Udviklingen i administrationsudgifter i Gladsaxe

Transkript

1 Udviklingen i administrationsudgifter i Gladsaxe Sammenfatning Analysen viser, at udviklingen i administrationsudgifter pr. indbygger har været nogenlunde konstant i perioden Der har været en mindre stigning i administrationsudgifterne, som i overvejende grad kan forklares med en bevidst politisk opprioritering af beskæftigelsesindsatsen og af indsatsen over for støttekrævende børn og unge. Udgifterne til IT har også været stigende i perioden. I 2015 lå Gladsaxe på indeks 104 i KORA s analyse af kommunernes administrationsudgifter, svarende til et niveau lidt over landsgennemsnittet. Administrationsudgifterne svinger en del fra kommune til kommune, men ligger generelt højere i hovedstadsområdet end i resten af landet. For både KORA s analyse og denne analyse gælder, at der kun er set på udgiftsniveau, og at der ikke indgår en vurdering af kvaliteten af den udførte administrationsopgave. Baggrund og metode Det nationale institut for kommuners og regioners analyse og forskning (KORA) udgav i 2016 rapporten Kommunernes administrative ressourceforbrug. Resultater og perspektiver ved en ny kombineret opgørelsesmetode. Rapporten er dels en præsentation af en ny metode til at opgøre kommunernes administrative ressourceforbrug og dels en benchmarkinganalyse af kommunernes administrative udgifter. Hidtidige analyser har enten været regnskabsbaserede eller baseret på opgørelse af personaleudgifter. I de regnskabsbaserede analyser, har opgørelserne typisk været fokuseret på udgifterne på hovedkonto 6. Det indebærer, at administrativt personale på de decentrale institutioner ikke indgår, ligesom centralt placeret administrativt personale aflønnet på andre hovedkonti heller ikke indgår. En personalebaseret opgørelse vil ikke kunne tage højde for, om kommunen har udliciteret dele af den administrative opgaveløsning. KORA s metode forsøger at bygge bro mellem den regnskabsbaserede metode og den personalebaserede metode. I KORA s opgørelse medtages både øvrige driftsudgifter konteret på hovedkonto 6 og lønudgifter til personalekategorier, der betegnes administrative. Derved kan bl.a. tages højde for forskellig konteringspraksis i kommuner vedr. personale, samt for at opgaver både kan løses af eget personale og af eksterne (hvorved udgiften vil figurere som en øvrig driftsudgift). Vi har i dette notat valgt at anvende KORA s metode til at belyse udviklingen i de administrative udgifter i Gladsaxe. KORA gør opmærksom på, at selv om metoden er en forbedring i forhold til den hidtidige måde at opgøre administrationsudgifter på, er der stadig forhold som vanskeliggør sammenligninger 1

2 mellem kommuner eller sammenligning over tid. De væsentligste fejlkilder er kort beskrevet nedenfor. Administrative stillinger Kategoriseringen af administrative stillingskoder tager udgangspunkt i en afgrænsning, som KL har udviklet i samarbejde med det daværende Økonomi- og indenrigsministerium. Medarbejderne opdeles i 5 hovedgrupper. Gruppe 1 er administrative støttefunktioner/sekretariatsbetjening. Gruppen består hovedsagelig af udvalgte stillingsgrupper blandt akademikere og Kontor og IT personale. Gruppe 2 er administrative chefer Gruppe 3 er decentrale ledere, f.eks. institutionsledere skole, dagtilbud, omsorg m.fl. Gruppe 4 er personale der løser myndighedsopgaver, f.eks. socialrådgivere, byggesagsbehandlere, ingeniører, jobkonsulenter m.fl. Gruppe 5 er øvrige personalegrupper, som er konteret på hovedkonto 6. I tabeller og grafer i dette notat, er denne gruppe fordelt på henholdsvis gruppe 1 og gruppe 4. I Gladsaxe kommune er denne gruppe ganske få årsværk. En præcis angivelse af hvilke stillinger, der er i de enkelte kategorier fremgår af bilag 1. De administrative lønudgifter opgøres ved at gange antallet af årsværk i de enkelte grupper med gennemsnitslønnen inklusiv pensionsbidrag for de pågældende personalegrupper. Elever, fleksjobansatte og ansatte på særlige vilkår indgår ikke. KORA gør opmærksom på, at en fejlkilde i den valgte metode kan ligge i, at de nævnte stillingskategorier defineres som administrative stillinger. Uagtet at andre personalekategorier også kan udføre administrative opgaver, og uagtet at det kan variere fra kommune til kommune, hvor meget administrative opgaver fylder i de udvalgte medarbejderkategoriers opgaver. Samtidig har kommunens indplacering af personalet på stillingskategori afgørende betydning for opgørelsen af administrationsudgifter. Øvrige administrationsudgifter De øvrige administrationsudgifter er opgjort ud fra regnskabstal fra økonomisystemet på hovedkonto 6 ekskl. lønudgifter med KORA s afgrænsning. Den præcise afgrænsning fremgår af bilag 2. 2

