Personalepolitisk Beretning 2012 1
Forord Indholdsfortegnelse Den nye virkelighed I 2010 udkom Fredensborg Kommunes første personalepolitiske beretning. Siden 2010 har vi fortsat udviklingen på det personalepolitiske område, og vi er derfor glade for at kunne præsentere den personalepolitiske beretning 2012. I denne beretning kan du læse om flere forskellige tiltag, der er igangsat bl.a. en helt særlig uddannelse for tillidsrepræsentanterne, den ambitiøse ledelsesudviklingsstrategi og de mange medarbejdertilbud lige fra personalegoder til sundhedsforsikring. Du kan også få et overblik over nogle af vores personalepolitiske nøgletal, såsom sygefravær, personaleomsætning og alderssammensætning. I Fredensborg Kommune går en produktiv og effektiv organisation hånd i hånd med en god og attraktiv arbejdsplads, hvor medarbejderne trives, og der er et godt arbejdsmiljø. Konkret betyder det, at vi investerer i at udvikle kommunen som arbejdsplads. Vi mener grundlæggende, at god ledelse er byggestenen for, at vores medarbejdere kan yde deres bedste, samtidig med, at de trives og føler sig værdsat. Det er vores grundlæggende holdning, at de udfordringer, vi står over for, skal mødes med ambitiøse og fornyende personalepolitiske projekter. Vi er på forkant og tager hånd om udfordringerne så vi fortsat kan yde borgerne service af høj kvalitet. FORORD 2 DEN VIGTIGSTE RESSOURCE ER MEDARBEJDERNE 3 GODE LØSNINGER SKABES I FÆLLESSKAB 5 PERSONALEGODER OG LØN 6 EN ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS 8 EN ORGANISATION AF TIDEN 9 FASTHOLDELSE 10 LIVSLANG LÆRING 11 ARBEJDSGLÆDE OG TRIVSEL 12 SUNDHED OG FOREBYGGELSE 13 FRA FRAVÆR TIL NÆRVÆR 14 LEDELSE I SUPERLIGAEN 15 Vi ønsker dig god læselyst! Thomas Lykke Pedersen Borgmester Kim Herlev Jørgensen Kommunaldirektør Godkendt i direktionen den 28. januar 2013 Forsidebilledet er fra Medarbejdertræffet Come Together på Fredtoften. 2
Den vigtigste ressource er medarbejderne Den samlede medarbejderstyrke i Fredensborg Kommune lever op til vores værdier om forskellighed og fællesskab. For nok arbejder vi alle i Fredensborg Kommune, men vi har mange forskellige funktioner og varierende arbejdsopgaver. I alt er vi 2885 1 månedslønnede. Heraf er 11 procent under 30 år, 21 procent er mellem 30 og 40 år og 28 % er mellem 40 og 50 år og 29 % er mellem 50 og 60 år.. Gennemsnitalderen er 45 år. Mange medarbejdere bor lokalt Landkortet viser, hvor de ansatte i kommunen bor. Det ses, at størstedelen af de ansatte i Fredensborg Kommune også er borgere i kommunen, mens 35 % bor i vores omegnskommuner. 15 % fordeler sig mellem øvrige kommuner. Endelig beskæftiger kommunen også en del svenskere fortrinsvis ansat på ældreområdet. Ser vi specifikt på kønsfordelingen for alle ansatte, ses en udvikling, hvor fordelingen af kvinder og mænd har rykket sig en smule. I februar 2011 var 22,7 % af de ansatte således mænd, i februar 2012 var andelen steget til 23,2 % og i februar 2013 var andelen af mandlige ansatte yderligere steget til 24,0 %. I februar 2013 var andelen af mandlige ansatte på landsplan 22,9 %. Dermed har Fredensborg Kommune en lidt højere andel mandlige ansatte end gennemsnittet for samtlige kommuner. Fordelingen af mænd og kvinder på ledelsesniveau viser sammen tendens for Fredensborg Kommune som de øvrige kommuner. Ca. 60 % af lederne er kvinder, det samme gør sig gældende på chefniveau. På direktionsniveau er fordelingen ligelig, 2 kvinder og 2 mænd. Mange medarbejdere tæt på pensionsalderen Aldersfordelingen blandt ansatte i hele kommunen fortæller os blandt andet, at flere af medarbejderne nærmer sig tilbagetrækningsalderen. 26 procent af alle medarbejderne er over 55 år og 42 % af alle lederne er over 55 år. Det er en stor andel af medarbejderstyrken. Halsnæs 1,5 % Gribskov 4,6 % Hillerød 6 % Allerød 1,1 % Helsingør 16,8 % Fredensborg 48% Hørsholm 4,7 % Sverige 1,9 % Vores nøgletal fortæller, at billedet er det samme, hvis vi kigger nærmere på de store personalegrupper af pædagoger, lærere, sygeplejersker og SOSU-personale. Hvis det nuværende tilbagetrækningsmønster fortsætter, trækker mange fra disse grupper sig tilbage indenfor de næste fem til syv år. Vi har allerede nu haft fokus på det generationsskifte, der indenfor de kommende år vil finde sted, og vi vil fortsætte med at arbejde med fastholdelse og rekruttering af medarbejdere. Øvrige 15 % På Toppen Hele arbejdslivet En mangfoldig arbejdsstyrke Vi har medarbejdere ansat med anden etnisk baggrund og vi har mange forskellige faggrupper lige fra bibliotekar til psykolog til mekaniker. Samtidig