REFERAT Sagsbehandler: Stine Kjerckebye J.nr.: 6.kt. 2008/000590 17. juli 2009 MØDE I TURNUSUDVALGET DEN 1. JULI 2009 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. december 2008 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra myndigheder 4. Status på fuldmægtiguddannelsen 5. Revision af turnusordningen 6. Status på karrieresamtaler 7. Eventuelt Deltagere: Afdelingschef Laila Reenberg Kontorchef Anders Jakobsen Specialkonsulent Paul Andrew Markham Fuldmægtig Laila Rasmussen Kontorchef Thomas Molin Fuldmægtig Julie Lund Kiilerich Specialkonsulent Gitte Holmberg Kontorchef Andreas Raben-Levetzau Brigadechef Flemming Andersen Fuldmægtig Stine Kjerckebye Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Sekretær i udvalget 1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. december 2008 Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 6. februar 2009. Der var ingen bemærkninger til referatet.
2. Orientering fra formanden Anders Jakobsen oplyste, at Laila Reenberg var blevet forhindret i at deltage i den indledende del af mødet. Anders Jakobsen oplyste, at der i perioden december 2008 - juni 2009 var få interne ansøgere til turnusstillingerne og en del nyansættelser. De mange nyansættelser skyldes bl.a., at der er tildelt flere normer i forbindelse med omstruktureringerne inden for Forsvarskommandoens område. Derudover er flere turnusfuldmægtige blevet ansat som konsulenter, og en del har valgt at forlade ministerområdet. I alt har 22 fuldmægtige forladt turnusordningen i perioden december 2008 - juni 2009. Anders Jakobsen sagde, at personaleomsætningen efter departementets opfattelse har været høj i perioden. Der var enighed om, at udviklingen i personaleomsætningen skal drøftes på de næste møder i udvalget, og myndighederne blev bedt om at være opmærksomme på antallet af afgange inden for deres område i den kommende tid. Andreas Raben-Levetzau henviste til den meget lempelige praksis i relation til tjenestefrihed. Han sagde, at den megen afgang muligvis skyldes, at de enkelte fuldmægtige ikke tvinges til at træffe et endeligt valg vedr. ansættelsen inden for Forsvarsministeriets område i forbindelse med jobskifte, fordi det er så nemt at få tjenestefrihed uden løn til ekstern turnus. Julie Lund Kiilerich mente ikke, at praksis i relation til tjenestefrihed har betydning for den megen afgang. Hun var af den opfattelse, at de mange fratrædelser skyldes, at turnusordningen kan forekomme ufleksibel for fuldmægtige, der gerne vil rokere før tid men ikke har mulighed for det pga. retningslinjerne om turnusperioders længde. Hun sagde samtidig, at mange fuldmægtige ikke bliver bekendt med ledige stillinger, fordi stillingsopslagene kun ligger på Fuldmægtignet i 14 dage. Gitte Holmberg fortalte, at der ofte ikke er interne kandidater til turnusstillingerne, og at stillingerne derfor i mange tilfælde både slås op internt og eksternt. Hvis de interne ansøgningsfrister bliver længere end 14 dage, vil ansættelsesprocesserne efter hendes opfattelse blive alt for lange. Dette var Flemming Andersen enig i. Laila Rasmussen sagde, at det vil være formålstjenligt at sende nyhedsbreve ud, når stillingsopslag lægges ud på Fuldmægtignet, således at alle fuldmægtige har mulighed for at blive bekendt med ledige stillinger. Stine Kjerckebye oplyste, at 6. kontor meget gerne vil sende nyhedsbreve ud, når der lægges stillingsopslag og meddelelser ud på Fuldmægtignet. På grund af overgangen til et nyt CMS-system har dette dog ikke været muligt i længere tid. Departementets webmaster arbejder på at få løst problemet. Paul Andrew Markham efterspurgte statistisk materiale til belysning af afgangen fra turnusordningen. Det blev aftalt, at der til næste møde skal udarbejdes statistisk materiale vedr. personaleomsætningen ved de enkelte myndigheder. Andreas Raben-Levetzau sagde, at det er vigtigt at få et overblik over baggrunden for de mange fratrædelser. Side 2/7
