Bygherre for en renovering

Bygherre for en renovering Udgivet januar 2002

Udgiver: KAB - Bygge- og Boligadministration Vester Voldgade 17 1552 København V Telefon: 33 63 10 00 Telefax: 33 63 10 01 E-mail: kab@kab-bolig.dk Hjemmeside: www.kab-bolig.dk Tekst: Søren Tang Ørnebjerg Tegninger: Frank Hjorhöy Layout: Susanne Grenaae Tryk: Nielsen & Krohn 2

Forord Pjecen om renoveringssager er en pjece, der skal forsøge at skabe et overblik over proceduren ved gennemførelse af en renoverings- eller moderniseringssag. Det er specielt vigtigt for en afdelingsbestyrelse at have forståelse for den indledende beslutningsproces og at have beboernes opbakning til gennemførelsen. Det er også vigtigt, at afdelingsbestyrelsen igennem hele renoveringsforløbet følger sagen tæt, for der vil ofte i hele forløbet blive stillet mange spørgsmål fra beboerne, som bliver meget tæt involveret i processen. Det er vores håb, at vi med denne pjece kan skabe et første overblik over de procedurer, der skal overholdes, og derved skabe en tryghed hos en afdeling, der skal i gang med en større renoveringssag. Ritta Fischer Jensen Jesper Nygård 3

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 5 2. Hvad er en renoverings-/moderniseringssag?... 6 3. Parterne i en renoveringssag... 8 4. Sagsforløbet... 13 A. Den indledende fase... 13 B. Oplæg til beslutningsgrundlag... 15 C. Møder inden første afdelingsmøde... 19 D. Afdelingsmødet... 19 E. Ansøgning til kommunen og evt. Landsbyggefonden... 21 F. Projektering/udbud/licitation... 21 G. Udførelse... 24 H. Aflevering og mangelafhjælpning... 27 5. De næste 5 år... 30 1-års garantiperiode... 30 5-års ansvarsperiode... 30 6. Eventuelle tvister... 32 7. Afslutning... 33 4

1. Indledning Denne pjece er skrevet for at give en afdelingsbestyrelse, der skal i gang med en større renoverings- eller moderniseringssag, et hurtigt overblik over proceduren ved gennemførelsen og nogle af de mange ting, der skal tages stilling til undervejs i processen. Beboerne får alle de gener, der er forbundet med renoveringen, tæt ind på kroppen. Renoveringssager adskiller sig væsentligt fra en nybygningssag, først og fremmest fordi der skal udføres arbejder i en afdeling, der er beboet, så den enkelte beboer får alle de ubehageligheder, der er forbundet med gennemførelsen, tæt ind på kroppen. I renoveringssager er det normalt afdelingen, repræsenteret ved afdelingsbestyrelsen, der er bygherre, i modsætning til nybygningssager, hvor det er boligorganisationen, repræsenteret ved organisationsbestyrelsen. Det er vigtigt at forstå sammenhængen i renoveringssagerne, fordi et godt samarbejde mellem alle de impli cerede parter giver et optimalt sagsforløb, som kan påvirke slutresultatet positivt. Denne pjece er et supplement til den mere omfattende og uddybende "Håndbog for Bygningsrenovering", som blev udgivet af KAB - Bygge- og Boligadministration i november 1999, og som løbende bliver revideret. Vi vil fra administrationens side medvirke til, at renoveringssagerne forløber så gnidningsløst som muligt, men en renoveringssag vil altid i et vist omfang - afhængig af, hvad det er, der skal renoveres - i en periode forandre hverdagen hos den enkelte beboer. 5

2. Hvad er en renoverings-/moderniseringssag? Det kan være vanskeligt for en afdelingsbestyrelse at danne sig et helt klart billede af forskellen mellem almindelige vedligeholdelsesarbejder og renoveringsarbejder (det er lettere, når det drejer sig om moderniseringsarbejder). Renoveringsarbejder er - i modsætning til vedligeholdelsesarbejder - arbejder, der skal udføres, når en bygningsdel er så nedslidt, at den enten skal udskiftes helt, eller der skal gennemføres en meget omfattende renovering af bygningsdelen. På trods af løbende gennemførelse af almindelige vedligeholdelsesarbejder vil der være specielt udsatte bygningsdele, der med tiden skal have en meget gennemgribende renovering eller skal udskiftes. De bygningsdele, der er mest sårbare, og som med visse intervaller skal renoveres kraftigt eller udskiftes, er naturligvis dem, der "står ude" om natten. Det er bl.a.: Tage Vinduer Altaner Udvendige trapper Facader generelt Indvendig kan det være: Varmeanlæg Vandsystemet Faldrør 6

