Resultatkontrakt Vedrørende Business Relations+ MARKET (Aarhus) For perioden 1. oktober 2011 31. december 2015 Journalnummer: 1-33-76-23-26-11 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Kontaktperson kontaktoplysninger Operatør: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Erhverv & By Rådhuset 8000 Aarhus C Niels Højberg CVR. Nr: 55133018 EAN.-nr.: 5790000418640 Resumé Business Relations+ er en del af Vækstforums strategi Ny VÆKST i turismen en strategi for mere fokuseret og professionel turisme i Region Midtjylland frem mod 2020 og Vækstforum Handlingsplan 2015 - Ny VÆKST i turismen i Region Midtjylland. Formålet med Business Relations+ er at skabe vækst gennem øget erhvervsturisme til Midtjylland. Væksten skabes ved at gennemføre en sammenhængende indsats, som forventes at give Herning og Aarhus en fremtrædende national og international position inden for kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ har samtidig til formål at være løftestang for at styrke hele Region Midtjyllands position inden for kongres, konference, messe og mødeindustri. Business Relations+ indeholder to delprojekter: Business Relations+ MARKET og socialfondsprojektet Business Relations+ COMPETENCE. Business Relations+ MARKET består af seks sammenhængende indsatser, hvor Aarhus Kommune i denne ansøgning ansøger om at bliver projektansvarlig for tre indsatser, hvor Herning Kommune parallelt hermed ansøger om de øvrige tre indsatser. De tre indsatser er: 1. International strategisk kommunikation og marketing 2. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland 3. Flere internationale møder og kongresser til Midtjylland positionering i DK af Aarhus Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Slutrapportering 12. maj 2016 1. Beskrivelse af delaktiviteter BR+ Markets Aarhus har været en succes og resultatskabelsen har oversteget forventningerne sat i resultatkontrakten. Resultatmålene er for størsteparten opfyldt. Specielt effekterne i mål 6, Effekter og evaluering, ender på et niveau, som ligger over det forventede med 569 skabte årsværk og en samlet effekt af projektet på DKK 899.316.390. Projektets budget er tillige blevet fulgt og opfyldt. Overordnet og på milepælsniveau. Aktiviteterne i projektet kan med fordel deles op i flere store dele i løbet af projektperioden. 1) Markedsføring udland 2) Tiltrækning af internationale konferencer 3) Positionering af Aarhus i Danmark 4) Samarbejde med internationale styrkepositioner 5) Samarbejde i turismebranchen a. Regionalt b. Nationalt Markedsføring udland I forbindelse med projektet har VisitAarhus i stigende grad kunnet engagere sig i internationale samarbejder og bl.a. derigennem indtaget i betydelig position i international sammenhæng. Således overtog VisitAarhus formandsposten for den skandinaviske del af International Congress and Convention Association (ICCA) i 2013. I den forbindelse afholdtes en international konference i Aarhus om bæredygtighed og digitalisering inden for branchen. I anledning af denne konference og dette formandskab deltog fire toneangivne journalister på det internationale mødemarked på en pressetur til Aarhus, hvilket afstedkom en del meget læstertikler. Blandt andet http://www.aimgroupinternational.com/upload/attachments/gmiportal_01_oct_2014.pdf (under Popular news items ) Dette har ageret katalysator i samarbejdet på nationalt plan med VisitDenmarks presseafdeling for mødemarkedet og skabt opmærksomhed blandt journalister i mødebranchen, hvilket er blevet udnyttet til at booste opmærksomheden omkring Aarhus, når byen har haft interessante nyheder at tilbyde. Bl.a. ved indtrædelse i Top 100 over verdens mest populære konferencebyer og samudgivelsen af Scandinavian Destination Sustainability Index http://www.visitdenmark.com/denmark/icca-rankings-2013-aarhus-enters-top-100-city-list http://www.iccaworld.com/dbs/scandinavian_chapter/files/documents/2013_icca_scandinavian_sust ainable_destination_index.pdf VisitAarhus modtog i 2012 TurismeVÆKSTprisen for kompetenceudvikling på baggrund af dette initiativ. Tiltrækning af internationale konferencer Side 2
