Betingelser for prækvalifikation Kontrakt om levering af rejse- og udlægssystem Aalborg Universitet
Indholdsfortegnelse 1. Den ordregivende myndighed 3 2. Indledning 3 3. Udbudsform 4 4. Egnethedsvurdering 4 4.1 eespd 4 4.2 Udelukkelsesgrunde 5 4.3 Udvælgelse 6 5. Behandling af ansøgning 6 6. Formkrav til ansøgning om deltagelse 6 Side 2
1. Den ordregivende myndighed Aalborg Universitet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Ordregiver anvender ekstern advokat til gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor kontaktperson under udbuddet er følgende: Aumento Advokatfirma Attn.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København K hh@aumento.dk 2. Indledning Aalborg Universitet inviterer hermed til at afgive tilbud på kontrakt om rejse- og udlægssystem. Aalborg Universitet har cirka 3.500 medarbejdere. Der foretages cirka 2.200 rejse/udlægsafregninger pr. måned. Der anvendes i dag en Oracle platform. Beslutningen om at anskaffe en ny rejse-/udlægsløsning på Aalborg Universitet er sket ud fra ønsket om at få en moderne og tidssvarende løsning, som er intuitiv og brugervenlig. Kontrakten vedrører et rejse- og udlægssystem benævnt RUS2. Der ønskes indkøbt en Software as a Service, der omfatter følgende hovedelementer: 1) Tilrådighedsstillelse af en moderne og brugervenlig standardløsning 2) Integration med relevante systemer hos Aalborg Universitet, herunder rejsebureau og betalingssystem 3) Videreudvikling og vedligeholdelse i form af løbende tilpasning, udvikling og opgradering af leverandørens standardløsning i relation til nye versioner m.v. 4) Relevant uddannelse og vejledning i brug af systemet Side 3
Ordregiver vil indgå kontrakt med 1 leverandør. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside www.okonomi.aau.dk/indkob/udbud/. Der henvises til udbudsmaterialet for en nærmere beskrivelse af udbudsprocessen og tildelingskriterium. 3. Udbudsform Den udbudte opgave har CPV-koden 48400000 (Programpakke til forvaltning af forretningstransaktioner og privatsager) samt supplerende CPV-kode 72000000 (It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support). Værdien af kontrakten skønnes at være over tærskelværdien for EU-udbud. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter reglerne i udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15/12/2015). Processen er derfor to-delt, således at der efter anmodning foretages en prækvalifikation med henblik på udvælgelse af 3-5 ansøgere, som inviteres til at afgive tilbud. 4. Egnethedsvurdering Tilbudsgivers generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 4.2) samt udvælgelsesgrunde (punkt 4.3). 4.1 eespd Tilbudsgiver skal udfylde eespd. Som en del af udbudsmaterialet er en fil benævnt ESPD-AAU-RUS2. Dette er det eespd dokument, som tilbudsgiver skal udfylde. Fremgangsmåde for udfyldelse af eespd: 1) Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XML-dokument benævnt ESPD-AAU-RUS2 på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome Side 4
3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er en økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg filen ESPD-AAU-RUS2 fra skrivebordet 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes Udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højreklikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges ansøgning om deltagelse Der skal ikke medsendes anden dokumentation med ansøgningen, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. 4.2 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal udfylde de markerede felter i følgende hovedafsnit i ESPD: Del II.A Del II.B Del II.C Del II.D Del III.A Del III.B Del III.C (oplysninger om den økonomiske aktør) (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) (straffedomme) (betaling af skatter, afgifter og bidrag) (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) Såfremt tilbudsgiver deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende) skal de andre deltagere fremsende særskilt ESPD. Såfremt tilbudsgiver i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD. Side 5
4.3 Udvælgelse Ansøger skal udfylde følgende felter i ESPD: Del IV.C (Teknisk formåen) -levering af leverancer af den anførte type Ordregiver forbeholder sig ret til at kontrollere oplysninger i referencelisten ved at kontakte opdragsgiver. 5. Behandling af ansøgning Ordregiver vil foretage en vurdering af, om ansøger opfylder udelukkelsesgrunde og udvælgelsesgrunde. Ordregiver vil prækvalificere 3-5 ansøgere til at afgive tilbud. I tilfælde af at der er flere end 5 ansøgere, som er egnet til deltagelse, vil Ordregiver foretage en samlet vurdering med henblik på at sikre den mest optimale konkurrencesituation, herunder på basis af hvem der vurderes at have de bedste referencer. 6. Formkrav til ansøgning om deltagelse Ansøgning skal indeholde følgende: 1) Udfyldt og underskrevet ESPD 2) Eventuelt yderligere beskrivelse af ansøger Ansøgning skal sendes eller indleveres til: Aumento Advokatfirma Att.: Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København K Ansøgning kan også fremsendes som indscannede dokumenter pr. e-mail til hh@aumento.dk. Ansøgning bedes være benævnt Ansøgning til udbud af RUS2. Side 6
Bemærk venligst, at der ikke kræves yderligere dokumentation for kriterier for egnethed, men at den vindende tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for oplysninger angivet i ESPD. Sidste frist for modtagelse af ansøgning er den 9. december 2016, kl. 12:00. Ansøgninger modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Side 7