Stine Kjerckebye var enig heri. Hun fortalte, at 6. kontor er i løbende kontakt med Forsvarets Personeltjeneste og myndighedernes personalekontorer vedr. arbejds- og personaleforholdene ved myndighederne, og at der sendes fratrædelsesskemaer ud til fuldmægtige, der forlader turnusordningen. Desværre er det ikke alle fuldmægtige, der udfylder skemaerne og sender dem tilbage til 6. kontor. Anders Jakobsen oplyste, at der på grund af Forsvarets økonomiske situation føres en restriktiv ansættelsespolitik inden for Forsvarskommandoens område indtil udgangen af 2009. Der vil derfor ikke være mange nyansættelser inden for Forsvarskommandoens område i den kommende tid. På sidste møde i Turnusudvalget blev der spurgt, hvor mange fuldmægtige og konsulenter, der er ansat inden for Forsvarsministeriets område. Anders Jakobsen fortalte, at 6. kontor har opgjort antallet af fuldmægtig- og konsulentstillinger i samarbejde med myndighederne. Der er pt. ca. 184 turnusstillinger, 235 faste fuldmægtigstillinger, 165 specialkonsulentstillinger og 95 chefkonsulentstillinger inden for ministerområdet. Julie Lund Kiilerich spurgte, hvilke kriterier der afgør, om stillinger er turnusstillinger eller faste fuldmægtigstillinger. Anders Jakobsen svarede, at stillinger kan undtages fra turnusordningen i tilfælde, hvor der er behov for kontinuitet eller særlig viden i stillingerne. Anders Jakobsen oplyste, at to turnusfuldmægtige fra Forsvarsministeriets område er blevet optaget på stabskursus i 2009. Da der ikke tidligere har været turnusfuldmægtige på stabskursus, vil 6. kontor og Forsvarets Personeltjeneste følge forløbet og evaluere det i 2010. Turnusudvalget vil blive orienteret om erfaringerne med stabskursus på mødet i juni 2010. Hvis det besluttes at optage flere turnusfuldmægtige på stabskursus, vil 6. kontor i samarbejde med Forsvarets Personeltjeneste identificere konkrete turnusstillinger, hvor kurset er relevant, således at den oparbejdede viden bliver brugt bedst muligt på længere sigt. 3. Orientering fra myndigheder Forsvarets Personeltjeneste Thomas Molin oplyste, at der spares på lønsummen i Forsvaret, og at nyansættelser kun finder sted, når det er absolut nødvendigt. Den restriktive ansættelsespolitik vil få begrænset betydning for turnusordningen, da der er åbent mulighed for, at turnusfuldmægtige kan rokere inden for hele ministerområdet. Farvandsvæsenet Gitte Holmberg fortalte, at der er oprettet flere nye turnusstillinger i Farvandsvæsenet, og at der lige er blevet ansat en ny turnusfuldmægtig i Økonomistyringsteamet. Side 3/7
Beredskabsstyrelsen Flemming Andersen oplyste, at Beredskabsstyrelsen er ved at oprette en ny personaleafdeling, og at der også føres en restriktiv ansættelsespolitik i Beredskabsstyrelsen i øjeblikket, da der skal flyttes ressourcer fra støttestrukturen til styrelsens kernefunktioner. Beredskabsstyrelsen har for nylig haft en ledig turnusstilling inden for økonomiområdet og har i den forbindelse erfaret, at det er vanskeligt at rekruttere dygtige økonomer. Forsvarets Efterretningstjeneste Andreas Raben-Levetzau omtalte en konkret stillingssag, hvor der er ansat en ekstern kandidat, selvom der var interne kandidater til stillingen. Ansættelsesproceduren blev ikke fulgt i den konkrete sag, hvilket han beklagede. 