Udkast til kontrakt Aftale om levering af konsulentydelser 12. december 2013 1. Parterne... 2 2. Baggrund... 2 3. Aftalegrundlag Konsulentaftalen... 3 4. Konsulentens ydelser... 3 5. Konsulentaftalens varighed... 4 6. Konsulentens honorering... 4 7. Betalingsbetingelser... 5 8. Samarbejde og opgavens bemanding... 5 9. Krav til Konsulenten vedrørende dokumentation, specifikation mv.... 5 10. Krav til Konsulentens afrapportering og evaluering... 6 11. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser samt anvendelse af underleverandører 7 12. Materiale, logoer mv.... 7 13. Overholdelse af lovgivning mv.... 7 14. Tavshedspligt og fortrolighed... 8 15. Misligholdelse, erstatning, bod og konkurs... 8 16. Lovvalg og værneting... 9 17. Bilag... 9 18. Underskrift og ikrafttræden... 9
1. Parterne Mellem Agro Business Park Niels Pedersens Allé 2 8830 Tjele (i det følgende benævnt "Samarbejdspartneren") og [ ] (i det følgende benævnt "Konsulenten") er dags dato indgået aftale om levering af konsulentydelser (i det følgende benævnt "Konsulentaftalen"). 2. Baggrund 2.1 Væksthus Midtjylland (i det følgende benævnt "Væksthuset" eller "Samarbejdspartneren") fungerer som operatør på GLOBALmidt-projektet, der har som overordnet formål at skabe erhvervsmæssig vækst og udvikling via øget mobilisering af eksport- og internationaliseringsperspektiver hos region Midtjyllands iværksættere og SMV'er. Projektperioden løber til 31. december 2014. 2.2 Projektet består af en række aktiviteter. Fælles for en række af disse aktiviteter er, at de udføres med en række partnere, der forestår udførelsen af opgaverne i samarbejde med Væksthuset med tilkøb af konsulentydelser til at varetage dele af opgaverne. Partnerne i projektet GLOBALmidt er: Agro Business Park (Enterprise Europe Network) VIA University College, Horsens Central Denmark EU Office, Bruxelles 2.3 Det samlede projekt GLOBALmidt omfatter følgende aktiviteter: Markedsbesøg Eksportcoach-ordning Business missions/matchmaking Strategisk samarbejde med Eksportrådet 2/9
Salg til internationale organisationer Intensiveret samarbejde med GoGlobal Styrket udnyttelse af innovationscentrene Korterevarende workshops i internationalisering og eksport Internationaliseringspakker 2.4 Eksterne konsulentopgaver til brug for gennemførelse af de enkelte aktiviteter tilkøbes ved særskilte kontrakter mellem de enkelte samarbejdspartnere og konsulenterne. 2.5 Væksthusets omkostninger til projektet GLOBALmidt er delvist finansieret via tilskud fra EU's Regional- og Socialfond efter lov om administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. Tilskuddet er betinget af, at en række krav er opfyldt, herunder bl.a. specifikationskrav. 2.6 Væksthusets rolle i forbindelse med kontraktindgåelsen er dels hvor dette er aktuelt at håndtere udbudsprocesserne, dels at sikre, at indholdet af kontrakterne bliver ensartet, og at kontraktvilkårene lever op til den regulering og de betingelser for tilskud, som Væksthuset er underlagt. 3. Aftalegrundlag Konsulentaftalen 3.1 For Konsulentaftalen gælder nedenstående dokumenter i prioriteret rækkefølge. I tilfælde af modstrid mellem to dokumenter, gælder det højest prioriterede forud for det lavere prioriterede. Et lavere prioriteret dokument kan dog udfylde, uddybe eller supplere et højere prioriteret. 3.1.1 Nærværende konsulentaftale 3.1.2 Udbudsbetingelser af 12. december 2013 (bilag 1) 3.1.3 Beskrivelse af delaftale (bilag 2) 3.1.4 Konsulentens tilbud af [ ] indeholdende tilbudsliste, CV er (kompetencer) samt Konsulentens kvalitets-/metodebeskrivelse (bilag 3). 3.2 Enhver ændring i Konsulentaftalen og aftalegrundlaget skal ske skriftligt og være underskrevet af alle aftalens parter for at være bindende. 4. Konsulentens ydelser 3/9
