Referat af møde nr. 20 i bestyrelsen på VUF torsdag den 26 03 09 kl. 8.00-10.00 Til stede: Thøger Johnsen, formand Vagn Bech, medlem udpeget af Dansk Industri Andreas Kvist Bacher, medlem udpeget af Danske Studerende Fællesråd Marianne Jerslev, repræsentant for medarbejderne Nina Kofoed-Jacobsen, repræsentant for medarbejderne Birgit Kjeldgaard, centerrektor Gitte Törnkvist, referent Afbud: Søren Mau, kursistrepræsentant Angela Höserich, kursistrepræsentant Asta Ostrowski, medlem udpeget af Fr. berg Kommunalbestyrelse (orlov fra 16. marts 09) DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den 29.1.2009. 3. Årsafslutning 2008: årsrapport og revisionsprotokol (bilag vedhæftet). 4. Meddelelser: - Konference om mangfoldighed(invitation vedhæftet ) - Støtte til projekt Det samarbejdende klasserum - Status på netværksgrupper om adm. fællesskaber 5. Drøftelse af konsekvenser af reduktion i fællesudgiftstaxametrene fra 2009-2011 (bilag vedhæftet). 6. Personalesituationen, stillingsopslag. 7. Overordnet lønpolitik for VUF, fælles for alle medarbejdergrupper ( bilag eftersendes) 8. Stresspolitik (bilag eftersendes) 9. Årshjul for bestyrelsen (revideret bilag vedhæftet) 10. Evt. Ad 0. Centerrektor oplyste indledningsvis, at vicedirektør Jesper Clausen fra TEC har takket ja til at træde ind i VUF s bestyrelse. Hermed er bestyrelsen fuldtallig. Jesper Clausen havde desværre ikke mulighed for at deltage i mødet i dag, men vil så snart næste mødedato i bestyrelsen er besluttet få denne oplyst. Ad 1. Dagsordenen for mødet blev godkendt. Ad 2. Referatet fra mødet den 29. januar 2009 blev omdelt til underskrift.
Ad 3. Revisor Carsten Jensen fra PriceWaterhouse Coopers var inviteret med for at gennemgå VUF s årsrapport for 2008 samt Revisionsprotokollat til årsrapport. Revisor indledte med kort at gennemgå diverse påtegnelser fra ledelse, bestyrelse og revisor og fremhævede, at revisionen ikke har givet anledning til anmærkninger, og at det foreliggende regnskab vurderes at udvise et retvisende billede af VUF s økonomi. Herefter blev ledelsens beretning kort gennemgået, indledende med hoved- og nøgletallene. Der blev gjort opmærksom på, at 2008 alene er 2. år i selvejet, og at talgrundlaget for sammenligning mellem år derfor er begrænset. Indledningsvis blev fremhævet årets resultat, som udviste et positivt resultat på ca. 3,8 mio. kr. Herefter blev særlig de regnskabsmæssige nøgletal gennemgået. Således blev det oplyst, at overskudsgraden, der viser driftsresultatet sat i forhold til omsætning, for uddannelsesinstitutioner, bør ligge under 10 pct., og over år måske bør ligge på ca. 5 pct., når vi taler om uddannelsesinstitutioner, der ikke er sat i verdenen for at skabe overskud. VUF kommer ud af 2008 med en overskudsgrad på 4,4. Likviditetsgraden, der viser omsætningsaktiverne sat i forhold til kortfristet gæld, bør ligge tæt på 100. Uddannelsesinstitutioner får dog likviditet via forskud, og kan derfor have likviditetsgrad under 100. VUF har i 2008 en likviditetsgrad på 113,8. I 2007 lå den på 97, 3 og hvorfor denne stiger fra 07 til 08 skyldes i det væsentligste, at tilskuddene fra Frederiksberg kommune vedr. afvikling af Danskuddannelser er faldet mere jævnt i 2008 end i 2007. I formlen for likviditetsgrad opstillet i Undervisningsministeriets paradigme for årsafslutning indgår feriepengeforpligtigelsen i den kortfristede gæld, hvilket måske ikke er helt hensigtsmæssigt. Såfremt denne ikke indgik i formlen for likviditetsgrad ville VUF ende ud med en likviditetsgrad endnu højere end her anført. Soliditetsgraden, der viser egenkapitalen sat i forhold til aktiver, vil blive bemærket af undervisningsministeriet såfremt den ligger under 6. VUF har en soliditetsgrad på 14,4 pct., hvilket er ganske pænt taget i betragtning af, at 2008 blot er 2. år i selvejet. Finansieringsgraden, der siger noget om, hvor stor en grad af egenfinansiering der er, er først relevant, når bygningerne ejes af institutionen. I den forbindelse