KL Udbud af rengøring og vinduespolering

Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse KL Udbud af rengøring og vinduespolering København den 25. september 2003

Indholdsfortegnelse 1. Vejledning og udbudsbetingelser... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Den ordregivende myndighed... 3 1.3 Udbudsmaterialet... 3 1.4 Baggrund for udbuddet... 3 1.5 Tidsplan for udbudsforretningen... 3 1.6 Tildelingskriterier... 4 1.7 Annullering... 4 1.8 Aflevering og behandling af tilbud... 4 1.9 Sikkerhedsstillelse... 5 1.10 Tilbuddets udformning... 5 1.11 Alternative tilbud... 5 1.12 Afgivelsen af tilbud... 5 1.13 Kontrakten... 6 2. Kravspecifikation... 7 2.1 Åbningsdage, arbejdstidspunkter og lignende... 7 2.2 Rengøringsinstruktion, rengøringskvalitet/udfaldskrav m.v.... 9 2.3 Vinduespoleringsinstruktion og udfaldskrav m.v.... 21 2.4 Kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering... 24 2.5 Oprydning og klargøring... 26 3. Personaleforhold... 27 4. Bilag... 28 Bilag 4.1 Udkast til kontrakt... 29 Bilag 4.2 Tegninger og lokalefortegnelser... 35 Bilag 4.3 Tilbudsliste... 36 Bilag 4.4 Kvalitetssikringsoversigt... 39 Bilag 4.5 Vedligeholdelsesplan for trægulve... 40 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 2

1. Vejledning og udbudsbetingelser 1.1 Indledning Udbuddet omfatter rengøring og vinduespolering i KL, og gennemføres som begrænset udbud. Udbud af KL s rengøring gennemføres efter principperne i tjenesteydelse s- direktivets bilag 1A. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: KL Weidekampsgade 10 2300 København S Alle henvendelser skal i løbet af udbudsprocessen rettes til: KL s Konsulentvirksomhed for Økonomi og Ledelse Weidekampsgade 10 2300 København S Att: konsulent Lars Rich 33 70 35 47 lri@kl.dk 1.3 Udbudsmaterialet De vilkår som er gældende for deltagelse i udbudet og for en efterfølgende aftaleindgåelse fremgår alle af dette udbudsmateriale. 1.4 Baggrund for udbuddet Den nuværende kontrakt om rengøring og vinduespolering udløber den 31. december 2003. KL har i den forbindelse udbudt opgaverne med henblik på at undersøge markedet i forhold til de anførte tildelingskriterier. 1.5 Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsmaterialet udsendes til de prækvalificerede leverandører den 25. september 2003 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 3

Informations- og spørgemøde for rengøring og vinduespolering afholdes onsdag den 8. oktober 2003, kl. 9.30 i KL Bygningsgennemgang for rengøringsdelen gennemføres umiddelbart efter informations- og spørgemødet Besigtigelse af vinduespoleringsarrangementer m.v. onsdag den 8. oktober kl. 12.00 i KL Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål, den 22. oktober 2003, kl. 12.00 Sidste frist for besvarelse af skriftlige spørgsmål er den 27. oktober 2003 Sidste frist for aflevering af tilbud, den 6. november 2003, kl. 12.00 Vurdering af de indkomne tilbud medio november 2003. Eventuel afklaring af tilbud medio november 2003 Kontraktindgåelse ultimo november 2003 Kontraktstart den 1. januar 2004 1.6 Tildelingskriterier KL vil blandt de indkomne tilbud vælge det tilbud, som anses for det økonomisk mest fordelagtige. Denne vurdering vil ske ud fra følgende kriterier, som er opstillet i prioriteret rækkefølge: Pris, jf. oplysninger på tilbudslisten i bilag 4.3 Kvalitet, forstået som leverandørens evne til at sikre ydelsernes kvalitet, jf. p. 23 og bilag 4.4. Miljø, forstået som leverandørens evne til at sikre udførelsen af ydelserne under miljømæssigt forsvarlige forhold 1.7 Annullering KL forbeholder sig ret til at annullere udbuddet, såfremt der er saglige begrundelser herfor. 1.8 Aflevering og behandling af tilbud Tilbudene skal fremsendes til: KL s Konsulentvirksomhed for Økonomi og Ledelse Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Att. Konsulent Lars Rich senest den 6. november kl. 12.00 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 4

Tilbuddene skal modtages i 3 eksemplarer Der vil ikke være lejlighed til at overvære åbningen af tilbuddene Alle anmodninger vil blive behandlet fortroligt af KL Tilbudsgivernes omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er KL uvedkommende Indkomne tilbud returneres ikke 1.9 Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for opfyldelse af de kontraktlige forpligtelser stiller leverand ø- ren sikkerhed over for ordregiver på 10% af den gennemsnitlige årlige sa m- lede kontraktsum. Sikkerheden stilles senest 8 hverdage efter aftalens indgåelse i form af pengeinstitutgaranti eller kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Garantien stilles for kontraktperioden og gælder indtil 3 måneder efter ko n- traktens ophør. Garantien stilles som sikkerhed for opfyldelse af alle kontraktlige forpligte l- ser i henhold til den indgåede aftale. 1.10 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal være på dansk, og udformet efter skabelonen i bilag 4.3. og 4.4. Tilbuddet er bindende for tilbudsgiveren, og tilbudsgiveren er bundet af det angivne tilbud indtil 3 måneder efter tilbudsfristen udløb. Forbehold vil ikke blive accepteret. Tilbud som indeholder forbehold vil bl i- ve betragtet som ikke konditionsmæssige. 1.11 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.12 Afgivelsen af tilbud Der ønskes tilbud på alle de i kravspecifikationen og jf. tilbudslisten nævnte modeller for både rengøring og vinduespolering. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 5

Kun tilbud, som er afgivet på de i bilag 4.3 og 4.4 vedhæftede oversigter, vil blive taget i betragtning. Tilbudslisten fremsendes elektronisk ved modtagelse af en mail med opfordring herom. KL vil se bort fra alle tilbud med forbehold til kravspecifikationen, og det uanset om forbeholdet vedrører et grundlæggende element eller ej. 1.13 Kontrakten Kontrakten skal indgås på grundlag af det kontraktudkast, der indgår som bilag 4.1 til disse udbudsbetingelser. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 6

