Ekstraordinært. Indblik - Administration. Endelig udgave Januar 2017

Transkript

1 Ekstraordinært Indblik - Administration 2017 Endelig udgave Januar 2017

2 Indledning 1 Fælles formål ( ) 6 Kommunalbestyrelsesmedlemmer ( ) 7 Kommissioner, råd og nævn ( ) 8 Valg mv. ( ) 9 Administrationsbygninger ( ) 10 Sekretariat og forvaltninger ( ) 11 Fælles IT og telefoni ( ) 12 Jobcentre ( ) 13 Miljøbeskyttelse ( ) 14 Byggesagsbehandling ( ) 15 Voksen-, ældre- og handicapområdet ( ) 16 Det specialiserede børneområde ( ) 17 Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark ( ) 18 Turisme ( ) 19 Innovation og anvendelse af ny teknologi ( ) 20 Løn- og barselspuljer ( ) 21 Tjenestemandspensioner ( ) 22 Interne forsikringspuljer ( ) 23 Generelle reserver ( ) 24 Øvrige funktioner 25 Appendiks. Alternative tilgange til at opgøre administrative udgifter 26 2

3 Indledning Et indblik i kommunens administrative område I denne publikation vises en opgørelse over s administrative udgifter på fordelt på enkelte funktioner. Hver funktion vil blive udfoldet og belyst på en side hver. Administrationsudgifter bruges oftest som den brede definition omkring alle de udgifter, der konteres på Fællesudgifter og Administration. Her konteres bl.a. udgifterne til forvaltnings- og sekretariatsbetjening, myndighed- og sagsbehandling indenfor det specialiserede børneområde, voksen-, ældre- og handicapområdet, jobcentre, fælles IT og telefoni, vækstinitiativer, miljøbeskyttelse, byggesagsbehandling og administrationsbygninger. Herudover konteres også udgiftsposter, som er mere låste, såsom tjenestemandspension, interne forsikringspuljer og administrationsbidrag til Udbetaling Danmark. I tabel 1 er en oversigt over funktioner på samt konkrete nøgletal for for Tabel 1: Oversigtstabel for funktionerne på Funktion/Instrum entbræt Budget i kr. Placering, landsplan kr. pr. indb. 6-by, vægtet gns. Hele landet Afvigelse, kr. pr. indb. ift. landsplan Fælles formål (politisk organisation) Kommunalbestyrelsesmedlemmer Kommissioner, råd og nævn Valg m.v Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Fælles IT og telefoni Jobcentre Naturbeskyttelse Miljøbeskyttelse Byggesagsbehandling Voksen-, ældre- og handicapområdet Det specialiserede børneområde Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Diverse indtægter og udgifter efter forskellige love Vækstfora Turisme Udvikling af menneskelige ressourcer Innovation og ny teknologi Erhvervsservice og iværksætteri Udvikling af yder- og landdistriktsområder Lønpuljer Tjenestemandspension Interne forsikringspuljer Generelle reserver I alt HK I alt HK6 - ekskl. låste midler* *Låste midler: Fælles formål, Administrationsbidrag til UBD, Lønpuljer, Tjenestemandspension, Interne forsikringspuljer og Generelle reserver 1

4 Kommunens samlede driftsudgifter udgør 11,812 mia. kr. i budget 2017, hvoraf udgifterne til Fællesudgifter og administration (Hovekonto 6) udgør 1,557 mia. kr., svarende til 13,1 %. Dette er et fald på 30,6 mio. kr. fra budget 2016, svarende til ca. 1,9 %. Hvis der tages udgangspunkt i de områder, som kan påvirke, dvs. eksklusiv de midler reelt ikke kan påvirke (jf. note i tabel 1), så kan det af tabel 1 ses, at samlet set ligger på 45. pladsen ud af landets 98 kommuner. budgetterer med at anvende kr. pr. indbygger på de administrative funktioner under til sammenligning anvender 6-byerne i gennemsnit kr. pr. indbygger og på landsplan anvendes i gennemsnit kr. pr. indbygger. har dermed en samlet merafvigelse på 223 kr. pr. indbygger i forhold til landsplan, svarende til i alt 44,7 mio. kr. I forhold til 6-byerene er der en merafvigelse på 417 kr. pr. indbygger, svarende til i alt 83,6 mio. kr. Ses der ned i de enkelte funktioner varierer afvigelsen meget. Der er funktioner, hvor ligger relativt højt det gælder eksempelvis tjenestemandspensioner, innovation og teknologi, miljøbeskyttelse, det specialiserede børneområde samt voksen-, ældre- og handicapområdet. Omvendt er der også områder, hvor ligger lavt eksempelvis på sekretariat og forvaltninger og udgifterne til Byråd. Af oversigten i tabel 1 fremgår også, at områderne har meget forskellig volumen. Sekretariat og forvaltning er den funktion med størst volumen på over 0,5 mia. kr. i 2017, hvilket dog er et fald på ca. 13 mio. kr., svarende til 2,3 %, siden regnskab 2015 (jf. tabel 2 i appendiks). Herudover er fælles IT og telefoni, jobcentre og tjenestemandspension også områder med en stor volumen. Derimod er der også en række funktioner, som - i lighed med mange andre kommuner kun har et meget lille budget på, og enkelte funktioner er der slet ikke noget budget på. I et prioriteringsøjemed er det derfor relevant at sammenholde både volumen og afvigelser for der er områder med en høj afvigelsesprocent i forhold til landsplan kombineret med en meget lille volumen, så kan der ikke flyttes så mange penge rundt dermed ikke sagt, at områder med lille volumen er uinteressante i et prioriteringsøjemed. Omvendt er der også områder med en lav afvigelsesprocent i forhold til landsplan kombineret med en meget høj volumen, hvilket alt andet lige kan betyde, at der større effektiviseringsmuligheder. Konteringsforskelle imellem kommunerne gør, at det kan være svært at sammenligne på tværs. Det er derfor vigtigt, at instrumentbrætterne ikke ukritisk benyttes til f.eks. at fastslå størrelsen på et økonomisk potentiale på et givent område. Dette uddybes i sidste afsnit i indledningen. I appendiks til denne publikation er præsenteret en række andre analysetilgange til administrationsområdet. Herunder en analyse fra KORA, som har udarbejdet en administrationsanalyse, hvor der anvendes en bredere tilgang til administration, dels er analysen baseret på både regnskabstal og personalebaserede opgørelser, og dels indregnes også den decentrale administration på institutionsniveau. 2

