NOTAT Allerød Kommune Økonomi og It Bjarkesvej 2 3450 Allerød http://alleroed.dk Dato: 30. november 2016 Kommunernes administrative ressourceforbrug Sagsnr. 16/14489 Sagsbehandler: jemo Tlf. +4548126128 1. Indledning KORA har den 22. november 2016 udgivet rapporten Kommunernes administrative ressourceforbrug, som præsenterer en ny kombineret metode til opgørelse og sammenligning af kommunernes administrative ressourceforbrug. KORA har udviklet en ny metode til at opgøre det administrative ressourceforbrug, som bygger bro mellem den regnskabsbaserede og den personalebaserede metode. Den kombinerede metode fjerner ikke alle usikkerhedsmomenter i opgørelsen af de administrative udgifter, men forsøger at udnytte de to metoders fordele til at tegne et mere validt og sammenligneligt billede af kommunernes administrative ressourceforbrug. Det skal dog understreges, at den kombinerede metode alene fokuserer på at opgøre de administrative udgifter. Metoden fortæller ikke noget om hverken omfang eller kvalitet af de opgaver, administrationen løser. Rapporten kan læses i sin helhed ved at følge dette link: http://www.kora.dk/udgivelser/oekonomi-ogadministration/i13911/kommunernes-administrative-ressourceforbrug Dette notat omfatter en kort opsummering af resultaterne vedr. Allerød Kommune. For en nærmere gennemgang af den nye metode henvises til rapporten. 2. Resume De nye nøgletal vedr. kommunernes administrative ressourceforbrug indikerer, at Allerød Kommune baseret på kommunens udgiftsbehov ligger på indeks 107 sammenlignet med hele landet. Allerød Kommunes administrative ressourceforbrug udgør 8.718 kr. pr. indbygger, mens det beregnede udgiftsbehov udgør 8.148 pr. pr. indbygger. Derved ligger benchmarkindikatoren 570 kr. pr. indbygger over landet som helhed. Det svarer til ca. 13,9 mio. kr.
KORA fremhæver dog en række væsentlige fejlkilder forbundet med benchmarkindikatoren. Forvaltningen har på den baggrund gennemgået fejlkilderne, således at lokale konteringsforskelle mv. korrigeres, så det i højere grad er muligt at anvende analysens konklusioner. Konklusionerne vil blive omsat til konkrete politiske handlemuligheder, som vil indgå i budgetprocessen for 2018-21. KORA peger på kontering af IT og telefoni som en væsentlig fejlkilde. Allerød Kommunes udgifter til IT og telefoni bogføres centralt, og det er en anden praksis end de fleste andre kommune. Dette kan ses af de underliggende nøgletal i bilag 1, hvor Allerød Kommune ligger 16 mio. kr. over gennemsnittet på netop IT og telefoni. Allerød Kommunes udgifter til IT er 39 mio. kr. Heraf kan 16 mio. kr. vurderes at kunne udkonteres til decentrale enheder. Tilsvarende gælder for forsikringer, kompetenceudvikling mv. Disse poster skønnes at udgøre yderligere minimum 3 mio. kr. Dette svarer til 8 indekspoint. Allerød Kommune har fortsat landets 3. laveste udgifter for så vidt angår den del der omhandler ledelse og administration pr. indbygger i nøgletallene fra KL. Det må således konstateres, at der er meget stor forskel på, hvor store Allerød Kommunes udgifter vurderes at være, sammenlignet med andre kommuner. KORA analysen peger endvidere på, at kommunens administrative udgifter til miljø og natur ligger 4,7 mio. kr. over gennemsnittet. Det er Forvaltningens vurdering, at dette kan henføres til dels kontering og dels en bevidst politisk prioritering. Prioriteringen svarer til 1 indekspoint. Endelig peger KORA analysen at der er en fejlkilde vedr. klassificering af personale vedr. decentrale enheder på op til 7 mio. kr. svarende til godt 3 indekspoint. Forvaltningen skønner samlet set, at de fejlkilder KORA fremhæver, udgør 25 mio. kr. svarende til godt 12 indekspoint. Korrigeres nøgletallet for disse kendte fejlkilder, vil Allerød Kommunes administrative indeks være 93 og ikke 107. Forvaltningen vurderer, at ovenstående fejlkilder resulterer i en misvisende benchmarkindikator vedr. Allerød Kommunes ressourceforbrug til administration. Som en konsekvens heraf vil Forvaltningen fra regnskab 2016 foretage en udkontering af centrale udgifter, således at der i højere grad er taget højde for de fejlkilder, KORA fremhæver. 3. Den kombinerede metode kort fortalt Den nye metode resulterer i et nyt bredere administrationsbegreb, som indeholder følgende fem udgiftselementer: Personaleudgifter til administrative støttefunktioner og sekretariatsbetjening (A) Administrative chefer (A) Decentrale ledere (A) Personale, der løser myndighedsopgaver (A) Centrale administrative driftsudgifter ud over løn (B) Det nye ved den kombinerede metode er, at der i nøgletallet indgår udgifter til decentral administration for så vidt angår personaledata, samt at der tages højde for variationer i lønniveauer. Dette illustreres i rapporten på følgende måde: Side 2
