Referat HovedMED Mødedato 4. juni 2014 kl. 09:00 Mødelokale Slagelse Rådhus, mødelokale 225/227 Deltagere Afbud Ole Kristensen, Vini Lindhardt, Anne Velling, Lone Irene Petersen, Maj-Britt Høybye Hansen, Torben Bahn Petersen, Birgit Dürkop, Søren Ranthe, Helle Bangsborg, Per Haugaard, Torsten Ross, Lene Theill Petersen, Jan Pollas Johansen, Susanne Irene Nielsen, Per Hansen Berg, Lotte Spohr, Allan Gildhoff, Leif Borregaard Hansen, Ole Løgsted Søren Lund Hansen, Helle Dalsgaard, Charlotte Jørgensen, Bettina Hinrichsen Stedfortrædere Mødet hævet 13:00
Indholdsfortegnelse HovedMED den 4. juni 2014 kl. 09:00 Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden (B)... 1 2. Godkendelse af referat (B)... 1 3. Udvidelse af antallet af medlemmer i SektorMED i Center for Teknik og Miljø (B). 1 4. Proces for igangsættelse af indsatser i HovedMEDs strategiplan (B)... 2 5. Godkendelse af HovedMEDs bilag til ny lokal MED-aftale (B)... 5 6. Revurdering af metode til gennemførelse af den Psykiske APV/Trivselsundersøgelse (B)... 6 7. Opsamling på HovedMEDs personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget (D)... 10 8. Drøftelse af de nuværende personalepolitiske rammer ved evt. konkurrenceudsættelse (D)... 12 9. Status på det sociale kapitel (D)... 14 10. Indkøbspolitik - fornyet høring (D)... 15 11. Orientering om status på de politiske målsætninger (O)... 17 12. MED-samarbejde i Jobcentret (O)... 18 13. Orientering om status på budget 2015-2018 (O)... 20 14. Sygefraværsindsatsen 2014-2015 (O)... 21 15. Status Arbejdsmiljø (O)... 24 16. Lokale AKUT Midler 2013 (O)... 25 17. Gensidig orientering (O)... 27 18. Eventuelt (O)... 27
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 1 1. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsnr.: 330-2014-15645 Dok.nr.: 330-2014-237705 Åbent Godkendelse af dagsorden. Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Dagsordnen godkendes. Godkendt. 2. Godkendelse af referat (B) Sagsnr.: 330-2014-15645 Dok.nr.: 330-2014-238424 Åbent Godkendelse af referat 7. maj 2014. Kommunaldirektører indstiller, 1. at Referatet godkendes. Godkendt. 3. Udvidelse af antallet af medlemmer i SektorMED i Center for Teknik og Miljø (B) Sagsnr.: 330-2012-14601 Dok.nr.: 330-2014-182674 Åbent HovedMED skal godkende en udvidelse af medlemstallet i SektorMED i Center for Teknik og Miljø med 1 medarbejderrepræsentant.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 2 Baggrund Pr. 01. februar 2014 blev Center for Teknik og Miljø lagt sammen med Vej og Trafik samt Entreprenørservice. SektorMED for Center for Teknik og Miljø har på møde den 24. marts 2014 drøftet SektorMEDs sammensætning, og ud fra centrets alsidige medarbejdersammensætning besluttet at anmode HovedMED om udvidelse af SektorMED. Retligt grundlag Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Handlemuligheder Vurdering HovedMED godkender udvidelsen af SektorMED til Center for Teknik og Miljø HovedMED godkender ikke udvidelsen af SektorMED til Center for Teknik og Miljø Center for Teknik og Miljø vurderer, at udvidelsen åbner mulighed for at SektorMEDs sammensætning, i størst mulig omfang, kan afspejle centrets brede medarbejdersammensætning. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Centerchef for Center for Teknik og Miljø indstiller, 1. at HovedMED godkender udvidelsen af SektorMED til Center for Teknik og Miljø med 1 medarbejderrepræsentant. Godkendt. 4. Proces for igangsættelse af indsatser i HovedMEDs strategiplan (B) Sagsnr.: 330-2013-102697 Dok.nr.: 330-2014-238634 Åbent HovedMED præsenteres for proces i forhold til udrulning af de 4 indsatsområder i Hoved- MEDs strategiplan. Baggrund
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 3 HovedMED godkendte på mødet den 5. marts 2014 strategiplanen for 2014-2015. Samtidig besluttede HovedMED, at der skulle ske en rullende igangsættelse af indsatserne og at Sociale medier samt Frivillighed og samspil med civilsamfundet skulle igangsættes først. Ny personalepolitik skulle igangsættes i 2. halvår af 2014. Processen for hvert af de 4 indsatsområder tager afsæt i den ønskede effekt og de handlinger, som fremgår af strategiplanen. 1. Personalepolitikken Slagelse Kommunes nuværende personalepolitik er vedtaget i 2009 og afløste på det tidspunkt en række personalepolitikker/retningslinjer, som var udarbejdet og godkendt i forbindelse med kommunesammenlægningen. HovedMED peger på, at en ny personalepolitik skal være tidssvarende, visionær, signalere en kommune og skabe rammer for attraktive arbejdspladser. Udvikling af en ny personalepolitik vil ske med udgangspunkt i Slagelse Kommunes politikkoncept. Heraf fremgår det, at en politik tager afsæt i nogle overordnede forståelser og værdier og sætter rammerne for udvikling af området. Processen omkring den nye personalepolitik tilrettelægges også ud fra politikkoncepten. Der foreslås nedsat en følgegruppe fra HovedMED bestående af 3 medarbejderrepræsentanter og 3 ledelsesrepræsentanter. Den foreslåede proces vil være: Juni 2014: Nedsættelse af følgegruppe September februar 2015 Evaluering af den nuværende personalepolitik i følgegruppen og ved inddragelse af få interessenter. Workshop for MED-repræsentanter omkring udvikling af ny personalepolitik Formulering af politikken på baggrund af input Marts juni 2015 Godkendelse af ny personalepolitik 2. Frivillighed og samspil med civilsamfundet HovedMED peger på, at samarbejdet med frivillige skal være præget af Tryghed for begge parter Klare spilleregler i samarbejdet Og give værdi for begge parter. Indsatsområdet planlægges opdelt i 3 faser. I 1. fase opsamles og formidles faktuel viden omkring samarbejdet med frivillige. Med 2. fase sættes der fokus på de konkrete erfaringer i Slagelse Kommune herunder karakteren af opgaver og hvilke relationer de indgår i, og 3. fase handler om videreudvikling af rammerne for samarbejdet. Processen beskrives nærmere i bilaget. 3. Social Kapital HovedMED peger på, at indsatsområdet Social kapital skal skabe bedre arbejdsmiljø ved at udbrede tænkning og metoder samt synliggøre mulighederne og potentiale ved at arbejde med social kapital
