Referat for bestyrelsesmøde i AVALAK København Dato: 11.05.16 Sted: Avalak kontor DGH (Åbent møde) Navn Deltager Afbud Udeblevet Nyoka Steenholdt (Formand, HB-suppl.) Avaruna Mathæussen (Næstformand, HB-rep.) Paninnguaq Boassen (Kasserer) Pam Stach (Informationskoordinator, DGH-rep) Aki-Mathilda Høegh-Dam (Menig) Michael Severin Bro (Menig) (skype første halvdel af mødet) Riikki Jensen (Menig) Lasse Kyed (Menig) Jens Lybert Næste møde / overdragelsesmøde: 13. juni 2016 (Åbent arrangement) Punkt Orientering (Udfyldes før mødet) Diskussion/Bemærkning -> Beslutning 1. Ordstyrer og referent Husk forventningsafstemningen om ordstyrerens rolle! Hold fokus og tid på diskussion, og vær Ordstyrer: Avaruna Referat: Nyoka gerne en smule skrap. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Godkendelse af referat(er) Husk at skrive status på arbejdsopgaverne! Ellers gokendt 4. Gennemgang af arbejdsopgaver Se skema nederst.
5. Meddelelser til/fra formanden Fra: - tænker vi kan tage en lille refleksion over hvordan det er gået mens jeg var væk? - Hvem kender/vil sættes lidt ind i brug af hjemmesiden? (specielt i forhold til at lægge referater op) Ikke med på beslutnigsreferat Jeg har savnet dig! Det har været svært, halvdelen af LB er også i HB og vi er ikke så mange så det har været en udfordring. Du har været god til at holde bestyrelsen samlet, og det har manglet i den tid du var væk. Der er brug for én som kan holde fokus og den røde tråd på LB arbejde. 6. Økonomi (kasserer) - Kassestatus - Meddelelser til/fra kassereren - Kbh buffer på 20.000kr, ændres? Til Fra: Vi skal have fundet ud af i dag hvor meget folk skal betale for deres drikkevarer fra julefrokosten og semesterstartsfest. Der er enten den solidariske løsning hvor vi alle betaler et beløb på omkring 75-100 kr., eller også er der et ca. estimat af hvor meget hver person skylder ud fra vores fælles hukommelse. Der er papirer fra Arbejdernes Landsbank der skal underskrives for at oprette SWIPP. Flere hyggearrangementer for bestyrelsen (kongens have, hygge-fester osv.). Det hjælper på fællesskabet. Lasse vil gerne lære at bruge hjemmesiden. Det kan godt virke lidt unfair at ALLE skal betale til en fejl som ingen som sådan er skyld i. Der er lavet en arrangementsmappe, som vil gøre det nemmere for os at holde styr på vores papirer fremover. Bestyrelsesmedlemmerne laver estimat på hvor meget de har købt i løbet af perioden, og så er det hele ude af verden. Kontrakten er modtaget, og Nyoka skal bare have underskrevet. BUFFER: Kasserer foreslår at bufferen sættes ned til 10.000kr. Bla da lokalbestyrelse ikke lægger
7. Indkommen post (Infoko/svarer) - Status på mailsystem? - Borgermøde på Bornholm 18. juni - - Har logget ind på den anden email konto, men vi har ikke gået glip af nogle vigtige mails. Så der er åbenbart generelt ingen mails pt. likvide midler til seminar og andre større arrangementer. Flere synes det er en god idé at bufferen ændres. HB har flere midler til at hjælpe LB erne fremover. Så på den måde virker HB også som en buffer. Andre synes det er et for stort spring, og at vi har haft stor gavn af vores buffer tidligere. Det foreslås at vi starter med at gå ned på 15.000 kr. 5 stemmer for 15.000 kr 2 stemmer for 10.000 kr 0 stemmer for at fastholde bufferen på 20.000kr - Bufferen er fremover på 15.000 kr 22.753,87 på kontoen + 4.033 kr i kassen (der afleveres efter mødet, så der kun ligger 1000 kr i kassen) KBH skylder 4530 kr til HB. HB skylder stadig kontingentbetalingerne til KBH (kasseren mangler at få regnet det sammen, men estimeret 2400 kr) Modregnet hvad der skyldes frem og tilbage, skal kbh have 24,656 Pam og Michael har været i dialog omkring hvorfor der er så få mails for tiden. De har været inde og se i den gamle mail, og vi er ikke gået glip af nogen mail. Avalak kbh er gået over til at bruge kbh@avalak.org, men fortsætter med at buge g- mailen til at håndtere mails.