3 KORA gør opmærksom på, at der kan være forskellig konteringspraksis kommunerne imellem i forhold til, om øvrige administrationsudgifter konteres centralt (på hovedkonto 6) eller decentralt. Det vedrører bl.a. administrationsbygninger, it og telefoni, samt indtægter på hovedkonto 6. En anden fejlkilde ved sammenligning mellem kommuner er selvejende institutioner. Hvis der udføres administrative opgaver på selvejende institutioner, vil udgifter dertil kun indgå i opgørelsen, hvis institutionens udgifter bogføres i kommunens økonomisystem. 3

4 Udviklingen i Gladsaxes administrationsudgifter Resultatet af Gladsaxes egen udgiftsanalyse er vist på de næste sider. Med henblik på at opnå sammenlignelighed over hele perioden har det været nødvendigt at korrigere for forskellige ændringer af konteringspraksis, navnlig omkring indtægter på hovedkonto 6, og for udvalgte udgifter til fælleskommunale projekter med projektsekretariat hos Gladsaxe, som det fremgår af oversigten nedenfor. Det skal understreges, at der kun er korrigeret på udvalgte områder med større udgifter, og at der kan indgå udgifter, som ikke kan anses som administrationsudgifter. Mio. kr., 2016 priser Lønudgifter Øvrige udgifter I alt Korrektioner til udgiftsopgørelsen 1 Indtægt vedr. Serviceafdelingen Kellersvej -6,8 Indtægt fra trepartsmidler til kontorelever -6,6-6,1-2,2 PPV-indtægt fra takstfinansierede tilbud -5,4-5,3 Ringby/Letbane 0,3 0,2-0,9 0,1-1,9-3,8 Klik-O-Vand 0,2 0,0 0,1-0,3-3,2 1,3 I alt som skal udgå af analysen -18,2-11,2-3,0-0,2-5,2-2,5 Udgifter korrigeret, mio. kr., 2016 priser Lønudgifter Øvrige udgifter I alt Udgift pr. indbygger Serviceafdelingen Kellersvej lå frem til 2011 under Center for Økonomi, og overhead-indtægt fra tilbuddene blev derfor bogført på HK6, hvorimod udgifterne ikke bogførtes på HK6. Der blev bogført indtægter fra trepartsmidler til kontorelever. Kontorelever indgår ikke i udgiftsopgørelsen. De takstfinansierede tilbuds overhead-betaling til PPV blev frem til og med 2012 bogført på HK6. Personale og driftsudgifter vedr. BMF s tværkommunale projekter vedr. Ringby/Letbane og Klik-O-Vand er udeladt. Derimod indgår udgifter til 4 kommune samarbejdet og HRKS samarbejdet, da disse udgifter umiddelbart så ud til at påvirke tidsserien mindre. 4

