Brugermanual Byggeweb Udbud - Tilbudsgiver
Indholdsfortegnelse Udbud Tilbudsgiver... 5 Indledning... 5 Tilmelding og adgang... 6 Udbudoplysninger... 7 Udbudsmateriale... 8 Download fra filliste... 8 Hent alt udbudsmateriale... 8 Samlet printbestilling... 9 Send filer til print... 9 Inviter Underleverandør... 10 Aflevering af tilbud... 11 Afleveringskrav... 11 Upload fil... 12 Slet fil... 13 Supplerende filer... 13 Aflevering af tilbud... 13 Tilbagestrækning af tilbud... 14 Vejledning... 14 Åbning og licitation... 15 Informations e-mails... 17
Udbud Tilbudsgiver Indledning Byggeweb Udbud er et værktøj, der understøtter alle former for udbud i byggebranchen. Værktøjet er let tilgængelig på Internettet og overholder alle love og krav til udbud og licitation i Danmark. Byggeweb Udbud indeholder i korte træk en beskrivelse af udbuddets/prækvalifikations vilkår, mapper med materiale til gennemsyn, og sidst men ikke mindst muligheden for at uploade tilbuds/ansøgningsdokumenter og efterfølgende aflevere et samlet tilbud/ansøgning digitalt. Byggeweb Udbud sikrer tilbudsgiverne/ansøgerne indbyrdes anonymitet. Såfremt udbuddet/prækvalifikation afholdes med digital aflevering af tilbuddene/ansøgningerne, er disse skjult for alle andre end tilbudsgiveren/ansøgeren selv, indtil det fastsatte åbningstidspunkt. Herefter kan alle korrekt afleverede tilbud/ansøgning downloades og åbnes af udbudsadministrator, og resultatet kan efterfølgende offentliggøres blandt de deltagende tilbudsgivere/ansøgere. Det er derfor fuldstændigt sikkert løbende at uploade tilbuddets/ansøgnings dokumenter i takt med at de færdiggøres. Uploadede dokumenter kan desuden erstattes med andre reviderede dokumenter, så længe tilbuddet/ansøgningen som helhed ikke er afleveret. Det anbefales at foretage upload af dokumenterne i god tid, da overførelsestiden er afhængig af dokumenternes antal og størrelser samt den lokale internetforbindelses overførselshastighed. Generel anbefaler RIB, at den tegningsberrettiget ikke foretager upload og aflevering i de sidste 2-3 timer før fristens udløb. Det skal for en god ordens skyld nævnes, at upload og aflevering af tilbud kan foretages helt op til afleveringsfristen. En gennemsnitlig aflevering vil i de fleste tilfælde kunne foretages på 20-30 minutter alt inklusiv. Men RIB lukker udbuddet præcist på det oplyste klokkeslæt, hvorefter alle forsøg på at aflevere tilbuddet/ansøgningen vil blive afvist. Der skal derfor tages højde for uforudsigelige forstyrrelser af driften, eventuelle håndteringsfejl, og andet der vil kunne forsinke en korrekt aflevering væsentligt. 5
Tilmelding og adgang Med tilbudsgiver menes altid kombinationen af en virksomhed og dennes tegningsberettigede. Disse benævnes i systemet som hhv. firma og bruger. Brugeren tildeles adgang og afleverer tilbuddet på vegne af firmaet. Hvert udbud har mindst en administrator. Administrator er eller optræder på udbudsgivers vegne. Administratoren opretter og beskriver udbuddet, samt sætter de vilkår der gælder for aflevering af tilbud/ansøgning. Afhængig af udbudsformen, tildeles adgangen på følgende måder: Prækvalifikationer og offentlige udbud Adgang til udbuddet/prækvalifikation og muligheden for at afgive tilbud/ansøgning foretages fra adressen www.rib- software.dk og kræver, at tilbudsgiver/ansøger kender Byggeweb Udbud- nummer (TN efterfulgt af 6 cifre). Tilmelding sker ved at indtaste nummeret, og adgang tildeles umiddelbart herefter - uden indblanding fra udbudsadministrator. Efter tilmelding på udbuddet, kan adgang opnås uden brug af TN- nummeret. Øvrige udbudsformer Adgang til udbuddet og muligheden for at afgive tilbud kræver oprettelse hos RIB og administrators godkendelse af tilbudsgiveren. Dette kan foregå på én af følgende måder: A) Allerede oprettede brugere vil kunne findes ved søgning, inviteres og få tildelt adgang til udbuddet, uden at involvere andre. B) Nye brugere kan kun inviteres vha. deres e- mail adresser. I disse tilfælde vil de inviterede, selv skulle inddatere en række oplysninger