spænder vores medarbejdere også over hele aldersspektret fra de unge mennesker, der er ansat som elev eller i deres første job til vores mange erfarne medarbejdere, hvoraf mange har haft en lang karriere i kommunen. Fredensborg Kommunes mangfoldighed og ligestillingspolitik afspejles også i vores personalepolitiske værdier. Vi skelner således ikke mellem køn, race, alder, religion, politisk anskuelse, national eller etnisk oprindelse, tro eller seksuel orientering. Et af de initiativer vi har igangsat for at motivere medarbejderne til at holde sig på toppen også i den sidste del af arbejdslivet er en række tema-arrangementer og uddannelsestilbud. Disse aktiviteter er blevet tilbudt den eksklusive klub af medarbejdere, der er fyldt 50 år. Her har formålet været at skabe aktiviteter, der giver en bevidsthed om, hvordan disse medarbejdere kan holde sig aktive længere. Aktiviteterne gik i gang i januar 2012 og løb frem til slutningen af året. Aktiviteterne har bl.a. været: motionshold, diætistforløb, madlavningshold, kompetenceudvikling og gå-hjem-møde om pensionsforhold. Kommende temaer i kommunen Arbejdskraftudfordringen - vi sætter fokus på tal og fakta ved en temadrøftelse i Hovedudvalget Kommunens identitet som arbejdsplads vi vil fortælle historierne indefra og ud, med medarbejderne som ambassadører 1 Antal månedslønnede medarbejdere i hoveder, ekskl. fleksjob, ekskl. ekstraordinært ansatte. og ekskl. selvejende institutioner. August 2012. 3
4
Gode løsninger skabes i fællesskab Der skal to til tango er overskriften på personalepolitikkens kapitel om samarbejde og medarbejderindflydelse. Vi satte os ambitionen om at få et godt samarbejde i hele organisationen ved at inddrage medarbejderne. I den sidste periode har vi nået følgende resultater, når det gælder medindflydelse og samarbejde: MED- og Arbejdsmiljøuddannelse: Vi gennemfører begge uddannelser fire gange årligt. Arbejdsmiljørepræsentanterne deltager fra alle institutioner i kommunen. MED-uddannelsen derimod gennemføres i de respektive MED-udvalg, idet erfaringen har vist, at det optimerer arbejdet mellem ledelse og medarbejderne, når uddannelsen foregår i et samlet udvalg. MED-uddannelse for de nye områdeinstitutioner: Der har i 2011 og 2012 været gennemført seks MEDuddannelsesforløb, som følge af indførelsen af områdeledelse på daginstitutionsområdet. Uddannelsen har medvirket til at det nye lokaludvalg for områdeinstitutionerne kommet godt i gang. Områdeudvalg og Hovedudvalg har i 2012 bl.a. gennemført temadrøftelser om kodekset God adfærd i det offentlige. Kodekset er grundlæggende for Fredensborg Kommunes ansatte og en del af vores personalepolitik. Udvalgene har haft nogle gode og værdimæssige drøftelser om at være ansat i en offentlig virksomhed. Bolden er givet videre til lokaludvalgene, så kodekset også bliver drøftet lokalt på arbejdspladserne. Lokaludvalg og personalemøder med MED-status havde i 2011 en aktiv rolle både før, under og efter trivselsundersøgelsen blev gennemført. Både ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter gjorde en stor indsats for at kommunikere til medarbejderne, planlægge en god proces og ikke mindst følge op og handle på resultatet. Fakta om TR-universitetet Uddannelsens forløb består af 5 moduler på i alt 9 dage. Deltagerne vil opnå viden om kommunen som organisation, generelle samfundsmæssige udfordringer, økonomistyring, MED-organisationen og tillidsrepræsentantens rolle i forandringerne. Tillidsrepræsentanterne skal igennem uddannelsen mødes i netværksgrupper med de andre tillidsrepræsentanter på tværs af faggrupper og arbejdspladser. Tillidsrepræsentanternes ledere er også en vigtig del i uddannelsen og deltager også på nogle af modulerne. En medarbejder fortæller om TR-universitet Lars Pryn, Tillidsrepræsentant for musikpædagogerne, fortæller: Det væsentligste for mig var selve den omstændighed, at vi var sammen og kom tættere på hinanden - ledere og medarbejderrepræsentanter og medarbejderrepræsentanterne indbyrdes. Efter min opfattelse er det de personlige relationer, der er afgørende for et frugtbart samarbejde. Jo længere afstand der er mellem ledere og medarbejdere, jo sværere bliver det at afkode hinandens intentioner, og så opstår der let unødvendige konflikter. TR-universitetet er et ambitiøst uddannelsesforløb for alle kommunens tillidsrepræsentanter. TR-universitetet vil give kommunens tillidsrepræsentanter et solidt fundament af viden og kompetencer inden for en række centrale organisatoriske og ledelsesmæssige temaer. Vi ønsker at understøtte tillidsrepræsentanterne til at indgå i et tæt samarbejde med ledere og chefer og agere sparringspartnere i den strategiske udvikling af arbejdspladsen og i MED-organisationen. 5