4. Status på fuldmægtiguddannelsen Anders Jakobsen oplyste, at der er oprettet fire nye fuldmægtighold i 2009, og at de enkelte fuldmægtige har fået en plan over deres uddannelsesforløb. Der er afholdt to introduktionskurser i løbet af foråret, og der vil blive afholdt to mere i løbet af efteråret. Derudover mangler et fuldmægtighold at deltage i modul 3 om samspillet mellem Forsvarsministeriets område og Folketinget. Dette hold vil snarest blive indkaldt til uddannelse. Stine Kjerckebye oplyste, at der er en del fuldmægtige, der er udeblevet eller har meldt afbud til et eller flere moduler gennem tiden. Fuldmægtige, der har meldt afbud på grund af barsel eller tjeneste som militær, juridisk rådgiver, er løbende blevet indkaldt igen. Da det er meget tidskrævende at finde frem til de fuldmægtige, der er udeblevet eller har meldt afbud af andre årsager, vil disse fuldmægtige ikke automatisk blive indkaldt til uddannelse igen. Hvis de ønsker at deltage i resterende moduler, er de meget velkomne til at kontakte departementets HR Team med henblik på at blive sat på venteliste. Dette vil komme til at fremgå af Fuldmægtignet, således at alle fuldmægtige har mulighed for at blive bekendt hermed. Paul Andrew Markham spurgte, om der er mange fuldmægtige, der er udeblevet eller har meldt afbud til fuldmægtiguddannelsen i foråret 2009. Anders Jakobsen svarede, at alle fuldmægtige er blevet indkaldt til uddannelse i god tid, og at der ikke har været særlig mange udeblivelser og afbud i 2009. Anders Jakobsen oplyste, at fuldmægtige, der bliver ansat i første halvår, fremover vil påbegynde fuldmægtiguddannelsen i september/oktober, mens fuldmægtige, der bliver ansat i andet halvår, vil påbegynde uddannelse i april/maj året efter. Alle fuldmægtige vil få information om deres uddannelsesforløb sammen med deres ansættelsesbrev. Anders Jakobsen oplyste, at det koster ca. 10.000 kr. at få en fuldmægtig igennem fuldmægtiguddannelsens tre obligatoriske moduler. Der var bred enighed om, at dette beløb er givet godt ud. Side 4/7
5. Revision af turnusordningen Laila Reenberg, der var ankommet til mødet, oplyste, at der i foråret 2008 blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af myndigheds- og tillidsrepræsentanter, der fik til opgave at udarbejde et nyt hæfte om turnusordningen. På baggrund af drøftelserne i arbejdsgruppen og et møde med flere af koncernens personalechefer i marts 2009 har arbejdsgruppen udarbejdet et udkast til ny turnusordning. Laila Reenberg gennemgik de væsentligste ændringer i udkastet. Ifølge udkastet skal turnusfuldmægtige fortsat rokere efter 2-4 år i stilling inden for de 10 første ansættelsesår. I de første ansættelsesår har turnusfuldmægtige fortrinsret til ledige stillinger. Efter 10 års ansættelse kan turnusfuldmægtige søge på interne opslag uden fortrinsret. Udkastet lægger op til, at turnusfuldmægtige, der har været ansat i 10 år eller mere, når de nye retningslinjer træder i kraft, som en overgangsordning skal have mulighed for at komme til samtale på turnusstillinger indtil første stillingsskift. Udkastet åbner mulighed for fleksibilitet i relation til turnusperioders længde og stiller ikke et ufravigeligt krav om, at de tre første turnusperioder skal være ved minimum to forskellige myndigheder. Ifølge udkastet fastsætter Turnusudvalget de overordnede retningslinjer for turnusordningen, mens 6. kontor i samarbejde med myndighederne