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 4 Proces Der er iværksat en udvikling af et spil, der skal udvikle kompetencer til udvikling af social kapital på arbejdspladsen. Indsatsen har skiftet navn fra Det Kompetente arbejdsliv til Social Kapital på spil. Spørgsmål om social kapital foreslås som en del af trivselsundersøgelsen. Aktiviteter Der er 4 virksomheder, der tester spillet. De forventes at blive færdige inden udgangen af 2014. Samtidigt startes virksomheder op i version 1.0 fra 1. juni. Der er etableret en hjemmeside, der forklarer om spillet www.socialkapitalpaaspil.dk. Pt. arbejdes med en kommunikationsplan og færdiggøres af det grafiske udtryk. Den 12. maj deltog Slagelse Kommune på en konference om Relationel Koordinering, hvor spillet blev præsenteret. 4. Sociale medier HovedMED peger på, at man med indsatsområdet Sociale medier ønsker: Større klarhed over de juridiske aspekter i forhold til brug af sociale medier Øget kendskab til muligheder for brug af sociale medier på arbejdspladserne og i MED-udvalgene Tryghed for ledere og medarbejdere i brugen af sociale medier Med udrulning af indsatsområdet lægges der op til 2 spor, nemlig Medarbejderens ageren på sociale medier (gode råd og retningslinjer) Virksomhedernes ageren på sociale medier (muligheder og risici) Der foreslås en proces, som involverer erfaringer både fra andre kommuner og fra Slagelse Kommunes arbejdspladser og som igangsættes med en workshop i 2. halvår af 2014 og afsluttes med fyraftensmøde i 2015 omkring fremtidens sociale medier og muligheder og udfordringer ved dette. De juridiske problemstillinger i forhold til brug af sociale medier tydeliggøres gennem en juridisk guideline, som er under udarbejdelse i forbindelse med etablering af en koncern facebook side. Processen beskrives nærmere i bilaget. Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 5 Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at HovedMED godkender proces for igangsættelse af de 4 indsatsområder. Godkendt med bemærkning om, at følgegruppen omkring personalepolitikken fremover benævnes ressourcegruppe og at der fra begge sider udpeges deltagere snarest muligt. I forhold til arbejdet med frivillige og inddragelse af civilsamfundet er der gode erfaringer at hente i Holbæk omkring dagtilbudsområdet. Den præcise målgruppe for workshop i fase 2 er endnu ikke fastsat. Rammerne for frivillighed handler også om forsikringsforhold mv.. Der var ingen bemærkninger i forhold til indsatsområdet social kapital. Omkring sociale medier er det vigtigst at der også er fokus på at beskytte medarbejdere og ledere mod chikane på sociale medier. Gode råd og vejledning om sociale medier mangler på nuværende tidspunkt, så det vil være hensigtsmæssigt, at der laves en midlertidig vejledning. Bilag 330-2014-238682 Indsatsområde Frivillighed og samspil med civilsamfunder 20140514 330-2014-238679 Indsatsområde Sociale Medier 20140519 5. Godkendelse af HovedMEDs bilag til ny lokal MED-aftale (B) Sagsnr.: 330-2013-100954 Dok.nr.: 330-2014-240221 Åbent Det nedsatte forhandlingsudvalg har forhandlet og godkendt ny lokal MED-aftale for Slagelse Kommune. HovedMED skal derfor godkende HovedMEDs bilag til den lokale MED-aftale. Baggrund HovedMED godkendte på møde den 4. december 2013 at igangsætte genforhandling af Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Det nedsatte forhandlingsudvalg har nu godkendt den nye MED-aftale. Som tidligere er der flere bilag, som vedrører HovedMEDs kompetenceområde. Forhandlingsudvalget har i forhandlingen forholdt sig til bilagene, men formelt skal de godkendes af HovedMED, da de ikke vedrører forhandlingsudvalgets kompetenceområde. Det drejer sig om bilagene A til G. Det udarbejdede bilag A vil efterfølgende blive uddybet med oplysninger om arbejdsmiljøgrupper på de enkelte virksomheder.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 6 Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Borgerdirektøren indstiller, 1. at HovedMED godkender bilagene A til G til Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Godkendt. Bilag 330-2014-252078 01.05.2014 Bilag_A_MED-organisationen 330-2014-243978 01.05.2014 Bilag_B_HovedMEDs_forretningsorden 330-2014-243979 01.05.2014 Bilag_C_SektorMED_Opgaver 330-2014-243981 01.05.2014 Bilag_D_Arbejdsmiljøarbejdet_i_Slagelse_kommune 330-2014-243982 01.05.2014 Bilag_E_Beskrivelse_af_MED_og_arbejdsmiljøuddannelser 330-2014-243984 01.05.2014 Bilag_F_Vejledende_forretningsorden_for_sektorMED_LokalMED_og_Loka lmed_niv2 330-2014-243986 01.05.2014 Bilag_G_Oversigt_over_strategiske_og_operationelle_arbejdsmiljøopgave r 6. Revurdering af metode til gennemførelse af den Psykiske APV/Trivselsundersøgelse (B) Sagsnr.: 330-2011-260 Dok.nr.: 330-2014-242910 Åbent Kompetence: (B) I forlængelse af HovedMEDs beslutning den 11. september 2013 og den 5. marts 2014 om et nyt koncept for psykisk APV og trivselsundersøgelse fremlægges oplæg fra arbejdsgruppen.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 7 Baggrund I 2010 blev den første samlede psykiske APV/trivselsundersøgelse gennemført som en central undersøgelse, som omfattede hele organisationen. Undersøgelsen byggede på spørgsmål fra Trivselsmetret, som i involverende processer blev tilpasset Slagelse Kommunes ønsker ligesom der var mulighed for at tilføje sektorspecifikke spørgsmål. HovedMED fastslog, at det primære formål med undersøgelsen var at undersøge arbejdsmiljøarbejdet lokalt, men at der herudover indgik nogle overordnede emner, som vi som koncern havde interesse i at undersøge. I forbindelse med gennemførelsen af undersøgelsen 2012 er der som udgangspunkt brugt samme spørgsmål som i 2010, hvilket bl.a. betyder, at de 2 undersøgelser er sammenlignelige. På baggrund af HovedMEDs strategiske og arbejdsmiljødrøftelse i 2013 blev det aftalt at revurdere den psykiske APV/trivselsundersøgelse. På møder den 11. september 2013 og 5. marts 2014 tog HovedMED beslutning om, at psykiske APV og trivselsundersøgelse fremover skal gennemføres ud fra model 3. I model 3 skilles den psykiske APV og trivselsundersøgelsen ad. Trivselsundersøgelsen gennemføres som en anonym undersøgelse, der sendes ud centralt. Der er metodefrihed i forhold til, hvordan den psykiske APV gennemføres se bilag. En arbejdsgruppe har efterfølgende konkretiseret beslutningen.arbejdsgruppen består af: Leif Borregaard, Bettina Hinrichsen (Suppleant John Olsen har deltaget), Lene Theill Petersen, Søren Ranthe og Helle Bangsborg og understøttes af HR og Udvikling. Retligt grundlag Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 559 af 17. juni 2004 med senere ændringer om Arbejdets udførelse, kapitel 2a. Det fremgår af MED-aftalen, at der skal gennemføres psykisk APV/trivselsundersøgelse hvert andet år. Endvidere fremgår det af Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne 3, at Kommunen er fra 2008 forpligtet til, mindst hvert tredje år, at foretage målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø. Målingerne kan ske i tilknytning til