blev det oplyst, at det forlyder, at bygningerne vil blive overdraget meget snart til institutionerne og at ministeriet i den forbindelse forventes at udmelde betingelserne for overdragelsen. Til beretningen i årsrapporten blev der spurgt ind til beskrivelsen af den kommende ITfornyelsesstrategi og evt. indarbejdelse heraf i budget 2009. Hertil blev det oplyst, at ITfornyelsesstrategien endnu ikke ligger klar, men at den vil blive indarbejdet i budget, når den ligger klar. Dette vil mest sandsynligt først ske i 2010. Videre blev der spurgt ind til omkostningerne til ombygning beskrevet i årsrapporten og om omkostningerne hertil er blevet udgiftsført i regnskab. Hertil blev det oplyst, at der måske i højere grad
er tale om nyindretning af lokaler end om ombygninger, og at omkostningerne hertil er blevet udgiftsført straks. Endelig blev det oplyst på spørgsmål fra bestyrelsen, at VUF ikke er i besiddelse af rentebærende gæld, hvorfor renteændringer alene påvirker VUFs renteindtægter, der i forhold til den samlede omsætning er begrænset. Afsluttende blev resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse og noter gennemgået. Til noterne blev der bl.a. stillet spørgsmål til omkostningen til markedsføring og om revisor var bekendt med om disse lå på niveau med andre sammenlignelige institutioner. Hertil blev det oplyst, at netop omkostninger til markedsføring er vanskelig at sammenligne, idet her inden for konteres meget forskelligt fra institution til institution. Det blev dog oplyst af centerrektor, at en institution som VUF, der ikke alene udbyder VUC aktivitet, men som også udbyder studenterkursus- og DanskUddannelses-aktivitetet nødvendigvis må anvende flere midler på markedsføring end rene VUC-institutioner. Videre blev der stillet spørgsmål til afskrivningsperioder for henholdsvis undervisnings- og bygningsudstyr, hvortil det dels blev oplyst, at fordelingen af afskrivninger på udstyr mellem undervisning og bygning var lidt teknisk, ligesom det også blev oplyst, at der både inden for undervisningsog bygningsudstyr kunne være en forskellig afskrivningsperiode afhængig af udstyrstype. Videre blev det oplyst, at VUF generelt har valgt ikke at bunke anskaffelser. Derfor udgiftsføres der straks i regnskab ved indkøb af anskaffelser, da der hidtil ikke er sket indkøb af enkeltstående anskaffelser med en værdi over 25 t.kr., som er (ca.) grænsen for aktivering af afskrivninger. De afskrivninger som fremgår i regnskab, vedr. afskrivninger på anskaffelser fra før overgange til selveje, og disse forventes at være færdigafskrevet inden for få år. På forespørgsel blev det oplyst omkring VUF s leasingsforpligtelser, at der alene her er tale om forpligtigelser i forhold til leasing af kopimaskiner. I forbindelse med indgåelse af leasingaftalen blev Undervisningsministeriets vejledning omkring indgåelse af leasingaftaler nøjere gennemgået, for at undgå de fælder, der er omkring leasing. Det blev aftalt, at bestyrelsen ved indgåelse af nye leasingaftaler orienteres. Herefter blev det fremhævet fra revisionsprotokol, at der ingen forbehold er taget, og at revisor er enig i, at det er blevet erlagt et retvisende regnskab for bestyrelsen. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med årets resultat og med den blanke revisorpåtegning. Bestyrelsen kunne på den baggrund godkende regnskabet for 2008. Ad 4. Konference om mangfoldighed: Formaden for bestyrelsen orienterede om, at der i regi af Campus Frederiksberg vil blive afholdt en konference om mangfoldighed. VUF har stået som tovholder for planlægningen af konferencen, et arbejde som VUF har gjort til alles tilfredshed. Konferencen vil blive afholdt den 28. april på CBS. Der er blevet rundsendt invitation til konferencen til institutioner under Campus Frederiksberg samt til øvrige samarbejdspartnere. Vi vil meget gerne også invitere medlemmerne af VUF s bestyrelse til konferencen. Tilmelding kan ske elektronisk, hvor man så oplyser, at det er VUF som betaler.
