WORKCYCLUS Kortlægninger Vers 4.0 Juni 2013 Workcompany A/S Amagertorvet 33, 4.sal DK-1160 København K www.workcompany.dk Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 1.
Indholdsfortegnelse Kortlægning... 3 Opret kortlægning... 3 Aktiver kortlægning... 7 Kortlægningsoversigt Dato filtrering... 9 Kortlægning oversigt... 10 Tilføj / fjern respondenter til/på igangværende kortlægning... 10 Send påmindelser... 14 Genudsende invitationer til respondenter med ny e-mailadresse.... 15 Afslutte Kortlægning... 16 Genåben Kortlægning... 18 Kortlægning statistik... 19 Fleksible invitationer... 20 Tilføj fleksible invitationer til igangværende kortlægning... 22 E-mail besvarelse... 26 Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer... 26 Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 2.
Kortlægning Når det ønskede spørgeskema er klar og alle respondenterne er fordelt i de korrekte grupper/afdelinger, kan der udsendes et eller flere spørgeskema(er). Når der klikkes på fanebladet Kortlægninger, får man først og fremmest adgang til Mine Spørgeskemaer. Her ses hvilke(t) spørgeskema(er) den bruger / respondent man er logget ind med evt. mangler at besvare eller har besvaret. Opret kortlægning Klik på fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger 1. For at oprette en kortlægning, skal du først og fremmest markere gruppen/udvalget (i venstre organisationsstruktur). Det er afgørende hvor i organisationen du står (markeringen), da der hvor du står, er der hvor du opretter kortlægningen. 2. Vælg derfor i venstre organisationsstruktur den/det gruppe/udvalg du ønsker at oprette kortlægningen på (i dette eks. vælger vi arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppe ) BEMÆRK: Står du i et udvalg, opretter du kortlægning til alle grupper herunder. 3. Klik på knappen Ny kortlægning Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 3.
4. Et nyt vindue fremkommer og her vælges kortlægningstypen (APV eller Trivsel). Klik herefter på Næste. 5. Vælg med flueben hvilket spørgeskema der skal anvendes. Du kan evt. klikke på knappen Vis udenfor hver enkelte spørgeskema, for at se selve spørgeskemaet. Når du har valgt dit spørgeskema så klik på knappen Næste. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 4.
6. Der skal nu vælges kortlægningsmetode: individuelle, fleksible eller gruppebaseret invitationer (For mere info vedr. fleksible invitationer, find afsnit Fleksible invitationer i indholdsfortegnelsen). 7. Der skal nu angives følsomheden for kortlægningen. Navngivet: Besvarelser på udsendte spørgeskemaer er navngivet, og det er derfor muligt at se, hvordan medarbejderne har svaret og læse deres fritekst kommentarer. Der er også mulighed for at sende påmindelser. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 5.
Delvis Anonym: Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at se navne på besvarelser og fritekst kommentarer via systemet. Der er dog mulighed for at sende påmindelser. Anonym: Alle spørgeskemaer er helt anonyme, og der er ikke mulighed for at sende påmindelser eller se navne på besvarelser og fritekst kommentarer via systemet. 8. Angiv hvilke dele af organisationen som skal deltage i kortlægningen og klik på næste: 9. Udfyld herefter med navnet på kortlægningen samt evt. en beskrivelse og tryk Opret. (Spørgeskemaet ligger nu klar til at blive aktiveret og udsendt). Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 6.
Aktiver kortlægning Denne del kan virke overflødig i nogle tilfælde, men for organisationer, hvor man centralt har ejerskabet på spørgeskemaets indhold og vil styre hvornår og hvilken version der skal bruges i kortlægninger, er den nødvendig. 1. For at aktivere kortlægningen, gå ind under fanebladet Kortlægninger = > Administrer kortlægninger og vælg den/det gruppe/udvalg, hvor kortlægningen er oprettet. 2. Klik på kortlægningens navn (i dette eksempel: APV 2013 ) 3. Klik på Start kortlægning Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 7.