den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV). Handlemuligheder Generelt Støttematerialer Der udarbejdes en vejledning til gennemførelse af alle faser i trivselsundersøgelse samt fysisk og psykisk APV. Vejledningen inddeles, så det fremgår hvilke opgaver HovedMED, SektorMED, LokalMED og arbejdsmiljøgruppen har i alle faser. Der gives hjælp til metodeovervejelser og gennemførelse af alle faser. Vejledningen bliver tilgængelig på InSlag og evt. som en folder. Desuden bliver anbefalede metoder tilgængelige via InSlag og forslaget til spørgeskema omkring den psykiske APV oprettes som en skabelon i APV systemet. Kommunikation og efteruddannelse I forbindelse med de nye beslutninger udsendes nyhedsbrev til medarbejdere og ledere om ændringerne. Arbejdsmiljøkonferencen er flyttet til den 29. september 2014. Her er gennemførelse af psykisk APV et af temaerne, hvor der gives et overblik over beslutningerne. I workshops vil det blive muligt at arbejde med forskellige temaer indenfor psykisk arbejdsmiljø.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 8 I efteråret er der desuden planlagt 2 værktøjskurser til brug af vores APV system. Trivselsundersøgelse Overordnet ramme Formålet med trivselsundersøgelsen er at give overblik over trivslen. Trivselsundersøgelsen udsendes centralt og er anonym. Der er fokus på, at undersøgelsen skal give et retvisende billede af trivslen. Temaer Arbejdsgruppen foreslår, at der skal spørges ind til følgende temaer i trivselsundersøgelsen: Spørgsmål om værdier APV-Sund Social kapital Motivation Engagement Tilfredshed Arbejdsgruppens forslag til spørgsmål i trivselsundersøgelse kan ses i vedlagte bilag. Spørgsmål om værdier afklares i samarbejde med Strategi og udvikling, under hensyntagen til de input arbejdsgruppen har bidraget med. Spørgsmålene om værdier godkendes af direktionen. Spørgsmål om APV-Sund er udarbejdet i samarbejde med projektgruppen til implementering af sundhedspolitikken. Spørgsmål om Social kapital er udarbejdet i samarbejde med arbejdsmiljøkonsulent Eva Thoft, Team Arbejdsliv. Spørgsmål om motivation, engagement og tilfredshed er de spørgsmål, der blev benyttet i den tidligere Psykisk APV/Trivselsundersøgelse. Svarkategorier Arbejdsgruppens vurderer, at de svarkategorier, vi tidligere har brugt, kan bruges igen i trivselsundersøgelsen. Kategorierne er: I meget høj grad i høj grad I nogen grad I ringe grad I meget ringe grad Ved ikke Forventninger til opfølgning Der trækkes en rapport over trivselsundersøgelsen for hele kommunen, der præsenteres i HR redegørelsen. På øvrige niveauer trækker SektorMED og LokalMED selv rapporter. Der kan trækkes en rapport i APV-systemet, hvis der er over 15 besvarelser. SektorMED og Lokal MED vurderer, hvordan de følger op på rapporten. Psykisk APV Overordnet ramme Der er metodefrihed for gennemførelse af den psykiske APV. Metodefriheden er placeret på LokalMED niveau. Formålet med den psykiske APV er at understøtte det lokale arbejdsmiljøarbejde. Der er fokus på, at kortlægningen i APV en skal være udgangspunkt for en lokal drøftelse, der tager afsæt i forhold, der giver mening på den enkelte arbejdsplads - og som skal udmønte sig i konkrete handleplaner. Temaer
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 9 Arbejdsgruppen foreslår, at der stilles et katalog af APV-metoder til rådighed, herunder forskellige dialogmetoder og et spørgeskema, der kan udsendes via det elektroniske APV system eller udfyldes i papirform. For de virksomheder, der vælger at anvende et spørgeskema, har arbejdsgruppen et forslag til hvilket spørgeskema, der kan bruges. Skemaet vil være relevant for alle arbejdspladser og dække alle typer af problemstillinger indenfor psykisk arbejdsmiljø. Spørgeskemaet er baseret på en vurdering af, at følgende temaer skal kortlægges: Vold og trusler om vold (trivselsaftalen) Mobning og chikane (trivselsaftalen) Stress (de 6 guldkorn) Social støtte(de 6 guldkorn) Belønning(de 6 guldkorn) Forudsigelighed(de 6 guldkorn) Mening i arbejdet(de 6 guldkorn) Krav i arbejdet (de 6 guldkorn) Indflydelse(de 6 guldkorn) Æstetik Stress er dækket af faktorer i de 6 guldkorn der skal kunne trækkes en rapport til dette. Vi kan lade os inspirere af NFA s korte spørgeskema. Spørgeskemaet er udarbejdet i samarbejde med erhvervspsykolog Mette Benzen, Mimers loft. Spørgsmålene kan suppleres med ekstra spørgsmål. Arbejdsgruppens forslag til metoder til gennemførelse af den psykiske APV, inkl. forslag til spørgeskema kan ses i vedlagte bilag Forventninger til opfølgning LokalMED er sammen med arbejdsmiljøgruppen ansvarlig for valg af APV-metode. Arbejdsmiljøgruppen gennemfører alle faser af APV en. De enkelte SektorMED afgør hvilke krav, de vil stille til LokalMED i forhold til at få overblik over arbejdsmiljøproblemer og handleplaner. Benchmarking Den enkelte virksomhed har adgang til tidligere undersøgelser og har derigennem mulighed for at sammenligne nye resultater med tidligere undersøgelser og dermed følge egen udvikling. APV systemet giver mulighed for benchmarking, men funktionaliteten bruges ikke. Arbejdsgruppen anbefaler, at det heller ikke fremover skal være muligt at benchmarke resultater indenfor trivsel og psykisk arbejdsmiljø mellem virksomheder i Slagelse Kommune. Denne anbefaling har baggrund i, at der altid vil være enten forskellige rammevilkår eller forskellige udfordringer mellem virksomhederne i samme branche. Fx vil det være svært at sammenligne en børnehave og en skole pga. forskellige rammevilkår. To skoler med forskellige udfordringer i forhold til børnenes sociale baggrund giver det heller ikke mening at sammenligne. Desuden vil en benchmarking fejlagtigt kunne anvendes til andre formål end til at fremme trivslen. Dog skal det være muligt for SektorMED at skaffe sig overblik over, hvilke virksomheder der har hvilke udfordringer. Dette gøres ikke ved at lukke op generelt for benchmarking, men ved at give formand, næstformand, sekretær og/eller arbejdsmiljørepræsentanter i SektorMED adgang til de enkelte virksomheders undersøgelser og rapporter. Brug af undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 10 Intentionen bag gennemførelse af en psykisk APV er at kortlægning gennemføres med det perspektiv at fremme det psykiske arbejdsmiljø. Dette vil typisk ske ved, at arbejdsmiljøgruppen eller MED-udvalget analyserer resultaterne og prioriterer temaer, der drøftes med personalet. Efterfølgende konkretiseres drøftelsen i en handlingsplan. Kortlægningen skal kun anvendes til at fremme trivslen. Center for HR og Udvikling har tidligere modtaget henvendelser i forhold til at få udleveret rapporter fra den psykiske APV/Trivselsundersøgelse, hvor formålet var at vurdere de enkelte virksomheder i forbindelse med en rationalisering. Det skal bemærkes, at rapporterne selvfølgelig ikke blev udleveret. Derfor bør det være et vedvarende opmærksomhedspunkt at holde fokus på, at formålet med APV en er at styrke det psykiske arbejdsmiljø. Vurdering Arbejdsgruppen anbefaler, at HovedMED godkender forslaget. