#JobInfo Criteria=KABside1# Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 16. september 2013 kl. 19.00 Egedal Centret 53C, 1. Stenløse Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. maj 2013... 3 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 29. maj 2013... 3 3. Revisionsprotokol, herunder ændring hos Ernst & Young... 3 4. Meddelelser fra formandsskabet... 4 5. Bestyrelsens sammensætning... 4 6. Afdeling 5724 Teglværksparken Byggeregnskab for gaskedeludskiftning... 5 7. Afdeling 5705 Boelholm I og afdeling 5706 Boelholm II godkendelse af byggeregnskab... 6 8. Forslag om ændring af periode for karenstid ved lejlighedsbytning... 7 9. Ansøgning om dispensation for reglerne om boligbytte... 8 10. Ansøgning om dispensation for reglerne om boligbytte... 8 11. Afdeling 5707 Stengården Ansøgning vedrørende lån fra dispositionsfonden... 8 12. Forsikring af ipad... 9 13. Udbud af rammeaftale... 10 14. Anvendelse af blanketter til udlejning af fælleshuse... 11 15. Beboerklagenævnssager... 12 1/18
16. Forsikringsstatistik fra Willis... 12 17. Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Job-ordningen... 13 18. Status og opdatering af igangværende sager... 14 19. Nyt fra udvalgene... 17 20. Emner til næste møde... 17 21. Kommende møder... 18 22. Eventuelt... 18 23. Referat fra mødet eventuel fortrolighed... 18 Bilag 1: Orienteringsbrev... 3 Bilag 2: Miljø støttet Boelholm I... 7 Bilag 3: Miljø støttet Boelholm II... 7 Bilag 4: Støttet Boelholm I... 7 Bilag 5: Støttet Boelholm II... 7 Bilag 6: Ustøttet Boelholm I... 7 Bilag 7: Ustøttet Boelholm II... 7 Bilag 8: Fortroligt... 8 Bilag 9: Fortroligt... 8 Bilag 10: Ansøgning om lån fra dispositionsfonden, afdeling 5707... 9 Bilag 11: Blanketter til udlejning af fælleshuse/selskabslokaler... 11 Bilag 12: Statistik for beboerklagenævnssager 2009-2013... 12 Bilag 13: Forsikringsstatistik 2012... 12 2/18
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. maj 2013 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 21. maj 2013 er udsendt den 4. juni 2013. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 29. maj 2013 Referat fra repræsentantskabsmødet afholdt den 29. maj 2013 er udsendt den 6. juni 2013. Det skal oplyses, at Carsten Have deltog i mødet, og at Aase Brøndsted havde meldt afbud til mødet. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 3. Revisionsprotokol, herunder ændring hos Ernst & Young Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. Ernst & Young har foretaget en ændring af deres forretningsprofil, der blandt andet indebærer, at kundegruppen Almene Boligselskaber samt Andels- og Ejerforeninger overdrages til firmaet Alberg. Pia Søndergaard er medejer af Alberg og de medarbejdere, der hidtil har arbejdet med revision af i Ernst & Young flytter ligeledes med over i Alberg. Se vedlagte orienteringsbrev. Bilag 1: Orienteringsbrev at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen og orienteringen til efterretning, og at repræsentantskabet træffer beslutning om valg af revisor. 3/18
4. Meddelelser fra formandsskabet Vi håber, I alle har nydt sommeren og er friske på at tage en tørn til. Vi er i løbet af sommeren, blevet opmærksom på, at der er forskellige regler for flytning og bytte i foreningen. Vi har lige som I troet, at de fulgte hinanden. Derfor har vi sat et forslag på dagsordenen. Som I kan se af dagsordenen, skal vi finde en ordning på vores ipad-forsikringer. Vores kontor-forsikring på IT-udstyr har en selvrisiko på 5.000 kr. men da det er noget, vi låner, er vi vel også selv ansvarlige for det, vi låner. Vi skal i aften tage stilling til, hvem der skal forsikre dem, og hvor lang afskrivningen der er på vores ipad. Formandskabet skal have møde om kort tid, angående vores seminar. I vil høre mere herom senere. Vi har valgt en gave til receptioner og lign. Dette er en flaske årgangs Rom med tilhørende glas. 2. stk. med indgraveret SØB-logo. Men vi har tænkt at finde endnu en gave, så der er noget, vi kan vælge imellem. Hvad vi finder ud af, er usikkert, men vi finder noget, hvor