NR. 53 LUDUS OG LUDUS WEB SKIFT AF LEKTIONSLÆNGDE 7. APRIL 2011 Indhold Indstillinger i LUDUS sikkerhedsadministration (DBA) Fagkoder/undervisningsperioder Løntimeskema Aktivitetsberegning Fraværsregistrering i LUDUS Web Timeoversigter i LUDUS og LUDUS Web SU i LUDUS Web Skift af lektionslængde Fra fx 50 minutter til 45 minutter pr. lektion I dette tips og tricks ser vi på, hvad man skal være opmærksom på ved skift af lektionslængde. Vi går i eksemplerne ud fra, at skiftet går fra lektionslængder på 50 minutter til lektionslængder på 45 minutter. På de fleste fagområder følger en periode skoleåret. Perioderne for Danskuddannelsen kan variere meget fra skole til skole. I eksemplerne arbejder vi med, at 1. periode er skoleåret 2010/11 og 2. periode er skoleåret 2011/12. 1. periode 2. periode Skoleår 2010/2011 Skoleår 2011/2012 aug. til dec. 2010 jan. til juli 2011 aug. til dec. 2011 jan. til juli 2012 Lektionslængde 50 minutter Lektionslængde 45 minutter Først ser vi på indstillingerne i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) og derefter gennemgås en række eksempler på, hvordan disse lektionslængder påvirker forskellige områder i LUDUS og LUDUS Web, og hvordan det skal håndteres. Indstillingerne i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) I LUDUS Sikkerhedsadminstration (DBA) System >> Systemindstillinger >> Fanen Undervisning kan man sætte lektionslængder for AVU, GYM, FVU, DU, SV, OBU og Andet. Disse indstillnger påvirker en række beregninger og visninger i LUDUS og LUDUS Web. Her vises indstillingerne for 1. periode, skoleåret 2010/2011, i eksemplet.
I LUDUS indgår lektionslængderne i den røde ramme i alle de beregninger og visninger, der påvirkes af lektionslængden. Man kan kun arbejde med et sæt lektionslængder på samme tid. Dvs, når man laver beregninger og opretter skemaer, der vedrører 1. periode, skoleåret 2010/2011, skal lektionslængderne være registreret, som det er vist i den røde ramme ovenfor. Når man laver beregninger og opretter skemaer vedrørende 2. periode, skoleåret 2011/12, skal lektionslængderne ændres til det, der vises nedenfor. Man kan godt have forskellige lektionslængder for forskellige fagområder. (se * nedenfor) Inden sommerferien skal det besluttes, hvornår man skifter standardindstilling på lektionslængderne i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA), så alle brugere altid ved hvad standardindstillingerne er i forhold til deres arbejdsopgaver. Der er så mange områder i LUDUS og LUDUS Web, der påvirkes af lektionslængdeindstillingerne, at LUDUS og LUDUS Web bør lukkes ned, når der arbejdes med lektionslængder, der ikke passer til den aktuelle periode. Se eksempler fra side 4 og frem. Skal man arbejde med fremtidige lektionslængder, skal LUDUS og LUDUS Web lukkes ned for alle andre medarbejdere/kursister. Er man i skoleåret 2010/2011, og skal arbejde med perioden 2011/2012, skal der lukkes ned for øvrige LUDUS og LUDUS Web-brugere. Skal man arbejde med bagudrettede lektionslængder, skal LUDUS og LUDUS Web lukkes ned for alle andre medarbejdere/ kursister. Er man i skoleåret 2011/2012, og skal arbejde med perioden 2010/2011, skal der lukkes ned for øvrige LUDUS og LUDUS Web-brugere. * Har man fået oprettet undervisningsperioder med forkerte indstillinger i LUDUS Sikkerhedsadministration, skal man have alle undervisningsperioderne gemt med de rigtige lektionslængdeindstillinger. Se mere side 4 og 5. 2
Når man gemmer undervisningsperioderne under Hold>>Undervisningsmoduler>>Undervisningsperioder omregnes det lektionstal, der står i feltet Lektioner pr. uge til SU-lektioner á 45 minutter. Omregningen sker i forhold til de lektionslængder, der står i Systemindstillingerne i det øjeblik, hvor der gemmes. Det omregnede SU-lektionstal vises ikke noget sted, men bruges flere steder i LUDUS og LUDUS Web. Se evt. mere på siderne 12 og 13. Eksempler på hvor lektionslængderne påvirker LUDUS og LUDUS Web Side Fagkoder 3 Holdoprettelse 4 Løntimeskema 6 Aktivitetsberegning 8 Fraværs-/fremmøderegistrering i LUDUS Web 10 Timeoversigter i LUDUS og LUDUS Web 11 SU LUDUS Web 12 3