2. Kravspecifikation Kravspecifikation for servicearbejder I dette kapitel er beskrevet de kravspecifikationer for servicearbejder som KL ønsker tilbud på. Kapitlet indeholder oplysninger om: Åbningsdage, arbejdstidspunkter og lignende Rengøringsinstruktion, rengøringskvalitet/udfaldskrav m.v. Vinduespoleringsinstruktion, udfaldskrav m.v. Kvalitetssikringsinstruks Oprydning og klargøring 2.1 Åbningsdage, arbejdstidspunkter og lignende KL har ibrugtaget det nye domicil på Weidekampsgade for ca. et år siden, og der er i forbindelse med beslutning om materialevalg m.v. lagt stor vægt på at der for både medarbejderne og gæster opnås en tilfredsstillende repræsentativ oplevelse. Huset er generelt røgfrit, men der er på hver etage - bortset fra 5. etage - mulighed for rygning i de indrettede kaffe-øer. KL har normalt åbent på alle hverdage (mandag til fredag). Dette indebærer, at der på disse dage kan være aktivitet i alle lokaler, og leverandøren skal derfor være til stede og udføre serviceydelser på alle disse dage. Undtaget herfra er, hvis den 5. juni, den 24. december og den 31. december falder på en hverdag. På disse dage er KL lukket, og der skal derfor ikke skal udføres servicearbejde. Der skal ved beregningen af de tilbudte priser således tages udgangspunkt et årligt antal arbejdsdage på 250. I tilfælde af færre eller flere arbejdsdage aftales dette fra år til år, og der afregnes med +/- 1/250 af det årlige vederlag for hver arbejdsdag der til- eller fragår. Det skal hertil bemærkes, at der for alle medarbejdere i KL afholdes normale ferieperioder, og at der i for en række afdelinger/medarbejderes vedkommende er tale om en del udadvendt aktivitet. Det kan således forven- KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 7

tes, at der ikke er fuld belastning af alle områder/lokaler på alle åbningsdage. På den anden side afholdes, der en lang række arrangementer med mange gæster på fællesarealer og i mødelokaler i især stueetage og på 1. sal, og der skal derfor også i tilbudet være taget højde herfor. Der kan være tale om, at der vil blive rekvireret ekstrarengøring, soign e- ring, indsamling af service eller lignende i mødelokaler og kantine i forbindelse med gennemførte arrangementer om eftermiddagen, aftenen eller i weekenden. Der vil i givet fald blive udleveret en mødeplan, hvor det for hvert arrangement aftales, hvad opgaven skal omhandle. Sådanne ekstraydelser afregnes fra gang til gang på baggrund af efterfølgende prisaftaler eller den aftalte timepris. Der er normalt en øget belastning om fredagen, og der arbejdes i et vist omfang i mange weekender, hvilket medfører en ekstra belastning til ma n- dag morgen. KL ønsker i størst mulig udstrækning, at servicearbejdet udføres som de l- vist synligt, det vil sige, at der for hver af de beskæftigede servicemedarbejder skal være tale om, at de udfører servicearbejde både før og efter den normale arbejdstidsbegyndelse hos KL (kl. 08.30). Servicearbejderne kan udføres i tidsrummet fra kl. ca. 04.30 til kl. ca. 12.00. Der er mulighed for at leverandøren opstiller vaskemaskine og tørretumbler i et lokale i kælderen ved rengøringsdepotet. Rengøringsarbejdet Rengøringsarbejdet skal for de enkelte lokaletyper være afsluttet senest på de nedenfor anførte tidspunkter: Mødelokaler kl. 08.00 Kontorer kl. 09.00 Kantine kl. 10.00 Toiletter kl. 11.00 Øvrige lokaler kl. 12.00 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 8

Det skal bemærkes, at gulvvask og andre opgaver, som kan give anledning til risiko for faldskader eller andre gener for medarbejdere og gæster, skal udføres på et tidspunkt, der tager højde herfor. Vinduespoleringsarbejdet Vinduespoleringsarbejdet skal udføres indenfor følgende tidsrum: Internt og indvendigt mellem kl. 07.00-12.00. Udvendigt i dagslys 2.2 Rengøringsinstruktion, rengøringskvalitet/udfaldskrav m.v. Der er angivet tre individuelle rengøringsinstruktioner efter to forskellige rengøringssystemer, og der skal afgives tilbud på dem alle. Ud over de fastlagte rengørings- og serviceopgaver, skal der være mulighed for, at KL kan rekvirere hoved- eller ekstrarengøring til en på forhånd aftalt pris pr. time jf. tilbudslisten. Aftale herom indgås fra gang til gang, og KL fastsætter omfang, objekter, steder og karakteren af rengøringen. Generelt For alle rengøringsinstruktionerne er der følgende generelle forhold, der skal sikres tilvejebragt. Den daglige og periodiske rengøring samt vinduespoleringen udføres efter de i dette kapitel anførte specifikationer, og med det antal arbejdsdage pr. år og i de tidsrum, der er anført. Alle arbejdsoperationer skal i forhold til de aktuelle overflader udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige leverandør- og producentanvisninger, samt til opnåelse af den bedst mulige kvalitet samtidig med mindst mulig miljøbelastning, inkl. arbejdsmiljø for servicemedarbejderne. Arbejdet skal tilrettelægges og udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger eller påbud fra myndigheder og branchesikkerhedsråd. Hvis KL er lukket under arbejdets udførelse, skal yderdøre og vinduer holdes låste/lukkede, medmindre der arbejdes i lokalet. Alt til opgaverne nødvendigt udstyr, materiel, maskinel og lignende, inklusive forbrug af plastposer, plast- og papirsække, hygiejneposer m.v. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 9

skal være indeholdt i tilbudet. Alt rengøringsudstyr, herunder rengøringsvogne, støvsugere m.v., skal uden for den tid, hvor rengøringsarbejdet udføres placeres i reng ø- ringsdepotet i kælderen. Der kan dog i forrummet til handicaptoiletterne på hver etage opsættes hylder/reoler til opbevaring af rengøringsmidler, forbrugsartikler m.v. Arbejdet indeholder ikke oprydning, men tilbudsgiver skal i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, selv om oprydning ikke har fundet sted, jf. punktet om oprydning og klargøring. Der skal anvendes rengøringsmidler som er SPT-godkendte og udvalgt ud fra substitutionsprincippet. Generelt skal de anvendte rengøringsmidler være skånsomme over for gulve, inventar m.v. KL forbeholder sig ret til at vælge alternative rengøringsmidler. Medf ø- rer dette meromkostninger for tilbudsgiver, vil disse blive betalt af KL under forudsætning af, at meromkostningerne er dokumenterede. Lukninger af lokaler/områder meddeles fra KL s side i overensstemmelse med aftalevilkårene og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten. Servicearbejder Ud over ovennævnte skal der uanset valg af rengøringsinstruktion udføres følgende servicearbejder: Daglig indsamling af affald fra alle affaldsbeholdere inklusive tømning af askebægre og -urner inklusive sining (sidstnævnte i P-kælder og ved indgangsparti), papiraffald i kopirum og lignende. Affaldsbeholdere med plastpose udfores med ny pose. Kildesorteret affald holdes adskilt, og alt affald henstilles i affaldsrummet i kælderen i de for hver affaldstype aktuelle containere. Tømning af alle affaldsbeholdere inklusive askebægre og urner hver fredag eftermiddag (efter kl. 18.00). Daglig levering og uddeling/supplering af håndsæbe, toiletpapir, Kleenex og skift af håndklæderuller m.v. i toiletter og lignende (forbruget afregnes efter særskilte priser jf. tilbudslisten). Daglig levering og skift af karklude og viskestykker i kaffe-øer (forbruget afregnes efter særskilte priser jf. tilbudslisten). KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 10