4. Resultater fra rapporten Rapporten indeholder følgende nye nøgletal for de enkelte kommuner: 1. Det administrative ressourceforbrug 2010-15 pr. indbygger opgjort ved den kombinerede metode 2. Beregnet udgiftsbehov pr. indbygger 2015 opgjort ved den kombinerede metode 3. Benchmarking af kommunernes administrative ressourceforbrug i 2015 Ad 1 Det administrative ressourceforbrug 2010-15 pr. indbygger opgjort ved den kombinerede metode Udviklingen i det samlede administrative ressourceforbrug 2010-15 fordelt på de enkelte kommuner fremgår af rapporten. Nedenfor vises udviklingen i nøgletallet for Allerød Kommune sammenlignet med landsgennemsnittet: 9.500 9.000 8.500 8.000 7.500 Kommununernes administrative udgifter i hele kr. pr. indbygger 2010-15 7.000 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Allerød Landsgennemsnit Side 3
Udviklingen i kommununernes administrative udgifter pr. indbygger 2010-15 (2010= index 100) 105 100 95 90 85 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Allerød Landsgennemsnit Nøgletallet ovenfor viser, at Allerød Kommune i regnskab 2015 ligger 16 kr. pr. indbygger under landsgennemsnittet. Nøgletallet er faldet med 2,8 pct. i perioden 2010-15, mens der ses et fald på landsplan på 1,7 pct. i samme periode. Ad. 2 og 3: Beregnet udgiftsbehov pr. indbygger 2015 opgjort ved den kombinerede metode og Benchmarkindikator Kommunerne har forskellige strukturelle grundvilkår og demografi, og nogle kommuner må derfor forventes at bruge flere penge på administration som følge heraf. I KORA s beregnede udgiftsbehov indgår følgende strukturelle forhold: Indbyggertal Lille ø-kommune Rejsetid pr. indbygger Andel af almene boligerne Socioøkonomisk indeks Ressourcepres Forklaringsgraden udgør 70 pct. i 2015. Det betyder, at 70 pct. af forskellene mellem kommunerne skyldes forskelle i udgiftsbehov og økonomisk pres. KORA beregner følgende nye nøgletal for Allerød Kommune vedr. ressourceforbruget til administration: Side 4
Asd 1: Det administrative ressourceforbrug for Allerød Kommune udgør i 2015 8.718 kr. pr. indbygger opgjort ved den kombinerede metode Ad 2: Det beregnede udgiftsbehov for Allerød Kommune udgør i 2015 8.148 kr. pr. indbygger svarende til faktor 93 Ad 3: Benchmarkindikatoren for Allerød Kommune er 107 i 2015 Benchmark-nøgletallet viser, at Allerød Kommune i regnskab 2015 ligger 7 pct. over landsgennemsnittet svarende til 570 kr. pr indbygger over landsgennemsnittet. Allerød Kommune placerer sig hermed som nummer 79 ud af 98 kommuner, hvor 1 er den kommune, der anvender færrest penge på administration. Ganges nøgletallet med indbyggertallet pr. 1. januar 2015 udgør det en merudgift på 13,9 mio. kr. 5. Opmærksomheder vedr. resultater fra rapporten, mulige fejlkilder Ved anvendelsen af den kombinerede metode sker der en oprydning i nogle af de systematiske målefejl og fejlkilder, som kendetegner regnskabsmetoden og personalemetoden. Dog er den kombinerede metode baseret på de samme datakilder, som de tidligere metoder, og derved bidrager metoden ikke i sig selv til en reduktion af de tilfældige fejl i målingen, som blandt andet skyldes konteringsmæssige udsving mellem kommunerne. Der er således fortsat er usikkerhedselementer og betydelige fejlkilder i opgørelsen af kommunernes administrative udgifter. KORA har vi identificeret nogle særlige fejlkilder og opmærksomhedspunkter i form af forskellige gennemgående forhold, som kan skabe usikkerheder i opgørelsen af de administrative udgifter. Det er særligt relevant at være opmærksom på disse forhold i forbindelse med benchmarking af enkelte