Med en vækst på 147.671 erhvervsturismeovernatninger i projektperioden og næsten halvdelen af den samlede danske vækst uden for København inden for overnatninger relateret til møder, konferencer og kongresser, har BR+ nået en resultatskabelse, der overstiger det forventede med 283% målt i overnatninger. 71 konkrete konferencer er blevet tiltrukket med hjælp fra VisitAarhus, hvilket har skabt en estimeret turismeomsætning på DKK 175.962.000. En erhvervsturisme gæst er anslået til i gennemsnit at have et døgnforbrug på DKK3.000. Gennem det fortsatte arbejde med potentiale genereret i løbet af projektperioden, vil effekterne af BR+ overstige det allerede realiserede. Dette naturligvis forudsat, at det nuværende arbejde også fastholdes. Successen er bl.a. skabt på baggrund af et stadigt tættere samarbejde mellem Aarhus Universitet og VisitAarhus. Til betydningsfulde indikatorer i relation til dette kan nævnes antallet af deltagere på VisitAarhus forretningsskabende aktivitet Konferencernes Dag er steget fra 60 i 2011 til nu at ligge stabilt mellem 80 og 100. Samtidig har projektet skabt en mulighed for at videreudvikle en årlig Direct Mailing kampagne på Aarhus Universitet. Før projektets start i 2010 genererede kampagnen 68 motiverede bud på potentielle internationale konferencer til Aarhus. Ved projektets udgang i 2015 var dette tal steget til 204 en vækst i leadgenerering på 300% og en cementering af en styrket position for konferencer og kongresser i vidensmiljøerne på Aarhus Universitet. Det stadigt tættere samarbejde med Aarhus Universitet udgjorde desuden platformen for et særligt initiativ rettet mod sundhedsvidenskabelige fagpersoner på Aarhus Universitetshospital og Institut for Klinisk Medicin ved Aarhus Universitet. Det særlige fokus har udmøntet sig i en dedikeret kampagneplatform til engagering af de faglige miljøer i tiltrækning af internationale konferencer til Aarhus og, med tiden, hvor det er relevant, andre dele af Region Midtjylland. http://medical.meetwitaarhus.com Dette initiativ har givet genlyd i den internationale møde- og kongresbranche i en sådan grad, at VisitAarhus vandt en finaleplads ved Best Marketing Award i organisationen ICCA og har samtidig afstedkommet studiebesøg i Aarhus fra repræsentanter fra japanske og norske erhvervsturismedestinationer og sendt VisitAarhus til Sverige og Island for at præsentere det innovative og banebrydende initiativ. http://www.visitdenmark.com/denmark/denmark-enters-icca-best-marketing-award-finale-3rd-yearrunning Positionering af Aarhus i Danmark Sideløbende og fungerende som springbræt til optimering af den internationale satsning, har VisitAarhus arbejdet med styrket positionering og direkte salg på det nationale marked. VisitAarhus og det samlede aarhusianske netværk af professionelle erhvervsturismeaktører (Fra Grenaa i øst til Silkeborg i vest) har under brandet MeetWithAarhus gjort en stor og betydningsfuld indsats for at positionere Aarhus solidt på det nationale møde- og kongresmarked. Således er det gennem en flerårig indsats og deltagelse på Møde- og Eventdagene, strategisk redaktionel annoncering og konkret salgsarbejde lykkedes at erobre andele på det danske marked for faglige kongresser. Det har betydet, at Aarhus gæstes af Dansk Metal og FOAs årskongresser i 2016 og HKs i 2017. Det er markante events og fortæller, at Aarhus nu er aktuel på det danske kongresmarked efter nogle års fravær. Partnerskaber med RMs internationale styrkepositioner Side 3
En væsentlig del af VisitAarhus aktiviteter i BR+ har været samarbejder med regionens internationale styrkepositioner. Således er VisitAarhus medlem af Danish Food Cluster og har assisteret i tiltrækningen af IFAMA World Congress, der med sine 700-800 deltagere gæster Aarhus i 2016. Danish Food Cluster og VisitAarhus er i løbende dialog vedrørende fremtidige samarbejder. Projektperioden har også set en åbning af et længerevarende, strategisk samarbejde mellem VisitAarhus og Institut for Klinisk Medicin på Aarhus Universitet, hvor en særlig indsats for at engagere potentielle konferenceværter har udmøntet sig i en samlende opmærksomhedskampagne http://medical.meetwithaarhus.com Derudover har VisitAarhus haft et særligt fokus på ICT og optaget konstruktiv dialog med IT forum og InternetWeekDenmark. Helt konkret samarbejdede VisitAarhus med InternetWeekDenmark i festivalens første år om skabelsen af en konference om digitalisering i turismebranchen. En konference, der havde deltagelse fra aktører på tværs af Region Midtjylland. Desuden arbejder VisitAarhus tæt sammen med sekretariatet bag First Lego League Open European Championship, der potentielt tiltrækker 3000 gæster fra hele verden i 2017. Samarbejde med turistbranchen, regionalt Igennem hele projektperioden har VisitAarhus og VisitHerning haft en løbende dialog om fælles snitflader og forretningsskabende samarbejder på tværs af den midtjyske erhvervsturismeakse. Det har betydet en direkte og konstruktiv dialog mellem direktørerne, men også på operationelt niveau, hvor der er afprøvet flere tiltag. Derigennem er det afprøvet, at oprette et fælles initiativ omkring HI Wind i MCH for at afprøve sammenhængen mellem Herning og Aarhus i forbindelse med en konkret, international styrkeposition. Samtidig har VisitAarhus og VisitHerning afsøgt