5 Administrative effektiviseringer perspektiver fremadrettet Det er er et rammevilkår, at der skal effektiviseres ikke bare for, men for hele den offentlige sektor, hvilket ikke vil ændre sig de kommende år. Senest er der fra 2018 og frem indlagt et effektiviserings- og moderniseringsprogram, som årligt reducerer kommunernes udgifter. Effektiviseringer er derfor kommet for at blive, og som udgangspunkt er det også et sundt økonomistyringsprincip at holde hus med pengene og bruge borgernes skattekroner mest effektivt, dvs. prioritere og optimere kommunens drift. har, trods arbejdet med at reducere de administrative udgifter i de forgangne år, fortsat et højt udgiftsniveau på det administrative område set i forhold til andre kommuner. Der er derfor behov for, at der arbejdes vedvarende og systematisk med at få nedbragt udgiftsniveauet på det administrative område. Dette tydeliggøres i Budget 2017, hvor det er besluttet at nedbringe administrationsomkostningerne yderligere med 20 mio. kr. fra 2018 og frem, hvor den borgernære kontakt ikke bliver forringet. Endvidere er det i Budget 2017 besluttet at reducere s og s budgetrammer med 15 mio. kr. for hvert udvalg fra 2018 og frem. Disse besparelser skal målrettes, hvor det får mindst mulig påvirkning ift. borgere og virksomheder set i forhold til de 8 mål, og vil formentlig i nogen udstrækning være en reduktion på. De administrative besparelser skal være med til at skabe et velfærdsværn, som skal mindske risikoen for, at velfærdsområderne bliver ramt af nye besparelser i de kommende år. Politiske prioriteringer på det administrative område Til trods for ambitionen om at nedbringe udgifterne til det administrative område, så er det samtidig vigtigt at være opmærksom på, at der også prioriteres midler på udvalgte områder under ud fra det perspektiv, at nogle områder kræver investering og prioritering for på længere sigt at kunne nedbringe udgiftsniveauet. Nedenfor beskrives et par eksempler på tiltag fra Budget 2017, der øger udgiftsniveauet på det administrative område. I disse år trækker området for forsørgelses- og sikringsydelser store veksler på kommunens økonomi midler, som kunne være brugt på de øvrige service- og velfærdsområder. Det er entydigt den største udfordring i lige nu. Derfor er der i Budget 2017 besluttet, at der investeres i alt 50 mio. kr. i flere investeringsmodeller, der vedrører beskæftigelsesindsatserne. Investeringen i beskæftigelsesindsatsen er en investering, der skal give afkast i form af lavere ledighed og færre udgifter til overførselsindkomster på sigt og bedre livskvalitet til byens borgere. Der prioriteres 10 mio. kr. i 2017 og frem til målrettede vækstinitiativer indenfor beskæftigelse. Initiativerne har tilsammen til formål at få flere i arbejde og derved at få taget hånd om det forventede økonomiske underskud på området for forsørgelses- og sikringsydelser i 2016 og 2017 samt understøtte en fremadrettet balance i områdets økonomi. Disse initiativer på beskæftigelsesområdet vil typisk ligge indenfor. I prioriteres det administrative område endvidere ved ansættelse af ca. 20 sagsbehandlere (årsværk) til opnormering af myndighedsområdet. 3

6 Dette for at sikre lovmedholdeligheden på den korte bane. Forvaltningen har særlig fokus på at imødegå de øgede lovkrav, som ophør af frikommunestatus 1/ vil medføre. Denne investering beløber sig til 6,3 mio. kr. i 2017 stigende til 9,9 mio. kr. i 2018 og frem. Ovenstående eksempler tydeliggør, at politiske prioriteringer kan have direkte indflydelse på udgiftsniveauet på i form af et højere niveau på udvalgte administrative områder. Læsevejledning opbygning af instrumentbrætterne Ekstraordinært Indblik Administration følger den autoriserede kontoplan, hvor hver funktion på 3. niveau har hvert sit instrumentbræt. Instrumentbrættet udgør én side, der skal give et indblik i de vigtigste informationer inden for området. Områderne følger derfor ikke den normale organisering i kommunen, hvilket betyder, at udgifterne til et område godt kan ligge i flere forvaltninger. For at give et helhedsbillede af hele er det bagerste instrumentbræt en samling af alle de funktioner, som ikke konterer på, men som andre kommuner i mere eller mindre omfang anvender. Hvert instrumentbræt er opbygget med et sidehoved, en sidefod og en midtersektion. Indholdet i sidehovedet og sidefoden er ens for alle områder, mens indholdet i midtersektionen kan variere fra område til område. Sidehoved I sidehovedet er det beskrevet og defineret, hvilken funktion på, som området dækker. Derudover er det vist i en figur, hvor stor en andel området udgør af kommunens samlede budget på. Der er lavet en sammenligning af udgifterne pr. indbygger for, 6-byerne og hele landet sorteret efter højeste udgiftsniveau i Midtersektion I midtersektionen er vist, hvorledes budgettet fordeler sig på udvalgsniveau. Endvidere er udgifterne på funktionen vist i perioden Herudover varierer indholdet fra område til område. Sidefod I sidefoden er kommunens placering på landsplan set i forhold til de budgetterede udgifter til området for 2017 samt en angivelse af et vurderet prioriteringsmulighed på en skala fra %. 4