Personalegoder og løn Vi ønsker at være konkurrencedygtige med private virksomheder bl.a. når det gælder muligheden for personalegoder. Attraktive goder: Succesen med attraktive personalegoder fortsætter - i 2011 og 2012 blev medarbejderne fortsat tilbudt personalegoder der trækkes over brutto- og nettolønnen. Dette på trods af nye skatteregler. Fredensborg Kommune holder fast i at personalegoder er en del af vores dna som attraktiv arbejdsplads. Medarbejderne har også mulighed for kontante rabatter på typisk 10-15 % i udvalgte forretninger, bl.a. gennem medlemskabet af Personalezonen og Forbrugsforeningen. Medarbejdertræffet - Come Together var en af de helt store begivenheder i 2011. Alle kommunens medarbejdere var inviteret. Vi var samlet på Amfiteatret på Fredstoften, hvor dagen bød på gospel, motion, fælles spisning og koncert. Løn: Nedenstående tabel viser den gennemsnitlige løn for udvalgte personalegrupper i kommunen sammenlignet med vores nabokommuner. Vi kan konstatere, at vores lønniveauer er på højde med de kommuner, som vi oftest sammenligner os med. Populære fritidstilbud: I samarbejde med Hørsholm Kommune, udlejes en række feriehuse typisk 20-30 uger om året. Alle ansatte er automatisk medlem af Medarbejderklubben, som tilbyder spændende udflugter. Kunstforening: Kommunen har desuden en kunstforening, der årligt indkøber kunstværker og afholder arrangementer. Medarbejderklubben: I løbet af året afholdes der løbende udflugter og arrangementer. De mest velbesøgte var weekendturen til orkideriget på Öland og middag i total mørke på restaurant Dark Waiter, hvor medarbejdere og deres familier deltog. Lønniveau inkl. pension- Fredensborg 2012 Fredensborg Allerød Helsingør Hillerød Hørsholm Overenskomstområde Fuldtid Løn i alt Fuldtid Løn i alt Fuldtid Løn i alt Fuldtid Løn i alt Fuldtid Løn i alt I alt 1.552,8 35.508 981,3 36.655 2.731,5 35.227 2.118,2 36.094 926,5 35.181 Akademikere, KL 135,5 45.166 61,7 45.206 199,9 46.010 135,2 44.856 75,8 44.711 Kontor- og It-personale, KL 252,6 35.534 92,7 35.615 422,9 36.028 284,7 36.513 139,7 36.590 Lærere m.fl. i folkesk. og spec.underv. 428,1 38.904 380,2 40.089 624,3 39.252 707,9 39.719 226,6 38.744 Pæd. pers., daginst./klub/skolefr. 332,7 32.427 253,0 33.515 631,9 33.618 439,3 33.042 158,8 33.235 Social- og sundhedspersonale, Kl 403,9 31.191 193,7 31.790 852,4 30.546 551,1 31.505 325,7 30.830 6
Fra medarbejdertræffet Come Together, 2011 7
En attraktiv arbejdsplads Vi har igennem de sidste år oplevet stor ansøgning til vores stillinger, og der har været mange kvalificerede kandidater til størstedelen af stillingerne. Til trods for det nuværende store arbejdsudbud, er det dog vigtigt at holde de kommende års udvikling på arbejdsmarkedet for øje. De store årgange går på pension, så vi skal forberede os på de kommende års mangel på arbejdskraft. Et sigtepunkt, der bliver mere og mere relevant i fremtiden, hvor hver 4. medarbejder (og hver 3. af lederne) forlader os indenfor de kommende år. Tilgangen af nye medarbejdere er desuden udfordret af mange års faldende optag på velfærdsuddannelserne. Den stigende ledighed til trods, er der derfor færre, der på lang sigt, har de rette kvalifikationer til et job i kommunen. Det er derfor utrolig vigtigt at have fokus på det gode ansigt udadtil. Det gør vi blandt andet ved at være til stede ved diverse uddannelsesmesser Deltagelse på messe: Vi er hele tiden opmærksomme på, hvordan vi på bedst mulig vis kan fortælle de gode historier om vores gode arbejdsplads. I 2012 deltog vi i messen Uddannelse uden grænser i Bella centeret for at brande os som arbejdsplads og tiltrække mulige kandidater, specielt til vores elevpladser. Et stort ambassadørkorps: Det er vigtigt at holde sig for øje, at flere og flere jobs formidles på grund af positiv omtale. Figuren til højre er et tegn på, at vi har mange ambassadører ansat i kommunen, som gerne vil fortælle de gode historier om Fredensborg Kommune som en god arbejdsplads. Figuren nedenunder er fra kommunens trivselsundersøgelse i 2011, hvor lidt over 60 % af medarbejderne svarer, at deres arbejdsplads i høj eller meget høj grad er attraktiv sammenlignet med andre arbejdspladser. Velkommen til de nye ansigter Ved ansættelse af nye medarbejdere vægtes det højt, at de gives en god introduktion, så de kommer godt fra start i det nye arbejde. Dette sker bl.a. med grundig introduktion til egen arbejdsplads og kommunen som