Brugervejledning til regnskabsindberetning og digital signering Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Økonomisk- Administrativt Center Jour.nr. 068.88N.271 12. marts 2013
Indberetning af regnskabstal og digital signering 1. Brugernavn, kodeord og login Institutionen modtager via e-mail sit brugernavn og kodeord til brug for indtastning af regnskabstal på Regnskabsportalen. Login Login sker via Regnskabsportalens velkomstside: http://regnskabsportal.uvm.dk Fra velkomstsiden kommer man videre til institutionens regnskabsindberetning ved at klikke på menupunktet Log In og indtaste institutionens brugernavn og kodeord. Under menupunkt Indberetning vælges punktet Dataindberetning. Du ser nu institutionsnavnet i skærmbilledets ramme, og øverst vises fanebladene: Valg af regnskab Indrapportering Vedhæftning af dokumenter Revisortjekliste Rapporter Formalia Valider 2. Indtastning af regnskabstal Regnskabstal fra den bestyrelsesunderskrevne årsrapport skal indtastes på Regnskabsportalen. De indtastede data benyttes blandt andet til økonomiske analyser internt af Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. Derudover vil data blive offentliggjort på Regnskabsportalen, hvorved der sikres åbenhed og gennemsigtighed om institutionernes økonomi. Under fanen Indrapportering skal du indtaste i de fire regnskabsområder: Resultatopgørelse Balance Særlige specifikationer Nøgletal Når du har valgt det regnskabsområde, du ønsker at indtaste tal i, vil indtastningsfelterne ses på skærmbilledet. Indtastningen foregår direkte på baggrund af den bestyrelsesunderskrevne årsrapport. Indtastningsfelternes placering følger bekendtgørelsernes rammer, hvilket årsrapporten også skal gøre. Det er ikke muligt at indtaste i de beregnede felter(de svagt grønlige felter). Side 2 af 12
Folde ind/ud-knap Beregnet felt De svagt grønlige felter kan foldes ind og ud ved at klikke på -. Alle felter vil være foldet ud ved start. Indtastning Indtastning af regnskabstal er i hele kroner, dvs. at det ikke er tilladt at indtaste værdier i t.kr. eller i mio.kr. (ex. 1.000.000 kr. = 1.000 t.kr. = 1 mio.kr). Alle tal indtastes uden decimaler. Alle felter skal udfyldes med en værdi. Findes posten ikke i papirregnskabet, skal der indtastes et nul. Der kommer en fejlmeddelelse, hvis der indtastes en ugyldig værdi. Når data indtastes, kan du tabulere mellem felterne eller bruge musen. (Piletasterne kan ikke bruges). Gem tal De indtastede tal gemmes først, når der trykkes på knappen [Gem registreringer] øverst eller nederst på siden. Samtidig opdateres de beregnede felter (de svagt grønlige felter). Bemærk, at de indtastede tal skal gemmes, inden man skifter til et andet regnskabsområde, da indtastningen ellers vil gå tabt. Så længe, du ikke har klikket på [Indtastning afsluttes] under fanen [Valider], kan du ændre indtastningerne. Side 3 af 12
Kontroller indtastning Du skal kontrollere de indtastede tal og de automatisk beregnede felter i forhold til den af bestyrelsen underskrevne årsrapport. Når der er sikret en fuldstændig overensstemmelse, afsluttes institutionens indtastning ved at klikke på [Indtastning afsluttes] under fanen [Valider]. Til denne kontrol kan man med fordel anvende rapportmulighederne under fanebladet [Rapporter]. Se nærmere i afsnit 5. 3. Vedhæftning af årsrapport (se også bilag 1) Årsrapport, revisionsprotokollat og bestyrelsens stillingtagen skal vedhæftes. Hvis der har været protokollat/-er i årets løb, skal de samles til et dokument og vedhæftes, under dokumenttypen Protokollater i årets løb. Institutioner for erhvervsrettet uddannelse, almene gymnasier og VUC ere skal også vedhæftede deres regnskabsinstruks. Det er ikke muligt, at godkende den elektroniske indberetning, hvis dokumenterne ikke er vedhæftede. Den vedhæftede årsrapport vil ligesom de indtastede regnskabsdata være offentlig tilgængelig på Regnskabsportalen, medmindre der er personhenførbare oplysninger i rapporten, som ikke må være tilgængeligt på nettet. Den vedhæftede årsrapport bruges både internt i ministeriet og af eksterne interessenter. Følgende filtyper kan vedhæftes og vises: Word dokument (.doc eller.docx) Søgbar Pdf-dokument (.pdf) Du laver en søgbar Pdf-fil ved at gemme fra word med funktionen gem som og vælge filtypen Pdf. Vedhæftning 1. Vælg fanebladet [Vedh. af dok] 2. Vælg relevant dokumenttype fra pulldown (rullegardinet) 3. Tryk på knappen [Nyt dokument] Der oprettes en række med den valgte dokumenttype. 