Fagkoder Koder >> Fagkoder >>Åbn lokal fagkode. (enkeltfag) 1. periode 2010/2011 Lektionslængde 50 minutter 2. periode 2011/2012 Lektionslængde 45 minutter Til venstre i begge de små røde firkanter ovenfor, står der 105 timer (under Timer). Dette er timer á 60 minutter, og det timetal skolen får taksameter ud fra. NB! Det er ikke alle fagkoder, der har timer. Det ministerielt fastsatte timetal er i dette tilfælde 105 timer á 60 minutter. Dette tal omregnes til lektioner med det minuttal, der er valgt i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). For Engelsk, G, er de 105* timer á 60 minutter omsat til 126 lektioner á 50 minutter. (105*60/50 = 126 lektioner á 50 minutter) For Engelsk, G, er de 105* timer á 60 minutter omsat til 140 lektioner á 45 minutter. (105*60/45 = 140 lektioner á 45 minutter) Når der oprettes nye hold, skal lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) passe til den periode, man opretter hold for. Altså, når man opretter hold for 1. periode (2010/2011) skal lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) være 50 minutter (se side 1), og når man opretter hold for 2. periode (2011/2012) skal indstillingerne være 45 minutter. Se side 2 Holdoprettelse Hold >> Opret ny Nedenfor vises to hold med Engelsk, G, som er oprettet med lektionslængder, der passer til henholdsvis 1. og 2. periode. Venstre del af billederne viser Hold, Undervisningsmoduler og Undervisningsperioder. Højre del viser Koder >> Fagkoder >> Åbn lokal fagkode (som evt. tabellen ovenfor). 4
Hold i 1. periode 2010/2011 lektionslængde 50 minutter i LUDUS Sikkerhedsadministration Hold i 2. periode 2011/2012 lektionslængde 45 minutter i LUDUS Sikkerhedsadministration I begge tilfælde overføres det korrekte lektionstal for undervisningsperioden. Hvis man opretter eller har oprettet hold for 2. periode uden at justere lektionslængden til det berørte skoleår i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA), skal man huske at justere lektionsantallet på hver undervisningsperiode, så det passer i forhold til det, der er vist ovenfor. NB! Når man gemmer en undervisningsperiode, bliver alle informationerne der er i Undervisningsperioder-vinduet gemt, herunder de lektioner, der står i feltet Lektioner pr. uge. Lektioner pr. uge omregnes til SU lektioner á 45 minutter. Disse SU-lektioner gemmes uden at de umiddelbart kan ses noget sted. Lige inden sommerferien bør samtlige undervisningsmoduler for det kommende undervisningsår gemmes, med den lektionslængde, der gælder for den nye periode, så man er 100 % sikker på, at de skjulte omregnede tal er gemt korrekt. 5
Løntimeskema Lærer >> Løntimeskemaer.. Nedenfor er det samme løntimeskema beregnet med henholdsvis lektionslængde 50 minutter og 45 minutter i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) (se side 1): Lektionslængde 50 minutter Lektionslængde 45 minutter Difference 85,65 Difference 26,62 Som det fremgår udløser det samme løntimeskema forskellige antal overtimer afhængigt af, hvad lektionslængden er sat til i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). Til venstre beregnes 85,65 overtimer og til højre kun 26,62 overtimer. En forskel på 85,65-26,62= 59,03 timer. Denne forskel fremkommer i omregningen fra lektioner til arbejdstimer á 60 minutter på den detaljerede del af løntimeskemaet. I eksemplet er der brugt LVU-løntimeskema. Det afviger lidt i udseendet fra øvrige løntimeskemaer, men principperne er de samme. Lærer >> Løntimeskemaer >> Detaljer.. Her lektionslængde 50 minutter: 6
Her lektionslængde 45 minutter: I de store røde firkanter vises omregningen fra lektioner til løntimer á 60 minutter. Øverst i begge de store røde firkanter er det 30 lektioner, der omsættes til løntimer á 60 minutter. I øverste billede omsættes de 30 lektioner til 25,00 arbejdstimer: 30 lektioner á 50 minutter: 30*50/60 = 25 løntimer á 60 minutter. I nederste billede omsættes de 30 lektioner til 22,50 arbejdstimer: 30 lektioner á 45 minutter: 30*45/60 = 22,50 løntimer á 60 minutter. I de små røde firkanter vises den samlede undervisning, der er talt sammen i løntimer á 60 minutter. Forskellen bliver: 590,41-531,38 = 59,03. Den samme forskel vi fandt i forskel på overtimer tidligere. Når man beregner løntimeskemaer, skal man altså være sikker på, at det er de rigtige lektionslængder, man