Boligselskabet BSB Ørbæk Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 22. januar 2014 kl. 10.00, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden 1. Orientering fra formanden 2. Status på byggeri ved Ørbæk Gamle Rådhus 3. Fremtidigt servicecenter 4. Udlejning og drift 5. Energimærkning, energisyn og driftsjournaler 6. Eventuelt 7. Næste møde Deltagere fra bestyrelsen: Søren Svendsen, formand Hans J. Henriksen, næstformand Anne Grethe Schwensen, medlem Bernhard Bonde, medlem Lars Henriksen, udpeget af Domea Øvrige deltagere: Kim Hybel, driftschef Pkt. 1: Orientering fra formanden Intet. Pkt. 2: Status på byggeri ved Ørbæk Gamle Rådhus Formand Søren Svendsen orienterede om status på byggeri ved Ørbæk Gamle Rådhus. BSB Ørbæk ønsker at anvende Bygherrerådgiver Erik Weber til projektet og der arbejdes med at få økonomien på plads - således der snarest kan udarbejdes skema A. Lokalplan forventes godkendt 7. marts 2014. Der er indsendt høringssvar til lokalplan omkring mulighed for anvendelse af vedligeholdelsesvenlige materialer på vinduer til bygningen på Banestien. Boligcenter Svendborg Mølmarksvej 155 5700 Svendborg Tlf 76 64 67 20 Fax 76 64 67 21
Der er påregnet følgende størrelser i selve byggeriet på grunden ved Ørbæk Gamle Rådhus. 6*2 vær á 65 m2 4*3 vær á 85 m2 6*4 vær á 125 m2 I alt 1480 m2 (brutto) Inkl. trappe og altangang Hertil 3 til 4 lejemål i bygningen på Banestien. Bestyrelsen besluttede, at der arbejdes videre med byggesagen. Pkt. 3: Fremtidigt servicecenter Fremtidigt servicecenter herunder beregninger, struktur og administrationsbidrag. Bestyrelsen fik vist 5 film som bl.a. beskriver Domea 2015 om hvorfor, hvornår og hvordan. Kim Hybel viste efterfølgende via projektor servicecenterberegninger med selskabets forholdsmæssige andel til servicecenter, estimeret/prognose for besparelse ved effektivisering ved bl.a. koordinering af større tilbudsarbejder på tværs af selskaberne, ændring af funktion for Mesterassistent, Ejendomsmester, tilpasning af løn i forhold til arbejdsfunktion (nedvarsling af Mesterassistent), tilpasning af personaleressource i forhold til årstiderne og arbejdsmængde, effektivisering af arbejdsgange blandt ejendomspersonalet. Driftsleder skal bl.a. finkæmme alle udgifter for besparelser og samling af varekøb i større aftaler/udbud herunder serviceaftaler på eftersyn af f.eks. elevator, gasfyr, brandalarmanlæg, ventilationsanlæg, nøgleservice, køb/service af maskiner, renovation, brandmateriel m.m. Kim Hybel nævnte, at der i beregningen bliver skåret ind til benet og ingenting er fredet. I fremtiden skal der graves to spadestik dybere for optimering af driften, f.eks. skal der også ses på muligheden for anvendelse af robot-plæneklipper, hvor det tyder på en givtig effekt i andet selskab på Nordfyn. Kim Hybel oplyste om ordning med firmaet SSG, hvor han har til hensigt, at aftale vagtordning, således beboere kun skal ringe til ét telefonnummer ved driftsproblemer uden for ejendomspersonalets arbejdstid. Denne ordning med aftalt forholdsordre er gratis efter forhandling mellem Domea og SSG. Grunden til at SSG måske ser en mulighed for indtjening kan være ved brug af yderligere køb af tjenesteydelser f.eks. skadesbegrænsning ved forsikringsskader m.m. Det estimerede beløb/prognose for besparelse ved effektivisering udgør kr. 203.166,-. Herfra skal trækkes udgifter til servicecenter, IT m.m. Søren Svendsen gav udtryk for, at han var bekymret for, hvis der skulle komme en ny Driftsleder og lave om på det hele i BSB Ørbæk i forhold til ejendomspersonalets arbejdsrytme. Kim Hybel forklarede, at en Driftsleder skal lede og organisere på samme måde,
