Dragør Kommune, november 2015 Justeret november 2016 Digitaliseringsstrategi UDKAST TIL OPDATERING Dragør Kommune 2016 2020 1
Indholdsfortegnelse 0. Forord...3 1. Indledning...3 2. Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering...5 3. Borgerbetjening 3.0...5 4. Adgang til offentlige data / Sikkerhed og tilgængelighed...6 5. Rammearkitektur...7 6. Borgerne at mestre eget liv...7 7. Børn og unge digital sammenhæng...8 8. Effektiv styring og administration...9 9. Afslutning konkrete handlingsplaner og projekter...10 2
0. Forord Kommunalbestyrelsen godkendte i november 2015 digitaliseringsstrategien for Dragør Kommune 2016-2020. Det blev besluttet, at digitaliseringsstrategien evalueres efter et år, således at itaftaler mellem staten og kommunerne kan indarbejdes. Siden Kommunalbestyrelsens møde i november 2015 er udkommet: - Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016 2020, Et Stærkere og mere trygt digitalt samfund, maj 2016, Regeringen, Danske Regioner og KL (Link) - Den fælleskommunale digitale handlingsplan, Lokal og digital et sammenhængende Danmark, maj 2016, KL (Link) På baggrund af de to publikationer er der foreslået enkelte justeringer af Dragør Kommunes digitaliseringsstrategi. Ændringerne er som dette afsnit - markeret med en boks omkring teksten. 1. Indledning Dragør Kommunes digitaliseringsstrategi sætter rammerne for, hvordan kommunen vil arbejde med it og digitalisering i perioden 2016-2020 for at understøtte en god og effektiv service til kommunens borgere og virksomheder. De fleste af kommunens opgaver er i dag understøttet af digitale løsninger. Strategien omfatter ikke alle indsatser, men sætter fokus de områder, som Dragør Kommune forventer at prioritere særligt i perioden. De grundlæggende principper Strategien arbejder ud fra følgende principper, som ligger til grund for arbejdet med digitalisering i Dragør Kommune: Vi opfinder som udgangspunkt ikke løsninger fra bunden. Vi indgår gerne i samarbejder med andre kommuner for at opnå fordele for Dragør Kommunes opgaveløsning og borgere. Vi opfylder de nationale krav og regler på området. Vi vil gerne markere os på det digitale Danmarkskort, men ikke nødvendigvis som nr. 1 Nationale rammer Dragør Kommunes strategi vedrører lokale forhold, og den fungerer i sammenhæng med de nationale rammer. KL har i samarbejde med kommunerne udarbejdet en fælleskommunal digitaliseringsstrategi for 2016-2020 ved navn Lokal og digital, et sammenhængende Danmark, samt Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 fra Regeringen, KL og Danske Regioner 3
Både den fælleskommunale og den fællesoffentlige strategi og Dragørs strategi lægger et spor frem mod 2020, som styrker borgernes oplevelse af nærhed og indflydelse på egen situation samtidigt med, at borgerne møder en sammenhængende og effektiv offentlig sektor. For at fastholde og udvikle en service og opgaveløsning i Dragør Kommune, der fungerer i tæt samspil med borgerne og deres hverdag, er det afgørende, at vi er stand til at gennemføre digitaliseringsprocesser på en professionel måde med fokus på effekt. Med udgangspunkt i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi har Dragør Kommune udvalgt de temaer, som er mest relevante til at indgå i vores egen strategi. Det drejer sig om: Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering - infrastrukturen Borgerbetjening 3.0 Adgang til offentlige data/ Sikkerhed og tilgængelighed Kommunernes rammearkitektur fælles strategiske spilleregler Borgerne at mestre eget liv Børn og unge digital sammenhæng Effektiv styring og administration I det følgende er temaerne i strategien beskrevet nærmere. Strategien vil efterfølgende blive understøttet og konkretiseret i handleplaner og forskellige projekter. 4
2. Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering Det er en statslig opgave at sikre velfungerende grundlæggende digitale infrastrukturløsninger. Her er særligt mobil- og bredbåndsdækning et væsentligt punkt, som kræver opmærksomhed. NemID og Digital Post er også en del af den nationale infrastruktur. Kommunerne skal holde regeringen fast på, at den grundlæggende infrastruktur optimeres. Når rammerne er til stede, vil Dragør Kommune arbejde for, at der findes gode lokale løsninger til gavn for borgere og virksomheder i kommunen. Det gælder for eksempel trådløst netværk i skolerne og på kommunens øvrige lokaliteter. På baggrund af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi tilføjes: Der opretholdes fokus på, at it-systemerne i én offentlig myndighed kan hente, forstå og anvende data, som stammer fra et system i en anden myndighed. Derfor skal der være en fælles ramme for, hvordan myndighederne beskriver og udveksler disse data. Principper og retningslinjer tager udgangspunkt i det fællesoffentlige arbejde fra blandt andet grunddataprogrammet, som har til formål at standardisere, kvalitetsløfte, samt gøre data let tilgængeligt. 3. Borgerbetjening 3.0 Borgerbetjening 3.0 handler blandt andet om, at det er vigtigt, at borgerne oplever den kommunale service som sammenhængende, nær og personlig. Det gælder uanset om det er via digitale løsninger eller ved fysisk fremmøde. Arbejdet med at udbygge de fællesoffentlige systemer vil derfor fortsætte. Borgerne skal have nem adgang til alle relevante informationer fra det offentlige, og de skal være tilgængelige på de digitale platforme, som borgerne bruger i dagligdagen. Selvbetjening og Digital post Dragør Kommune vil derfor fortsat udbygge mulighederne for selvbetjening, fx på kommunens hjemmeside. Kommunen vil også arbejde for at styrke brugen af digital post, og på at den kommunale sagsbehandling effektiviseres. På baggrund af den fælleskommunale handlingsplan og fællesoffentlige digitaliseringsstrategi tilføjes: For at give borgere nem adgang til alle relevante informationer fra det offentlige, vil der blive arbejdet for at de oplysninger kommunen har i forvejen, genbruges og at det, i videst muligt 5
omfang inden for de økonomiske og tekniske rammer, bliver muligt for borgere at se og følge egne data og sager. Det sker blandt andet i regi af KOMBIT og de nye monopolbrudsløsninger, som inden for den næste årrække implementeres. Ligeledes er der et særligt fællesoffentligt ansvar for at borgeren møder en sammenhængende service når denne er i kontakt med flere forskellige myndigheder og skal møde forskellige selvbetjeningsløsninger fra flere forskellige offentlige hjemmesider. Dragør Kommune vil arbejde hen mod dette. 4. Adgang til offentlige data / Sikkerhed og tilgængelighed Der lægges vægt på genbrug af data på tværs af organisationen og på at skabe sammenhæng og ny viden. Det skal blandt andet ske ved et stærkt fokus på standardisering af data og brug af fælles begreber. Samtidig kan der høstes gevinster af de store investeringer, der er foretaget i det fællesoffentlige grunddataprogram, dvs. implementering af den lokale anvendelse ved at få lokale data til at bidrage til udvikling og vækst og ved at stille flere relevante data til rådighed for borgere og virksomheder. Tryghed og fælleskommunalt samarbejde Det er vigtigt, at der skabes tryghed om håndteringen af personlige oplysninger i den kommunale sektor igennem øget tilgængelighed og gennemsigtighed. For eksempel ved at give borgerne adgang til at kunne følge deres sager og se egne data. Sikkerheden skal blandt andet forbedres ved at styrke arbejdet med datasikkerhed. Det kan for eksempel ske ved at uddanne medarbejdere i anvendelsen af risikobaseret styring af sikkerhedsudfordringer. Herunder ligger også at begrænse risikoen for utilsigtede hændelser ved øget opmærksomhed og viden om