brugervejledning
Indholdsfortegnelse Generelt... 3 Ind i...3 Ændring af adgangskode...6 Forespørgsel - medarbejderdata... 13 Udvalgte medarbejderoplysninger...13 Alle centrale oplysninger...20 Fravær... 25 Fraværsreg. (alle typer)...25 Fraværsregistrering...31 Ferie... 39 Registrering af ferie...39 Slet en ferieperiode...47 Registrering af særlige feriedage, hele dage...51 Registrering af særlige feriedage, del af dag...60 Udskriv feriekalender...69 Ajourføring af ferie ved fratræden...74 Forespørgsel, ferieregnskab, aktuelt år...78 Overfør ferie...83 Anvis ikke afholdte særlige feriedage...91 Registrering af planlagt ferie...103 Kontaktoplysninger... 105 Opret ny medarbejder...105 Opret kontaktoplysninger på person...120 Funktionsbeskrivelse på person...124 Arbejdssted for person...127 Forlæng aktiv periode...130 Deaktiver person...133 Kontaktoplysninger på sted... 137 Opret kontaktoplysninger på sted...137 Opret lokaler på sted...141 Side ii
Generelt Ind i 1. Klik på Ansatte Side 3
2. Klik på Administration Side 4
3. Klik på It og administrative systemer 4. Klik på 5. Proceduren er slut. Side 5
Ændring af adgangskode Denne proses viser hvordan man ændrer adgangskode 1. Klik på System Side 6
2. Peg på Grunddata Side 7
3. Klik på Ændring af adgangskode 4. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast gammel adgangskode. Indtast "xxx456". Side 8
5. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast ny adgangskode. Indtast "xxx789". Side 9
6. Indtast de ønskede oplysninger i Genindtast ny adgangskode igen af hensyn til evt. stavefejl. Indtast "xxx789". Side 10
7. Klik på Gem adgangskode Side 11
8. Klik på OK knappen. 9. Proceduren er slut. Side 12
Forespørgsel - medarbejderdata Udvalgte medarbejderoplysninger 1. Klik på Medarbejder Side 13
2. Peg på Forespørgsel Side 14
3. Klik på Udvalgte medarbejderoplysninger. 4. Indtast de ønskede oplysninger i Medarbejder. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast"DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 15
6. På fanebladet Stamoplysninger kan du se grunddata for den ansatte Side 16
7. På fanebladet Lønoplysninger kan du se: Udvalgte medarbejderoplysninger Tillægsløndele vises ikke her, men kun i 'Alle centrale oplysninger' Side 17
8. På dette faneblad kan du se den ansattes: Indplacering Lønanciennitet Orlovsperioder Ansættelsesbrøk Side 18
9. Hvis medarbejderens løn konteres på mere end een konto kan det ses på dette faneblad. 10. Proceduren er slut. Side 19
Alle centrale oplysninger 1. Peg på Forespørgsel Side 20
2. Klik på Alle centrale oplysninger. Side 21
3. Indtast de ønskede oplysninger i Medarbejdernr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast "DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2]. 5. På dette faneblad kan du se grunddata for en ansat Side 22
6. På dette faneblad kan du den ansattes aktuelle lønforhold Side 23
7. På dette faneblad kan du se den ansattes: Indplacering Lønanciennitet Orlovsperioder Ansættelsesbrøk 8. Hvis medarbejderens løn konteres på mere end een konto kan det ses på dette faneblad. 9. Proceduren er slut. Side 24
Fravær Fraværsreg. (alle typer) 1. Ind i Fravær Peg på Registrering Side 25
2. Tryk på Fraværsreg. (alle typer) Side 26
3. Indtast Personnummer uden bindestreg i Medarbejdernr. "DDMMYYXXXX" 4. Tryk på [Tab]. 5. Tast Fraværskoden i Kode - tryk evt. [Vis værdier] Tryk TAB 6. Indtast de ønskede oplysninger i Startdato (DDMMYYYY) Indtast "01062008". 7. Tryk på [Tab]. Side 27
8. Tryk på [PIL NED] for ny linie Side 28
9. Indtast personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] 10. Efter sidste registrering: Tryk på [F9] for at gemme Side 29
11. Vælg JA eller NEJ for hver fraværsregistrering. 12. Proceduren er slut. Side 30
