Bilag til Fokus 2014: Handleplan Formål Handleplan 2014+ sammenfatter, som nævnt i indledningen, de indsatser som er politisk besluttede ifm. Budget 2014-17. Herudover beskriver handleplanen fælles og tværgående indsatser, som er vedtaget af koncerndirektion, koncernledelse og Hovedudvalget. Planen beskriver kun de primære mål og indsatser og er således ikke fyldestgørende for hvad organisationen skal arbejde med. Det er dynamisk dokument, der vil ændre sig i takt med, at vi kommer længere i planlægningen af opgaverne. Formålet er at fastholde ledelsens overblik over de politisk besluttede mål og indsatser og skabe en sikker forankring i den administrative organisation, bl.a. gennem årsaftalerne. Udvikling - af driften Det er vigtigt at understrege, at den administrative organisation er en stor driftsorganisation. Kerneopgaverne er mange og omfatter borgerhenvendelser om alt fra pas til udbetaling af sociale ydelser, vedligeholdelse af bygninger og veje, miljøafgørelser, lokalplaner, biblioteker, pleje, pasning af de små børn og undervisning af de større m.v. Administration, f.eks. betjening af et politisk udvalg og de mange sekretariatsopgaver, der knytter sig til dét, er også en kerneopgave for en organisation som vores. Det er en vigtig præmis, at vi udvikler for at forbedre kvaliteten og effekten af kerneopgaverne. Mål og indsatser vækst, velfærd og bæredygtighed til gavn for borgere og virksomheder i Lejre Kommune Velfærd Børn Omstille dagtilbudsområdet til færre børn: Viderefører omstillingen på dagtilbudsområdet og effektiviseringen af dagplejen m.h.p. budgetoverholdelse i 2014. Afsættet for arbejdet er budgetanalyse fase 1, 2013. Budgetanalyse fase 2: Gennemfører budgetanalyse fase 2 m.h.p. at belyse de politiske handlemuligheder for at udvikle dagtilbudsområdet på en økonomisk og fagligt bæredygtig måde i lyset af de kraftigt faldende børnetal. I kølvandet på analysen udarbejdes en nærmere plan for de midler, der er afsat i budget 2014-17 til anlægsaktiviteter på børneområdet (strukturmidler). Faldende antal børn og skolerne: Udarbejder analyse at konsekvenserne på folkeskoleområdet i lyset af det faldende børnetal. Efteruddannelse, dagtilbud: Gennemfører et kompetenceudviklingsforløb for ansatte i børnehaverne. Ny børnehave: Etablerer en ny børnehave i Hvalsø. Børnehaven forventes at stå klar sommeren 2014.
Folkeskolereform: Forbereder og gennemfører Folkeskolereformen, som træder i kraft i alle skoler den 1. august 2014, og som stiller nye krav til ledelse, samarbejde og undervisningsformer. Der pågår et betydeligt forberedelsesarbejde vinter/forår 2014 på tværs af skolerne og med en høj grad af inddragelse af MED udvalg, skolebestyrelser og det lokale idræts-, kultur- og foreningsliv, som inviteres til at deltage i planlægning og organisering af arbejdet. Klare mål på skoleområdet: Videreudvikler målstyringen på skoleområdet mhp. at tydeliggøre de overordnede politiske målsætninger og sikre, at de omsættes i skolenære og specifikke mål og handlinger, der skaber effekt for børnene. Arbejdspladser på skolerne: Etablerer flere arbejdspladser for lærere og pædagoger på skolerne, således at disse står klar pr. august 2014. Målet er, at fremme målene med skolereformen gennem fokus på medarbejdernes trivsel og arbejdsvilkår, herunder de fysiske rammer. Sammenhængende børneområde: Udvikler samarbejdet mellem dagtilbuddene, skolerne, det specialiserede børneområde og kultur- og foreningslivet. Der skal udvikles fælles mål, værdier og arbejdsprocesser, som giver inklusionsstrategien ben at gå på, og som fremmer forebyggelse og tidlig indsats. Ledelsen - d.v.s. de fire centerchefer og direktionen fastlægger en nærmere plan for arbejdet i 1. kvartal 2014. Målet er at samarbejde om at påvirke behovet for mere vidtgående indsatser (via Center for Social & Familie) tidligt, og inden problemerne vokser sig større. Kvalitet i de specialiserede