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Ingen bemærkninger Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at HovedMED drøfter og tager stilling til forslaget. Arbejdsgruppen har arbejdet meget effektivt. Det understreges, at SektorMED skal være bevidst om deres rolle. Det kunne være hensigtsmæssigt, at vejledningen udarbejdes i en pixi udgave. Arbejdsmiljøkonferencen er flyttet til september netop for at understøtte formidlingen af dette arbejde. Bilag 330-2013-430784 Model 3- Elektronisk trivselsundersøgelse og metodefrihed for den psykiske APV.docx 330-2014-243384 APV Vejledning -UDKAST.docx 330-2014-243383 Dialogmetoder - en oversigt.docx 330-2014-243382 Spørgeramme trivselsundersøgelse.docx 330-2014-243385 APV og trivselsundersøgelse - et overblik.docx 330-2014-245785 Spørgeskema til psykisk APV.xlsx 7. Opsamling på HovedMEDs personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget (D) Sagsnr.: 330-2013-102534 Dok.nr.: 330-2014-247054 Åbent
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 11 HovedMED drøfter opsamling på den personalepolitiske drøftelse med Økonomiudvalget. Baggrund HovedMED og Økonomiudvalget afholdte den 24. marts 2014 den årlige personalepolitiske drøftelse. På mødet blev tendenser fra HR Redegørelsen 2013 samt HovedMEDs strategiplan for 2014 2015 gennemgået og drøftet. Præsentationen gav anledning til en drøftelse om det sociale kapitel og Slagelse Kommune som den rummelige arbejdsplads samt omkring frivillighed og social kapital. Herudover indgik et oplæg vedr. konkurrenceudsættelse, hvor der blev taget afsæt i en case omkring Udbud på ældreområdet, nye regler og nye muligheder v. Kenneth Flex. Fra medarbejdersiden blev politikerne opfordret til at være opmærksom på det sociale ansvar, som Slagelse Kommunes virksomheder også løfter, og at man sørger for klare mål og sikrer en grundig opfølgning på, om en evt. udlicitering også giver den ønskede effekt. Retligt grundlag Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Kommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED drøfter form og udbytte af den personalepolitiske drøftelse. Drøftet med bemærkning om, at det vil være hensigtsmæssigt med lidt mere tid til dialog. Det overvejes, om den personalepolitiske drøftelse fremover skal flyttes, så der er tydeligere sammenhæng med budgetprocessen.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 12 8. Drøftelse af de nuværende personalepolitiske rammer ved evt. konkurrenceudsættelse (D) Sagsnr.: 330-2010-61245 Dok.nr.: 330-2014-247887 Åbent HovedMED har på baggrund af de politiske udmeldinger om evt. konkurrenceudsættelse ønsket at drøfte de personalemæssige forhold omkring dette. Baggrund Såfremt der politisk ønskes at arbejde med evt. konkurrenceudsættelse og udbud, vil udgangspunktet være den personalepolitiske retningslinje for omlægninger og rationaliseringer, som HovedMED vedtog i 2010 samt gældende lovgivning på området. Den personalepolitiske retningslinje er en udmøntning af Slagelse Kommunes lokale MEDaftale 7 stk. 3, hvoraf det fremgår, at der skal aftales retningslinjer for større rationaliserings- og omstillingsprojekter. Af den lokale MED-aftale 6 fremgår også ledelsens forpligtelse til at orientere om bl.a. overvejelser om udbud og udlicitering samt at sikre medinddragelse på så tidligt et tidspunkt og på en måde, som giver gode muligheder for, at medarbejdernes synspunkt og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens, de politiske udvalgs og Slagelse Kommunes Byråds beslutninger. I Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse bilag 4 præciseres de overordnede rammer omkring medinddragelsen ved omstilling, udbud og udlicitering, hvilket også har dannet afsæt for den personalepolitiske retningslinje. Som led i arbejdet med en ny indkøbspolitik udarbejdes understøttende retningslinjer. Der arbejdes bl.a. med en strategi for konkurrenceudsættelse, som økonomiudvalget drøftede på sit seneste møde og som de skal færdigbehandle på deres møde i juni. Der lægges i alt overvejende grad op til at fastholde nuværende strategi på området, dog omskrevet i en betydelig kortere form. I forhold til de mere personalerelevante forhold i oplæg til konkurrencestrategien kan nævnes: Der gives altid mulighed for at afgive kontrolbud. Det er ikke afgørende, om opgaven løses i privat eller kommunalt regi, blot opgaven løses bedst og billigst i den kvalitet der ønskes. Udbud af en kommunal driftsopgave skal godkendes i byrådet. Der lægges vægt på, at personalet informeres i god tid, og dermed har mulighed for at drøfte konsekvenserne ved et udbud, jf. MED-aftalen. Ved eventuel udlicitering af en kommunal driftsopgave, hvor medarbejderne overgår til en ny arbejdsgiver, gælder lov om virksomhedsoverdragelse som udgangspunkt. Det er måske også værd at nævne det, der ikke står i strategien Der er ikke opsat mål for hvor meget der skal konkurrenceudsættes, og der er ikke anført områder som relevante konkurrenceudsættelsesmuligheder. Retligt grundlag
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 13 Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse og Slagelse Kommunes lokale MEDaftale samt Lov om virksomhedsoverdragelse og Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser i større omfang. Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Kommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED drøfter de nuværende personalepolitiske rammer ved evt. konkurrenceudsættelse. Drøftet med bemærkning om, at den personalepolitiske retningslinje også omfatter konkurrenceudsættelse og virksomhedsoverdragelse. I forhold til indkøbspolitikken er der også fokus på MED-inddragelsen og derfor foreslås det, at der henvises til dette i den underliggende retningslinje til indkøbspolitikken. De beskrevne punkter i konkurrencestrategien indgår i indkøbspolitikken og var en del af høringen på HovedMEDs møde den 7. maj 2014. I forhold til punkterne omkring konkurrencestrategien var der på dagens møde følgende bemærkninger fra medarbejdersiden: Det er positivt, at der altid er mulighed for kontrolbud. Det bør være bedst til prisen frem for bedst og billigst og det bør kun være nye opgaver som skal udbydes skal godkendes af byrådet. Der skal også være opmærksomhed på de områder, hvor der sker hjemtagelse af opgaver. De faldne bemærkninger vil indgå i det videre arbejde med retningslinjen til indkøbspolitikken. Bilag 330-2012-540136 Personalepolitisk retningslinje for håndtering af omlægninger og rationaliseringer vedtaget HU 1. september 2010 330-2014-247936 Bilag 4 - Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse 2013