om deres firma og sig selv. Oplysningerne skal godkendes af udbudsadministrator før adgangstilladelsen tildeles. I begge tilfælde vil den tegningsberettigede på tilbudsgiverens vegne modtage en e- mail med besked om adgangs tilladelsen og diverse oplysninger til brug for login. udbuddets administrator kan i begge tilfælde, vælge at fjerne en tilbudsgiver fra udbuddet, så længe tilbudsgiver ikke har afleveres et tilbud. Tilbudsgiveren kan ligeledes afmelde sig selv ved at klikke på afmeldingslinket nederst i venstre hjørne af udbudsvinduet. Krav til brugerens hard- og software Anvendelsen af RIB s grundlæggende funktioner kræver kun en pc med Internetforbindelse og tilhørende browser. RIB er optimeret til Windows 7 og MS Internet Explorer 10.0 eller senere versioner. Ved brug af andre styre systemer, f.eks. Linux og Mac, må brugeren påregne større eller mindre uregelmæssigheder. Installation og brug af supplerende software kan forbedre en række af RIB s funktioner. Hjælpeprogrammer kan downloades fra RIB s hjemmeside efter login (se menupunktet Software ). Kontakt altid deres virksomhedens IT- ansvarlige før installation af ny software. Login Login foretages på www.rib- software.dk. Klik på login- knappen i øverste højre hjørne under RIB- logoet. Udfyld brugernavn og password i det fremkomne vindue og klik herefter på Login- knappen. 6
Udbudsoplysninger Efter login og åbning af et udbud fremkommer et vindue med en række punkter i hovedmenuen. Udbuddet åbner altid på menupunktet Introduktion. Under dette menupunkt ses forskellige stamoplysninger til højre for hovedmenuen. Alle oplysningerne er inddateret af udbuddets administrator. Udbudsbeskrivelse Navn og supplerende beskrivelse: Udbuddets navn og beskrivelse. Oplysninger om udbudsgiver og evt. administrator Herunder oplysning om udbudsgiverens ret til at se status på og indhold af de afleverede tilbud i løbet af udbudsforløbet. Udbudsform Oplysning omkring vilkårene for udbuddets gennemførelse. Udbudsformen følger de almindelige regler og lovgivningen på området. Entrepriseform Oplysning med betydning for entreprisens omfang. Følger de almindelige regler på området. Tildelingskriterium Udbudsadministratoren har kunnet vælge mellem følgende kriterier Laveste pris eller Økonomisk mest fordelagtige tilbud. I tilfælde af økonomisk mest fordelagtige tilbud bør angivelsen af vægtningen mellem de relevante kriterier være beskrevet af administrator i et separat dokument under udbudsmaterialet. Kriterierne følger i øvrigt de almindelige regler og lovgivningen på området. Frister og vilkår Startdato Dato og klokkeslæt. Tidspunktet hvor adgang til udbuddet åbnes for tilbudsgiverne. Tidszoner Alle tidspunkter er angivet som CET/CEST, dvs. Central European Time/Central European Summer Time. Brugere i andre tidszoner skal konvertere alle tidsfrister til lokal tid. CET/CEST er den gældende tidszone i Skandinavien, hvorfor konvertering ikke er nødvendig for brugere i disse lande. Derimod ligger eksempelvis Island, England og de baltiske lande i andre tidszoner. Frist for aflevering af tilbud Dato og klokkeslæt. Tidspunktet for seneste aflevering af tilbud. 7
Åbning og licitation Dato og klokkeslæt. Tidspunktet hvor udbudsadministrator får adgang til afleverede tilbud. I tilfælde af licitation gives adgang for tilbudsgivere/ansøgere til de dokumenter, som administrator på forhånd har valgt at offentliggøre. Hvis digital aflevering af tilbuddene er fravalgt, skal andet afleveringssted oplyses. Alle spørgsmål til udbudsoplysningernes indhold besvares alene af udbuddets administrator. Udbudsmateriale Ved ændringer i udbudsmaterialet udsender Byggeweb Udbud en notifikationsmail, så de tilbudsgivende altid har viden om de nyeste filer. Dog bliver der ikke sendt notifikationsmails ud til eventuelle tilmeldte underleverandører. Download fra filliste 1) Tryk på Udbudsmateriale 2) Tryk på Detaljeret filliste 3) Vælg fil(filer) 4) Tryk på ikonet Download filer i højre værktøjslinje 5) Tryk på Linket 6) Tryk Åbn eller Gem Flere filer