hvorefter disse poster er oprettet under et projekt på produktionskort-hjemmesiden. Efterfølgende er der tilføjet supplerende produktionsinformation fra beskrivelser, tegningsmateriale, leverandørhjemmesider m.v. Endelig er informationen vedr. produktionskortet blevet downloadet fra serveren med henblik på at kunne printe en fysisk svendemappe til brug for svendene på byggepladsen. 2.1 Kalkulation Udgangspunktet for oprettelsen af produktionskortene er en konkret byggesag, som Jakon har givet tilbud på og vundet. Tilbudskalkulationen er udført i Visual Kalkulation fra EG A/S. Niveauet for kalkulationen er mesterpriser, hvortil der er knyttet materialer og nødvendigt materiel. Mesterpriserne stammer fra 'Mesterprislisten for Tømrer- og snedkerarbejde' og består typisk af enkelte arbejdsoperationer Figur 1: Kalkulation med mesterpriser Dette niveau er ikke velegnet i forbindelse med arbejdet med produktionskort, da et produktionskort omfatter en produktionsproces, der typisk samler en række arbejdsoperationer. Derfor startede vi med at samle mesterpriserne i produktionsdele, hvilket gøres med en funktion i Visual Kalkulation. Figur 2: Kalkulation med produktionsdele Det blev valgt at oprette produktionskort for en produktionsdel, der bestod af 660 m2 gipsvæg. 3
2.2 Overførsel Selve oprettelsen af produktionskortene på produktionskort-serveren foregår ved hjælp af en prototype på et produktionsstyringsværktøj, som EG A/S har udviklet i forbindelse med implementeringsprojektet. Rent teknisk sker håndteringen af produktionskortene ved hjælp af web-services, som produktionskortserveren tilbyder. Web-services er små programmer, der kan kaldes via Internettet og som kan bruges til at læse, oprette, redigere og slette sager og produktionskort på serveren. Figur 3: Oversigt produktionsstyringsværktøj Kalkulationen åbnes med produktionsstyringsværktøjet og den produktionsdel, som der skal oprettes produktionskort for, findes. Når der klikkes på fanen Produktionskort, vises alle de informationer fra kalkulationen, der er relevante i forbindelse med udførelsen af produktionen. Disse informationer omfatter: adresse, mængde der skal udføres, beskrivelse af arbejdsmetode, kalkuleret varighed af arbejde, nødvendige materialer samt materiel Når der klikkes på knappen Opret produktionskort, vises et skærmbillede, der bruges til at oprette et eller flere produktionskort på hjemmesiden. I den første boks i skærmbilledet (31: SES Ejby) vælges hvilken sag, produktionskortet tilhører. Denne boks indeholder en liste med alle de sager, som firmaet har adgang til på produktionskorthjemmesiden. Når sagen er valgt, kan man i næste boks vælge enten at oprette et helt nyt kort eller at opdatere et eksisterende produktionskort. 4
Figur 4: Vælg sag I forbindelse med afprøvningsprojektet har vi udelukkende arbejdet med at oprette nye kort på serveren. Udover de tidligere beskrevne data fra kalkulationen er det muligt at supplere med informationer, der er knyttet til selve produktionsprocessen. Dette omfatter bl.a. en angivelse af, hvornår arbejdet skal påbegyndes og forventes afsluttet samt informationer om leverandør samt leveringstidspunkt og sted. Figur 5: Rediger produktionsoplysninger 5
Under punktet Aktivitet kan man angive en mængde for den del af produktionsdelen, som der skal oprettes et produktionskort for. Baggrunden for denne facilitet er, at man ofte afgiver tilbud på en samlet mængde, som skal udføres på forskellige tidspunkter. Hvis man f.eks. f.eks. angiver, at produktionskortet skal omfatte 100 m2 udregnes varighed af arbejdet samt mængde for materialer og materiel forholdsmæssigt i forhold til den samlede mængde på 660 m2. Når man på et senere tidspunkt vil oprette yderligere produktionskort for produktionsdelen vil allerede oprettede produktionskort være trukket fra, når mængden for det nye produktionskort foreslås. I dette tilfælde vil programmet foreslå mængden 560 m2, når det næste produktionskort skal oprettes. Informationerne