Daglig afrydning af service m.v. fra mødelokaler i stueetage og på 1. sal, samt fra lokale 01 og 02 på 2.-5. sal i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet, inklusive at det indsamlede bringes til køkkenet i stueetagen. Daglig opfyldning opvaskemaskiner i kaffe-øer med service som er placeret i kaffe-øen, inklusive levering og påfyldning af opvaskesæbe og eventuelt salt og afspænding efter behov, start af opvaskemaskinen samt tømning og påpladssætning af service i køkkenskabe (forbruget afregnes efter særskilte priser jf. tilbudslisten). Daglig rengøring af store kaffeautomater ved tømning af opsamlingsbakke, aftørring af udvendige flader og aftørring af indvendige flader på udsatte steder. Ugentlig rengøring af store kaffemaskiner ved grundig afvaskning af indvendige dele og gennemskylning. Hver måned foretages indvendig rengøring af køleskabe i kaffe-øer, inklusive forudgående tømning og efterfølgende påpladssætning. To gange pr. måned skal der i perioden fra den 1. april til den 1. oktober foretages aftørring af havemøbler og fejning på indskudte terrasser/altaner på 1-4. sal, samt terrasse på 5. sal. Måtten udenfor vindfanget rengøres dagligt. Trægulve For oliebehandlede Moland Ask trægulve som er i hovedparten af samtlige opholdslokaler, gælder følgende specielle ren- og vedligeholdsprogram for alle de forskellige modeller for rengøringsinstruktion: Den daglige/korttidsperiodiske rengøring foretages ved afstøvning med moppe eller støvsuger. Den periodiske og/eller grundigere rengøring foretages ved fugtigovertørring med rent lunkent vand. Når gulvet synes at få et lidt trist og slidt udseende, vaskes det med Moland Oliepleje Natur efter produktanvisningen. Som det fremgår af de fastlagte hyppigheder i model 1, er der taget udgangspunkt i en varieret anvendelse af ovenstående metoder afhængigt af den erfaringsmæssige belastning. Det skal dog bemærkes, at der vil kunne KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 11

forekomme ændringer, og det er leverandørens ansvar, at der uanset valg af model løbende foretages den nødvendige pleje med Moland Oliepleje Natur. Til orientering er der som bilag 4.5 til udbudsmaterialet vedlagt en af producenten udarbejdet vedligeholdelsesplan for trægulvene hos KL, og der er ligeledes vedlagt data- og sikkerhedsblade for Moland Oliepleje Natur, Moland trærens og Moland Gulvolie Natur. Modelvariationer og rengøringssystemer Som beskrevet, skal der afgives tilbud på tre forskellige kravspecifikationer efter to forskellige rengøringssystemer. De forskellige modeller er overordnet defineret således: Model 1: Model 2 og 3: Frekvensrengøringssystemet Renhedsgradssystemet Model 1 Model 2 Model 3 Alle lokaler kontrolleres på rengøringsdage for eventuel genbesmudsning, og den beskrevne kvalitet for henholdsvis renhedsgrad 1 og 2 tilvejebringes. Alle lokaler rengøres med de fastlagte hyppigheder for de fastlagte rengøringsaktiviteter i de fire forskellige hovedsagelige lokalekategorier Undtaget herfra er arkiver, depoter og andre lignende sekundærlokaler der ikke anvendes dagligt. Disse lokaler kontrolleres hver mandag og den beskrevne kvalitet for renhedsgrad 1 tilvejebringes. Som model 2 men med den variation, at der for almindelige kontorer eksklusive direktionsområdet kontrolleres for eventuel genbesmudsning to gange om ugen og den beskrevne kvalitet for renhedsgrad 1 tilvejebringes. Hvis model 1 besluttes anvendt, skal leverandøren uopfordret foretage en uge- dagsfastsættelse af alle opgaver, som ikke skal udføres hver dag, og meddele KL disse, samt medvirke til at den enkelte lokalebruger gøres eller kan gøre sig bekendt hermed. For opgaver, som skal udføres to gange pr. uge, skal der være mindst én og højst to hverdage mellem disse. For opgaver, som skal udføres tre gange pr. uge, skal disse udføres mandag, onsdag og fredag. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 12

Hvis model 3 besluttes anvendt, skal leverandøren uopfordret foretage en dagsfastsættelse af kontroldage for alle kontorer og meddele KL disse, samt medvirke til, at den enkelte lokalebruger gøres eller kan gøre sig bekendt hermed. Der skal altid være mindst én og højst to hverdage mellem kontrol af genbesmudsning. Der er i bilag 4.2 til udbudsmaterialet ikke vedlagt skitsetegninger over KL s bygning og tilhørende lokalefortegnelser med angivelse af lokaletype og areal, men disse forventes udleveret på informationsmødet den 8. oktober. Lokaler som på tegningerne er skraverede indgår ikke i opgaveomfanget. Ved et eventuel ønske herom, kan der også udleveres en datafil med originaltegninger m.v. i AutoCad. Overflader som kræver flytning af objekter (bortset fra affaldsbeholdere, pyntegenstande uden ophæng/fastgørelse, inventar på hjul samt almindelige arbejdsredskaber og lignende, eksempelvis papirkurve, askebægre, potteplanter, bordlamper, telefoner, tastaturer, holdere til skriveredskaber og lignende), indgår ikke i rengøringsopgaven. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 13

Toiletter, baderum omklædning og fitness Foyer, reception, kantine og kaffe-øer Hovedtrappe, stuen til 1. sal og elevatorer Gange, kontorer, mødeog grupperum, stillerum, garderober fra stue til og med 1. sal, trykkeri og journal Gange, kontorer, mødeog grupperum, stillerum, garderober fra 2. sal og op Hovedtrappe, fra 1. sal til top Arkiver, bagtrapper, depoter og lignende, og cykelkælder KL/Udbud af rengøring og vinduespolering Model 1, frekvensrengøring Frekvenskoder 1 2 3 4 5 6 7 Lokaletyper Arbejdsoperationer Aftørring/afvaskning af askebægre, og af askeurner over sandkant Afstøve/aftørre borde og andre vandrette arbejdsflader inkl. tilhørende telefoner, lamper og lignende, samt nedfejning af siddeflader på stole og lignende. Fjerne pletter på internt glas, glasdøre ind- og udvendigt, rustfrit stål og betjeningspaneler Afstøve/aftørre og pletfjerne på øvrige flader på inventar og bygningsdele inden for nåhøjde (2 m.) Aftørre/støvsuge stole, bænke, sofaer og lignende Afstøve tilgængelige høje flader (3 m.) Indtil Rengøre 3 m. wc-kummer, hånd- og køkkenvaske med tilhørende fliser/hylder, øvrigt sanitet og håndtag. Rengøre flisevægge og vægge ved vaske m.v Hyppigheder Tal før skråstreg angiver hvor mange gange pr./ efter skråstreg: u = uge, m = måned, å = år 5/u 5/u 5/u 5/u 1/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/m 2/u 2/u 5/u 1/u 1/u 2/u 1/m 2/u 3/u 2/m 2/m 6/å 2/m 2/m 2/m 1/m 1/m 1/m 4/å 5/u 5/u 1/m 1/m Afstøve gulv/let støvsugning 3/u Fugtig overtørring af gulv* 3/u 2/u 1/u 2/u 1/u Vaske gulv*, inklusive støvfjernelse/grundig støvsugning Rengøre måtter, riste og lignende Fjerne pletter på tekstile gulvbelægninger og inventar * = se specielle forhold for trægulve 5/u 2/u 5/u 3/u 1/u 3/u 1/u 5/u 5/u 5/u 5/u 5/u 1/m 4/å 4/å KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 14