mulighederne for i fællesskab at løfte et initiativ på AU Herning, hvor de to organisationer stillede op til et open office arrangement for de ansatte, som måtte se et behov for konkret assistance eller blot ønskede oplysninger om muligheder til fremtidig brug. Arrangementet i sig selv blev ikke den store succes og sluttede uden deltagere, men viste, at der potentielt findes snitflader og helt konkret afsøges muligheder for meningsfyldte samarbejder pt. Samarbejde i turistbranchen, Nationalt VisitAarhus har i hele forløbet deltaget i det nationale kongreskonsortium, MeetDenmark, repræsenterende BR+ og Region Midtjylland. Samarbejdet har også deltagelse af VisitAalborg, InspiringDenmark, Wonderful Copenhagen og VisitDenmark. Altså de danske destinationer, der arbejder målrettet med internationale, videnskabelige konferencer og kongresser. Gennem samarbejdet er det blevet til årligt tilbagevendende fællesaktiviteter bl.a. på IMEX i Frankfurt, hvor særlige initiativer rettet mod internationale faglige organisationer skal højne kendskabet til Danmark og skabe konkrete dialoger omkring Danmark som fremtidig destination for videnskabelige konferencer og kongresser. Det har der været nogen succes i og flere dialoger føres fortsat og kan med stor sandsynlighed vise sig frugtbare. MeetDenmark har desuden været samlingsprojektet for internationale opmærksomhedskampagner, hvor Danmark og Aarhus i sagens natur har haft en fremtrædende rolle i at skabe synlighed og opmærksomhed omkring Danmark, Region Midtjylland og Aarhus. Ud over de direkte forretningsskabende aktiviteter, har MeetDanmark været et samarbejde med kompetenceudvikling i fokus. Således har medarbejdere fra alle organisationer deltaget i kompetenceudviklingsforløb inden for emnerne præsentationsteknik, forhandlingsteknik, digitalisering, markedsfø- Side 4
ring og salg. Derigennem er organisationernes evner blevet skærpet og skal skabe varig vækst i turismen. Aarhus er således gennem BR+ blevet løftet betragteligt som destination for internationale og nationale konferencer og kongresser. Midlerne er blevet brugt til at skabe en vækst og en udvikling, der vil kunne ses et stykke ud i fremtiden. Aarhus kan allerede i starten af 2016 se frem til endnu et rekordår inden for konferencer og kongresser og væksten bæres frem i 2017, hvor Aarhus og Region Midtjylland bliver Europæisk Kulturhovedstad. Side 5
2. Indfrielse af mål og resultatkrav Da slutrapporteringen rummer hele projektperioden fra 1. oktober 2011 til 31. december 2015 fremgår resultatkrav og mål fra hele perioden (den første resultatkontrakt løb frem til 31. december 2014 og blev fortsat med nye resultatkrav i 2015). Mål 1 Skabe langsigtede, strategiske samarbejdsrelationer mellem Herning og Aarhus og en stærk fælles forankring og forståelse af den samlede indsats mellem nøgleaktørerne i Herning Kommune, Aarhus Kommune, VisitHerning, VisitAarhus, MCH, og Aarhus Universitet Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Der er etableret en strategisk styregruppe med Styregruppen er etableret og Skabe langsigtede strategiske samarbejdsrelaning Kommune, Aarhus repræsentanter fra Her- Der er udarbejdet kommissorium. Der har været afholdt løbende møder i styregruppetioner og fælles forankring i Herning og Aarhus. VisitHerning, Midtjysk Kommune, VisitAarhus, Turisme, MCH og Aarhus Universitet. Dagsorden og referat fra styregruppens første møde kan fremvises. Deadline: 30.11.2011 Styregruppen mødes to gange årligt og minimum 7 gange i projektperioden. Resultatkrav 1.2 Skabe stærke samarbejdsrelationer mellem VisitHerning og VisitAarhus. Der afholdes møder mellem VisitHerning og VisitAarhus hver anden måned (og minimum 25 møder i projektperioden). Midtjysk Turisme inviteres med til møderne. Ved halvårsopfølgning fremlægges referater fra gennemførte møder. Direktørerne for VisitAarhus, VisitHerning og MidtjyskTurisme har afholdt løbende møder og opretholdt dialogen i hele projektperioden. Dog uden MidtjyskTurisme efter den planlagte nedlæggelse af organisationen Side 6
