Måltidsbarometeret i praksis En drejebog til hvordan redskabet kan anvendes til at evaluere og forbedre kvaliteten af måltidssituationer for ældre borgere.. Kulinarisk kvalitet Samarbejde. og kommunikation Råvare- kvalitet Ernæring Sociale og fysiske rammer
Hvor kommer redskabet fra? Servicestyrelsen og Deloitte har i samarbejde med Københavns Madhus udarbejdet måltidsbarometeret, der er et redskab til at vurdere kvaliteten af måltidssituationer for ældre borgere. Derudover har projektkommunerne Århus, Roskilde, København, Kerteminde og Mariagerfjord bidraget til at kvalificere, afprøve og evaluere metoden. Dette med henblik på at give input, der er målrettet de behov og udfordringer, som kommunerne oplever i praksis. Måltidsbarometeret er ét af flere redskaber, der er udviklet som led i Servicestyrelsens projekt God mad Godt liv. Formålet med projektet er at give redskaber og inspiration til, hvordan produktionskøkkener, plejecentre og hjemmeplejen i højere grad kan levere måltider af høj kvalitet til ældre hjemmeboende borgere og ældre borgere på plejecentre. Se mere om projekt God mad Godt liv og redskaberne på Servicestyrelsens hjemmeside http://godmadgodtliv.servicestyrelsen.dk.
Indhold Hvad består måltidsbarometeret af?... 4 Alt at vinde intet at tabe... 5 Hvad viser måltidsbarometeret?... 9 Sådan gennemføres en kvalitetsevaluering.. 12 3
Hvad består måltidsbarometeret af? Måltidsbarometeret er et elektronisk kvalitetsevalueringsredskab, som giver produktionskøkkener, plejecentre og hjemmeplejedistrikter i kommunen en indikation af, hvor gode de er til i fællesskab at levere måltider af høj kvalitet til ældre borgere. På baggrund af ledere og medarbejderes besvarelser genereres en rapport, der omfatter målrettede anvisninger til, på hvilke områder med fordel kan igangsættes en indsats for at sikre bedre måltider til ældre borgere. Måltidsbarometeret består af følgende tre elementer: 1. Introduktion til måltidsbarometeret 2. Kvalitetsevalueringsredskabet måltidsbarometeret 3. Måltidbarometeret i praksis Introduktion til måltidsbarometeret indeholder en samlet beskrivelse af måltidsbarometeret, herunder baggrund, formål, udbytte, indhold m.v. Introduktionen kan med fordel anvendes til at opnå en overordnet forståelse af, hvordan redskabet kan skabe værdi i forbindelse med arbejdet med måltider til ældre borgere i kommunen. Kvalitetsevalueringsredskabet måltidbarometeret er kvalitetsevalueringens centrale omdrejningspunkt, som er baseret på et it-system, som Servicestyrelsen stiller til rådighed for landets kommuner. Systemet gør det muligt at oprette og gennemføre kvalitetsevalueringer af madservicen i kommunen og efterfølgende hente rapporter med vurderinger og anbefalinger til forbedringer. Adgang til kvalitetsevalueringsredskabet måltidsbarometeret, fås på www.maltidsbarometeret.dk. Måltidsbarometeret i praksis er en drejebog, som blandt andet beskriver hvad der skal til for at komme godt i gang og komme i mål med kvalitetsevalueringen. Med drejebogen følger desuden en trinvis beskrivelse af, hvordan man opstarter en elektronisk kvalitetsevaluering enten som administrator i kommunen eller som leder for et køkken, plejecenter eller hjemmeplejedistrikt. 4
Alt at vinde intet at tabe Selvom der ikke er noget at tabe ved at bruge måltidsbarometeret, kan redskabet selvfølgelig anvendes, så der vindes mest muligt. Denne drejebog beskriver derfor, hvilke overvejelser kommunen bør gøre sig for at få det størst mulige udbytte af måltidsbarometeret. Fx hvilke spørgsmål bør kommunen forholde sig til i forbindelse med at sætte redskabet i gang? Og hvad skal der til for at komme godt i mål? Derudover indeholder drejebogen en trinvis guide til, hvordan man opstarter en elektronisk kvalitetsevaluering. Måltidsbarometeret tager først og fremmest udgangspunkt i de køkkener, der producerer mad til ældre borgere, og køkkenernes aftagerenheder som for eksempel plejecentre eller hjemmeplejedistrikter. Det kan være forskelligt fra køkken til køkken, hvor mange enheder der leveres mad til, og hvem disse enheder er. Eksempelvis leverer nogle køkkener alene mad til ældre på plejecentre, mens andre leverer til både plejecentre og ældre i egen bolig (hjemmeplejedistrikter). I måltidsbarometeret betegnes dette som forskellige samarbejdsrelationer, inden for hvilke den