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 14 9. Status på det sociale kapitel (D) Sagsnr.: 330-2014-38419 Dok.nr.: 330-2014-248420 Åbent Det fremgår af HovedMEDs årshjul, at HovedMED skal have en status på arbejdet med det sociale kapitel og den rummelige arbejdsplads. Baggrund HovedMED har gennem det seneste år på forskellig vis drøftet arbejdet med det sociale kapitel og den rummelige arbejdsplads. Status er derfor dels en opsummering på aktiviteter og drøftelser og dels en sammenligning med andre kommuner i forhold til beskæftigelse af medarbejdere i specielle jobtyper. Et af de 4 indsatsområder i HovedMEDs strategiplan for perioden 2012-2013 var Modig - Slagelse Kommune den rummelige arbejdsplads. HovedMED fik på møde den 12. juni 2013 en opsamling på de igangværende aktiviteter, som understøttede indsatsområdet og besluttede samtidig at fastholde den nuværende personalepolitiske retningslinje for ansættelse i løntilskud. De igangværende aktiviteter, som understøtter indsatsområdet er: Projektet Det kompetente arbejdsliv Temadag om innovation på den mangfoldige arbejdsplads Temadag om den attraktive arbejdsplads gennem mangfoldighed og innovation Uddannelse af Inklusions- og kulturkoordinatorer På samme møde behandlede HovedMED etablering af et servicekorps til beskæftigelse af seniorjobbere. I september og december 2013 har HovedMED fået en orientering om etablering og håndtering af nyttejob. Håndbog om specielle jobtyper 2014 blev forelagt HovedMED den 5. marts 2014. Heraf fremgår antallet af medarbejdere i Slagelse Kommune, som var ansat i årene 2009 til 2013: Betegnelse Antal medarbejdere i diverse jobs 2013 2012 2011 2010 2009 Revalidering - - - 1 1 Skånejob 96 93 18 12 12 Flexjob 247 260 212 220 216 Løntilskud 144 283 358 326 154 Servicejob 5 7 8 69 17 Akutjob 4 - - - - Antal specielle jobtyper 496 643 655 628 401 Når man ser på sammenlignelige kommuner i forhold til andel af fuldtidsaktiverede (løntilskud, virksomhedspraktikker og nyttejob) i kommunale virksomheder i pct. af arbejdsstyrken 16-66 år, er der i Slagelse Kommune 0,588 % aktiverede mod 0,616 % i de sammenlignelige kommuner. I forhold til fleksjob er der i Slagelse Kommune 1,53 % og i de sammenlignelige kommuner 2,67 %
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 15 Kommuner, som kan sammenlignes med Slagelse Kommune indenfor dette område er: Norddjurs, Odsherred, Guldborgsund, Tønder, Kalundborg, Samsø, Esbjerg/Fanø, Vordingborg, Thisted, Randers, Fredericia, Nyborg, Skive og Vesthimmerland. Kilde: Jobindsats.dk Retligt grundlag Rammeaftale om social kapitel. Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at HovedMED drøfter status på det sociale kapitel. 2. at HovedMED drøfter værdien af de gennemførte aktiviteter. Drøftet med bemærkning om, at medarbejdere ønsker oplysninger om antallet af seniorjobbere og nyttejobs. Der er stor ros til Håndbog om specielle jobtyper også udenfor kommunen. Det opleves også, at den medvirker til at sikre, at ansættelserne forløber bedst muligt og fra Jobcentrets side fremhæves, at der opleves et godt samarbejde med Slagelse Kommunes virksomheder. Følgegruppen omkring nyttejobs i Jobcenterregi har kun mødtes en gang. 10. Indkøbspolitik - fornyet høring (D) Sagsnr.: 330-2014-18213 Dok.nr.: 330-2014-251746 Åbent Byrådet behandlede sag om ny indkøbspolitik mandag den 26. maj 2014. Byrådet vedtog at indkøbspolitikken skulle sendes i fornyet høring i HovedMED.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 16 Baggrund Den fornyede høring omhandler de forslag til ændringer som byrådet vedtog på mødet. Ændringerne er skrevet ind med rødt i indkøbspolitikken som vedlægges. Protokoltekst fra byrådet ser således ud: At dot 3 på side 1 fjernes. Under dot 5 tilføjes efter "ILO konventioner"... "Den vindende leverandør skal findes efter det økonomisk mest fordelagtige tilbudsprincip, baseret på en evaluering hvor sociale, miljømæssige og uddannelsesmæssige hensyn vægter væsentligt. Samt at næstsidste afsnit i politikken, afsnittet "Arbejdsmiljø og sociale forhold" ændres, så det fremgår, at "Slagelse Kommune ønsker at sikre social ansvarlighed, ordentlige ansættelsesforhold og et sundt og sikkert arbejdsmiljø for alle, der udfører arbejde under denne strategi. Derfor stiller vi i ethvert udbud krav om og forudsætter, at leverandøren og dennes eventuelle underleverandør i alle led overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder ILO konventionerne, samt at arbejdet udføres efter gældende overenskomster. Det forudsættes også, at grundlæggende menneskerettigheder (FN`s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention) overholdes. Der skal indføres kædeansvar for alle arbejder udbudt af kommunen under denne strategi, således at hovedentreprenøren holdes ansvarlig for alle underleverandører i alle led, og således at manglende overholdelse af kontrakten uanset, hvor det sker i leverandørkæden, får kontraktretlige konsekvenser for hovedleverandøren." Ændringsforslaget blev vedtaget således, at teksten indarbejdes, hvorefter politikken med de indarbejdede ændringer sendes til fornyet høring i Samarbejdsudvalget for Bygge og Anlæg samt HovedMED. Politikken skal herefter forelægges på ny sammen med de underliggende retningslinjer til Byrådets godkendelse. Retligt grundlag EU-udbudsdirektiv og den danske tilbudslov. Handlemuligheder Administrationen bemærker til byrådets forslag, at det nuværende Dot 3 bedst og billigst, dækker økonomisk mest fordelagtigt, men det dækker også udbud kun på pris. Det er på nogle udbud muligt at beskrive tydelige mindstekrav bl.a. i forhold til sociale, miljømæssige og uddannelsesmæssige hensyn, men også service, kvalitet, leveringssikkerhed mv. Dvs. meget høje minimumskrav skal opfyldes for at leverandøren kan byde, hvorfor der alene kan konkurreres på pris. Dette er årsagen til at den nuværende definition er anvendt. Det skal også anføres, at Slagelse Kommunes organisation på indkøbsområdet, er baseret på et vidtgående tværkommunalt indkøbssamarbejde, ligesom vi tilslutter os de SKIforpligtende udbud. Herved opnås et stort rationale i ressourceanvendelse, samt lavere priser på især standardvarer. En del af disse udbud er baseret på høje minimumskrav og derfor konkurrence på pris. Der er ikke bemærkninger til at indskrive ordet kædeansvar. Der vedlægges for god ordens skyld forslag til principper for sociale klausuler, som økonomiudvalget skal behandle i juni måned. Her er kædeansvar ikke nævnt, men de principper der lægges op til svarer til kædeansvar. Det skal dog anføres, at vi ikke kan kræve kædeansvar for alle udbud. Eksempelvis er udbud af vare ikke omfattet af denne mulighed. Vi kan heller ikke kræve at arbejdet udføres efter gældende overenskomst. Vi kan ikke som offentlige ordregivere stille et generelt krav om, at private leverandører, der skal udføre opgaver for os, skal følge danske overenskomster. Det er i strid med bl.a. ligebehandlingsprincippet i EU-udbudsreglerne.