Moderniseringsarbejderne kan være mangeartede, men det er generelt arbejder, der omhandler en væsentlig ændring i forhold til det eksisterende. Det kan være: Helt nye badeværelser Nye køkkener Større isoleringsarbejder Ændring af varmeanlæg Ændring af udearealer Fælles for renoverings- og moderniseringsarbejder er, at der altid vil være et rådgivende teknikerfirma tilknyttet opgaven. Se i øvrigt afsnittet "De rådgivende teknikere", side 10. Det rådgivende teknikerfirma er et eksternt firma, som ikke har KAB-ansatte. Ejendommen undersøges, og det vurderes i hvilket omfang, der skal ske renovering eller evt. ombygning. 7

3. Parterne i en renoveringssag Den vigtigste part i en renoveringssag er naturligvis afdelingen - og den enkelte beboer - som lader sig repræsentere ved afdelingsbestyrelsen (eller et udvalg fra afdelingsbestyrelsen) til af følge hele processen, og som løbende er med til at træffe de beslutninger, der jævnligt skal træffes. De øvrige parter er: Byggeforretningsføreren Kommunen De rådgivende teknikere Entreprenørerne Leverandørerne Nedenfor er der vist en meget skematisk organisationsplan med de vigtigste af byggeriets parter: Bygherre Følgegruppe/ Byggeudvalg KAB Byggeforretningsfører Rådgivende teknikere Kommune Entreprenører Leverandører 8

Bygherren Bygherren, det vil sige afdelingsbestyrelsen og/eller den almene boligorganisation, er renoveringssagens beslutningstager. Øverste juridiske myndighed er boligorganisationen - organisationens øverste myndighed er organisationens repræsentantskab/generalforsamling. Det er derfor formelt organisationsbestyrelsen, der træffer beslutning om igangsætning af en renoveringssag. Organisationsbestyrelsen kan dog bemyndige afdelingsbestyrelsen til helt eller delvist at træffe beslutninger i forbindelse med sagens praktiske gennemførelse. Byggeforretningsføreren Byggeforretningsførerens rolle er at optræde på bygherrens vegne i alle byggesagens faser og at være det koordinerende led imellem bygherren, myndighederne, de rådgivende teknikere, entreprenørerne, håndværkerne osv. I KAB varetages byggeforretningsførelsen af et team bestående af en projektleder, en økonomimedarbejder og en sekretær i tæt samarbejde med boligafdelingens daglige forretningsfører og inspektør. Byggeforretningsføreren må ikke forveksles med de rådgivende teknikere, der sættes på den pågældende sag. Kommunen Kommunen er den almene boligorganisations tilsynsmyndighed og skal som sådan godkende projektet og finansieringen med de heraf afledte huslejekonsekvenser. Når byggesagen er afsluttet, og byggeregnskabet er udarbejdet og godkendt af revisor, skal byggeregnskabet godkendes af kommunen. 9

Kommunen er i "normale" renoveringssager kun inddraget i den indledende og den afsluttende fase, men kan i specielle sager som byggeskadesager og omprioriteringssager være en væsentlig part igennem hele forløbet. De rådgivende teknikere De rådgivende teknikere kan være enten et arkitektfirma eller et ingeniørfirma, men oftest er både arkitekter og ingeniører - altså "de rådgivende teknikere" - inddraget som "totalrådgivere" i en renove ringssag. Kommunen er den tilsynsmyndighed, der skal godkende projekt og huslejeændringer. Afhængig af opgavens karakter har de rådgivende teknikere til hovedopgave at udføre skitseprojekt og budgetoverslag at udføre projektering/udbudsmateriale at forestå afholdelse af licitationer at udføre fagtilsyn ved gennemførelsen at forestå afholdelse af byggemøder at være byggeleder at kontrollere arbejdets korrekte udførelse og kvalitet at styre den tidsplanmæssige koordinering og varslinger til beboerne at kontrollere acontobegæringer fra entreprenøren at styre afleveringsforretningen, mangelafhjælpning og 1-års gennemgang at udarbejde teknisk byggeregnskab Det er byggeforretningsførerens opgave at påse, at de rådgivende teknikere leverer disse ydelser på et professionelt niveau. 10