7 Kilder og forudsætninger Hvor kommer data i instrumentbrættet fra? Instrumentbrætterne er lavet på et så objektivt grundlag som muligt med inddragelse af alle forvaltninger. Konteringspraksis på administrationsområdet er ikke ensartet kommunerne imellem. Dette skyldes, at definitionen i den autoriseret kontoplan fra Økonomi- og Indenrigsministeriet ikke er præcis i sine konteringsanvisninger og giver rum til fortolkning, hvorfor det det kan være problematisk at sammenligne kommunernes udgiftsniveauer. Et eksempel på dette er, at kommuner, som har decentraliseret de administrative udgifter typisk har færre udgifter på end de kommuner, som har centraliseret de administrative udgifter uagtet at udgifterne er det samme. Årsagen er, at udgifterne i stedet konteres på andre hovedkonti. Som følge af administrationsanalysens spor vedrørende konteringspraksis, har Kommune imidlertid i løbet af 2016 haft fokus på egen konteringspraksis med det formål at kontere så korrekt som muligt. Konkret kommer de økonomiske data fra kommunens økonomisystem samt Danmarks Statistik. For er der anvendt regnskabstal for 2014 og 2015, og korrigeret budget for 2016 og 2017 (pr. 1/2-2017). For de øvrige kommuner er anvendt samme tilgang, dog er 2016 og 2017 de vedtagne budgetter. Udgifter er opgjort i 2017-priser med mindre andet er anført. Endelig er alle udgifter opgjort som udgifter pr. indbygger. Indbyggertal er opgjort pr. 1. kvartal i det angivne år. Siden den tekniske budgetvedtagelse er sket en række budgetomplaceringer. Som følge af Budget 2017 er der flyttet 20 mio. kr. og 6,3 mio. kr. vedr. tilbageførsel af optimering af ramme (omprioriteringsbidrag) til øget beskæftigelsesindsats. Budgettet var ved budgetvedtagelsen placeret på Sekretariat og forvaltninger, men er er flyttet til Jobcentre. Endvidere er der rykket -5,1 mio. kr. fra til , hvilke vedrører provenu fra effektanalyse på IT- og kontraktstyring. I Handicapforvaltningen er der flyttet 34 mio. kr. vedrørende administration og kantiner fra til Under det specialiserede børneområder er der flyttet ca. 15 mio. kr. fra området og ud af det administrative område. På baggrund heraf er anvendt korrigeret budget for 2017, således publikationen afspejler disse tilretninger. I lighed med andre kommuner sker der en udkontering af IT og telefoniordningen i kommune. Dette dækker arbejds-pc ere og telefoner. Det er IT og Digitalisering i Borgmesterforvaltningen, der administrerer denne ordning. Ordningen blev centraliseret for få år siden. har derfor en budgetandel på flere af instrumentbrætterne, hvilket derfor kan henføres til IT og telefoniordningen. På de følgende sider vil hver funktion vil blive præsenteret og udfoldet, således læserne gerne skulle få en øget indsigt og forståelse af, hvad er for en størrelse. 5

8 Fælles formål Funktion: ,7 mio. kr. 0,0% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter, der ikke kan fordeles på funktionerne , f.eks. partitilskud, modtagelse af delegationer m.v. 100% Der gives partistøtte til de politiske partier fordelt efter antallet af stemmer. Der udbetales mellem kr. til det mindste parti og til det største parti. Fælles formål Pct. af 0,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% I lov om økonomisk støtte til politiske partier mv. erbekendgjort, at politiske partier kan søge om tilskud ved bl.a. kommunen til støtte af det politiske arbejde. Støtte fra kommunen forudsætter, at kandidatlister, der ønsker at modtage tilskud, skal indgive ansøgning herom til kommunalbestyrelsen, der afgør, om betingelserne for at yde tilskud er opfyldt. Ansøgning om tilskud indgives for hvert kalenderår, hvor til der ønskes udbetalt tilskud Volumen på denne funktion er ganske lille, og endvidere er der ingen prioriteringsmulighed, da udgiften er lovbestemt. -1 kr. pr. -15,1 6

9 Kommunalbestyrelsesmedlemmer Funktion: ,8 mio. kr. 0,7% Hele landet På denne funktion registreres alle udgifter vedrørende kommunalbestyrelsesmedlemmer, herunder vederlag, erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, godtgørelser, diæter, rejseudgifter, udgifter til kurser, møder og repræsentation samt pension og efterløn til borgmestre m.v. 2% 4% 1%1% 92% I er stort set hele udgiften placeret under. Der udbetales vederlag til kommunalpolitikere efter gældende regler. Disse udgifter kontrolleres fast, og er for få år siden blevet korrigeret efter pris og løn skøn. Herudover er udvalgspeciffike udgifter som eksempelvis udvalgsstudieture og specifik uddannelse. Kommunalbestyrelsesmedlemmer Pct. af 0,8% 0,8% 0,8% 0,7% 0,7% 0,8% 0,8% Ifølge styrelsesloven skal medlemstallet i en kommunalbestyrelse være ulige. I kommuner med flere end indbyggere skal der være mindst 19 og højst 31 medlemmer. Byråd består af 29 medlemmer, der vælges efter reglerne i den kommunale valglov. Vederlagskommisionen vedtog i år nye regler for udbetaling af vederlag til borgmestre gældende fra næste valg kr. pr. -60,6 Det vurderes ikke muligt at ændre ved vederlaget. Mulighederne for at ændre ved de variable udgifter skal findes ved billigere licenser og abonnomenter, samt ved at sænke aktivitetsniveauet. Eftersom der er valg i 2017 vil årene 2017 og 2018 indeholde væsentlige startomkostninger, der gør potentialet meget lille. Dog kan der være et økonomisk potentiale ved at justere på antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer. 7