fra kalkulationen skal opfattes som forslag, der kan redigeres frit, inden de sendes af sted til produktionskort-hjemmesiden. Det vil f.eks. ofte være tilfældet at materialelisten skal tilpasses, så præcise dimensioner på materialer angives. Det er også muligt, at oprette produktionskort på en samlet mængde, der afviger fra, hvad der er med i kalkulationen. Dette vil være en nyttig information i forbindelse med efterkalkulation, så eventuelle fejl i kalkulationsobjekterne kan rettes til næste gang. De oprettede produktionskort knyttes til kalkulationen men selve kalkulationen ændres der ikke ved, da den jo er grundlag for det tilbud, der er afgivet. Når der klikkes på knappen Send produktionskort, oprettes der et produktionskort på produktionskort hjemmesiden med et indhold, der svarer til det der er angivet på skærmen. Figur 6: Produktionskort i kalkulation Når produktionskortet er oprettet bliver det tilføjet i oversigten over kalkulationen under det kalkulationsobjekt, som det er oprettet ud fra. 3. Produktionskort-site Dette afsnit indeholder en beskrivelse af, hvilke redigeringsmuligheder der er på Produktionskort-sitet. Indholdet af sitet er lavet ud fra et 'bruttoliste-princip', hvilket skal forstås sådan, at man har lavet plads til alle de informationer, som man kan tænke sig knyttet til et produktionskort. Dette kan virke noget overvældende, og tanken er da også, at man laver opsætninger, der er tilpasset de enkelte virksomheder, hvor de kan udvælge de felter, som de ønsker at anvende. I det følgende er der lavet en gennemgang af de enkelte overskrifter i produktionskortet med en oversigt over felterne under de enkelte overskrifter. Der vil ikke blive lavet en beskrivelse af indholdet af de enkelte felter, da dette gerne skulle give sig selv ud fra feltets overskrift. De redigeringer, der er lavet i forbindelse med afprøvningsprojektet, er beskrevet i forbindelse med gennemgangen af skærmbillederne.. 6
Der kræves brugernavn og adgangskode for at få adgang til Produktionskort-sitet, da sitet indeholder information vedr. en konkret byggesag. 3.1 Byggesag Efter man er logget på sitet, vises en liste med de byggesager, der p.t. er oprettet. Indholdet af denne liste vil være afhængigt af, hvilket firma brugeren er tilknyttet, da listen er firmaspecifik. Figur 7: Oversigt over sager I forbindelse med afprøvningen af produktionskortet har vi arbejdet med byggesagen SES Ejby, så det er skærmbilleder fra denne byggesag, der vil blive vist i de følgende skærmbilleder. For at se de overordnede informationer om byggesagen klikkes på teksten Rediger til højre for byggesagens navn. 7
3.1.1 Stamdata Dette område indeholder de overordnede informationer vedr. byggesagen omfattende adresse m.v. samt oplysninger om APV og Plan for sikkerhed og sundhed. 3.1.2 Eksterne systemer Under dette afsnit laves opsætningen til de eksterne systemer, der skal kunne hentes data fra. Dette omfatter på nuværende tidspunkt dels et firmaspecifikt filbibliotek, der er placeret på en ekstern server, og som firmaets medarbejdere kan bruge til at opbevare fælles data, der kan anvendes på flere byggesager og produktionskort, og dels adgang til Byggeweb, hvor en lang række dokumenter for byggesagen er placeret. Ideen er, at opsætningen til de eksterne systemer laves en gang for alle på et centralt sted, hvorefter man har adgang til at lave opslag i disse systemer fra alle de steder i produktionskortet, hvor det er relevant. 8
3.1.3 Personer Her oprettes kontaktpersoner på byggesagen. Man kan oprette lige så mange personer, som man synes, man har brug for. 3.1.4 Møder Dette afsnit kan bruges til at oprette møder i forbindelse med byggesagen. Feltet med tidspunkt er et fritekstfelt i stedet for et datofelt, da man kan ønske at skrive f.eks. 'Hver mandag kl. 10.00' i forbindelse med byggemøder el.lign. Man kan oprette lige så mange typer møder, som man har lyst til. 3.1.5 Godkendelser Her oprettes godkendelser i forbindelse med byggesagen. 9