helhed. Medarbejder-introduktionsdag: Her inviteres nyansatte til introduktionsdag afholdt på rådhuset. Her fortælles om organisationen, styring, økonomi, arbejdsmiljø, personaleforhold mv. I 2010 deltog 88 nye medarbejdere og i 2011 deltog 98 i den generelle introduktion til kommunen. En leder fortæller Berit Vikman, leder på Plejecenter Egelunden, fortæller: Vi kan nikke genkendende til udviklingen. Det er dog gået fint med at rekruttere nye medarbejdere indtil videre. Det skyldes vel arbejdsmarkedssituationen. Vi har slået stillingerne op på normal vis, og har fået de ansøgninger vi skulle bruge. Men vi er mange medarbejdere som er 50+ og 60+, så på længere sigt bliver det vigtigt at få yngre medarbejdere ind. Det har vi fokus på, når vi rekrutterer. Vidste du at der i gennemsnit er 304 klik på de jobannoncer vi har haft opslået i 2012. 50% 40% 30% 20% 10% 0% Hvor attraktiv mener du, din arbejdsplads er sammenlignet med andre arbejdspladser, du kender til? I meget høj grad I høj grad I nogen grad I mindre grad I meget lille grad Slet ikke Kommende temaer Et elektronisk rekrutteringssystem skal fremadrettet sørge for at vi kan håndtere vores rekrutteringer mere effektivt og professionelt. 8
En organisation af tiden Årene 2011-2012 var også en periode hvor kommunens overordnede strukturering tog en ny form. Det er specielt organiseringen på rådhuset og skole- og dagtilbudsområdet, hvor nye strukturer har skabt fremtidssikrede og bæredygtige enheder med fokus på at kunne levere en høj kvalitet til borgerne. Der er i perioden etableret centerstruktur i administrationen, der har betydet etablering af 12 centre, ny skolestruktur, hvor vi er gået fra ti til seks skoler samt etablering af områdeledelse på hele dagtilbudsområdet. Også Bibliotekerne og Musikskolen har fusioneret. Ny organisering giver også anledning til at roller og forventninger mellem de forskellige ledelsesniveauer skal udvikles og nytænkes. I forbindelse med de nye organiseringer har der været igangsat udviklingsforløb om ledelsesrum. Blandt an-det har centerchefer og souschefer diskuteret ledesesrum i et coachingforløb. Også skoleledere og om-rådeledere har været igennem et udviklingsforløb om ledelsesrum. En nytænkende og innovativ organisation Foruden de organisatoriske ændringer er der også tænkt mange nye tanker omkring måden vi arbejder på. Vi blev i 2012 Frikommune, hvilket har været med til udfordre, den måde vi tænker kommunal opgaveløsning på. Flere projekter og begivenheder har gennem den sidste tid været med til at sætte nytænkning og innovation på dagsordenen: Væksthusseminar: Innovation og nytænkning var overskriften på ledercirklens seminar i marts 2012, hvor kommunens ledere fik inspiration og rum til at diskutere, hvordan man griber nytænkningen an, og gør innovationen konkret. Workshops og brugerinddragelse: I forlængelse af Frikommune-projektet har flere centre sat gang i processer, hvor medarbejderne er blevet inddraget i nytænkningen af velfærdsydelserne. Fx afholdt center for Ældre og Handikap en workshop for decentrale ledere og kernemedarbejdere, hvor man tog fat på nytænkningen af handikapservice. Brugerdreven innovation på demensområdet: Demensområdet har i samarbejde med innovationspartneren Mindlab gennemført et innovationsforløb om at udvikle nye velfærdsydelser til demente borgere. Her kom flere gode ideer frem som fx demenscafe og netværksgrupper. Oversvømmelse førte til visionen om en ny bydel: Da Kokkedal oplevede voldsomme oversvømmelser greb ledere og medarbejdere udfordringen. Det har resulteret i Danmarks mest ambitiøse klimaprojekt, der samtidig vil skabe et helt nyt rekreativt leve-/bomiljø for bydelens borgere. En leder fortæller Lise Kann, Bibliotekschef, fortæller: Vi er jo blevet lagt sammen med musikskolen og har derfor været igang med etableringen af et nyt lokaludvalg. I den forbindelse har vi også valgt at oprette kontaktudvalg på henholdsvis biblioteket og på musikskolen. Det har medarbejderne været rigtig glade for, da de herigennem har fået mere rum til at give deres mening til kende. Alle enhederne bliver jo større og derved skal lokaludvalgene være talerør for mange flere. Her har vi haft rigtig gode erfaringer med at etablere kontaktudvalg. Flere synes de har fået et betydeligt højere informationsniveau Kommende temaer Fredensborg Kommune vil arbejde med kommunens identitet som virksomhed og arbejdsplads. Identiteten skabes i vores historier indefra. Hvad er vi kendt for? Hvordan vil vi gerne skille os ud? 9
