Rettelsesbrev nr. 2 med spørgsmål og svar til udbudsmaterialet

Dato 16-04-2014 Sagsnr. 3120 Sagsbeh jim Rettelsesbrev nr. 2 med spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Der er kommet nedenstående spørgsmål til udbudsmaterialet: Udbud Afsnit 1.1 Rådgiveraftalens omfang Holbæk Forsyning A/S Tåstrup Møllevej 5 4300 Holbæk Kundeservice@holfor.dk www.holfor.dk Tlf 70 11 12 50 Fax 70 11 12 51 Dir.tlf 30 10 36 17 jim@holfor.dk Side 3 (4.afsnit): Der står, at den mest fordelagtige placering skal vurderes i forhold til anlægsøkonomi og den fremtidige drift. Kan bygherre bekræfte, at der maksimalt skal vurderes to tracéer? Der skal maksimalt vurderes tre tracéer. De 2 der er beskrevet i bilag 3 og et evt. bedre forslag fra rådgiver. Holbæk Spildevand udbyder rådgivningsydelsen for nedlæggelse af 4 renseanlæg, inkl. slammineraliseringsanlæg i henhold til miljøtilladelse, samt de afskærende ledninger til Tysinge Renseanlæg. Vi anmoder om, at bygherren fremsender miljøtilladelserne for de 4 rensningsanlæg, i det, der kan være særlige krav som rådgiver ska tage højde for, i forhold til nedlæggelsen. Miljøtilladelserne til Ugerløse og Store Merløse er vedlagt i bilag 6. I vores arkiver findes der ikke miljøtilladelser til Undløse og Østrup renseanlæg. Afsnit 2.5 Tildelingskriterium Kan vi forvente, at tildeling af point på pris alene bliver på grundlag Sum af alle ydelser i Tilbudsliste eller bliver der vurderet på delsummer Sum for pos. 1 og sum for pos 2? Er der mulighed for at tildelingsmodeller bliver oplyst, således at der på forhånd er åbenhed omkring, hvorledes bygherren vurderer tilbuddene? Tilbudspris: Hvilken model bruges til pointgivningen fastsættes der en targetpris som er udgangspunktet? Oplyses ikke. Vil bygherre også foretage en vurdering af om den afgivne pris er gennemarbejdet og realistisk (på samme måde som bygherre vil vurdere beskrivelsen)? Oplyses ikke. Kompetencer/CV er: Skal kompetencer fremgå andre steder end i CV erne, eller menes der udelukkende CV er? Holbæk Forsyning Holding A/S CVR 33 03 26 33 EAN 57 90 00 189 7956 Holbæk Spildevand A/S CVR 32 76 55 72 EAN 57 90 00 189 7970 St. Merløse Varme A/S CVR 33 03 30 79 EAN 57 90 00 189 8007 Holbæk Affald A/S CVR 33 03 31 92 EAN 57 90 00 189 7994 (dagrenovation) EAN 57 90 00 189 8021 (genbrug) Holbæk Service A/S CVR 33 03 28 38 EAN 57 90 00 189 7963 Holbæk Vand A/S CVR 33 03 33 46 EAN 57 90 00 189 7987 Jyderup Varme A/S CVR 33 03 31 25 EAN 57 90 00 189 8014 1 / 8

I CV erne skal det fremgå tydeligt hvilke kompetencer den enkelte medarbejder har, derfor er kompetencerne en del af CV erne. Beskrivelse af projektets gennemførelse: Hvad er vigtigt for bygherre organisation (skal PL også være fagteknisk udførende?), processen, tidsplan mv.? Oplyses ikke. 2.6 Krav til tilbuddets indhold og udformning Stiller bygherren krav til rådgiverens betingelser om eventuel økonomisk ansvarsbegrænsning? Ja, 2 gange honorar 2.7 Aflevering af tilbud. Er det en fejl at de bydende ikke har adgang til at overvære åbning af tilbuddene. Iflg. Tilbudsloven må de bydende være til stede og blive bekendt med tilbudssum og forbehold? Ifølge Tilbudslovens afsnit II er der ikke noget krav om, at de bydende skal have mulighed for at overvære åbning af tilbuddene og blive bekendt med tilbudssum og forbehold. I henhold til vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens afsnit II kapitel 5.4 afsnit 1: Ordregiver skal i annoncen angive, hvortil ansøgningen/tilbud skal sendes. Dette behøver ikke være ordregivers egen adresse. Kapitel 5.4 afsnit 2: Den angivne adresse behøver ikke være en fysisk adresse. Ordregiver kan således stille krav om, at ansøgningen/tilbuddene indsendes elektronisk. Tilbuddene til dette udbud kan sendes elektronisk, med posten og afleveres personligt på adressen Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk. Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse 1.1 Forundersøgelser Hvad defineres under mv. ved ansøgning om myndighedstilladelser? Der skal søges om tilladelse hos vandløbsmyndigheden de steder trykledningen krydser åbne vandløb. Hvis trykledningen krydser fredede fortidsminder eller beskyttede engarealer, skal der søges om tilladelse til det. Ligeledes skal Holbæk Museum kontaktes, for at få en vurdering af de forundersøgelser der skal ske i det kommende ledningstracé. 2 / 8

