Sekretariat, HR og Udvikling Skoleforvaltningen Godthåbsgade 8 9400 Nørresundby Init.: KIJ Bilag 1 Kort opsummering af de enkelte høringssvar Nedenfor er hovedpointerne i de enkelte høringssvar forsøgt opsummeret. For høringssvarenes fulde ordlyd se bilag 2. Byplanvejens skole MED-udvalg Yderst bekymrede for forslaget om ny organisering. Vil reducere serviceniveau. Opgaveløsning foregår nu tilfredsstillende. Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver, der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Sekretæren er vigtigt bindeled på skolen lokal kontekst er vigtig. Vil forringe serviceniveauet. Vigtigt, at opgaven løses tæt på borgeren. Vil give mindre attraktive arbejdspladser. Foreslår i stedet netværk mellem skolerne, der kan hjælpe hinanden. Ellidshøj Skole - Skolebestyrelse og MED-udvalg Skolebestyrelsen støtter, at de specialiserede opgaver samles centralt, samt at der fortsat skal være sekretærer på skolen. Der skal fortsat være nok sekretærtid til skolen, således at stillingen er attraktiv at søge. Ferslev skole skolebestyrelse og MED-udvalg Ensretning kan også ske via opkvalificering af medarbejdere og decentrale netværk. Beslutningen vil betyde manglende indsigt i lokale forhold. Vil medføre ikke-attraktive stillinger og svær rekruttering. Vil betyde opgaveglidning til ledelsen og væsentlig serviceforringelse ift. forældre, børn og personale. Frejlev Skole - skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. Enig i, at der skal arbejdes for et bedre samarbejde mellem sekretærerne på skolerne, og at opgaver skal løses med en vis form for ensretning. Dette bør dog løses med tydelig forvaltningsledelse og inden for den nuværende struktur. Mener, at de administrative opgaver løses bedst decentralt, kontekstuelt og i nære relationer. Gandrup skole MED-udvalg Centralisering vil give mindre attraktive sekretærstillinger, og det vil være svære at rekruttere. Det vil give serviceforringelse for skoleledere og personale på skolerne samt forældre og andre. Nærhedsprincippet får trange kår. Skolernes ledelser vil miste kvalificeret sparringspartner. Gistrup skole skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Anerkender behov for specialiserede administrative funktioner. Nærhedsprincippet forsvinder. Mindre netværk mellem skolerne vil kunne styrke administrationen. Gl Lindholm skole MED-udvalg Opgaver skal løses decentralt vigtigt med samarbejde mellem ledelse og sekretariat. Vil medføre mindre attraktive stillinger på skolerne i stedet er skolerne nødt til at tilkøbe ekstratimer. Bakker op om ensartet opgaveløsning, så sekretærer kan hjælpe hinanden i mindre netværk.
Grindsted skole skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. Vil betyde mindre sekretærtid på skolerne, dårligere service og vanskeliggør fastholdelse og rekruttering af medarbejdere. Nærhedsprincippet er vigtigt. Ønsker at blive hørt ift. konkrete ændringsforslag. Grindsted skole MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Bekymret for færre sekretærtimer, mindre tilgængelighed og nærhed for forældre, elever og medarbejdere, og sværere rekruttering til stillingerne. Undres over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Bekymret for serviceforringelse for alle parter. Gudumholm skole skolebestyrelse Evt. omorganisering bør afvente beslutning om fælles ledelse ikke hensigtsmæssigt at skille de to ting ad. Svært at bevare attraktive arbejdspladser. Opbakning til ensretning af administrative løsninger, da skoler så kan hjælpe hinanden. Bakker op om decentrale samarbejder. Gug Skole Skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Vigtigt at have indsigt i den daglige drift. Foreslår udvikling af administrative samarbejder mellem skolerne. Vil reducere bemanding på skolerne, og sekretærerne har stor betydning for andre grupper. Beslutningen kan medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger; sværere at rekruttere dygtige medarbejdere. Undres over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Hals skole skolebestyrelse Ønsker at bevare den nuværende struktur. Vigtigt, at opgaverne ligger decentralt, da opgaveløsning kræver kendskab til lokale forhold. Decentrale skolesekretærer er med til at kvalificere decentrale ledelsesbeslutninger. Vigtigt for arbejdsmiljøet, at sekretærer har overblik og kender til alle arbejdsopgaver. Beslutningen kan medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger. Undres over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Herningvej skole MED-udvalg Lad skolerne afgøre, hvorvidt de ønsker visse opgaver løst centralt. Hou skole MED-udvalg og skolebestyrelse Enige i, at visse opgaver bør løses centralt. Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver, der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Bekymret for lavere serviceniveau, ikke-attraktive sekretærstillinger og sværere rekruttering. Højvangskolen skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Ønsker at være sekretærbemandet hele dagen. Vil gøre det vanskeligt at have attraktive stillinger, der vil fastholde nuværende, og tiltrække nye, dygtige medarbejdere. Vigtigt med hurtig afklaring ift. personalet. Ved evt. centralisering skal minimumstildeling af timer bortfalde. Undres 2/8
over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Er pro professionalisering af administrativ opgaveløsning. Klarup skole skolebestyrelse og MED-udvalg Forslår annullering af opgaveflytning/centralisering. Ønsker i stedet opbygning af decentrale fællesskaber mellem sekretærer og ensretning af administrative procedurer. Kongerslev skole skolebestyrelse og MED-udvalg Kan betyde, at ledelsen kommer til at udføre sekretærarbejde, ekstra tilkøb af sekretærtimer og forringelse af skolens serviceniveau for forældre og medarbejdere. Foreslår i stedet opkvalificering af sekretærstaben samt en bedre styring og implementering af nye it-systemer. Frygter, at skolerne deles op i et a-hold og b-hold, hvor skoler med få sekretærtimer får faldende kvalitet og rekrutteringsudfordringer til følge. Anbefaler at beslutningen ikke gennemføres. Kærbyskolen skolebestyrelse Ikke meningsfuldt at se på skolernes administration uden at forholde sig til ledelsesstrukturen de to ting hænger sammen. Sekretærer løser en lang række front-office opgaver, der ikke kan centraliseres. Kærbyskolen MED-udvalg Vigtigt at have indsigt i kontekst og den daglige drift. Bekymret for om kvalitet i opgaveløsning mindskes med centralisering. Foreslår i stedet kompetenceudvikling og opbygning af sekretær-netværk i samarbejde med skoler og forvaltning. Løvvangskolen MED-udvalg Opgaveløsning kræver kendskab til lokale forhold (eks. finde fejl i indberetninger ift. sygefraværskompensation). Det daglige overblik på skolen forsvinder. Den løbende servicering af elever, medarbejdere, forældre, øvrige brugere og ledelsen, vil blive dårligere. I dag løses mange opgaver i sekretariatet uden ledelsesinvolvering, hvilket skaber tid til pædagogisk ledelse, personaleledelse og strategiarbejde. Det frygtes, at beslutningen vil medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger og give sværere vilkår for rekruttering. Anbefales, at der i stedet skabes netværk skolerne imellem, og at der etableres flere superbrugere/eksperter i netværkene, hvorved kompetencerne og funktionerne forbliver på skolerne og kan benyttes fleksibelt. Mellervang skolen MED-udvalg og skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. Ved centralisering bør der gøres op med minimumstimetal til små skoler. Bekymret over om opgaverne vil blive løst for langt væk fra praksis. Bekymret for om det stadig vil være muligt at have attraktive sekretærstillinger. Administrative procedurer må ikke begrænse det pædagogiske råderum. Udfordringerne kunne i stedet have været imødegået ved bedre oplæring i systemer og procedurer. Ser positivt på omorganisering af området. Mou Skole MED-udvalg Bekymret for centralisering, da opgaveløsning kræver kendskab til lokale forhold. Vil reducere bemanding på skolerne, og sekretærerne har stor betydning for andre grupper. Beslutningen kan medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger. Ser det som en kraftig forringelse af serviceniveauet på skolen. Opfordrer til, at skoler med særlige udfordringer får den nødvendige hjælp. Understreger vigtigheden af decentrale netværk for sekretærerne. 3/8