har i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) Løntimeskemaerne ændrer sig kun, når de beregnes! Når man arbejder med løntimeskemaer for den 1. periode skoleåret, 2010/2011, så skal der i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) stå 50 minutter i lektionslængde for de fagområder, man beregner løntimeskemaer for. Når man arbejder med løntimeskemaer for 2. Periode, 2011/2012, skal der stå 45 minutter i de fagområder man arbejder med. 1. scenarie I maj 2011 skal man have beregnet løntimeskemaerne for 2010/2011. Her står der 50 minutter i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) (se side 1). I eksemplet er det den periode som alle andre medarbejdere arbejder i. Lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) viser 50 minutter, og alle der arbejder med LUDUS og LUDUS Web kan trygt arbejde videre. 7
2. scenarie Dagen efter skal man af budgetårsager have beregnet løntimeskemaerne for 2011/2012, hvor de nye lektionslængder er 45 minutter (se eksemplet side 1). Her er der ingen andre, der bør arbejde med hverken LUDUS eller LUDUS Web. Det vil fremgå af resten af dette Tips og Tricks, at rigtig meget arbejde i LUDUS og LUDUS Web påvirkes af de lektionsindstillinger, der er angivet i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). 3. scenarie I september 2012 skal der beregnes løntimeskemaer for 2. Periode, 2011/2012. I eksemplet er det den periode, som alle andre medarbejdere arbejder i. Lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) viser 45 minutter, og alle der arbejder med LUDUS og LUDUS Web kan trygt arbejde videre. 4. scenarie To dage efter i september 2012 skal der genberegnes løntimeskemaer for 1. Periode, 2010/2011. Derfor skal der ændres lektionslængde i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). Her er der ingen andre, der bør arbejde med hverken LUDUS eller LUDUS Web. Det vil fremgå af resten af dette Tips og Tricks, at rigtig meget arbejde i LUDUS og LUDUS Web påvirkes af de lektionsindstillinger, der er angivet i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). Aktivitetsberegning For fagtypen GYM. påvirkes aktiviteten IKKE af det tal, der står i feltet Lektioner på vinduet Undervisningsperioder. Her er faste takster for alle fag. AVU-, FVU-, OBU-, DU-fag påvirkes af de tal, der står i feltet Lektioner på vinduet Undervisningsperioder: o AVU: Her kan modulerne udbydes med forskellige timetal, i forhold til de regler der gælder for fagelementer. o FVU: Her kan trinnene udbydes med forskellige timetal indenfor de grænser, der er sat af Undervisningsministeriet. o OBU og DU afregnes i en vis udstrækning i forhold til det antal lektioner, kursisten er mødt. Enkeltfagsaktivitet for AVU, FVU, OBU og DU Når LUDUS beregner aktiviteten for AVU, FVU, OBU og DU finder LUDUS i princippet først ud af, hvor mange kursistlektioner skolen skal have betaling for på det enkelte modul. Dette kursistlektionstal omregnes derefter til klokketimer á 60 minutter via de lektionslængder der i beregningsøjeblikket står i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) (side 1). 8
Hvis man beregner aktiviteten for et hold med Engelsk, G med 15 kursister og med 126 lektioner á 50 minutter giver det et bidrag på: Timebidrag: 15*(126*50/60) = 1575 timer á 60 minutter [I parentesen omregnes de 126 lektioner til 105 timer á 60 minutter (de 105 timer á 60 minutter så vi på fagkoden i tabellen side 2)] Betalingsbidrag: 1575/812,5 = 1,938462 Beregner man aktiviteten for det samme modul (uden at ændre antallet af lektioner), hvor man i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) har sat lektionslængden til 45 minutter, får man følgende betalingsbidrag: Time bidrag: 15*(126*45/60) = 1417,5 timer á 60 minutter [I parentesen omregnes de 126 lektioner á 45 minutter til 94,5 timer á 60 minutter.] Betalingsbidrag: 1417,5/812,5 = 1,744615. Altså vil skolen få for lidt penge for holdet, hvis man ved en fejl får beregnet aktiviteten med 45 minutter i lektionslængde i stedet for 50 minutter. Hvis man modsat prøver at beregne aktiviteten med lektionslængden 55 minutter i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA), vil man sandsynligvis få nogle fejlmeldinger. Omregningen fra lektioner til timer af 60 minutter vil gøre, at det omregnede timetal bliver for stort i forhold til det maksimale timetal, skolen kan få betaling for. Eksempel Engelsk, G, hvor ministeriets betaling er 105 timer á 60 minutter: 126*55/60 giver 115,5 timer á 60 minutter. 