4.1 Konsulentaftalen omfatter konsulentydelser i forbindelse med gennemførelsen af delaftale [ ] under Markedsbesøg som led i projektet GLOBALmidt. 4.2 Konsulenten skal levere alle de til brug for projektets succesfulde gennemførelse nødvendige ydelser i henhold til Konsulentens tilbud (bilag 3). 4.3 Det nærmere indhold og omfang af Konsulentens ydelser, tidsplan for Konsulentens levering af ydelserne, gennemførelse samt forventede mål og resultater fremgår af udbudsbetingelserne (bilag 1), beskrivelse af delaftale (bilag 2) og Konsulentens tilbud (bilag 3). 4.4 I det omfang Konsulentaftalen med bilag ikke giver tilstrækkelig vejledning, eller hvor der mangler elementer, som er forudsat til levering af den samlede ydelse, skal Konsulentaftalen udføres fagmæssigt korrekt, og Konsulenten skal udfylde de manglende elementer som en del af Konsulentaftalen. 4.5 Konsulenten har pligt til straks at underrette Samarbejdspartneren (og Væksthuset i de tilfælde, hvor Væksthuset ikke er direkte aftalepart), såfremt der under arbejdet opstår tvivlsspørgsmål i forbindelse med Konsulentaftalens gennemførelse. 4.6 Samarbejdspartneren har ret til at aflyse et planlagt markedsbesøg på grund af for ringe deltagelse af virksomheder eller på grund af omstændigheder, der vanskeliggør rejser til det pågældende marked, herunder bl.a., men ikke udelukkende, borgerkrige, naturkatastrofer og diplomatiske kriser, uden at dette udgør misligholdelse af Konsulentaftalen. 4.7 I tilfælde af aflysning i medfør af pkt. 4.6, vil Konsulenten ikke have krav på honorar af nogen art, uanset om konsulenten har afholdt omkostninger med henblik på arrangementets gennemførelse, herunder forgæves omkostninger til rekruttering. 4.8 Aflyses et markedsbesøg senere end 14 dage før markedsbesøgets planlagte gennemførelse, er Konsulenten dog berettiget til at få dækket rimelige og dokumenterbare omkostninger, der godkendes af Samarbejdspartneren, som følge af aflysningen. 5. Konsulentaftalens varighed 5.1 Konsulentaftalen træder i kraft den [ ] og udløber den [ ]. 6. Konsulentens honorering 4/9
6.1 Det samlede honorar for Konsulentaftalens opfyldelse er kr. [ ]. 6.2 Beløbet inkluderer alle på tidspunktet for kontraktens indgåelse gældende afgifter bortset fra moms. 6.3 I tilfælde af Samarbejdspartnerens aflysning af et markedsbesøg, jf. pkt. 4.6-4.7, bortfalder Konsulentens krav på honorar i forhold til dette markedsbesøg. 6.4 Konsulentens honorar for gennemførelse af Konsulentaftalen er maksimeret til den i beskrivelse af delaftale (bilag 2) oplyste økonomiske ramme for Konsulentaftalens gennemførelse. 6.5 Beløbene er aftalt i DKK, og Konsulenten bærer risikoen for valutakursændringer. 7. Betalingsbetingelser 7.1 Fakturaer fra Konsulenten kan fremsendes efter markedsbesøgenes gennemførelse. Samlet opgørelse over Konsulentens udgifter - såvel timer som udlægsudgifter - fremsendes med bilag senest 30 dage efter markedsbesøgets gennemførelse. 7.2 Udlæg refunderes alene efter forudgående skriftlig aftale. Udlæggene faktureres i så fald efter regning vedlagt dokumentation for de afholdte udlæg. Samarbejdspartneren refunderer og hæfter ikke for udlæg for virksomheder, der deltager i markedsbesøget, medmindre der er truffet særskilt aftale herom. 7.3 Fakturering skal altid ske direkte til Væksthus Midtjylland. 7.4 Faktura betales netto kontant senest 30 dage efter fakturaens modtagelse. 7.5 Fakturaerne skal være mærket GLOBALmidt Markedsbesøg. 8. Samarbejde og opgavens bemanding 8.1 Væksthusets kontaktperson er projektleder Søren Asp Mikkelsen. 8.2 Samarbejdspartnerens kontaktperson er [ ] 8.3 Konsulentens kontaktperson er [ ], der på Konsulentens vegne er bemyndiget til at indgå samtlige fornødne aftaler med Samarbejdspartneren. 9. Krav til Konsulenten vedrørende dokumentation, specifikation mv. 5/9