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 17 Og endelig bør ordet strategi ændres til politik, da det er den overordnede indkøbspolitik der er tale om. Vurdering Indkøbspolitik incl. de med rødt anførte ændringer samt administrationens bemærkninger forelægges for HovedMED til drøftelse. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Konsekvenser for andre udvalg Ingen bemærkninger Økonomi- og vicekommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED kommenterer på det nye forslag. Byrådet har behandlet indkøbspolitikken og har ønsket ændringer i indkøbspolitikken, hvorfor sagen igen sendes i høring. Der er nogle udfordringer med de foreslåede ændringer, da der er en række udbud, hvor vi, for at kunne følge gældende regler og f.eks. indgå i SKI-kontrakter, er nødt til at have prisen med som et parameter. Ligeledes kan vi ikke kræve, at der skal være overenskomst, men vi kan skrive, at man skal følge det lønniveau, der er på den pågældende egn. Derfor vil der være en proces, hvor økonomiudvalget må drøfte formuleringen. Fra HovedMED er der opbakning til ånden i de foreslående ændringer. Bilag 330-2014-253365 udkast 3 - ny indkøbspolitik.docx 330-2014-223473 principper arbejdsmiljø, sociale forhold, ILO.docx 11. Orientering om status på de politiske målsætninger (O) Sagsnr.: 330-2014-38295 Dok.nr.: 330-2014-247598 Åbent HovedMED orienteres om status på udmøntning af 100-dages plan og 6 måneders plan. Baggrund På mødet orienterer direktionen om arbejdet med udmøntning af 100-dages planen og 6 måneders planen, som er en del af konstitueringen af det nye Byråd.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 18 Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Kommunaldirektøren indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. I forhold til den orientering, som HovedMED fik i februar, er der nu forelagt forslag til økonomiudvalg og byråd. En række af emnerne vedrørte indkøbsområdet og den økonomiske politik. Processen omkring erhvervsservice er i gang og det forventes, at det vil være på plads omkring august måned. Fra medarbejdersiden blev der givet udtryk for, at forløbet omkring erhvervsservice ikke har været optimalt i forhold til medarbejderne. 12. MED-samarbejde i Jobcentret (O) Sagsnr.: 330-2014-38025 Dok.nr.: 330-2014-245610 Åbent HovedMED har ønsket en orientering om samarbejde i LokalMED i Jobcentret. Baggrund Jobcenterets tillidsrepræsentanter havde den 3.april 2014 indkaldt alle Jobcenterets ca. 250 medarbejdere, uden ledelsesfunktioner, til møde. På mødet deltog ca. 100 medarbejdere. Udmeldingen fra tillidsrepræsentanterne til ledelsen efter mødet var: De af medarbejderne valgte repræsentanter følger konklusionen fra medarbejdermødet om at:
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 19 1. B-siden sætter samarbejdet i LokalMED i bero At sætte samarbejdet i bero betyder for os, at mødeaktiviteterne indstilles i LokalMED indtil videre med henblik på at få fuldt fokus på samarbejdet og arbejdsmiljøet og, i samarbejde med ledelsen, gennemføre en proces, der sikrer et sundt arbejdsmiljø, baseret på vores fælles værdier. 2. De valgte repræsentanter ønsker at indgå konstruktivt i processen med at genfinde de gode samarbejdsrelationer til gavn for organisationen. HK valgte efterfølgende at fremsende en pressemeddelelse om ovenstående. Uddannelsesdirektøren inviterede herefter parterne til møde den 11. april 2014. I mødet deltog Michael Rosenberg og Torben Burholt fra HK, Tina Larsen og Maj-Britt Thy fra DJØF, Annemette El-Azem fra DS samt Vini Lindhardt og Torben Bahn Petersen, Slagelse Kommune. På mødet blev nedenstående aftalt: MED o Arbejdet i MED skal styrkes, hvorfor der tilrettelægges en proces i MEDudvalget med inddragelse af ekstern konsulent. o Deltagerne på dagens møde drøfter konsulentmuligheder og lægger op til lokalmed/sektormed at træffe den endelige beslutning evt. efter møde med konsulent o Det undersøges om alle i MED-udvalget har MED-uddannelsen og ellers gennemføres den. o LokalMED/SektorMED kan evt. drøfte, hvorvidt den nuværende MEDstruktur i centret er tilstrækkelig eller om der bør etableres LokalMED niv. 2, som enten kan være personalemøde med MED-status eller repræsentative udvalg. Information fremadrettet o På mødet var der enighed om, at psykisk APV fremrykkes, så den gennemføres inden sommerferien o Der udarbejdes en proces og tidsplan af arbejdsmiljøgruppen, som forelægges MED o På mødet var der også enighed om, at APV en ikke skal være anonym, da det vanskeliggør opfølgningen, men at resultatet med navn evt. holdes i arbejdsmiljøgruppen. Dette drøftes også i MED. o Der udsendes en fælles melding til medarbejderne og til pressen på baggrund af dagens møde. o Der holdes et fælles møde mellem ledere og TR er På længere sigt o SektorMED/LokalMED kan med fordel overveje at inddrage arbejdet med socialt kapital o Det kan være hensigtsmæssigt at drøfte, om der skal sættes fokus på arbejdsgange mv. bl.a. i forhold tillidsreformen. Den 22. april 2014 blev der afholdt endnu et møde med samme deltagere samt Jobcenterets tillidsrepræsentanter og afdelingsledere. På mødet støttede alle op om den indgåede aftale og det blev samtidig aftalt, at alle nu ville se fremad. Der var også enighed om god vilje til at få samarbejdet igangsat og forbedret. Samme uge blev afholdt personalemøder i alle Jobcenterets afdelinger, hvor formand og næstformand for LokalMED orienterede om ovennævnte aftale.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 20 Efterfølgende har der været afholdt LokalMED møde, hvor tidsplanen for den psykiske APV efter oplæg fra AMR koordinationsgruppe blev drøftet og besluttet, således at den afvikles før sommerferien. Samtidig blev der besluttet, hvilke konsulenter der ønskes at arbejde videre med ift. proces for MED-udvalget. AMR koordinationsgruppen og LokalMED havde den 21. maj møde med en konsulent fra Center for HR og Udvikling, hvor udformning og afviklingen den psykiske APV blev drøftet. Retligt grundlag Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse samt Slagelse Kommunes lokale MED-aftale. Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg. Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Arbejdsmarkedschefen indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at psykisk APV er igangsat og at der er gang i forløbet med ekstern konsulent. Omkring MED-uddannelsen arbejdes der med en kombination omkring uddannelse for dem, som mangler og brush-up for dem, som har uddannelsen i forvejen. Det opleves, at der er vilje til at få samarbejdet til at fungere. 13. Orientering om status på budget 2015-2018 (O) Sagsnr.: 330-2014-16578 Dok.nr.: 330-2014-240154 Åbent