8. Meddelelser til/fra HB (HB-repræsentant) - Forhandlerrejsen - Seminar (se afholdte arrangementer) - Hjemmeside TIL FRA Næste møde 27. maj. Lasse skal på praktik snart, så der skal finde en ny rep. snart. Nyoka deltager som suppleant, og Riikki deltager for at prøve det af. HB har besluttet at ansætte en person til at tage sig af hjemmesiden. Repræsentanten skal have snakket med HB i forhold til hjemmesiden, da han kender én som snart er færdig. Han har flere spørgsmål på flere ting, bl.a hvad formålet ér, hvem der bruger hjemmesiden osv. Der er også en facebookgruppe (iværksætter-netværk), hvor man kan finde nogle til at hjælpe. FORHANDLERREJSE: Der kommer en forhandlerrapport fra HB i forbindelse med forhandlerrejsen i Nuuk (2. maj 9. maj): - Uddannelsesstøttelovforslag: Avalak har været i dialog med koalitionen og oppositionen, og føler de har haft indflydelse. Desuden overordnet set god dialog med politikerne. - Vi har fået sikret støtten de næste 2 år. - Der bliver ikke brugt nok penge for tiden, da vi har en masse til overs - Rigtig god støtte fra virksomheder, som er meget villige til at fortsætte samarbejde. SEMINAR:
9. Meddelelser til/fra DGH (DGH-repræsentant) Survey-monkey KUN gode tilbagemeldinger (eneste kritik var ikke nok sang). Godt arrangement, og godt koncept. Der var en rød tråd mellem underholdning og faglige indslag emnet var Arktis, og det startede med traditionelle lege, og blev bygget op i løbet af weekenden, til visioner om Grønlands fremtid. Døren til toilettet er igen IGEN gået i stykker. Der har ikke været nyt møde siden sidst. 10. Meddelelser til/fra vejledere (DGH-repræsentant) Der har været snak om at holde arrangement i samarbejde med dem, omkring hjemve. Der bliver hold Hjemvé workshop nu på lørdag Reklamer mere om det! Bente er sygmeldt. Og Pia er ude at rejse. 11. Evaluering af afholdte arrangementer (Hvad gik godt? Hvad kan gøres bedre?) - Seminar 15.-17. april - hjemvé workshop m. udd.vejlederne + fattigrøvs 27. april Seminar Se til HB Der er kommet mange flere end sidste år. LB skal huske at de også har et vist ansvar og at de skal huske at tage et medansvar. (HB arrangerer, HELE Avalak skal være med til at afholde). Måske for meget arbejde på for få, men det handler om at uddelegere.