10 Kommissioner, råd og nævn Funktion: ,0 mio. kr. 0,1% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende kommissioner, råd og nævn, herunder valg af disse. 2% 34% 64% Under Byråd findes der en række udvalg og nævn, hvoraf de fleste ikke arbejder politisk, men stadig har en vigtig funktion i priser, i kr. R2014 R2015 B2016 B2017 B2018 Kommissioner, råd og nævn Pct. af 0,1% 0,1% 0,1% 0,1% 0,1% B2019 B ,1% 0,1% Nedenfor er en liste over de råd og nævn under Byråd: Ældrerådet og lokalrådene Bæredygtighedsråd Handicaprådet Udpegelse af nævninge og domsmænd Mangfoldighedsråd ( 18-udvalget) Grønt råd Sundhedsudvalget ( 17, stk. 4-udvalg) Rådet for Socialt Udsatte Folkeoplysningsudvalget Volumenog potentialet er kun ganske lille på denne funktion. Umiddelbart er det svært at sikre en eventuel besparelse, da det typisk er eksterne parter,der definerer omfanget af aktivitet for det enkelte nævn. -10 kr. pr. -65,5 8

11 Valg m.v. Funktion: ,5 mio. kr. 0,3% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende valg til Folketinget, EUparlamentet og kommunalbestyrelser, samt folkeafstemninger m.v. Nogle kommuner budgetterer slet ikke med udgifter til valg - derfor er regnskabstal ( 2014 og 2015) for de år, hvor der har været valg, i højere grad interessant ift. en sammenligning på tværs af kommunerne. 100% I er alle udgifter til valg hjemmehørende under. Budgettet er beregnet ud fra en gennemsnitsbetragtning af antallet af valghandlinger over årerne. Valg m.v Pct. af 0,4% 0,4% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% 0,3% Kommunerne er ansvarlig for gennemførsel af valghandlingerne. Der er store udsvingninger mellem forskellige år. Der er kommunalvalg hvert 4. år, og der vil i 2017 være kommunalvalg. Herudover kommer folketingsvalg og eventuelle andre valg. Udgifterne dækker både systemer og driftsudgifterne i forbindelse med valgdagen. Eksemplerpå driftsudgifterne er forplejning, diæter til valgtilforordnede, overtidsbetaling til ansatte og SMS-service. I er der pt. 30 valgsteder En variabel, som der kan justeres på, er antallet af valgsteder, størrelse på diæter samt øvrige tiltag, såsom SMS-service. Volumen på området samt potentiale og prioriteringsmulighed er imidlertid kun ganske lille. -5 kr. pr. -16,9 9

12 Administrationsbygninger Funktion: ,0 mio. kr. 2,6% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende administrationsbygninger, dvs. vedligeholdelse og rengøring, vagter, husleje, el, vand, varme, forsikringer, ejendomsskatter m.v. 3% 15% 2% 80% I er 81% af budgettet til administrationsbygninger placeret under By- og Kulturudvalget, som afholder udgifter til kommunens administrationsbygninger med undtagelse af eksterne lejemål finansieret under henholdsvis, (BSU) og eks. Tolderlundsvej under BSU. Administrationsbygninger Pct. af 2,5% 3,9% 2,7% 2,6% 2,7% 2,8% 2,9% Administrationsbygninger Indtægter Beløb: -1 mio. kr. Udgifter Beløb: 41 mio. kr. Indtægter kan henføres til huslejeindtægter. Udgifter kan henføres til drift af kommunens administrationsbygninger herunder husleje, vedligehold, rengøring, forbrugsafgifter, ejendomsskat, m.v ligger allerede lavt på denne funktion sammenlignet med de øvrige 6-byer. Udgiften til området vil falde i takt med at der i regi af Vores Bygninger gennemføres lokaleoptimeringer. Der er prioriteringsmuligheder samten vis volumen på funktionen, dog skal dette ses i lyset af det arbejde, som pågår med Vores Bygninger. -28 kr. pr. -12,5 10

13 Sekretariat og forvaltninger Funktion: ,9 mio. kr. 35,9% Hele landet % 7% 11% 25% 33% Dette er funktionen, som man i daglig tale taler om, når der nævnes "administration". På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende kommunalbestyrelsens sekretariat, borgmester- og rådmandskontor, forskellige stabsfunktioner i alle forvaltninger samt udgifter og indtægter vedrørende kommunens centrale administration. Her registreres endvidere kommunale udgifter i forbindelse med etablering og drift af borgerservicecentre. På funktionen registreres ligeledes fællesudgifter for administrationen - f.eks. revision, kantinedrift, trykning og kopiering og porto. På funktionen registreres også konsulentvirksomhed, organisationsanalyser m.v., der afløser eller supplerer en varetagelse af ovenstående opgaver. Sekretariat og forvaltninger Pct. af 40,0% 39,9% 39,3% 35,9% 32,6% 30,6% 29,7% Området dækker over de generelle understøttende stabsfunktioner, såsom lønadministration, HR, jura, kommunikation,økonomi, byplanlæggere og understøttelse af borgmester og rådmænd. Herudover afholdes under (BSU) også udgifter, der vedrører eksempelvis lønninger til ansatte i kommunale fleksjob og lægeerklæringer samt uudmøntede midler og besparelser, der vedrører hele forvaltningen. Under Børn-og Ungeudvalget vil lønbudget til fagkonsulenter på ca. 2,1 mio. kr. i 2017 blive flyttet tilfunktionsområder under hovedkonto Funktionenhar en væsentlig volumen. Prioriteringsmulighederne ligger inden for styreform, organisering samt er tæt knyttet til serviceniveau. Generelt vil der -som følge af Budget i årene 2018 og frem pågå besparelser indenfor dette område i et væsentligt omfang. 31 kr. pr. 1,1 11