Entreprenørerne Det er entreprenørerne, der udfører selve renoveringsarbejdet enten ved egne håndværkere eller ved underentreprenører. Det er naturligvis håndværkerne, som den enkelte beboer ser mest til i en renoveringssag, og det er af afgørende betydning for succesfuld gennemførelse af en renoveringssag, at entreprenører/håndværkere har forståelse for de specielle forhold, der gør sig gældende ved at arbejde i bebyggelser, der er beboede, og hvor beboerne skal have en normal dagligdag til at fungere samtidig med, at der arbejdes i eller i umiddelbar nærhed af deres bolig. Det er entreprenøren/håndværkeren, der har ansvaret for, at der varsles/afvarsles korrekt, og at der i videst muligt omfang tages hensyn til beboerne samtidig med, at arbejdet skal gennemføres på et kvalitetsmæssigt niveau efter kontraktgrundlaget. KAB gør meget ud af at sikre, at entreprenørerne er bekendt med, at der gælder særlige regler for at arbejde i beboede ejendomme, og at de skal efterleve disse krav: at der er en forståelse for og accept af beboerdemokrati at der tages størst muligt hensyn til beboerne Entreprenøren udfører selve renoveringsarbejdet. 11

at der er almindelig hensyntagen, høflig om gangs tone og tolerance over for beboerne at der gives god og klar oplysning og orientering til beboerne at der er størst mulig omtanke omkring nøgler og ulåste entrédøre. En bolig må aldrig forlades ulåst at der er kortvarige og flydende arbejdsgange i forbindelse med arbejde i den enkelte bolig, med sigte på mindst mulig belastning af den enkelte beboer at der støjes mindst muligt, herunder at brug af radio, råben på arbejdspladsen m.v. foretages med omtanke at der ikke afholdes pauser i boligerne at der løbende foretages oprydning. Slagordet er: "Hellere renere efter end før arbejdets udførelse" 12

4. Sagsforløbet A. Den indledende fase En renoverings- eller moderniseringssag påbegyndes normalt i en dialog mellem afdelingsbestyrelsens medlemmer i forbindelse med langtidsplanlægningen af vedligeholdelse af ejendommen. Når afdelingsbestyrelsen har besluttet sig for, at et større renoveringsarbejde bør gennemføres, er det meget vigtigt, at der tidligt i forløbet afholdes et afdelingsmøde for at få beboernes opbakning til at arbejde videre med "idéen". Afholdelse af afdelingsmøde er omtalt senere i pjecen. Som tidligere nævnt er der nogle bygningsdele, der med visse intervaller skal udskiftes/fornys, fordi det ikke længere er muligt at vedligeholde bygningsdelen. Der skal i denne indledende fase tages stilling til: Deltagere i følgegruppen Projektledelse Byggeforretningsføreraftale Følgegruppen i en renoveringssag vil ofte bestå af hele afdelingsbestyrelsen, men det er afdelingsbestyrelsen, der suverænt selv beslutter hvem og hvor mange, der skal sidde i en følgegruppe. I særligt store og komplicerede sager supple res følgegruppen med 1 eller 2 medlemmer fra organisationsbestyrelsen. Det kan enten være organisationsbestyrelsen selv, der mener, det vil være hensigtsmæssigt at deltage i følgegruppearbejdet, eller det kan være afdelingsbestyrelsen, der beder organisationsbestyrelsen om at deltage. 13

Følgegruppemøderne er det forum, hvor alle beslutninger træffes, når igangsætning af en renoveringssag er godkendt i organisationsbestyrelsen og på et afdelingsmøde. Følgegruppen kaldes i visse tilfælde byggeudvalget, men består normalt af den samme deltagerkreds og har de samme opgaver. Andre medlemmer i følgegruppen er: Byggeforretningsføreren/projektlederen Inspektøren Evt. forretningsføreren Ejendomsmesteren De rådgivende teknikere Byggeforretningsføreren (projektlederen) Der skal også i den indledende fase tages stilling til, hvem der skal være byggeforretningsfører. Det behøver ikke nødvendigvis at være KAB, der vælges som byggeforretningsfører, og det skal derfor drøftes meget tidligt i forløbet. For projektlederen, der vælges som byggeforretningsføreren, bliver en central nøgleperson, som er ansvarlig for fremdriften i sagen både hvad angår det juridiske, det økonomiske, det tekniske, sekretariatsledelsen osv. I de tilfælde, hvor KAB er valgt som byggeforretningsfører, er det KAB, der anbefaler, hvem der skal være projektleder i den pågældende sag - afhængig af renoveringens karakter/indhold. Som tommelfingerregel vil projektlederen i større renoveringssager være en af KAB s Byggefunktions projektledere. I mindre renoveringssager vil afdelingens inspektør eller en medarbejder fra Forvaltningssekretariatet kunne være projektleder. 14