Mål 2 At erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland samarbejder på tværs af produkt og geografi. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der er afholdt et informationsmøde, så alle Etablering af forretningsnetværk inden for med interesse i projek- erhvervsturismeaktører erhvervsturisme i Region tets indsatser har mulighed for at deltage.i Midtjylland projektet. Invitation og deltagerliste kan fremvises. De to forretningsnetværk inden for erhvervsturisme i Midtjylland (drives af VisitHerning og VisitAarhus), sikrer via en formel overenskomst, at samtlige erhvervsturismeaktører (viden-institutioner og virksomheder, som har en kommerciel interesse i mødeturismen) i Midtjylland kan optages i ét af de to netværk. Ledelsen af de to netværk etablerer desuden et fast fælles mødeforum, der min. mødes 2 gange pr. år. Informationsmødet blev afholdt 15. maj 2012 med knap 200 inviterede og 29 deltagere. Invitation, liste over inviterede samt deltagerliste er tidligere fremsendt. Det er besluttet, at der etableres et fælles netværk for hele regionen. Med fokus på videndeling får netværket adgang til en fælles vidensdelingsside samt indkaldes til et årligt vidensdelingsseminar. Herudover inviteres virksomheder i Region Midtjylland til at deltage på forskellig vis i de aktiviteter og netværk, der etableres i Herning og Aarhus. I Aarhus er på nuværende tidspunkt optaget virksomheder på Djursland og i Silkeborg. I Herning er optaget virksomheder fra Ringkøbing, Holstebro, Brande, Ikast og Silkeborg. Samarbejdet mellem VisitHerning og VisitAarhus er nu beskrevet i en samarbejdsaftale. Denne er tidligere fremsendt. Møderne mellem de to netværk holdes på direktørplan som en del af BR+ direktørmøderne. Midtjysk Turisme inviteres med til møderne, som afholdes i disse netværk, hvilket er med til at sikre udbredelsen af erfaringerne fra Business Relations + i hele regionen. De 4 møder mellem alle aktører er møderne der afholdes i regi af Vidensdelingsnetværket. Alle aktører i de to netværk indbydes til minimum 4 møder i projektforløbet. Side 7
Mindst 80 % af erhvervsturismeaktørerne i Region Midtjylland giver i forbindelse med ekstern evaluering udtryk for, at der er et godt samarbejde på tværs af produkt og geografi. Målemetode: Måles i forretningsnetværket. I forbindelse med en partnerevauering i VisitAarhus professionelle forretningsnetværk, der strækker sig fra Grenaa til Silkeborg har erhvervsturismepartnerne tildelt VisitAarhus en score på 3,8 (ud af 5), hvilket er pænt over middel. I forbindelse med denne partnerevaluering blev det vurderet, at det professionelle netværk dermed har evalueret aktiviteterne og forretningsskabelsen i BR+. Det er VisitAarhus vurdering, at en score på 3,8 er en høj vurdering og tilsvarende prædikatet godt, hvis 5 er meget godt. Midtvejsevalueringen af BR+ viste desuden, 70% var tilfredse eller meget tilfredse med aktiviteterne i VisitAarhus. Kun én person har været utilfreds med én aktivitet. Ellers er tilfredsheden generelt meget høj. 2015 Min. 25 erhvervsvirksomheder deltager i VisitAarhus aktiviteter i 2015. Aktiviteterne er: Kongressernes dag, Corporate Day, Møde og Eventmessen. Dokumentation for deltagelse i aktiviteter sendes til Region Midtjylland i forbindelse med opfølgningen pr. 1. september 2015 og i forbindelse med slutrapporteringen. 44 partnerdeltagelser på Konferencernes Dag og Corporate Day 2015 http://www.visitaarhus.dk/konferencernesdag www.corporateday.dk Side 8
Mål 3 At samle og løfte arbejdet med at sælge, profilere og udvikle erhvervsturismens værdikæder i Midtjylland. Resultatkrav 3.1 Styrke koblingen af leverandører og samarbejdspartnere i værdikæden både lokalt, regionalt, nationalt og internationalt gennem professionalisering af det organisatoriske og forretningsmæssige afsæt for arbejdet med erhvervsturisme. Udvikling af præsentationsværktøj og manual til aktører Messestand udviklet Nyt koncept for deltagelse på erhvervsmesser udviklet Digitalt værktøj til udvikling af bruger genererede Aarhuspræsentationer Der er udarbejdet et fælles digitalt præsentationsmateriale om Aarhus som Kongresdestination og de enkelte aktører den kan anvendes af alle aktører i markedet. Efter en indkøringsperiode er dette imidlertid blevet nedlagt, da udgifterne til dette langt oversteg anvendelsen. Der er udviklet en messestand, som blev præsenteret første gang på en messe i København primo marts 2012. På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Messestanden og elementer heraf er siden brugt i flere aktiviteter rundt i landet (København, Aalborg, Kolding), senest i marts måned 2015. Der er udviklet et nyt koncept for deltagelse på messer under brandet Meet with Aarhus, som blev præsenteret på en messe i København primo marts 2012. På messen stod 17 midtjyske erhvervsturisme virksomheder primært fra Aarhus og Djursland. Konceptet og elementer heraf er siden brugt andre steder i landet. Flere virksomheder fra hele regionen er kommet til og er nu en del af Meet With Aarhus, eksempelvis Vejlsøhus og Gl. Skovridergaard i Silkeborg og Kystvejens Konferencecenter i Grenaa. Der er udarbejdet en digital Aarhuspræsentation. Læringen er dog, at det ikke kan være en automatisk generende digital brugerpræsentation, men snarere en individuel tilpasset præsentation til hver enkelt præsentation af Aarhus, der tager udgangspunkt i den Side 9