personfølsomme data. Sikkerhedsniveauet skal hæves generelt ved at styrke samarbejdet om it-sikkerhed i den offentlige sektor opgaven kunne for eksempel være et fælles kommunalt anliggende. På baggrund af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi tilføjes: Idet flere og flere medarbejdere i kommunen skal håndtere følsomme og fortrolige data kræver det opdaterede sikkerhedsprocedurer, herunder et fokus på procedurer og arbejdsgange for hvordan data indsamles, opbevares og bruges, og hvem der har adgang til hvad. 5. Rammearkitektur Ved rammearkitektur forstås fælles principper, byggeklodser og standarder, som skal bruges af alle leverandører på det kommunale it-marked for at sikre tværgående sammenhæng og 6
fleksibilitet. Det er populært sagt den spillebane og de spilleregler, der gælder, når leverandører skal være med til at levere it til kommunerne. Det sikrer et åbent it-marked, hvor Dragør Kommune alene eller i samarbejde med andre kommuner kan arbejde samme med forskellige leverandører. Rammearkitektur og samarbejde Dragør Kommune skal derfor sikre, at de leverandører, der bliver indgået aftaler med, overholder rammearkitekturen således, at der ikke bliver opbygget unikke og lukkede standardløsninger i Dragør Kommune. Dragør Kommune vil dermed skabe basis for mere åbne tværkommunale samarbejder. På baggrund af den fælleskommunale handlingsplan tilføjes: Indsatser for datasikkerhed skal løbende tilpasses, da trusler mod de digitale løsninger vokser og ændrer sig hele tiden. Dragør Kommune skal fortsat have styr på eget hus, for så vidt angår datasikkerheden. Dette forstås ikke blot som et teknisk anliggende, men også en vigtig ledelsesmæssig opgave. 6. Borgerne at mestre eget liv Borgene skal støttes i forhold til at mestre deres eget liv. Det vil sige, at borgerne optimalt set har mulighed for at gøre de ting, de ønsker, når de ønsker det - uden at være begrænset af eksempelvis nedsat funktionsevne. Det gælder for eksempel på social- og sundhedsområdet. Øget livskvalitet På sundhedsområdet skal borgerne opleve et mere sammenhængende forløb, og der skal ske en udbredelse og videreudvikling af den digitale sagsunderstøttelse. Der skal også arbejdes med Fællessprog III, så data kan blive anvendt på tværs af ældre- og sundhedsområdet. Livskvaliteten for borgere med funktionsnedsættelse og socialt udsatte borgere kan øges ved hjælp af mobile løsninger. Herunder bør mobile digitale enheder tænkes ind som grundlag for dokumentation på sundhedsområdet. På baggrund af den fælleskommunale handlingsplan tilføjes: Der vil være et særligt fokus på anvendelsen af data til at skabe sammenhængende og effektfulde forløb. Dette arbejdes for, at medarbejdere fra forskellige sektorer og fagområder kan opdatere, bruge og genbruge de samme oplysninger om borgeren (projektet Fællessprog III). 7
Yderligere vil der blive sat fokus på udbredelsen af viden om og anvendelsen af digitale Velfærdsløsninger, fx via Det fælleskommunale program for Velfærdsteknologi. På baggrund af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi tilføjes: Når velfærden i stigende grad foregår digitalt vil der være et fokus på at de ansatte får kompetencer, således de kan støtte, vejlede og assistere borgerne med at benytte disse. Dette gælder ikke mindst for ansatte med tæt borgerkontakt (fx lærere, pædagoger samt sundheds- og omsorgspersonale). 