enkelte relation kan have forskellige forudsætninger for at levere måltidssituationer af høj kvalitet. Netop fordi måltidssituationen er en tværfaglig opgave, vil der vindes mest ved at sikre en tværfaglig besvarelse af spørgeskemaet inden for de enkelte samarbejdsrelationer. Det er den eneste måde, hvorpå forudsætningerne for den samlede måltidssituation kan vurderes. Men derudover er det også den eneste måde, hvorpå der kan opnås et tværfagligt løft. Det vil blandt andet kunne bidrage til en større forståelse af, hvilke roller og opgaver de enkelte enheder bør varetage omkring måltidssituationen. For at opnå den største gevinst anbefales det, at: Måltidsbarometeret forankres lokalpolitisk. Inden redskabet sættes i gang, bør der i kommunerne sikres politisk godkendelse og opbakning til at anvende redskabet. Der sikres central koordinering. Der udpeges en central administrator (fx en person fra centralforvaltningen), der sikrer koordinering af besvarelser og opsamling på vurderinger og anbefalinger, og som udarbejder handleplaner og følger op på disse. 5
Spørgsmålene i måltidsbarometeret besvares tværfagligt. Det vil sige, at alle produktionskøkkener i kommunerne, herunder også de enheder, køkkenet leverer til og samarbejder med, besvarer spørgeskemaet. Eksempel på systematisk proces Der sikres lokal opfølgning. Lederen i de enkelte enheder skal fungere som lokal nøgleperson og blandt andet udvælge de to medarbejdere, der skal besvare spørgeskemaet. Måltidsbarometeret anvendes som led i en systematisk proces for at sikre opfølgning og udvikling af måltidssituationen for ældre borgere (se figur til venstre). Det kan blandt andet besluttes, at selvevalueringen skal gennemføres inden for faste intervaller, fx hvert år eller hvert andet år. Det kan give kommunerne mulighed for at se og synliggøre, om politiske mål for området er opfyldt og ikke mindst mulighed for at fejre fremdriften. 6
Kom godt i gang! I forbindelse med at sætte måltidsbarometeret i drift anbefales det at fordele ansvarsområder på forskellige roller: administrator, lokale nøglepersoner (ledere) og medarbejdere. Ansvarsområderne kan fordeles som følger: Administrator (fx person fra centralforvaltningen) Administratorens rolle er at: Identificere alle kommunens produktionskøkkener og deres aftagerenheder. Informere produktionskøkkenerne og disses aftagerenheder om igangsættelse af brugen af måltidsbarometeret. Oprette brugere i it-systemet og sende adgangslinks, inklusive tilhørende personlige adgangskoder, til alle identificerede nøglepersoner (ledere). Kommunikere en tidsfrist for, hvornår spørgeskemaet skal være besvaret. Følge op på, at besvarelserne foreligger, inden tidsfristen udløber. Efter en uge genererer it-systemet automatisk en påmindelse. Hente rapport med vurderinger og anbefalinger via it-systemet og kommunikere disse til relevante parter (fx det politiske udvalg). Sikre fremadrettet handling, eksempelvis ved at udarbejde konkrete mål og handleplaner for de enkelte enheder og samarbejdsrelationer. Følge op på handleplaner og mål. 7
Lokal nøgleperson (fx leder af en enhed) Nøglepersonens ansvar er at: Udvælge to medarbejdere, der skal besvare spørgeskemaerne. Modtage adgangslinks og personlige adgangskoder fra administrator og videredistribuere to af disse til de to udvalgte medarbejdere. Besvare spørgeskemaet selv eller udvælge en anden repræsentant fra ledergruppen. Sikre motivation omkring besvarelsen af spørgeskemaerne. Sikre, at spørgeskemaerne besvares inden for den fastsatte tidsfrist. Hente rapport med vurderinger og anbefalinger via it-systemet og kommunikere disse ud i enheden. Personer, der skal besvare spørgeskemaet Hvem skal besvare? I hver enhed skal spørgeskemaet besvares af én leder (leder af køkkenet, leder på plejecentret og/eller hjemmeplejeleder) og to medarbejdere/måltidsansvarlige; det vil sige tre personer i alt per enhed. De medarbejdere og den leder, der besvarer spørgeskemaet, fungerer som repræsentanter for den pågældende enheds varetagelse af måltider. Deres ansvar er at: Besvare spørgeskemaet ærligt og inden for tidsfristen på baggrund af modtaget adgangslink og personlige adgangskoder fra lokal nøgleperson. Besvare enkelte spørgsmål mere end én gang afhængigt af antal samarbejdsrelationer (det gælder kun for produktionskøkkenerne). 8