tilbud og handleplan for budgetoverholdelse: Gennemfører handleplan for bedre styring og kvalitet samt omkostningsreduktioner i Center for Social & Familie, herunder a) videreføre Task Force indsatsen, som skal resultere i, at der med udgangen af 1. kvartal 2014 er identificeret potentiale, der sikrer budgetbalance i 2014-15, b) en konsoliderende indsats der sikrer (forebygger) mod fremtidige budgetoverskridelser via styrket ledelse og organisatorisk klarhed, implementering af systematisk og ensartet anvendelse af faglige metoder, systemunderstøttelse samt gennemskuelig styring og controlling og c) udvikling af faglige strategier som understøtter mål om forebyggelse og tidlig indsats samt nye typer af tilbud der både er billigere for kommunen og støtter børn, unge og familien med et udviklingsperspektiv. Unge Unge og demokrati: Inviterer unge fra udskolingerne og 10. klasse samt Ungdomsskole og unge i øvrigt som bor i Lejre Kommune til dialog om, hvad der skal til for at de engagerer sig mere i de demokratiske processer i Lejre Kommune. Arbejdet kan resultere i et digitalt ungdomspanel eller ungdomsråd afhængig af hvad de unge siger. Indsatsen gennemføres i 2. halvår 2014. Uddannelse og job til alle unge: Sikrer uddannelse eller job til alle unge under 30 år, så ingen ung går ledig - bl.a. ved at videreføre projektet Karrierefinder og i det hele taget gå nye veje i at bekæmpe og forebygge ledighed. Indsatsen videreføres fra 2013. Uddannelsesvejledning i skolerne: Styrker samarbejdet mellem Jobcenteret og skolerne - samt Ungdommens Uddannelsesvejledning som et led i at målrette vejledningen af de unge og sikre, at den viden som findes i UU og i Jobcenteret bringes i spil i udskolingerne hhv. i ungdomsuddannelserne. Der skal udarbejdes en nærmere plan for arbejdet. Voksne og ældre
Arbejdsmarkedsreformer: Gennemfører førtidspensions- og fleksjobreform samt kontakthjælpsreformen. Målet er at nedbringe antallet af borgere på kontanthjælp og styrke alle borgeres tilknytning til arbejdsmarkedet. Reformen gennemføres i et tæt samarbejde mellem Jobcenter, Borgerservice, Velfærd & Omsorg og Social & Familie, da mange af borgerne er fælles mellem flere centre. Der arbejdes målrettet med at udvikle alternative muligheder for at hjælpe i samarbejde med civilsamfundet, f.eks. mulighed for at rådgive om privatøkonomi, og med at afprøve nye og alternative veje til beskæftigelse. Mere borger mindre patient: Forfølger princippet mere borger mindre patient. Borgerne støttes i at tage ansvar for egen sundhed, bl.a. ved at sundhedsindsatsen i højere grad tilrettelægges i samarbejde med borgeren. Aktiv hele livet: Viderefører arbejdet med Aktiv hele livet som en paraply for indsatsen med øget fokus på rehabilitering og øget sundhed for de forskellige målgrupper indenfor området. Nye forebyggelsestilbud: Etablerer nye forebyggelsestilbud til voksne - i samarbejde med civilsamfundet med særlig fokus på tilbud til sårbare borgere som er ensomme og har kontaktvanskeligheder f.eks. psykisk syge borgere. Herunder gennemføre projekt i samarbejde med Social Udviklings Center (SUS) og Holbæk Kommune om netværksrådslagning som metode til forberedelse, gennemførelse og opfølgning på borgerens udskrivning/flytning til eget hjem. Pulje til sundhed: Omsætter pulje for sundhed til at øge den forebyggende og opfølgende indsats overfor borgere med kroniske sygdomme. Forebygge indlæggelser og sikre god overgang fra sygehus til eget hjem: Udvikler tilbud til de svageste borgere og deres pårørende i forbindelse med udskrivelse og alvorlig sygdom, f.eks. demens, herunder tilbud om vejledning, omsorg og pleje. Velfærdsteknologi: Anvender de intelligente teknologiske løsninger i endnu større grad som supplement, f.eks. mulighed for hjemmetræning via teleløsninger eller videoudskrivningskonference hvor borgeren og hans familie kan deltage med deres input. Tryghed, kultur, idræt