7. Børn og unge digital sammenhæng Allerede ved økonomiforhandlingerne for 2015 blev der indgået aftale om et brugerportalsinitiativ på skoleområdet. Det er et vigtigt initiativ, hvor der bliver etableret en fællesoffentlig infrastruktur, så kommunerne kan skabe lokale løsninger, der digitalt understøtter kommunikation, læring og trivsel. Denne model kan også danne grundlag for det fremadrettede samarbejde. Der tænkes her på kommunikation med brugere ved hjælp af en fælles digital platform på tværs af dagtilbud, folkeskole og fritidstilbud. Løbende tilpasning af it-infrastruktur Det skal sikres, at teknisk bøvl ikke bliver en barriere for folkeskolens digitale dagligdag ved løbende at tilpasse skolernes it-infrastruktur (fx trådløse netværk og internetforbindelse) til det voksende behov. Bring Your Own Device betyder, at elever kan tage deres egen pc eller tablet med og opnå den samme funktionalitet som på kommunale enheder - i den udstrækning det giver mening i Dragør Kommune. Attraktivt tilbud i folkebibliotekerne Folkebibliotekerne / DDB, Danskernes Digitale Bibliotek, var med i den fælleskommunale strategi for 2011 2015. Løsningen bliver implementeret i Dragør kommune i 2016. Det skal sikres, at folkebibliotekerne har et attraktivt digitalt tilbud til borgerne. Det skal ske igennem en lokalt forankret digital indgang, hvor borgere oplever sammenhæng i forhold til andre relevante tilbud både i det fysiske og digitale rum. Dragør Kommune er gået væk fra udelukkende Bring Your Own Device, og arbejder i stedet ud fra hvad der giver mest mening og bedst læringsmæssig værdi i den enkelte situation. Dette er i nogle tilfælde at elevernes eget udstyr bliver benyttet, og i andre tilfælde at det er kommunernes pc ere som benyttes. 8
8. Effektiv styring og administration Der skal blandt andet fokus på at sikre, at processer bliver automatiseret, og at borgerne får rettidigt svar i deres sager. Det skal ske ved at anvende de nye it-systemer fra det fælles udbud via KOMBIT; blandt andet Kommunale Ydelsessystem, Sygedagpengesystem og Sags- og Partsstyringssystem herunder brugerstyringssystemer. Gevinstrealisering Ved at implementere nye fagsystemer i Dragør Kommune får kommunen mulighed for at realisere en række gevinster. Dragør Kommunes lille størrelse gør, at de fuldt skalerede gevinster kan være svære at opnå, men kommunen forsøger altid at opnå de mest optimale gevinster inden for alle typer af digitaliseringsprojekter. Det sker i et samarbejde mellem Staben (It og Digitalisering) og kommunens øvrige enheder. Effektiv drift Der skal fokus på at sikre en mere effektiv drift. En af vejene til dette kan være et øget samarbejde med andre kommuner. Det kan give en bedre udnyttelse af systemer, en øget driftssikkerhed, bedre kapacitetsudnyttelse af specialiserede medarbejderressourcer og lettere adgang til specialistkompetencer i alle kommuner. Klyngesamarbejde Dragør Kommune er i gang med at etablere et samarbejde med de såkaldte Vestegnskommuner Rødovre, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Vallensbæk, Albertslund, Glostrup og Solrød. Samarbejdet er en foreningsmodel, hvor der i første fase fokuseres på monopolbruddet med KMD. Opdatering af tekst i forhold til klyngesamarbejder: Dragør Kommune indgår i Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening. På nuværende tidspunkt arbejdes der blandt andet sammen om kommunernes monopolbrud med KMD, samt et fælles udbud inden for EOJ-system (fagsystem for Sundhed og Omsorg). Frem mod 2020 vil Dragør Kommune løbende optimere udbyttet af dette samarbejde angående både monopolbrudsprojekter og andre digitale projekter. Opdatering af tekst i forhold til gevinstrealisering: Ved alle investeringer i digitaliseringsprojekter vil der som udgangspunkt altid blive udarbejdet en business case. Det vil dog blive overvejet ved de enkelte projekter. Der vil altid være et fokus på at indhente både kvalitative og potentielle økonomiske gevinster. 9
9. Afslutning konkrete handlingsplaner og projekter Denne digitaliseringsstrategi skal ikke stå alene. Strategien skal udbygges med konkrete handleplaner og projekter inden for de enkelte fagområder, og der vil løbende blive nedsat projektgrupper til implementering af de konkrete tiltag. 10