4. I kolonnen Personhenførbare data skal du oplyse, om der er oplysninger i dokumentet, som ikke må offentliggøres: [Ja], hvis der er personhenførbare data, ellers [Nej] 5. Der kan skrives en kommentar i feltet Kommentar 6. I kolonnen Vedlæg dokument klikkes på [Gennemse]. Herfra får du adgang til din pc s stifinder og du kan lokalisere filen med årsrapporten. Herefter skal du klikke på [Gem] ude til højre. Filen er nu vedhæftet og kan ses i kolonnen Dokument. Ovenstående er vist i bilag 1. Når du har kontrolleret, at alle de indtastede oplysninger er korrekte, klikkes på [Gem].[Gem] ligger længst til højre på skærmen, under kolonneoverskriften Ret. Husk at gemme. Det er vigtigt, at du kontrollerer, at de vedhæftede dokumenters indhold er korrekt. Dette gør du ved at klikke på linket med dokumentnavnet. Dokumentoplysninger kan rettes og gemmes igen. Side 4 af 12
4. Revisortjekliste Revisors afkrydsninger i revisortjeklisten, som er en integreret del af revisionsprotokollatet til årsrapporten, indtastes i det tilsvarende skærmbillede ved at vælge fanebladet Revisortjekliste. Hvis indtastningen ikke er gyldig vil skriften forblive rød. I forbindelse med indtastningen af revisortjeklisten skal du være særlig opmærksom på at afvente, at hver enkelt indtastet flueben bliver opdateret. Dette kan ses ved, at teksten skifter farve fra rød til sort. 5. Formalia Under denne fane skal du udfylde to felter. Ét med revisionsprotokollatets sidenummerering og ét med påtegningen af årsrapporten. I det første punkt vises slutsidetallet, der er registret i styrelsen. Du skal nu indtaste startside og slutside for året. Husk at sidenummereringen skal være fortløbende. Mangler der sider, kan det skyldes, at der mangler at blive indsendt protokollat for et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn, protokollatet vedrørende forberedende arbejder eller et tiltrædelsesprotokollat. Disse sider skal så være startsider og vedhæftes. Kun hvis der er sket revisorskift, og der er påbegyndt ny nummerering, kan der tastes 1. Dette gælder også nye institutioner/skoler. I det andet punkt skal du registrere revisors påtegning af årsrapporten. Du kan finde en tjekboks på den første side af revisortjeklisten i revisionsprotokollatet med angivelse af påtegning. Derudover skal du, hvis der er forbehold eller supplerende oplysninger, indtaste teksten i feltet. Denne tekst finder du i revisors påtegning i årsrapporten. 6. Rapporter Du kan udskrive rapporter i pdf-format fra systemet ved at vælge de enkelte regnskabsområder under fanebladet [Rapporter]. Systemet leverer en udskrift af de indtastninger, der er foretaget. På udskriften fremgår det, om tallene er godkendt, eller der er tale om en kladde. Du kan bruge rapporterne til at kontrollere om de indberettede data stemmer overens med den officielle årsrapport 7. Valider Under denne fane skal du validere og afslutte indtastningen af data samt de vedhæftede filer. Regnskabstal og vedhæftning af årsrapport De indberettede regnskabsdata skal leve op til en række krav. Derfor kontrolleres eller valideres data automatisk, før de kan valideres. I nedenstående boks kan du se de mest almindelige indberetnings fejl. Disse fejl kan ikke opfanges af systemets automatiske validering, og du skal derfor være opmærksom på disse problemer. Side 5 af 12
Mulige fejlkilder Resultatopgørelse o Indtægter vedr. grundskole skrives udfor indtægter vedr. gymnasiet/kurser og omvendt (Kun frie grundskoler) Balance o Værdien af den indberettede Kontantvurdering stemmer ikke overens med årsrapporten. Værdien kan fejlagtigt være indberettet i t.kr eller værdien angivet til nul, selvom institutionen ejer grunde og/eller bygninger (gælder især for frie grundskoler/gymnasier, folkehøjskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler og kombinerede skoler). o Værdien af den indberettede Værdi af ikke vurderede ny- og tilbygninger stemmer ikke overens med årsrapporten (gælder især for frie grundskoler/gymnasier, folkehøjskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler og kombinerede skoler). Nøgletal o Nøgletal indberettes ikke i hele