Hvis det er KAB, der får tildelt byggeforretningsførelsen, er det KAB, der indstiller, hvem der skal være projektleder på sagen, men det er afdelingsbestyrelsen og/eller organisationsbestyrelsen, der træffer det endelige valg. Byggeforretningsføreraftale Hvis KAB er byggeforretningsfører, vil der, uanset om projektledelsen ligger hos Byggefunktionen, Forvaltningsgruppen eller Forvaltningssekretariatet, altid skulle indgås en byggeforretnings føreraftale mellem KAB og den pågældende boligorganisation om den konkrete renoveringsopgave. KAB og boligorganisationen indgår en byggeforretningsføreraftale om renoveringsopgaven. Byggeforretningsføreraftalen indeholder oplysninger om de ydelser, byggeforretningsføreren skal levere, om honoraret for ydelserne, om tidsplaner for sagens gennemførelse osv., og den underskrives af KAB og formanden for den pågældende boligorganisation. B. Oplæg til beslutningsgrundlag Indledende temadag/seminar I større renoveringssager eller byggeskadesager vil det ofte være en god idé at arrangere et ½- eller 1-dags seminar for de beboervalgte i følgegruppen, hvor der grundigt kan blive orienteret om en renoveringssags forløb, om de regler, der skal overholdes, om finansieringsmæssige forhold osv. Det vil også på sådan et seminar være godt at få drøftet forhold, der er helt specielle for den pågældende afdeling og tilrettelæggelse af beboerinformationer, som også er meget vigtige for et succesfuldt slutresultat. 15

Det er de beboervalgte, der beslutter, om et sådant seminar skal afholdes, men det bør gøres på et tidligt tidspunkt i sagsforløbet, hvis det skal have den ønskede effekt. Valg af rådgivende teknikere Valg af rådgivende teknikere er et overordentligt vigtigt punkt og skal gøres tidligt i forløbet. Beboernes hverdag skal fungere så normalt som muligt under renoveringen. Normalt vil projektlederen fra KAB komme med forslag til et par teknikerfirmaer, der erfaringsmæssigt har vist sig kompetente til at løse lige præcis den type opgave, der er aktuel, og som samtidig har vist, at de forstår de specielle vilkår, der gør sig gældende i de almene boligorganisationer. Det er vigtigt, at de rådgivende teknikere har fuld forståelse for den specielle problemstilling, der er ved at foretage renoveringsarbejder samtidig med, at beboerne skal have hverdagen til at fungere. De rådgivende teknikere skal naturligvis ubetinget også være fagligt kompetente til den pågældende opgave. Afdelingsbestyrelsen/organisationsbestyrelsen træffer det endelige valg af rådgivende teknikere på baggrund af indstilling fra KAB eller på baggrund af egne erfaringer med et teknikerfirma. I store renoveringssager/byggeskadesager, hvor det må forventes, at rådgiver- 16

honoraret overstiger ca. 1,6 mio. kr. ekskl. moms, skal der afholdes en EUlicitation for at finde de rådgivende teknikere. I disse typer af sager kan man altså ikke frit vælge rådgivende teknikere, men skal i stedet overholde EU s regler om udbud af tjenesteydelser. EU-licitationen afholdes efter nogle helt præcise regler - først med en annoncering i EU-tidende, derefter (ofte) en prækvalifikationsrunde, hvor 5-6 firmaer bliver udvalgt til endeligt at konkurrere indbyrdes om opgaven. Denne procedure tager normalt ca. 3 måneder, og hvis det er aktuelt, vil der på et af de første møder i følgegruppen blive grundigt orienteret om proceduren. Der skal afholdes EU-licitation for rådgivende teknikere, hvis rådgiverhonoraret ventes at overstige 1,6 mio. kr. Finansieringsmæssige forhold Det er naturligvis helt afgørende på et tidligt tidspunkt at danne sig et overblik over, hvordan renoveringen finansieringsmæssigt kan gennemføres, og hvordan de huslejemæssige konsekvenser vil blive. De rådgivende teknikere, der er blevet valgt, vil meget hurtigt skulle give deres første bud på, hvad de forventer, at anskaffelsessummen vil blive - hvilket i denne fase vil være med en meget stor usikkerhed, da det endelige projekt endnu ikke kendes detaljeret. 17

De rådgivende teknikere skal give deres bud på: Håndværkerudgifter Teknikerhonorarer og byggeforretningsføreren skal på baggrund af dette komme med et bud på: Øvrige omkostninger Anskaffelsessummen Anskaffelsessummen består normalt af: 1. Håndværkerudgifter 2. Teknikerhonorarer, herunder: Tryk af tegninger 3. Øvrige omkostninger, som bl.a. er: Byggelånsrenter Byggesagshonorar Forsikringer Stempeludgifter Beboerinformationer Revisionsudgifter Mødeudgifter Byggetilladelse 5-års eftersyn Diverse Dette giver den første vurdering af anskaffelsessummen. Efter en vurdering af anskaffelsessummens størrelse skal det bestemmes, hvordan den skal finansieres. 18