enkelte kunde. Der er lavet en elektronisk bidbog som kan anvendes af alle aktører der vil byde ind på kongresser. Bidbogen er opbygget så der kan udskiftes tekster logoer og billeder efter behov. Bidbogen har også været brugt i det indledende relations arbejde med Aarhus universitet. Dog er der nu atter udviklet på produktet i en retning, der bedre passer til markedets behov. http://bud.visitaarhus.com 2015 Opdatering af Messestand til brug på danske og internationale messer. Videreudvikling af en venuefinder, så kunderne nemmere kan finde den venue der passer præcis på deres behov. Messestand udviklet og moderniseret og benyttet primo marts 2015 Søgefunktioner og layout videreudvikles løbende til at harmonere med brugers behov. www.venuefinder.dk Udvikling af nyt bidmateriale til brug for udarbejdelse af bids. Nyt materiale udviklet og taget i brug Resultatkrav 3.2 Styrke markedspositionen for den midtjyske værdikæde viden/talent og forretningsområdet erhvervsturisme. Aftaler om internationale konferencer inden for hver af de 4 erhvervsmæssige styrkepositioner Deltaget i messer inden for Aarhus Kommune og Region Midtjyllands definerede styrkepositioner 35 videnskabelige foreninger deltaget i præsentationer via lokale forskere o.a. på Kon- VisitAarhus har optaget dialog med: Institutfor Klinisk medicin Danish Food Cluster IT Forum/Katrinebjerg VisitAarhus har pt. været til stede på messer inden for Fødevarer og Energi og miljø samt IT. Så målet er nået. Vi arbejder dog stadig på at udvikle dette område. Med over 250 deltagere fra Aarhus Universitet på de 4 kongresdage, der har været afviklet, Side 10
gresdage og andre nyudviklede eventlignende arrangementer siden projektet startede, er målet nået. Hver deltager repræsenterer en eller flere forskere med relationer til internationale videnskabelige foreninger. 2015 VisitAarhus har haft kontakt til aktører inden for de 3 etablerede vidensmæssige styrkepositioner: Lifescience, Food/Agriscience og ICT. Og afholdt møder med disse med henblik på hvilke nationale og internationale møder, der kan bydes på i fællesskab. VisitAarhus har optaget dialog med: Institutfor Klinisk medicin Danish Food Cluster IT Forum/Katrinebjerg Lifescience: www.medicalmeetwithaarhus.com ICT: Dialog optaget med IT Forum omkring hjælp til konferencer og kongresser Food/Agriscience: Samarbejde allerede optaget med Danish Food Cluster omk Global Food Challenge og IFAMA i 2016 http://danishfoodcluster.dk/events/ifama- 2016-aarhus/ Mål 4 At antallet af såvel nationale som internationale møder og konferencer øges markant i Regionen med deraf følgende øget omsætning og beskæftigelse. Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 En stigning i antal konferencer i hele projekt- En stigning i antal konferencer i hele projektperiodeperioden. Database over min. 100 danske medlemmer af internationale organisationer Der er vundet 71 konferencer til Aarhus i projektperioden. Databasen er pt. på over 100 medlemmer. Databasen udvides fortsat. 50 gennemførte siteinspections i Midtjylland, sales calls og kontakter til potentielle kongresværter Antallet er nået, men aktøren fortsætter arbejdet med at udvide antallet kundekontakter. Side 11
Min. 250 nye, unikke deltagere i alt på Kongresdage og andre nyudviklede eventlignende arrangementer (sum af arrangementer) 398 nye unikke deltagere på events. Partnerskaber inden for 4 erhvervsmæssige styrkepositioner Der er indgået partnerskaber inden for, Digitalisering, FOOD, Cleantech og Viden. I den resterende del af projektperioden skal der arbejdes på at udvikle disse samarbejder Nye koncept for bids (danske og internationale) er udviklet Der er udviklet et nyt koncept for bids, der pt. anvendes i forbindelse med de bids, der afgives. Konceptet bygger på at man udvikler individuelle bids, der bygger på forskellige grundelementer om byen og faciliteter. På den måde sikres, at bids altid tager udgangspunkt i kundens behov. 12 større bids udarbejdet Database over min. 100 beslutningstager til danske årsmøder Aftaler om tilbud på min.7 af de 10 mest relevante årsmøder for Aarhus Antallet er nået men der bliver pt udarbejdet endnu flere. Se enkelte eksempler på http://bud.visitaarhus.com 3F, Dansk Metal, Blik & Rørarbejderforbundet, Beredskabscheferne, Bibliotikarforbundet, HK, FOA, KL, Politiforbundet, Socialdemokraterne og De Konservative, Skolelederne. Alle er der enten aftale om at give bud på eller allerede afgivet bud på i projektperioden. 50 nøglepersoner er i dialog med VisitAarhus om Aarhus som næste venue VisitAarhus har en aktuel dialog med godt 50 potentielle konferencer til Aarhus. Disse er i tillæg til de 71 konference, som allerede er vundet. Side 12