Fastholdelse Det sociale ansvar er noget vi, som kommune tager seriøst. Samtidig er vores holdning, at fastholdelsen af gode medarbejdere skal tage udgangspunkt i medarbejderens livssituation. Et moderne arbejdsliv følger ikke altid et bestemt mønster, og behov kan opstå på forskellige tidspunkter i livet. F.eks. er behovene forskellige alt efter om man er ung, medarbejder med børn eller medarbejder på toppen i karrieren. Som kommunens største arbejdsgiver, har vi et socialt ansvar. Derfor gør vi en indsats overfor personer, der har vanskeligt ved at finde eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Vi har haft fokus på fastholdelse gennem følgende initiativer: Skåne- og fleksjob: Store, danske virksomheder har gennemsnitligt under 0,5 procent medarbejdere ansat på særlige vilkår (skåne- eller fleksjob). I Fredensborg Kommune havde vi i 78 ansatte i skåne- og fleksjob. Omregnet til % svarer det til 2,7 % af alle ansatte,. En indsats for ledige: Ligeledes gør vi vores til at hjælpe folk med at finde deres fodfæste på arbejdsmarkedet. I 2011 var 179 ansat i løntilskud (6,1 % af alle ansatte). Fastholdelse for øje: Når Personale og HR deltager i samtaler med sygemeldte, der ikke længere kan varetage arbejdet på normale vilkår, er sigtet oftest at afsøge muligheder for f.eks. ansættelse på særlige vilkår, med henblik på fastholdelse. Uddannelsesstillinger En af måderne, hvorpå vi kan ruste os til et kommende generationsskifte, er at vi er en uddannelseskommune, hvor vi tager ansvar for at uddanne fremtidens kommunale medarbejdere. Der er oprettet flere kontorelevpladser, så der nu er 12 kontorelever ad gangen på rådhuset. Eleverne får hos os mulighed for at afprøve deres skole-viden i praksis. Vi har også PAU-elever ansat (Pædagogisk Assistent Uddannelse), der er tilknyttet kommunens forskellige institutioner. Der starter 12 nye PAU-elever om året. Derudover har vi også SSH- og SSA-elever ansat (socialog sundhedshjælpere/assistenter). Der starter ca. 44 SSH-elever op hvert år og ca. 20-25 nye SSA-elever hvert år. Personaleomsætning Personaleomsætningen for hele kommunen var i 2012 10,6 %. I 2011 var den til sammenligning 15,7. Til sammenligning med vores personaleomsætning for 2012 er den gennemsnitlige personaleomsætning for hele Region Hovedstaden 12,8 %. Altså har vi en lidt lavere personaleomsætning end gennemsnittet for kommunerne i Region Hovedstaden. Nedenstående tabel viser personaleomsætningen fordelt på udvalgte personalegrupper. I perioden fra 2011 til 2012 kan vi konstatere en faldende personaleomsætning for flere af grupperne. For det pædagogiske personale samt kontor- og it-personale er der sket et markant fald i personaleomsætningen. Mens det for social. og sundhedspersonalet samt socialrådgivere/-formidlere er forholdsvis stabilt. Personaleomsætningen skal ikke være for høj, men det er heller ikke nødvendigvis godt, hvis den er for lav. Derfor bruger vi nøgletallet, som et analyseredskab, der giver os mulighed for at tale om, hvilket niveau vi synes er passende og om der er udfordringer vi er nødt til at håndtere. Kommende temaer I forbindelse med frivillig fratræden ønsker vi at blive klogere på, hvorfor medarbejderen fratræder sin stilling. Personale og HR vil udvikle et koncept herfor. Personaleomsætning for udvalgte personalegrupper 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% 2011 2012 Akademikere Kontor- og Itpersonale Lærere m.fl. i folkesk. og spec.underv. Pæd. pers., daginst./klub/skolefr. Social- og sundhedspersonale Socialrådg./socialfor midlere 10
Livslang læring I Fredensborg Kommune har vi fokus på læring. Livslang læring kalder vi det, og fokus er her, at vores medarbejdere skal uddanne og udvikle sig gennem hele livet. Vi lægger vægt på, at der er mange kilder til læring, og at der skal være en sammenhæng mellem medarbejdernes opgaver, egne karriereønsker og så kompetenceudviklingen. Når det gælder livslang læring og kompetenceudvikling er det værd at fremhæve følgende fra de sidste to et halvt år: Nordsjællandsk samarbejde: Vores samarbejde med de Nordsjællandske kommuner omkring kompetenceudvikling er blevet udvidet og inkluderer nu også Lyngby- Taarbæk, Gentofte og Gladsaxe kommune. Gennem samarbejdet opnår vi flere fordele bl.a. i form af færre aflysninger, fælles udvikling af kurser, spændende fyraftensmøder mv. Projektledelse: Projektarbejdsformen er i fremdrift og derfor fortsætter vi med at uddanne dygtige projektledere. Uddannelsen udbydes i samarbejde med Hillerød, Hørsholm, Allerød og Egedal kommuner. Uddannelsen er på diplom-niveau. Hertil gennemfører ca. 50 ledere et skræddersyet uddannelsesforløb, der