Det skal herefter vurderes, hvordan anskaffelsessummen skal finansieres. Skal det hele finansieres ved optagelse af realkreditlån? Er der henlagte midler i afdelingen, der kan anvendes til delvis finansiering? Er der mulighed for at opnå bevilling fra boligorganisationens trækningsret i Landsbyggefonden? Hvis der er, skal boligorganisationen give tilsagn om at bevilge midlerne. Er der andre tilskud, der kan søges om? På baggrund af disse vurderinger kan der nu udarbejdes det foreløbige skøn over de huslejemæssige konsekvenser. C. Møder inden første afdelingsmøde Inden det første afdelingsmøde afholdes, bør der foreligge de første skitseprojekter fra de rådgivende teknikerfirmaer, så der på afdelingsmødet kan orienteres nogenlunde præcist om, hvad projektet indeholder. De første møder i følgegruppen vil således primært handle om at få præciseret projektindholdet og budgetvurderingerne, som vil være det væsentligste som oplæg til afdelingsmødet. Det må påregnes, at der skal afholdes lidt udgifter til denne fase for at få et så godt beslutningsgrundlag som muligt til at fremlægge på afdelingsmødet. D. Afdelingsmødet Det er på afdelingsmødet, det besluttes, om der skal arbejdes videre med projektet, eller om det skal stoppes. Det er derfor overordentligt vigtigt, at der ori- 19

enteres grundigt på afdelingsmødet om projekt og økonomi, og at der inden mødet til samtlige husstande bliver omdelt en fyldestgørende information. Informationen skal indeholde alle de oplysninger, der bliver orienteret om på selve afdelingsmødet, således at afdelingsmødet kan bruges alene til afklarende spørgsmål. Informationen bør som minimum indeholde oplysninger om: Projektet Økonomien Huslejemæssige konsekvenser Den forventede tidsplan Varslingsprocedurer Evt. forsikringsforhold Afdelingsmødet indkaldes i henhold til boligorganisationens vedtægter, herunder med den frist og dagsorden, som fremgår heraf. Afdelingsmødet kan evt. beslutte, at sagen efterfølgende skal til urafstemning blandt samtlige beboere. KAB har udgivet en værktøjspjece om urafstemning. Den kan ses på KAB's hjemmeside (www.kab-bolig.dk). Er det en større renoveringssag, bør afdelingsbestyrelsen altid anbefale en urafstemning. Afdelingsmødet ledes af afdelingsbestyrelsen, men det vil normalt være en god idé, at både projektleder, forretningsfører, inspektør og rådgivende teknikere også deltager. 20

E. Ansøgning til kommunen og evt. Landsbyggefonden Såfremt afdelingsmødet godkender, at der arbejdes videre med projektet, skal tilsynskommunen ansøges om godkendelse af projektet, finansieringen og de heraf afledte huslejekonsekvenser. Såfremt der i finansieringen indgår midler fra trækningsretten i Landsbyggefonden, skal Landsbyggefonden allerede inden afdelingsmødet være blevet ansøgt om brug af midlerne. Det gøres, når der er skabt et foreløbigt over blik over projekt og økonomi. F. Projektering/udbud/licitation Teknikeraftale med de rådgivende teknikere Umiddelbart efter det afdelingsmøde, hvor beboerne har besluttet at iværksætte en renoveringssag, skal den endelige kontrakt/aftale indgås med de rådgivende teknikere. Der skal allerede i de indledende faser være indgået en foreløbig teknikeraftale, som så afløses af den endelige kontrakt. Aftalen underskrives af rådgiveren og af byggeforretningsføreren på vegne af bygherren. Projektering I denne fase er det primært de tekniske rådgivere, der ud fra beslutningerne på afdelingsmødet udarbejder det endelige og detaljerede projekt, som der skal indhentes priser på. 21

Det vil naturligvis foregå i en tæt dialog primært med byggeforretningsføreren, men der vil være en lang række detailspørgsmål, der løbende skal drøftes og træffes beslutning om i følgegruppen, så alle følgegruppens ønsker kan være indeholdt i projektet. Det er vigtigt i denne fase at få skabt et helt klart billede hos følgegruppen over det produkt, de får, så der ikke skabes falske forventninger og dermed utilfredshed med det endelige resultat. Der indbydes normalt 5-6 entreprenører til at afgive tilbud. Tilvalg Det skal også i denne fase drøftes med følgegruppen, om der er ønsker om specielle tilvalgsordninger, så beboerne i forbindelse med renoveringen kan vælge mellem forskellige alternativer eller ekstra ting, som de selv skal betale over den individuelle råderet. Det er vigtigt at få fastlagt dette på et tidligt tidspunkt i projekteringsfasen, da det både kan få en betydning for projekteringen og i den efterfølgende prisindhentning. KAB vil tilskynde organisationerne og afdelingerne til at sikre, at beboerne i størst muligt omfang får individuelle valgmuligheder - f.eks. i forbindelse med køkken- og badeværelsesrenoveringer. Udbud Når projekteringen er færdig, skal det besluttes hvilke entreprenører, der skal anmodes om at afgive tilbud på opgaven. 22