4. Du kan nu enten starte kortlægningen alene for den valgte gruppe eller vælge Start for alle på det valgte udvalg, dette betyder at man starter kortlægningen for alle underliggende grupper under udvalget. Klik herefter på Næste. 5. Du kommer nu frem til tekstediteringsværktøjet Klik på knappen E-mail hvis du ønsker at redigere/se invitationsteksten for e-mail invitationerne og/eller klik på knappen PDF for at redigere/se invitationsteksten for PDF invitationerne. Ved redigering af e-mail invitationsteksten og PDF invitationsteksten, gælder der for begge at tekst markeret med # ikke må slettes. (Der vil blive dannet PDF invitationer, såfremt der er respondenter i gruppen, der ikke har en e-mail adresse tilknyttet) Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 8.
6. Der skal nu angives, hvilke invitationer der skal udsendes/dannes. Markér hvilke invitationer du ønsker at udsende/danne. Klik herefter på knappen Udsend. De valgte invitationer vil nu blive udsendt/dannet. PDF invitationerne vil du kunne finde under knappen Detajler på selve kortlægningen. Kortlægningsoversigt Dato filtrering Er der mange kortlægninger i ens kortlægningsoversigt er der mulighed for at filtrere oversigten ved at bruge dato søgning. Indtast startdato og slutdato og klik herefter på knappen Vis resultater Herefter vil kun kortlægningerne der forefindes indenfor det valgte tidsinterval vises i kortlægningsoversigten. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 9.
Kortlægning oversigt Når du er inde på en kortlægning bliver du først og fremmest mødt af detajlerne for kortlægningen. 1. 2. 3. 4. 5. 1. Lagkagediagrammet Invitationer viser antal besvaret invitationer og ubesvaret invitationer 2. Diagrammet Besvarelsesudvikling viser udviklingen for modtaget besvarelser 3. Under kolonnen Detajler ses yderligere detajler for kortlægningen 4. Under kolonnen Grupper i undersøgelsen ses hvilke gruppe/-er der er tilknyttet kortlægningen (såfremt kortlægningen er startet på et udvalg og ned) 5. Under kolonnen Invitationsliste er linkene til PDF invitationerne. Tilføj / fjern respondenter til/på igangværende kortlægning Klik på fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger => Klik på gruppen/udvalg/afdeling => Klik på kortlægningens navn => Klik på knappen Invitationer Så snart du er inde under Invitationer har du mulighed for at enten tilføje/fjerne respondenter fra kortlægningen. Det kan være at du har tilføjet en ny bruger til gruppen og ønsker at han/hun også skal indgå i den igangværende kortlægning og få en invitation. Tilføj en respondent: 1. Klik på knappen Tilføj invitationer Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 10.
2. Et nyt vindue Opret invitation kommer frem. Sæt flueben ud for de respondenter der skal tilføjes kortlægningen og klik på knappen Opret. 3. Du skal nu udsende en invitation til denne nye respondent. Klik på knappen Invitationer inde på selve kortlægningen. Marker med flueben den nye respondent du ønsker at udsende til og klik herefter på Udsend invitationer. 4. Du bliver nu først mødt med tekstediteringsværktøjet for PDF invitationer og herefter tekstediteringsværktøjet for e-mail invitationer (hvilke tekstediteringsværktøjer du bliver mødt med afhænger om du har valgt respondenter med e-mail eller uden e-mail adresse). Ret evt. teksten i disse og klik på Næste. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 11.
Ved redigering af e-mail invitationsteksten og PDF invitationsteksten, gælder der for begge at tekst markeret med # ikke må slettes. 5. Til sidst vil du blive bedt om at vælge de invitationer du ønsker at udsende. Vælg disse og afslut ved at klikke på Udsend. (Du har således også mulighed for at vælge Tilføj spørgeskema til invitationer hvis dette ønskes) Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 12.
Fjern en respondent fra en kortlægning: 1. Inde på selve kortlægningen under knappen Invitationer, klikker du på det røde kryds udfor den respondent der skal fjernes. Såfremt respondenten allerede har besvaret skal hans/hendes invitation først genåbnes (dette gøres ved at klikke på den grønne pil ud for respondenten) og herefter kan respondenten fjernes. 2. Tryk på knappen Slet i popup vinduet Slet invitationer. 3. Respondenten er nu fjernet fra kortlægningen samt hans/hendes besvarelse. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 13.