Ud over at man kan vælge typen af godkendelse kan der indtastes tidspunkt samt vedhæftes en fil, hvis man har scannet godkendelsen eller modtaget den elektronisk. Der kan oprettes et vilkårligt antal godkendelser for byggesagen. 3.1.6 Hensyn Her angives særlige hensyn, der skal tages i forbindelse med arbejdet på byggesagen. 10
3.1.7 Planlægning Bruges til at angive den overordnede tidsplan for byggesagen. Det er tanken, at dette gøres ved at vedhæfte sagens tidsplan, der oprettes som en Henvisning., Det er baggrunden for at feltet under dette punkt betegnes som en Henvisning. Henvisninger er en type, der anvendes generelt, når der skal peges på dokumenter, der er tilknyttet byggesagen. Den liste, der indeholder de henvisninger, som man kan vælge imellem, er den samme alle steder i systemet. Det er årsagen til, at der står ting i listen, der ikke er relevante for punktet Tidsplan. 11
3.1.8 Byggeplads Punktet Byggeplads omfatter 4 områder. Henvisning bruges til f.eks. at henvise til oversigtstegninger over byggepladsen. Under Byggepladsfokus beskrives inspektion af f.eks. belysning, kabler, oplagsplads, værksteder o.m.a. Byggepladsdrift giver mulighed for at beskrive forhold omkring vinterforanstaltninger, rengøring, affaldssortering m.v. Under Materiel kan materiel, der skal anvendes generelt på byggesagen, angives. 3.2 Produktionskort Hvis man i oversigten over byggesager klikker på navnet på en sag i stedet for at klikke på Rediger, kommer man ind i en liste, der indeholder alle produktionskort på byggesagen I denne liste har man mulighed for at vise, redigere eller slette de enkelte produktionskort ligesom man kan oprette helt nye produktionskort. 12
Det produktionskort, der blev oprettet fra Visual Kalkulation, hedder Gispvægge, 120 mm gipsvæg, 1. sal Nord, og det er det, vi vil kigge på i den følgende gennemgang. Hvis man ønsker at få et overblik over informationerne på produktionskort, skal man klikke på Vis. Derved vises et udvalg af de informationer, der er tilknyttet under produktionskortets enkelte overskrifter. Baggrunden for at man kun ser et udvalg af informationer er, at det er meningen at de enkelte virksomheder slev bestemmer, hvilke informationer de ønsker at se i givne sammenhænge. Der kan altid laves tilpasninger af, hvilke informationer, der skal vises. Når produktionskortet vises har man altid mulighed for at klikke på en Rediger-knap, så der kan rettes i indholdet af produktionskortet. 13
3.2.1 Stamdata Her vises overordnede informationer om den produktionsdel, der skal produceres. Informationerne om byggesagens adresse er hentet fra de generelle stamdata for byggesagen. 3.2.2 Byggeplads Under dette punkt vises generelle informationer om byggepladsen, der er angivet under punktet Byggeplads i forbindelse med byggesagens stamdata. 3.2.3 Planlægning Her angives informationer om udførelsestidspunkt for produktionsdelen. I forbindelse med afprøvningsprojektet stammer disse informationer fra kalkulationssystemet men i forbindelse med ændringer i tidsplanen vil man kunne rette dem efterfølgende i dette skærmbillede. På dette område viste afprøvningen at anvendeligheden i systemet vil blive betragteligt forøget, hvis man laver funktionalitet til at forskyde udførelsestidspunktet for flere produktionskort på en gang i forbindelse med at tidsplanerne ændres. 14
3.2.3.1 Vis Her vises planlægningsinformationerne. 3.2.3.2 Rediger Ved at vælge Rediger kan man rette i planlægningsoplysningerne nedenfor. 3.2.4 Aktivitet Dette punkt beskriver selve den aktivitet, der skal udføres m.h.t. omfang, lokalitet m.v. Informationerne overskrift, placering og mængde stammer fra kalkulationssystemet. 15
3.2.4.1 Vis Tidsplaner og relevante tegninger kan linkes til aktiviteten. 16
3.2.4.2 Rediger I forbindelse med redigeringen af aktiviteten kan man udover at rette i indholdet af felterne knytte et vilkårligt antal adresser og henvisninger til aktiviteten. 3.2.5 Arbejdsmetode Dette punkt beskriver forhold omkring arbejdets udførsel. Dette omfatter såvel krav til arbejdets udførsel samt kvalitetskontrol og anvendelse af værnemidler m.v. Derudover han der tilføjes et vilkårligt antal henvisninger til relevante dokumenter. 17