Fraværsregistrering 1. Vælg Registrering Klik på Fraværsregistrering Side 31
2. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast medarbejdernummer - tryk evt. [Vis værdier] feltet. Indtast"DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 32
4. Placer markøren på en tom linie. Hvis der ikke er en tom linie tryk F5 Side 33
5. Klik på Indtast en fraværskode - benyt evt. [Vis værdier] Side 34
6. Vælg fraværskode og tryk OK Side 35
7. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast første fraværsdag feltet. Indtast "26052008". 8. Indtast de ønskede oplysninger i Indtast sidste fraværsdag feltet. Indtast "27052008". 9. Tryk på [Tab]. Side 36
10. Tryk F9 eller klik Udskriv fraværserklæring for at gemme eller gemme/udskrive 11. Proceduren er slut. Side 37
Ferie Registrering af ferie 1. Klik på Ferie Side 39
2. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 40
3. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2] for at fremsøge. 5. Alle typer ferie registreres på kode 01 og bliver automatisk ændret til korrekt ferietype, når data gemmes. Systemet vil trække fra Anden ferie først, derefter Ferie med løn og endeligt Ferie uden løn. Indtast"01". Side 41
6. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx "01042008". Side 42
7. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx"30042008". Side 43
8. Tryk på [Tab] hvorefter antallet af feriedage beregnes. Side 44
9. Tryk på [F9] for at gemme. 10. Tryk på [Enter] eller klik på OK 11. I dette tilfælge har systemet har fordelt feriedagene, så de første 20 dage er rettet til Ferie med løn og den sidste dag til Ferie uden løn. Lønsektionen vil nu kunne trække oplysningerne, så medarbejderen ved næste lønkørsel vil blive trukket for en dags ferie. 12. Klik på Saldiopgørelse, hvis du ønsker at se ferieoptjeningen og restferie mv. Side 45
13. Her er oplysninger om medarbejderens hovedansættelsessted, ferieoptjeningen, hvor mange dage der er afholdt, om der er anvist feriedage til betaling og om der er registreret overførsel af feriedage til det kommende ferieår. 14. Proceduren er slut. Side 46
Slet en ferieperiode 1. Peg på Registrering Side 47
2. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 48
3. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 4. Tryk på [F2]. 5. Klik på den linie, som ønskes slettet. 6. Tryk på [Skift+F5] for at slette linien. Side 49
7. Tryk på [Enter] eller klik på OK. Hvis du fortryder, skal du klikke på Fortryd! 8. Proceduren er slut. Side 50
Registrering af særlige feriedage, hele dage 1. Klik på Ferie menuen. Side 51
2. Peg på Registrering menuen. Side 52
3. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år 4. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 53
6. Klik på en ledig linie. Hvis alle linier er udfyldt, tast F5 for at få en blank linie. Indtast "04" for særlige feriedage - benyt evt. [Vis værdier] 7. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 54
8. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx. "02012008". 9. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 55
10. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx "04012008". 11. Tryk på [Tab]. Side 56
12. Antallet af Særlige Feriedage udfyldes automatisk. Tryk på [F9] for at gemme. 13. Klik på OK knappen. Side 57
14. Klik på Saldiopgørelse Side 58
15. På dette faneblad kan du se hvad der er tildelt af ferie og særlige feriedage samt antallet af afholdte og/eller anviste dage. Desuden ses saldi for restferie. 16. Klik på Skærmprint hvis du ønsker at printe alle ferieoplysninger ud på denne person. 17. Proceduren er slut. Side 59
Registrering af særlige feriedage, del af dag 1. Klik på Ferie Side 60
