Overblik og optimering af kommunikation Det er centralt for at få succes med fusioner og sammenlægninger, at der kommunikeres effektivt og at der skabes overblik over medarbejdernes kompetencer Bo Wilchen-Pedersen, Managing Consultant 29. november 2005
PA s undersøgelser vedr. fusioner og sammenlægninger viser at 70% ikke realiserer deres mål, at 80% mislykkedes grundet dårlig ledelse og at 90% af medarbejdere ikke er forberedt Ledelsen fokuserer alene på beslutningsfasen, mens indsatsen i gennemførelsesfasen hverken prioriteres eller styres systematisk Kulturforskelle respekteres ikke og der mangler håndtering/indsats mht. opbygning af fælles kultur Kommunikation og interessentstyring er fraværende, hvilket medfører at medarbejderne spilder 25% af deres arbejdstid på spekulationer og diskussioner om fremtiden. PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-2
Succesfulde fusioner og sammenlægninger bygger på fem bærende principper 1. Vision/strategi Opstil fusionsgrundlag og integrationsstrategi Succesfuld sammenlægning 2. Interessenter 3. Ledelse 4. Kommunikation Engager interessenter fra alle organisationer Udfør fokuseret projektledelse, der minimerer risici Gennemfør målrettet og involverende kommunikation 5. Design & kultur Design en effektiv og konkurrencedygtig organisation PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-3
Den interne kommunikationsform i to organisationer er oftest forskellig: Virksomhed X Virksomhed Y Ledelsen sender løbende e- mails ud til medarbejderne Direktøren indkalder jævnligt medarbejder til orienteringsmøder i kantinen HR varetager al kommunikation til medarbejderne via e-mails De afdelingsansvarlige varetager kommunikation til medarbejderne i afdelingen PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-4
Den interne kommunikationsform i to organisationer er oftest forskellig Interessenternes oplevelse af kommunikation er afhængig af deres omgivelser: I stabile omgivelser deler mennesker værdier og antagelser uden at udfordre dem, og er glade for at modtage information uden diskussion/debat I omgivelser under forandring er der større usikkerhed og derfor er behovet for at forstå sammenhængene større end normalt. Der er således behov for både mere (volumen) og bredere (kontekst) kommunikation. PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-5
Manglende kommunikationsstrategi gør det umuligt at kommunikere ét konsistent budskab til alle modtagere Konsekvensen er at medarbejderne: Ikke ved hvad de bør gøre, eller hvad det forventes, at de gør Ikke ved hvorfor de bør gøre det eller hvorfor det forventes af dem Ikke ved hvordan de bliver påvirket af fusionen/sammenlægningen Hvis en god strategisk kommunikation ikke leveres er der risiko for at formålet med fusionen eller sammenlægningen ikke kan realiseres. PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-6
Fem fatale kommunikationsfejl i forbindelse med fusioner og sammenlægninger: Ingen kommunikationsstrategi eller plan Inkonsistente meddelelser, mister kontrol, rygter og sladder udfylder hullerne Ikke alle interessenter er involveret i processen Medarbejdere føler sig isoleret og kan forsage støj og konflikter Mangel på ledelsens opbakning Ledelsen mister troværdighed Meddelelser er ikke i overensstemmelse med ledelsens adfærd Medarbejdere bliver desillusioneret og kyniske, tilliden forsvinder og budskaber bliver ikke troet eller bliver ignoreret Der er ingen feedback proces, kun envejs kommunikation Svarene på de spørgsmål som informationen rejser hos modtagerne bliver ikke indtænkt i den fremtidige kommunikationsplan PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-7