Mou skole - skolebestyrelse Centralisering er på bekostning af menneskelige aspekter og vil forringe serviceniveauet for elever, forældre og personale. Sekretærfunktionen er skolens omdrejningspunkt og skolens ansigt udadtil. Opgaver vil skulle løses af andre. Sekretærfunktionen løser mange forskellige opgaver, der ikke vil kunne centraliseres (eks. ved elevers sygdom mv.). Nibe skole skolebestyrelsen Der bør være sammenhæng mellem den tid, der skal finansiere de centrale stillinger og den aflastning, som det giver sekretærerne på skolerne. Det nuværende minimumstimeantal på skolerne bør ikke fastholdes, da det så er de større skoler, der alene skal afgive timerne. De involverede ansatte skal orienteres under hele processen, og processen anbefales gennemført hurtigt. Nibe skole MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Foreslår i stedet at samle sekretærer i geografiske områder. Løsningen vil sikre nærhed og kendskab til de skoler, man administrerer samt kollegial sparring og mindre sårbarhed. Endvidere sikres attraktive stillinger med et fagligt indhold for alle sekretærer. Nr. Uttrup skole MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Beslutningen vil give mindre attraktive stillinger og forringe serviceniveauet på skolen. Nærhedsprincippet og lokalt kendskab er vigtigt. Der er dog potentiale i at samle specialiserede opgaver ved nogle få specialiser. Nørholm skole skolebestyrelsen Beslutningen kan medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger, og at opgaver skal løses af andre på skolen. Bliver vanskeligt at rekruttere kompetente medarbejdere. Anbefaler, at beslutningen annulleres. Nørholm skole MED-udvalg Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Ikke meningsfuldt uden relation til fælles ledelse. Beslutning bør derfor ikke gennemføres. Undres over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Sekretæren er vigtigt som kontaktperson og skolens ansigt udadtil. Foreslår i stedet decentrale netværk. Nøvling Skole MED-udvalg Forringelse af serviceniveauet i forhold til både forældre og medarbejdere. Foreslår i stedet, at der hjælpes de steder, hvor der er vanskeligheder i stedet for at rulle samme organisering ud over alle skoler. Lægger vægt på skolesekretærernes tilhørs- og arbejdsforhold. Sebber skole MED-udvalg Opfordrer til, at beslutningen ikke gennemføres. Vigtigt at have sekretær, der kan tage sig af forældrehenvendelser, diverse spørgsmål, sygdom, løn mv. Skolerne er afhængige af hurtig sagsbehandling lokalt. Beslutningen medfører mindre attraktive skolesekretærstillinger; sværere at rekruttere dygtige medarbejdere. Administrative opgaver må i stedet løses af andre på skolen. Sebber skole skolebestyrelse 4/8
Anbefaler at beslutningen annulleres. Undrende over for beslutningen om tilpasning af administrativ struktur, når præmissen var, at det skulle foregå i forbindelse med processen om fælles ledelse. Skolerne mister ejerskab og fleksible muligheder. Vil medføre, at ledelsen vil overtage visse sekretæropgaver. Sekretærer er skolens ansigt udadtil. Vil give ikke-attraktive sekretærstillinger og medarbejdere uden tilhørsforhold. Seminarieskolen skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Opgaveløsning kræver kendskab til lokale forhold. Bryder med nærhedsprincippet. Foreslår i stedet, at skolerne arbejder sammen i mindre netværk om de administrative opgaver. Forringelse af serviceniveauet i forhold til både forældre og medarbejdere. Skolesekretærernes rolle som skolens ansigt udadtil må ikke underkendes. Vil gøre det vanskeligt at have attraktive stillinger, der vil fastholde nuværende, og tiltrække nye dygtige medarbejdere. Skansevejens skole skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. At mange skoler tilkøber sekretærhjælp må betyde, at tildelingen i dag ikke er tilstrækkelig. Præciserer, at sekretæren er skolens ansigt udadtil. Der er brug for tilstedeværelse det meste af dagen. Der er stor udskiftning i sekretærstillinger med lavt timetal med forslaget kommer flere ikke-attraktive stillinger. Bakker op om samarbejde mellem sekretærerne. Foreslår, at evt. centralisering bliver frivilligt for skolerne. Stolpedalsskolen Skolebestyrelse og MED-udvalg Sekretærfunktion er vigtig for elever, personale, forældre og eksterne samarbejdspartnere, således at disse bliver serviceret på en kompetent måde. Vigtigt, at der