Hvad viser måltidsbarometeret? På baggrund af de elektroniske besvarelser genereres en vurdering af, i hvilken grad målet for en god måltidssituation er opfyldt. Det vurderes med andre ord, hvor gode forudsætninger der er til stede for at levere måltidssituationer af høj kvalitet inden for henholdsvis den specifikke samarbejdsrelation og den enkelte enhed. De enkelte medarbejderes besvarelser vurderes sammen som en enhed; det vil sige ikke særskilt, idet de fungerer som repræsentanter for enheden. Graden af opfyldelse af målet angives i procent, hvor 100 procent er den højest opnåelige opfyldelse. Vurdering på tre niveauer Der genereres en vurdering af opfyldelsen af målet på tre niveauer: Vurdering af samarbejdsrelationens samlede opfyldelse af målet (synlig for både administrator, produktionskøkken og aftagerenhed). Vurdering af samarbejdsrelationens opfyldelse af målet i forhold til de fem principper (synlig for både administrator, produktionskøkken og aftagerenhed). Vurdering af de enkelte enheders opfyldelse af målet (kun synlig for den gældende enhed). Den samlede vurdering af måltidssituationen præsenteres i en kort rapport. Rapporten indeholder både en vurdering og en række målrettede konkrete anbefalinger. Rapporten med vurdering af samarbejdsrelationens opfyldelse af målet både samlet og i forhold til de fem principper, kan først genereres og hentes, når alle deltagere inden for samarbejdsrelationen har besvaret spørgeskemaet. Ligeledes kan rapporten med vurdering af den enkelte enheds opfyldelse af målet først genereres og hentes, når alle tre deltagere inden for enheden har besvaret spørgeskemaet. Den lokale nøgleperson (leder) og administrator får besked per e-mail, når alle deltagere har besvaret spørgeskemaerne, og rapporten er genereret. I det følgende er vist et eksempel på indholdet i en rapport for en fiktiv samarbejdsrelation. 9
Eksempel på rapport: 10
11
Sådan gennemføres en kvalitetsevaluering Et plejecenter, hjemmeplejedistrikt eller køkken kan selv tage initiativ til at vurdere kvaliteten af deres måltidssituationen, men kommunen kan også beslutte, at redskabet skal anvendes jævnligt af kommunernes leverandører på ældreområdet. I det følgende beskrives en trinvis proces for, hvordan en selvevaluering kan oprettes og gennemføres: Opret bruger Trin 1: Gå ind på www.maltidsbarometeret.dk Trin 2: Hvis du er repræsentant for kommunen, og har besluttet at evaluere kvaliteten af kommunens måltidssituation, klik da på Administratorindgangen i den grønne kasse på forsiden. Hvis du er leder for et køkken/plejecenter/hjemmeplejedistrikt, og selv har taget initiativ til at vurdere kvaliteten af jeres måltidssituation, klik da på Ildsjæl-indgangen i den grønne kasse på forsiden. Trin 3: Opret dig selv som ny bruger i systemet ved at klikke på Opret ny bruger og indtast oplysninger i de tomme felter. Du modtager herefter en verificeringsmail. Trin 4: Klik på linket i tilsendte mail, og log ind med e-mailadresse og adgangskode. 12
Opret kvalitetsevaluering Trin 5: Du er nu klar til at oprette en kvalitetsevaluering, og guides automatisk gennem oprettelsen. Hvis du er repræsentant for kommunen, indtast da oplysninger for de produktionskøkkener, plejecentre og hjemmeplejedistrikter, som skal deltage i evalueringen. It-systemet sender herefter automatisk en adgangskode til alle oprettede ledere, som herefter sammen med to af deres medarbejdere - skal besvare spørgeskemaerne i kvalitetsevalueringen. Hvis du er ildsjæl, indtast da oplysninger for din arbejdsplads. Itsystemet sender herefter automatisk en adgangskode til både dig og to valgfrie medarbejdere, som skal besvare spørgsmålene i kvalitetsevalueringen. Afhent rapport Trin 6: Først når alle oprettede brugere har besvaret spørgeskemaerne kan en vurderingsrapport hentes. Du vil modtage en besked pr. e-mail, når alle har besvaret. Der vil automatisk blive tilsendt en påmindelse til alle brugere efter 7 dage, såfremt de ikke har besvaret spørgeskemaet. For at hente rapporten skal du gøre følgende: Hvis du er ildsjæl, klik da på Ildsjæl-indgangen, og log ind med e- mailadresse og adgangskode for at hente rapporten under Hent rapporter. Hvis du administrator i kommunen, klik da på administratorindgangen, og log ind med e-mailadresse og adgangskode for at hente rapporte under Hent rapporter. 13