Det vil normalt være de rådgivende teknikere og projektlederen, der fremkommer med forslag til de entreprenører, der skal indbydes, men de beboervalgte kan også have andre ønsker, og det endelige valg drøftes og besluttes i følgegruppen - med de beboervalgte som de endelige beslutningstagere. Det er vigtigt, at det af udbudsmaterialet fremgår, hvilke specielle krav bygherren kan have til gennemførel se af projektet, f.eks. om varslinger, adfærd på byg ge pladsen (ordentlig behandling af beboerne), overholdelse af tidsplaner osv. Der indbydes normalt 5-6 entreprenører til at afgive tilbud. Licitationen Det er de rådgivende teknikere, der "sidder for bordenden", når priskuverterne åbnes, og det er også de rådgivende teknikere, der efterfølgende kommer med den endelige indstilling på baggrund af licitationsresultatet. Der kan i tilbudet fra entreprenøren være en række forbehold for hans tilbud, som bliver prissat af de rådgivende teknikere, så det er ikke altid den entreprenør, der umiddelbart i første omgang har afgivet det billigste tilbud, der bliver den endelige "vinder" af entreprisen. Besparelsesrunde Såfremt det billigste tilbud er helt i overensstemmelse med det budget, der har været forelagt på afdelingsmødet, er det ukompliceret at fortsætte og indgå en entreprisekontrakt. Hvis derimod tilbudet afviger væsentligt, skal der afholdes et nyt afdelingsmøde, som skal tage stilling til enten: at godkende det forhøjede budget (større huslejestigninger) at godkende en række besparelser i forhold til det forventede 23

Hvis der skal foretages besparelser, er det overordentligt vigtigt, at der i følgegruppen er fuld forståelse for og enighed om de besparelser, der foreslås af de rådgivende teknikere. Endelig er der særlige regler forbundet med licitationen, der gør, at der er grænser for hvilke ændringer, der kan foretages i det udbudte projekt - uden at der skal afholdes en ny licitation. Der er netop i efteråret 2001 vedtaget en ny lov om tilbudsindhentning, som åbner nye muligheder for prisindhentning (det vil være for omfattende her at komme ind på disse regler, men det bør indgående drøftes med følgegruppen). Entreprisekontrakter Når der er opnået enighed om pris og projekt med den vindende entreprenør, indgås der en entreprisekontrakt, som underskrives af entreprenøren og byggeforretningsføreren på vegne af bygherren. G. Udførelse Pilotprojekt Afhængig af opgavetype og -størrelse vil det være en god idé at få udført et pilotprojekt, hvor eventuelle småjusteringer kan foretages, og som så efterfølgende kan danne reference for det endelige produkt. Det skal allerede af udbudsmaterialet og af tidsplanen fremgå, om der skal udføres et pilotprojekt. Udførelsen Som indledning til udførelsesfasen skal der i følgegruppen indgående drøftes en række procedurer som bl.a. 24

Varslinger Afvarslinger Kontaktpersoner for beboerne Tilrettelæggelse af informationsmateriale Nøgleprocedurer Færdigmelding af arbejdet Stadesrapporter om bl.a. budgetopfølgninger Beboerklager og opfølgning på disse Orientering om opfølgning på tidsplaner Orientering om arbejdets stade i øvrigt Fastlæggelse af følgegruppemøder Følgegruppen skal bl.a. drøfte nøgleprocedurer og informationsmateriale. Såfremt nogle af disse forhold har betydning for tilbudsprisen, skal der allerede i udbudsmaterialet være gjort opmærksom på disse. Følgegruppemøderne vil i denne fase i det væsentligste være koncentreret om: Budgetopfølgning Overholdelse af tidsplanen Forhold til beboerne (beboerklager) Beboerinformationer Kvaliteten på arbejdet Afhængig af opgavens karakter vil der ca. en gang månedligt - eller hver anden måned - blive afholdt følgegruppemøder. Lidt flere i den indledende fase og med lidt større intervaller i den senere fase. Det vil være byggeforretningsføreren/projekt lederen, der indkalder til møderne, skriver referater og sammen med 25