på skolen håndteres bilagsadministration, elevadministration, fraværskontrol, kommunikation (intern og ekstern), og at den enkelte medarbejder serviceres ift. løn- og personaleområdet. Ser ikke faglig begrundelse for at specialistområderne samles centralt dette vil også kunne opnås på skolen. Ønsker at opgaverne forbliver på skolerne, og at forvaltningen udarbejder ensartede retningslinjer. Fastholdes beslutningen, opfordres til, at skoleledelserne repræsenteres tidligt i arbejdet med at fastlægge organisering m.v. Det frygtes, at beslutningen vil medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger. Svenstrup skole skolebestyrelse og MED-udvalg Anerkender behovet for at se på de administrative løsninger og den øgede kompleksitet. Tvivler på, at den rigtige løsning er at centralisere opgaveløsning støtter derimod styrkelse af de administrative netværk, så ingen er alene om opgaverne. Bekymring for at centralisering betyder mindre attraktive arbejdspladser decentralt. Sønderbroskolen skolebestyrelse og MED-udvalg Tilslutter sig skoleudvalgets beslutning. Præciserer dog, at der fortsat skal være sekretærer på skolerne; at der skal tages hensyn til, at opgaverne på skolerne ikke er de samme; sekretærstillinger fortsat skal være attraktive; og at den nuværende sekretærtimefordeling bør justeres. Foreslår, at komplekse opgaver som sekretæren sjældent løser med fordel kan centraliseres. Sønderholm Skole MED-udvalg Beslutningen anbefales ikke gennemført. Uforstående over for, at beslutningen gennemgøres, når præmissen var, at Tilpasningen af den administrative struktur skal ske i sammenhæng med processen omkring mulig fælles ledelse. Med centralisering mistes ejerskab og fleksible muligheder. Centralisering vil 5/8
give mindre attraktive sekretærstillinger, og sekretærer vil miste deres tilhørsforhold. Skolesekretærer er centrale i, at skolen opleves som kontaktbar og venlig. Tylstrup skole skolebestyrelse Enig i at samle specialiserede forhold på færre hænder ikke enig i, at det skal ske centralt. Foreslår i stedet, at de specialiserede opgaver lægges på de mindre skoler, således at disse skoler vil få mere sekretærtilstedeværelse. Tylstrup Skole MED-udvalg Enige i behov for sekretærer med specialiserede opgaver. De specialiserede sekretærer kan godt udføre opgaven på en skole og samtidig være skolesekretær. Vigtigt, at skoler også små skoler har tilknyttet en sekretær om ikke dagligt så flere gange om ugen, da sekretæren udfylder en vigtig rolle i en skoles hverdag. Ulsted skole MED-udvalg Støtter overordnet forslaget. Pointerer dog, at sekretærstillinger fortsat skal være attraktive med henblik på rekruttering, at det kan medføre opgaveglidning fra sekretærer til ledelse, at det kan betyde serviceforringelser og lavere tilstedeværelse. Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver, der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Vadum skole skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Vigtigt, at der på skolen er sekretærfunktion, der kan tage imod henvendelser fra elever, forældre, personale og eksterne samarbejdspartnere. Vigtigt at bibeholde nærhedsprincippet kendskab til lokale forhold vigtigt. Vil reducere serviceniveauet og sekretærernes opgaver vil skulle løses af andre. Udhuler skolesekretærstillingerne vil blive vanskeligt at rekruttere. Foreslår i stedet mindre, formaliserede netværk. Vejgaard Østre skole skolebestyrelse og MED-udvalg Da beslutningen om fælles ledelse er sat i bero bør det samme ske med den administrative struktur. I modsatte fald er der risiko for at lave en strukturændring administrativt, der atter skal justeres ift. en justeret ledelsesstruktur. Betoner nærhedsprincippet og behovet for lokalt kendskab til opgaveløsning. Foreslår styrelse af lokale netværksgrupper, ensartethed i opgaveløsning, superbrugere mm. Vestbjerg skole skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. Skolesekretærer er kulturbærere på skolerne. Skolesekretærerne er skolernes ansigt udadtil, og hvis skolesekretærerne er mindre på kontoret, skal ledelsen besvare henvendelser i stedet. Foreslår i stedet større grad af samarbejde og netværk mellem skolerne. Sekretærjob vil blive mindre attraktive. Beslutningen bør ikke gennemføres. Vestbjerg skole MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Sekretærer er kulturbærere og skolens ansigt udadtil. Vigtigt med nærhedsprincippet. Beslutning kan betyde forringelse af serviceniveauet og ikke-attraktive stillinger. Ønsker ikke beslutningen gennemført foreslår i stedet samarbejde mellem skoler. Vester Hassing skole skolebestyrelse og MED-udvalg 6/8