Er der iværksat forhandling om myndighedskrav for udledning til recipienterne efter at renseanlæggene er nedlagt? Er der mulighed for at sammenholde vandmængder fra Sambaberegninger med nogle indløbsmålinger på renseanlæggene? Der er ikke indløbsmålinger til nogen af renseanlæggene, men der er udløbsmålinger til Undløse, Ugerløse og Store Merløse renseanlæg. Gennemgang af bygherres materiale om eksisterende og fremtidige kloakforhold. Det er ikke med vor viden muligt at pris-sætte den ydelse kan vi indkredse det ved at angive f.eks. at det er ud fra bygherrens plantegninger og topografiske afgrænsninger (som bygherren oplyser) at rådgiver gennemgår de nuværende kloakforhold? Bygherre leverer alle nødvendige oplysninger om de eksisterende forhold digitalt. Vi kan ikke vurdere de fremtidige kloakforhold, hvor forekommer det? Måske kunne denne tilføjelse udgå? De fremtidige kloakforhold fremkommer at den gældende spildevandsplan. Beregning af forventede vandmængder kan vi ikke benytte spildevandsplanens tal? Spildevandsplanens tal skal vurderes i forhold til Sambaberegningen. Er evt.. effektuering i afsnit 1.13 en supplerende ydelse? En evt. effektuering afregnes på regning, Hvordan skal rådgiver berigtige skel skal der rekvireres landinspektør og ske afsætning af alle skel der indgår i entrepriseområdet? Der skal rekvireres landinspektør til afsætning af skel i entrepriseområdet ved det kommende ledningstracé. Bygherre betaler for landinspektøren. Geotekniske og miljøtekniske undersøgelser: Kan bygherre bekræfte at geoteknik og miljøundersøgelser er bygherreleverance og at rådgiver udelukkende står for rekvireringen via underhåndsbud hos to leverandører? Miljø og geotekniske undersøgelser er bygherreleverance og rådgiver står udelukkende for rekvireringen via underhåndsbud hos to leverandører. Vurdering af behov for miljøtekniske undersøgelser dette problem er aktuelt afhængigt af hvordan arealerne skal anvendes fremover. Har Holbæk Forsyning nogen idé om, hvad der er gangbart som anvendelse.? Nej, men håber på gode idéer fra rådgiver. 1.2 Projektforslag/skitseprojekt Hvor ofte skal der være projektmøde? Et sted i materialet står der hver uge (hovedtidsplanen i bilag 1) mens der et sted står 14. dag (pkt.1.2 i bilag 1)? Der skal inden aflevering af projektforslag/skitseprojekt d. 30. juni 2014 afholdes et møde ca. hver 14. dag med et loft på 5 møder. Er projektering i afsnit 1.2 en overskrift? Hvis nej, ønskes ydelsen præciseret. I afsnit 1.2 afsnit 2 slettes projektering. 3 / 8