14 Fælles IT og telefoni Funktion: ,4 mio. kr. 11,3% Hele landet Her registreres udgifter til IT og telefoni, der besluttes centralt, f.eks. udgifter til anskaffelse, udvikling og drift af den centrale tekniske itinfrastruktur. Endvidere konteres lønudgifter til til centralt ansatte IT-medarbejdere på denne funktion. 34% 7% 3% 56% Borgmesterforvaltningen er ansvarlig for den centrale koordinering af IT i. Der blev i 2015 foretaget en ændring i konteringspraksis, der medfører, at Kommune konterer flere udgifter på denne centrale funktion til it-udgifter end tidligere. I fagforvaltningerne kan udgifterne primært henføres til fagsystemer. Fælles IT og telefoni Pct. af 11,6% 9,8% 12,8% 11,3% 11,7% 11,8% 12,0% De største udgiftsposter indenfor IT er basis IT-drift og It systemer. Dette er netværk og andre driftselementer, der understøtter hele kommune. IT og Digitalisering vil i 2017 have et budget 67,9 mio kr. af de samlede udgifter på dette område. På baggrund af denne analyse vil der fremadrettet blive foretaget udkontering af medarbejdere fra it-området svarende til 28,1 mio. kr. Dette vil sænke gennemsnitudgifterne pådenne funktion med ca. 140 kr. pr. indb. og placere på en plads omkring nr. 33. I BUF har flere fagsystemer tidligere været budgetlagt på denne funktion. Disse er flyttet til deres respektive fagområder.med henblik på at øge fokus på digital læring er det besluttet at prioritere ressourcer til en pædagogisk digitaliseringskonsulent, hvilket har øget udgiften på funktionen. Netto er funktionen reduceret med ca. 1,5 mio. kr Generelt ligger der et besparelsespotentiale i monopolbrudsaftalen, hvilket vil blive hentet i takt med leverancer af monopolbrudssystemerne. Funktionen haren væsentlig volumen samt mulighed for prioritering, hvilket skal ses i sammenhæng til serviceniveauet. 150 kr. pr. 20,6 12

15 Jobcentre Funktion: ,2 mio. kr. 9,3% Hele landet Her registreres udgifter og indtægter vedr. administration af jobcentre. Herunder administrative udgifter til andre aktører, bl.a. udgifter til administrative medarbejdere. 1% 99% I er praktisk taget hele budgettet placeret under, hvorunder administration af jobcentre hører til organisatorisk. Jobcentre Pct. af 9,0% 8,5% 9,2% 9,3% 9,3% 9,7% 9,8% Jobcentre Indtægter Beløb: -3,5 mio. kr. Udgifter Beløb: 148,0 mio. kr. Indtægter kan henføres til ansatte i løntilskud og fleksjobambassadører. Udgifter kan henføres til lønninger kr. pr. -7, Grundet s høje ledighed, har Byrådet med Budget 2017 igangsat "Flere i arbejde", hvor der er fokus på at nedbringe udgifterne til området for forsørgelses- og sikringsydelser. Der er en væsentlig volumen på denne funktion, med prioriteringsmulighederne skal ses i sammenhæng med de igangsatte tiltag, og den aktuelle høje ledighed i. 13

16 Miljøbeskyttelse Funktion: ,7 mio. kr. 2,0% Hele landet Her registreres udgifter og indtægter vedr. administration af miljøbeskyttelsesopgaver. Det gælder bl.a. udgifter til administrative medarbejdere. 1% 99% I er 99% af budgettet til miljøbeskyttelse placeret under, som afholder alle kommunens mijøbeskyttelsesudgifter. Udgifter kan henføres til den udførende funktion for miljøbeskyttelse samt administrationen heraf. Det bemærkes, at der grundet en fejlkontering vil blive omplaceret ca. 1,5 mio. kr. for 2017 fra "Byggesagsbehandling" til "Miljøbeskyttelse". Miljøbeskyttelse Pct. af 1,9% 1,6% 1,8% 2,0% 2,1% 2,2% 2,2% Under miljøbeskyttelse hører vurderinger, tilsyn, godkendelser, klager, tilladelser, planlægning og udvikling inden for følgende områder: Støj, røg, lugt og affald Jord, vand, spildevand og forurening Miljø og bæredygtighed generelt VVM Erhverv og byggeri Varme Klimatilpasning Landbrug og øvrige dyrehold Gartnerier Råstofgravning Tanke til olie og kemikalier Jordvarmeanlæg Grundvandsbeskyttelse kr. pr. 65,0 På funktionen er der forskellig konteringspraksis kommunerneimellem, hvorfor nogle af de øvrige 6-byer konterer udgifter på miljøfunktionen (0.52.8x) fremfor på konto 6. I følge s revisor er kommunens kontering korrekt. Der er en prioriteringsmulighed, hvilke dog skal ses i sammenhæng med serviceniveauet. 14

17 Byggesagsbehandling Funktion: ,6 mio. kr. 0,6% Hele landet På denne funktion registreres udgifterne til sagsbehandling af byggesager. Her registreres endvidere gebyrer for byggesagsbehandling og anmeldelser i henhold til byggelovgivningen. 100% I er hele budgettet til byggesagsbehandling placeret under By- og Kulturudvalget, som afholder alle kommunens udgifter til byggesagsbehandling. Der vil grundet en fejlkontering blive omplaceret ca. 1,5 mio. kr. for 2017 fra "Byggesagsbehandling" til "Miljøbeskyttelse". Byggesagsbehandling Pct. af 0,6% 0,8% 0,9% 0,6% 0,7% 0,7% 0,7% Byggesagsbehandling Indtægter Beløb: 0 mio. kr. Udgifter Beløb: 9,6 mio. kr. Servicemål for godkendelse af byggesager: For godkendelse af byggesager differentieres der i forhold til byggeriets kompleksitet, således at mere komplekse byggesager har et servicemål på imellem dage, mens mindre kompliceret byggeri har et servicemål på 40 dage kr. pr. -16, Byggesagsgebyreter blevet afskaffet i 2014, hvilket kunne genindføres, men dette vil ikke harmonere med vækststrategien. Tidligere havde en indtægt på ca. 7 mio. kr. årligt. Der er prioriteringsmulighed,dels ift. evt. genindførsel af byggesagsgebyret, og dels ift. at regulere servicemål på sagsbehandlingstid, hvilke begge vil påvirke serviceniveauet. 15