kan markeres ved at holde hhv. Shift- og Ctrl tasterne nede, mens de vælges. Herefter kan de enten downloades eller lægges i en printbestilling til en af flere printleverandører. I alle tilfælde gælder, at filerne ved download pakkes og komprimeres til en samle zip- fil. Zip- filen kan efter nedhentningen åbnes med f.eks. WinZip. Hent alt udbudsmateriale 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på Hent alt udbudsmateriale 3) Vælg Omfang 4) Klik OK 5) Klik på Linket 6) Klik Åbn eller Gem Mapperne er oprettet og navngivet af administrator og kan derfor være mere eller mindre fortællende omkring indholdet. I tvivlstilfælde anbefales at downloade alle filer. 8
Samlet printbestilling 1) Tryk på Udbudsmateriale 2) Tryk på Komplet sæt print af hele udbudsmaterialet 3) Udfyld Ordrebeskrivelse 4) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. 5) Udfyld leverancebeskrivelse 6) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre 7) Skriv eventuelle bemærkninger 8) Vælg antal print 9) Tryk OK Printene kan via Byggeweb Udbud bestilles hos en lang række printleverandører. Printbestilling af enkeltfiler kan foretages fra den detaljerede filliste. Send filer til print 1) Tryk på Udbudsmateriale 2) Tryk på Detaljeret filliste 3) Vælg Fil(Filer) 4) Tryk på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 5) Udfyld Ordrebeskrivelse 6) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. 7) Udfyld leverancebeskrivelse 8) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre 9) Skriv eventuelle bemærkninger 10) Vælg antal print 11) Tryk OK 9
Inviter Underleverandør Som tilbudsgiver/ansøger kan man i nogle tilfælde dele adgangen til udbudsmaterialet med en eller flere underleverandører. Udbuddets administrator vælger ved opsætningen af udbuddet/ansøgningen om denne deling tillades. Hvis muligheden er tilstede, vises punktet Underleverandører for alle tilbudsgivere/ansøger. Hvis ikke holdes punktet skjult, og underleverandørerne er uden mulighed for at få adgang. Adgangen tildeles ved oprettelse af hver enkelt underleverandør, med navn og e- mail adresse. Adgangen kan anvendes uden at underleverandøren oprettes med brugernavn og password. Ved tilbudsgivers/ansøgers oprettelse af en underleverandør får denne automatisk tilsendt en e- mail indeholdende et link til listen over udbudsmaterialet. Fra listen kan filerne downloades og previewes. Linket er ikke personligt og kan derfor videresendes og deles med andre. Oprettede underleverandører er kun synlige for den tilbudsgiver/ansøger, som har oprettet vedkommende. Hverken udbuddets administratorer eller øvrige tilbudsgivere kan få kendskab til, hvem man som tilbudsgiver/ansøger har oprettet som underleverandør. Underleverandører har ikke mulighed for at se andet end udbudsmaterialet. det vil sige at vedkommende ikke kan uploade eller på anden måde påvirke indholdet af afleveringen. 1) Tryk på Underleverandører 2) Tryk Tilføj 3) Udfyld Navn og E- mail 4) Tryk OK 10
Aflevering af tilbud Afleveringskrav Hvilke dokumenter der kræves afleveret, er beskrevet af administrator ved hjælp af ét eller flere afleveringskrav. Ved klik på menupunktet Aflevering af ansøgning i hovedmenuen for afleveringskrav vises listen over afleveringskrav. Der er tre typer afleveringskrav, som hele tilbuddet/ansøgningen kan bestå af. For afleveringskrav Data: Administratorerne af udbuddet kan definere hvilke data, der ønskes oplyst for hurtigere at kunne sammenligne de afleverede tilbud/ansøgningers data. (f.eks. total pris). Disse data skal være indtastet for at tilbuddet/ansøgningen kan afleveres korrekt. For afleveringskrav i Filupload Skal der være uploadet ét og kun ét dokument svarende til beskrivelsen. Bemærk at der for hvert afleveringskrav kan være formmæssige betingelser til både filformatet og filnavnet. Desuden kan udbuddets administrator have valgt at vedlægge en dokumentskabelon, som bør downloades, udfyldes og uploades som besvarelse af kravet. For afleveringskrav i Nøgletal, skal der afleveres de nøgletal som er blevet udtrukket fra tidligere byggerier, i henhold til nøgletalsbekendtgørelse for alm. byggeri. For at kunne aflevere korrekt, kan der afleveres på to måder, enten indtastning af, disse tal eller download fra et af de forskellige evalueringsfirmaer, som fortager disse vurderinger. 11