vi også kan sætte vores logo på. Alle har forhåbentlig oplyst deres fødselsdag og årstal, så er jeg sikker på, at Lars vil lægge det ind på computeren. Vores næstformand har haft guldbryllup. Et bestyrelsesmedlem er blevet rundt. De har modtaget en gave. Vores gavepolitik siger intet om halvrunde mærkedage, men vi mener, vi skal have dem med. På formandskabets vegne Bjørli at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 8. oktober 2012 blev der foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Efterfølgende har Sanne Skogstad trukket sig, og 1. suppleant Laila Søttrup Olsen er indtrådt i stedet. Den 1. juli 2013 udtrådte Jørgen Hansen, og 2. suppleant Karin Lassen er indtrådt i stedet. Bjørli Denbak (Afd. 8) 2014 Formand Steffen Bargholz (Afd. 3) 2014 Næstformand 4/18
Nina Møller (Afd. 24) 2013 Næstformand Brian Øllegaard (Afd. 1) 2014 Medlem Ole Jensen (Afd. 2) 2013 Medlem Anna Sørensen (Afd. 5) 2014 Medlem Karin Lassen (Afd. 5) 2014 Medlem Birgit Pedersen (Afd. 8) 2014 Medlem Jens Kristensen (Afd. 11) 2014 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2013 Medlem Leif Fynbo (Afd. 13) 2014 Medlem Jette Thaarup (Afd. 14) 2013 Medlem Torben Tingstrup (Afd. 16) 2013 Medlem Aase Brøndsted (Afd. 5) 2014 Medlem Anne Larsen (Afd. 25) 2013 Medlem Mogens Poulsen (Afd. 26) 2014 Medlem Tina Degn (Afd. 28) 2014 Medlem Jørn Schmidt (Afd. 3) 2013 Medlem Lene Søberg (Afd. 3) 2013 Medlem Hanna Brandt (Afd. 14) 2013 Medlem Laila S. Olsen (Afd. 8) 2013 Medlem Suppleant: Aksel Hein Pedersen 2013 3. suppleant at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. Afdeling 5724 Teglværksparken Byggeregnskab for gaskedeludskiftning Projekt og finansiering blev godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde den 18. september 2012 samt i Egedal Kommune den 28. november 2012. 5/18
Arbejdet blev afleveret den 22. februar 2013, og der foreligger revisionsgodkendt byggeregnskab af 16. juli 2013. Byggeregnskab og finansiering er som følgende: Byggeregnskab Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter 1.142.342 kr. 1.144.303 kr. -1.961 kr. Omkostninger og gebyrer 312.196 kr. 363.076 kr. -50.880 kr. Samlet anskaffelsessum 1.454.538 kr. 1.507.379 kr. -52.841 kr. Påregnet finansiering Realkreditlån, ustøttet, 15 år 876.738 kr. 929.379 kr. -52.641 kr. Egen finansiering 500.000 kr. 500.000 kr. 0 kr. Tilskud HMN-gas 77.800 kr. 78.000 kr. -200 kr. 1.454.538 kr. 1.507.379 kr. -52.841 kr. at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 7. Afdeling 5705 Boelholm I og afdeling 5706 Boelholm II godkendelse af byggeregnskab Vedlagt findes de seks byggeregnskaber for Boelholm I og II. Regnskaberne er revideret af revisionen, og de er godkendt af følgegruppen på et særskilt møde. Regnskaberne udviser en meget stor overskridelse på ca. 55 mio. kr. i forhold til skema B. Organisationen er tidligere blevet orienteret om overskridelserne og årsagerne til overskridelserne, der primært skyldes meget store udfordringer med skimmelsvamp i tag og loft, meget store vinterforanstaltninger og sikring af grundvand på jordvarmeanlægget m.m. Der har været korresponderet med Landsbyggefonden om finansieringen og ikke mindst om konsekvenserne for huslejen af det forøgede skema C. KAB har nu fået bekræftet fra Landsbyggefonden, at der kan forventes en øget finansiering, der modsvarer det større skema C, og samtidig at vi må bruge reguleringskontoen til at nedbringe den nødvendige låneoptagelse på de ustøttede lån. Det er ikke endeligt fastlagt, hvorledes finansiering ender, og hvilke elementer der kommer til at indgå ud over støttede og ustøttede lån samt brug af reguleringskontoen, men KAB er nu så sikre på, at det løses fornuftigt, således at vi nu nedsætter huslejen med det budgetforslag, der blev vedtaget på afdelingsmøderne den 4. september 2013 i Boelholm II og 5. september 2013 i Boelholm I. 6/18