18 Voksen-, ældre- og handicapområdet Funktion: ,2 mio. kr. 4,6% Hele landet Her registreres udgifter og indtægter vedr. administration af voksen-, ældre og handicapområdet. Det gælder bl.a. udgifter til administrative medarbejdere. 28% 5% 67% På funktionen er der forskellig konteringspraksis kommunerne imellem, hvorfor nogle af de øvrige 6-byer konterer udgifter på hovedkonto 5 i stedet. Voksen-, ældre- og handicapområdet Pct. af 7,7% 8,6% 4,2% 4,6% 4,8% 4,9% 5,0% ÆHU: har en andel påca. 44 mio.kr. (67% af de samlede udgifter på funktionen), hvilke vedrører myndighedsbehandling viser et resultat, som ikke er inkluderet overførsel af overhead fra funktion 6.57 til hovedfunktion 4 og 5. BSU:har en andel på ca. 18 mio. kr. (28% af de samlede udgifter på funktionen) Vedrører lønninger til administration på det sociale område Området har en vis volumen, hvoraf en del er lovbestemt, men der er også en andel, hvor der er en vis prioriteringsmulighed inden for delområde staben. Prioriteringsmuligheden skal dog ses i sammenhæng med dels serviceniveauet, og dels at der pågår en effektsanalyse, Sammenhængende Borgerforløb, på området. 19 kr. pr. 5,6 16

19 Det specialiserede børneområde Funktion: ,1 mio. kr. 5,3% Hele landet Her registreres udgifter og indtægter vedr. administration af det specialiserede børneområde. Det gælder bl.a. udgifter til administrative medarbejdere. Udgiften på funktion består bla. af løn til myndighedssagsbehandlere i forhold til børn og unge der er handicappede samt socialt udsatte børn og unge. 77% 3% 20% Udgiften i BUF vedrører myndighedssagsbehandling og administration i Børne og Ungerådgivningen i forhold til socialt udsatte børn og unge samt handicappede børn og unge. Udgiften i BSF vedrører enhederne CFU og Ungerådgivningen. Endvidere er der udgifter til andel af fælles IT og Telefoni. Det specialiserede børneområde Pct. af 6,7% 6,9% 5,9% 5,3% 5,6% 5,8% 5,9% I forhold til CFU er der politisk besluttet et andet serviceniveau i sammenligning med de øvrige områder, hvilket afspejles i et lavere sagstal pr. sagsbehandler end de øvrige områder (sager pr. sagsbehandler - BUF: 41,2 -BSF Ungerådgivningen: 35,1 BSF CFU: 14,2). De øvrige 6-byer har ikke etableret lignende konstruktioner i forhold til arbejdet med (børn, unge og voksne) og enkeltpersoner i komplekse problemstillinger og/eller kriminalitet. På funktionen er der herudover forskellig konteringspraksis kommunerne imellem, hvorfor nogle af de øvrige 6-byer konterer udgifter på andre hovedkonti kr. pr. 20, Området har en vis volumen, men prioriteringsmuligheden skal ses i sammenhæng med dels serviceniveauet, og dels at der pågår en effektsanalyse, Sammenhængende Borgerforløb, samt der er forskellig konteringspraksis på området. Der er med Budget2017 sket en opnomering af til myndighedssagsbehandling i forhold til udsatte børn og unge. Formålet er at sikre, at børn og familier i udsatte positioner modtager en tidlig indsats. 17

20 Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Funktion: ,0 mio. kr. 1,8% Hele landet Her registreres kommunens administrationsbidrag til Udbetaling Danmark. I er budgettet til kommunens administrationsbidrag placeret under. 100% I forbindelse med opgaveovergangen fra kommunerne til Udbetaling Danmark indførtes administrationsbidraget. Administrationsbidrag til Udbetaling Pct. af 2,1% 2,0% 1,9% 1,8% 1,9% 2,0% 2,0% Administrationsbidrag Indtægter Beløb: 0,0 mio. kr. Udgifter Beløb: 28,0 mio. kr. Udgifter kan henføres til løsning af de opgaver som kommunerne har overdraget til Udbetaling Danmark bl.a. vedrørende folkepension, førtidspension, boligstøtte, børnetilskud- og børnebidrag og barseldagpenge Administrationsbidraget beregnes på baggrund af kommunens befolkningstal, og der er dermed ikke nogen prioriteringsmulighed, og ej heller et besparelsespotentiale på denne funktion. Det giver ikke mening at fortolke rangordningen af kommunernes udgifter på dette område, da udgifter fordeles efter befolkningsstørrelse. -14 kr. pr. -8,9 18

21 Turisme Funktion: ,6 mio. kr. 0,1% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende turismefremmende aktiviteter. I er budgettet placeret under, og vedrører primært udgifter til turistbureauet. 100% Der har tidligere været midler fra & Co på denne funktion, hvilket kan ses af regnskabstallene for de sammenlignelige kommuner. Turisme Pct. af 4,0% 3,2% 0,1% 0,1% 0,1% 0,1% 0,1% Området har en mindre volumen, men hele budgettet kan prioriteres -hvilke dog vil påvirke serviceniveauet. -49 kr. pr. -85,9 19

22 Innovation og ny teknologi Funktion: ,9 mio. kr. 3,1% Hele landet På denne funktion registreres udgifter og indtægter vedrørende fremme af innovation og anvendelse af ny teknologi. Tilskud til udviklingsparker. Tilskud til fremme af samarbejde mellem virksomheder og vidensinstitutioner. 100% I kan budgettet på denne funktion henføres til en stor del af &Co's budget samt Udvikling Fyn. & Co er ansvarlige for vækstinitiativer i kommune. Midlerne er en del af en årlig satsning på 100 millioner om året, hvoraf der med Budget 2017 blev omprioriteret 10 mio. kr. i 2017 og frem til målrettede vækstinitiativer indenfor beskæftigelse. Innovation og ny teknologi Pct. af 0,0% 0,0% 3,8% 3,1% 3,0% 3,0% 3,1% Innovation og ny teknologi, budgetposter &Co Beløb: 24,9 mio. kr. Udvikling Fyn Beløb: 19,1 mio. kr. Væksthus Beløb: 4,4 mio. kr. Bruxelles kontor Beløb: 0,6 mio. kr Området har en vis volumen, og hele budgettet kan prioriteres, men en prioriteringskal ses ind i mål og kommunens vækststrategi. 226 kr. pr ,6 20