2. Peg på Registrering Side 61
3. Klik på Ferieregistrering, aktuelt år 4. Indtast Personnummer i Medarbejdernummer - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx "DDMMYYXXXX". 5. Tryk på [F2]. Side 62
6. Klik på en ledig linie. Hvis alle linier er udfyldt, tast F5 for at få en blank linie. Indtast"04" for særlige feriedage - benyt evt. [Vis værdier] 7. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 63
8. Indtast dato i Første feriedag Indtast fx "02012008". 9. Tryk på [Tab] for at komme til næste felt. Side 64
10. Indtast dato i Sidste feriedag Indtast fx. "04012008". 11. Tryk på [Tab]. Side 65
12. Antal særlige feriedage beregnes automatisk, men kan overskrives Indtast fx "2,500". 13. Tryk på [F9]. 14. Klik på OK knappen. Side 66
15. Klik på Saldiopgørelse hvis du ønsker at se tildeling og restsaldi. Side 67
16. Her kan du se hvor mange dage personen har fået tildelt af ferie og særlige feriedage, hvor mange dage der er brugt eller evt anvist samt hvor mange dage, der er til rest. 17. Proceduren er slut. Side 68
Udskriv feriekalender 1. Klik på Ferie menuen. Side 69
2. Klik på Kalender, aktuelt ferieår i menuen hvis du ønsker at udsrkive kalender for indeværende år, eller Kalender, planlagt ferie, hvis du ønsker at udskrive kalender for det kommende ferieår Side 70
3. Indtast de ønskede oplysninger i feltet. Indtast f.eks."7670". Side 71
4. Indtast den ønskede måned i feltet i formatet MMYYYY, i dette tilfælde ønskes kalender for marts 2008. Indtast fx "032008". 5. Klik på Rapport Side 72
6. 7. Proceduren er slut. Side 73
Ajourføring af ferie ved fratræden 1. Ind i Ferie Klik på Ferieregistrering, aktuelt år Side 74
2. Indtast Personnummer i Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 75
4. VIGTIGT!! Kontroller om al ferie er registreret. Hvis der mangler registreringer, skal de påføres inden der markeres her. Angiv dato for hvornår personen fratræder i Ajourført ved afgang pr. Hvis medarbejderen fortsætter et andet sted på KU, skal ferie ikke afregnes og feltet må ikke udfyldes. 5. Tryk på [Tab]. Side 76
6. Brugernavn og dato registreres automatisk. Tryk F9 for at gemme data 7. Proceduren er slut. Side 77
Forespørgsel, ferieregnskab, aktuelt år 1. Ind i Ferie Peg på Forespørgsel Side 78
2. Klik på Ferieregnskab, aktuelt år Side 79
3. Indtast de ønskede oplysninger i Institut/kontor (et stednummer) - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx "7600". 4. Tryk på [F2]. 5. Klik på Afdeling ' Tryk evt. [Vis værdier] 6. Tryk på Pil [Ned] eller [Op] for at bladre i de underliggende afdelingsnumre. Side 80
7. Tryk på [Ned] for at bladre videre Side 81
8. Tryk på [Ned] for at bladre videre 9. I stedet for at søge på institutnummer og bladre i de underliggende afdelinger, kan du søge direkte på afdelingsnummeret. 10. Proceduren er slut. Side 82
Overfør ferie 1. Klik på Ferie menuen. Side 83
2. Klik på Overfør restferie menuen. Side 84
3. Indtast de ønskede oplysninger i Afdeling - tryk evt. [Vis værdier] Indtast fx. "7670". 4. Tryk på [F2]. 5. Indtast det antal dage, der skal overføres. Årsag skal KUN udfyldes hvis antallet af dage overstiger 5. Side 85
6. Placer markøren på feltet ud for næste person, som skal have overført feriedage. Side 86
7. Indtast det antal dage, der skal overføres. Årsag skal KUN udfyldes hvis antallet af dage overstiger 5. 8. Tryk på [Tab]. Side 87
9. Klik på OK knappen. Side 88
10. Anfør årsag når mere end 5 dage overføres Tryk på [F10] for at få vist værdiliste til feltet. Side 89
11. Klik på OK knappen. 12. Tryk på [F9]. 13. Klik på OK knappen. 14. Proceduren er slut. Side 90
Anvis ikke afholdte særlige feriedage 1. Klik på Ferie menuen. Side 91
2. Klik på Ferieregistrering, gammelt år menuen. Side 92