Beskrivelse af arbejdsmetoder for model 1, frekvensrengøring Arbejdsoperationer Aftørring/afvaskning af askebægre og askeurner over sandkant. Afstøve/aftørre borde og andre vandrette arbejdsflader inkl. tilhørende telefoner, lamper og lignende, samt nedfejning af siddeflader på stole og lignende. Fjernelse af pletter på internt glas, rustfrit stål og betjeningspaneler Afstøve/aftørre og pletfjerne på øvrige flader på inventar og bygningsdele inden for nåhøjde (2 m.) Aftørre/støvsuge stole, bænke, sofaer og lignende. Afstøve tilgængelige høje flader indtil 3 m. Definitioner/specifikationer Askebægre og askeurner over sandkant aftørres med en fugtig klud der ligesom det rengøringsvand der anvendes, IKKE anvendes til andre formål. Hvis der er meget snavset skal der foretages afvaskning i en særlig rengøringsspand. Overflader, der tåler en fugtig kuld, aftørres. Aftørringen skal bevirke, at støv, spild og pletter/streger fjernes. Kanter og bordben aftørres tillige om nødvendigt (hvis der forefindes synligt spild/pletter). I tilfælde af, at objektet støder op til en væg (f.eks. ved køkkenborde) aftørres tillige en eventuel kantliste og pletter/spild på væggen over bordet fjernes. Med pletter og spild menes f.eks. fedtpletter, stivelsespletter (sukkerstoffer, eksempelvis glasur), pletter fra vand, kaffe, mælk og lignende. Overflader med politurbehandling eller lignende, samt eksempelvis lampeskærme af papir eller lignende tåler ikke vand/fugt, og skal derfor afstøves med en tør metode. Pletterne fjernes med en fugtig klud med rengøringsmiddel, med glaspudsemiddel eller steelcleaner med eftertørring med en tør fnugfri klud. Afstøve = tør metode. Pletfjerning = våd metode. Definition på nåhøjde: Alle flader eller objekter, der kan nås af en assistent med normal højde, stående på gulvet, under anvendelse af almindelige egnede hånd-/skaftredskaber eller klude. Pletfjerning på tilgængelige radiatorer, lamper inden for nåhøjde, vægge, døre, karme o.s.v. både på vandrette og lodrette flader. Hårde sidde- og rygflader, ben, tværpinde, kanter og armlæn aftørres, hvis de består af et materiale der tåler vand.. Eller afstøves de med en tør metode. Den polstrede del støvsuges overalt med møbelmundstykke eller plastrør. Definition på høje flader er eksempelvis: Flader der ikke umiddelbart kan nås af en assistent der står på gulvet. Der kan anvendes en stol (med skånestykke), stige, lange teleskopstænger eller lignende. Høje flader er eksempelvis: Oven på høje skabe, fasthængte/monterede loftlamper, rørføringer der er højt placeret, kort- og kabelkasser, udluftninger (den udvendige del) o.s.v. Assistenten må, jf. stigeregulativet, ikke umiddelbart anvende stiger, stole eller lignende til at stå på, men kan i stedet rengøre høje flader stående på gulvet med de egnede redskaber jf. ovenstående definition. Dette bevirker, at der muligvis kan være skarpe hjørner, hvor det i sagens natur ikke er muligt at udføre en total afstøvning. Derfor kan mindre runde hjørner på høje flader forekomme. Med undtagelse af lokaler med unormalt højt til loftet (over 3 m.) vil afstøvning normalt kunne foretages fra gulvet. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 15

Arbejdsoperationer Rengøre wc-kummer, hånd- og køkkenvaske med tilhørende fliser/hylder, øvrigt sanitet og håndtag. Rengøre flisevægge og vægge ved vaske m.v. Afstøve gulv/let støvsugning. Fugtig overtørring af gulv (se speciel bemærkning om trægulve). Vaske gulv, inkl. tørmopning/grundig støvsugning (se speciel bemærkning om trægulve). Rengøre måtter og afløbsriste. Fjerne pletter på tekstile gulvbelægninger og inventar. Definitioner/specifikationer Toiletkummer, cisterner og urinaler rengøres ind- og udvendigt. Toiletsæde og -sædelåg rengøres på over- og undersiden, og ved og omkring fæstning til toiletkummen. Håndvaske og armaturer rengøres - også på kanten og på undersiden samt på væggen over og rundt om vasken. Eventuelle spejle pudses, og hylder rengøres. Fliser i brusekabine samt brusearmaturet, toiletskamler, hjælpehåndtag og lignende rengøres. Håndtag på døre og lignende samt kontakter aftørres. Rengøringsmetoden for ovenstående er som minimum fugtig aftørring med rengøringsmiddel. Flisevægge i toilet og baderummene rengøres. Hvis der er malede vægge, vinylvægge eller lignende, rengøres disse som flisevæggene under hensyntagen til overfladens beskaffenhed. Vægge ved køkkenvaske og lignende rengøres. Hårde gulve: Gulvet afstøves f.eks. med en egnet tør eller fugtet moppe eller støvsuges. Tæpper støvsuges i gangbaner samt i opholdsområder, og hvor der er synligt smuds. Hårde gulve: Gulvet overtørres/moppes med en fugtig (dvs. opvredet) moppe, der forinden er skyllet i rent vand eller rengøringsvand. Hårde gulve: Gulvet rengøres som beskrevet under hårde gulve oven for, hvorefter det vaskes normalt med 2-spandsprincippet. Gulvpaneler og dørtrin indgår som et led i gulvvasken. OBS: Trægulve må IKKE tilføres større mængder vand Tæpper: Støvsuges grundigt, dvs. fra væg til væg, også under møbler, hvor det er muligt. Hele tæppet støvsuges i to retninger (frem og tilbage). Riste over radiatorgrave langs alle ydervægge indgår i gulvvasken. Måtter rulles sammen og rystes/bankes udendørs afhængig af typen og/eller støvsuges (gulv/grav under måtten rengøres også). Afløbsriste rengøres og optages om muligt for spuling/skylning af afløb/vandlås. Mindre pletter på tæpper, måtter og tekstile overflader på inventar fjernes. Større plamager, som f.eks. en tabt kande kaffe, rengøres som ekstraarbejde ved tekstilrensning (pr. regning/tilbud). Hoved-/ekstrarengøring for model 1, frekvensrengøring For alle objekter/overflader som jf. arbejdsinstruktionen og rengøringsprogrammerne skal rengøres dagligt og for alle overflader i sanitære rum fo r- udsættes det, at der ikke må opstå behov for hovedrengøring. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 16