Trafiksikkerhed, cykel- og gangstier: Forbedrer trygheden for borgere i alle aldre ved at investere i trafiksikkerhed, cykel- og gangstier. Afsættet for arbejdet er de årlige puljer til henholdsvis trafiksikkerhed og cykel/gangstier. Desuden indtænkes sikkerhed og tryghed i alle projekter der gennemføres i kommunen fra udviklingsprojekter, lokalplaner og anlægsprojekter til den daglige drift af kommunens arealer. Kultur- og Fritidspolitik, bedre idrætsforhold: Implementerer den vedtagne kultur og fritidspolitik med fokus på udvikling af idrætstilbud og identificere behovet for etablering eller forbedring af anlæg i Lejre Kommune. Herunder tilbud til målgrupper der i øjeblikket ikke er en del af idrætslivet, f.eks. grupper af sårbare unge, flygtninge, borger e med handicaps, samt et øget fokus på at udvikle tilbud på tværs af kulturinstitutioner, skoler, dagtilbud og andre interessenter. Udvikling af bibliotek og arkiv: Etablerer åbent bibliotek samt undersøge perspektiverne i integrerede biblioteker. Biblioteks og Arkivplan revideres med henblik på ressourceoptimering. Museum: Udarbejder i samarbejde med Roskilde Museum og borgerne i kommunen en plan for udviklingen af museumsområdet i Lejre
Lageret i Allerslev: Undersøger potentialet i at samle foreningerne fra Øm forsamlingshus og andre relevante aktiviteter i Lageret i Allerslev. SSP-arbejdet: Samarbejder med politiet om bl.a. at nedbringe antallet af indbrud og forebygge kriminalitet blandt unge (SSP-arbejdet). I første omgang afdækkes eksisterende viden og arbejdsgange vedr. lokalråd og kredsråd i organisationen. På den baggrund tager de involverede chefer og direktører stilling til næste skridt. Vækst Udvikling af kommunen - branding, bosætning, byudvikling Brandingstrategi: Udarbejder en brandingstrategi som skal være med til at realisere Lejre strategien og vækstpotentialet inden for bosætning, erhvervsudvikling, turisme og beskæftigelse. Planstrategi: Afsøger hvordan arbejdet med ny planstrategi tilrettelægges. Byudvikling: Skaber gode, spændende og trygge bymiljøer gennem byudvikling med særligt fokus på Hvalsø og Kirke Hyllinge. Der skal udarbejdes et helhedsorienteret byudviklingsprojekt for Hvalsø, som sikrer tempo og mulighed for ekstern finansiering. Og udviklingsprocessen i Kirke Hyllinge skal understøttes med mulighed for tilskud til borgerinitiativer. Nye udstykninger, Degnejorden: Udvikler nye udstykninger kommunale bolig- og erhvervsområder med det mål at tiltrække nye borgere og virksomheder, herunder projektudvikle Degnejorden. Beskæftigelse, turisme og en erhvervsvenlig kommune Erhvervs- og turismestrategi: Udarbejder erhvervs- og turismestrategi, som sætter nogle konkrete og ambitiøse mål for udvikling af erhverv, beskæftigelse og turisme skal ses i sammenhæng med brandingstrategi. Lokal erhvervsservice: Opbygger en lokal erhvervsservicefunktion i Lejre Kommune i samarbejde med erhvervslivet og et kommende erhvervsråd, herunder skabe én indgang for virksomhederne til erhvervsservice. Udbud og sociale klausuler: Implementerer Kommunalbestyrelsens beslutninger vedr. anvendelsen af sociale klausuler i kommunens udbud. Nye servicemål: Fastlægger nye servicemål for myndighedsbehandlingen i regi af CBM på baggrund af brugertilfredshedsundersøgelse og styrke evnen til at finde løsninger sammen med erhvervslivet. Fishing Zealand: Undersøger potentialerne for Lejre Kommune i forhold til lokal erhvervsvækst og bæredygtig lystfisketurisme ved medlemskab i Fishing Zealand et samarbejdsprojekt på tværs af kommuner på Sjælland og øerne, Danmarks Sportsfiskerforbund, lystfiskere, virksomheder og turistorganisationer. Uddannelse af medarbejdere med virksomhedskontakt: Gennemfører et tværgående kompetenceudviklingsforløb for medarbejdere, som har kontakt til erhvervslivet m.h.p. at udvikle servicekultur og styrke den kommunale organisations viden om erhvervslivet og deres behov.