3. Indtast Personnummer i Indtast et Medarbejdernr. - tryk evt. [Vis værdier] Indtast ex "DDMMYYXXXX". Tryk på [F2]. 4. På denne side kontrollerer du, om al afholdt ferie og særlige feriedage er registreret. Side 93
5. Klik på Saldiopgørelse hvis du ønsker at se antallet af ikke afholdte særlige feriedage. Side 94
6. Klik på Ferieregistrering for at komme tilbage til forsiden. Side 95
7. Når du klikker på boxen Klar til afregning af særlige feriedage? fremkommer et flueben. 8. Tryk på [Tab]. 9. Herefter udfyldes automatisk brugernavn og dato. Tryk på [F9] for at gemme Side 96
10. Klik på OK knappen. Side 97
11. Når fluebenet er gemt kan du udskrive blanketten til anvisning af de særlige feriedage. Side 98
12. Klik på Ferie menuen. Side 99
13. Klik på Særlige feriedage (blanket) Side 100
14. Hvis du kun ønsker at udskrive en blanket for en enkelt medarbejder udfylder du personnummeret. 15. Har du markeret flueben på flere personer på et stednummer, skal du istedet udfylde stednummeret. Så bliver samtlige blanketter fra dette sted udskrevet. Side 101
16. Klik på Rapport 17. Proceduren er slut. Side 102
Registrering af planlagt ferie-ikke FÆRDIG Denne vejledning kunne ikke færdiggøres, skal derfor udskrives fra hjemmesiden medio maj 2008. 1. Klik på Ferie menuen. 2. Klik på Ferieplanlægning, næste år menuen. 3. Proceduren er slut. Side 103
Kontaktoplysninger Opret ny medarbejder 1. Ind i Medarbejder Klik på Opr./vedligeh. personale Side 105
2. Inden en ny person oprettes i systemet er det vigtigt at tjekke om vedkommende er oprettet i forvejen på stednummeret. Angiv sted og CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] hvor personen skal tilknyttes. Indtast fx"7770". Side 106
3. Indtast personnummer i feltet CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] feltet. Indtast fx "DDMMYYXXXX". Side 107
4. Slet JA i feltet, så der bliver søgt på både aktive og deaktiverede ansættelsesforhold. 5. Tryk på [F2] for at udføre søgningen. 6. Denne søgning gav ingen resultat (se nederst i skærmbilledet), personen findes derfor ikke på det pågældende sted og kan oprettes. Klik på Opret ny person knappen. Side 108
7. Personnummer i CPR.nr. Indtast ex "DDMMYYXXXX". 8. Tryk på [Tab]. Side 109
9. Hvis personen findes på et andet stednummer, vil advarslen fremkomme. Klik på OK knappen. Side 110
10. Navnet indlæses automatisk. Indtast det stednummer, hvor personen skal tilknyttes. Benyt evt. [Vis værdier] Indtast eks. "7770". Side 111
11. Hvis du er ved at oprette en nyansat, skal typen være "N" Hvis personen er ekstern, altså ikke får udbetalt løn fra KU (fx. konsulenter eller fratrådt videnskabeligt personale) skal typen være "X". Side 112
12. Indtast ansættelsesdato i Start (dd/mm-yyyy). Indtast fx"01042008". 13. Tryk på [Tab]. Side 113
14. Indtast fratrædelsesdato i Slut (dd/mm-yyyy). Indtast fx "31122008". Systemet kræver en slutdato uanset at personen er fastansat. Slutdatoen vil i så fald blive slettet ved næste lønbåndsindlæsning. En fornuftig slutdato vil forhindre at personer med midlertidig ansættelse/adgang ikke bliver "hængende" i systemet. 15. Klik på Opdater knappen eller gem med F9. Side 114
16. Udfyld Gruppe ( = løngruppe) - benyt evt. [Vis værdier). Hvis løngruppen ikke udfyldes, vil personen ikke få adgang til de systemer, som vedkommende skal kunne benytte, fx. Absalon eller Økonomiportalen. Feltet har indflydelse på personens menustruktur på PunktKU. Side 115
17. Klik på en post på, vælg den korrekte løngruppe på listen eller, som det mindst krav vælg en "overgruppe" fx 100 for en VIP. Side 116
18. Klik på OK knappen. Side 117
19. Udfyld Email Primær uden mellemrum Side 118