kroner, men fejlagtigt i t.kr. eller mio.kr. Vedhæftning af dokumenter Dokumentet er vedhæftet forkert og kan ikke åbnes. Har systemets automatiske validering fundet fejl og/eller mangler, kan du ikke få lov at afslutte indberetningen. I stedet listes de fundne fejl og mangler op på skærmbilledet, så du kan se, hvilke rettelser der er nødvendige at foretage, før indberetningen kan endeligt afsluttes og derefter digitalt signeres. Såfremt alle valideringsregler er overholdt, vil knappen [Indtastning afsluttes] blive synlig. Indberetningen er nu klar til at blive digitalt signeret af den person, bestyrelsen har bemyndiget til det. Husk, at du selv skal give besked til denne person om, at indberetningen er klar til digital signering. Når indtastningen er afsluttet, låses felterne automatisk, og institutionen får besked om, at regnskabet er valideret og klar til digital signering. Eventuelle rettelser kan herefter kun foretages ved at kontakte en af sagsbehandlerne i Økonomisk-Administrativt Center. Det skal indskærpes, at den automatiske validering ikke er en garanti for, at de indberettede data er i overensstemmelse med årsrapporten. Det er institutionen selv, der har ansvaret for, at data er korrekte. Revisortjekliste Revisortjeklisten har sin egen knap som bruges ved afslutning af den under fanen Valider. Godkendelsen foretages ved at trykke på den separate knap til godkendelse af revisortjeklisten. Når godkendelsen er foretaget, låses felterne automatisk. Rettelser kan herefter kun foretages ved at kontakte en af sagsbehandlerne i Økonomisk-Administrativt Center. Side 6 af 12
8. Digital signering Du skal, for at kunne signere digitalt, først være logget ind på Regnskabsportalen med institutionens brugernavn og kodeord. Her vælger du menupunktet signering. Du kommer nu til en side, hvor du vælger din institution og derefter fanen signering. Du er nu kommet frem til siden, hvor du skal signere. Her kan du se årets resultat, institutionens egenkapital og hvilken påtegning årsrapporten har. Hvis der er forbehold, supplerende oplysninger eller begge dele, kan du her se hvad revisors bemærkning har været. Du kan dermed let kontrollere, at indtastningen af årsrapportens tal er korrekte. Det er også her du kan se de dokumenter, du skal signere. Dokumenterne skal åbnes, og du skal sikre dig, at det er de korrekte dokumenter, der er vedhæftet. Du er nu klar til at signere digitalt. Du kan bruge NemId erhverv (medarbejdersignatur) med nøglekort eller nøglefil, eller den gamle digitale signatur. Vejledning til bestilling af digital signatur er vedlagt som bilag 2. 9. Support og fejlmelding Opstår der problemer i forbindelse med anvendelsen af regnskabsportalen, mangler der koder til log ind, eller er der regnskabsmæssige problemer, kan Økonomisk-Administrativt Center kontaktes på mail: OAC-support@ktst.dk Fejlmeldinger Tekniske fejl i forbindelse med indberetningen sendes via mail til Økonomisk-Administrativt Center: OAC-support@ktst.dk Mailen skal af hensyn til fejlretningen indeholde følgende oplysninger: Institutionens nummer og navn Navn på faneblad Note nr. og notetekst Uddybende beskrivelse af fejlen/problemet Mailen kan med fordel vedlægges kopi af det skærmbillede, hvor fejlen fremgår. Side 7 af 12
Bilag 1: Hjælp til vedhæftning af årsrapport: Boks 1 2. Klik på [Nyt dokument] 1. Vælg [Årsrapport] 3. Mellem [Nyt dokument] og overskrifterne ovenover [Nyt dokument] kommer en ny linje. Se næste boks. Boks 2 4. Ny linje 5. Klik på [Gennemse] 6. Når filen er fundet klikkes på [Gem] Side 8 af 12
Boks 3 7. Klik på dokumentnavnet og kontroller at indholdet er korrekt, 8. Dokumentet er nu vedhæftet. Side 9 af 12