Model 2 og 3, Renhedsgradssystemet Ved konstaterbar besmudsning skal leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den efter udfaldskravet fastsatte tilstand/kvalitet. Den opnåede tilstand/kvalitet efter udfaldskravsbeskrivelsen bygger alene på en visuel/subjektiv bedømmelse af alle overflader ved: Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversiden på høje skabe, under skabe/reoler på lave ben, bag radiatorer og lignende. Hvis der kan være tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse af udfaldskravet skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes fingermetoden. Frekvensbestemte aktiviteter: Ud over ovenstående udfaldskravsrelaterede definitioner, skal der for dels at fastholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø, og dels for periodisk at kunne anvende mere objektive kontrolmetoder, udføres følgende rengøringsaktiviteter. Rengøringsaktiviteterne skal udføres, uanset at tilstanden visuelt kan bedømmes til at være i overensstemmelse med det fastsatte udfald/den fastsatte kvalitet. Rengøringsaktiviteterne er de samme, uanset om KL vælger at indgå aftale om model 2 eller 3. 1. I toiletter, baderum, omklædningsrum og kaffe-øer skal alle naturlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole- /bænkflader, kontakter, gelændere), alle sanitære installationer og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet, rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode. 2. I indgangsparti, elevator, foyer, hovedtrappe fra stue til 1. sal, reception med tilhørende del af gangareal og i kantine rengøres gulve dagligt med en fugtig eller våd metode. 3. Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og kaffe-øer rengøres minimum to gange måned- KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 17

ligt med en fugtig eller våd metode. 4. Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt. 5. Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang månedligt. 6. Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig nåhøjde afstøves minimum en gang hver 2. måned. Ved kontrol af de i punkt 1-6 fastlagte rengøringsaktiviteter kan der, efter de fastlagte frekvenser, anvendes andre kontrolmetoder end den visuelle, herunder også fingermetoden. De i punkt 3-6 fastlagte rengøringsoperationer skal, for hvert lokale tilrettelægges udført på fastlagte uge-/månedsdage (eksempelvis hver mandag/hver den 1. mandag i måneden/hver den 1. mandag i ulige måneder), og KL meddeles denne tilrettelæggelse uopfordret. Udfaldskrav/rengøring: Alle lokaler checkes som nævnt under Udfaldskrav, og nedennævnte tilstand opnås: Tilstand efter rengøring af: Almindelig primærog sekundærlokaler. Eks.: Kontorer, gangarealer, trapper, depoter, m.m. 1. Æstetisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * Lofter * * * * * * Tilstand efter rengøring af: Særlige primærlokaler inklusive våde rum. Eks.: Toiletter, baderum, reception, kaffe-øer, mødelokaler m.m. 2. Hygiejnisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * * Lofter * * * * * * * KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 18

*** ** Intet/ingen besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder. Ubetydelig besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikkepersonnære, eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nåhøjde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar). På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som - uanset korrekt udført rengøring - ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er opløst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber). Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader, må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m 2 pr. objektgruppe/snavstype. * Begrænset besmudsning Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan forholdsvist let findes. For alle overflader over en maksimalhøjde på 3 meter over gulv, skal der ikke tilvejebringes den beskrevne kvalitet eller gennemføres de frekvensbestemte aktiviteter. Definitioner til Renhedsgradssystemet Hvor skal der gøres rent? Inventar Vægge Gulve Eks. møbler, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler, vindueskarme, elkontakter, håndgreb, papirkurve, rulleborde, billeder, håndvask*, toiletkummer*, spejle* og internt glas inkl. glasdøre. * = inklusive fliser/flisekant. Eks. døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl. inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/- sprosser. Eks. gulvbelægninger, fodpaneler, dørtrin, måtter, gulvriste (afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og beslag. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 19

Lofter Eks. riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning og belysning monteret i eller på loft. Hvad skal fjernes ved rengøring? Affald Løst snavs Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. Eks. visne blade, clips, madrester, papirstykker, skod m.m. Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen. Eks: Tørt: Aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv m.m. Flydende: Pløre, væske, snesjap m.m. Fast plet Fast flade Ved fast plet forstås urenheder og spild, som hist og her har hæftet sig. Eks. fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridmærker, vandpletter, kalk, rust, kaffepletter. Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som i flader har hæftet sig. Eks. ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende. Mindre urenheder Ved mindre urenheder på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af lokalets/objektgruppens rengøringskvalitet/-tilstand. Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til personnære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet. Ubetydelige urenheder Ved ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige ove r- flader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor. Eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse. Det skal understreges, at disse fejl/mangler som udgangspunkt ikke må kunne konstateres. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 20

Personnære overflader Ved personnære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse. Umiddelbart synlige overflader Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Fingermetoden Ved fingermetoden forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm 2. Hoved-/ekstrarengøring ved Renhedsgradssystemet For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver ***ingen/intet besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke forekomme. For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver ** ubetydelig besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring alene forekomme på ikke-personnære eller ikke umiddelbart synlige overflader. For alle kombinationer af objektgrupper og snavstyper, hvor den aftalte kvalitet angiver * begrænset besmudsning, må behov for hoved-/ekstrarengøring forekomme, hvor det ikke synes generende eller direkte iøjefaldende. 2.3 Vinduespoleringsinstruktion og udfaldskrav m.v. Generelt Vinduespoleringen omfatter alle glaspartier, som udgør en del af KL s bygning på Weidekampsgade 10, uanset hvilke hjælpemidler, der skal anvendes for at gennemføre poleringen. Samtidig med polering af karnapper inde i atrium, skal toppen andre flader med på karnappen med synligt snavs aftørres. Vinduespoleringsarbejdet skal udføres på hverdage (mandag til fredag) efter nærmere aftale med KL der herved vil kunne sikre, at leverandøren får rimelig uhindret adgang til de enkelte lokaler og glasflader. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 21

Undtaget herfra er polering af indvendige glasflader som kræver anvende l- se af lift eller stiger der kan være til ulempe for medarbejdere og andre i KL-huset. Disse opgaver må kun udføres fra kl. 17.00 til kl. 08.00, eller i weekender. Vinduespoleringsrutinerne skal udføres på en så miljøskånsom måde som muligt. Leverandøren fjerner eventuelle effekter, der hindrer vinduespoleringen, og stiller dem på plads efter poleringen. Vinduespoleringen må ikke påbegyndes, før det er undersøgt, om bygningsdele eller fastgørelsesordninger som KL er ansvarlig for, og som vinduespoleringspersonalet skal benytte, er sikre. De på bygningen og til vinduespoleringen specielt indrettede vinduespoleringsarrangementer (gondol), stilles under leverandørens fulde ansvar vederlagsfrit til rådighed for arbejdets udførelse. Det forudsættes at arrangementerne anvendes i fuld overensstemmelse med de foreliggende instru k- ser, og at de efterses og afleveres/efterlades forskriftsmæssigt og i samme stand som før anvendelsen. Leverandøren skal endvidere sikre, at alle sikkerhedsmæssige øvrige fo r- holdsregler iagttages under arbejdet hos KL. Leverandøren skal straks meddele KL, hvis der konstateres mangler ved de specielt indrettede arrangementer eller hvis der eksempelvis konstateres fejl ved vinduernes lukkeanordninger, sikringsbeslag, poster, plader og lignende. Hvis sådanne fejl konstateres, må vinduespolering ikke foretages, før udbedring af fejlen har fundet sted. Leverandørens personale er forpligtet til at overholde alle eventuelle stedlige sikkerhedsbestemmelser. Poleringsplan og godkendelse Leverandøren skal tilrettelægge og udføre arbejdet ud fra ovenstående, og der skal fastlægges en poleringsplan, som uopfordret meddeles KL. Poleringsplanen skal fastlægge tidspunkterne for de enkelte hovedaktiviteter, således at alle de for den pågældende måned aktuelle opgaver udføres i sammenhæng og over hele arbejdsdage jf. det mulige arbejdstidsrum. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 22