Køreplanen fra Landsbyggefondens side er, at boligorganisationen og derefter kommunen skal godkende regnskabet (skema C). Behandling af skema C i kommunen kan tidligst ske på kommunalbestyrelsesmødet den 30. oktober 2013 under forudsætning af, at de modtager materialet senest den 18. september 2013. Sagen kan kun behandles, hvis den er godkendt af boligorganisationen. Når godkendelserne foreligger, kan den endelige finansiering forhandles på plads med Landsbyggefonden. KAB har stadig et begrundet håb om, at huslejen i den forbindelse kan ende med at blive nedsat yderligere. Boligorganisationen får hurtigst muligt den endelige finansiering forelagt. Bilag 2: Miljø støttet Boelholm I Bilag 3: Miljø støttet Boelholm II Bilag 4: Støttet Boelholm I Bilag 5: Støttet Boelholm II Bilag 6: Ustøttet Boelholm I Bilag 7: Ustøttet Boelholm II at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskaberne (skema C) og tager orienteringen om finansiering til efterretning. 8. Forslag om ændring af periode for karenstid ved lejlighedsbytning Beboere i almene boliger har ret til at bytte sin bolig med en lejer af en anden bolig. Man har dog kun ret til at bytte med lejere af andre lejeboliger. Det er en forudsætning, at der er tale om et egentligt bytte, således de to parter rent faktisk overtager hinandens boliger og flytter ind i disse. Bytte sidestilles med genudlejning. Det betyder, at der skal udarbejdes en fraflytningsopgørelse imellem hidtidige lejer og udlejer som om, der er tale om en ganske almindelig fraflytning. Boligorganisationen kan modsætte sig bytte, hvis: - Den fraflyttede beboer ikke har beboet boligen i tre år. - Boligen ved bytning vil blive beboet af flere end en person pr. beboelsesrum. 7/18
- At man i øvrigt har rimelig grund til at modsætte sig det pågældende bytte, f.eks., fordi byttet ikke er reelt, eller fordi den indflyttende beboer har gæld til boligorganisationen eller tidligere er blevet udsat af et lejemål i boligorganisationen. I henhold til nuværende udlejningsregler har truffet beslutning om, at beboere, der ønsker at bytte bolig, skal have boet i boligen i tre år. Dog kan bytte finde sted, indenfor tre måneder før udløbet af tre årsreglen, idet dette svarer til den almindelige opsigelsesperiode. Formandsskabet for boligforeningen har fremsendt forslag om ændring af tidligere beslutning om bytning af lejligheder i boligforeningen. - Et år for bytning af bolig inden for samme afdeling. - To år for bytning af bolig inden for boligforeningen. - Tre år for ekstern bytning af bolig. at organisationsbestyrelsen godkender ændring af regler om boligbytte. 9. Ansøgning om dispensation for reglerne om boligbytte Punktet bliver behandlet under fortroligt referat. Bilag 8: Fortroligt 10. Ansøgning om dispensation for reglerne om boligbytte Punktet bliver behandlet under fortroligt referat. Bilag 9: Fortroligt 11. Afdeling 5707 Stengården Ansøgning vedrørende lån fra dispositionsfonden Afdelingsbestyrelsen i afdeling 7, Stengården har fremsendt ansøgning til organisationsbestyrelsen om lån fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. 8/18
Organisationsbestyrelsen har tidligere behandlet en ansøgning fra afdeling 7, Stengården, om bevilling af støtte fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 21. januar 2013 at give afslag på ansøgningen om støtte. Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde 18. marts 2013 at fastholde beslutningen om afslag. Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude overfor eventuelt uforudsete begivenheder. Dispositionsfonden kan i forsvarligt omfang udlånes midlertidigt, såfremt boligorganisationens økonomi ikke bringes i fare. Ved udlån af dispositionsfondens midler gælder det, at dispositionsfondens midler samlet set mindst skal forrentes med diskontoen minus 2 %-point. Boligorganisationens dispositionsfondsmidler udgør 4.800.000 kr. i 2013. Bilag 10: Ansøgning om lån fra dispositionsfonden, afdeling 5707 at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om ansøgning om lån fra boligorganisationens dispositionsfond på 1.425.000 kr. til miljøforbedringer. 12. Forsikring af ipad Boligforeningen besluttede på deres organisationsbestyrelsesmøde den 16. januar 2012 at digitalisere bestyrelsesarbejdet og indkøbe ipad til medlemmer af organisationsbestyrelsen. ipads ene ejes af boligforeningen og er ikke dækket af KAB s forsikring, men af boligforeningens egen forsikring på it-udstyr. I boligforeningens forsikring gælder, at der er en selvrisiko på 5.612 kr. (indeks 2012) på skader på it-udstyr. Indkøbsprisen for en ny ipad er ca. 5.000 kr., og forsikringens selvrisiko på 5.612 kr. overstiger derfor indkøbsprisen for indkøb af en ny ipad. På den baggrund er der behov for, at organisationsbestyrelsen drøfter retningslinjer for fremtidige anmeldelser af skader på ipad til forsikringen. 9/18