12. Kommende arrangementer APRIL: - Hjemve workshop - Fællesarrangement med MFS 19. maj (Nivikka og Lasse, nordatlantisk brygge) - fattigrøvsmiddag MAJ - Paintball evt. med FC Nanoq 14. maj (afhold arrangeringsmøde?) - picnic - Fattigrøvsmiddag, med grl. mad? JUNI - Ekstraordinær GF (se næste punkt) 5. juni - Semesterafslutningsfest 11. juni - julefrokost 17. december julefrokost - Nyoka: er det ikke lidt sent? Man må forvente at mange er taget på juleferie dér. Hjemvé workshop Ikke afholdt endnu. MFS: Vi vil gerne holde en form for kulturdag, med sponsorater osv. Det er ændret til 22. september. Der skal findes nye til at stå for arrangementet + finde flere sponsorater Paninnguaq vil gerne være med, Nivikka vil gerne hjælpe med at søge sponsorater. Tovholder og arrangører vælges på første møde efter sommer. Paintball: Avaruna + Muusa (FC Nanoq) tovholder. Rykket til 21. maj. Der afholdes fællesarrangement (hygge-fest, med salg) i DGH efter Paintball arrangementet. Shoot to thrill, afholdes udendørs. Der kan være op til 30 personer. Inklusive 50 kugler. - Snak om hvor meget Avalak skal give: Avalak giver 100%? Medlemmer betaler et symbolsk beløb? Lave en dipositums-ordning? Enstemmigt at der laves en depositumsordning. - Flere synes at 50 kugler er for lidt, og synes at vi skal overveje at avalak giver et vist antal ekstra kugler det bliver dog rigtig dyrt. Det besluttes at det står på egen regning mht. ekstra kugler. Derudover undersøger Avaruna mulighederne i eventcenteret.
13. Ekstraordinær generalforsamling - Fordeling af arbejdsopgaver - markedsføringsudvalg - fordele ved at være i bestyrelse - praktiske opgaver - Vedtægter - Andet Arrangeringsmøde? (dato?) Der er blevet foreslået at generalforsamlingen afholdes d. 5. juni. Er folk enige? Avalak Københavns vedtægter findes på: https://www.avalak.org/wpcontent/uploads/2015/08/avalak-kbhvedt%c3%a6gter-g%c3%a6ldende-fra-3.- oktober-2015.pdf Fattigrøv maj: Det foreslås at vi, i stedet for at selv lave mad, enten bestiller udefra eller tager ud. Bestille udefra, spise i huset, ma 100kr per person. Riikki vil gerne være arrangør, Jens hjælper. Semesterafslutning Avaruna skal reservere lokalet. Gerne temafest. Arrangeringsmøde d. 24. maj 17.00, prøv at holde den åben. Der er flere der ikke kan d. 5. og huset holder kirkekaffe. Der er derfor snak om den 4. i stedet. Det foreslås at vi dropper ekstraordinær generalforsamling. Det er lige før sommerferien, og der er i forvejen ret kort til næste generalforsamling (reelt er der kun juni, september og oktober, hvor der i forvejen ikke plejer at være synderligt mange arrangementer). Desuden er der ikke meget mening i at sætte personer ind i bestyrelsesarbejde lige før ferien. Det foreslås at bestyrelsen holdes i bero frem til generalforsamlingen i oktober. Der er alt for få som har overskud, stor del af LB er også med i HB, to stopper efter sommer, der kommer til at mangle nogle på poster (formand, HB-rep.), de obligatoriske arrangementer fylder allerede for meget for bestyrelsen i forhold til hvor mange vi er.
14. Evt. 15. Evaluering af mødet Lasse: Hjemmeside forslag: Er der Google analytics sat til? Hvem bruger vores hjemmeside? Hvordan vil vi gerne have den bruges? Hvor mange penge er vi villige til at bruge? HBs rester af alkohol osv fra seminaret Vil avalak KBH købe det? Der tages status i august/september for at se om der er stemning for arrangementer. Lasses forslag er taget op på et tidligere punkt. Ja, vi vil så! Hvad vil det koste? - 888 kr Pengene overføres til HBs konto. Jens er stemt ind som bestyrelsesmedlem. Det blev lidt langt. Det blev hold ret afslappet hen mod slutningen, og specielt paintball tog lang tid (der var dog nogle økonomiske beslutninger inde over, så det var heller ikke for ingenting). Ellers rigtig godt møde!