23 Lønpuljer Funktion: ,4 mio. kr. 2,7% Hele landet Denne funktion benyttes til budgettering af udgifterne vedrørende særlige overenskomstmæssige puljer, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse, f.eks. lokal- og cheflønspuljer samt barselsudligningspuljer. Udgifterne overføres til de respektive funktioner, når puljerne fordeles. 100% Udgiften under kan henføres til barselsudligningsfonden. Denne er baseret på vejledningen om ligestilling mellem kønnene der i 2006 lagde retningslinjer for dette. Her får alle institutioner midler svarende til tabet mellem den udbetalte løn og barselsdagpengene. Lønpuljer Pct. af 0,0% 0,0% 2,8% 2,7% 2,8% 2,9% 2,9% Der sker en udkontering fra funktionen,så der ikke sker regnskabsmæssig påvirkning men alene er en budgetpåvirkning, da man kun kender omfanget og ikke hvem der har barsel Derer en vis volumen på området, dog kan der umiddelbart ikke spares på denne funktion. Der forelægger dog den mulighed for, at der kan justeres på den andel arbejdsstedet får dækket ved barselsudlingsfonden. 14 kr. pr. 7,3 21

24 Tjenestemandspension Funktion: ,5 mio. kr. 16,5% Kr. pr. indb. Hele landet R2014 R2015 B2016 B På funktionen konteres udgift til udbetaling af tjenestemandspensioner i kommunen. Udbetalingerne registreres således centralt og skal ikke følge ansættelsesområdet. Dette gælder for udbetaling af alle tjenestemandspensioner i kommunen. 100% Hele budgettet til tjenestemandspensioner er placeret under, som afholder udgifterne til tjenestemandspension til alle kommunens tjenestemænd. er ligesom de øvrige store kommuner selvforsikret på området - det gør, at udgifterne er høje på denne funktion. De kommuner, som er genforsikret har løbende pensionsbidrag under ydelsesfunktionerne priser, i kr. R2014 R2015 B2016 B2017 B2018 Tjenestemandspension Pct. af 17,7% 17,2% 17,2% 16,5% 17,4% B2019 B ,0% 18,3% Tjenestemandspension Indtægter Beløb: -28,3 mio. kr. Udgifter Beløb: 284,8 mio. kr. Indtægter kan henføres til bidrag fra Havn og Renovation samt Statenfor udlånte tjenestemænd. Udgifter kan henføres den forventede pensionsudbetalingtil pensionerede tjenestemænd Området har en væsentlig volumen, dog kan der ikke spares på denne funktion.udgiften hertil vil imidlertid falde støt de næste 30 år, da antallet af pensionerede tjenestemænd vil være faldende, og der ikke i væsentlighed er ansat nye tjenestemænd i efter Afvigelse ift. landsgns. 480 kr. pr. i % 60,0 22

25 Interne forsikringspuljer Funktion: ,7 mio. kr. 0,7% Hele landet Denne funktion benyttes, hvis kommunen har etableret en intern forsikringsordning vedrørende f.eks. arbejdsskader, ejendomme, løsøre m.v. I 2004 blev s forsikringsstrategi udarbejdet. Den er siden løbende blevet revideret. Det primære i forsikringsstrategien er: Vitale risici er centraliseret i Borgmesterforvaltningen. 11% 89% Der en vis mulighed for at opkræve forvaltningerne og institutioner et forsikringsbidrag for biler og bygninger, men dette vil blot flytte udgifter fra administrationsområdet til ydelsesområderne, og ikke give nogen reel besparelse. Interne forsikringspuljer Pct. af 0,0% -0,1% 0,9% 0,7% 0,7% 0,8% 0,8% har følgende forsikringer: Bygningsbrand, løsørebrand, stormskade samt vandskader -> Høj selvrisiko Motorkøretøjsforsikring, kun ansvar og brand Rejseforsikring Katastrofeforsikring, Ulykkesforsikring og bestyrelsesansvarsforsikring -> politikker Øvrige områder er selvforsikret. Forsikringsområdetskal ses i en kobling til risikostyringsindsatsen i kommunen Derer en vis volumen på området, dog kan der umiddelbart ikke spares på denne funktion. Der er en sammenhæng mellem graden af, hvor dygtig kommunen er til at risikostyre kommunens aktiver, og størrelsen af en forsikringspulje, hvorfor der er en prioriteringsmulighed -omend den er ret begrænset. 42 kr. pr. 372,8 23

26 Generelle reserver Funktion: ,0 mio. kr. 2,6% Hele landet Denne funktion benyttes til budgettering af udgifter, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse. Der kan ikke regnskabsføres på funktionen. De generelle reserver kan maksimalt udgøre 1 % af kommunens øvrige budgetterede nettodriftsudgifter til service. 100% For dækker den generelle reserve over de forventede overførsler fra 2016 til Beløbet udkonteres i 2017 på de funktioner, der har mindreforbrug i I hvert af overslagsårene er indlagt 50 mio. kr., hvilket kan henføres til velfærdsværnet jf. budgetforlig til Budget Generelle reserver Pct. af 0,0% 0,0% -2,8% 2,6% 3,4% 3,5% 3,6% Generelle reserver 2016 Mindreforbrug: 40 mio. kr Overført beløb: 40 mio. kr I anvendes funktionen som en teknisk øvelse ift. kontering af ikke udmøntede overførsler imellem årene. Der er derfor intet potentiale og ej heller et prioriteringsrum på funktionen. -9 kr. pr. -4,3 24