2015 I november 2015 laves en rundspørge til de 5 største hoteller om de har oplevet en fremgang i antallet af konferencer i 2015 samt i hele perioden 2011-2015. Database over 200 danske medlemmer af internationale organisationer. VisitAarhus har gennemført 50 siteinspections i Midtjylland, sales calls og kontakter til potentielle kongresværter. Det er rimeligt at antage, at virksomhederne har oplevet en vækst i hele perioden på baggrund af den store vækst i antallet af overnatninger samt tiltrækningen af 71 konkrete konferencer. Denne antagelse har medført et fravalg af, helt specifikt, at spørge hver enkelt aktør. VisitAarhus database tæller 318 navngivne kontaktpersoner på med tilknytning til en international konference og organisation. Tallet overstiger 100 Min. 200 unikke deltagere i alt på VisitAarhus årshjul af aktiviteter. Status ultimo 2015: 234 i 2015 Bud på 15-20 konferencer/ årsmøder/kongresser afgivet Der er afgivet konkrete bud på 16 konferencer i 2015 Database over min. 200 beslutningstager til danske årsmøder 50 nøglepersoner er i dialog med VisitAarhus om Aarhus som næste venue for kongres eller konferencer. VisitAarhus ligger inde med en database på 672 beslutningstagere på det danske marked Antal overstiger langt 50. Senest i 2015 har 204 nøglepersoner på Aarhus Universitet leveret forslag til fremtidige internationale konferencer i Aarhus Side 13
Registrering af antal hotelovernatninger på basis af opgørelser fra Danmarks Statistik. Materialet sendes til Region Midtjylland i forbindelse med slutrapporteringen. Nedenfor er beskrevet udviklingen i antallet af erhvervsturismeovernatninger siden 31.12.2010: 2010: 320788 2011: 342431 2012: 373020 2013: 390830 2014: 425917 2015: 468459 Mål 5 At Aarhus og Hernings nationale og internationale markedspositioner styrkes Resultatkrav 5.1 Øget kendskab til Region Midtjyllands styrkepositioner og hvorledes disse kan anvendes i markedsføringen nationalt og internationalt af regionens erhvervsturismeprodukter. Database med min. 25 kontaktpersoner hos relevante medier. Det har vist sig vanskeligt at få oparbejdet en relevant og faglig stærk database over journalister indenfor styrkepositionerne. Projektet har ikke opnået en vedligeholdt database på 25 kontaktpersoner hos relevante medier. Dog støttes projektet af VisitAarhus database med 124 internationale journalister, som primært relaterer sig til leisureturisme 5 Gennemførte presseture i alt i Midtjylland inden for de prioriterede erhvervsmæssige styrkepositioner. Der er gennemført 4 presseture hertil skal ligges individuelle pressebesøg inden for specielt food Fast blog om Midtjylland som mødedestination inden for de erhvervsmæssige styrkepositioner som defineret af regionen. 100 besøgende/læsere/ bloggere i alt af bloggen. Det er ikke lykkedes at finde en model for Bloggen. Vi har været i samarbejde med flere internationale kontakter omkring, det er deres anbefaling at vi agerer gennem andres Blogs og at vi har fokus på at invitere journalister mv. til regionen med henblik på at få dem til at skrive om os med udgangspunkt i styrkepositionerne. Side 14
Partnerskabsaftale med Visitdenmark. VisitAarhus har indgået en aftale med Visit- Denmark om samarbejde gennem den nationale selskab MeetDenmark Resultatkrav 5.2 Øget produktmæssigt samarbejde mellem turismeaktører omfattet af indsatser under BR+market Aarhus og BR+ Market Herning. 2015 VisitAarhus har haft kontakt til nøgleaktører inden for Lifescience, Food/Agriscience og ICT i Aarhusområdet. Og afholdt møder med disse med henblik på hvordan disse kan bidrage og vice versa i en fælles positionering. VisitAarhus gennemfører i 2015 i samarbejde med AU et open office arrangement på AU Herning. Med henblik på at inspirere de ansatte på AU Herning til at byde ind på at være værter for nationale og internationale videnskonferencer. VisitHerning inviteres til at deltage i open office arrangementet. VisitAarhus har optaget dialog og er i løbende kontakt med flere nøglepersoner inden for Food, ICT og Life Science + Open office blev gennemført 16/12 2015. December 2015 kl 12-16 på AU Herning. Trods informationsmail til alle ansatte på AU Herning mødte ingen op. Dette kan skyldes dårlig timing eller, at der ganske enkelt ikke udføres tiltrækkelig mængde forskning til, at internationale, videnskabelige konferencer er en del af det dagligdags mindset på AU Herning. Således er smiley glad, da arrangementet er gennemfør. Dog med ringe udbytte. VisitHerning deltog i open office Mål 6 Effekter og evaluering (1. januar 2015 31. december 2015) Projektet skal skabe vækst i erhvervsturismen i Region Midtjylland Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 6.1 Antallet af overnatninger er steget med 44.500 i perioden Stigning i antal overnatninger 01.01.2011 til 31.12.2015. Målemetoden for mål 6.1-6.4 er Der er sket en vækst på 147.671 overnatninger i perioden, hvilket e en overrperformance på 283% Side 15