Ønsker bevarelse af nuværende struktur, da det giver effektiv arbejdsgang med beslutninger tæt på, giver ledelsen rum til ledelse, sikrer lokalt kendskab og giver godt arbejdsmiljø. Undres over, at decentralisering er sket uden nye ressourcer, mens centralisering medfører flytning af ressourcer. Beslutningen vil give mindre attraktive stillinger og forringe serviceniveauet på skolen. Vesterkærets skole skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Positiv over for ensretning af opgaveløsning og decentrale fællesskaber/netværk mellem sekretærerne. Uhensigtsmæssigt at skære i decentrale sekretærtimer. Sekretærer løser mange nødvendige opgaver (når børn bliver syge osv.). Tilgængelighed er centralt for forældre, personale mv. Vil betyde opgaveforskydning fra sekretærer til ledelse og uhensigtsmæssig brug af ressourcer. Forringelse af serviceniveauet for forældre og medarbejdere. Vester Mariendal skole skolebestyrelse og MED-udvalg Grundlæggende positiv over for ny administrativ struktur. Bekymret for om opgaveløsning kommer for langt væk fra kontekst. Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver, der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Ønsker hurtig afklaring af hensyn til ansatte. Vodskov skole MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Udfordringerne med overgang til nye IT-systemer har ikke skyldtes kompetencerne i skolerne men systemernes manglende funktionsdygtighed, snitflader der ikke fungere mv. Vigtigt med tilstrækkelig sekretærtimer også på de store skoler. Centraliseres visse opgaver er det vigtigt, at der ikke vælges en omfordelingsmodel, hvor store skoler afgiver timer til små skoler. Vaarst-Fjellerad skole skolebestyrelse og MED-udvalg hvorledes dette organiseres. Anerkender behov for specialiserede administrative funktioner. Svært at skabe attraktive stillinger, når timer centraliseres. Kollegievejens Skole Skolebestyrelse hvorledes dette organiseres. Opfordrer til, at projektet henlægges med samme begrundelse som for fælles ledelse. I stedet formaliserede samarbejder/netværk mellem skolerne. Skolesekretærer er centrale i, at skolen opleves som kontaktbar og venlig. Det frygtes, at beslutningen vil medføre mindre attraktive skolesekretærstillinger. Voksenskolen for Undervisning og Kommunikation MED-udvalg Vanskeligt at passe VUK ind i de foreslåede modeller. Årsagen er primært, at VUK er takstfinansieret og lønsumsstyret, og det kræver et solidt kendskab til skolens specialiserede økonomistruktur at indgå som skolesekretær i de medfølgende rutiner, som dette fordrer. Ønsker derfor at fortsætte med den nuværende administrative organisation. AMU for Skoler Undrende over for beslutningen om tilpasning af administrativ struktur, når præmissen var, at det skulle foregå i forbindelse med processen om fælles ledelse. Vanskeligt at give høringssvar, da det ikke fremgår, hvilke konkrete opgaver, der påtænkes flyttet, og hvorledes dette organiseres. Beslutning bryder med nærhedsprincippet. Vigtigt, at have indsigt i kontekst og den daglige drift. Centralisering vil sætte skoler- 7/8
nes administration under yderligere pres. Ser positivt på samarbejde mellem skolerne, netværk og ensretning af administrative løsninger. HK Nordjylland hvorledes dette organiseres. Beskrivelse bør laves, inden der træffes beslutning. Mener, at skolerne skal løse alle opgaver, så nærhedsprincippet fastholdes. Med annullering af fælles ledelse bør det samme ske med fælles administration. Foreslår i stedet ensretning af administrative opgaver, samarbejde blandt skolesekretærer og netværk. LMU for Økonomi, IT og administration samt Sekretariat, HR og udvikling hvorledes dette organiseres. Ønskes inddraget i en eventuel proces omkring snitfalder. Anerkender behov for tilpasning af administrativ struktur fokus bør være på opgaveløsning og ikke medarbejderflytning i sig selv. 8/8