3.2.5.1 Vis Når der vælges visning af Arbejdsmetode kan man se en oversigt over kravene til arbejdets udførsel samt værnemidler og henvisninger. 18
3.2.5.2 Rediger I redigeringstilstand er der mulighed for at redigere i en monteringsvejledning for arbejdet ligesom man kan tilføje information om krav, kvalitetssikring, værnemidler og henvisninger. Informationen vedr. montagevejledning stammer fra den kalkulation, som produktionskortet er oprette ud fra. 3.2.6 Materiel Dette punkt beskriver det materiel, der skal anvendes for at udføre den konkrete aktivitet. 19
3.2.6.1 Vis I denne vises en oversigt over materiellet. 3.2.6.2 Rediger Her kan man tilføje yderliege materiel samt henvisninger. 3.2.7 Materialer Dette punkt omfatter en liste med de materialer, der skal bruges i forbindelse med udførelsen af aktiviteten. Denne liste stammer fra kalkulationen, hvor man også har valgt leverandør samt leveringstidspunkt og sted. I den forbindelse er leverandørens varenumre blevet sat på listen, så den umiddelbart kan anvendes til materialebestilling. Afprøvningen viste, at man med fordel kunne tilføje funktionalitet til at sende den materialeliste til leverandører til produktionskort-sitet. 20
3.2.7.1 Vis Her vises en liste med aktivitetens materialepakker. Man kan tilføje flere materialepakker til en aktivitet, så der kan bestilles materialer fra flere forskellige leverandører til aktiviteten. 21
3.2.7.2 Rediger I redigeringstilstanden kan der rettes i de eksisterende materialepakker ligesom materialepakker kan tilføjes og slettes. 3.2.8 Mandskab Her angives forhold omkring det mandskabsressourcer, der er allokeret til at udføre produktionsdelen. Informationerne vedr. varighed, akkord og timeløn stammer fra kalkulationen. Her er der tale om et punkt, hvor man kan have meget forskellige holdninger til, om man ønsker at vise den type informationer på produktionskortet, så her det oplagt, at nogle virksomheder vil ønske at skjule disse felter i deres implementering. 22
3.2.8.1 Vis Her vises en oversigt over de forhold omkring mandskab, der er defineret for aktiviteten. 23
3.2.8.2 Rediger I redigeringstilstanden kan man rette de enkelte felter ligesom man kan tilføje henvisninger samt særlige kompetencer, der er påkrævede for arbejdets udførsel. 24
3.3 Download Når man ønsker at få lavet en samlet overblik over sit produktionskort klikker man på knappen Download, der vises når produktionskortet vises i Vis-tilstand. 25
3.3.1 Download produktionskort Når man klikker på denne knap får man mulighed for at vælge, hvad der skal downloades. Princippet er, at man får pakket informationen sammen i en zippet fil, der lægges ned på maskinen, hvorfra det relevante materiale kan printes. Baggrunden for at materialet ikke bare sendes direkte til printeren er, at tegninger m.v. kan have mange forskellige formater, og derfor kan det hele ikke sendes til printeren på en gang. Jakon, der er det firma, der har gennemført afprøvningen af produktionskortet, arbejder med et begreb, de kalder svendemapper. Dette er mapper, der samler al relevant information omkring arbejdets udførsel og som svendene har adgang til på byggepladsen. Derfor er download-funktionen lavet sådan, at der dels laves forside og indholdsfortegnelse til svendemappen og dels en oversigt over produktionskortet. Endelig hentes relevante tegninger m.v. ned, så de kan printes og sættes ind i svendemappen. I feltet indholdsfortegnelse kan man selv tilføje og slette punkter, så den kommer til at svare til den aktuelle opgave. Under punktet Vælg bilag kan man vælge hvilke dokumenter, der skal downloades til udskrift. 26
3.3.2 Udskrift Nedenfor vises eksempler på udskrift af produktionskortet. Indhold og layout af disse udskrifter vil være ting, der tilpasses individuelt til de enkelte virksomheder. 27