at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om fremtidige retningslinjer for anmeldelse af skader på ipad. 13. Udbud af rammeaftale Baggrund Når en boligorganisation skal have udført rådgivning på en renoverings- eller nybyggeriopgave, skal udvælgelsen af rådgiveren følge nogle nærmere fastsatte udbudsbestemmelser. - Udgør det forventede honorar under 500.000 kr. ekskl. moms, kan opgaven kontraheres uden udbud. - Udgør det forventede honorar imellem 500.000 1.500.000 kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter nationale bestemmelser fastlagt i tilbudsloven. - Udgør det forventede honorar mere end 1.500.000 kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter EU s udbudsdirektiv. Både et nationalt udbud (efter tilbudsloven) og et EU udbud er kompliceret og tager ofte op til tre-fire måneder at gennemføre. Det er muligt at indgå rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer, hvor hele den tidskrævende procedure med annoncering, prækvalifikation og udvælgelse foretages en gang for alle. Når der så skal bruges en rådgiver til en konkret sag, sker dette ved et såkaldt miniudbud blandt de parter, der er indgået rammeaftale med. Dette udbud kan gennemføres på ca. en til to uger. Fordelen er naturligvis den tidsmæssige besparelse, men også det, at et miniudbud kan gennemføres for ca. 12.500 kr. ekskl. moms mod normalt 100.000-150.000 kr. ekskl. moms for et traditionelt EU-udbud af rådgivning. Kategorier En lang række af boligorganisationer har igennem de sidste fire år haft rammeaftaler indenfor følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering 3. Totalrådgivning ved mindre renoveringer 4. Bygherrerådgivning Disse aftaler ophører med udgangen af 2013. Derfor planlægges nu et fornyet udbud, hvor alle boligorganisationer indbydes til at deltage. Aftalerne indgås for en fireårig periode med start primo 2014. 10/18
Deltagelse og betaling Vi opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet og dermed få så stor en potentiel opgaveportefølje som muligt, da det vil give de bedste betingelser og priser. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: - En engangsudgift på 12.500 kr. inkl. moms for boligorganisationer, der allerede er omfattet af de nuværende rammeaftaler. - En engangsudgift på 18.750 kr. inkl. moms for boligorganisationer, der ikke er omfattet af de nuværende rammeaftaler. Hertil kommer, at når den enkelte rammeaftale aktiveres ved et miniudbud, vil dette jævnfør KAB s prisblad pt. koste 12.750 kr. inkl. moms for hvert udbud. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i organisationsbestyrelsen inden 1. december 2013. at organisationsbestyrelsen godkender - deltagelse i udbuddet af rammeaftaler for rådgivning indenfor de kategorier, der er nævnt ovenfor, - at der bevilges 12.500 kr. eller 18.750 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med udbuddet. 14. Anvendelse af blanketter til udlejning af fælleshuse På organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar 2013 blev det besluttet, at de nye lejekontrakter, reservationsbevis og afregningsblanketter skulle tages op til evaluering på organisationsbestyrelsesmødet den 16. september 2013 til evaluering. Det er administrationens erfaring, at ordningen med de nye lejekontrakter, reservationsbevis og afregningsblanketter har fungeret tilfredsstillende for alle parter. Bilag 11: Blanketter til udlejning af fælleshuse/selskabslokaler 11/18