Støtte til projekt Det samarbejdende klasserum : Centerrektor orienterede om, at VUF i samarbejde med andre VUC er har ansøgt regionen om midler til gennemførelse af et projekt det samarbejdende klassserum. Ansøgningen er nu blevet behandlet, og til projektet er blevet bevilget 3,1 mio. kr. svarende til det ansøgte. Projektet vil blive indledt med, at der for de deltagende lærere i projektet vil blive gennemført efteruddannelse. Ansøgningen til regionen om puljemidler vil blive udsendt til bestyrelsen ved udsendelse af referat. Ad 5. Centerrektor henviste til det udsendte materiale vedr. implementering af besparelser på finansloven som følge af etablering af administrative fællesskaber. Heraf fremgår det, at der i alt inden for Undervisningsministeriets område i perioden 2009 til 2011 skal ske en besparelse på 324,8 mio. kr., og at der inden for VUC-sektoren i løbet af perioden i alt skal ske en besparelse på 36,9 mio. kr. Undervisningsministeriet har meldt ud, at implementeringen af administrative fællesskaber er frivillig, men såfremt man indgår i etablering af sådanne, skal dette være sket inden udgangen af 2011. I forbindelse med udmeldingen fra ministeriet blev der i VUC-lederforeningen afholdt møde, hvor blev drøftet fordele og ulemper for forskellige modeller for samarbejde. Det blev på baggrund heraf klart, at det mest hensigtsmæssige vil være, hvis der skal ske etablering af fællesskaber, at disse sker mellem nærliggende VUC-centre. Der er derfor i regi af Region Hovedstadens VUCsamarbejde nedsat flere arbejdsgrupper, der skal se på fordele og ulemper for etablering af fællesskaber. Der har dog kun været afholdt indledende møder i hver af arbejdsgrupperne, så på nuværende tidspunkt er man forsat i sonderingsfasen. Der foreligger på nuværende tidspunkt ingen nærmere oplysninger omkring den konkrete reduktion i fællestaxametrene for årene 2010 og 2011, hvorfor det ikke præcist kan beregnes på hvilken måde reduktionen vil påvirke VUF. Et umiddelbart skøn vil dog være, at VUF vil opleve en reduktion i fællesindtægterne i omegnen af 2,0 mio. kr., når besparelsen er fuldt implementeret. Bestyrelsen vil løbende blive holdt orienteret. Bestyrelsen gav dog udtryk for, at de initiativer VUF har taget ind til videre, omkring etablering af driftsfællesskaber, synes fornuftige. Med disse bemærkninger blev orienteringen taget til efterretning. Ad 6. Centerrektor orienterede om, at der vil være behov for fra næste skoleår at slå 3-4 ledige stillinger op inden for GL-området vedr. næste skoleår. Stillingerne vil blive slået op inden for fagene religion, matematik og biologi, i kombination med hinanden eller med et andet fag og vil blive opslået under forbehold for holdoprettelse. Der er mange institutioner om buddet, derfor er det vigtigt at komme ud hurtig med stillingsopslagene. Herefter blev punktet taget til efterretning Ad 7. Centerrektor oplyste, at der i en arbejdsgruppe med repræsentanter fra ledelse og TR er ved at blive udarbejdet overordnet lønpolitik fælles for alle medarbejdere. Da arbejdsgruppen endnu ikke er helt
færdige med deres arbejde er der til mødet i dag ikke eftersendt noget bilag. Punktet vil komme på bestyrelsens dagsorden, når lønpolitikken er endelig udarbejdet. Ad 8. Centerrektor orienterede om, at der på VUF er ved at blive udarbejdet politikker inden for en række områder, herunder er der ved at blive udarbejdet en politik for stress. Papiret er udsendt til bestyrelsen. Efter drøftelse var der i bestyrelsen enighed om, at bestyrelsen vil drøfte diverse personalepolitikker på bestyrelsesmøde efter sommer, men at bestyrelsen alene vil forholde sig til disse på overordnet niveau. Ad 9. Årshjulet var efter drøftelse på sidste møde i bestyrelsen blevet rettet til. Enkelte korrektioner ønskedes dog forsat. Således ønskedes det præciseret, at der efter sommer forelægges regnskab for 1. halvår. Ligeledes ønskedes det præciseret, at der på mødet i november forelægges budget, der vedtages. Med disse bemærkninger blev punktet taget til efterretning. Evt. Næste møde i bestyrelsen blev fastlagt til den 15. maj kl. 8.00-10.00.