Kommunikationsplanen skal understøtte fusionsplanen og giver medarbejdernes svar på de spørgsmål, der stilles i faserne Gør det vigtigt Gør det parat Få det til at ske Få det til at blive ved Kommunikationsplan Hvorfor er det vigtigt? Hvad er det der sker? Nu sker det! Hvordan gik det? Definition af målgruppe Ærlig kommunikation Hvad forventes af dig Fortælle fælles historier Kanalstrategi Håndter feedback Opbygning af fælles historier Etablering af fælles teknisk platform Involver medarbejdere PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-8
IT-portaler kan håndtere mange af de udfordringer fusioner fører med sig HR IT PORTAL PORTAL (som én del af en kanalstrategi) Organisation X Organisation Y PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-9
Involvering af medarbejderne er afgørende for at fusioner og sammenlægninger lykkedes: IT kan anvendes til involvering Portaler: kommunikationer fra ledelsen til målgruppe/alle E-mail er personlige budskaber med mulighed for feedback Chat/Webforum er styret dialog Andre IT-værktøjer Tilfredshedsundersøgelser (feedback) Kompetencekortlægning (hvad kan jeg, og hvad forventes af mig) Kompetenceudvikling (tryghed om fremtiden) Medarbejderudviklingssamtaler (dialog) PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-10
Fremtidsudsigter for anvendelse af IT i HR-organisationer: HR skal genere målbar værdi i organisationen HR skal levere information, der kan danne baggrund for en række forretningskritiske beslutninger IT i HR-afdelinger anvendes i begrænset omfang, og oftest til administrative opgaver, men der bør ske en øget anvendelse IT i HR-afdelinger skal understøtte værdiskabelsen frem for rationalisering via automatisering HR-strategien skal indarbejdes i IT-strategien, så HR dikter behov for IT og ikke omvendt Medarbejdere skal uddannes til at anvende IT-systemer, så evt. barriere nedbrydes. PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-11
PA Consulting Group is a leading management, information and technology consultancy, operating world-wide from over 40 offices in more than 20 countries Bo Wilchen-pedersen Tuborg Boulevard 5 Switchboard +45 3925 5000 2900 Hellerup Mobile +45 4099 4662 Denmark Argentina Buenos Aires Cerrito No 866, Piso 6 & 9 Tel: +54 11 4813 9898 Fax: +55 11 4811 9855 Australia Sydney Ground Floor 146 Arthur Street North Sydney NSW 2060 Tel: + 61 2 9964 2222 Fax:+ 61 2 9964 2233 Melbourn 5th Floor, 150 Albert Road South Melbourne Victoria 3205 Tel: +61 3 9685 5555 Fax: +61 3 9685 5666 Belgium Brussels Avenue Marcel Thiry 79 Woluwé-Saint-Lambert B-1200 Brussels Tel :+ 32 2 761 79 00 Fax:+ 32 2 761 79 01 Czech Republic Prague Pobrezni 46 186 00 Prague 8 Tel: + 420 2 2212 4111 Fax: + 420 2 2481 7161 Denmark Copenhagen Tuborg Boulevard 5 DK-2900 Hellerup Tel: + 45 35 25 50 00 Fax: + 45 35 25 51 00 Arhus Silkevorgvej 2 DK8000 Arhus C Tel: +45 86 20 79 00 Fax: +45 86 20 79 01 Finland Helsinki Kaupintie 11 A FIN-00440 Helsinki Tel: + 358 9 562 6366 Fax: + 358 9 562 6498 France Paris 114 Avenue Charles de Gaulle 92522 Neuilly-sur-Seine CEDEX Tel: + 33 1 40 88 79 79 Fax: + 33 1 47 45 48 65 Germany Frankfurt Wiesenau 27 29 60323 Frankfurt/Main Tel: + 49 69 71 70 20 Fax: + 49 69 71 70 22 63 Munich Regus Business Centre Feringastrasse 6 85774 Unterföhring Tel: +49 89 992 160 