Resultatkrav 6.2 Direkte vækst i omsætning Resultatkrav 6.3 Øget beskæftigelse Resultatkrav 6.4 Samlet effekt Resultatkrav 6.5 Formidling af Best cases fra projektet. en måling for hele regionen med udgangspunkt i tal vedrørende erhvervsturisme fra TØB- BE/VisitDenmark. Målopfyldelsen måles på regionsbasis jf. samlede vækstmål i resultatkontrakterne for Aarhus og Herning Kommuner vedrørende Business Relations. Jf. bilag. Der er sket en direkte vækst i omsætning på 173 mio. kr. i perioden 01.01.2011 til 31. 12.2015. Beskæftigelsen er øget med 233 årsværk i perioden 01.01.2011 til 31.12.2015. Der er en samlet effekt af projektet på 351 mio. kr. i perioden 01.01.2011 til 31.12.2015. Aarhus Kommune/VisitAarhus beskriver 5 best cases som sendes til Region Midtjylland senest pr. 1. maj 2015. Desuden vedhæftes billeder vedrørende de 5 cases, som Region Midtjylland må bruge i forbindelse med omtale af projektet i publikationer og på nettet. Aarhus står således for næsten halvdelen af den danske vækst uden for København. Jf metode til udregning af effekt (Bilag 3 til resultatkontrakt) skønnes projektet af have en direkte vækst på 443.013.000, hvilket er e overperformance på 283% 596 årsværk, hvilket er en overperformance på 283% DKK 899.316.390, hvilket er en overperformance på 283% Best cases sendt til RM og udgivet efterfølgende Resultatkrav 6.6 VisitAarhus gennemfører en tilfredshedsmåling hos interessenterne. Region Midtjylland sender skabelon, som skal anvendes til beskrivelse af best case. Ved tilfredshedsmålingen er 100 % tilfredse eller meget tilfredse med aktiviteterne i projektet. VisitAarhus sender tilfredshedsmålingen til Region Ved en partnerskabsundersøgelse ultimo 2015 tilkendegives en tilfredshed på 3,9 udaf 5 ved en vurdering af VisitAarhus to signaturarrangementer Konferencernes Side 16
Midtjylland i forbindelse med slutrapporteringen. Dag og Corporate Day. Det er væsentligt over middel svarer til tilfreds på en skala fra 1-5. 3. Effekt Med en samlet effekt i samfundet på lige godt 900 mio, har projektet så langt opnået og oversteget forventningerne til projektperioden. Samtidig er det væsentligt, at der, udover de konkrete afkast i perioden tillige, er støbt et solidt fundament for en længerevarende bæredygtig vækst i markedet, såfremt investeringerne står mål med det krævede for at høste frugterne af Business Relations +. Det er vigtigt at påpege de styrkede relationer i videnmiljøerne på Aarhus Universitet som en betydelig positiv effekt af den lange og stabile projektperiode. Dette tætte samarbejde er en best case på internationalt niveau. Det ses, mest konkret i, at der allerede umiddelbart efter projektperioden har været en betydelig international efterspørgsel på viden om netop dette samarbejde. En indikator på effekten af denne lange og fokuserede positionering er en fælles Direct Marketing kampagne, udsendt i samarbejde med Events- og kommunikationsstøtte på Aarhus Universitet. Før igangsættelse af BR+ (2010) indhentedes 63 konkrete forslag til kommende konferencer i Aarhus. I slutningen af projektperioden (ultimo 2015) var dette tal steget til 204. Det er rimeligt at antage, at en så markant stigning vidner om en styrket positionering af såvel VisitAarhus som konferencer i vidensmiljøerne. Samtidig har BR+ skabt en markant styrket position af Aarhus på det danske marked. Byen er, helt overordnet, blevet nationalt anerkendt som en by, hvor store nationale og internationale konferencer kan afholdes. Således er Aarhus nu en naturlig del af budrunden, når store politiske-, forenings- og virksomhedskonferencer skal placeres. I projektperioden kan det således nævnes, at tilbud er givet på 3F, Socialdemokraterne og andre væsentlige årsmøder, hvor bl.a. HK, FOA og Dansk Metal har valgt at henlægge årsmøder til Aarhus som resultat af aktivt salgsarbejde fra VisitAarhus gennem BR+ Denne bevægelse er væsentlig, da det medfører en øget opmærksomhed på og styrket position af, at Aarhus er en vigtig og naturlig konference- og kongresby. Det må være rimeligt at antage, at denne øgede opmærksomhed skaber grundlaget for en vækst i antallet af konferencer i Aarhus i fremtiden både nationale og internationale. Dog er det en klar læring, at hver konference er unik og ikke kommer af sig selv. Hver tilbudsrunde kræver resurser og en fokuseret indsats, hvorfor markedet ikke kan forventes at drive sig selv. Side 17