9.1 Væksthusets/Samarbejdspartnerens omkostninger til konsulentopgaverne omfattet af Konsulentaftalen er delvist finansieret via tilskud fra EU's Regional- og Socialfond. Tilskuddet er bl.a. betinget af, at en række krav er opfyldt, herunder specifikationskrav, jf. Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol mv. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond (BEK 207/2010) (herefter benævnt "BEK 207/2010"), jf. bilag 4. 9.2 Konsulenten er forpligtet til at sikre, at Konsulenten kan opfylde alle de krav til specifikation, bogføring, opbevaring mv., herunder krav om dokumentation for registreret timeforbrug og transaktionsspor, som til enhver tid følger af den i punkt 9.1 nævnte BEK 207/2010. På anmodning fra Væksthuset og/eller fra enhver anden person eller myndighed med hjemmel i lovgivningen, skal Konsulenten give adgang til oplysninger, dokumentation, regnskabsmateriale, herunder timeregnskab mv., deltage i møder mv., i det omfang disse oplysninger, dokumentation, møder mv. er påkrævet for at opfylde krav relateret til tilskudsordningen. 9.3 Fakturaer vedrørende ydelser i henhold til Konsulentaftalen skal være vedlagt specifikation af den konkrete ydelse, som er leveret i henhold til Konsulentaftalen. Timeoversigten skal være specificeret, således at det fremgår, hvad timerne konkret er forbrugt til og med angivelse af dato for det udførte arbejde. Faktiske ydelser, udlæg mv. skal dokumenteres, jf. de for EU's regional- og Socialfond gældende regler. 9.4 Såfremt de i punkt 9.1-9.3 nævnte krav ikke overholdes, er Væksthuset/Samarbejdspartneren ikke forpligtet til at betale fakturerede beløb, førend kravene opfyldes. 10. Krav til Konsulentens afrapportering og evaluering 10.1 Konsulenten skal i forbindelse med opgavens udførelse, og når Samarbejdspartneren i øvrigt kræver det, foretage skriftlig afrapportering til Samarbejdspartneren vedrørende leverede ydelser i henhold til Konsulentaftalen. Denne afrapportering kan ske pr. e-mail, hvor Konsulenten beskriver en kort status på alle relevante punkter. Samarbejdspartneren kan til enhver tid stille krav til yderligere specifikation af Konsulentens afrapportering, ligesom Samarbejdspartneren kan stille spørgsmål til en konkret opgave og den løbende udførelse heraf pr. telefon og pr. e-mail. 10.2 Konsulenten skal løbende evaluere de af Konsulenten leverede ydelser med henblik på at sikre og dokumentere opfyldelse af mål og forudsætninger for den konkrete opgave. 6/9
10.3 Konsulenten er forpligtet til straks at informere Samarbejdspartneren, såfremt Konsulenten på baggrund af de leverede ydelser vurderer, at der er behov for ændringer i de planlagte fremtidige ydelser med hensyn til omfang, indhold eller tidsplan for at opfylde de mål og resultater, der er beskrevet i Konsulentaftalen. 11. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser samt anvendelse af underleverandører 11.1 Konsulenten kan kun med Samarbejdspartnerens forudgående skriftlige godkendelse overdrage rettigheder og forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen til tredjemand. 11.2 Samarbejdspartneren er berettiget til uden samtykke fra Konsulenten at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen helt eller delvist til tredjemand. 11.3 Konsulenten kan kun med Samarbejdspartnerens forudgående skriftlige godkendelse anvende underleverandører til opfyldelse af forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen. Juridiske enheder, der deltager eller tidligere har deltaget som partnere i GLOBALmidt konsortiet, kan ikke udføre opgaver som underleverandør til Konsulenten. 11.4 Anvendelse af underleverandører ændrer ikke Konsulentens ansvar og forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen. Konsulenten hæfter således for samtlige sine underleverandørers ydelser på samme måde, som Konsulenten hæfter for egne ydelser og forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen. 12. Materiale, logoer mv. 12.1 Alt materiale, som Konsulenten udarbejder og anvender i forbindelse med udførelse af en opgave omfattet af Konsulentaftalen, skal være påført Region Midtjyllands, EU's Regional- og Socialfonds, jf. bilag 5, "Logo" samt GLOBALmidts logo. 13. Overholdelse af lovgivning mv. 13.1 Konsulenten er forpligtet til at sikre, at enhver ydelse, der leveres i forbindelse med løsning af en opgave omfattet af Konsulentaftalen, til enhver tid er fuldt ud i overensstemmelse med gældende lovgivning samt alle andre forskrifter, der regulerer udførelsen af opgaven. 7/9