115,5 timer er større end 105 timer, som er det største timetal skolen kan få betaling for i dette fag. Derfor kommer der i dette tilfælde en række fejlmeldinger, når man prøver at beregne aktivitet. Konklusion Aktiviteten skal beregnes med de rigtige tal i lektionslængderne i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) se side 1. 1. scenarie Skolen ønsker i maj 2011 at beregne aktiviteten for 1. og 2. kvartal 2011. Her skal lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) være 50 minutter (side 1) for at få det rigtige tal. Kvartalerne ligger jo i den første periode (2010/2011) i eksemplet (se side 1). I eksemplet er det den periode som alle andre medarbejdere arbejder i. Lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) viser 50 minutter, og alle der arbejder med LUDUS og LUDUS Web kan trygt arbejde videre. 2. scenarie To dage efter ønsker skolen at beregne en forventet aktivitet for 3. og 4. kvartal 2011, som ligger i 2. periode (2011/2012), hvor lektionslængden er 45 minutter. Nu skal lektionslængden justeres i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) før den forventede aktivitet kan beregnes. Der forudsættes her, at holdene i 2. periode er oprettet med de rigtige lektionstal i forhold til lektionslængde på 45 minutter (se evt. side 2-3). 9
Her er der ingen andre, der bør arbejde med hverken LUDUS eller LUDUS Web. Det vil fremgå af resten af dette Tips og Tricks, at rigtig meget arbejde i LUDUS og LUDUS Web påvirkes af de lektionsindstillinger, der er angivet i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). 3. scenarie Vi er nu kommet frem til medio august 2012. Lektionslængderne er indstillet til 45 minutter, som jo er den lektionslængde, der skal bruges i 2. periode, 2011/2012. Det er nu nødvendigt at lave en supplerende aktivitetsindberetning for 1 og 2. kvartal 2010. Her er det nødvendigt at ændre på lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) til 50 minutter. Her er der ingen andre, der bør arbejde med hverken LUDUS eller LUDUS Web. Det vil fremgå af resten af dette tips og tricks, at rigtig meget arbejde i LUDUS og LUDUS Web påvirkes af de lektionsindstillinger, der er i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA). Fravær-/fremmøderegistrering i LUDUS Web Når der føres fravær/fremmøde i 1. periode 2010/2011 skal lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) være 50 minutter. Når der føres fravær/fremmøde i 2. periode 2011/2012 skal lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) være 45 minutter. Der må ikke registreres fravær/fremmøde i LUDUS Web, hvis ikke lektionslængden i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) passer til den periode, der føres fravær/fremmøde for, da registreringen i LUDUS så vil være forkert. Altså skal LUDUS Web være lukket ned, når der arbejdes med lektionslængder, der tilhører en anden periode end den aktuelle. 10
Timeoversigter i LUDUS og LUDUS Web Her bruges de omregnede skjulte SU-lektioner á 45 minutter som er omtalt øverst side 2. I LUDUS vises der fx timeoversigter følgende steder: Kursist >> Åbn Kursist >> Tilmeld til undervisning. 11
Timeoversigter i LUDUS og LUDUS Web Kursist >> SU >> Timetalsoversigt SU lekt./uge viser de skjulte SU-lektioner á 45 minutter, som er omtalt øverst side 2. Derfor er det utrolig vigtigt, at lektionsindstillingerne i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA) er korrekte, når man gemmer undervisningsperioderne. SU - LUDUS Web Når man fremsøger kursister til SU-indberetning i LUDUS Web, er det de skjulte SU-lektioner á 45 minutter der bruges til at finde ud af, om en kursist har lektioner nok til at få SU. Se mere om de skjulte SU-lektioner øverst side 2. Vigtig Hvis undervisningsperioderne før og efter sommerferien er gemt med de rigtige indstillinger i LUDUS Sikkerhedsadministration (DBA), så vil eventuel SU blive fremsøgt og indberettet korrekt, både før og efter sommerferien. 12