Bilag 2 Sådan bestiller man digital signatur Trin 1: Hvem har bestyrelsen bemyndiget til at signere regnskaberne Trin 2: Når personen er udvalgt er der nedenfor skitseret to muligheder. 1. Har den bemyndigede person allerede en digital signatur til erhvervsbrug, behøver I ikke at foretage Jer yderligere. Det gælder uanset om vedkommende har den gamle digitale signatur med nøglefil, NemID medarbejdersignatur med nøglefil eller NemID medarbejdersignatur med nøglekort. Alle tre typer signaturer kan anvendes (men nye der bestilles bør være NemID medarbejdersignatur med nøglekort ). 2. Hvis vedkommende ikke har en digital signatur, skal der bestilles en signatur til vedkommende. Når der bestilles en signatur, skal der bestilles en NemID medarbejdersignatur med nøglekort, som er den nyeste type. Typer af digitale signaturer (Jf. pkt 1 ovenfor): Der findes tre typer af digitale signaturer, som kan anvendes i arbejdsmæssig sammenhæng. Disse kaldes erhvervs signaturer, som er noget andet end den digitale signatur man anvender som privat person til f.eks. at logge på SKAT s hjemmeside. De tre typer er: 1. Digital signatur med nøglefil, som er den oprindelige signeringsløsning, hvor der installeres et certifikat (en nøglefil) på den enkelte brugers pc. 2. NemID medarbejdersignatur med nøglefil, som var anden generation af digital signatur. Her ligger certifikatet (nøglefilen) ligeledes på den enkelte brugers pc. 3. NemID medarbejdersignatur med nøglekort, som er den nyeste version af digital signatur. Som bruger skal du have et nøglekort, svarende til det du bruger som privat person til at logge på f.eks. SKAT, din bank mm. Den nye funktionalitet i Regnskabsportalen til digital signering af regnskabsindberetningen understøtter alle tre typer signaturer. Trin 3: Hvem skal bestille signaturen? Hvis medarbejdere på institutionen allerede anvender digital signatur i arbejdsmæssig sammenhæng, vil der være udpeget en NemID administrator for institutionen. Med administratorrollen følger bemyndigelsen til at oprette nye NemID medarbejder signaturer og spærre for eksisterende brugere. Det skal derfor gøres klart, hvem der skal være/er administrator på den enkelte institution. Administrator får adgang til en særlig administrationsside på netsdanid.dk. Side 10 af 12
Ved man ikke, om der allerede er en administrator på institutionen, og er der ikke mulighed for at få dette afklaret, kan man gå i gang med at bestille en signatur. Man vil så automatisk i forbindelse med, at man udfylder bestillingen få at vide, hvem der er administrator på institutionen, og administratoren vil automatisk få besked om, at der er én der har ønsket en signatur. Trin 4: Hvordan bestiller man en digital signatur? Når man har afklaret, at der er behov for at bestille en signatur til den der skal signere, fordi vedkommende ikke har én i forvejen, skal der bestilles en signatur. Afhængig af om institutionen allerede bruger digital signering i forvejen eller ej, skal man enten følge vejledning 1 nedenfor (hvis I ikke gør) eller 0 (hvis I gør). I begge tilfælde modtages efter endt bestilling efter få dage et brev med kode og e-mail med link, hvorefter signaturen kan aktiveres og anvendes. Man kan eventuelt se videovejledningen på virk.dk s hjemmeside for flere informationer: http://www.virk.dk/cms/render/live/da/sites/virk/home/vejledninger/digitalsignaturnemid.html Vejledning 1: Institutioner der ikke bruger digital medarbejdersignatur i forvejen Hvis institutionen ikke i forvejen har digital medarbejder signatur, bliver den første der anmoder om oprettelsen af en signatur bedt om at udpege en NemID administrator for institutionen. Med administratorrollen følger bemyndigelsen til at oprette nye NemID medarbejder signaturer og spærre for eksisterende brugere. Det skal derfor gøres klart, hvem der skal være/er administrator på den enkelte institution. Administrator får adgang til en særlig administrationsside på netsdanid.dk. Gå ind på nets-danid.dk/medarbejdersignatur for at bestille den første signatur. Ved bestillingen af den digitale signatur skal der bestilles en NemID medarbejdersignatur med nøglekort. Gennemfør bestillingen og udskriv aftalen. Få den påtegnet af institutionens tegningsberettigede. Indsend bestillingen til net-danid Side 11 af 12
Vejledning 2: Institutioner der allerede bruger digital medarbejdersignatur i forvejen Hvis din institution allerede har en administrator af NemID medarbejdersignatur skal administrator oprette de medarbejdere, der i forbindelse med den digitale signering af regnskabsindberetningen skal bruge NemID medarbejdersignatur. Hvis man ikke ved, hvem der er administrator gennemføres bestillingen af signaturen og man vil automatisk få at vide, hvem der administrator på institutionen, og administratoren vil automatisk få besked om, at der er én der har ønsket en signatur. Herefter godkender NemID administratoren bestillingen. Side 12 af 12