Send påmindelser Klik på fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger => Klik på gruppen/udvalget/afdelingen => Klik på kortlægningens navn => Klik på knappen Invitationer På selve invitationslisten kan det ses, hvilke respondenter der har besvaret/ikke besvaret. 1. Sæt flueben uden for den/de respondent(er) som skal have tilsendt en påmindelse. 2. Klik herefter på knappen Udsend invitationer. 3. Et nyt vindue indeholdende tekstediteringsværktøjet fremkommer (enten PDF eller e-mail afhængigt om respondenten er tilknyttet en e-mail adresse eller ej). 4. Der er mulighed for at redigere teksten, dog må al tekst mellem # ikke slettes/ændres! 5. Klik på knappen Næste 6. Du føres frem til et nyt vindue og her vælger du at sætte flueben for udsendelse af e-mail påmindelse eller/og for en PDF påmindelse til udskrift. Afslut ved at klikke på knappen Udsend og der sendes nu påmindelser ud til de valgte personer med e-mail samt danner systemet en PDF påmindelse liste til udskrift (Denne liste kan findes under knappen Detajler på kortlægningen). Du har således også mulighed for at vælge Tilføj spørgeskema til invitationer hvis dette ønskes. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 14.
Genudsende invitationer til respondenter med ny e-mailadresse. Af og til hænder det i en igangværende kortlægning, at man har en respondent der har fået tilknyttet en forkert e-mail adresse eller har fået et ny e-mail adresse, da e-mail invitationerne blev udsendt. I dette tilfælde så sørg for: 1. Rette e-mail adressen på brugeren 2. Herefter gå ind på den pågældende kortlægning og klik på knappen Invitationer. 3. Sæt flueben udfor brugeren og klik herefter på knappen Udsend invitationer 4. Du vil nu blive mødt med tekstediteringsværktøjet som vil indeholde standard e-mail påmindelsesteksten. Årsagen til at det er påmindelselsteksten skyldes at Workcyclus registerer at der tidligere har været udsendt en invitation til brugeren og derfor anser det som en påmindelse. Du har dog selvfølgelig mulighed for at ændre i teksten. Klik på knappen Næste. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 15.
5. Vælg om du ønsker at udsende e-mail eller PDF påmindelser og klik herefter på Udsend. Der er nu udsendt/genereret en ny invitation til brugeren. Afslutte Kortlægning Klik på fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger I organisationsstrukturen til venstre vælges den/det gruppe / udvalg / afdeling, hvor kortlægningen skal afsluttes. Klik på kortlægningens navn, i dette eks. APV. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 16.
Du er nu inde på selve kortlægningen. Klik på knappen Afslut kortlægning for at afslutte kortlægningen. Den afsluttede kortlægning vil nu figurere med et grønt flueben. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 17.
Genåben Kortlægning Klik på fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger I organisationsstrukturen til venstre vælges den/det gruppe / udvalg / afdeling, hvor kortlægningen du ønsker at genåbne ligger. I dette eksempel vælges der arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppe. Klik herefter på kortlægningens titel, i dette eks. APV for at komme ind på kortlægningen. Klik på knappen Genåben kortlægning Genåben. Kortlægningen er nu genåbnet.. Et nyt vindue kommer frem og klik her på OBS! Genåbner du en kortlægning som er startet på et udvalg og ned på dens undergrupper, vil kortlægningen også blive genåbnet for alle grupperne under dette udvalg. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 18.
Kortlægning statistik Inde på en kortlægning har du mulighed for at se statistik for kortlægningen ved at klikke på knappen Statistik. Du ser nu en barometer oversigt over de kategorier der indgik i spørgerammen, som blev anvendt i selve kortlægningen. Klikkes der på barometerne vil du kunne se resultaterne for emner under kategorien. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 19.
Fleksible invitationer Fleksible invitationer, bruges hovedsageligt i organisationer, hvor medarbejderne ikke har e-mail adresser og hvor medarbejder udskiftningen er stor. Det vil simpelthen være for tidskrævende at vedligeholde medarbejderdata i Workcyclus. Medmindre I har dataintegration fra jeres løn - og personalesystem. 1. Der skal først og fremmest være oprettet en kortlægning, hvor Fleksible Invitationer blev valgt som kortlægningsmetode (Følg proceduren under afsnittet Administrer kortlægninger, se evt. indholdsfortegnelsen). 2. For at aktivere kortlægningen, gå ind under fanebladet Kortlægninger = > Administrer kortlægninger og vælg den gruppe/afdeling/udvalg, hvor kortlægningen er oprettet. 3. Klik på kortlægningens navn (i dette eksempel: APV 2 ) 4. Klik på knappen Start kortlægning for at aktivere kortlægningen. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 20.