ruster dem i anvendelse af forskellige værktøjer og metoder. Nyt undervisningslokale: I 2011 fik vi nyt undervisningslokale med tilhørende grupperum, der kan rumme 30 kursusdeltagere. Undervisningslokalet er fleksibelt indrettet, så det kan benyttes til forskellige typer af undervisning. Møblerne er mobile og kan flyttes, der er bærbare PC'er og trådløst netværk. God uddannelsesøkonomi: Vi sigter efter, at vi får den bedst mulige udnyttelse af eksisterende midler til kompetenceudvikling. Derfor satses der bl.a. på brug af anerkendte uddannelser med SVU tilskud og refusionsmulighed. På Toppen Hele arbejdslivet: Som en del af På Toppen for 50+ medarbejdere er 14 medarbejdere blevet uddannet som vidensmentorer, så de kan give deres viden videre. En leder fortæller Kristina Avenstrup, områdeleder, børnhusene Kokkedal, fortæller: Ift. at fastholde vores medarbejdere, så arbejder vi selvfølgelig for at sikre et godt arbejdsmiljø, men derudover er det især et højt fagligt niveau, som vi satser på, skal gøre det attraktivt for medarbejderne at være hos os. Vi tilstræber at have en høj andel af uddannede pædagoger, og mange af vores medarbejdere tager også diplomuddannelse ved siden af. Senest har mange af vores medarbejdere taget modulet omkring Social Inklusion. Derudover holder vi faglige tema-aftener, hvor der kommer oplægsholdere udefra, og hvor der er rum for vidensdeling.et højt fagligt niveau er virkelig noget, vi satser på Vidste du at 550 medarbejdere i 2011 fik testet deres ITkompetencer, da DO-IT-bussen kom forbi de fire bysamfund. Vidste du at..vi har mange kvalificerede interne undervisere - på årsbasis afvikles der over 300 undervisningstimer alene på Fredensborg Rådhus. Personlige udviklingssamtaler (PUS): I 2011 blev vores PUS-koncept videreudviklet, så der ligger et samlet koncept for afholdelse af PUS-samtalen. Der blev afholdt workshops for samtlige ledere, for at klæde dem bedre på. Kommende temaer Personale og HR vil intensivere det tværgående samarbejde i kommunen såvel som tværkommunalt, for at sikre at vi til enhver tid får den bedst mulige kompetenceudvikling til den bedst mulige pris. 11
Arbejdsglæde og trivsel Trivsel og arbejdsglæde er stadig højt på dagsordenen i Fredensborg Kommune, og nu går vi efter at blive Danmarks bedste arbejdsplads! Forskellige tiltag har gennem de sidste to år været med til at skubbe arbejdsmiljøet i den rigtige retning. Når det gælder trivsel, arbejdsmiljø og sikkerhed har vi nået følgende resultater: Tilfredse medarbejdere: Generelt er medarbejderne i Fredensborg Kommune glade for deres arbejdsplads. I 2011 svarede 78 % på trivselsundersøgelsen. Det samlede resultat viser, at 96 % tilkendegiver, at de er tilfredse med at være ansat i kommunen, og 92 % mener, at Fredensborg Kommune er en attraktiv arbejdsplads sammenlignet med andre arbejdspladser, de kender til. Derudover fremhæves specielt også samarbejdet med de andre kollegaer som rigtig godt (se figur). 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Har dine kollegaer og du et godt samarbejde? I meget høj grad I høj grad I nogen grad I mindre grad I meget lille grad Slet ikke Færre arbejdsskader: Vi har fokus på forebyggelse af arbejdsskader. Det samlede antal registrerede arbejdsskader faldt fra 206 i 2010 til 188 i 2011. Tallet for første halvdel af 2012 ligger på 103. Specielt er vold og trusler hyppigste årsag til psykisk påvirkninger, der bliver anmeldt som arbejdsskader. Dette har i 2012 haft det største fokus. De hyppigste skader for 2010 og 2011 ses i søjlediagrammet nedenunder. Kommende temaer Fremadrettet er der flere tiltag på beding ift. at opretholde og videreudvikle det gode arbejde med arbejdsmiljø og trivsel: Fredensborg Kommune deltager i konkurrencen om at blive Danmarks Bedste Arbejdsplads i 2012. En trivselsundersøgelse der foretages af firmaet Great Place to Work, som tager udgangspunkt i måling af kommunens Sociale Kapital. Der oprettes netværk for kommunens arbejdsmiljørepræsentanter, hvor der bliver mulighed for at udveksle erfaringer og hente inspiration til det lokale arbejde med arbejdsmiljø. Der vil fremover fortsat være fokus på at forebygge vold og trusler. Forskellige tiltag er allerede taget og flere er i støbeskeen. Arbejdsmiljø besøg: Vi har godt styr på det systematiske arbejdsmiljøarbejde ude lokalt. Det skal vi holde fast i, samtidig med at vi prioriterer arbejdsmiljøarbejdet endnu højere og løfter niveauet. I første halvår 2012 besøgte den nye arbejdsmiljøkonsulent 12 arbejdspladser i kommunen. Input herfra bruges til nye spændende tiltag, som skal højne engagement og fokus på arbejdsmiljø i hele kommunen. Grønne smileys: Vi har også haft besøg af arbejdstilsynet på 10 af kommunens arbejdspladser her modtog 7 af arbejdspladserne en grøn smiley som bevis på at der er orden på arbejdsmiljøet. 3 af arbejdspladserne fik frist til at bringe mindre arbejdsforhold i orden, som f.eks. at gennemføre en APV: 70 60 50 40 30 20 10 0 Psykisk påvirkning Flere dele af legemet Fingre Ryg og rygrad Underarme/håndled Knæled og underben Hoved og ansigt undt. øjene Ankler og fødder Kæbe og tænder Øjne 2010 2011 12