20. Udfyld telefon Primær og indtast det 8-cifrede telefonnummer uden mellemrum eller +45 fx "1234 5678". 21. Tryk på [F9]. 22. Proceduren er slut. Side 119
Opret kontaktoplysninger på person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 120
2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtast"DDMMYYXXXX". Tryk F2 for at søge. Side 121
3. Klik på Indtast art - benyt evt. [Vis værdier] Side 122
4. Vælg den ønskede type og klik på OK 5. Klik på OK 6. Registrer de ønskede data i feltet og gem med F9 7. Proceduren er slut. Side 123
Funktionsbeskrivelse på person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 124
2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. 4. Klik på Funktion. 5. Klik på det felt du ønsker at registrere eller rette i. Side 125
6. Indtast eksempelvis de ønskede oplysninger i Funktion (telefonbog) - benyt evt. [Vis værdier]. 7. Tryk på [F9]. 8. Proceduren er slut. Side 126
Arbejdssted for person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 127
2. Indtast Personnummeri CPR.nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtas fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. 4. Klik på Arbejdssted Side 128
5. Indtast de ønskede oplysninger i Lokal enhed eller benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx. "ID-kortenheden". 6. Tryk på [F9]. 7. Proceduren er slut. Side 129
Forlæng aktiv periode 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 130
2. Indtast de ønskede oplysninger i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 131
4. For at holde en ansat "systemaktiv" ud over ansættelsesperiodens slutdato, kan feltet udfyldes med en ny dato. Feltet vil blive slettet ved næste lønbåndsindlæsning hvor den nye slutdato vil blive indlæst i stedet. Vær opmærksom på, at der tillige skal sendes besked til Personalesektionen. Feltet kan kun udfyldes i umiddelbar tilknytning til ansættelsens udløb. Er der gået længere tid skal personen oprettes som nyansat i stedet. 5. Indtast de ønskede oplysninger i Forlænges til (dd/mmyyyy). Indtast eks."31122008". 6. Tryk på [F9]. 7. Proceduren er slut. Side 132
Deaktiver person 1. Klik på Opr./vedligeh. personale Side 133
2. Indtast Personnummer i CPR. nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtastv fx "DDMMYYXXXX". 3. Tryk på [F2]. Side 134
4. Klik på Deaktiver/Aktiver 5. Tryk på [F9]. 6. Proceduren er slut. Side 135
Kontaktoplysninger på sted Opret kontaktoplysninger på sted 1. Klik på Opdater sted/lokale Side 137
2. Indtast de ønskede oplysninger i Sted - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx. "7670". 3. Tryk på [F2]. Side 138
4. Klik på Art - benyt altid. [Vis værdier] Side 139
5. Dobbeltklik på den ønskede post på listen eller marker den og tryk OK. 6. Indtast de ønskede oplysninger i Nr. Indtast fx "35322707". 7. Tryk på [F9]. 8. Proceduren er slut. Side 140
Opret lokaler på sted 1. Klik på Opdater sted/lokale menuen. Side 141
2. Indtast de ønskede oplysninger i Sted - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "7670". 3. Tryk på [F2]. Side 142
4. Klik på Lokale Side 143
5. Klik på Lokale navn 6. Indtast de ønskede oplysninger (Navnet er valgfrit) Indtast fx. "Mødelokale". 7. Tryk på [Tab]. Side 144
8. Indtast de ønskede oplysninger i Bygning - benyt evt. [Vis værdier] Indtast fx. "Museumshuset". 9. Tryk på [Tab]. Side 145
10. Indtast de ønskede oplysninger i Lokale nr. - benyt evt. [Vis værdier]. Indtast fx "5.3.21". Side 146
11. Tilknyt oplysninger til det lokale, der er markeret med blå farve. Klik på Art - benyt altid [Vis værdier] Side 147
12. Dobbeltklik på den ønskede post på listen eller marker den ønskede og klik på OK Side 148
13. Indtast de ønskede oplysninger i Nr.. Indtast fx "35322705". 14. Tryk på [F9]. 15. Proceduren er slut. Side 149