Forbedre rammevilkår for erhvervslivet: Videreudvikler den erhvervspolitiske handleplan m.h.p. generelt at forbedre rammevilkårene for erhvervslivet i Lejre Kommune samt styrke turismen i kommunen. Målet er bl.a., at Lejre Kommune forbedrer sin placering i DI s måling af erhvervsklimaet. Nationalpark: Understøtter succesfuld implementering af den mulige Nationalpark og indtænke de nye muligheder nationalparken giver ift erhverv og turisme. Lejre Den Økologisk Kommune: Fastholder resultaterne af den udvikling, som projektet Lejre - den Økologiske Kommune har skabt ved fortsat at understøtte initiativer og agere fødselshjælper for nye initiativer blandt borgere og erhvervsliv; herunder i 2014 fokusere omstillingen til økologi og bæredygtighed mod de erhvervsmæssige muligheder. Bæredygtighed grønt fyrtårn og klimaplan 2011-20 Klimaplan: Afsøger alternative veje til, at Lejre Kommune kan indfri målene i Klimaplan 2011-20, hvor kommunens samlede CO2-udledning skal reduceres med 30% inden 2020 (ift 2008). Strategisk energiplanlægning: Udarbejder kommunal strategisk energiplan i regi af det fælleskommunale/regionale projekt Strategisk energiplanlægning Sjælland (STEPS). Den strategiske energiplan kan danne grundlag for politiske beslutninger på kort og langt sigt. STEPS løber frem til midten af 2015. Energirenovering: Planlægger energirenoveringsindsats for Lejre Kommunes bygninger og transport mhp. at leve op til forpligtelserne som Klimakommune, hvor Lejre Kommune har forpligtet sig til at reducere kommunens interne CO2-udledning med minimum 2 %/år. Udarbejde handlingsplan til Covenant of Mayors, hvor Lejre Kommune har forpligtet sig til at reducere kommunens samlede CO2-udledning med minimum 20 % inden 2020. Handlingsplanen skal koordineres med STEPS. Naturpleje: Bevarer den høje kvalitet af naturpleje med øje for, hvordan landbrug, lokale borgere og aktører inden for oplevelsesøkonomi kan inviteres til at samarbejde om naturpleje. Klima og børn: Ind tænker natur i de pædagogiske tilbud børnehaver og skoler m.h.p. at understøtte Lejre Kommunes profil som grønt fyrtårn og især for at styrke de pædagogiske aktiviteter der har med miljø og bæredygtighed at gøre, så børnene i Lejre Kommune ser det som en naturlig del af deres opgave at værne om miljøet. Mål og indsatser - udvikling af den kommunale organisation Politik og praksis Kvalitet i politisk betjening: Gennemfører en fælles indsats for at forbedre kvaliteten i den politiske betjening, herunder inddrage politikere i at fortælle administrationen, hvad der er en god betjening og sagsfremstilling set fra politisk side. Målene er bl.a. at a) skærpe administrationens evne til at formidle og belyse politiske handlemuligheder med tilhørende fakta, analyser m.v., b) at reducere i mængden af bilag og gøre sagernes fremstilling mere nærværende, også for borgere, at læse. c) forebygge fejl og sikre korrekt forvaltning i forhold til bl.a. Styrelseslovens bestemmelser.
Opstart af ny Kommunalbestyrelse: Forbereder og gennemfører et introduktions- og opstartsforløb, som er inspirerende og relevant i forhold til de udfordringer Lejre Kommune står over for, og som Kommunalbestyrelsesmedlemmerne efterfølgende evaluerer som sådan. Effektivisering og effekt Bedre økonomistyring: Gennemfører en budgetvalidering som resulterer i klare budgetforudsætninger som grundlag for korrekt budgettering og sikker økonomistyring og synliggøre politiske handlemuligheder i form af et spare- og prioriteringskatalog som en del af budgetproces 2015. Indsatserne er nærmere beskrevet i sag til Økonomiudvalget januar 2014. Målet er, at administrationen kan udarbejde en retvisende grundbudget med klare forudsætninger der indgår i budgetproces 2015. Overholde budget 2014: Gennemfører handleplaner for bedre styring og omkostningsreduktioner på de områder, der havde merforbrug i 2013/hvor der er risiko for merforbrug i 2014. Handleplanerne er i gang på alle områder og status forelægges de relevante fagudvalg og ØU inden udgangen af 1. kvartal 2014. Der gennemføres om nødvendigt besparelser tidligt på året. Målet er budgetoverholdelse i 2014. Effektiviseringsstrategi: Udarbejder en langsigtet effektiviseringsstrategi, der sikrer, at effektiviseringsmålene i budget 2015 på 7 mio. kr. stigende til 15. mio. kr. i 2017 kan realiseres gennem reelle effektiviseringer der ikke forringer den borgernære service. I effektiviseringsstrategien indgår følgende spor: o Udarbejder en flerårig plan for konkurrenceudsættelse. o