Sundhed og forebyggelse Derfor vægter vi forebyggelse højt bl.a. gennem forskellige sundhedsaktiviteter, og derfor har vi også en arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring, der kan understøtte hurtigere tilbagevenden til arbejdet. Alt sammen initiativer der skal være med til at sikre sunde og glade medarbejdere. Når det gælder sundhed og forebyggelse har vi nået følgende resultater: Sundhedsforsikringen bruges: Fra starten i august 2009 og indtil nu har Codan fået i gennemsnit 807 henvendelser om året fra medarbejdere om brug af forsikringen. Af diagrammet nedenunder ses de typiske diagnoser, der søges om støtte til. Bevæg dig mere i arbejdstiden : Der blev i 2012 blevet lavet en lille pjece med gode forslag til at få mere motion og bevægelse ind i din arbejdsdag. Røgfri arbejdsplads: Hovedudvalget besluttede i 2011 at gøre Fredensborg Kommune til en røgfri arbejdsplads. Fra Januar 2012 blev Rådhuset en røgfri arbejdsplads og resten af organisationen fulgte efter fra 1. juli 2012. I den forbindelse blev der tilbudt rygestop kurser og kostvejledningskurser for at hjælpe medarbejderne på vej. Tilfredshed med sundhedsforsikringen: Der blev i 2010 foretaget en uvildig tilfredshedsundersøgelse af sundhedsforsikringen, der viser at 95 % er generelt tilfreds med sundhedsforsikringen. 37 % af medarbejderne har gjort brug af forsikringen og 79 % oplever det som en fordel, at deres ansættelse medfører en sundhedsforsikring. Sundhedsaktiviteter: I perioden har der været afholdt flere sundhedsfremmende aktiviteter, bl.a. fyraftensmøder, løbehold, spinning og sundhedstjek. Særlig populære aktiviteter har været Vi cykler til arbejde og DHL stafet. Over 200 medarbejdere deltog i DHL i 2011. 450 400 Sundhedsforsikring - fordelingen af henvendelser Vidste du at at vi går og løber en masse. 250 medarbejdere gik fra Kokkedal til vores venskabsby Sudbury, England, i den virtuelle skridttællerkonkurrence. 350 Antal henvendelser 300 250 200 150 100 Årstal 2010-11 Årstal 2011-12 50 0 Sygdomme i knogler og Mentale lidelser Helbr edspåvir kning og Ingen diagnose - åben Følger af ulykker Symptomer og mangelf uld bindevæv f ejlbehandling skade def inerede sygdomme Sygdomsbetegnelse 13
Fra fravær til nærvær Fredensborg Kommunes politik Fra fravær til nærvær har på mange måder været en succes. Ledere og medarbejdere har oplevet, at en konkret vejledning har givet et godt værktøj til at understøtte den dialog, der skal være mellem leder og medarbejder i forbindelse med fravær. Når vi kigger på fakta viser statistikken også, at en aktiv indsats har skabt en forskel. Det samlede sygefravær fra 1.-3. kvartal er således faldet. I 2010 var det samlede fravær for hele kommunen 4,63 %, i 2011 4,49 % og i 2012 4,24 %. Fraværet opdelt på perioder viser en tendens til, at korttidssygefraværet (1-5 dage) som i både 2010 og 2011 næsten udgjorde halvdelen af det samlede sygefravær, ikke er lige så markant i 2012. Fordelingen i 2012 viser således et mindre skifte, hvor både langtidssygefravær (over 60 dage) og korttidssygefraværet (1-5 dage) udgør ca. 1/3. Statistikken er rigtig vigtig i opfølgningsarbejdet fordi den fortæller noget om, hvor og hvordan vi skal vælge at sætte ind. De langtidsfriske: På Øresundshjemmet har en gruppeleder i forbindelse med sin lederuddannelse arbejdet med et projekt, hvor hun har sat fokus på de langtidsfriske medarbejdere. Det har givet et nyt perspektiv, som handler om at lære mere om de medarbejdere, som ikke er syge de såkaldte langtidsfriske. Projektet er et godt eksempel på, at der kan være meget at lære fra de gode historier. Sygefraværet hænger uløseligt også sammen med trivslen på arbejdspladsen. Selv om en medarbejders sygefravær behandles individuelt har det også en stor konsekvens for de øvrige medarbejdere, fordi arbejdsplanlægning, og dagligdagen bliver påvirket. Det har også en negativ indvirkning, hvis der er en dårlig sygefraværskultur på arbejdspladsen. Lederne har derfor meget stort fokus på at have dialog om