4. Anbefalinger og fremtidsperspektiver Et nyt ambitiøst erhvervsturismeprojekt med fokus på international positionering, vidensøkonomi, strategiske partnerskaber og vækstprogrammer I den internationale kongresbranche er der et stigende fokus på de bredere vidensøkonomiske effekter af kongresser. For at fastholde positionen og skabe vækst i antallet af internationale møder og konferencer, er vi nødt til at gå anderledes til værks end tidligere. Ambitionen for et nyt erhvervsturismeprojekt skal være, at vi udvikler nye metoder og samarbejdsmodeller, hvor vi udnytter erhvervsturismeaktørernes ekspertise inden for markedsføring, gæsteservice, møde- og kongresindustri. Ambitionen med projektet er at A. bidrage til profilering af de regionale styrkepositioner gennem strategiske partnerskaber (vækstprogrammer), hvor fokus er at tiltrække flere erhvervsgæster til Region Midtjylland gennem markedsføring, præsentationsmaterialer, tiltrækning af roterende, videnskabelige konferencer m.m. B. understøtte udviklingen af nye tilbagevendende, internationale videnskonferencer/-events, som fx Matchpoints, Mediearkitektur-biennalen og Internet Week Denmark. C. bidrage til, at der skabes erhvervsvækst med udgangspunkt i de nye supersygehuse (nedenfor skitserer vi denne ide med Dansk Center for Partikelterapi som eksempel) D. styrke Region Midtjyllands internationale position på kongresområdet ved at være international first mover i udvikling og spredning af viden om kongressers vidensøkonomiske effekt. Strategiske partnerskaber (vækstprogrammer) med de regionale styrkepositioner I Aarhus / Region Midtjylland står vi lige nu med et lille fortrin sammenlignet med nogle af vores konkurrenter, da vi har etableret gode relationer til de akademiske miljøer. Men den internationale konkurrence om kongresserne bliver hårdere, og også i udlandet styrkes samarbejdsrelationerne med vidensmiljøerne. Det foreslås, at et nyt projekt på en helt ny måde skal at søge ind i vækstpartnerskaber med de regionale styrkepositioner i Region Midtjylland for at drage maksimalt udbytte af den kongresviden, vi nu besidder, og de særlige styrker vi har i Region Midtjylland. Målet er at skabe strategiske samarbejdsrelationer, hvor kongresarbejdet bliver et væsentligt redskab til at skabe vækst og til at profilere styrkepositionerne. Dette vil styrke kongressernes placering i værdikæden, og bidrage til, at styrkepositionerne opnår en endnu stærkere international profilering. Samtidig er det vigtigt, at Herning og Aarhus i fællesskab afsøger og forfølger potentialerne inden for de regionale styrkepositioner på en måde, så det kommer til gavn for hele regionen. Eksempelvis vil en afdækning af potentielle messer, konferencer og møder inden for FOOD kunne identificere forretnings- og vækstpotentiale i Herning, Skejby, Aarhus og andre steder. Side 18
Skitsering: Food Green Growth Vækstprogrammer med regionale styrkepositioner Strategisk samarbejde om tiltrækning af de rigtige kongresser Synergier og koblinger imellem styrkepositioner Styrke marketing- og medieindsats Professionalisering af international gæsteservice ICT Creativity Life Science Life science Udvikling af nye tilbagevendende, internationale videnskonferencer/-events Aarhus Universitets Matchpoints-konference er blevet et fyrtårn i kongreslandskabet. Denne tilbagevendende, internationale konference er med til at profilere Aarhus som vidensby. Aarhus er internationalt anderkendt inden for en lang række forskningsområder, og her ligger en mulighed for at skabe et samspil mellem byen og de enkelte styrkepositioner. Gennem øget opmærksomhed omkring muligheden for at udvikle og afvikle tilbagevendende, internationale videnskonferencer/events, så er ambitionen at skabe øget international opmærksomhed om Aarhus som international videns- og oplevelsesby. Dette vil have en afsmittende effekt på lysten og evnen til at tiltrække de internationale kongresser til Aarhus. Side 19
5. Regnskab Udgiftsregnskab Udgiftskategorier 2011 2012 2013 2014 2015 i alt Lønninger 1.136.017 2.745.686 2.480.142 2.566.445 2.793.549 11.721.839 Administration, revision m.m 401.347 759.527 932.751 818.072 1.049.581 3.961.278 Konsulentbistand mv. 705.094 1.647.668 1.635.939 1.760.759 1.694.697 7.444.157 Rejseomkostninger 149.613 228.405 212.237 192.341 194.717 977.313 Ekstern evaluering - - 128.500 128.500 I alt 2.392.071 5.381.286 5.261.069 5.337.617 5.861.044 24.233.087 Finansieringsregnskab Finansieringskilder 2011 2012 2013 2014 2015 2016 i alt Region Midtjylland 587.365 1.183.669 3.391.478 1.704.367 2.568.122 500.000 9.935.001 Aarhus Kommune 1.482.557 2.425.689 2.387.217 2.454.537 2.500.000 11.250.000 Anden finansiering 355.231 1.771.928 710.464 210.463 3.048.086 I alt 2.425.153 5.381.286 5.778.695 4.869.368 5.278.585 500.000 24.233.087 Side 20