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 21 Orientering om status på processen vedrørende budget 2015-2018. Baggrund På mødet gives en orientering om status på budgetprocessen vedrørende budget 2015-2018. Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Økonomi- og vicekommunaldirektøren indstiller, 1. at HovedMED tager orienteringen til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at fagudvalgene lige nu arbejder med budgettet. Den nye kommuneaftale blev indgået mellem KL og regeringen den 3. juni. Det er først muligt at se det endelige resultat for Slagelse Kommune omkring 1. august. Rammen er nogenlunde som i 2014. Skattegrundlaget for Slagelse Kommune er faldende, men det endelige resultat kendes ikke endnu. Vi har gennem de seneste 5 måneder haft et stigende indbyggertal. Omkring udligningen kommer tallene i begyndelsen af juli og derfor vil der også først her være et overblik primo august. Der er i kommuneaftalen bl.a. afsat en pulje til at styrke sundhedsområdet og anlægsaktiviteten er lidt mindre end sidste år og det ekstraordinære tilskud er for tredje år i træk fastholdt. 14. Sygefraværsindsatsen 2014-2015 (O) Sagsnr.: 330-2013-98861 Dok.nr.: 330-2014-227648 Åbent
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 22 HovedMED orienteres om status for indsatsen for at nedbringe sygefravær. Baggrund Siden kommunesammenlægningen har der generelt været fokus på medarbejdernes trivsel og sygefravær. Der er arbejdet på flere fronter, fx med politikker, retningslinjer, informationsmøder, opsøgende besøg, sundhedsordning og afklaringsaftale, aftale om brug af Falck Healthcare samt i projekterne Implementering af Sundhedspolitikken, Kompetente Forflytninger og Det Kompetente Arbejdsliv. Sygefraværet har stabiliseret sig omkring 4,7-5,0 %. Der vil skønsmæssigt være en besparelse på 2,5 mio. ved et fald i sygefraværet på 0,1 %. I budgetaftalen for 2015 indgår reduktioner, der kobles med nedsat sygefravær. I den anledning nytænkes sygefraværsindsatsen. HovedMED godkendte den 5. marts 2014 en plan med følgende indsatsområder for 2014: Det kompetente arbejdsliv Indsats for de gravide Indsats overfor virksomheder med højt sygefravær Tilbud og ordninger Her vedlægges en status for indsatserne: Social kapital på spil (tidl. Det kompetente arbejdsliv): Spiludviklingen er afhængig af det tempo testvirksomhederne gennemfører spillet i. Den endelige test vil derfor først være afsluttet ved udgangen af året. På trods af dette er de foreløbige resultater så positive, at de første virksomheder starter i version1.0 primo juni. Der er udarbejdet en hjemmeside om spillet www.socialkapitalpaaspil.dk og der arbejdes pt. med en interne og ekstern kommunikationsstrategi samtidig med, at udviklingen af spillet færdiggøres. Den 12. marts deltog Slagelse Kommune sammen med Team Arbejdsliv i en workshop på en konference om Relationel Koordinering, hvor spillet blev præsenteret. Indsats for de gravide: Der er indgået aftale med ekstern udbyder, udsendt nyhedsbreve og udsendt en folder til alle virksomheder. Tilbuddet har været gældende siden 1. marts 2014. Selvom der på årsbasis er over 200 gravide medarbejdere i Slagelse Kommune har kun få taget mod tilbuddet, på trods af en massiv informationskampagne. Der følges op på dette i samarbejde med den eksterne leverandør. Indsats overfor virksomheder med højt sygefravær: Der er afholdt 3 møder som planlagt de 2 med særligt indbudte arbejdspladser med et højt sygefravær det sidste som et åbent tilbud til alle arbejdspladser. Der deltog i alt 8 virksomheder på mødet den 25. marts Der deltog i alt 11 virksomheder på mødet den 24. april Der deltog 11 virksomheder på det åbne møde den 30. april Gennemgående på møderne har været virksomhedernes fokus på at sikre gode forandringsprocesser i forbindelse med organisatoriske ændringer.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 23 Tilbud og ordninger: Arbejdsmiljøkonsulenterne tilbyder at deltage på ledermøder, hvor der informeres om tilbud og ordninger, inkl. Social kapital på spil. Der er udarbejdet følgende informationsmaterialer Vi vil fremme sundhed og trivsel Muligheder for at hjælpe medarbejderne med private problemer Gravid på arbejde. Materialerne vedlægges som bilag. Der er sendt information ud til alle centerchefer og pt. aftales møder. Møderne forventes at være afviklet inden sommerferien. Retligt grundlag Handlemuligheder Gennem en målrettet indsats for at forbedre trivsel og sundhed kan sygefraværet reduceres ved at tage udgangspunkt i de virksomheder med de største udfordringer på dette område. Vurdering Center for HR og Udvikling anbefaler, at de foreslåede tiltag fortsætter som planlagt. Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Med øget fokus på at styrke virksomhedernes trivsel, reducere arbejdsulykker og nedslidning samt søge sundhedstilstanden kan vi opnå både en økonomisk gevinst gennem nedbringelse af sygefraværet og en gevinst i forhold til trivsel på arbejdspladsen. Konsekvenser for andre udvalg Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning. Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at det åbne møde på biblioteket var godt. Der er 4 virksomheder ud af de 20 inviterede virksomheder, som var forhindret i at deltage pga. andre aktiviteter. Tilbuddet til gravide er i gang, men indtil nu er der ikke mange, som har taget mod tilbuddet. Der er virksomheder, som ikke har modtaget folderne. Fællestillidsrepræsentanterne vil gerne have tilsendt folderne. Det afklares på de enkelte virksomheder, hvordan man forholder sig til arbejdstid/fritid i forhold til at benytte tilbuddene. LokalMED opfordres til at drøfte det.