sygefravær både for den enkelte, men også som en del af arbejdspladsens kultur. Kommende temaer Personale og HR vil fortsætte arbejdet med at understøtte organisationen i forbindelse med sygefravær både med rådgivning i de individuelle sager såvel som den kulturelle del, dette vil bl.a. blive understøttet af en udvikling i ledelsesinformationen. Gravid på arbejde er et nyt personalepolitisk tiltag som Fredensborg Kommune har valgt at tilbyde alle gravide medarbejdere. Projektet er et samarbejde med det eksterne firma Kvindeliv. Den gravide medarbejder tilknyttes en jordemoder, som hjælper den gravide til den bedst mulige graviditet. Tiltaget har til formål at skabe en god graviditet for vores gravide medarbejdere. Samtidig er tiltaget også til gavn for hele arbejdspladsen, idet sygefravær pga graviditetsgener mindskes. Tiltaget et et supplement til de tilbud, som den gravide modtager gennem det offentlige sundhedssystem. Udvikling i sygefraværet 4,7 4,6 4,5 4,4 4,3 4,2 4,1 4 2010 2011 2012 Procent 14
Ledelse i Superligaen Ledelse står højt på dagsordenen i Fredensborg Kommune. Kravene til lederen øges, og der er skærpede behov for prioritering samtidig med at forventninger til den offentlige service fortsat er høje der er brug for smidighed og omstillingsparathed. Gennem årene er der bygget et godt og solidt fundament for ledelsesudviklingen, hvilket der gennem de to forløbne år er bygget videre på. Introduktion af nye ledere: Nyt koncept for introduktion af nye ledere. Konceptet har fokus på en individuel og dialogbaseret introduktion. Det er ikke nok at læse sig til kommunens politikker, strategier, der er brug for at den nye leder hjælpes godt på vej i sit nye job. Lederevaluering: Lederevalueringen i 2011 viser, at medarbejderne i kommunen er tilfredse med deres ledere. F.eks. tilkendegiver 98 % af medarbejderne, at deres leder udviser tillid til medarbejderne. Afklaring af ledelsesrum: Vi lever i en dynamisk organisation med høj kompleksitet og modsatrettede forventninger, og den nye centerstruktur 1. januar 2011 blev afsæt for ny afklaring af roller og forventninger mellem de forskellige ledelsesniveauer. F.eks. har 24 centerchefer og souschefer deltaget i teamcoaching-forløbet den dynamiske duo. Væksthusseminarer: 2 gange om året har kommunens ledelse ca. 65 ledere deltaget i et seminar, hvor strategiske temaer udfoldes via eksterne og interne oplægsholdere og danner grundlag for ledelsessparring og inspiration. Chefforum, møder i ledercirklen, direktionsseminar: det er helt afgørende for at kunne udvikle og forandre organisationen at direktion, chefer og ledere har fora hvor de mødes på tværs. Her bliver der plads til at orientere hinanden, dele viden og erfaring og træffe gode beslutninger. Samtidig er møderne er med til at skabe sammenhængskraft i organisationen. Diplomuddannelse i ledelse: I samarbejde med 5 andre nordsjællandske kommuner udbyder vi diplomuddannelse i ledelse. 35 ledere er i gang med deres uddannelse. Master i offentlig ledelse: 6 centerchefer og ledere er i gang med at tage en master i offentlig ledelse. Master i coaching: Alle skoleledere har gennemført en 2-årig masteruddannelse. Grundlaget i uddannelsen er "Ledelsesstrategier og ledelsesfilosofi med dialogisk kapacitet" - at lede igennem andre og drive forandringsprocesser via værdier. Uddannelsen tager afsæt i antikkens ledelseskoncept og ledelsescoaching Der er ligeledes fokus på Personlig ledelse og Leadership. Ledertalentprogram: Det nordsjællandske samarbejde er udvidet til også at omfatte et ambitiøst ledertalentprogram. 6 ledertalenter er i gang med en etårig uddannelse, der er meritgivende på diplomlederniveau, har mentorordning, netværk og konkrete praktikforløb. En leder fortæller Sidsel Vang, områdeleder, Børnhusene Endrup, fortæller: Det har været en proces at gå fra at være en enkelt institution til at være en del af et større fællesskab. Der er nye roller, og så er jeg jo også kommet ind som ny overordnet leder. Medarbejderne har skullet gå fra at tænke sig som en del af én institution, til at vi nu har fokus på, hvad vi kan sammen. Der er det vigtigt, at man som leder kan sætte retning og skabe mening i processen. To gange om året har vi haft fælles møder for alle medarbejdere, og det er faktisk blevet efterlyst, at vi afholdt dem oftere. Der har været brug for at mødes, og finde ud af hvordan vi gør det her 15
FREDENSBORG KOMMUNE SOM ARBEJDSPLADS 2885 ansatte 48 % bor og arbejder i kommunen Gennemsnitsalder 45 år Sygefravær 4,2% Personaleomsætning 10,6 % Røgfri arbejdsplads Sundhedsforsikring 16