at organisationsbestyrelsen tager stilling til, om de nuværende blanketter til udlejning af boligforeningens fælleshuse/selskabslokaler skal bibeholdes. Sager til orientering 15. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2009-2013. Bilag 12: Statistik for beboerklagenævnssager 2009-2013 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående femårige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken vedlægges som bilag Forsikringsstatistik 2012. KAB kører i 2010-2013 projekt Tryg Bolig bl.a. med henblik på reduktion af forsikringsskaderne. De første positive resultater begyndte at vise sig i 2012 og forventes at være endnu tydeligere i 2013. Bilag 13: Forsikringsstatistik 2012 12/18
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Servicefradrag til lejere genindførelse af Bolig Job-ordningen Folketinget har vedtaget L 216, som genindfører Bolig Job-ordningen med virkning fra 1. januar 2013 til 31. december 2014. Beboere i lejeboliger kan derved fortsat benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Skattefradraget gives som et såkaldt ligningsmæssigt fradrag på maksimalt 15.000 kr. årligt pr. person, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt 15.000 kr. Servicefradraget blev i første omgang igangsat som en konsekvens af Folketingets Bolig Jobordning i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2012. Ordningen er nu som led i Regeringens Vækstplan DK genindført for en toårig periode i 2013 og 2014 og fungerer med tilbagevirkende kraft i 2013. Ordningen udvides samtidig til at omfatte sommer- og fritidshuse. Herudover er ordningen genindført efter uændrede vilkår. Fradraget gives for udgifter, der er betalt og dokumenteret til arbejdsløn til hjælp og istandsættelse i hjemmet og gives fortsat ikke til materialeudgifter. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at Arbejdet er udført i perioden 1. januar 2013 til og med 31. december 2014. Modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres. Arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v. af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark. Udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det. Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A). 13/18
Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse. - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren. Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren. Istandsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og cvr-nummer eller cprnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på www.skat.dk at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Status og opdatering af igangværende sager Afdeling 5701 Stenløsebo Facader: Studsfuger, facader og lyskasser, udbedring af skader i mindre omfang. Udføres i september 2013. Afdeling 5702 Vestervang Licitation på udskiftning af afdelingens gaskedler og etablering af gulvafløb i bryggers afholdes den 5. september 2013. 14/18
Afdeling 5703 Halkær Udvendig maling af afdelingens døre og vinduer er netop overstået. Arbejdet er udført uden anmærkninger. Et badeværelse er blevet renoveret med nyt gulv og rør grundet defekt kloak (forsikringsskade). Afdeling 5705 Boelholm I og 5706 Boelholm II Der pågår en reparation og opstart af solfangeranlægget grundet en utæthed i rørene mellem solfangerne og varmecentralen. Samtidig er de to varmtvandsbeholdere, der var tæret, blevet skåret ned, og nye beholdere vil blive opstartet inden for to til tre uger. Årsagen til tæringen var manglende anoder, som monteres i de nye beholdere. Entreprenøren afholder udgifterne til disse opgaver. Afdeling 5707 Stengården I Udskiftningen af vinduer og døre er udført. Der har været afholdt fejl og mangelgennemgang, og de registrerede fejl og mangler skulle pt. være udbedret. Afdeling 5707 Stengården I og 5720 Kelstedgård Alle trinetter i et rums/ungdomsboliger (køleskab, kogeplader) undersøges for defekter og fejlinstallationer, da Sikkerhedsstyrelsen i andre Boligforeninger har fundet mange graverende fejl i disse installationer. Afventer pt. rapport fra vores aut. elinstallatør om omfanget. Afdeling 5708 Stengården II, 1 Der er bestilt afrensning af afdelingens tage for alger o.l. Arbejdet udføres i oktober 2013. Afdeling 5710 Skibsted På det kommende afdelingsmøde er der et forslag om total udskiftning af afdelingens køkkener og beklædning på boligernes skure. Afdeling 5711 Møllehøj En beboer har klaget over nogle høje træer, der gav meget skygge i boligen. Disse træer er nu fældet. Afdeling 5712 Halkærgård På det kommende afdelingsmøde er der forslag om udskiftning af afdelingens gaskedler. Prisen for udskiftningen er 559.000 kr. som dækkes af henlæggelserne i budget. 