de rådgivende teknikere foranlediger udarbejdet materiale til de beslutninger, der skal træffes på møderne. Der bør også til hvert møde foreligge et statusnotat og en budgetprognose udarbejdet på grund lag af de rådgivende teknikeres vurderinger og færdigbearbejdet af den økonomimedarbejder, der indgår i byggeforretnings førerens team. En grundig beboerorien te ring er afgørende for opfattelsen af renoveringsforløbet. Beboerorientering Som flere gange nævnt er en grundig beboerorientering helt afgørende for de enkelte beboeres opfattelse af et godt sagsforløb. De enkelte beboere vil lettere kunne acceptere de uregelmæssigheder, der altid foreligger i en renoveringssag, hvis de er godt orienteret. Byggemøder I hele udførelsesfasen afholdes der ugentlige byggemøder mellem entreprenørerne og de rådgivende teknikeres byggeledelse. Det bør alene være møder, der afholdes mellem disse to parter uden deltagelse fra administrationen (byggeforretningsføreren) eller fra følgegruppens medlemmer. Byggelederen er ansat til at varetage bygherrens interesser på disse møder, og bygherren kan komme til at påtage sig et unødvendigt ansvar blot ved sin deltagelse. 26

Det skal derfor meget anbefales, at ikke andre - fra afdelingsbestyrelsen eller KAB s administration - deltager i disse møder. Hvis afdelingsbestyrelsen på trods af KAB s anbefaling deltager i byggemøderne, bør projektlederen på den pågældende opgave også deltage. Byggelederen har derimod pligt til på følgegruppemøderne at referere om problemområder, som har været behandlet på byggemøderne, og skal også på disse møder rejse spørgsmål, som følgegruppen mener skal påtales overfor entreprenøren. Kontakten til entreprenøren bør altid foregå gennem de rådgivende teknikeres byggeleder. H. Aflevering og mangelafhjælpning Det er entreprenøren, der hos byggeledelsen anmoder om, at der foretages afleveringsforretning, og byggeledelsen skal acceptere, at afleveringsforretningen afholdes, medmindre de rådgivende teknikere har konstateret væsentlige mangler. Ved afleveringsforretningen skal der underskrives en afleveringsprotokol, som underskrives af entreprenøren og byggelederen på bygherrens vegne. Afl everingsprotokollen indeholder oplysning om alle de mangler, der konstateres under afl everingsforretningen. 27

Afleveringsprotokollen skal indeholde oplysninger om samtlige mangler, som tilsynet ved sin gennemgang har konstateret, og hvornår disse mangler skal være udbedret. Det er desværre ofte i denne fase, der opstår problemer med at få selv små mangler udbedret - til stor irritation for de beboere, det går ud over. Det vil derfor blive krævet, at der bliver fulgt meget tæt op på mangeludbedringen med jævnlige statusrapporter fra de rådgivende teknikere om kvaliteten af mangeludbedringen, hvilke mangler der fortsat ikke er udbedret, og hvornår de bliver udbedret. I værste fald kan det blive nødvendigt at sætte en anden entreprenør på at udbedre manglerne for udførelsesentreprenørens regning - men det kan resultere i en uhensigtsmæssig ansvarsproblematik, der helst skal undgås. Byggeregnskabet Senest seks måneder efter aflevering skal byggeregnskabet inkl. eventuelle reservationer til sagens færdiggørelse være udarbejdet og indsendt til tilsynskommunen for godkendelse. Hvis der har været overskridelser af budgettet, kræver visse kommuner, Senest 6 måneder efter afl evering skal byggeregnskabet indsendes til tilsynskommunen. 28

at byggeregnskabet har været forelagt og godkendt på et afdelingsmøde inden fremsendelse til kommunen. Når byggeregnskabet foreligger, skal midlerne fra Landsbyggefonden hjemtages, hvis der er blevet givet tilsagn om sådanne. Driftsvejledninger Umiddelbart efter afleveringen skal de rådgivende teknikere udarbejde driftsvejledninger på de bygningsdele, der er blevet renoveret. Det skal beskrives, hvordan de skal vedligeholdes og med hvilke intervaller, og der skal gives en vurdering af, hvad det koster at vedligeholde. Endelig skal bygningernes "levetid" også vurderes. 29

5. De næste 5 år 1-års garantiperiode Inden udløbet af det første år efter afleveringen skal de rådgivende teknikere foretage en omhyggelig gennemgang af de dele, der er blevet renoveret, således at der, inden 1-års garantiperiode udløber, kan rejses krav overfor entreprenøren, hvis der fortsat er fejl eller mangler ved renoveringsarbejdet. Efterfølgende er der en mangelafhjælpningsprocedure, som svarer til den, der blev foretaget ved afleveringsforretningen. Det kan aftales, om beboerne i form af spørgeskemaer kan komme med kommentarer, men det skal kun betragtes som hjælp til de rådgivende teknikere, som alene har ansvaret for at få påtalt alle eventuelle fejl og mangler. 5-års ansvarsperiode Inden 5 år efter aflevering kan der foretages en fornyet gennemgang. Perioden fra 1-års eftersynet og udløbet af 5-års ansvarsperioden vedrører skjulte fejl og mangler, som ikke umiddelbart kunne have været konstateret ved 1-års eftersynet. Det er ikke et krav, at der udføres 5-års eftersyn, men det kan meget stærkt anbefales, fordi både de rådgivende teknikere og entreprenørerne - præcis på 5-års dagen efter aflevering - ikke længere kan retsforfølges, hvis der er fejl/mangler, som de ellers kunne have været gjort ansvarlige for. 30