Det skal bemærkes, at den gondol, der stilles til rådighed, deles med naboejendommen (HK-Danmark), og at en eventuel manglende overholdelse af poleringsplanen derfor kan medføre, at den ikke er til rådighed. Efter hver endt polering skal leverandøren indhente skriftlig godkendelse hos KL s kontaktperson Afregning Alle udgifter i forbindelse med udførelse af vinduespoleringsarbejdet ud over de specielt indrettede vinduespoleringsarrangementer, herunder lifte og lignende, skal være indeholdt i tilbudsprisen. Kvalitet Vindues- og glasflader, herunder også kanter og hjørner, skal efter poleringen fremtræde klare, fri for snavs og pletter, samt uden striber og andre spor efter de anvendte redskaber. Vindueskarme og -rammer, ud-/indvendige vægge, inventar m.v. skal fremtræde i samme stand som før arbejdets udførelse. Vindueskarme, vinduesplader og inventar må kun betrædes under anvendelse af skånestykker eller skånefodtøj. Frekvensbestemte aktiviteter Der skal jf. tilbudslisten afgives tilbud på polering af alle glasflader med nedenstående hyppigheder: A:12 gange årligt: Polering (indvendigt og udvendigt) af alle glasfelter i forbindelse med indgangspartiet. B: 2 gange årligt: Polering på begge sider af alt internt glas (glas der ikke er koldt på den ene side). C: 2 gange årligt: Polering (indvendigt og udvendigt) af brystningsglas D: 2 gange årligt: KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 23

Polering (indvendigt og udvendigt) af alle øvrige lodrette glasflader E: 1 gang årligt: Polering (indvendig og udvendig) af glastag 2.4 Kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering På baggrund af kravspecifikationerne for rengørings- og, vinduespoleringsarbejdet og de øvrige serviceydelser skal leverandøren iværksætte de fo r- nødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af de aftalte ydelser. Leverandøren skal ud fra disse handlinger foretage en løbende rapportering til KL s kontaktperson/opgaveansvarlige. Af hensyn til det af KL opstillede tildelingskriterium om kvalitet skal tilbudet indeholde specifikke beskrivelser af, hvorledes kvalitetssikringen, - kontrollen og rapporteringen heraf vil blive gennemført, herunder også o m- fang, hyppigheder og ansvarsplacering i forhold til opgaverne hos KL. Den for opgaverne ved KL s planlagte og i tilbudet beskrevne kvalitetssikring/-kontrol og rapportering, skal som minimum indeholde følgende elementer, jf. bilag 4.4: Eksempel på rengørings- og vinduespoleringsinstruktion Procedure for medarbejdernes egenkontrol Procedure for serviceledelsens inspektion Fejlmeldingsprocedure Opfølgning på aftaler Servicebesøg/-rapporter Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Reaktionstider KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 24

Formålet hermed er at sikre, at KL opnår ydelserne som beskrevet i dette kapitel til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrol- og opfølgningsindsats fra KL s side. Der kan herudover udarbejdes forslag til alternative kvalitetssikringsmetoder/-kontroller inklusive rapportering heraf, men de skal i givet fald være selvstændigt komplette, og eventuelle omkostningsforskelle skal være angivet. I vurderingen af de indkomne tilbud lægges vægt på, at der i en indkøringsperiode på 3-6 måneder foretages en hyppigere opfølgning og kontrol af opgaverne, som udføres for KL, samt at der af leverandøren minimum fire gange årligt afleveres/fremsendes en kvalitetsrapport for alle de o m- handlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle gennemførte opretningstiltag samt refusions- og/eller bodsberegninger/-betalinger. Ved kvalitetskontroller lægges der vægt på, at disse gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler. Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele KL dette, inklusive oplysning om hvad leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen, samt hvilke tiltag lev e- randøren vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. KL kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. KL kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at der i en periode gennemføres skærpet kontrol hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end fastlagt. For arbejdspladserne generelt gælder, at der skal inddrages stationær og/eller mobil arbejdsledelse for tilsyn med servicearbejdets udførelse samt for løbende kontakt med KL s kontaktperson. Det forudsættes, at der er en fast arbejdsleder tilknyttet KL, som dagligt kan kontaktes i et fast aftalt tidsrum inden for KL s normale arbejdstidsrum. Når tilbudet fremsættes, skal tilbudsgiver i øvrigt præcisere følgende fo r- hold: KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 25

Organisering af rengøringen, og herunder blandt andet beskrivelse af a r- bejdsledelsesforhold, de organisatoriske forhold og den personalemæssige bemanding. 2.5 Oprydning og klargøring For at undgå misforståelser omkring tilgængelighed for udførelse af rengøringsarbejdet, indgår overflader eller objekter, som ikke er ryddet i overensstemmelse med nedenstående, ikke i bedømmelsen af leverandørens indsats. Oprydning af og på diverse borde, skabe, skranke og lignende samt sætte inventar på plads. Undtaget herfra er mødelokaler og andre fællesrum, hvor stole og andet let inventar rettes på plads af leverandørens personale. Fjerne/bortskaffe grovaffald, stort og/eller tungt affald, hvis det ikke er placeret i affaldsbeholdere. Alt almindeligt affald skal være placeret i affaldsbeholdere. Rydde borde, vindueskarme, hylder, reoler, garderober samt oven på skabe når disse overflader ønskes rengjort. Indvendig rengøring af skabe, skuffer og lignende. Undtaget herfra er køleskabe i kaffe-øer. Renholdelse af personlig lokaleudsmykning. Oprydning og indsamling af service, ud over service, som er placeret i møderum i stueetage og på 1. sal, samt i kaffe-øer. Blomsterpasning og -vanding. Fjernelse af ledninger og andre løse effekter, så som tasker, skiftesko, papkasser, materialer og lignende fra gulvarealer når dette ønskes rengjort. Teknisk renhold af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf, inklusive front på EDB-skærme, mus og tastaturer (almindelig rengøring af udvendige flader på teknisk udstyr indgår under inventarrengøring). KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 26

3. Personaleforhold KL har ikke taget og kan ikke tage stilling til, om lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (Lov nr. 111 af 21. marts 1979 med senere ændringer) finder anvendelse i forbindelse med opgaveudførelsens overdragelse til en anden leverandør end den nuværende, idet de t- te afhænger af den nuværende leverandør og en ny leverandørs ageren. Den nuværende leverandør har overfor KL oplyst, at virksomhedsoverdragelsesloven efter dennes opfattelse ikke finder anvendelse. KL indestår ikke for oplysningens rigtighed eller fuldstændighed. KL henleder leverandørens opmærksomhed på, at spørgsmålet om, hvo r- vidt virksomhedsoverdragelsesloven faktisk finder anvendelse samt ethvert retligt forhold i relation hertil, er et forhold mellem den nuværende leverandør (overdrager) og en ny leverandør (erhverver). Disse forhold er derfor KL uvedkommende. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 27