som Kim Hybel gør i dag, hvor der påpeges hvis nogle arbejdsgange, rutiner eller indkøb m.m. er uhensigtsmæssige alt selvfølgelig i god og ordentlig dialog. Fremover bliver det Ejendomsmester som syner lejligheder og Driftsleder som er backup på tværs af alle selskaber som er tilknyttet servicecenteret. Mesterassistent skal således ikke syne lejligheder i fremtiden. Organisationsbestyrelsen fik fremvist beregninger på besparelser ved sammenlægning af afdelinger. Fremtidig besparelse på administrationsbidrag med fordeling af afdelinger i sin nuværende form udgør kr. 95.254,00. Hvis f.eks. alle afdelinger blev sammenlagt udgør den samlede besparelse kr. 182.516,00. Kim Hybel oplyste om placering for Servicecenter, som pt. tænkes placeret på L. Frandsensvej 2L, Faaborg. Kim Hybel fremviste foto via projektor og viste en oversigtstegning. Forventet driftsstart for servicecenter er pt. 1. juli 2014. Kim Hybel gav udtryk for, at han har brug for ansættelse af driftsleder før driftsstart af servicecenter bl.a. fordi der for tiden bruges mange ressourcer i forhold til servicecenter, beregninger og møder m.v. Selve den praktiske etablering af servicecenter vil også tage tid samtidig med, at den daglige drift med servicering af beboerdemokrati, ledelse af ejendomspersonale skal opretholdes. Bestyrelsen tilkendegav, at de finder det i orden at forsøge ansættelse af driftsleder pr. 1. april 2014. Bestyrelsen besluttede, at delegere Formand og Næstformand for Organisationsbestyrelsen kompetence til, at træffe beslutninger om alle forhold i forbindelse med etablering af servicecenter og samdrift. Kim Hybel lovede at undersøge 2 spørgsmål og indskrive disse svar i referatet. Spørgsmål 1 I beregning for BSB Ørbæks driftsbesparelse ved etablering af servicecenter, nedsættes jf. beregning 0,10 årsværk på kundechef, som kompensation for, at selskaberne fremover selv skal stå for organisationsbestyrelsesmøde, repræsentantskabsmøde, afdelingsmøde, styringsdialog med kommune m.m. I beregningen står der tilgang af 0,14 årsværk for Kundechef. Hvilket arbejde udføres i differencen på 0,04 årsværk som udgør kr. 21.332,-?. Svar til spørgsmålet er, at nogle regnskabsopgaver og byggeopgaver løses af Domea og ikke Kundechef. En del opgaver som ikke er omfattet af forretningsførerbidraget bliver løst af Kundechef, hvilket afregnes af afdelingerne/selskaberne via betaling af tilvalgsydelse, f.eks. kollektiv råderet, referat fra afd.møder, mindre byggeopgaver, større forsikringssager, grundejerforeninger m.m. Dette løses fremover af Kundechef, som nu bliver ansat i selskaberne og derved vil der ikke skulle afregnes betaling for tilvalgsydelse. Derved opstår denne yderligere tid. Spørgsmål 2 Hvis der bliver sammenlægning af afdelinger, bliver huslejen pr. kvadratmeter så den samme for alle boliger?.
Svar til spørgsmålet er, at nettokapitaludgifter (kreditforeningslån), ejendomsskat og nogle andre helt faste omkostninger, som er tilknyttet bygningen forbliver i huslejeberegningen og derved bliver huslejen ikke harmoniseret 100%. Pkt. 4: Udlejning og drift Skættevænget nr. 5 og nr. 11 er i tomgang. Skættevænget 11 er udlejet pr. 1.2.2014. Pkt. 5: Energimærkning, energisyn og driftsjournaler På Organisationsbestyrelsesmøde den 11. juni 2013 blev det besluttet, at iværksætte Energimærkning af afdelingerne. Prisen var desværre beregnet forkert til kr. 62.738,50 incl. moms excl. fremfinding af tegninger. Iflg. tilbud fra Domea Energi & Miljø udgør beløbet nu kr. 113.335,62 incl. moms OG incl. fremfinding af tegninger. Energisyn og driftsjournaler er opsagt/afmeldt efter ønske fra bestyrelsen i afd. 74-15 og Kim Hybel oplyste, at han efter samråd med Ejendomsmester, anmoder om, at opsigelse aftaler på energisyn og driftsjournal i afdelingerne 74-01 og 74-10. Afdeling 74-09 har ikke haft aftale. Organisationsbestyrelsesmedlem Lars Henriksen kunne bekræfte, at energisyn og driftsjournal ikke giver valuta for pengene og bør opsiges. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tilkøbe energimærke til kr. 113.335.62 - beløbet tages fra arbejdskapitalen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at få opsagt energisyn og driftsjournal i afdelingerne 74-01 og 74-10. Pkt. 6: Eventuelt Intet. Pkt. 7: Næste møde Aftales nærmere.
Mødet sluttet kl. 13.15 Referatet godkendt Søren Svendsen Formand Svendborg den 27.01.2014. KHY/LIJ