Upload fil Afleveringskrav Hvilke dokumenter eller data der kræves afleveret, beskrives af administrator ved hjælp af ét eller flere afleveringskrav. Der er 3 forskellige typer afleveringskrav - Data- type, Filupload og Nøgletal. Krav om Data- type På hvert enkelt afleveringskrav under Data- type, har udbudsadministrator muligheden for at definere, hvilke data der skal afleveres.(f.eks. total pris). Tegningsberettiget skal indtaste de værdier, som står beskrevet i kravet. Efter aflevering downloader administratoren en rapport, der viser et skema med de afleverede data for alle de afleverede tilbud/ansøgninger. 1. Klik på Aflevering af tilbud 2. Klik på det mulige afleveringskrav i Afleveringskrav for (data- input) 3. Klik på Indtast data 4. Udfyld afleveringskrav med de data, som ønskes afleveret (f.eks. total pris) 5. Klik Tilbage til oversigten Krav om filupload For afleveringskrav skal den tegningsberettiget uploade ét og kun ét dokument svarende til beskrivelsen. Administratoren kan oprette krav, hvor det er muligt at uploade filer. Filtype og filnavn kan defineres af administratoren. Bemærk at administrator på hvert afleveringskrav kan beskrive formmæssige betingelser til både filformatet og filnavnet. Desuden kan udbuddets administrator vælge at vedlægge en dokumentskabelon, som kan downloades, udfyldes og uploades igen som besvarelse af kravet. 1) Klik på Aflevering af tilbud 2) Klik på det mulige afleveringskrav i Afleveringskrav for (filupload) 3) Klik på Upload fil 4) Klik Tilbage til oversigten Bemærk at der kun kan uploades én fil pr. afleveringskrav. Efter upload kan filen slettes og en anden uploades i stedet. Dette kan foretages så længe tilbuddet endnu ikke er afleveret. Krav om nøgletal Nøgletalskravet, kan enten indtastes eller downloades fra et evalueringsfirma. 12
Med dette krav kan administrator få et udtræk af nøgletal fra tidligere byggerier tegningsberettiget/ansøger har været med på. For at der automatisk kan trækkes nøgletal, skal firmaet have været med på byggerier, hvor der har været afleveret nøgletal i henhold til nøgletalsbekendtgørelse for alm. byggeri, og firmaprofilen i RIB skal have påført firmaets CVR- nr. Nøgletallene kan komme fra forskellige evalueringsfirmaer, som trækker nøgletal ud af de indberettede data. 1. Klik på Aflevering af tilbud 2. Klik på det mulige afleveringskrav i Afleveringskrav for (nøgletal) 3. Klik på Overført fra evaluator eller upload fil 4. Klik Bekræft / Upload filen 5. Klik Tilbage til oversigten Slet fil 1) Tryk på Aflevering af tilbud 2) Tryk på Slet fil 3) Tryk OK Supplerende filer Udover krav om obligatorisk aflevering af visse dokumenter, kan administrator have åbnet muligheden for upload af supplerende filer. Disse er ikke omfattet af krav om antal, navngivning, filformater, el.lign. Tilbudsgiveren/Ansøger kan således selv afgøre, i hvilket omfang denne mulighed ønskes benyttet. Aflevering af tilbud Efter upload af alle filer (en fil pr. afleveringskrav plus eventuelt supplerende filer) eller indtastet data kan tilbuddet/ansøgningen afleveres. Aflevering foretages ved klik på Aflevér ansøgning - knappen i øverste højre hjørne, som sidder på den side hvor alle afleveringskravene er listet op. Herefter vises teksten Tilbuddet/ansøgningen er korrekt afleveret. Først når denne tekst vises er tilbuddet/ansøgningen modtaget. Bemærk at der ikke er taget stilling til dokumentets indhold. Med korrekt henvises udelukkende til de formmæssige afleveringskrav. At der er uploaded en fil pr. afleveringskrav, og at tilbuddet/ansøgningen i sin helhed er afleveret indenfor tidsfristen. En kvittering for afleveringen fremsendes pr. e- mail. 13