150.000 kr. og 409.000 kr. fra opsamlet resultat fra tidligere år. Arbejdet udføres i januar 2014. Afdeling 5713 Veksølund På det kommende afdelingsmøde er der forslag om udskiftning af afdelingens Velux-ovenlysvinduer. Der er to forslag, et med almindelige termoruder og et med superlavenergiruder. Huslejestigningen er for termoruder på 5,65 % og for superlavenergiruder på 5,82 %. 15/18
Afdeling 5714 Stengården II, 2 + 3 Afdelingens skure på Valhals Plads er renoveret, hvor defekte brædder er udskiftet, og alle skure er malet. Skurene på Valkyries Plads blev renoveret i 2012. Afdelingsbestyrelsen overvejer muligheden for opsætning af carporte i afdelingen og undersøger pt. behovet hos beboerne. Afdeling 5716 Stengården II, 4 + 5 Tagudskiftningen er overstået. Byggeskadefonden har foretaget eftersyn på arbejder, og rapport afventes. Afdeling 5723 Fortehusene Der pågår arbejde med rottesikring i skurene til boligerne samt etablering af afløbsbrønde i haverne til to boliger, grundet den øget regnmængde, hvor der er risiko for vandindtrængning i boligerne. Afdeling 5724 Teglværksparken Arbejdet med udskiftning af skurbeklædning på fire-seks boligskure er igangsat. Ny beklædning er vedligeholdelsesfri. Samme type er brugt på højhusets plankeværk. Der er ved at blive udarbejdet en kontrakt med Telecom, om opsætning af en mobilmast på Teglværksparkens grund ved fælleshuset. Det er et ønske fra områdets beboere, da der er meget dårlig mobildækning i området. Afdeling 5725 Marienlyst Park og 5726 Æblehaven Der er udlagt ny asfalt/ob-belægning på afdelingernes stamvej. Afdeling 5728 Stenløse Syd Der er omdelt beboerinformation til samtlige beboere, da administrationen er blevet orienteret om, at nogle beboere bruger taget som solterrasse. Dette er strengt forbudt, da der både er risiko for at falde ned, og der meget let kan ske skade på tagbelægningen, med vand/fugtskader til følge. Stengården Fælles Driftslederassistent Lars Sørensen har efter 30 års ansættelse valgt at gå på efterløn fra den 15. oktober 2013. Den 1. oktober 2013 har ansættelsesudvalget ansat en ny driftslederassistent, René Christiansen. René har flere års erfaring fra lignende job. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/18
19. Nyt fra udvalgene Kursusudvalget Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Nina Møller. Handlingsplanudvalget Tovholder Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Steffen Bargholz, Brian Øllegaard. Forretningsordens- og vedtægtsudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Brian Øllegaard. Ungdomsboligudvalget, Halkærgård Tovholder Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Leif Fynbo. Halkærgård-udvalget Vanda Jakobsen, Kirsten B. Sørensen, Aksel Hein Pedersen. Boelholm-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller, Anna Sørensen, Jørgen Hansen, Aase Brøndsted, Margit Nansen. Teglværksparken-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller. Fortehusene-følgegruppen Nina Møller, Brian Øllegaard, Anna Sørensen. Energi- og miljøudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo, Brian Øllegaard. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/18
21. Kommende møder Repræsentantskabsmøde: Mandag den 21. oktober 2013, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde: Mandag den 18. november 2013, kl. 19.00 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Eventuelt 23. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 18/18