kan fravige reglerne om turnusperioders længde og undtage fuldmægtige og stillinger fra turnusordningen i konkrete tilfælde. Udkastet lægger op til, at tjenestefrihed fremover skal gives på baggrund af en konkret vurdering af den enkeltes ansættelsesforløb inden for Forsvarsministeriets område. Endelig indeholder udkastet nye afsnit om Fuldmægtignet, fuldmægtiguddannelsen, FOKUS og karrieresamtaler. Der er formuleret en formålsbestemmelse og foretaget konsekvensrettelser som følge af nedlæggelse og oprettelse af myndigheder samt nedlæggelsen af 10. kontor og oprettelsen af 6. kontor. Laila Reenberg oplyste, at departementet gerne ser, at der oprettes et større internt jobmarked inden for Forsvarsministeriets område. Hun foreslog, at turnusstillinger, faste fuldmægtigstillinger og konsulentstillinger fremover slås op et sted, således at det er nemt for medarbejderne at holde sig orienterede om ledige stillinger inden for ministerområdet. Der blev fra flere sider spurgt til antallet af turnusfuldmægtige med over 10 års anciennitet. Anders Jakobsen oplyste, at under 20 fuldmægtige har været ansat i 10 år eller mere, og at flere af dem er bevilget tjenestefrihed. Laila Reenberg sagde, at medlemmerne vil få en opgørelse over fuldmægtiggruppens anciennitet på udvalgets næste møde. Andreas Raben-Levetzau gav udtryk for, at udkastet til ny turnusordning efter hans opfattelse er meget gennemarbejdet. Paul Andrew Markham sagde, at der har været talt om en ny turnusordning i flere år, og at det er positivt, at der nu er lavet et udkast. Side 5/7
Flemming Andersen sagde, at udkastet er et godt kompromis mellem de mange hensyn, der skal tages til både myndigheder og medarbejdere, og at det efter hans opfattelse er fornuftigt at gøre turnusordningen mere fleksibel. Thomas Molin syntes rigtig godt om idéen med et større internt jobmarked på ministerområdet, da det sikrer en mere glidende overgang mellem akademiske stillinger. Han påpegede, at turnusstillinger fortsat skal slås op internt, før de slås op eksternt, men at andre stillinger kan slås op internt og eksternt på samme tid. Julie Lund Kiilerich sagde, at det ikke virker som om, at de nuværende retningslinjer om stillingshovedkategorier bliver brugt, og at hun derfor ikke forestod, hvorfor udkastet til ny turnusordning indeholder lignende retningslinjer. Anders Jakobsen svarede, at hovedkategorierne viser de arbejdsområder, turnusfuldmægtige kan beskæftige sig med inden for Forsvarsministeriets område, og at afsnittet om tjeneste i forskellige hovedkategorier er en hensigtserklæring om, at der fortsat ønskes generalister inden for ministerområdet. Efter yderligere drøftelse blev udkastet til ny turnusordning vedtaget. Det blev dog besluttet, at afsnittet om hovedkategorier skal slettes, og at det i stedet skal fremgå af formålsbestemmelsen, at turnusordningen giver fuldmægtige mulighed for at beskæftige sig med forskellige arbejdsområder. Laila Reenberg takkede for arbejdsindsatsen i relation til udarbejdelsen af den nye turnusordning og sagde, at departementet løbende vil se på de enkelte retningslinjer i ordningen med henblik på at sikre, at den er tidssvarende og til gavn for med både medarbejdere og chefer. Der var bred enighed om, at turnusstillinger, faste fuldmægtigstillinger og konsulentstillinger fremover skal slås op samme sted, således at der bliver et større internt jobmarked på ministerområdet. 