Det skal i selve projektet vurderes om der opstår svovlbrinteproblemer og hvis ja, skal rådgiver projektere tiltag til bekæmpelse. Skal tid til projektering indgå i tilbuddet og hvis ja, hvor meget skal afsættes på denne post som måske kommer i brug? Der skal sættet tid af til beregningen og vurderingen af svovlbrinteproblematikken. Hvis der skal projekteres tiltag til bekæmpelsen af svovlbrinte bliver det på regning. Hvilket indhold af opløst COD fra hver by skal der regnes med ved vurdering af svovlbrintedannelse i trykledningerne. Til beregningen af svovlbrintedannelsen er det opholdstiderne i trykledningen der skal beregnes. Skal pumpeudbuddet være et funktionsudbud? Hvem udsender det? Til hvor mange (i bilag 3 står der tre leverandører)? Tildelingskriterie? Licitation? Kontrahering? Hvornår ønskes kontrahering med pumpeleverandør? Det ønskes en mere uddybende beskrivelse af, hvad rådgiver skal give pris på. Der skal udarbejdes et funktionsudbud til 3 pumpeleverandører til levering af pumper, pumpesumpe, ventilbrønde og brønde til flowmålere. Tildelingskriterie: Økonomisk mest fordelagtigt. Licitation november 2014. Kontrahering med pumpeleverandør i løbet af december 2014. Er det korrekt at detaljeret pumpeudbud skal udarbejdes, før der foreligger et godkendt hovedprojekt for trykledningerne? Ja Hvad forstås ved bassiner? De sparebassiner el. lignende der i fremtiden skal bruges på de regnvandsbetingede overløb. Hvad er grundlaget for beregning af bassinkapacitet? Bassinkapaciteten skal i forhold til de nye ansøgninger til udledningstilladelser have beregnet den rigtige kapacitet. Hvis hele oplandet til pumpestationen er færdigsepareret, skal det vurderes, om der stadig skal være en buffer til indsivning el. lign. under kraftige regnvandssituationer. Vurdering og beregning af den nuværende kapacitet og fysisk tilstand af de nuværende bassiner. Vi kunne ønske en besigtigelse af anlæggene, hvor man kan gøre iagttagelser. Den fysiske tilstand kan man næppe vurdere medmindre bassiner og brønde er tømt for vand. Hvilke tegninger findes der over anlæggene? Disse ønskes til rådighed for prissætningen. Da tegningsmaterialet er mangelfuldt bliver det ikke lagt som bilag til udbudsmaterialet. 4 / 8

Beregning af nuværende bassinkapacitet samt vurdering af fysiske forhold. Hvis kapaciteten er for lille, skal dr projekteres en udvidelse og hvis den fysiske tilstand er ringe skal der projekteres renovering af bassiner. Kan bygherre bekræfte, at hvis kapaciteten ikke er til stede og hvis den fysiske tilstand ikke er acceptabel, så foregår projekteringen af større bassiner og renoveringstiltag i regning? Alternativt ønskes en tidsmæssig ramme oplyst. Det kan bekræftes, at hvis kapaciteten ikke er til stede og hvis den fysiske tilstand ikke er acceptabel, så foregår projekteringen af større bassiner og renoveringstiltag i regning. Hvilke af anlæggene har et slammineraliseringsanlæg? Hvor store arealer beslaglægger disse, og hvor gamle er anlæggene? Se bilag 6 miljøtilladelser til slammineraliseringsanlæggene til Store Merløse og Ugerløse renseanlæg. Der findes i vores arkiver ikke miljøtilladelser til Undløse og Østrup renseanlæg. Der er ikke tale om detailkloakering. Hvad omfatter opgaven brøndnummerering og oprettelse af midlertidigt DanDas? Er det korrekt forstået at der skal oprettes en midlertidig database med projekterede knudepunkter? Alle nye brønde, ventilbrønde og pumpesumpe skal nummereres efter Holbæk Spildevands nummersystem og oprettes i en midlertidig DanDasdatabase. 1.3 Detailprojekt og udbudsmateriale Hvor mange møder skal der indregnes i denne fase? Der skal i detailprojekteringsfasen afholdes et passende antal møde med et loft på 6 møder. Der omtales alene udbud af bygge & anlægsentreprise og pumpeentreprise. Hvor tænker bygherren, at el & SRO-entreprisen skal indarbejdes eller skal der udføres et udbud mere for el & SRO.? Der skal ikke udføres et udbud til el og SRO. Et evt. udbud vil blive lavet af bygherre. Hvem sørger for elforsyning til nye hovedpumpestationer? Bygherre. 1.4 Prisindhentning og kontrakt Der skrives min. 4 entreprenører. Hvor mange udbudsmaterialer skal indgå i tilbuddet (i bilag 3 står der 5-6 entreprenører)? Der skal udarbejdes 6 udbudsmaterialer. Kan bygherre bekræfte, at kriteriet for anlægsentreprisen er billigste pris? Ja 5 / 8