14. Tavshedspligt og fortrolighed 14.1 Konsulenten skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til behandling af opgaver for Samarbejdspartneren både under selve udførselsperioden og efter en opgaves afslutning. Herudover skal Konsulenten iagttage ubetinget tavshed med hensyn til andre oplysninger vedrørende Samarbejdspartneren/Væksthuset eller andres forhold, som Konsulenten får kendskab til i forbindelse med denne Konsulentaftale. Tilsvarende gælder for alt materiale, der er modtaget fra Samarbejdspartneren/Væksthuset med henblik på udførelse af opgaver omfattet af Konsulentaftalen. 14.2 Konsulenten må ikke uden Samarbejdspartnerens/Væksthusets forudgående, skriftlige samtykke bruge Samarbejdspartneren/Væksthuset som reference, ligesom Konsulenten ikke uden Samarbejdspartnerens/Væksthusets forudgående, skriftlige tilladelse må udsende offentlige meddelelser om Konsulentaftalen. 15. Misligholdelse, erstatning, bod og konkurs 15.1 Misligholder en part Konsulentaftalen væsentligt, har den anden part ret til at ophæve Konsulentaftalen. 15.2 Ved en parts væsentlige misligholdelse forstås bl.a., at den pågældende ikke har leveret den iht. Konsulentaftalen aftalte ydelse til den aftalte tid på den aftalte måde, f.eks. ved forsinkelse med den aftalte ydelse, mangelfuld eller slet ingen ydelse, manglende overholdelse af generelle myndighedskrav og lovgivning, uretmæssig overdragelse af en parts forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen, samt tilsidesættelse af bestemmelserne om tavshedspligt og fortrolighed. 15.3 Ophævelse af Konsulentaftalen som følge af en parts væsentlige misligholdelse forudsætter hvor der er tale om en misligholdelse, der kan afhjælpes at den part, som ønsker at ophæve Konsulentaftalen, skriftligt har stillet krav om, at misligholdelsen bringes til ophør, og den anden part ikke herefter bringer misligholdelsen til ophør straks efter modtagelse af påkravet. 15.4 En part er endvidere berettiget til at ophæve Konsulentaftalen, såfremt den anden part erklæres konkurs, standser sine betalinger, tvangsopløses, likvideres eller lignende, og der ikke er stillet fornøden sikkerhed inden for en af førstnævnte part fastsat frist. 15.5 Såfremt en part ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til Konsulentaftalen, har den anden part endvidere ret til at kræve erstatning samt gøre alle andre 8/9
misligholdelsesbeføjelser gældende i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. 15.6 Uanset det ovenfor anførte kan ingen af parterne gøres ansvarlig for indirekte tab af nogen art. 16. Lovvalg og værneting 16.1 For Konsulentaftalen gælder dansk ret. 16.2 Kan uoverensstemmelserne mellem parterne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved de almindelige domstole. Sagen skal anlægges ved Retten i Århus. 17. Bilag Bilag 1: Udbudsbetingelser af 12. december 2013 Bilag 2: Beskrivelse af delaftale Bilag 3: Konsulentens tilbud af [ ] Bilag 4: Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol mv. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond (BEK 207/2010) Bilag 5: Logoer 18. Underskrift og ikrafttræden 18.1 Konsulentaftalen træder i kraft, når den er underskrevet af begge parter. 18.2 Konsulentaftalen underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf hver part opbevarer et eksemplar. Aarhus, den / 2014 Aarhus, den / 2014 f. [Samarbejdspartneren] f. [Konsulent] 9/9