4. Bilag I dette afsnit er samlet en række bilag, som supplerer selve udbudsmaterialet. Der er følgende bilag: 4.1 Udkast til kontrakt 4.2 Tegninger og lokalefortegnelser 4.3 Tilbudsliste 4.4 Kvalitetssikringsoversigt 4.5 Vedligeholdelsesplan for trægulve KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 28

Bilag 4.1 Udkast til kontrakt KONTRAKT om rengøring og vinduespolering i KL-huset mellem KL (i det følgende kaldet ordregiver) og. (i det følgende kaldet leverandøren) 1 Aftalegrundlaget Aftalegrundlaget består af: 1. nærværende kontrakt, 2. bilag, 3. udbudsmaterialet, 4. ABService 2003 (Almindelige Betingelser om levering af Serviceydelser). De fire dele af aftalegrundlaget er angivet i prioriteret rækkefølge, således at en h ø- jere prioritet ved fortolkning af aftalegrundlaget har forrang frem for en lavere prior i- tet. I henhold til ABService 2003, 1, stk. 2 angives hermed, at følgende bestemmelser i ABService 2003 ikke finder anvendelse for nærværende kontraktforhold: 12 Videregivelse af oplysninger 13 Videregivelse af klager 16 Bonus Endvidere finder øvrige bestemmelser i ABService ikke anvendelse i det omfang, de er fraveget ved bestemmelser i denne kontrakt, bilagene hertil eller udbudsmaterialet. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 29

Endelig finder ordregiver det vigtigt, at leverandøren tager et direkte socialt ansvar i forbindelse med udførelsen af denne kontrakt. Leverandøren opfordres til at sikre, at mindst 1 stilling, der anvendes til at opfylde denne kontrakt, besættes med medarbejdere fra særlige grupper. Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der har været ledige i mere end 8 måneder i de sidste 2 år, og som kun har ledighed som problem. 2 Ydelsen Leverandøren er forpligtet til at udføre 1. rengøring af indendørsarealer og 2. vinduespolering af samtlige glasarealer i KL-huset i henhold til den i udbudsmaterialet angivne kravspecifikation og i nøje overensstemmelse med anvist metode samt tidsfrister mv. 3 Samarbejdsorganisation stk. 1 Der nedsættes en følgegruppe med repræsentanter fra ordregiver og den daglige leder af rengøringen i KL-huset. Følgegruppen aftaler mødehyppighed for gruppen umiddelbart efter 1. januar 2004. Hver part kan i øvrigt forlange møde, når der findes behov herfor. stk. 2 Uoverensstemmelser der ikke kan løses i følgegruppen behandles i en styregruppe bestående af ledende repræsentanter fra ordregiver og leverandør. Der afholdes minimum ét møde hvert kvartal i styregruppen, hvor leverandøren bl.a. fremlægger resultatet af egenkontrollen, jf. udbudsmaterialet. 4 Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere er undergivet tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som leverandøren bliver bekendt med gennem opgaveløsningen. 5 Betaling For rengøringsopgaven afregnes kontraktsummen månedsvis bagud med hver 1/12 af årets samlede kontraktsum. Betaling sker senest den 10. i den efterfølgende måned. Beløbet overføres til bankkonto. Betaling sker efter den i tilbudslisten angivne kontraktsum, jf. bilag 4.3. Betalingen dækker alle omkostninger, der er forbundet med at levere de i kravspecifikationen nævnte ydelser, herunder arbejdsløn, ferie- og sygeløn, ATP, arbejdsbeklædning, ulykkes- og ansvarsforsikring, arbejdsledelse, inspektion, ID-kort, administration mv. samt redskaber. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 30

Afregning vedrørende vinduespoleringsarbejder afregnes bagud pr. udført aktivitet med løbende måned plus 10 dage. Betalingen dækker alle udgifter i forbindelse med udførelse af vinduespoleringsarbejdet, herunder specielt indrettede vinduespoleringsarrangementer, lifte og lignende. Ordregiver stiller vederlagsfrit de vinduespoleringsarrangementer til rådighed for leverandøren, som ordregiver har. 6 Prisregulering Prisen reguleres en gang årligt pr. 1. januar. Reguleringen sker første gang pr. 1. januar 2005 på grundlag af Danmarks Statistiks nettoprisindeks. 7 Opdatering og videregivelse af oplysninger Leverandøren er forpligtet til elektronisk at indlægge data for de omhandlede lokaler i et dertil egnet program, således at der foreligger komplette oversigtstegninger med angivelse af lokalenumre på alle lokaler og lokalefortegnelser med angivelse af lokalenummer, lokaletype og rengøringsareal. Leverandøren er ligeledes forpligtet til løbende at opdatere tegninger/lokalefortegnelser og øvrige data vedrørende rengøringen og vinduespoleringen i KL-huset. På KL s forlangende, skal leverandøren på ethvert tidspunkt i kontraktperioden udlevere materiale og data såvel elektronisk som i papirform. 8a Misligholdelse beføjelser (model 1: frekvensrengøringssystemtet) stk. 1 Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til denne kontrakt med bilag påhviler leverandøren, udgør misligholdelse. stk. 2 Ved mangler forstås for eksempel, at forudsat rengørings- /serviceaktivitet i henhold til kravspecifikationen ej gennemføres til rette tid, at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering ej gennemføres i henhold til kravspecifikationen, at renligheden trods udført aktivitet ikke er i overensstemmelse med den kvalitet, der er beskrevet i kravspecifikationen. informationspligt stk. 3 Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette. Leverandøren har en afhjælpningspligt- og ret. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 31

stk. 4 Hvis en forudsat aktivitet i henhold til kravspecifikationen ikke er gennemført er ordregiver berettiget til at opkræve bod og samtidig pålægge leverandøren at udføre de manglende aktiviteter. For enhver misligholdelse der ikke afhjælpes uden ugrundet ophold, eller som ikke er afhjulpet i overensstemmelse med de fastlagte kvalitetssikringsvilkår, kan ordregiver kræve en bod på 1% af det i kontrakten fastsatte årlige vederlag, der vedrører det aftalte arbejde henholdsvis rengøring og vinduespolering - inklusive eventuel regulering og moms. Der kan kræves bod for hver enkelt misligholdelse. Ordregiver er berettiget til at modregne bodsbeløbet i de løbende betalinger til leverandøren. Boden udløses uden hensyn til, om det pågældende forhold kan karakteriseres som ansvarspådragende. stk. 5 Ordregiver kan stille krav om, at der i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemføres skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt. stk. 6 Foreligger der misligholdelse eller formodning om, at der vil indtræde misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og leverandøren skal underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Undlader leverandøren at opfylde sin informationspligt, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. stk. 7 Foreligger der væsentlig misligholdelse er ordregiver berettiget til at ophæve kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for ordregiver, ophævelsens betydning for leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. stk. 8 I øvrigt er leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv., og reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning og forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Betaling af bod hindrer ikke, at ordregiver kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. 8b Misligholdelse beføjelser (model 2: renhedsgradssystemet) KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 32