Tilbagestrækning af tilbud Efter aflevering kan filerne ikke slettes eller erstattes enkeltvis. Tilbuddet som helhed kan dog inden tidsfristens udløb trækkes tilbage ved at klikke på Tilbagetræk tilbud - knappen øverst i højre hjørne. De uploadede filer kan i forbindelse med tilbagetrækningen slettes eller bevares. Slettes filerne skal samtlige afleveringskrav have uploaded en ny fil. Bevares filerne kan de eventuelt slettes enkeltvis og erstattes med nye. Tilbuddet skal herefter afleveres igen for at komme i betragtning. En kvittering for tilbagetrækningen fremsendes pr. e- mail. Vejledning Under Vejledning kan du downloade en vejledning ved at trykke på et af de to links. 14
Åbning og licitation Forskudt åbningstidspunkt Åbningen af de afleverede dokumenter er forskudt 2 timer eller mere i forhold til afleveringsfristen. Hvor længe bestemmes af udbudsadministrator, som tilmed kan udskyde åbningen på ubestemt tid, såfremt der i den mellemliggende periode opstår tvivl om tilbudsgivernes/ansøgernes mulighed for at kunne aflevere dokumenterne rettidigt. Hverken administratorer eller tilbudsgivere/ansøger har adgang til de afleverede dokumenter, mellem afleveringsfristen og åbningstidspunktet. Dog kan tilbudsgiver/ansøger trække tilbuddet/ansøgningen tilbage helt op til åbningen. Men et nyt tilbud/ansøgning kan ikke afleveres, når afleveringsfristen er overskredet. En tilbagetrækning på dette tidspunkt vil derfor medføre, at tilbudsgiver/ansøger automatisk diskvalificeres. Licitation Ved valg af licitation kan både dokumenter afleveret iht. et afleveringskrav og eventuelt supplerende filer vælges at blive offentliggjort blandt de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. Dette skal foretages i forbindelse med oprettelsen af udbuddet. Offentliggjorte filer kan downloades af de andre tilbudsgivere/ansøgere efter tidspunktet for åbning af tilbuddene. Uploadede men ikke afleverede dokumenter kasseres dog og kan ikke downloades af hverken udbudsadministrator eller de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. Tilbudsgivere/ansøgere der ikke har foretaget en korrekt aflevering har ikke adgang til udbuddet efter afleveringsfristens udløb. Udbuddets resultat Udbudsadministrator kan vælge om han vil offentliggøre udbuddets resultat online eller ved at give tilbudsgivere/ansøgere direkte besked udenom Byggeweb Udbud. Klagemulighed Rettidig afleveringen af tilbud/ansøgning i Byggeweb Udbud er som udgangspunkt alene den tegningsberettigets ansvar. Der kan derfor ikke gøres indsigelse over for udbudsgiver eller RIB A/S i tilfælde af tekniske problemer eller svigt. Dette gælder nedbrud i både software, hardware og infrastruktur, også selvom problemerne medfører, at et tilbud/ansøgning ikke kan afleveres inden for tidsfristen og derfor ikke kommer i betragtning. Undtaget kan dog være tilfælde, hvor årsagen til en manglende aflevering alene skyldes nedbrud på RIB- serverne. Alle former for klager over udbuddets afholdelse skal fremsættes direkte til udbudsgiver eller udbudsadministrator. Dette bør ske uden ugrundet ophold. RIB A/S kan ikke modtage eller behandle klager over udbud, der er gennemført ved anvendelse af Byggeweb Udbud. Dette gælder også i tilfælde af tekniske nedbrud og andre former for manglende adgang til RIB- systemet. 15
Konsekvenserne af en berettiget klage afgøres alene af udbudsadministrator. Afvises klagen, kan udskydelsen ophæves og adgangen til de afleverede tilbud dermed åbnes. I modsat fald kan RIB kontaktes for nærmere aftale omkring en eventuel genåbning af udbuddet. Tilbudsgiverne/ansøgere modtager i tilfælde af licitation en e- mail notifikation ved åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiverne/ansøgere notificeres dog ikke, såfremt åbningstidspunktet udskydes af udbudsadministrator, men udskydelsen angives tydeligt over for brugeren ved ethvert forsøg på at åbne udbuddet efter login. 16
Informations e-mails I perioden, hvor udbuddet er i gang, videresendes der informations e- mails til forskellige brugere af udbuddet. Nedenstående skema viser hvem der modtaget en e- mail og hvornår i udbudsprocessen. 17