5 Opgørelsen viser, at administrationsudgifterne i 2016-priser steg fra 617 mio. kr. i 2011 til 642 mio. kr. i Målt i forhold til indbyggertal er der tale om en nogenlunde konstant udgift. Følgende forhold vurderes bl.a. at have haft betydning for udgiftsudviklingen: Lønudgifter Indsatser i Jobcenteret i periodens slutning (2016) Udvidelse af antal socialrådgivere på området for støttekrævende børn og unge Brug af souschefer på børnehuse er ophørt Overførsel af personale til Udbetaling Dk i 2012/2013 Øvrige udgifter Betaling til Udbetaling Dk fra 2012/2013 (ny udgift på 8-10 mio. kr. årligt) I starten af perioden højere grad af ekstern finansiering (indtægter) af indsatser i Jobcenter Udgifter til overgang til Outlook og etablering af trådløst netværk i 2014 Ophør af lejemål på Rosenkæret i 2013 (3,5 mio. kr. årligt) (anlægsudgifter til ombygning af rådhuset indgår ikke i analysen) Faldende indtægt (knap 4 mio. kr. årligt) for byggesagsgebyr grundet lovændring Det skal understreges, at de tilførte ressourcer til Jobcenteret og støttekrævende børn og unge er udtryk for en bevidst politisk prioritering, hvor finansiering af indsatserne er fundet ved omprioritering inden for kommunens samlede budget. Hvad angår udflytningen af personale til Udbetaling Danmark (UDK) i 2012/2013, hvor en del personale blev overført til UDK mod betaling af et administrationsbidrag, er det vurderingen, at ændringen samlet set har ført til højere administrationsudgifter for Gladsaxe Kommune, da reduktionen i personale og tilknyttede udgifter ikke modsvarer administrationsbidraget. Analyse af udviklingen i personaleudgifter Udvikling i lønudgifter Som nævnt i afsnittet om baggrund og metode, er de samlede lønudgifter beregnet ved at multiplicere antallet af årsværk med gennemsnitsårslønnen inklusive efterreguleringer. Begge tal er fra KRL s årsstatistikker. I forhold til KORA s tal er der derfor ikke fuldstændig overensstemmelse, da KORA s tal bygger på summerede gennemsnitstal fra månedsstatistikken. 5

6 700 Lønudgifter , mio. kr., 2016-priser Adm. støtte Chefer Decentrale ledere Myndighedsopgaver Som det ses af figuren, er udviklingen i de samlede administrative lønudgifter fra 2011 til 2016 i faste priser relativ beskeden. Men figuren afslører også, at der er pæn stigning i udgifterne til personale, der løser myndighedsopgaver, og at dette modsvares af et tilsvarende fald i lønudgifterne til de decentrale ledere. Det lille fald i 2012/2013 er sandsynligvis på baggrund af overførsel af opgaver og personale til Udbetaling Danmark. Faldet i decentrale ledere skyldes ændret organisering af dagtilbudsområdet. Den samme udviklingstendens ses i antallet af årsværk. Årsværk Adm. Støtte Chefer Decentrale ledere Myndighedsopgaver I alt

7 Den svage stigning i antallet af administrative årsværk, er modsat udviklingen for det samlede antal årsværk i Gladsaxe i denne periode. Årsværk Alle ansatte Administrative årsværk Øvrige årsværk Den største del af lønudgifterne til administration ligger i gruppen administrative støtte/sekretariatsfunktioner. 300 Lønudgift administrative støttefunktioner, mio. kr priser Kontor- og It-personale, KL Akademikere, KL Journalister Andet personale konto 6 Det ses af figuren, at udgifterne til Kontor- og It-personale er faldende, mens udgifterne til Akademikere er stigende. Denne tendens ses også i antallet af årsværk. Administrative støtte/sekretariatsfunktioner Adm. støtte i alt Akademikere, KL Journalister Kontor- og It-personale, KL Andet personale konto Der er en tydelig tendens til, at Kontor og It-personale erstattes med Akademikere. 7

8 Når man kigger på udviklingen i antal årsværk i den gruppe, der er rubriceret som myndighedsopgaver, som er den gruppe, hvor antallet af årsværk stiger mest fra , ses det, at væksten bæres af flere stillingskategorier Myndighedsopgaver i alt Akademikere, KL Bygningskonstruktører Kontor- og It-personale, KL Pædagogiske konsulenter Socialrådg./socialformidlere Speciallægekonsulenter Tekniske designere m.fl., KL Andet personale konto Det er især Kontor og It-personale og socialrådgivere, der er voksende stillingsgrupper. For Kontor og It-personale er de stillingskategorier, der er med i tallene kun jobkonsulenter og jobvejledere. Faldet i Kontor og It-personale under støtte/sekretariatsfunktioner modsvares altså af en endnu større stigning i Kontor og It-personale under Myndighedsopgaver. Noget af ændringen skyldes sandsynligvis, at der er sket en ændring af stillingsbetegnelsen uden større ændring af jobindhold. Personaleomsætning Tallene nedenfor dækker alene den eksterne personaleomsætning. Det betyder at stillingsskift inden for kommunen eller ændring af stillingsbetegnelse ikke indgår i tallene. Personaleomsætningen for en given periode måles ved at registrere, hvor mange personer der har forladt deres stilling og hvor mange, der er tiltrådt en stilling. Disse lægges sammen og deles med to. Personaleomsætningstallene skal derfor altid sammenholdes med udviklingen i antallet af årsværk. Personaleomsætningen i Gladsaxe ligger normalt mellem 20% og 25%. Højst på de store velfærdsområder. 8