27 Øvrige funktioner Funktion: , , , , , ,1 mio. kr. 0,0% Hele landet Øvrige områder består af: Naturbeskyttelse Diverse indtægter og udgifter efter forskellige love Vækstfora Udvikling af menneskelige ressourcer Erhvervsservice og iværksætteri Udvikling af yder- og landdistriktsområder Øvrige funktioner Pct. af 0,1% 0,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% konterer stort set ikke på disse 5 funktioner -for at kunne give et helhedsbillede af i forhold de øvrige 6-byer og hele landet er funktioner summeret og medtaget her I og med,at ikke konterer på disse funktioner er der ingen volumen og dermed ingen prioriteringsmulighed. Der er derfor heller ikke angivet nogen placering kr. pr. -100,2 25

28 Appendiks Alternative tilgange til at opgøre administrative udgifter I Ekstraordinært Indblik Administration er fokus primært på beskrivelse af budgettet på de enkelte funktioner. Der er også alternative tilgange til at opgøre administrationsudgifterne, eksempler herpå er regnskabsmetode, personale, typer (løn, art) eller en kombination af disse. Endvidere er der forskellige måder at opgøre administration på flere steder anvendes kun det mere snævre begreb, hvor administration afgrænses til funktion Sekretariat og Forvaltning. Valg af metodetilgang har betydning for resultatet. Nedenfor er vist eksempler på andre tilgange af, samt hvordan det er grebet an andre steder. Regnskabstilgang Nedenfor i tabel 2 er en oversigtstabel, magen til tabel 1 i indledningen, med alle funktioner på samt konkrete nøgletal for, men her er vist for regnskab

29 Tabel 2: Oversigtstabel for funktionerne på regnskab 2015 Funktion/Instrum entbræt Budget i kr. Placering, landsplan kr. pr. indb. 6-by, vægtet gns. Hele landet Afvigelse, kr. pr. indb. ift. landsplan Fælles formål (politisk organisation) Kommunalbestyrelsesmedlemmer Kommissioner, råd og nævn Valg m.v Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Fælles IT og telefoni Jobcentre Naturbeskyttelse Miljøbeskyttelse Byggesagsbehandling Voksen-, ældre- og handicapområdet Det specialiserede børneområde Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Diverse indtægter og udgifter efter forskellige love Vækstfora Turisme Udvikling af menneskelige ressourcer Innovation og ny teknologi Erhvervsservice og iværksætteri Udvikling af yder- og landdistriktsområder Lønpuljer Tjenestemandspension Interne forsikringspuljer Generelle reserver I alt HK I alt HK6 - ekskl. låste midler* *Låste midler: Fælles formål, Administrationsbidrag til UBD, Lønpuljer, Tjenestemandspension, Interne forsikringspuljer og Generelle reserver Sammenholdes tabellen med tabel 1 i indledningen, så kan det ses, at der er sket en udvikling, hvilket bl.a. er som følge af s administrationsanalyse, hvor fokus har været på egen konteringspraksis med det formål at kontere så korrekt som muligt. Dette har medført en række omplaceringer på bl.a. funktioner for turisme og innovation og ny teknologi. Endvidere er der funktioner, hvor der spores et markant fald bl.a. Sekretariat og forvaltning med et fald på ca. 60 mio. kr. siden regnskab 2015 (jf. tabel 1 i indledning). På Administrationsbygninger ses ligeledes et fald på ca. 17 mio. kr. fra regnskab 2015 til Budget 2017, hvilket primært kan henføres til et indlagt besparelseskrav, som følge af Vores bygninger. KL gør i deres nøgletalspublikation Kend din kommune administration op på en anden måde. Dels anvendes regnskabstal, og dels har de afgrænset administration til et mere snævret område, da de kun har funktion 6.45 med, dvs Administrationsbygninger, Sekretariat og forvaltninger, Fælles IT og telefoni, Jobcentre,

30 Miljøbeskyttelse, Byggesagsbehandling, Voksen-, ældre- og handicapområdet, Det specialiserede børneområde og Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark. I figuren nedenfor er et udklip fra Kend din kommune, hvilken viser nettodriftsudgifter til administrativ organisation pr. indbygger her ligger i næst laveste interval (5.000 til kr.). Figur 1: Kend din kommune, KL nøgletal Laves samme opgørelse for med budgettal for 2017, så vil nettodriftsudgiften til administrativ organisation pr. indbygger være kr. vil derfor havne i samme interval (5.000 til kr.) Note: 1: Regnskabstal 2014 på alle funktioner under 6.45 Personale- og løntilgang En tilgang er at gå mere i dybden ift. lønudgiften og antallet af administrativt personale. 28

31 Figur 2 + 3: Lønudgifter og administrative personale - fordelt på 6-byer og hele landet Note: Kommunernes og Regionernes løndatakontor Figur 2 og 3 viser, at ligger under landsplan, både hvad angår løn til administrative personaler samt antallet af administrative personaler. Kombineret tilgang KORA har i en ny rapport udgivet i november 2016 opgjort kommunernes administrative ressourceforbrug. Opgørelsen er lavet på baggrund af en ny metode, som kombinerer den regnskabsbaserede metode og den personalebaserede metode i forhold til at opgøre de administrative udgifter. Metoden forsøger at tage højde for nogle af de usikkerheder, der knytter sig til de respektive tilgange, men den løser dog ikke alle målproblemer eksempelvis forskellig konteringspraksis og organisering. I nedenstående figur er vist en opgørelse over, hvor mange midler kommunerne bruger på administration set i forhold til, hvor stort udgiftsbehovet er, når der tages højde for geografi og beboersammensætning. 29

32 Figur 4: Benchmarkingindikator for administrativt ressourceforbrug 2015 Kommuner i den lave ende af indeksskalaen bruger således færre penge end det, der typisk gør sig gældende i lignende kommuner. Kommuner i den høje ende af indeksskalaen bruger flere penge end lignende kommuner. ligger i denne opgørelse i den høje ende, hvor de faktiske udgifter er højere, end det beregnede udgiftsbehov. 30

33