Digitalt projekt Definer undervejs. Hvor tit skal der sendes pdf-filer til forsyningen og hvad specifikt ønskes fremsendt? I projektforslag/skitseprojekt forløbet skal der tilsendes pdf-filer 2 gange over plantegninger, længdeprofiler og snittegninger til trykledninger, pumpestationer og rensningsanlæg. Tegningerne skal vise fremdriften i processen. I detailprojekteringsfasen skal der ligeledes sendes det samme 2 gange, samt 1 sæt pdf-filer med udbudsmaterialet til gennemgang 2 uger inden udsendelsen af udbudsmaterialet. Hovedtidsplan: Hvornår er deadline for ekspropriationsmaterialet? Ledningstracé skal være fastlagt d. 30. juni 2014. Fra den dato begynder landinspektøren at udarbejde ekspropriationsmaterialet til projektet. Udlæg Vil bygherre overveje af hensyn til ligebehandlingsprincippet mellem de bydende at betale udlæg til transport, opholdsudgifter samt tidsforbrug til kørsel. Generelt: Hvem står for projektledelsen, økonomiopfølgning og statusrapportering? Det er bygherre der står for projektledelsen, økonomiopfølgning og statusrapportering når anlægsprojektet går i gang. Rådgiver står for statusrapportering til bygherre under projekteringsfasen. Generelt: I forbindelse med indregning af kørselsudgifter og transporttid ønskes oplyst, hvor projekteringsmøder mv. afholdes? Projekteringsmøder skal afholdes hos bygherre Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk. Bilag 2 Tilbudsliste Pos 1 Projektering Skal Sum for pos. 1 betragtes som en anslået pris efter skønnede timer eller som en fast pris? Sum for pos. 1 betragtes som en fast pris for den samlede rådgivningsydelse. Hvordan afregnes honoraret? Er det i forhold til de faste priser pos.1 i tilbudslisten (i alt kolonnen) eller er det efter medgået tid med loft? Honoraret afregnes i forhold til de faste priser pos. 1 (i alt kolonnen) Der ønskes præciseret, hvilke pumpestationer for henholdsvis Ledningsforslag 1 og Ledningsforslag 2 der skal medtages i tilbuddet. Dispositionsforslaget bilag 3 er vedlagt udbudsmaterialet til en hjælp for de bydende til at få et hurtigt indblik i opgavens omfang. Om det er ledningsforslag 1, 2 eller en hel anden løsning der skal projekteres, er en del af denne opgave at få vurderet og klarlagt. Derfor ved vi endnu ikke, hvor mange pumper og pumpestationere der skal med i et kommende pumpeudbud. Bliver der af Holbæk Spildevand A/S udlevereret en hydraulisk model til den valgte rådgiver? 6 / 8

I forbindelse med evaluering af indkomne tilbud tæller prisen 50%. Kan der siges noget om pointsystemet? Bliver laveste pris for eksempel tildelt 10 point, mens en pris på for eksempel + 1.000.000 DKK i forhold til laveste pris tildeles 0 point? Oplyses ikke. Vi går ud fra at eventuelle geotekniske undersøgelser entreres direkte af Holbæk Spildevand A/S, dette ligesom med landinspektør? Ja. I indledningen Rådgiveraftalens omfang står at der skal udarbejdes en beregning af forventede vandmængder. I dispositionsforslag er angivet vandmængder som fremgår af spildevandsplanen og en Samba beregning udført i 2012. Skal der laves en SAMBA eller MIKE URBAN beregning, og på hvilket grundlag. Skal der udarbejdes nye tal for PE belastning, industrier etc.? Fremlægger bygherre nye grundlæggende data og i givet fald hvilke? Der skal ikke laves en ny SAMBA eller MIKE URBAN beregning, men status til kloak-oplandene til renseanlæggene skal vurderes i forhold til de beregninger der er udført i 2012. Det skal vurderes, om Holbæk Spildevand A/S er nået så lagt med separatkloakeringerne, som modellen forudsætter. Kan Ugerløse forudsættes at være fuldt separatkloakeret, og et bassin dermed overflødigt? Ja, Ugerløse forventes at være fuldt separatkloakeret med udgangen af 2014. Om et bassin så er unødvendigt, er en af de opgaver, der skal vurderes af kommende rådgiver. I Kirke Eskilstrup er et problem opland KE03 blevet separatkloakeret i 2011; kapacitetsproblem i den sydlige del af Kirke Eskilstrup skulle derved være løst. Om denne separatkloakering har løst problemet, skal vurderes af kommende rådgiver. Dispositionsplan p 6: Pumpestationer bestykkes iht pumpemanual type A Kan vi finde den et sted i udbudsmaterialet? Nej Der vedlægges bilag 7 vejledning for pumpestationer (før kaldet pumpemanual.) Hvem udfører bygherrens forpligtelse til arbejdsmiljøkoordinering i projekteringsfasen og i udførelsesfasen.? Det er rådgiver der skal udføre arbejdsmiljøkoordineringen i projekteringsfasen og bygherren der står for arbejdskoordineringen i udførelsesfasen. 7 / 8

Er det en fejl når der i dispositionsforslaget under løsningforslag 1 står, at spildevandet fra St. Merløse forventes at skulle pumpes til en ny tilslutningsbrønd ved Have Borupvej nord vest for Tysingevej? Ja, der skal stå ved Have Borupvej nord og vest for Tysingevej. 8 / 8