9 Personaleomsætningen for myndighedspersonale ligger forholdsvist højt i , selv om der er en relativ lille udvikling i antallet af årsværk. Det ville kræve en nærmere analyse at få klarlagt årsagerne til dette. Men bortset fra det er tallene ikke overraskende. De administrativt ansatte har altid haft en relativ lav personaleomsætning. Gladsaxe Kommunes personaleomsætning adskiller sig heller ikke fra de øvrige kommuner i Hovedstadsregionen. Sygefravær Generelt forventes administrativt ansatte at have et lavere sygefravær end resten af de ansatte. Administrativt personale, der udfører myndighedsopgaver, har et lavere fravær end gennemsnittet for hele kommunen i 2011, men et højere fravær end gennemsnittet for hele kommunen i KORA s sammenligning af kommunernes administrationsudgifter KORA har opgjort kommunernes administrationsudgifter i 2015 efter metoden beskrevet i metodeafsnittet. Med henblik på at kunne sammenligne kommuner har KORA set på administrationsudgifter pr. borger. Endvidere er der korrigeret for forskelle i baggrundsbetingelser (kommunestørrelse og befolkningstæthed) samt for demografiske og socioøkonomiske forhold. 2 Det skal understreges, at der er tale om en opgørelse af udgifter, og der er ikke set på kvaliteten af administrationen. KORA har fx konstateret, at økonomisk trængte kommuner ser ud til at have relativt lave administrationsudgifter. KORA konkluderer på den baggrund, at det ikke er udtryk for, at disse kommuner har lavere udgiftsbehov, men blot at de ikke har mulighed for at bruge så mange ressourcer på administration (og service). 2 Opgørelsesmetoden tager i princippet højde for, at Gladsaxe Kommune har relativt mange tilbud til udsatte børn og voksne med deraf følgende administrative opgaver, idet de centrale udgifter til administrativt overhead dækkes af betalinger på hovedkonto 6 fra tilbuddene. Imidlertid har kommunerne i Region Hovedstaden besluttet at arbejde hen imod en fælles og fast overheadprocent, som ikke er udtryk for de faktiske overhead-udgifter i kommunerne. Derved kan der opstå en fejlkilde i sammenligningen. 9

10 Resultatet af kommune sammenligningen for 2015 er vist nedenfor på udvalgte kommuner Administrationsudgifter i forhold til forventede udgifter, 2015 Indeks 100 = landsgennemsnit Som det fremgår, lå Gladsaxe på indeks 104, svarende til et udgiftsniveau på lidt over gennemsnittet for landets kommuner. Selvom analysens opgørelse af forventede administrationsudgifter tager højde for, at bl.a. socioøkonomiske forhold og kommunestørrelse har indflydelse på udgifterne, viser analysen alligevel, at kommuner i hovedstadsområdet samt større bykommuner generelt ligger over indeks 100, som det fremgår af kortet nedenfor. Sammenlignet med nabokommunerne i hovedstadsområdet ligger Gladsaxe i den bedre ende. 10

11 Resultatet af KORA s opgørelse af kommunernes administrationsudgifter pr. indbygger i forhold til det forventede niveau Indeks 100 = landsgennemsnit I analysen af udviklingen af Gladsaxes administrationsudgifter er det ikke lykkedes 100% at ramme det beløb pr. indbygger i 2015, som KORA opgjorde for Gladsaxe Kommune. Det kan overordnet afvigelser vedr. et eller flere at de tre overordnede elementer i opgørelsen: Det anvendte befolkningstal Opgørelsen af lønudgifter Opgørelsen af øvrige administrationsudgifter. 11

12

13

14

15

16

17

18 Administrationsudgifter Bilag 2: KORA s definition på øvrige administrationsudgifter