6. kontor vil undersøge, hvordan det større jobmarked kan skabes. Laila Reenberg fortalte, at 6. kontor har planer om at besøge myndighederne for at fortælle chefer, turnusfuldmægtige og andre ansatte om den nye turnusordning og de muligheder, den giver, herunder om det interne jobmarked. Laila Reenberg henviste til mødet med personalecheferne i marts 2009, hvor det blev aftalt, at de enkelte myndigheder skal udarbejde afsnit til Fuldmægtignet om deres opgaver og de muligheder, der er i myndighederne som turnusfuldmægtig. Afsnittene kan eventuelt indeholde indlæg fra turnusfuldmægtige, der fortæller om deres erfaringer fra myndighederne. Det blev besluttet, at myndighederne skal sende deres bidrag til 6. kontor medio september 2009, og at 6. Kontor og Forsvarets Personeltjeneste skal drøfte udarbejdelsen af bidrag fra Forsvarskommandoens område. Eventuelle spørgsmål kan rettes til 6. kontor. 6. Status på karrieresamtaler Laila Reenberg oplyste, at 6. kontor holdt karrieresamtaler med departementets fuldmægtige i 2006 og 2007 og opfølgningssamtaler med de fuldmægtige, der ønskede det i 2008. 6. kontor vil indkalde alle departementets fuldmægtige til en ny runde karrieresamtaler i efteråret 2009. Side 6/7
Laila Reenberg fortalte, at 6. kontor holdt karrieresamtaler med fuldmægtige ved DANATO og i EU repræsentationen og FAUK i 2008, og at disse fuldmægtige vil få tilbudt opfølgningssamtaler i efteråret 2009. Laila Reenberg spurgte, hvor langt myndighederne er kommet med afholdelse af karrieresamtaler. Thomas Molin fortalte, at Forsvarets Personeltjeneste skal holde karrieresamtaler med 117 turnusfuldmægtige inden for Forsvarskommandoens område. 105 fuldmægtige er blevet tilbudt en samtale, og der er afholdt 67 samtaler. Laila Reenberg spurgte, hvorfor der er så mange fuldmægtige, der ikke er interesserede i en karrieresamtale. Thomas Molin svarede, at der har været mange nyansættelser inden for Forsvarskommandoens område, og at en stor del af de nye fuldmægtige finder, at det er for tidligt at deltage i karrieresamtaler på nuværende tidspunkt. De fuldmægtige, der har deltaget i karrieresamtaler, har generelt været meget tilfredse hermed. Gitte Holmberg fortalte, at der endnu ikke er afholdt karrieresamtaler i Farvandsvæsenet. Der er én fuldmægtig, der har været ansat i Farvandsvæsenet i mange år, men de fleste fuldmægtige er forholdsvis nye. Gitte Holmberg spurgte, hvor længe fuldmægtige skal have været ansat, før de indkaldes til karrieresamtaler. Anders Jakobsen svarede, at nye fuldmægtige også skal have mulighed for at komme til karrieresamtale, når der afholdes karrieresamtaler ved myndighederne. Laila Reenberg sagde supplerede, at samtalernes indhold og længde kan tilpasses de konkrete behov i hvert enkelt tilfælde. Flemming Andersen oplyste, at der endnu ikke er afholdt karrieresamtaler i Beredskabsstyrelsen, hvor afholdelsen af FOKUS samtaler har trukket ud. Der vil blive afholdt karrieresamtaler i Beredskabsstyrelsen i 2. halvår 2009. Andreas Raben-Levetzau fortalte, at der er afholdt karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige i Forsvarets Efterretningstjeneste, og at tjenesten overvejer at indkalde til opfølgningssamtaler i nærmeste fremtid. Laila Reenberg betonede vigtigheden af, at alle karrieresamtaler bliver holdt, og at der løbende følges op på samtalerne. Laila Reenberg oplyste, at 6. kontor vil indkalde myndigheder og tillidsrepræsentanter til møde i løbet af efteråret for at høre om erfaringerne med karrieresamtaler. Erfaringerne vil blive drøftet på turnusudvalgsmødet i december 2009, hvor konceptet om karrieresamtaler vil blive evalueret. 7. Eventuelt Intet at bemærke. Side 7/7