Outsourcing af IT serverdrift. Udbyde og udflytte serverdrift i en kombineret housing og hostingløsning o Gennemfører de aktuelle potentialeafdækninger inden for forsyning og IT, hvor mulighederne ved fælleskommunalt samarbejde undersøges. o Revurderer Kanalstrategien, opstiller konkrete mål, gennemfører digitaliseringsprogrammet, og høster gevinsterne som en del af den langsigtede effektiviseringsstrategi. o Effektiviserer bygningsdriften ved at investere målrettet i at nedbringe driftsomkostningerne og ved at optimere (reducere) den samlede kommunale bygningsmasse. Der skal i 2014 udarbejdes en strategi for hvordan omkostningerne på sigt kan bringes ned. o Effektiviserer administration og arbejdsprocesser. Målet er i 2014 at bygge stærkere kompetence op inden for LEAN og udbud samt videreføre arbejdet med indkøb/compliance. o Effektivisere projekt- og porteføljestyringen. Målet er at skabe større effekt og træfsikkerhed gennem mere fokuserede projekter og løbende porteføljestyring, der sikrer at fælles retning og at ressourcer prioriteres derhen, hvor der er størst behov. o Implementerer nyt økonomi- og lønsystem. Samarbejde og deltagelse
Kvalitet i borgerbetjening: Udarbejder en plan for bedre kvalitet i borgerbetjeningen i samarbejde med Borgerrådgiveren. Planen skal behandles politisk i Økonomiudvalget forår 2014. De konkrete indsatser der relaterer sig til indsatsområde Sikker myndighedsudøvelse vi træffer korrekte afgørelser og kommunikerer på en forståelig måde vil fremgå af planen. Målet er at nedbringe antallet af klager og henvendelser til Borgerrådgiveren og klager. Bedre telefonbetjening: Gennemfører evaluering af telefonbetjening. Evalueringen gennemføres i januar-februar og vil indgå som grundlag for ovennævnte plan. Helhedsorienteret hjælp: Konkretiserer hvad vi mener med sammenhængende hjælp og hvordan vi arbejder i opgaveteams på tværs m.h.p. en helhedsorienteret sagsbehandling. Som et led heri indhenter vi erfaringer fra andre kommuner. Målet er bl.a. at dæmpe konsekvenserne af kontanthjælpsreformen ift udsatte familier og realisere lovgivningens intention om, at der skal sættes ind over for hele familiens problemer (hverdag, økonomi, familieliv, sundhed, tilknytning til arbejdsmarkedet). Civilsamfund og samskabelse: Udarbejder en fælles forståelse for hvad civilsamfundet og borgere i Lejre Kommune kan og vil bidrage med og hvordan kommunen kan skabe endnu bedre rammer for at engagerede borger løser opgaver og imødekommer behov, som ellers ikke ville blive imødekommet. Rammer og vilkår for frivilligt arbejde, herunder forsikringsforhold, afklares som et led i arbejdet. Ledelse og arbejdsmiljø Organisationsudvikling: Gennemfører et servicetjek af organisationen med fokus på de tværgående stabe m.h.p. at identificere og gennemføre justeringer på den korte bane, der understøtter Fokus 2014 og identificere pejlemærker for udvikling på den mellemlange bane. Ledelsesudvikling: Involverer ledere i Lejre Kommune i at drøfte, hvordan vi vil samarbejde på tværs af organisationen om leder- og ledelsesudvikling i Lejre Kommune de kommende år. Som et led i at styrke dialog og kommunikation mellem ledere i hele organisationen afholdes i 2014 udvidede koncernledelsesmøder en gang i kvartalet og en gang om året gennemføres en fælles uddannelsesdag for alle ledere og Fællestillidsrepræsentanter. Personalepolitisk status: Gør status på personale- og arbejdsgiverpolitiske forhold som grundlag for bl.a. en fremtidig HR strategi. Arbejdet omfatter dokumentation af sygefravær og forberedelse af en fælles politik der skal fremme nærvær og nedbringe fravær samt dokumentation for det rummelige arbejdsmarked i Lejre Kommune, der er den største arbejdsplads i kommunen. Arbejdsmiljø: Forbedrer arbejdsmiljøet gennem en tværgående indsats, hvor MED organisationen med Hovedudvalget som tovholder sætter fokus på social kapital som en fælles forståelsesramme for udvikling af arbejdsmiljøet i sammenhæng med kvalitet og effektivitet i kerneopgaverne. Der gennemføres en fælles uddannelsesdag for alle MED udvalg i social kapital i februar 2014. MED arbejdet i øvrigt: Gennemfører de aktiviteter, som Hovedudvalget i øvrigt har besluttet for 2014 som følge af HU s årshjul, herunder synliggøre fakta om sygefravær og arbejdsskader i Lejre Kommune, gennemføre fælles arbejdsmiljøgruppemøde, MED uddannelse, planlægning af gennemførelse af nyvalg til Centerudvalg og HU, drøftelse af retningslinjer for APV, anvendelse af AKUT midler m.v.