Fax: +49 89 992 62 00 Indonesia Jakarta Graha Iskandarsyah 7th Floor JI.Iskandarsyah Raya No 66C Jakarta 12160 Tel: +62 21 720 9948 Fax: +62 21 720 9949 Ireland Dublin Embassy House Herbert Park Lane Ballsbridge Dublin 4 Tel: + 353 1 668 4346 Fax: + 353 1 668 1771 Japan Tokyo 8F Fukide Building 4-1-13 Toranomon Minato-ku Tokyo 105-0001 Tel: + 81 3 3433 1229 Fax: + 81 3 3433 6079 Malaysia Kuala Lumpur 5th Floor Bangunan Getah Asli (Menara) 148 Jalan Ampang 50450 Kuala Lumpur Tel: + 60 3 261 2322 Fax: + 60 3 261 8231 Netherlands Utrecht Beneluxlaan 905 3526 KK, Utrecht Tel: + 31 30 288 40 49 Fax: + 31 30 289 05 07 Amsterdam-Schiphol Unit 3, Second Floor Columbus 1 Folkstoneweg 14 1118LM Schiphol Zuid Oost Tel: +31 20 659 14 00 Fax: +31 20 659 14 01 New Zealand Auckland One Nelson Street Auckland Tel: + 64 9 303 2743 Fax: + 64 9 303 1276 Wellington Level 13 Sovereign Assurance House 142 Lambton Quay Tel: +64 4 499 9053 Fax: +64 4 473 1630 Norway Oslo PO Box 50 Lysaker Torg 25 N-1324 Lysaker Tel: + 47 67 58 67 58 Fax: + 47 67 59 09 83 People s Republic of China Beijing Unit 1002 Level 10 China World Trade Tower One No.1 Jian Guo Men Wai Avenue Beijing 10004 Tel: +86 10 6505 1616/3011 Fax: +86 10 6505 6190 Hong Kong 20/F St George s Building No 2 Ice House Street Central Tel: + 852 2526 6016 Fax: + 852 2810 1432 Russian Federation Moscow Bolshoi Kislovsky Pereulok Building 5 103009 Moscow Tel: +7 095 937 7674 Fax: +7 095 937 7672 Singapore Singapore 152 Beach Road Gateway East #12-03 Singapore 189721 Tel: + 65 296 4066 Fax: + 65 298 3738 Sweden Stockholm Kungsgatan 8 S-111 43 Stockholm Tel: + 46 8 45 419 00 Fax: + 46 8 45 419 01 United Kingdom London 123 Buckingham Palace Road London SW1W 9SR Tel: + 44 171 730 9000 Fax: + 44 171 333 5050 Cambridge Cambridge Technology Centre Melbourn Herts SG8 6DP Tel: + 44 1763 261222 Fax: + 44 1763 260023 Belfast Potters Quay 5 Ravenhill Road Belfast BT6 8DN Northern Ireland Tel: +44 28 9073 6700 Fax: +44 28 9073 6736 Birmingham Chamber of Commerce House 2nd Floor 75 Harborne Road Birmingham B15 3DH Tel: +44 121 454 5791 Fax: +44 121 454 0656 Edinburgh MWB Business Exchange 9/10 St Andrew Square Edinburgh EH2 2AF Tel: +44 131 718 6016 Fax: +44 131 718 6100 Glasgow One Cadogan Square Cadogan Street Glasgow G2 7HF Tel: +44 141 241 6400 Fax: +44 141 241 6401 Manchester Colwyn Chambers 19 York Street Manchester M2 3BA Tel: +44 161 236 4531 Fax: +44 161 236 6584 United States Washington, DC PA Consulting Group 1750 Pennsylvania Avenue NW Washington DC 20006 USA Tel: +1 202 442 2000 Fax: +1 202 442 2001 Boulder 1881 Ninth Street Suite 302 Boulder Colorado 80302 Tel: +1 303 449 5515 Fax: +1 303 443 5684 Princeton 315A Enterprise Drive Plainsboro NJ 08536 Tel: + 1 609 936 8300 Fax: + 1 609 936 8811 Cambridge MA One Memorial Drive Cambridge Massachusetts 02142 Tel: +1 617 225 2700 Fax: +1 617 225 2631 Chicago 311 South Wacker Drive Suite 6330 Chicago Illinois 60606 Tel: +1 312 566 9752 Fax: +1 312 566 9753 Houston Three Riverway Suite 300 Houston Texas 77056 Tel: +1 713 403 5250 Fax: +1 713 961 4153 Los Angeles 520 South Grand Avenue Suite 500 Los Angeles California 90071 Tel: +1 213 689 1515 Fax: +1 213 689 1129 Madison 2711 Allen Boulevard Suite 200 Middleton Wisconsin 53562 Tel: +1 608 827 7820 Fax: +1 608 827 7815 New York The Chrysler Building 34th Floor 405 Lexington Avenue New York 10174 Tel: +1 212 973 5900 Fax: +1 212 973 5959 PA Knowledge Limited 2003. All rights reserved.-xxx- 25/03/2002-12