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 24 Fra medarbejdersiden peges det på, at det medfører, at medarbejderne behandles forskelligt og det giver frustrationer. Derfor bør vi være bedre til at italesætte værdien af de enkelte tilbud. Bilag 330-2014-218442 Folder_Tilbud_til_medarbejderen 7. maj 2014.pdf 330-2014-228953 Folder_Gravid_på_arbejde marts 2014.pdf 330-2014-228947 Folder_Private_problemer.pdf 15. Status Arbejdsmiljø (O) Sagsnr.: 330-2010-61409 Dok.nr.: 330-2014-238918 Åbent HovedMED orienteres om arbejdsmiljø generelt i Slagelse Kommune. Baggrund Orienteringen skal give et overblik over arbejdsmiljøet i Slagelse kommune bl.a. i forhold til overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen og Slagelse Kommunes MED-aftale samt relevante faktorer, der kan give et billede af arbejdsmiljøet. Arbejdstilsynet Fra nytår og indtil nu har Arbejdstilsynet besøgt 15 af vores enheder. 11 har fået en grøn smiley, mens de 4 sidst har fået et eller flere påbud. Resultaterne af deres tilsyn fremgår af bilag. Fra den 2. maj og 4 måneder frem vil de besøge 3 af vores enheder/virksomheder. De er alle blevet orienteret og tilbudt vejledning fra Center for HR og Udvikling i forbindelse med forberedelsen. Arbejdsmiljøuddannelse og MED-uddannelse I april og maj blev årets første arbejdsmiljøuddannelse gennemført med 16 deltagere. I februar og marts blev første MED-uddannelse gennemført med 15 deltagere. Det er PUF (parternes uddannelses fællesskab), som står for de 2 uddannelser med baggrund i Slagelse Kommunes MED-aftale og vores personalepolitik samt lokale retningslinjer. Næste Arbejdsmiljøuddannelse og MED-uddannelse er i september-oktober. Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 25 Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning Til efterretning. Bilag 330-2014-239306 Bilag 1 arbejdstilsynet og smiley 16. Lokale AKUT Midler 2013 (O) Sagsnr.: 330-2013-79070 Dok.nr.: 330-2014-239464 Åbent Kompetence: Orientering HovedMED orienteres om brug af lokale AKUT-midlerne for overenskomstperioden 2013-2015. Baggrund I forbindelse med OK.13 blev der indgået aftale med de lokale parter om, at der skal afsættes AKUT-midler til lokale formål. Følgende vilkår er gældende i forhold til anvendelse af midlerne: Anvendelse af den lokale pulje sker efter aftale mellem kommunens tillidsrepræsentanter og kommunens ledelse i HovedMED. Puljen anvendes til de lokale aktiviteter for tillidsrepræsentanter, der lokalt er enighed om: o opdatering af tillidsrepræsentanter i lokale forhold o introduktion af nye tillidsrepræsentanter til fx kommunens værdigrundlag, budgetprocedurer, styringsprincipper mv. o fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. for tillidsrepræsentanter o øvrige aktiviteter for tillidsrepræsentanter Midler fra ordningen kan ikke bruges til intern lønrefusion. Senest den 1. maj 2015 skal de lokale parter i hver kommune indsende et regnskab til de centrale parter over anvendelsen af de i den foregående overenskomstperiode modtagne midler. I regnskabet skal der redegøres for følgende: o Lokale AKUT-midler afsat i kommunen i perioden 1. april 2013-31. marts 2015 o Forbrug af AKUT-midler
HovedMED, den 4. juni 2014 kl. 09:00 Side 26 o Uforbrugte AKUT-midler pr. 31. marts 2015. I Slagelse Kommune er der ca. 116.418 kr. til rådighed i den lokale pulje. Midlerne er blevet anvendt til en kursusdag for alle tillidsrepræsentanter, hvor emnet har været at styrke samarbejdet mellem tillidsrepræsentant og leder. I indledningen til programmet står der følgende: I Slagelse kommune er samarbejdet mellem TR og leder sat på dagsordenen. Alle centre står med sine daglige og strategiske udfordringer som kræver et konstruktivt samarbejde mellem TR og leder lokalt. Spørgsmålet er bare, hvad der skal til for at styrke samarbejdet, i et system præget af mange regler og mange dagsordener. Det er Karsten Brask Fischer fra Impact Learning, der har stået for gennemførelsen af kursusdagene. Der er blevet afholdt 7 identiske kursusdage i maj, hvor der har deltaget 63 tillidsrepræsentanter og 28 ledere. Lederne er blevet inviteret med, hvis der var plads og mod egenbetaling. Det er arbejdsgruppen bestående af Per Haugaard, Charlotte Jørgensen og Allan Gildhoff, som er kommet med input til indholdet på kursusdagen. Retligt grundlag Handlemuligheder Vurdering Økonomiske og personalemæssige konsekvenser Konsekvenser for andre udvalg Chef for HR og Udvikling indstiller, 1. at Orienteringen tages til efterretning Orienteringen taget til efterretning med bemærkning om, at det ville have godt med flere ledere. Center for Sundhed og Omsorgs dag blev flyttet pga. manglende tilmeldinger.