Såfremt renoveringen er en byggeskadesag, skal der foretages et 5-års eftersyn, og det er Byggeskadefonden, der skal tage initiativ til gennemførelsen. 5-års datoen gælder således for både projekteringsfejl og fejl i udførelsen. Inden 5 år efter afl evering kan der foretages en fornyet gennemgang. 31

6. Eventuelle tvister Der vil altid kunne opstå uoverensstemmelser, når der gennemføres renoveringssager - specielt når det er store sager, og når der er mange penge involveret. Normalt vil tvisterne kunne løses uden medvirken af advokater, men der kan være situationer, hvor parterne er så uenige, at der skal advokathjælp til, og hvor det er nødvendigt at indbringe uoverensstemmelserne for "Voldgiftsnævnet for Bygge- og Anlægsvirksomhed". Der er oftest tale om en voldgiftssag mellem entreprenør og bygherre på grund af et arbejde, som bygherren opfatter som mangelfuldt udført. Typisk mener bygherren, at han ikke har fået den kvalitet, som han og hans rådgiver har skrevet kontrakt om med entreprenøren. Det kan også være entreprenøren, der rejser voldgiftssagen, fordi han mener at have udført mere, end han skulle ifølge kontrakten og ikke har fået penge for det. Endelig kan der forekomme tvister mellem bygherren og de rådgivende teknikere. Det kan være projekteringsfejl (fejl i det af de rådgivende teknikere udbudte projekt) eller, at rådgiveren efter bygherrens opfattelse ikke har leveret et professionelt rådgivningsprodukt, som kan have haft negative økonomiske konsekvenser til følge. Fælles for alle tvister, som ender i en voldgiftssag, er, at de er dyre at gennemføre, og at de oftest varer adskillige år at få afsluttet. Hvis der skal iværksættes en voldgiftssag, vil der blive indkaldt til et møde med følgegruppen, hvor der grundigt vil blive orienteret om det forventede sagsforløb, risici, økonomi og tidsplanen. 32

7. Afslutning En renoveringssag burde være rimelig uproblematisk, men der er mange faldgruber, og der er mange regelsæt, der skal overholdes. Det er ikke let at være bygherre i disse sager, hvor hver beboer føler sig som den egentlige bygherre. Det kan ikke undgås, at en renoveringssag påvirker den enkelte beboers hverdag, og at der kan opstå konflikter. Vejen til at imødegå nogle af konflikterne er at skabe en forståelse for, hvad der ligger af problemer i gennemførelsen af renoveringssagen, at give den enkelte beboer en grundig orientering samt have en dialog med beboerne igennem hele forløbet. Samtidig skal bygherren stille skærpede kræv til de udførende firmaer om at forstå beboernes situation og gennemføre arbejdet på en sådan måde, at hverdagen fungerer for beboerne. 33

34

KAB - Bygge- og Boligadministration er et beboerstyret forretningsførerselskab, der ejes af en række storkøbenhavnske boligorganisationer. Vi administrerer cirka 30.000 boliger i hovedstadsområdet. Vi er med til at skabe et levende beboerdemokrati, gode boligforhold og spændende bymiljøer. Alle er velkomne til helt eller delvist at kopiere fra denne pjece, hvis der angives kilde. Tegninger og fotos i pjecen er beskyttet af normal ophavsret. Pjecen findes på KAB s hjemmeside (www.kab-bolig.dk). Flere eksemplarer kan bestilles i Informationsafdelingen på telefon 33 63 13 70. 35

Dette hæfte er nummer 13 i KAB s værktøjsserie De øvrige pjecer i KAB s værktøjsserie: Nummer 1: Pressekontakt Nummer 2: Budget Nummer 3: Spilleregler for møder Nummer 4: Dirigentens rolle Nummer 5: Afdelingsbestyrelsens udgifter Nummer 6: Beboerklagenævn Nummer 7: Samarbejde og samspil Nummer 8: Husorden Nummer 9: Energi- og Miljøcentret Nummer 10: Råderet Nummer 11: Bygherre for et nybyggeri Nummer 12: Urafstemning