stk. 1 Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til denne kontrakt med bilag påhviler leverandøren, udgør misligholdelse. stk. 2 Ved mangler forstås for eksempel, at forudsat rengørings- /serviceaktivitet i henhold til kravspecifikationen ej gennemføres til rette tid, at rengøringen ikke opfylder de krav der i henhold til kravspecifikationen stilles til den æstetiske og hygiejniske renlighed, at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitetsrapportering ej gennemføres i henhold til kravspecifikationen, at renligheden trods udført aktivitet ikke er i overensstemmelse med den kvalitet, der er beskrevet i kravspecifikationen, informationspligt. stk. 3 Viser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette. Leverandøren har en afhjælpningspligt- og ret. stk. 4 Hvis en forudsat aktivitet i henhold til kravspecifikationen ikke er gennemført er ordregiver berettiget til at opkræve bod og samtidig pålægge leverandøren at udføre de manglende aktiviteter. For enhver misligholdelse der ikke afhjælpes uden ugrundet ophold, eller som ikke er afhjulpet i overensstemmelse med de fastlagte kvalitetssikringsvilkår, kan ordregiver kræve en bod på 1% af det i kontrakten fastsatte årlige vederlag, der vedrører det aftalte arbejde henholdsvis rengøring og vinduespolering - inklusive eventuel regulering og moms. Der kan kræves bod for hver enkelt misligholdelse. Ordregiver er berettiget til at modregne bodsbeløbet i de løbende betalinger til leverandøren. Boden udløses uden hensyn til, om det pågældende forhold kan karakteriseres som ansvarspådragende. stk. 5 Ordregiver kan stille krav om, at der i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemføres skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides, og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt. stk. 6 Foreligger der misligholdelse eller formodning om, at der vil indtræde misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og leverandøren skal underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Undlader leverandøren at opfylde sin informationspligt, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 33

stk. 7 Foreligger der væsentlig misligholdelse er ordregiver berettiget til at ophæve kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. I bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for ordregiver, ophævelsens betydning for leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. stk. 8 I øvrigt er leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv., og reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning og forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Betaling af bod hindrer ikke, at ordregiver kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. 9 Ikrafttræden og ophør stk. 1 Kontrakten med tilhørende bilag træder i kraft den 1. januar 2004 og løber til og med 31. december 2006, hvorefter den såfremt ikke andet er besluttet ophører uden yderligere varsel. stk. 2 Ordregiver har option på at forlænge aftalen med leverandøren med 1 år på de vilkår, som er gældende for denne aftale. Ordregiver skal senest 6 måneder før kontraktens udløb give leverandøren meddelelse om, hvorvidt optionen ønskes udnyttet. stk. 3 Kontrakten kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel til udløb af en måned. 10 Kontrakten Nærværende kontrakt er udfærdiget og underskrevet i to eksemplarer, hvoraf det ene beror hos ordregiver og det andet hos leverandøren. Ændringer kan påføres bilag, uden at aftalens øvrige punkter ændres eller bortfalder. Ændrede/reviderede bilag skal for at være gældende, være underskrevet af begge parter, og erstatter herefter de hidtil gældende bilag/bestemmelser. Dato: For ordregiver Dato: For leverandøren KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 34

Bilag 4.2 Tegninger og lokalefortegnelser Udleveres på spørgemøde den 8. oktober 2003 KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 35

Bilag 4.3 Tilbudsliste 1. Årligt fast vederlag og timeforbrug Vederlag og gennemsnitligt timeforbrug for rengøring/øvrige serviceopgaver og vinduespolering i overensstemmelse med de fastlagte krav hertil. Rengøring og øvrige serviceydelser: Model Kr. pr. år Model 1 Model 2 Model 3 Manuelle timer pr. år Tilsynstimer pr. år Vinduespolering Vindues-/glasflader og poleringshyppigheder A: 12 x pr. år B: 2 x pr. år C: 2 x pr. år D: 2 x pr. år E: 1 x pr. år Kr. pr. gang Manuelle timer pr. gang 2. Timepris for ekstrarengøring og/eller -service Hverdage kl. 05.15-17.00: Hverdage kl. 17.00-05.15: Søn- og helligdage: kr./time. kr./time. kr./time. 3. Timepris for hovedrengøring Hverdage kl. 05.15-17.00: Hverdage kl. 17.00-05.15: Søn- og helligdage: kr./time. kr./time. kr./time. 4. Timepriser for ekstrarengøring Rengøring af tag på reception/omstilling/læseværelse: Grundig støvsugning af alle radiatorgrave på alle etager: Aftørring af radiatorer og grave efter støvsugning: kr. pr. gang kr. pr. gang kr. pr. gang KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 36

5. Refusionsbeløb rengøring Model 1 Primære opholdsarealer Primære friarealer Sekundære arealer Særlige primærlokaler Model 2 Primære opholdsarealer Primære friarealer Sekundære arealer Særlige primærlokaler Model 3 Primære opholdsarealer Primære friarealer Sekundære arealer Særlige primærlokaler kr./m 2 /dag (eks. kontorer, trapper, reception) kr./m 2 /dag (eks. gange, reposer, elevatorer) kr./m 2 /dag (eks. depoter, arkiver) kr./m 2 /dag (eks. toiletter, baderum, kaffeøer) kr./m 2 /dag (eks. kontorer, trapper, reception) kr./m 2 /dag (eks. gange, reposer, elevatorer) kr./m 2 /dag (eks. depoter, arkiver) kr./m 2 /dag (eks. toiletter, baderum, kaffeøer) kr./m 2 /dag (eks. kontorer, trapper, reception) kr./m 2 /dag (eks. gange, reposer, elevatorer) kr./m 2 /dag (eks. depoter, arkiver) kr./m 2 /dag (eks. toiletter, baderum, kaffeøer) 6. Forbrugsartikler Eventuel aftale om levering af forbrugsartikler vil i givet fald blive indgået særskilt og betalt ved særskilt regning. Håndklæderuller: Længde meter Pr. stk. kr. Håndsæbe (flydende): Pr. liter kr. Toiletpapir (dobbelt soft): Længde/vægt meter/ gram Pr. rulle kr. Karklude (engangs, rayon) Pr. stk. kr. Viskestykker (alm. kokke) Pr. stk. kr. Sæbe til opvaskemaskiner: Pr. kg. kr. Salt til opvaskemaskiner: Pr. kg. kr. Afspænding til opvaskemaskiner: Pr. liter kr. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 37

Alle beløb er eksklusiv moms. Dato: Stempel og underskrift: KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 38

Bilag 4.4 Kvalitetssikringsoversigt 1. Eksempel på rengørings- og vinduespoleringsinstruktion 2. Procedure for medarbejdernes egenkontrol 3. Procedure for serviceledelsens inspektion 4. Fejlmeldingsprocedure 5. Opfølgning på aftaler 6. Servicebesøg/-rapporter 7. Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering 8. Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt 9. Reaktionstider KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 39

Bilag 4.5 Vedligeholdelsesplan for trægulve KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 40

KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 41