5. Du skal nu angive antal respondenter. I feltet Antal fleksible invitationer indtastes det antal fleksible invitationer du ønsker oprettet i PDF-filen, og/eller i feltet E-mail invitationer indtastes der en liste over e-mail invitationer der skal udsendes. Det totale antal invitationer er summen af disse to felter. Klik herefter på næste. 6. Du kommer nu frem til tekstediteringsværktøjet Klik på knappen E-mail hvis du ønsker at redigere/se invitationsteksten for e-mail invitationerne og/eller klik på knappen PDF for at redigere/se invitationsteksten for PDF invitationerne. Ved redigering af e-mail invitationsteksten og PDF invitationsteksten, gælder der for begge at tekst markeret med # ikke må slettes. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 21.
Der skal nu angives hvilke invitationer der skal udsendes/dannes. Markér hvilke invitationer du ønsker at udsende/danne. Klik herefter på knappen Udsend. De valgte invitationer vil nu blive udsendt/dannet. Tilføj fleksible invitationer til igangværende kortlægning 1. Gå ind under fanebladet Kortlægninger => Administrer kortlægninger og vælg den pågældende gruppe/afdeling/udvalg. Klik på kortlægningens navn (i dette eks. APV 2 ) Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 22.
2. Klik på knappen Invitationer og herefter klik på Tilføj fleksible invitationer. 3. Skriv med tal det antal fleksible invitationer du ønsker og afslut ved at klikke på Opret. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 23.
4. Du skal nu markere de nye invitationer du har oprettet ved at sætte flueben ved dem. Klik herefter på knappen Udsend invitationer står en udsendelsesdato under Udstedt.. De nye invitationer er dem, hvor der ikke 5. Du bliver nu ført videre til tekstediteringsværktøjet, ret evt. tekst og klik på Næste. Bemærk! Ved redigering af invitationsteksten, gælder det at tekst markeret med # ikke må slettes. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 24.
6. Vælg de invitationer du ønsker at udsende/danne og afslut ved at klikke på Udsend. PDFinvitationer kan nu findes under knappen Detajler på selve kortlægningen. (Du har således også mulighed for at vælge Tilføj spørgeskema til invitationer hvis dette ønskes). Besvarelse af Spørgeskema E-mail Respondenter, der er registeret med en e-mail adresse (på det tidspunkt hvor invitationerne blev udsendt), vil modtage en invitation pr. e-mail med et link, som de kan anvende for at besvare spørgeskemaet. Ingen e-mail Alle respondenter uden e-mail får ved udsendelse af et spørgeskema, tildelt en invitationskode til kortlægningen. Nummeret og respondenten sammenkædes i et automatisk PDF-dokument, der beskriver fremgangsmåden for online udfyldelse af spørgeskemaet. En anden fremgangsmåde kunne være at respondenten fik sine loginoplysninger til Workcyclus og besvarede via et link på sin startside. Her kan respondenten på sin startside under SPØRGESKEMA - HVOR LANGT ER JEG? klikke på sit link til spørgeskemaet. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 25.
E-mail besvarelse Respondenten åbner sin e-mail og følger linket. Online besvarelse/besvarelse af PDF invitationer De medarbejdere der ikke normalt bruger en computer, skal stadigvæk oprettes i deres gruppe dog uden e-mail. 1. Vælg fanebladet Kortlægninger 2. Klik på gruppen i venstre organisationsstruktur 3. Klik på navnet for den ønskede kortlægning (i dette eks. APV ) Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 26.
4. Du kommer nu ind på selve kortlægningen og klikker på linket for PDF oversigten over dannet invitationer og spørgeskemaer. 5. Udskriv dokumentet og del invitationerne ud til respondenterne. 6. Medarbejderen følger anvisningen på invitationen og svarer via en computer med Internet. Workcyclus Professionel Brugerguide Kortlægninger - Version 4.0 (Juni 2013) 27.