kommuners administrative udgiftsniveau. KORA fremhæver i rapporten følgende væsentlige fejlkilder: 1. Kontering af udgifter Administrationsbygninger IT og telefoni Administrationsudgifter vedr. tilbud med omkostningsbaserede takster Indtægter på hovedkonto 6 2. Registrering af personale Kontering af stillinger Brug af stillingskategorier Administrativ personale på selvejende institutioner Forvaltningen har nedenfor vurderet relevansen af de angivne opmærksomhedspunkter i forhold til særligt bogføringspraksis og andre lokale forhold i Allerød Kommune. Da samtlige underliggende data ikke er offentlige, er der tale om en skønsmæssig vurdering. Side 5
Ad. 1 Kontering af udgifter Forvaltningen vurderer, at særligt kontering af udgifter til IT og telefoni udgør en væsentlig fejlkilde. Således indikerer et underliggende nøgletal, at Allerød Kommune bruger 906 kr. pr. indbygger svarende til ca. 22 mio. kr. over hele landet. Der ses en meget stor variation mellem kommunernes udgifter pr. indbygger til netop IT og telefoni, og Forvaltningen vurderer at forskellene hovedsagligt skyldes forskellig konteringspraksis. Forvaltningen er således bekendt med, at flere kommuner udkonterer udgifter til IT og telefoni i langt højere grad end Allerød Kommune. Det er Forvaltningens vurdering, at der indenfor konteringsreglerne kunne have være foretaget en udkontering af udgifter til IT og telefoni fra hovedkonto 6 på ca. 16 mio. kr. Udgifter til IT og telefoni udgør samlet set 39 mio. kr. i regnskab 2015. Af øvrige væsentlige lokale forhold indikerer underliggende nøgletal, at Allerød Kommune på hovedkonto 6 har et højt udgiftsniveau vedr. natur og miljø, hvor udgiftsbehovet ligger 192 kr. pr. indbygger højere end sammenlignelige kommuner svarende til ca. 4,7 mio. kr. Forvaltningen vurderer, at 2 mio. kr. heraf skyldes en politisk prioritering af området. Endelig har Forvaltningen vurderet, at der konteres centrale udgifter på konto 6 vedr. forsikringer, uddannelse og personalepolitiske puljer på mindst 3 mio. kr., som kan henføres til andre udgiftsområder. Ad 2. Registrering af personale Personaledata er trukket fra kommunens lønsystem via stillingskategorier, hvor årsværk omregnes med en gennemsnitsløn gældende for samtlige kommuner. KORA opgør udgiften til decentrale administration til 57 mio. kr. Sammenholdt med Allerød Kommunes egen udkontering af administrativt personale ligger KORA s udgifter til administrativ personale ca. 7 mio. kr. højere. Forskellen kan tilskrives lønniveau, klassificering af personale, og indikerer en væsentlig fejlkilde. Side 6
Bilag 1 Administration Allerød Kommune Sml.- Region Hele KORA gruppen Hovedstaden landet kr. i alt Regnskab 2015 Alle udgifter er beregnet i kr. pr. indbygger 24.411 6.42.40 Fælles formål (politisk organisation) 4 5 5 8 97.644 6.42.41 Kommunalbestyrelsesmedlemmer 188 151 157 132 4.589.268 6.42.42 Kommissioner, råd og nævn 23 11 13 11 561.453 6.45.50 Administrationsbygninger 199 233 222 231 4.857.789 6.45.51 Sekretariat og forvaltninger 2.696 3.121 3.210 2.645 65.812.056 6.45.52 Fælles IT og telefoni 1.599 959 948 693 39.033.189 6.45.53 Jobcentre 412 522 670 708 10.057.332 6.45.54 Naturbeskyttelse 50 29 23 39 1.220.550 6.45.55 Miljøbeskyttelse 255 84 70 88 6.224.805 6.45.56 Byggesagsbehandling 116 44 48 47 2.831.676 6.45.57 Voksen-, ældre- og handicapområdet 410 219 266 320 10.008.510 6.45.58 Det specialiserede børneområde 249 227 252 321 6.078.339 6.45.59 Adm. bidrag til Udbetaling Danmark 145 135 134 149 3.539.595 6.48.60 Div. Indtægter/udgifter efter forsk. Lov -4-1 -2 1-97.644 6.48.61 Vækstfora 3 1 0 6.48.62 Turisme 8 26 57 0 6.48.63 Udvikling af menneskelige ressourcer 4 3 0 6.48.66 Innovation og ny teknologi 1 1 8 0 6.48.67 Erhvervsservice og iværksætteri 26 38 44 75 634.686 6.48.68 Udv. af yder- og landdistriktsområder 2 6 0 6.52.70 Løn- og barselspuljer 429 147 114 57 10.472.319 6.52.72 Tjenestemandspension 257 731 906 778 6.273.627 6.52.74 Interne forsikringspuljer 83 25 8-16 2.026.113 korrektion for "sælg og lej tilbage" -6 0-1 0 I alt kr. indb. 7.137 6.690 7.121 6.363 174.221.307 De går markeringer indgår ikke i det kombinerede nøgletal vedr. administration.